E S T I M A Z A L E S I E N I A. Instrukcja obsługi

Transkrypt

1 E S T I M A Z A L E S I E N I A Instrukcja obsługi softline Wrocław

2 1. Uruchamianie logowanie Główne menu programu Sprawa ZałoŜenie, edycja, usunięcie sprawy, filtrowanie według daty Znaczenie pozostałych przycisków w głównym oknie programu Dokumenty rejestrowane w katalogu spraw Rejestr - wybór rejestru dokumentów Decyzja w sprawie zgody na przeznaczenie gruntów rolnych do zalesienia Decyzja stwierdzająca prowadzenie uprawy leśnej Wypłaty ekwiwalentów z tytułu prowadzenia uprawy leśnej Pisma inne Znajdź Sortowanie Narzędzia Baza osób Baza działek WaŜne adresy Podstawa prawna Baza zeskanowanych map Edytor wzorców dokumentów Raporty Korespondencja Konfiguracja Parametry programu Lista obrębów Wskaźniki inflacji Rejestracja Lista dokumentów po uŝyciu filtru 14 4 Wymagania sprzętowe Instalacja Dostosowanie parametrów programu do wymagań uŝytkownika Opis postępowania przy tworzeniu nowych decyzji. 16

3 1. Uruchamianie logowanie. W celu zapewnienia bezpieczeństwa danych gromadzonych za pomocą programu ESTIMA- Zalesienia wprowadzono mechanizmy logowania uŝytkowników. Prawa do zarządzania zabezpieczeniami ma administrator programu, który ma nazwę uŝytkownika Administrator oraz predefiniowane hasło puste. Po wejściu do opcji Zmiany, administrator moŝe zmienić swoje hasło dostępu, dodać uŝytkownika, zmienić jego nazwę, hasło lub usunąć wybranego uŝytkownika. Ponadto istnieje moŝliwość przypisania uprawnień uŝytkownikowi dodawanie i edycję decyzji, usuwanie decyzji, zmianę konfiguracji programu. KaŜda zmiana w prawach dostępu będzie aktywna dopiero wtedy, gdy wykonane zostaną poniŝsze czynności: 1. zostanie naciśnięty przycisk Zastosuj uprawnienia, 2. program zostanie uruchomiony z Administratorem jako uŝytkownikiem, a potem wyłączony, 3. program zostanie ponownie uruchomiony z nowo zdefiniowanym uŝytkownikiem JeŜeli uŝytkownicy programu nie chcą korzystać z funkcji zabezpieczeń, wystarczy po pojawieniu się pierwszego okna, nie podawać Ŝadnego hasła, jedynie potwierdzać je przyciskiem OK, wówczas program zostanie uruchomiony. Poza zmianą uprawnień, moŝna takŝe skonfigurować połączenie z bazą danych - przycisk Konfiguracja bazy danych. 3

4 2. Główne menu programu. W pracy z programem pomaga zarówno menu poziome (widoczne u góry), jak i pionowy pasek ikon, (obok), który umoŝliwia szybszy dostęp do najwaŝniejszych narzędzi programu Sprawa. Program pracuje w trybie Spraw. Polega na prowadzeniu spraw (odpowiedników katalogów, segregatorów lub teczek), w których umieszczane są wszystkie informacje i dokumenty dotyczące przedmiotu sprawy ZałoŜenie, edycja, usunięcie sprawy, filtrowanie według daty Po naciśnięciu przycisku Dodaj sprawę (lub Edycja sprawy) pojawia się okno, w którym wprowadzane są dane ogólne sprawy, takie jak: gmina, numer i znak sprawy. Następnie data i nr. wniosku o zalesienie. Wpisujemy nioskodawcę (wnioskodawcy), właściciela, dane działek. Następnie wpisać powierzchnię do zalesienia. wnioskodawcy (P zal. wn.). Data wypisu z rejestru gruntów. I Nadleśnictwo. Wprowadzenie tych informacji ułatwia potem dodawanie kolejnych dokumentów (np. decyzji) w danej sprawie bez ponownego wpisywania wszystkich danych. Numer w sprawy składa się z trzech członów, z których pierwszy i ostatni przeznaczony jest na przedrostek i przyrostek numeru, które mogą zawierać dowolne znaki (np. rok, skrót rodzaju sprawy, itp.). Środkowa część znaku sprawy to numer kolejny sprawy i to moŝna podać jedynie wartość liczbową. Taki podział został wprowadzony, aby umoŝliwić zarówno właściwe sortowanie spraw do raportów, jak i dać moŝliwość wprowadzania odpowiednich oznaczeń spraw. Pozostałe czynności toku sprawy opisane będą po omówieniu ikonek menu programu 4

