Instrukcja obsługi programu Estima Spis kart informacyjnych

Transkrypt

1 Instrukcja obsługi programu Estima Spis kart informacyjnych

2 Początek pracy z programem Instalacja programu 1.2 Ustawienie formatu daty 1.3 Rejestracja programu 1. Bezpieczeństwo programu i archiwizowanie danych Hasła dostępu dla kaŝdego z uŝytkowników 2.2 Automatyczna archiwizacja 2.3 Archiwizacja na Ŝyczenie 2.4 Legalność programu 2.Karty informacyjne Dodawanie nowej karty 3.2 Edycja istniejącej karty 3.3 Usuwanie karty 4. Przeglądanie kart oraz innych danych Baza osób 4.2 Grupy i podgrupy dokumentów 5. Tworzenie raportów i zestawień z wykorzystaniem funkcji Filtr i Raport Opis funkcji programu z głównego menu Tworzenie stron HTML 6.2 Sortowanie danych w tabelce 6.3 Wykres 6.4 Opcja O programie

3 1.Początek pracy z programem 1.1 Instalacja programu Przed instalacją programu naleŝy upewnić się czy komputer, na którym będzie zainstalowany serwer bazy danych ma zainstalowany protokół TCP/IP (we właściwościach sieci) oraz określony stały numer IP. Program Estima Spis kart informacyjnych jest dostarczany na płycie CD-ROM. Instalacja programu składa się z dwóch etapów: instalacja serwera bazy danych i instalacja programów na komputerach uŝytkowników. Po włoŝeniu płyty do napędu CD-ROM komputera będącego serwerem bazy, naleŝy uruchomić plik SETUP_SRV.EXE (instalator serwera bazy danych), instalacja serwera przebiegnie dalej automatycznie. NaleŜy jeszcze odczytać i zanotować numer IP komputera (we właściwościach otoczenia sieciowego) Na kaŝdym z komputerów, na których program będzie miał działać, naleŝy uruchomić plik SETUP_O.EXE, instalacja programu przebiegnie dalej automatycznie. Po instalacji programu i jego uruchomieniu naleŝy podać zapisany wcześniej numer IP, który jest niezbędny, aby nastąpiło połączenie z bazą danych na serwerze. W razie problemów z konfiguracją programu w sieci, naleŝy skorzystać z pomocy administratora sieci lub informatyka. Pomoc równieŝ moŝna uzyskać kontaktując się z autorami oprogramowania ESTIMA. 1.2 Ustawienie formatu daty W celu właściwego wyświetlania daty w programie naleŝy format daty ustawić w systemie Windows. Aby to zrobić naleŝy kliknąć na przycisk Start w lewym dolnym rogu ekranu a następnie wybrać opcję Ustawienia -> Panel sterowania -> Ustawienia regionalne i na zakładce Data ustawić prawidłowy format daty. Zalecany format to dd- MM-rrrr czyli lub teŝ rrrr-mm-dd czyli Rejestracja programu

4 Przy pierwszym uruchomieniu programu naleŝy go zarejestrować. W tym celu z głównego menu naleŝy wybrać Oprogramie / Rejestracja.W oknie rejestracji naleŝy wpisać uŝytkownika i hasło z Umowy licencyjnej, która jest dołączona do programu; np.: uŝytkownik: Wrocław hasło: 5664-HADB Ponadto na płycie znajduje się niniejsza instrukcja, którą moŝna skopiować na dysk twardy lub wydrukować. Teraz moŝna przystąpić do pracy z programem. 2.Bezpieczeństwo programu i archiwizowanie danych 2.1 Hasła dostępu dla kaŝdego z uŝytkowników W celu ochrony wprowadzania danych osobowych oraz umoŝliwienia wprowadzania danych tylko niektórym pracownikom urzędu naleŝy kaŝdemu pracownikowi przydzielić uŝytkownika i hasło. Takie system (z uŝyciem haseł) zapewnia bezpieczeństwo gromadzonych informacji jak i lepsze późniejsze ich przetwarzanie. Ponadto kaŝdemu z pracowników upowaŝnionych do obsługi programu moŝna nadać uprawnienia do edycji i dodawania kart oraz do usuwania kart. W celu nadawania uprawnień poszczególnym pracowników naleŝy skorzystać z przycisku Zmiany znajdującym się na pierwszym oknie startowym programu. Po dodaniu nowych uŝytkowników i ustawieniu uprawnień naleŝy program uruchomić do końca a następnie zamknąć i jeszcze raz uruchomić. Standardowo program Estima Spis kart informacyjnych ma

