Opis przedmiotu zamówienia

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego nr: FRII MB Opis przedmiotu zamówienia Wykonanie projektu i realizacja zabudowy stoiska wystawienniczego promującego województwo łódzkie podczas IX Międzynarodowych Targów Turystyki Wiejskiej i Agroturystyki AGROTRAVEL 2017, które odbędą się w Kielcach w terminie 7-9 kwietnia 2017 r. W ramach realizacji zadania Wykonawca będzie odpowiedzialny przede wszystkim za: 1. wykonanie projektu graficznego stoiska, 2. przygotowanie zabudowy zgodnie z zatwierdzonym projektem graficznym, 3. dbanie o stoisko przez cały czas trwania targów od strony technicznej, 4. demontaż stoiska po zakończeniu targów. Ad. 1. Wykonanie projektu graficznego stoiska Wykonawca przygotuje w ramach oferty i przedstawi do akceptacji Zamawiającego projekt graficzny stoiska, zgodny z wytycznymi Zamawiającego. Najważniejszym założeniem dotyczącym zorganizowania stoiska podczas Targów Agrotravel jest zaprezentowanie województwa łódzkiego jako całości (z uwagi na rolę Regionu Partnerskiego) z położeniem nacisku na obszary wiejskie (z uwagi na tematykę targów), co powinno się przejawiać przede wszystkim w nowoczesności formy wystawienniczej, estetyce wizualizacji oraz funkcjonalności rozmieszczenia poszczególnych elementów. Stoisko powinno zostać zaprojektowane w taki sposób, aby umożliwiało właściwą ekspozycję walorów turystycznych Województwa Łódzkiego oraz potencjalnych podwystawców. Aby zapewnić odpowiedni komfort dla rozmów biznesowych, Zamawiający dopuszcza możliwość, że stoisko będzie dwupoziomowe mogą być jednak inne rozwiązania, przy zachowaniu założenia, że część ta będzie oddzielona od reszty stoiska i pozwoli na swobodne rozmowy. Stoisko ma sprawiać wrażenie, że jest otwarte i dostępne, ale jednocześnie zaprojektowane tak, aby odwiedzający mieli utrudniony dostęp do środka stoiska. Stoisko powinno być przestronne, estetyczne i funkcjonalne w kontekście wyposażenia oraz oświetlenia (gra światłem), wyróżniające się nowoczesną zabudową, innowacyjnymi rozwiązaniami technicznymi oraz propozycją nowoczesnej, spójnej i przejrzystej aranżacji, budującej pozytywny wizerunek Łódzkiego i tworzącej atmosferę przyjazną dla rozmów biznesowych. Konstrukcja ścian wewnętrznych i zewnętrznych stoiska powinna być ukryta, bez widocznych łączeń, umożliwiająca swobodne i bezproblemowe naniesienie grafik. Grafiki powinny zostać umieszczone na wszystkich ścianach stoiska, za wyjątkiem wewnętrznych ścian magazynu, oraz na nadbudowie, a także na ladach informacyjnych. Oświetlenie stoiska powinno być dostosowane do zaprojektowanego wystroju

2 wymagane ciekawe aranżacje świetlne dla całego stoiska (np. podświetlone lady, podwieszany sufit w którym umieszczone będzie oświetlenie ledowe). Na ścianie stoiska muszą zostać umieszczone oznakowania zgodne z Księgą Wizualizacji znaku PROW na lata i Systemem Identyfikacji Wizualnej Województwa Łódzkiego. Wykonawca do oferty dołączy wizualizację graficzną widoku stoiska przynajmniej z trzech stron, tj.: z boku, z góry oraz z przodu, z czego przynajmniej jedną przy włączonym świetle. Wizualizacja musi zawierać elementy zawarte w opisie dotyczącym wymagań co do projektu stoiska. Zamawiający zastrzega sobie prawo do drobnych zmian w wizualizacji, nie wpływających na punktację wizualizacji Stoiska. W tym celu Zamawiający zapewni powierzchnię wystawienniczą na terenie Targów Kielce o wielkości 80,00 m² w postaci stoiska wyspowego. Wykonawca wraz z projektem graficznym przedstawi zapotrzebowanie na przyłącza w zakresie instalacji wod.-kan. i elektrycznej niezbędne do funkcjonowania stoiska. Na niniejszym projekcie stoiska będą zaznaczone punkty, do których mają być doprowadzone przyłącza. Ad. 2. Przygotowanie zabudowy zgodnie z zatwierdzonym projektem graficznym Wykonawca zobowiązuje się przy wykonywaniu zamówienia, tj. przy projektowaniu stoiska, dostawie elementów stoiska oraz przy jego montażu uwzględniać i bezwzględnie stosować warunki techniczne dla wystawców podczas trwania Targów określone przez Organizatora Targów. Udostępnienie stoiska Zamawiającemu nie później niż o godzinie 16:00 w dniu poprzedzającym dzień rozpoczęcia imprezy targowej. W przypadku zgłoszenia przez Zamawiającego uwag do wykonania stoiska, w szczególności jego niezgodności z projektem, Wykonawca w terminie najpóźniej do godziny 18:00 dnia poprzedzającego rozpoczęcie imprezy targowej udostępni stoisko uwzględniające uwagi zgłoszone przez Zamawiającego. Wyposażenie stoiska w niezbędny sprzęt, urządzenia i akcesoria kuchenne wymienione w specyfikacji i projekcie. Wykonanie grafiki, napisów i znaków wystawców na stoisku zgodnie z projektem, zatwierdzonym przez Zamawiającego. I. Wyposażenie stoiska powinno obejmować w szczególności: 1. Część przeznaczona do spotkań ze zwiedzającymi targi: a) wykonanie zabudowy stoiska oraz wszystkich elementów stoiska zgodnie z projektem i specyfikacją.