5 Znaczenie pozostałych przycisków w głównym oknie programu usuwa sprawę oraz wszystkie dokumenty w niej zgromadzone, naleŝy więc korzystać z tej funkcji ostroŝnie nie ma moŝliwości cofnięcia tej operacji. PoniewaŜ po roku, ilość spraw rośnie, uŝytkownik moŝe zawęzić listę wyświetlanych spraw do roku, który go interesuje, np. bieŝącego. W ten sposób program nadal jest przejrzysty, a jednocześnie szybko moŝna powrócić do spraw załoŝonych dawniej. W podobny sposób moŝna wyświetlać sprawy dotyczące jednej gminy ( pole w górnej lewej części ekranu.) zostaje uruchomiony edytor wzorów dokumentów Pokazuje spis wszystkich załoŝonych wcześniej spraw w oknie Rejestr spraw. Klikając na poszczególnych sprawach w dole ekranu w oknie Dokumenty w sprawie wyświetlane są wszystkie zapisane wcześniej dokumenty danej sprawy Pokazuje wszystkie dostępne rejestry. Wybierając np. rejestr Decyzje wodno - prawne w oknie Rejestr dokumentów (w przypadku spraw okno to miało tytuł: Dokumenty w sprawie) pokazane zostaną wszystkie zapisane wcześniej rejestry decyzji wodno prawnych W przypadku wciśniętej ikonki podglądu decyzji w dole ekranu pojawiać się będzie szybki podgląd wyedytowanych wcześniej decyzji. Filtrowanie spraw bądź rejestrów potrzebnych do wykonania raportów (opis w rozdz. 3) Pozwala na wyszukanie dokumentów w których jest bądź są interesujące nas działki. Klikając na Przejdź do rejestru program przejdzie do interesującego nas wyszukanego rejestru Dwie kolejne ikonki z lewej strony narzędzi otwierają bazę osób i bazę działek. (rozdz 2.5) Podaje się dane nadleśnictw i limity zalesień w poszczególnych latach pojawia się lista rejestrów. Po wybraniu jednego z nich wprowadza się odpowiednie dla niego dane (część z nich jest juŝ automatycznie wypełniona przez program na podstawie danych ze sprawy). moŝliwość zmiany danych zawartych w podświetlonym dokumencie edytowanie tekstu podświetlonej decyzji, np. odpowiednia odmiana końcówek w nazwiskach. (rozdział 2.5.9) klikamy gdy chcemy usunąć podświetlony dokument ze sprawy 5

