KOMUNIKAT HARCERSKIEJ AKCJI LETNIEJ

Transkrypt

1 KOMUNIKAT HARCERSKIEJ AKCJI LETNIEJ i ZIMOWEJ z 15 grudnia 2011 roku Komendanta Gdańskiej Chorągwi ZHP obowiązujący w okresie zimowej przerwy świątecznej w 2011 r. i ferii zimowych w 2012 r. (nr 2) Druhny i Druhowie! Nadchodzą Święta Bożego Narodzenia oraz ferie zimowe - czas odpoczynku od nauki szkolnej dla dzieci i młodzieży. To również czas, kiedy to zuchy, harcerki i harcerze wyjeżdżają na biwaki zimowe, zimowiska lub uczestniczą w NAZ, a tam zdobywają nowe sprawności i stopnie, podejmują wiele wyzwań, przeżywają harcerską szkołę życia wraz ze swoimi rówieśnikami. Zróbmy więc wszystko, żeby każdemu chętnemu umożliwić przeżycie zimowej przygody poza miejscem zamieszkania lub udział w Nieobozowej Akcji Zimowej. W końcówce czerwca 2011 roku Główna Kwatera ZHP podjęła dwie uchwały wprowadzające w życie nową Instrukcję organizacyjną Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej oraz nową Instrukcję finansową Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej, na podstawie których będziemy organizować Harcerską Akcję Zimową 2011/2012. Wszystkie nowinki wynikające z obu wyżej przywołanych instrukcji zostały, w treści niniejszego Komunikatu, oznaczone podkreśloną kursywą. Mam nadzieję, że usprawni on i ułatwi organizację wszelkich form wypoczynku. Życzę wszystkim uczestnikom Harcerskiej Akcji Zimowej wspaniałych przeżyć, zdobycia nowych doświadczeń i umiejętności, poznania nowych ludzi i ciekawych miejsc, chęci do aktywnego spędzania tego niepowtarzalnego czasu. Proszę też o zachowanie wszelkich zasad bezpieczeństwa! I. Obowiązki komendanta hufca KOMENDANT HUFCA odpowiada za zgłoszenie wypoczynku do bazy MEN w formie elektronicznej i papierowej, nadzoruje przebieg HALiZ/NALiZ, w tym dokonuje bieżącej kontroli stanu przygotowań do NALiZ i HALiZ w nadzorowanych jednostkach, wizytuje jednostki w ramach nadzoru przebiegu akcji w hufcu, odpowiada za prawidłowe i terminowe rozliczenie akcji. Komendant hufca może powołać pełnomocnika ds. HAL/HAZ (Instrukcja Organizacyjna HALiZ). Zobowiązuję komendantów hufców do wnikliwego zapoznania się z obowiązującymi w ZHP instrukcjami związanymi z organizacją HALiZ oraz z przepisami państwowymi. Organizatorem wypoczynku może być: komenda hufca, Komenda Chorągwi lub inna jednostka organizacyjna Chorągwi. Właściwy komendant dokonuje rejestracji organizatora wypoczynku, a uzyskany login i hasło przekazuje do zgłaszania poszczególnych form wypoczynku np. drużynom. Papierowa wersja zgłoszenia musi być podpisana przez właściwego komendanta. W celu prawidłowej realizacji powyższych zadań komendant hufca ZHP nie powinien jednocześnie pełnić funkcji komendanta lub kwatermistrza form wypoczynku czy komendanta lub kwatermistrza bazy HALiZ. W sytuacjach nadzwyczajnych zgody na zmianę powyższych zasad udziela komendant macierzystej chorągwi ZHP na pisemny wniosek komendanta hufca wraz z uzasadnieniem. II. Obowiązki komendanta wypoczynku HALiZ 1. Do obowiązków komendanta formy wypoczynku HALiZ należy: 1) wypełnianie zadań przewidzianych w 11 ust. 4 ppkt. 1) do 9) Rozporządzenia MEN z dnia 21 stycznia 1997 r. z późniejszymi zmianami, 2) przygotowanie formy wypoczynku pod względem programowym, organizacyjnym i kwatermistrzowskim oraz rzetelne i terminowe rozliczenie jej po zakończeniu, 3) dobór pozostałej kadry i personelu, systematyczna współpraca z zespołem oraz dbałość o dobrą atmosferę w czasie funkcjonowania placówki, 4) reprezentowanie na zewnątrz, w tym współpraca ze środowiskiem obozowania, 1

