KOMUNIKAT HARCERSKIEJ AKCJI LETNIEJ i ZIMOWEJ z 16 maja 2017 roku Komendanta Gdańskiej Chorągwi ZHP obowiązujący w okresie wakacji letnich w 2017 r.

Transkrypt

1 KOMUNIKAT HARCERSKIEJ AKCJI LETNIEJ i ZIMOWEJ z 16 maja 2017 roku Komendanta Gdańskiej Chorągwi ZHP obowiązujący w okresie wakacji letnich w 2017 r. Druhny i Druhowie! Przed nami wakacje czas, kiedy zuchy oraz harcerki i harcerze wyruszą na kolonie i obozy, na których będą zdobywały nowe stopnie i sprawności, przeżyją harcerską szkołę życia wraz ze swoimi rówieśnikami, podejmą nowe wyzwania, które pozwolą na dalszy rozwój. Zadbajmy o to, aby każdemu z członków naszej Chorągwi umożliwić udział w magicznej kolonii zuchowej czy niezapomnianym obozie harcerskim i przeżycie prawdziwej harcerskiej przygody. Życzę wszystkim uczestnikom Harcerskiej Akcji Letniej wspaniałych przeżyć, zdobycia nowych doświadczeń i umiejętności, poznania nowych ludzi i odwiedzenia ciekawych miejsc, chęci do aktywnego spędzania tego niepowtarzalnego czasu. Proszę również o zachowanie wszelkich zasad bezpieczeństwa! I. OBOWIĄZKI KOMENDANTA HUFCA Zobowiązuję komendantów hufców do wnikliwego zapoznania się z obowiązującą w ZHP Instrukcją Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej oraz z przepisami państwowymi i ich przestrzegania. Komendant Hufca: 1) odpowiada za zgłoszenie wypoczynku do bazy MEN w formie elektronicznej i papierowej oraz niezwłoczne poinformowanie kuratora oświaty o zmianach okoliczności objętych zgłoszeniem wypoczynku zgodnie z art. 92i Ustawy z dnia 11 września 2015 r. o zmianie ustawy o systemie oświaty oraz o Krajowym Rejestrze Karnym (papierowa wersja zgłoszenia oraz informacje o zmianie danych zawartych w zgłoszeniu muszą być podpisane przez właściwego komendanta), 2) gromadzi aktualne informacje z Krajowego Rejestru Karnego lub oświadczenia o niekaralności komendanta formy wypoczynku oraz wszystkich wychowawców za umyślne przestępstwo przeciwko życiu i zdrowiu, przestępstwo przeciwko wolności seksualnej i obyczajności, przestępstwo przeciwko rodzinie i opiece, z wyjątkiem przestępstwa określonego w art. 209 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks karny (Dz. U. Nr 88, poz. 553, z późn. zm.) przestępstwo określone w rozdziale 7 ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu narkomanii (Dz. U. z 2012 r. poz. 124 oraz z 2015 r. poz. 28 i 875) albo wobec której nie orzeczono zakazu prowadzenia działalności związanej z wychowywaniem, leczeniem, edukacją małoletnich lub opieką nad nimi lub zakazu przebywania w określonych środowiskach lub miejscach, kontaktowania się z określonymi osobami, zbliżania się do określonych osób lub opuszczania określonego miejsca pobytu bez zgody sądu. 3) jest zobowiązany do przeprowadzenia w hufcu szkoleń lub warsztatów dotyczących zasad zatwierdzania form wypoczynku i przestrzegania zasad znajdujących się w komunikatach HALiZ oraz w przepisach organizacyjnych i państwowych, w szczególności zaś dotyczących BEZPIECZEŃSTWA (w tym BHP) oraz ochrony danych osobowych w trakcie przygotowywania i realizacji formy wypoczynku, 4) nadzoruje przebieg HALiZ/NALiZ, w tym dokonuje bieżącej kontroli stanu przygotowań do HALiZ i NALiZ w nadzorowanych jednostkach, wizytuje jednostki w ramach nadzoru przebiegu akcji w hufcu,

2 5) odpowiada za prawidłowe i terminowe rozliczenie akcji; 6) odpowiada za terminowe sporządzenie i przekazanie do Komendy Chorągwi sprawozdania statystycznego i opisowego z przebiegu HAZ/NAZ (ze wszystkich działań podejmowanych przez jednostki organizacyjne hufca); 7) może powołać pełnomocnika ds. HAZ/NAZ. W celu prawidłowej realizacji powyższych zadań komendant hufca ZHP nie powinien jednocześnie pełnić funkcji komendanta lub kwatermistrza form wypoczynku czy komendanta lub kwatermistrza bazy HALiZ. W sytuacjach nadzwyczajnych zgody na odstępstwo od powyższych zasad udziela Komendant Chorągwi Gdańskiej ZHP na pisemny wniosek komendanta hufca wraz z uzasadnieniem. II. OBOWIĄZKI KOMENDANTA WYPOCZYNKU HALiZ Zobowiązuję komendantów wypoczynku do wnikliwego zapoznania się z obowiązującą w ZHP instrukcją Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej oraz z przepisami państwowymi i ich przestrzegania. 