6 Dokumenty rejestrowane w katalogu spraw. W katalogu spraw moŝna gromadzić dokumenty widoczne w oknie obok: Po naciśnięciu przycisku Dodaj do sprawy i wybraniu właściwej pozycji wczytuje się edytor dokumentów z tekstem, który naleŝy wyedytować (pola, które zawierają informacje wprowadzone wcześniej przy zakładaniu sprawy, są juŝ wypełnione) Rejestr - wybór rejestru dokumentów. Program ESTIMA-ZALESIENIA moŝe pracować w taki sposób, Ŝe zakładane są sprawy i w nich przechowywane są poszczególne dokumenty. UŜytkownik moŝe takŝe nie zakładać spraw, lecz wydawać bezpośrednio dokumenty w poszczególnych rejestrach. Dodanie dokumentu do rejestru następuje po naciśnięciu opcji Dodaj do sprawy (Edycja). W okienku wybranego rejestru wprowadza się dane opisowe do decyzji. Dzięki temu, moŝna później wykorzystać je do wygenerowania treści dokumentu (do wzorca zapisanego w konfiguracji programu wprowadzane są automatycznie dane wnioskodawcy, dane działki, daty, itp.), sporządzenia raportów, wydrukowania zestawienia dokumentów (np. wydanych w określonym okresie), odszukania dokumentów spełniających określone warunki filtrowania (np. wybrania decyzji wydanych dla jednego obrębu). Na początku wybieramy Dodaj do sprawy Informacja o wpisaniu wniosku do rejestru JeŜeli klikniemy na Edycja treści zostaje wczytany edytor w którym jest treść pisma. MoŜemy go zmodyfikować i wydrukować. Następnie moŝna dodać Pismo do Urzędu Gminy w sprawie wyraŝenia zgody Pismo moŝna wyedytować i ewentualnie poprawić w Edycja treści. NaleŜy takŝe wejść do Edycji sprawy i w zakładce postępowanie wpisać datę wysłania pisma i później zaznaczyć jaka była odpowiedź z Urzędu Gminy Decyzja w sprawie zgody na przeznaczenie gruntów rolnych do zalesienia Przed wypełnieniem pól rejestru naleŝy określić gminę i wybrać rodzaj decyzji klikając na polu Dokument Następnie naleŝy podać: Zakładka Dane (większość pól zostanie wypełniona automatycznie z danych sprawy) - numer decyzji, - znak sprawy - daty wydania decyzji, data wniosku wykorzystując kalendarz, (rozwija się po kliknięciu na przycisku obok pola daty) lub wpisując datę z klawiatury w formacie takim jak w ustawieniach systemowych. - numer wniosku - wnioskodawca i właściciel - działki, data wypisu z rejestru gruntów, podać nadleśnictwo nadzorujące. (Listę nadleśnictw edytuje się z lewego paska narzędzi w głównym oknie programu) - nazwiska osób przygotowujących i wydających decyzję, - uwagi dotyczące decyzji Zakładka Zalesienie i kontrole - klikając na oblicz limit na dzień dzisiejszy program poda limit zalesień korzystając z wpisanego wcześniej limitu zalesień ikonka Nadleśnictwa z głównego okna programu). Następnie podajemy powierzchnię do zalesienia - podajemy terminy: 6

7 - wiosenny czy jesienny - Termin powiadomienia termin w którym właściciel ma powiadomić urząd o zalesieniu - Data rzeczywistego zalesienia - Data zgłoszenia przez właściciela o dokonanym zalesieniu - data i skład komisji kontroli a takŝe powierzchnię rzeczywistego zalesienia - data następnej kontroli i uwagi JeŜeli klikniemy na Edycja treści zostaje wczytany edytor w którym jest treść pisma. MoŜemy go zmodyfikować i wydrukować Decyzja stwierdzająca prowadzenie uprawy leśnej Przed wypełnieniem pól rejestru naleŝy określić gminę i wybrać rodzaj decyzji klikając na polu Dokument Następnie naleŝy podać: Zakładka Dane (większość pól zostanie wypełniona automatycznie z danych sprawy) - numer decyzji, - znak sprawy, - daty wydania decyzji,data wniosku - numer wniosku - wnioskodawca i właściciel - działki, data wypisu z rejestru gruntów, nadleśnictwo nadzorujące. - nazwiska osób przygotowujących i wydających decyzję, - uwagi dotyczące pozwolenia Zakładka Wypłaty - podajemy datę pierwszej i ostatniej wypłaty ekwiwalentu. JeŜeli nie wpiszemy tych dat wypłaty nie będą naliczane - miesięczną kwotę wypłaty obliczaną - powierzchnia zalesiona X aktualna stawka za 1 ha. Klikając na Ŝarówkę otrzymamy wynik mnoŝenia - podajemy nr konta i bank na którą ma być przelana kwota wypłaty. PoniŜej jest lista wypłat (pola te wypełniane są automatycznie po uruchomieniu wypłat ekwiwalentów z tytułu prowadzenia uprawy leśnej JeŜeli klikniemy na Edycja treści zostaje wczytany zmodyfikować i wydrukować. edytor w którym jest treść pisma. MoŜemy go Wypłaty ekwiwalentów z tytułu prowadzenia uprawy leśnej - podajemy znak sprawy pisma i miesiąc. Po kliknięciu na OK. W prawym oknie Wypłaty pojawią się dane wynikowe Pisma inne Pisma inne wypełnia się analogicznie jak pisma wyŝej wymienione 7