2 5) ponoszenie odpowiedzialności za: a. bezpieczeństwo zdrowia i życia uczestników i kadry, b. przestrzeganie Statutu ZHP, c. realizację programu, d. bieżące prowadzenie dokumentacji, w tym wydawanie rozkazów, e. prawidłową gospodarkę sprzętową, f. rzetelne prowadzenie dokumentacji finansowej, g. rzetelne i terminowe złożenie rozliczenia, h. dokonanie podsumowania pracy, łącznie z oceną pracy kadry sporządzenie i przekazanie do właściwej komendy ewentualnych wniosków o wyróżnienie, nagrodzenie lub niezatrudnianie w roku przyszłym członków kadry, i. wykonywanie innych zadań, powierzonych przez władze harcerskie. 2. Komendant HALiZ jest zobowiązany do posiadania obowiązkowej dokumentacji, którą prowadzi. Dokumentacja ta musi być prowadzona właściwie i na bieżąco. Odpowiedzialność za jej brak ponosi bezpośrednio KOMENDANT FORMY WYPOCZYNKU zgodnie z rozporządzeniem MEN z 21 stycznia 1997 r. (Dz. U. Nr 12, poz. 67 z późn. zm.). Każdy komendant jest zobowiązany do wprowadzenia Zasad Dobrej Praktyki Higienicznej i Dobrej Praktyki Produkcyjnej. 3. Komendant formy wypoczynku jest osobiście odpowiedzialny za zgromadzenie wszystkich środków finansowych przed rozpoczęciem formy wypoczynku. 4. Organizatorzy wszystkich obozów, kolonii i zimowisk zobowiązani są do określenia na piśmie Warunków uczestnictwa dla uczestników i ich rodziców, zawierających następujące informacje: czas trwania, miejsce - adres wypoczynku, kontakt, sposób transportu - godziny wyjazdu i powrotu, ubezpieczenie, kwalifikacje kadry, program pobytu, wyżywienie sposób przygotowania i liczba posiłków, wykaz niezbędnego wyposażenia uczestnika. III. Zatwierdzanie form wypoczynku Przypominam, że zgodnie z Rozporządzeniem MEN z 21 stycznia 1997 roku w sprawie warunków, jakie muszą spełnić organizatorzy wypoczynku dla dzieci i młodzieży szkolnej, a także zasad jego organizowania i nadzorowania oraz Rozporządzeniem MEN z dnia 9 grudnia 2009 r. w sprawie zmian w tym Rozporządzeniu WSZYSTKIE FORMY WYPOCZYNKU PODLEGAJĄ ZGŁOSZENIU DO KURATORIUM OŚWIATY. IV. Zarządzam następujące zasady zatwierdzania form wypoczynku Harcerskiej i Nieobozowej Akcji Zimowej 2011/2012: 1. Komendant hufca wraz z organizatorem wypoczynku dokonuje zgłoszenia wypoczynku na formularzu w wersji elektronicznej (na podstawie loginu i hasła zarejestrowanego organizatora wypoczynku) i papierowej (podpisanej przez komendanta hufca) w terminie od 1 października 2011 roku i nie później niż 21 dni przed terminem rozpoczęcia wypoczynku. Formularz dostępny jest na stronie internetowej lub Za datę dokonania zgłoszenia uważa się datę (datownik na kopercie) faktycznego wysłania do Kuratorium Oświaty wersji papierowej formularza zgłoszenia wypoczynku lub datę jego dostarczenia. Formularz wysyłany jest do Kuratorium Oświaty właściwego ze względu na siedzibę organizatora wypoczynku. Zapisany w pliku PDF formularz zgłoszenia wypoczynku należy również przesłać do Komendy Chorągwi na adres wypoczynek@gdanska.zhp.pl. Wszelkie konsekwencje wynikające z braku kompletu dokumentów (w tym wymaganych załączników w formie papierowej i elektronicznej) ponoszą solidarnie komendant hufca wraz z komendantem wypoczynku. 2

3 2. Organizator zatwierdza wypoczynek zimowy we właściwej komendzie: * Formy wypoczynku powyżej 5 dni lub dla więcej niż 25 osób zatwierdzane będą przez Komendanta lub pełnomocników Komendanta Chorągwi ds. HAZ 2011/2012. *Formy wypoczynku do 5 dni dla nie więcej niż 25 osób (biwaki, imprezy) zatwierdzane będą przez komendantów hufców. * Komendant formy wypoczynku, bez względu na czas jej trwania i liczbę uczestników, przedkłada do zatwierdzenia: A. pod względem programowo-organizacyjnym: a. starannie wypełniony raport przedobozowym zawierający: a) wykaz kadry (zał. nr 