1. Do obowiązków komendanta formy HALiZ należy: 1) wypełnianie zadań przewidzianych w 5 ust. 1 pkt. 1) do 12) Rozporządzenia MEN z dnia 30 marca 2016 r. w sprawie wypoczynku dzieci i młodzieży, 2) przygotowanie formy wypoczynku pod względem programowym, organizacyjnym i kwatermistrzowskim oraz rzetelne i terminowe rozliczenie jej po zakończeniu, 3) uzgodnienie, z właściwą komendą lub komendantem bazy obozowej przyjmującej formę wypoczynku, kwestii rozliczeń finansowych, w szczególności wypoczynku dotowanego z budżetu państwa lub przez jednostki samorządu terytorialnego, w przypadku form wypoczynku realizowanych w bazach obozowych innych hufców naszej Chorągwi lub w bazie chorągwianej, 4) dobór pozostałej kadry i personelu, systematyczna współpraca z zespołem oraz dbałość o dobrą atmosferę w czasie funkcjonowania formy wypoczynku, w przypadku organizacji wypoczynku dla dzieci i młodzieży zaliczanych do grup zagrożonych niedostosowaniem społecznym lub wymagających różnego rodzaju terapii w ramach wypoczynku kadra musi posiadać odpowiednie kwalifikacje, potwierdzone uprawnieniami, do prowadzenia niezbędnych terapii oraz sprawowania opieki na wychowankami zaliczanymi do grup zagrożonych, 5) niezwłoczne informowanie właściwego komendanta o wszelkich zmianach danych zawartych w zgłoszeniu formy wypoczynku do kuratora oświaty mających miejsce od chwili wydania zaświadczenia o zgłoszeniu wypoczynku (zgłaszany m. in. zmiany liczby uczestników, wszelkie zmiany związane z wychowawcami sprawującymi opiekę nad uczestnikami wypoczynku łącznie ze zmianą danych personalnych wychowawców), 6) zgłoszenie formy wypoczynku w powiatowym centrum zarządzania kryzysowego w miejscu wypoczynku oraz uzgodnienie zasad przekazywania informacji o potencjalnych zagrożeniach dla uczestników tego wypoczynku. 2. Komendant formy wypoczynku ponosi odpowiedzialność za: 1) bezpieczeństwo zdrowia i życia uczestników i kadry, 2) przestrzeganie Statutu ZHP, 3) realizację programu, 4) bieżące prowadzenie dokumentacji, w tym wydawanie rozkazów, 5) prawidłową gospodarkę sprzętową, 6) rzetelne prowadzenie dokumentacji finansowej wspólnie z kwatermistrzem lub księgowym formy wypoczynku,

3 7) ochronę danych osobowych uczestników, kadry i personelu formy wypoczynku, 8) zgromadzenie wszystkich środków finansowych przed rozpoczęciem formy wypoczynku, 9) rzetelne i terminowe złożenie rozliczenia, 10) dokonanie podsumowania pracy, łącznie z oceną pracy kadry sporządzenie i przekazanie do właściwej komendy ewentualnych wniosków o wyróżnienie, nagrodzenie lub niezatrudnianie w roku przyszłym członków kadry, 11) wykonywanie innych zadań, powierzonych przez władze harcerskie, 12) wprowadzenie Zasad Dobrej Praktyki Higienicznej i Dobrej Praktyki Produkcyjnej podczas trwania obozu/kolonii. 3. Komendant formy wypoczynku ponosi odpowiedzialność za: 1) zatwierdzanie dokumentów pod względem formalnym i rachunkowym, 2) prowadzenie na bieżąco dokumentacji finansowej formy wypoczynku HALiZ, 3) dbanie o zabezpieczenie środkówi. pieniężnych na spodziewane przyszłe wydatki. III. ZATWIERDZANIE FORM WYPOCZYNKU Zgodnie z Ustawą z dnia 11 września 2015 r. o zmianie ustawy o systemie oświaty oraz o Krajowym Rejestrze Karnym ZGŁOSZENIU DO KURATORIUM OŚWIATY PODLEGAJĄ FORMY WYPOCZYNKU zawarte w art. 92a ust.1 w/w Ustawy: Ilekroć w art. 92b-92t i art. 96a jest mowa o wypoczynku, należy przez to rozumieć wypoczynek organizowany dla dzieci i młodzieży w celach rekreacyjnych lub regeneracji sił fizycznych i psychicznych, połączony ze szkoleniem lub pogłębianiem wiedzy, rozwijaniem zainteresowań, uzdolnień lub kompetencji społecznych dzieci i młodzieży, trwających nieprzerwanie co najmniej 2 dni, w czasie ferii letnich i zimowych oraz wiosennej i