5 wprowadzonego jednego uŝytkownika Administrator z pustym hasłem. 2.2 Automatyczna archiwizacja Program Estima Spis kart informacyjnych sam dba o bezpieczeństwo wprowadzanych danych. Automatycznie na koniec kaŝdego dnia po tuŝ przed ostatnim zamknięciem programu w danym dniu tworzy kopię bazy danych. Kopia ta jest zapisywana w cyklu trzydziestodniowym, tzn. w archiwum maksymalnie moŝe być 31 plików. Aby przywrócić bazy danych z jednego z ostatnich trzydziestu jeden dni naleŝy wybrać opcję Wczytaj dane z archiwum z głównego menu programu z opcji Plik. 2.3 Archiwizacja na Ŝyczenie Pozostałe funkcje z opcji Plik czyli Zapisz kopie bazy danych oraz Wczytaj kopie bazy danych słuŝą do tworzenie kopii bazy danych na Ŝyczenie uŝytkownika w dowolnym momencie działania programu. Zalecane jest korzystanie z tych funkcji przynajmniej raz w miesiącu lub przynajmniej raz na kwartał i przegranie powstałej kopii bazy danych na inny komputer lub nagranie jej na inny, bardziej trwały nośnik danych taki jak płyta CD czy pamięć ZIP. 2.4 Legalność programu KaŜda płyta instalacyjna programu Estima Spis kart informacyjnych jest przygotowywana indywidualnie dla kaŝdego przyszłego uŝytkownika. Dane legalnego uŝytkownika programu są cały czas widoczne na górnym pasku głównego okna programu, w nawiasie kwadratowym, po tekście Spis kart informacyjnych. 3. Karty informacyjne 3.1 Dodawanie nowej karty

6 W celu dodania nowej karty naleŝy najpierw wybrać z górnego menu przycisków właściwy dział, do którego wpisywana karta ma być dołączona. Program Estima Spis kart informacyjnych zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Środowiska z dnia 17 czerwca 2003 roku gromadzi karty w jednym z dziewięciu działów: wnioski, prognozy decyzje / postanowienia, wykazy, strategie / plany zgłoszenie polityka inne. raporty, Po wybraniu działu, do którego dopiszemy kartę korzystamy z przycisków znajdujących się po lewej stronie. Zielony przycisk Dodaj spowoduje otwarcie się nowego okna edycyjnego, do którego trzeba wpisać dane dotyczące inwestycji mającej wpływ na środowisko a wymagane w Rozporządzeniu. PoniŜej omówiony zostanie sposób wprowadzania danych na przykładzie działu Wioski.

7 Uwaga: Pola w oknie edycji danych dzielą się na kilka grup w zaleŝności od sposobu wprowadzania danych: pole samouczący się słownik jest to pole, które uzupełnia się automatycznie o kaŝdą nową wartość, która zostanie wpisana, np. wpisując miejsce przechowywania dokumentacji raz wpisany pokój 126 juŝ będzie zapamiętany w słowniku i przy redagowaniu danych do następnej karty naleŝy tę wartość wybrać korzystając z rozwinięcia tego pola. Takie rozwiązanie jest niezbędne aby uniknąć błędów róŝnego wpisywania danych co utrudnia późniejsze korzystanie z opcji Filtr. W innym wypadku, jeśli uŝytkownik nie będzie korzystał z tej funkcji mogą nastąpić przekłamania w rodzaju pok. 126, p.126, pokój126, itd. Jednocześnie naleŝy pamiętać aby bardzo uwaŝnie wpisywać dane po raz pierwszy gdyŝ późniejsze skasowanie źle wprowadzonej wartości jest niemoŝliwe, pole z bazy (zakres, wnioskodawca, grupa) jest to pole, do którego informacje są przenoszone z innych okien, które to okna pełnią funkcję osobnych baz danych,