8 MoŜna takŝe przygotować wzorce treści pism. W tym celu naleŝy: - w opcji Narzędzia-Edytor wzorcowych dokumentów, wejść do opcji Dokument-Wczytaj, - nacisnąć przycisk Dodaj nowy wzór, pojawi się wówczas okno w którym naleŝy podać opis nowego pisma (np. Postanowienie), a poniŝej nazwę szczególną pisma (np. Postanowienie o...): - nacisnąć przycisk Wczytaj do edycji, - wprowadzić treść pisma, - dodatkowo, w treść moŝna wstawić ponadto pola które będą później związane z danymi wprowadzanymi podczas generowania pisma (pola: Data, tytuł, uwagi). Pola te są dostępne w opcji Wstaw - tak wygenerowany dokument naleŝy zapisać (opcja Dokument-Zapisz). BliŜsze informacje w rozdziale Znajdź. Opcja Znajdź słuŝy do odszukiwania dokumentów po podaniu wnioskodawcy lub właściciela. Po znalezieniu właściwego nazwiska i zatwierdzeniu wyboru (przycisk OK), podświetlany jest dokument dotyczący odszukanej osoby. JeŜeli chce się odnaleźć dokument na podstawie numeru decyzji, naleŝy wybrać opcję Filtr (boczny pasek ikon) i tam podać numer poszukiwanej decyzji. W przypadku gdy znany jest numer działki, naleŝy wybrać opcję Szukaj (boczny pasek ikon) Sortowanie. Opcja Sortowanie pozwala posortować dokumenty zaleŝnie od numeru, daty wydania lub wniosku.. W przypadku sortowania po numerze dokumentu lub sprawy dostępne są takŝe warianty kolejności: - przedrostek, przyrostek, numer, - numer, - przyrostek, numer 8

9 2.5. Narzędzia. Opcja Narzędzia zawiera: 1. Bazę osób 2. Bazę działek 3. WaŜne adresy 4. Wykonawcy 5. Podstawy prawne. 6. Baza zeskanowanych map 7. Edytor wzorów dokumentów Baza osób Jest to rejestr osób, które występują w procesie tworzenia decyzji. UŜytkownik moŝe wyszukiwać osoby po nazwisku wystarczy podać początek nazwiska, aby pokazana została osoba zgodna z podanym wzorcem jeŝeli osób o tym nazwisku będzie więcej zostanie wybrana pierwsza następne będą znajdowały się dalej. W oknie wyświetlone są informacje o osobach: imię i nazwisko oraz adres zamieszkania. Aby wprowadzić nową osobę naleŝy kliknąć na ikonce Dodaj, określić czy jest to osoba fizyczna czy prawna, następnie wypełnić puste pola, podobnie postąpić naleŝy w przypadku konieczności zmiany informacji o osobie kliknąć na ikonie Edytuj. Potwierdzeniem dokonanych zmian będzie naciśnięcie ikony Zapisz. Wybraną osobę moŝna takŝe usunąć z bazy. Listę wyświetlanych osób moŝna zawęzić do osób fizycznych (wyświetlane na biało) lub firm (wyświetlane na Ŝółto) Baza działek. Jest to rejestr działek, które są wykorzystywane przy tworzeniu decyzji. Informacje o działce zawierają: nazwę obrębu, arkusz mapy, numer działki, numer księgi wieczystej, połoŝenie miejscowość, ulica. Ponadto jest informacja o właścicielu i władającym działki. Dodatkowo, dla wybranych działek moŝna zaznaczyć rodzaj uzgodnień, jakie muszą być wykonane przed wydaniem prawomocnej decyzji (zgodnie z ustawą o planowaniu 9