zimowej przerwy świątecznej, w kraju lub za granicą, w szczególności w formie koloni, półkolonii, zimowiska, obozu i biwaku. Należy przez to rozumieć, że forma wypoczynku z noclegiem podlega definicji z Ustawy. Zatwierdzaniu podlegają także harcerskie bazy obozowe i stanice uruchamiane przez jednostki Chorągwi Gdańskiej ZHP, które nie realizują przedsięwzięć programowych dla obozujących na nich form wypoczynku. IV. ZARZĄDZAM NASTĘPUJĄCE ZASADY ZATWIERDZANIA FORM WYPOCZYNKU HARCERSKIEJ I NIEOBOZOWEJ AKCJI ZIMOWEJ 2017: 1. Komendant hufca wraz z organizatorem wypoczynku dokonuje zgłoszenia wypoczynku na formularzu w wersji elektronicznej (na podstawie loginu i hasła zarejestrowanego organizatora wypoczynku) i papierowej (podpisanej przez komendanta hufca) nie później niż 21 dni przed terminem rozpoczęcia wypoczynku. Za datę dokonania zgłoszenia uważa się datę (datownik na kopercie) faktycznego wysłania do Kuratorium Oświaty wersji papierowej formularza zgłoszenia wypoczynku lub datę jego dostarczenia. Formularz wysyłany jest do Kuratorium Oświaty właściwego ze względu na siedzibę organizatora wypoczynku. Wszelkie konsekwencje wynikające z braku kompletu dokumentów (w tym wymaganych załączników w formie papierowej i elektronicznej) ponoszą solidarnie komendant hufca wraz z komendantem wypoczynku. 2. Organizator zatwierdza formy wypoczynku we właściwej komendzie a zatwierdzane będą przez Komendanta Chorągwi lub pełnomocników Komendanta Chorągwi ds. HAL 2017.

4 Komendant formy wypoczynku, przedkłada do zatwierdzenia: 1) program formy HALiZ, w przypadku form wędrownych zawierającego planowany przebieg trasy; jeśli uczestnikami formy HALiZ będą skauci lub harcerze z zagranicy, program musi zostać wcześniej przedstawiony do zaopiniowania pełnomocnikowi komendanta chorągwi ds. zagranicznych; 2) wzór Warunków uczestnictwa (załącznik nr 1 do Instrukcji HALiZ); 3) raport przedobozowy (generowany z elektronicznego systemu zgłoszeń); 4) zgłoszenie wypoczynku do kuratorium (wydruk z systemu MEN); 5) polisa ubezpieczeniowa NNW obejmująca uczestników i kadrę, zawarta na cały czas trwania formy HALiZ łącznie z czasem działania grupy kwatermistrzowskiej, dojazdem i powrotem, suma ubezpieczenia 1 osoby nie może być niższa niż ,00 zł; 6) regulaminy obowiązujące podczas trwania formy HALiZ; 7) plan finansowy obozu (załącznik nr 7 do Instrukcji HALiZ zakładka plan finansowy); 8) dokument (umowa/porozumienie) określający zasady korzystania z bazy/stanicy lub terenu (kopia) (załącznik nr 11 do Instrukcji HALiZ); 9) projekty umów cywilnoprawnych lub umów o pracę z kadrą HALiZ; 10) w przypadku obozów/zimowisk specjalnościowych lub z zakresu turystyki kwalifikowanej: potwierdzenia aktualnych kwalifikacji kadry wymaganych przepisami prawa powszechnego i zapewniających bezpieczne przeprowadzenie formy HALiZ; 11) umowa na dotację, jeśli wypoczynek jest dotowany (kopia); 12) wzór karty kwalifikacyjnej uczestnika wypoczynku. Komendant harcerskiej bazy obozowej lub stanicy przedkłada do zatwierdzenia: 1) raport przedobozowy (generowany z elektronicznego systemu zgłoszeń); 2) polisa ubezpieczeniowa NNW obejmująca uczestników i kadrę, zawarta na cały czas trwania formy HALiZ łącznie z czasem działania grupy kwatermistrzowskiej, dojazdem i powrotem, suma ubezpieczenia 1 osoby nie może być niższa niż ,00 zł; 3) regulaminy obowiązujące podczas trwania formy HALiZ; 4) plan finansowy obozu (załącznik nr 7 do Instrukcji HALiZ zakładka plan finansowy); 5) dokument (umowa/porozumienie) określający zasady korzystania z bazy/stanicy lub terenu (kopia) (załącznik nr 11 do Instrukcji HALiZ); 6) wzory porozumień wolontariackich, umów cywilnoprawnych lub umów o pracę z kadrą HALiZ. Obozy specjalnościowe lub realizujące elementy specjalności wymagają uprzedniej akceptacji Szefa właściwego Inspektoratu lub Zespołu lub wskazanego przez niego instruktora tegoż Inspektoratu lub Zespołu. Kursy instruktorskie wymagają uprzedniej akceptacji Komendanta MAK.