3 b) powierzchnia całkowita do zabudowy wyniesie 80,00 m 2, stoisko wyspowe. Wykonawca powinien zaplanować zorganizowanie stoiska z materiałów dobrej jakości, ściany muszą być wykończone estetycznie, bez śladów łączeń. c) zapewnienie profesjonalnego oświetlenia (emitujące światło bezpieczne nie wytwarzające temperatury); d) zieleń i inne dekoracje: na stoisku powinny znaleźć się m.in. subtelne kompozycje roślinne dopasowane do całości projektu, które mogą stanowić rozdzielenie poszczególnych części tematycznych stoiska. W wizualizacji mogą zostać wykorzystane niestandardowe rozwiązania, np. kompozycje złożone z owoców w szklanych naczyniach; e) zapewnienie 8 lad informacyjnych o wymiarach przynajmniej 1 m x 0,5 m, wysokość 0,9 m; f) zapewnienie 16 hokerów; g) zapewnienie 2 stojaków na broszury; h) zapewnienie minimum 2 ekranów o przekątnej min. 48 cali ze zdolnością odtwarzania cyfrowych materiałów multimedialnych w formacie MP4 z nośnika danych (pendrive). i) zapewnienie jednego wysokiego standu z 4 wysokimi krzesłami (tapicerowane hokery z oparciem); j) wyodrębnienie na stoisku stanowiska do przeprowadzenia pokazów kulinarnych (lada o wymiarach ok. 200 x 70 cm wraz z płytą grzewczą o wymiarach 60 cm x 60 cm); k) zapewnienie sprawnej płyty indukcyjnej z 4 polami grzewczymi z odpowiedni podpięciem do sieci; l) lady muszą posiadać dostęp do elektryczności 1 gniazdo elektryczne przy każdej ladzie informacyjnej. Podłączenie prądu do lad musi być zgodne z zasadami BHP, funkcjonalne i ukryte; 2. Część przeznaczona do rozmów: Będzie to miejsce do spotkań dla wystawców i gości, musi być zlokalizowane wewnątrz albo na drugim poziomie stoiska. Ta część powinna być wyposażona przynajmniej w 2 kanapy, 2 fotele, 2 stoliki do prowadzenia rozmów biznesowych, kompozycje roślinne / rośliny w doniczkach. Zamawiający dopuszcza możliwość wymiany części mebli na inne (np. zamiast kanap krzesła, zamiast stolika ława). Kolorystyka mebli winna być dopasowana do kolorystyki stoiska. 3. Funkcjonalne zaplecze magazynowe Zaplecze powinno mieć powierzchnię od 8 do 10 m 2 stoiska, musi być niedostępne dla zwiedzających, zamykane na klucz, posiadać dostęp do elektryczności min. 4 gniazda elektryczne oraz gniazda elektryczne niezbędne do podłączenia sprzętu kuchennego, szafka ze zlewozmywakiem z podłączoną wodą zimną i ciepłą. Zaplecze powinno być wyposażone przynajmniej w: a) 3 regały o wymiarach: ok. 1m długości, wysokość min. 2 m, głębokość półek max. 40 cm, b) zamykaną na klucz szafkę