10 przestrzennym). Aby wyświetlić okno zawierające informacje o uzgodnieniach, naleŝy nacisnąć przycisk Uzgodnienia. Aby wprowadzić nową działkę naleŝy kliknąć na ikonce Dodaj, następnie wypełnić puste pola. W przypadku konieczności zmiany informacji o działce kliknąć naleŝy na ikonie Edytuj. Potwierdzeniem dokonanych zmian będzie naciśnięcie ikony Zapisz. Wybraną działkę moŝna takŝe usunąć przycisk Usuń. JeŜeli do informacji opisowych (działki, osoby) dołączona jest mapa numeryczna, dla podświetlonej działki moŝna wyświetlić mapę na której widoczna będzie wybrana działka oraz pozostała treść mapy. Ponadto dostępny jest przycisk drukowania listy działek i ich władających w wybranym obrębie. Dostępna jest teŝ zakładka zawierająca informację o zgodzie na przeznaczenie działki na cele nierolnicze, oraz osobna zakładka, do której moŝna dopisać uwagi dotyczące wybranej działki. UŜytkownik moŝe wyszukiwać działki po numerze wystarczy (w polu edycyjnym nad listą działek) podać początek numeru, aby pokazana została działka zgodna z podanym początkiem numeru jeŝeli działek o tym numerze będzie więcej zostanie wybrana pierwsza następne będą znajdowały się dalej. Wyszukiwanie moŝna takŝe zawęzić do wybranego obrębu (okno wyboru jest obok okna wyboru numeru działki). Więcej moŝliwości wyszukiwania działek dostępnych jest pod przyciskiem Filtr. Po jego naciśnięciu ukazuje się nowe okno: Filtrowanie działek pozwala na wybór działek spełniających jedno lub więcej z następujących kryteriów: - obręb, - arkusz mapy, - numer działki, - miejscowość, - ulica, - nr adresowy, - uwagi, - numer księgi wieczystej, - jedno, lub kilka rodzajów uzgodnień Po naciśnięciu OK, w oknie listy działek pozostaną tylko te działki, które spełniły warunki postawione w filtrze WaŜne adresy Jest to baza róŝnych instytucji na które powołuje się wydający dokumenty. Podać moŝna nazwę, ulicę i miasto w której mieści się instytucja. Aby wykorzystać wprowadzone dane, naleŝy podczas edycji treści dokumentu wejść do tej opcji, wybrać właściwy adres i nacisnąć przycisk Wstaw do edytora. MoŜna dodatkowo określić formę wpisu do edytowanego dokumentu: nazwa, ulica, miasto w jednym wierszu lub jedno pod drugim. 10

11 2.5.4 Podstawa prawna UŜytkownik moŝe tu gromadzić podstawy prawne przypisane do poszczególnych rejestrów. Mogą one być potem uŝyte w treści wydawanych dokumentów Baza zeskanowanych map Jest to baza w której moŝna umieszczać zeskanowane mapy. NaleŜy odnaleźć Ŝądany plik graficzny bądź zeskanować mapę jeŝeli jest podłączony do komputera skaner. Klawiszem dodajemy plik graficzny, natomiast pozwala nam uruchomić program skanujący (jeŝeli skaner jest podłączony do komputera) Edytor wzorców dokumentów. Jest to narzędzie umoŝliwiające zmiany we wzorcowych tekstach dokumentów po wczytaniu dostępnego standardowego dokumentu moŝna zmienić jego treść, dodać tabelę, usunąć niepotrzebne informacje, itp. Podczas edycji naleŝy postępować jak przy pracy z kaŝdym typowym edytorem (np. MS WORD). Przed rozpoczęciem pracy powinno się wczytać dokument do edycji opcja Dokument - Wczytaj: Gotowe są wzory dokumentów występujących we wszystkich rejestrach. UŜytkownik moŝe samodzielnie modyfikować juŝ istniejące wzorce, lub dodawać nowe dokumenty do wybranego rejestru. SłuŜą do tego przyciski: Wczytaj do edycji oraz Dodaj nowy wzór. MoŜna takŝe usunąć juŝ istniejący wzór dokumentu. Podczas pracy na wczytanym wzorze moŝna zmienić układ strony (rozmiar papieru, wielkość marginesów, orientacja strony). 11