5 Zatwierdzanie form wypoczynku w Komendzie Chorągwi odbywać się będzie do dnia 31 lipca 2017 r. włącznie. 1. Zatwierdzanie form wypoczynku odbywa się drogą elektroniczną: 1) Przygotowujemy potrzebną dokumentację i umieszczamy w systemie zgłaszania HALiZ (link podany na stronie Chorągwi Gdańskiej w zakładce dokumenty - HALiZ). 2) Zgłaszamy do zatwierdzenia formę wypoczynku minimum 14 dni przed planowanym terminem rozpoczęcia obozu. 3) Zatwierdzone dokumenty przesyłamy do sekretariatu Chorągwi Gdańskiej ZHP, wydrukowane (dwa egzemplarze) i podpisane przez odpowiednie osoby: raport przedobozowy oraz plan finansowy. 4) Podpisane przez Komendanta Chorągwi lub pełnomocników Komendanta Chorągwi ds. HAZ 2016/17 dokumenty zostaną odesłane na wskazany adres. 2. Stanice oraz harcerskie bazy obozowe zatwierdzane są osobiście w Komendzie Chorągwi Gdańskiej (z pominięciem elektronicznego systemu zgłoszeń). 3. W trakcie trwania formy HALiZ na jej terenie muszą być dodatkowo przechowywane pełnomocnictwa dla Komendanta i Kwatermistrza udzielone przez Komendanta i Skarbnika Chorągwi. 4. Po zakończeniu Harcerskiej Akcji Letniej komendy hufców zobowiązane są do jej podsumowania i oceny. Powinno się to odbyć podczas zbiórki komendy hufca. Szczególną uwagę należy zwrócić na organizację form letniego wypoczynku przez gromady i drużyny. Do Komendy Chorągwi należy przekazać: raporty poobozowe wypełnione i podpisane przez komendantów form wypoczynku w terminie do 7 dni po zakończeniu wypoczynku dokumentację i rozliczyć formę wypoczynku w Komendzie Chorągwi w terminie 14 dni od zakończenia wypoczynku, w przypadku dofinansowania tego wypoczynku, albo w ciągu 21 dni od zakończenia wypoczynku, który nie był dotowany. sprawozdania opisowe i statystyczne oraz wykaz drużyn, które wzięły udział w HAZ do 5 września 2017 r. DOKUMENTACJA WYPOCZYNKU: 1. organizacyjna: 1) raport przedobozowy zatwierdzony przez KCh lub KH, 2) umowa (porozumienie) na korzystanie z obiektu/terenu, 3) polisa ubezpieczeniowa NNW uczestników i kadry (zawartą na dojazd, pobyt i powrót), 4) wykaz uczestników (w książce pracy formy wypoczynku), 5) pisemne potwierdzenie przez uczestników i kadrę znajomości obowiązujących regulaminów (np. w książce pracy obozu lub podobozów), 6) umowy zlecenia, umowy o dzieło, umowy wolontariacie, oddelegowania pracownicze oraz zakresy obowiązków kadry z potwierdzeniem ich przyjęcia, 7) książka komendanta formy HALiZ, 8) książeczka ratownika, gdy organizowane będą kąpiele wodne, 9) potwierdzenie zgłoszenia wypoczynku do Kuratorium Oświaty, 10) podpisane deklaracje w sprawie życia i zdrowia dziecka przez kadrę i personel, 11) kopie dokumentów potwierdzających kwalifikacje kadry i wolontariuszy, w tym kadry specjalistycznej, 12) zobowiązania o odpowiedzialności materialnej kadry, której powierzono majątek, finanse, 13) w przypadku uczestników wypoczynku nie będących członkami ZHP zgodę na przetwarzanie danych osobowych zawartych w części II Karty kwalifikacyjnej uczestnika wypoczynku dla potrzeb niezbędnych do przygotowania, realizacji i