8 pole z przyciskiem znajdź do tych pól moŝna wprowadzać dane z klawiatury lub automatycznie przeszukiwać wcześniejsze wpisy w celu odnalezienia karty, która jest związana w nowo wpisywaną kartą poprzez wnioskodawcę, pola do którego wpisuje się datę, w celu jednolitego wpisywania dat naleŝy skorzystać z funkcji kalendarza, czyli z przycisku znajdującego się na końcu pola edycji pola. KaŜde naciśnięcie przycisku Dodaj spowoduje automatyczne nadanie numeru karcie, nawet jeśli wycofamy się z dodania karty to ten numer został juŝ wykorzystany. Czyli jeśli ostatnio wprowadzona karta miała numer 120 to po naciśnięciu przycisku Dodaj karta (na razie wirtualna) otrzymuje numer 121, jeśli zrezygnujemy z wprowadzania danych naciskając przycisk Anuluj to ponowne naciśnięcie przycisku Dodaj nada nowej karcie numer 122. Numer 121 nie zostanie juŝ nadany Ŝadnej karcie, jest to numer stracony. Pola do wprowadzania danych dotyczących wniosku: a)oznaczenie wewnętrzna numeracja urzędu jeśli jest istotna w pracy wydziału i róŝni się od znaku sprawy, nie jest konieczne wypełnianie tego pola, b)zakres przedmiotowy wniosku (przycisk Wybierz) kaŝdy zakres wniosku zapisywany jest do bazy, jest to pomocne jeśli treść wniosku często się powtarza, unika się wtedy wielokrotnego wklepywania tej samej treści wniosku, c)znak sprawy ciąg znaków literowo-liczbowych, d)data złoŝenia (kalendarz) e)dane wnioskodawcy (przyciski Dodaj / Usuń) informacje z bazy osób, f)wyszczególnienie załączników (samouczący się słownik) g)miejsce przechowywania (samouczący się słownik) h)informacje o (nie)uwzględnieniu i)zastrzeŝenia dotyczące udostępniania (samouczący się słownik)

9 j)numery innych wpisów (przycisk Znajdź) k)inne oznaczenia (przycisk Znajdź) l)uwagi w pole to moŝna wpisać dowolny ciąg znaków, m)gmina/dzielnica (samouczący się słownik) do tego słownika najlepiej na początku pracy z programem naleŝy wpisać wszystkie gminy lub dzielnice, które terytorialnie znajdują się na obszarze działania urzędu miasta lub starostwa powiatowego, n)grupa (przycisk Zmień) informacje z bazy grup i podgrup treści dokumentów np. woda, powietrze, odpady, geologia, o)wprowadził (automat) w pole to automatycznie wpisuje się osoba, która zalogowała się jako operator tego programu w czasie jego uruchomienia, p)dla architektury (wybierane) oznacza się tutaj wnioski, które maja szczególne znaczenie dla wydziału architektury i budownictwa, lub te które zostały przyjęte przez ten wydział. 3.2 Edycja istniejącej karty Edycja kart (jak równieŝ podgląd pełnych danych wybranej karty) następuje poprzez zaznaczenie, niebieską belką, karty którą chcemy edytować tak w górnej tabelce jak i w dolnej (po przefiltrowaniu górnej tabelki) a następnie naciśnięciu niebieskiego przycisku Edycja lub teŝ poprzez podwójne szybkie kliknięcie myszką na niebieskiej belce. 3.3 Usuwanie karty Usuwanie karty z rejestru kart następuje dwuetapowo. Najpierw usuwana jest karta czasowo, tzn. ciągle są widoczne wprowadzone dane natomiast nie jest ta karta uwzględniana w zestawieniach, raportach i wykresach. Dopiero ponowne wybranie tej karty (w rejestrze wyświetlana jest inna czcionką) i naciśnięcie czerwonego przycisku Usuń spowoduje jej całkowite wykasowanie z bazy danych. 4. Przeglądanie kart oraz innych danych 4.1 Baza osób

10 Aby przeglądać bazę osób naleŝy nacisnąć przycisk Osoby znajdujący się po lewej stronie ekranu lub przycisk Dodaj w czasie edycji karty. Wszystkie osoby w jakikolwiek sposób związane z gromadzonymi dokumentami są umieszczone w bazie osób. KaŜda osoba posiada informacje standardowo opisujące jej miejsce zamieszkania (ulica, miejscowość, kod pocztowy, numer domu i numer mieszkania) oraz dodatkowo posiada oznaczenie czy jest ona osobą fizyczną czy prawną. Wpisując literę w pole Nazwisko/firma kursor automatycznie ustawia nam się na pierwszą osobę, której nazwisko (lub nazwa firmy) zaczyna się od tej wpisanej litery. 4.2 Grupy i podgrupy dokumentów W celu szybszego przeszukiwania zgromadzonych informacji kaŝda wprowadzona karta jest przypisana do grupy dokumentów. Ta informacja nie jest wymagana w Rozporządzeniu ale jest bardzo przydatna w późniejszej pracy z programem. Zalecane jest stworzenie grup i podgrup dokumentów przed przystąpieniem do wprowadzania kart (moŝna teŝ tę bazę