12 Opcja Wstaw pozwala na wklejenie do dokumentu informacji z baz danych działek, osób i innych danych: JeŜeli w decyzji pojawić się ma jedna z poniŝej wymienionych informacji, naleŝy ustawić kursor w miejscu przeznaczonym na wstawianą informację i wybrać w opcji Wstaw rodzaj informacji (jak na rysunku obok) Zmodyfikowany dokument naleŝy zapisać opcja Zapisz. 2.6 Raporty. Funkcja pozwala na wygenerowanie wykazów i raportów z danych zachowanych w rejestrach. Przed wykonaniem któregokolwiek raportu naleŝy wybrać odpowiedni rejestr, włączyć filtr, który umoŝliwi wybranie spośród wszystkich decyzji, tych które są np. wydane w ciągu roku lub innego okresu,. JeŜeli w raporcie mają się znaleźć wszystkie decyzje, wystarczy wywołać filtr i nie wprowadzać Ŝadnych warunków, jedynie nacisnąć przycisk OK, (w tym wypadku wybrane zostaną wszystkie decyzje). Więcej informacji na temat zasad korzystania z filtrów znaleźć moŝna w rozdziale 4. Ponadto moŝna wykreślić wykres ilości wydanych decyzji w poszczególnych miesiącach: 12

13 2.7 Korespondencja. Menu Korespondencja umoŝliwia wydruk kopert i zwrotnych potwierdzeń odbioru. Adresowanie kopert do stron jest moŝliwe, jeŝeli podano listę stron w danej sprawie. W pierwszym etapie naleŝy określić adresata wnioskodawcę, właściciela lub strony decyzji. Aby wykonać prawidłowo adresowanie, naleŝy najpierw wybrać właściwą sprawę lub dokument w odpowiednim rejestrze, ustalić adresata i wybrać rodzaj nadruku adresowanie kopert lub zwrotne potwierdzenia odbioru (stronę nadawcy lub odbiorcy). Po wykonaniu tych czynności program generuje listę adresów jak poniŝej: Dodatkowo, opcja Kalibracja wydruków umoŝliwia określenie miejsca połoŝenia opisów dla poszczególnych rodzajów wydruku (np. dla potwierdzenia standardowego strony nadawcy). PołoŜenie reguluje się poprzez podanie wartości przesunięcia w poziomie i w pionie w mm. Najlepiej najpierw wydrukować adres przy ustawieniach standardowych i gdy wydruk będzie w niewłaściwym miejscu, podać wartości przesunięcia w Kalibracji wydruku. 2.8 Konfiguracja Parametry programu. W pierwszej zakładce wprowadza się powiat na którym wydawane są dokumenty. Ponadto określa się tu informacje: - numeracja w wykazach od początku roku przy wyłączonej opcji numery wierszy danych w raportach są podawane w sposób ciągły niezaleŝnie od daty powstania dokumentu. - numeracja stron w dokumentach automatyczne numerowanie kolejnych stron w tworzonych dokumentach, - wybranie rejestru startowego (po uruchomieniu programu) - osoba, która będzie zapisana w polu Wydał decyzję. W zakładce Właściciel podaje się: nazwa, wydział, adres urzędu. W zakładce Adresowanize moŝna podać dane Nadawcy niezbędne do drukowania kopert oraz informacje dodatkowe, które mogą znaleźć się na kopertach: data, numer sprawy, tekst za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, tekst polecony, oraz rozmiar koperty i sposób druku (pion/poziom) W zakładce Autonumeracja określa się sposoby numerowania dokumentów oraz spraw. Przy wyborze numeracji w obrębie jednego rejestru, program będzie prowadził osobną numerację dla poszczególnych decyzji W zakładce Raporty moŝna określić czy w tabelach raportów mają być umieszczone dane odnośnie wnioskodawcy - właścicieli i działek 13