6 rozliczenia wypoczynku (zgodnie z Ustawą z dn. 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U r. Nr 101 poz. 926, z późn. zm.), 14) informacje z Krajowego Rejestru Karnego (dokumenty znajdują się w siedzibie organizatora) W przypadku składania oświadczeń należy udokumentować zatrudnienie na podstawie przepisów, które zawierają warunek niekaralności za przestępstwo popełnione umyślnie; 2. programowa: 1) zatwierdzony program (plan pracy) obozu, kolonii zuchowej lub innej formy wypoczynku, 2) książka pracy (prowadzi ją każda jednostka realizująca własny program), 3) dzienniki zajęć wychowawcy; 3. medyczna: 1) karty kwalifikacyjne uczestników, 2) aktualne książeczki zdrowia kadry i personelu kuchennego, 3) dokumentacja sanitarna placówki, 4) rejestr udzielonych porad lekarskich i wydanych lekarstw, 5) rejestr wypadków; 4. finansowa zgodnie z Instrukcją HALiZ, rozdział IX. Przypominam również o: 1. Bezwzględnym przestrzeganiu przez kadrę instruktorską zasad bezpieczeństwa zdrowia i życia wszystkich uczestników wypoczynku: dotyczy szczególnie kąpieli, poruszania się po drogach publicznych, korzystania ze środków lokomocji, ochrony przeciwpożarowej i innych niezbędnych do funkcjonowania. 2. Bezwzględnym przestrzeganiu Statutu ZHP przez kadrę instruktorską, ale także przez pracowników i inne osoby, nie będące członkami ZHP, których obowiązuje całkowity zakaz palenia tytoniu i spożywania napojów alkoholowych na terenie obozów i ośrodków prowadzonych przez ZHP. 3. Umieszczeniu w widocznym miejscu, wszystkich obowiązujących regulaminów oraz potwierdzeniu ich znajomości przez uczestników i kadrę własnoręcznymi podpisami. Każdy komendant placówki jest osobiście odpowiedzialny za bezpieczeństwo zdrowia i życia uczestników. 4. Zakazie prowadzenia przez organizatora wypoczynku jakichkolwiek punktów handlowych na terenie formy wypoczynku! Punkty takie mogą być prowadzone, za wiedzą i zgodą komendanta formy wypoczynku, przez zewnętrzny podmiot gospodarczy, który prowadzi tego rodzaju działalność gospodarczą legalnie oraz posiada wszystkie niezbędne pozwolenia, zezwolenia i koncesje. Zobowiązuję komendantów hufców do przesłania na adres organizacja@gdanska.zhp.pl informacji na temat: uruchamianych bazach sezonowych oraz na jaki czas rodzaj i liczby uczestników w terminie do 19 czerwca 2017 r. Komendant Chorągwi Gdańskiej ZHP hm. Artur Glebko

7 termin zadanie odpowiedzialny wysłać formularz wypełniony w generatorze co najmniej 21 dni przed wniosków na stronie MEN oraz wersję papierową komendant hufca, terminem rozpoczęcia do kuratorium oświaty właściwego ze względu na obozu/kolonii siedzibę organizatora do 31 lipca 2017 r., nie później niż 14 dni przed planowanym zatwierdzenie formy wypoczynku w Komendzie komendant hufca dniem rozpoczęcia wypoczynku Chorągwi lub Komendzie Hufca obozu/kolonii (w zależności od formy zatwierdzania) do 19 czerwca 2017 r. terminy dyżurów Komendy Hufca w czasie HAZ komendant hufca informacje dotyczące: do 19 czerwca 2017 r. uruchamianych baz sezonowych oraz na komendant hufca jaki czas rodzaj i liczba uczestników na bieżąco, niezwłocznie po Wykaz zatwierdzonych biwaków, form HALiZ w zatwierdzeniu, nie później niż 7 miejscu zamieszkania oraz wyjazdów, komendant hufca dni przed rozpoczęciem danej przedsięwzięć lub imprez jednodniowych formy wypoczynku organizowanych w okresie wakacji 2017 r. 14 dni od zakończenia komendant obozu, wypoczynku dotowanego Złożenie rozliczenia formy wypoczynku w kolonii, 21 dni od zakończenia Komendzie Chorągwi komendant hufca wypoczynku bez dotacji przesłać do Komendy Chorągwi sprawozdanie do 5 września 2017 r. opisowe i statystyczne HAL oraz zestawienie komendant hufca udział w HAL