4 c) wieszak na ubrania dla min. 10 osób, d) 2 szafki z blatem do przechowywania żywności oraz sprzętu kuchennego, e) zestaw do utrzymania czystości na stoisku m.in. 2 kosze na śmieci o pojemności min. 35 litrów, szczotki itp. Ad. 3. Utrzymanie i obsługa techniczna stoiska Dbanie o stoisko przez cały czas trwania targów od strony technicznej Wykonawca będzie odpowiedzialny w szczególności za: a) zastosowanie do wykonania zabudowy materiałów zgodnych z normami Organizatora targów. Przestrzeganie wszelkich przepisów i norm dotyczących BHP i przeciwpożarowych obowiązujących w miejscu położenia stoiska targowego, b) zapewnienie utrzymania i obsługi technicznej stoiska poprzez zapewnienie sprawności urządzeń znajdujących się na wyposażeniu stanowiska, niezwłoczne usuwanie wszystkich wad i usterek itp., przez cały czas trwania targów oraz bieżące utrzymanie czystości i estetyki stoiska. Ad. 4. Demontaż stoiska po zakończeniu targów Wykonawca będzie odpowiedzialny za demontaż zabudowy po zakończeniu targów, zgodnie z wytycznymi określonymi przez Organizatora targów, oraz utylizację wskazanych przez Zamawiającego elementów stoiska.

5 Główne założenia koncepcji wykonania stoiska na targi AGROTRAVEL: Wykonawca powinien uwzględniać wykorzystanie nowoczesnych i multimedialnych rozwiązań dotyczących budowy stoisk targowych, z łatwym dostępem dla potencjalnych gości. Stoisko swoim wystrojem powinno nawiązywać do tematyki targów (turystyka wiejska) oraz uwzględniać charakter i specyfikę regionu łódzkiego. Koncepcja stoiska powinna być oparta na ograniczonej liczbie kolorów, dopasowanych do motywu przewodniego, w celu zapewnienia indywidualnego charakteru stoiska. 1. Region partnerski: stworzenie stoiska, które będzie promowało obszary wiejskie (z uwagi na odniesienie do tematyki targów), a jednocześnie będzie odnosiło się do całego regionu, aby jak najlepiej oddać województwo łódzkie jako całość (z uwagi rolę regionu partnerskiego): 1) przygotowanie wizualizacji zgodnie z motywem przewodnim i haseł, które będą nawiązywały do Systemu Identyfikacji Wizualnej Województwa Łódzkiego, aby podkreślić jedność regionu; 2) nowoczesna konstrukcja stoiska z elementami wystroju nawiązującymi do tradycji wiejskich województwa łódzkiego. 2. Motyw przewodni: jeden wspólny element, który podkreśli spójność projektu. Jako motyw należy wykorzystać haft opoczyński. Opoczyńskie jest regionem leżącym blisko Świętokrzyskiego to w szczególności do mieszkańców tego regionu trafi oferta Łódzkiego. Dodatkowo jest to jeden z bogatszych w tradycje region województwa, a haft opoczyński jest rozpoznawalny i może być wykorzystany na różne sposoby z uwagi na jego różnorodność zarówno drobne elementy haftu w miejscach, gdzie stanowi on tylko dodatek, jak i piękne i bogate elementy tam, gdzie trzeba podkreślić motyw przewodni. 3. Tematyka stoiska: stoisko będzie podzielone na cztery części tematyczne: 1) turystyka kulinarna (produkty przygotowane przez zaprzyjaźnione koła gospodyń wiejskich, produkty tradycyjne regionu, najbardziej charakterystyczne potrawy); 2) agroturystyka (współpraca z gospodarzami agroturystycznymi z województwa); 3) turystyka aktywna i rekreacja (szlaki piesze, rowerowe, kajakowe, odpoczynek); 4) zwiedzanie (obiekty zabytkowe skanseny, zamki; zlokalizowane na obszarach wiejskich atrakcje dla turystów). Wykonawca musi także przewidzieć w projekcie stoiska miejsce dla zespołu muzycznego, który będzie przez cały czas trwania targów. Musi to być wydzielona powierzchnia, Wykonawca może zaplanować np. podest. Miejsce to nie musi być takiej samej wielkości jak poprzednie części. 4. Hasła: wykorzystanie haseł nawiązujących do SIWWŁ hasło główne Wieś promuje Łódzkie i zamiennie Łódzkie promuje wieś oraz hasła dla każdej części stoiska, tj. odpowiednio: ZJEDZ w Łódzkiem ; ODPOCZNIJ w Łódzkiem ; PRZEŻYJ w Łódzkiem ; ZOBACZ w Łódzkiem; hasła zapisane lodzerem.