14 2.8.2 Lista obrębów. W tej opcji moŝna zobaczyć aktualną listę obrębów poszczególnych gminach, dodać nowy obręb lub gminę lub usunąć istniejące. Aby dodać nowy obręb naleŝy wybrać gminę, i nacisnąć przycisk Dodaj po prawej stronie okna. Aby usunąć istniejący obręb, naleŝy wybrać go z listy i nacisnąć przycisk Usuń Wskaźniki inflacji W tabeli tej wpisujemy wartości procentowe inflacji na dany rok Rejestracja. Program ESTIMA - Zalesienia musi zostać zarejestrowany, aby moŝna było legalnie prowadzić rejestry decyzji. Program niezarejestrowany działa jako wersja demonstracyjna (brak moŝliwości drukowania). Po złoŝeniu zamówienia na program ESTIMA - Zalesienia, uŝytkownik otrzymuje program na płycie CD- ROM oraz kartę z podanym kodem rejestracyjnym i nazwą uŝytkownika programu. Podane informacje naleŝy wprowadzić bezwzględnie zgodnie z wydrukiem. Okno rejestracji jest wyświetlane zawsze przy uruchamianiu programu (do czasu zarejestrowania). Dopiero wtedy program zacznie funkcjonować jako wersja zarejestrowana. 3 Lista dokumentów po uŝyciu filtru Filtrowanie umoŝliwia wybranie spośród duŝej ilości decyzji tylko tych, które spełniają zadane warunki, np. numer decyzji. W tym celu przygotowano specjalne okno (widoczne obok), które pozwala na podanie wymaganych kryteriów: - wybranie decyzji z jednej gminy, lub obrębu. - wybranie decyzji o zadanym numerze bądź od nr do nr - wybranie decyzji wydanych między podanymi datami, (wydania, waŝności lub dacie wniosku) - pisma do urzędu gminy 14

15 - termin powiadomienia, data zgłoszonej kontroli, data następnej kontroli, rozstrzygnięcie sprawy - wybranie decyzji przygotowanych lub wydanych przez określone osoby, - znalezienie decyzji z określoną uwagą. Po wprowadzeniu kryteriów naleŝy zatwierdzić zapytanie klawiszem OK. Przefiltrowane decyzje pojawią się w dolnej części ekranu. Później moŝna je przeglądać lub wykonać w oparciu o nie, raporty opisane w rozdziale Wymagania sprzętowe. Program ESTIMA wymaga komputera typu PC o konfiguracji: 1. Instalacja jednostanowiskowa: - procesor INTEL lub AMD o częstotliwości zegara co najmniej 200MHz, - pamięć RAM co najmniej 32MB, - karta graficzna o rozdzielczości co najmniej 800x600 i 256 kolorów, - dysk twardy o pojemności (ok. 10 Mb wolnego miejsca na program oraz wolne miejsce na dane) - system operacyjny MS Windows 95/98/Me/NT4.0/2000/XP, 2. Instalacja sieciowa konfiguracja komputera na którym jest zainstalowany serwer bazy danych: - procesor INTEL lub AMD o częstotliwości zegara co najmniej 300MHz, - pamięć RAM co najmniej 64MB, - karta graficzna o rozdzielczości co najmniej 800x600 i 256 kolorów, - dysk twardy (ok. 30 Mb wolnego miejsca na program oraz wolne miejsce na dane) - system operacyjny MS Windows 98/Me/NT4.0/2000/XP, - pozostałe komputery w sieci na których program jest uruchamiany powinny spełniać przynajmniej warunki takie jak dla instalacji jednostanowiskowej. - Zainstalowany protokół TCP/IP z określonymi numerami IP dla kaŝdego komputera w sieci Do współpracy z programem zalecane jest stosowanie drukarki A3 umoŝliwia to prawidłowy wydruk niektórych raportów tego formatu. 5 Instalacja. Program ESTIMA jest dostarczany na płycie CD-ROM. Instalacja programu składa się z dwóch etapów: instalacja serwera bazy danych i instalacja programów na komputerach uŝytkowników. I. Po włoŝeniu płyty do napędu CD-ROM komputera będącego serwerem bazy, naleŝy uruchomić plik SETUP_SRV.EXE (instalator serwera bazy danych), instalacja serwera przebiegnie dalej automatycznie. NaleŜy jeszcze odczytać i zanotować numer IP komputera (we właściwościach otoczenia sieciowego) II. Na kaŝdym z komputerów, na których program będzie miał działać, naleŝy uruchomić plik SETUP_ZA.EXE, instalacja serwera przebiegnie dalej automatycznie. Po instalacji programu, naleŝy podać zapisany wcześniej numer IP, który jest niezbędny, aby nastąpiło połączenie z bazą danych na serwerze. W razie problemów z konfiguracją programu w sieci, naleŝy skorzystać z pomocy administratora sieci lub informatyka. Pomoc równieŝ moŝna uzyskać kontaktując się z autorami oprogramowania ESTIMA. NaleŜy wiedzieć, Ŝe data wyświetlana i drukowana z programu jest przedstawiana zgodnie z formatem daty ustalonym dla systemu w danym komputerze, np (rok dwucyfrowo i kolejność RR.MM.DD), jeŝeli uŝytkownik chce, aby zapis był inny, musi zmienić ustawienia daty w Windows (Start-Ustawienia-Panel Sterowania-Ustawienia regionalne, zakładka Data), na przykład na dd mm rrrr. Przy pierwszym uruchomieniu programu naleŝy zarejestrować ESTIMĘ opis w rozdziale Ponadto na płycie znajduje się niniejsza instrukcja, którą moŝna skopiować na dysk twardy lub wydrukować. Teraz moŝna przystąpić do pracy z programem. 15