3a) z kserokopią dokumentów potwierdzających kwalifikacje tej kadry, b) zobowiązanie do odpowiedzialności materialnej komendanta, kwatermistrza i innych osób, którym powierzono mienie, c) deklaracje kadry w sprawie bezpieczeństwa życia i zdrowia uczestników form wypoczynku HALiZ; b. zaświadczenie o zgłoszeniu wypoczynku w KO (numer zgłoszenia ze strony internetowej), c. polisę ubezpieczeniową NNW obejmującą kadrę i uczestników zawartą na cały czas trwania formy wypoczynku łącznie z kwaterką, dojazdem i powrotem, d. regulaminy jakie obowiązywać będą podczas trwania wypoczynku, e. potwierdzenie opłacenia składek członkowskich przez uczestników i kadrę formy HALiZ, f. dokument (umowa) określający zasady korzystania z obiektu/terenu, g. zatwierdzony w hufcu plan pracy zimowiska, biwaku, h. Wzór Warunków uczestnictwa dla uczestników i rodziców; B. pod względem finansowym: a. wypełniony preliminarz finansowy, do którego należy dołączyć: a) imienny wykaz kadry przewidzianej do zatrudnienia podczas formy wypoczynku z podaniem stanowisk, formy zatrudnienia i wysokości wynagrodzenia oraz oświadczenia tych osób do celów podatkowych, b) imienny wykaz kadry pełniącej funkcje na podstawie umowy wolontariatu, przewidzianej do zwolnienia z odpłatności za wyżywienie, c) umowy o wynajęcie lub użyczenie samochodu do celów zaopatrzenia (zał. nr 4 lub 4a do Instrukcji finansowej HALiZ). b. informację o sposobie zabezpieczenia gotówki (ew. zawarte umowy rachunku bankowego, książeczki oszczędnościowe, itp.), c. potwierdzenie finansowego zabezpieczenia formy wypoczynku (np. listy odpłatności, umowy z udzielającymi dotacji), d. oświadczenie dotyczące podatku VAT. Wyjazdy zagraniczne oraz zimowiska prowadzone przez komendantów hufców zatwierdzane są w Komendzie Chorągwi. Zatwierdzanie obozów w Komendzie Chorągwi odbywać się będzie do dnia 27 stycznia 2012 r. włącznie nie później jednak niż 7 dni przed planowanym dniem rozpoczęcia wypoczynku. Osoby zatwierdzające formy wypoczynku w Komendzie Chorągwi proszone są o wcześniejsze uzgodnienie dnia i godziny spotkania. 3. W przypadku form wypoczynku trwających do 5 dni i dla nie więcej niż 25 uczestników komendanci hufców dostarczą do Komendy Chorągwi wykazy zatwierdzonych biwaków wg wzoru: organizator Miejsce termin Komendant Numer uprawnień Liczba uczestników Liczba członków ZHP (hufca) 3

4 Informacje należy na bieżąco przekazywać do Komendy Chorągwi w formie elektronicznej na adres wypoczynek@gdanska.zhp.pl. Komendanci hufców zobowiązani są do starannego prowadzenia, gromadzenia i przechowywania dokumentacji biwaków. 4. Zobowiązuję komendantów hufców, jako odpowiedzialnych za przebieg HAZ i NAZ do przeprowadzenia w hufcach szkoleń i warsztatów dotyczących zasad zatwierdzania form wypoczynku oraz przestrzegania zasad znajdujących się w komunikatach HALiZ oraz w przepisach organizacyjnych i państwowych, w szczególności zaś dotyczących BEZPIECZEŃSTWA (w tym BHP). 5. Po zakończeniu Harcerskiej Akcji Zimowej komendy hufców zobowiązane są do jej podsumowania i oceny. Powinno się to odbyć podczas zbiórki komendy hufca. Szczególną uwagę należy zwrócić na organizację form zimowego wypoczynku przez gromady i drużyny. Do Komendy Chorągwi należy przesłać: - raporty poobozowe wypełnione i podpisane przez komendantów form wypoczynku w terminie do 7 dni po zakończeniu wypoczynku - sprawozdania opisowe i statystyczne oraz wykaz drużyn, które wzięły udział w HAZ do 5 marca 2012 r. DOKUMENTACJA WYPOCZYNKU (dotyczy wszystkich form wypoczynku podczas HAL 2011/2012): 1. organizacyjna: 1) raport przedobozowy zatwierdzony przez KCh lub KH, 2) umowa (porozumienie) na korzystanie