11 systematycznie powiększać przy wpisywaniu kolejnych kart do programu). W celu przyjemniejszej pracy z programem w miejsce rozwijanych grup wstawiliśmy rozweselające śmieszki, nie jest to wirus lecz celowe działanie autorów programu. Do kaŝdej grupy moŝna dodać dowolną ilość podgrup, do podgrup moŝna dodać następne podgrupy, rozłoŝystość drzewa nie jest więc ograniczona. 5. Tworzenie raportów i zestawień z wykorzystaniem funkcji Filtr i Raport Przyciski Filtr i Raport słuŝą do wyszukiwania informacji w zgromadzonych kartach a następnie wydrukowania pojedyńczej karty lub zestawienia kart. Drukowanie kart jak i zestawień ma dwie opcje albo w wersji tylko z danymi wymaganymi w Rozporządzeniu (dane standard) albo w wersji pełnej (dane pełne) czyli z dodatkowymi danymi (Oznaczenie, Grupa, Gmina/Dzielnia). W zestawieniu kart wydrukują się tylko te karty, które będą znajdować się w dolnej tabelce czyli po przefiltrowaniu. Filtrowanie kart moŝna przeprowadzić zadając róŝnorodne kryteria szukania: zakres dat (zadając np. miesiąc, kwartał, itd.), gminy/dzielnice, fragment zakresu treści dokumentu, osobę związaną z dokumentem, karty waŝne dla wydz. architektury,

12 osoba wprowadzająca kartę. Dodatkowo moŝna zawęzić szukanie w kartach usuniętych (oznaczone inna czcionką w tabelce spisu kart), nie usuniętych lub we wszystkich kartach. Efektem końcowym szukania karty/kart jest wydruk, poniŝej zostały przedstawione przykładowe wydruki pojedyńczych kart w wersji danych standard i pełne oraz zestawienie kart w wersji standard.

13 6. Opis pozostałych funkcji programu z głównego menu 6.1 Tworzenie stron HTML Program Estima Spis kart informacyjnych automatycznie generuje strony HTML, które następnie moŝna umieścić na własnych stronach internetowych urzędu. W celu stworzenia plików HTML naleŝy skorzystać z opcji głównego menu HTML. Najpierw naleŝy wygenerować pliki poprzez wybranie opcji Stwórz pliki HTML. Pliki zostały umieszczone w katalogu html znajdującym się w tym katalogu, w którym został zainstalowany program. Uruchamiając plik index.html moŝna przejrzeć, w przeglądarce internetowej, zgromadzone karty informacyjne, jednak nie moŝna tutaj skorzystać z opcji szukania czy filtrowania danych. Jeśli komputer, na którym zainstalowany jest program Estima Spis kart informacyjnych posiada łącze internetowe moŝna wysłać stworzone pliki na wcześniej przygotowane miejsce na serwerze urzędu. W tym celu korzystamy z opcji Wyślij bazę na serwer WWW.

14 6.2 Sortowanie danych w tabelce Dane w kolumnach, widoczne w tabelce z podstawowymi danymi z kart są stałe, moŝna natomiast zmieniać ich szerokość oraz kolejność (zmiany w ustawieniu i szerokości kolumn dokonuje się za pomocą myszki). Dane po prawej stronie ekranu czyli nazwisko, gmina, grupa oraz ilość kart równieŝ są ustawione na stałe. Natomiast wielkość górnej i dolnej tabelki moŝna regulować przesuwając myszką linię rozdzielającą obie tabelki. Aby przesortować karty w tabelce naleŝy uŝyć opcji z górnego menu Sortowanie. Standardowo ustawiona jest opcja sortowania wg numeru wpisu karty. 6.3 Wykres W celu wizualnego przedstawienia ilości wpisanych kart informacyjnych moŝna skorzystać z opcji Wykres w głównym menu. W pierwszym oknie dialogowym naleŝy wybrać rok kalendarzowy, dla którego wykres ma zostać sporządzony, jest on generowany oddzielnie dla kaŝdego działu czyli dla wniosków, decyzji, strategii, itd. Wykres moŝna wydrukować i np. dołączyć do rocznego sprawozdania z pracy wydziału.

15 6.4 Opcja O programie W opcji tej otwiera się okno z telefonami do naszej firmy oraz adresem naszej strony internetowej. Mamy nadzieję, Ŝe powyŝsza instrukcja ułatwi Państwu prace z naszym programem Estima Spis kart informacyjnych. Jeśli jednak macie Państwo jakieś pytania, uwagi czy sugestie serdecznie zapraszamy do kontaktu z nami, telefonicznie lub em: estima@geo.pl