16 6. Dostosowanie parametrów programu do wymagań uŝytkownika. Aby program był prawidłowo uŝytkowany naleŝy wprowadzić kilka informacji, które później ułatwią tworzenie decyzji. NaleŜy wykonać następujące czynności: 1. Wprowadzić nazwy obrębów występujących w gminie (rozdział 2.8.2) 2. Podać dane uŝytkownika programu (rozdział 2.8) 3. Ustalić parametry kopert i zwrotek drukowanych przez program. 4. Zmodyfikować wzorce decyzji tak, aby odpowiadały przyjętym w danym urzędzie wymogom. Do tego celu naleŝy uŝyć edytora wzorców dokumentów (rozdział 2.5.9) 5. Wprowadzić dane z listy narzędzi. (rozdział 2.5) MoŜna takŝe tworzyć te dane na bieŝąco w trakcie pisania nowych decyzji. 7. Opis postępowania przy tworzeniu nowych decyzji. - Uruchomić program, wybrać Dodaj nowy dokument sprawę (rozdział 2.1.1) - Dodać dokument do sprawy Decyzja stwierdzająca prowadzenia uprawy leśnej. Pojawi się wówczas okno wprowadzania danych zgodne z wybranym wcześniej rodzajem rejestru (rozdział 2.2.1). Wszystkie pola dostępne do edycji w tym oknie naleŝy wypełnić. Część informacji, np. numer wpisuje się z klawiatury, część (data) poprzez wybór dnia z kalendarza Są równieŝ dane, które naleŝy wybrać z listy, np. działki lub osoby. JeŜeli takie dane są juŝ wprowadzone, wystarczy wybrać właściwą osobę lub działkę z listy, w przeciwnym wypadku, trzeba je wprowadzić do bazy (rozdział 2.5). Warto pamiętać, Ŝe gdy wnioskodawcą i właścicielem jest ta sama osoba, wystarczy podać dane wnioskodawcy, a pole właściciela pozostawić puste. - Po upewnieniu się, Ŝe wprowadzono prawidłowe i kompletne dane moŝna zatwierdzić okno rejestru. - Kolejnym krokiem powinno być wygenerowanie treści decyzji. Aby to zrobić, naleŝy nacisnąć przycisk Edycja treści - pojawi się wówczas edytor z treścią decyzji zgodną ze wzorcem i zawierającą dane wprowadzone wcześniej w oknie rejestru (numer sprawy, daty, nazwiska, numery działek, itp.). - Tak utworzoną treść dokumentu naleŝy przeredagować, to znaczy, prawidłowo odmienić nazwiska i imiona osób (np. Pana Wacław Seredyniecki zmienić na: Pana Wacława Seredynieckiego ), gdyŝ sam edytor nie jest w stanie takich odmian wykonać. - Ponadto, moŝna wprowadzić sformułowania i modyfikacje, które nie występują we wzorcu, a dotyczą konkretnej decyzji. - Gdy treść decyzji jest poprawna, moŝna ją wydrukować, pozostanie ona takŝe jako dokument w bazie danych programu. 16