z obiektu/terenu, 3) polisa ubezpieczeniowa NNW uczestników i kadry (zawartą na dojazd, pobyt i powrót), 4) wykaz uczestników (w książce pracy formy wypoczynku), 5) pisemne potwierdzenie przez uczestników i kadrę znajomości obowiązujących regulaminów (np. w książce pracy obozu lub podobozów), 6) umowy zlecenia, umowy o dzieło, umowy wolontariacie, oddelegowania pracownicze oraz zakresy obowiązków kadry z potwierdzeniem ich przyjęcia, 7) książka pracy wraz z rozkazami komendanta, 8) książeczka ratownika, gdy organizowane będą kąpiele wodne, 9) potwierdzenie zgłoszenia wypoczynku do Kuratorium Oświaty, 10) podpisane deklaracje w sprawie życia i zdrowia dziecka przez kadrę i personel, 11) kopie dokumentów potwierdzających kwalifikacje kadry i wolontariuszy, w tym kadry specjalistycznej, 12) zobowiązania o odpowiedzialności materialnej kadry, której powierzono majątek, finanse. 2. programowa: 1) zatwierdzony program (plan pracy) zimowiska/biwaku zimowego 2) książka pracy (prowadzi ją każda jednostka realizująca własny program), 3) dzienniki zajęć wychowawcy; 3. medyczna: 1) karty kwalifikacyjne uczestników (z częścią dodatkową), 2) aktualne książeczki zdrowia kadry i personelu kuchennego, 3) książka kontroli sanitarnych wraz z dokumentacją sanitarną placówki, 4) rejestr udzielonych porad lekarskich i wydanych lekarstw, 5) rejestr wypadków; 4. finansowa zgodnie z Instrukcją finansową HALiZ, rozdział VII. Przypominam również o: 1. Bezwzględnym przestrzeganiu przez kadrę instruktorską zasad bezpieczeństwa zdrowia i życia wszystkich uczestników wypoczynku: dotyczy szczególnie kąpieli, poruszania się po drogach publicznych, korzystania ze środków lokomocji, ochrony przeciwpożarowej i innych niezbędnych do funkcjonowania. 4

5 2. Bezwzględnym przestrzeganiu Statutu ZHP przez kadrę instruktorską, ale także przez pracowników i inne osoby, nie będące członkami ZHP, których obowiązuje całkowity zakaz palenia tytoniu i spożywania napojów alkoholowych na terenie obozów i ośrodków prowadzonych przez ZHP. 3. Umieszczeniu w widocznym miejscu, wszystkich obowiązujących regulaminów oraz potwierdzeniu ich znajomości przez uczestników i kadrę własnoręcznymi podpisami. Każdy komendant placówki jest osobiście odpowiedzialny za bezpieczeństwo zdrowia i życia uczestników. 4. Natychmiastowym informowaniu Komendy Chorągwi o wszelkich zdarzeniach nadzwyczajnych oraz wypadkach wymagających konsultacji i leczenia szpitalnego! 5. Obowiązku uregulowania składek członkowskich przez wszystkich biorących udział w wypoczynku! 6. Terminowym składaniu rozliczeń finansowych form wypoczynku zgodnie z terminami określonymi w aktualnie obowiązującej Instrukcji finansowej HALiZ. W stosunku do kadry odpowiedzialnej materialnie, która nie będzie dotrzymywała powyższych terminów będą wyciągane konsekwencje służbowe łącznie z odmową mianowania na funkcje związane z odpowiedzialnością materialną w przyszłości. 7. W związku z przypadkami gubienia przez instruktorów dokumentu Zaświadczenie o ukończeniu kursu kierowników placówek letniego i zimowego wypoczynku proszę Komendantów Hufców o zwrócenie uwagi instruktorkom i instruktorom na fakt, iż zaświadczenie to jest dokumentem państwowym i nie jest wskazane wystawianie jego duplikatów. Od 1 marca 2010 r. za wystawienie duplikatu obowiązują następujące opłaty: - pierwszy duplikat 20zł - drugi duplikat - 50zł Instruktorka lub instruktor, którzy zagubili zaświadczenia są zobowiązani do wystąpienia do Komendy Chorągwi w formie pisemnej z prośbą o wystawienie duplikatu wraz z wyjaśnieniem, co stało się z oryginałem tego dokumentu. Komendant Gdańskiej Chorągwi ZHP hm. Hanna Piotrowska 5