UDZIAŁU FIRMY W TARGACH NEGOCIOS NOS TRILHOS

Transkrypt

1 Gliwice, dn Nr ref.: Nazwa firmy: P.U.T. GRAW Sp. z o.o. Ulica: ul. Karola Miarki 12 Miejscowość: Gliwice Kod: Adres info@graw.com Osoba kontaktowa: Małgorzata Gizińska Telefon osoby kontaktowej: ZAPYTANIE OFERTOWE dotyczące ORGANIZACJI UDZIAŁU FIRMY W TARGACH NEGOCIOS NOS TRILHOS odbywających się w Sao Paulo w Brazylii w dn listopada 2014 r. Firm P.U.T. GRAW Sp. z o.o., zwana dalej Zamawiającym zwraca się z prośbą o przedstawienie oferty na realizację i organizację poszczególnych zadań udziału firmy w targach branży kolejowej NEGOCIOS NOS TRILHOS odbywających się w Sao Paulo w Brazylii w dn r. 1. WYMOGI WOBEC OFERENTÓW Zamawiający oczekuje, że Oferent dysponuje odpowiednim potencjałem, doświadczeniem i kompetencjami umożliwiającymi zrealizowanie niniejszego zamówienia z jak najwyższą starannością oraz efektywnością.

2 2. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA OFERTOWEGO Przedmiotem zapytania jest obsługa w zakresie wynajmu powierzchni wystawienniczej wewnątrz pawilonu wystawienniczego, przygotowanie, zabudowa i demontaż stoiska targowego, obsługa organizacyjno-techniczna stoiska, organizacja transportu eksponatów Zamawiającego oraz organizacja wybranych działań promocyjnych związanych z jego udziałem jako wystawcy w targach NEGOCIOS NOS TRILHOS SPECYFIKACJA PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA W ramach niniejszego zapytania, oczekuje się, iż oferenci uwzględnią w ofercie następujące elementy: 1. Zapewnienie powierzchni wystawienniczej 20 m 2 wewnątrz pawilonu wystawienniczego, wraz z podłączeniem do mediów (zasilanie elektryczne 2 kw, 3 punkty zasilania). 2. Opracowanie projektu oraz wynajem wykonanej zgodnie z tymże projektem, kompleksowej zabudowy targowej wraz z instalacją elektryczną. Stoisko musi spełniać min. następujące wymogi w zakresie technicznym oraz wyposażenia: powierzchnia zabudowy 20 m2, lokalizacja: narożnikowa, typ zabudowy: niestandardowa, lada informacyjna + hoker zamocowane do ściany 2 półki o długości cm, o dopuszczalnym obciążeniu do 20 kg, do ekspozycji produktów, telewizor LCD o przekątnej 50, 1 stół i 4 krzesła, top w formie fryzu identyfikacyjnego, umieszczony centralnie, dwie kolumny umieszczone skrajnie po bokach stoiska, oznakowanie stoiska z wykorzystaniem: a) logotypów firmowych dostarczonych przez Zamawiającego oraz odniesienie do Unii Europejskiej, hasła określonego, podkreślającego wartość dodaną pomocy Wspólnoty, Fundusze Europejskie dla rozwoju innowacyjnej gospodarki lub Dotacje na innowacje, najlepiej z wyrażeniem Inwestujemy w waszą przyszłość b) elementów oznakowania stoisk wynikających z systemu identyfikacji Marki Polskiej Gospodarki. oświetlenie, w obrysie stoiska, w części tylnej, zaplecze socjalne o powierzchni 2 m 2 wyposażone w regał z półkami, kosz na śmieci, stolik, przyłącze elektryczne 2kW, bez przyłącza wody, kolorystyka: ściany białe, kolumny oraz tylna ściana niebieskie (odwzorowanie koloru RAL 5010 Gentian blue), wykładzina w kolorze niebieskim zbliżonym do koloru na tylnej ścianie i kolumnach małe zaplecze: regał, kosz na śmieci, bez wody, stojak na katalogi/ ulotki dostarczony przez Zamawiającego nadruki z grafikami na ścianach stoiska według projektu Zamawiającego 3. Zapewnienie obsługi organizacyjno-technicznej stoiska, codziennego sprzątania oraz ochrony.

3 4. Zapewnienie usługi tłumaczenia, przez co zamawiający rozumie zapewnienie do wyłącznej dyspozycji na czas trwania targów NEGOCIOS NOS TRILHOS, tłumacza posługującego się językiem polskim oraz portugalskim, posiadającego min. 5-letnie doświadczenie w tłumaczeniu rozmów biznesowych w Brazylii w systemie symultanicznym lub konsekutywnym. 5. Zapewnienie wpisu do katalogu firmowego, 6. Zapewnienie transportu w obie strony i spedycji produktów ekspozycyjnych oraz materiałów i publikacji reklamowych firmy. Usługa musi obejmować koszty transportu, ubezpieczenia oraz wszelkie, wymagane prawem opłaty związane z odprawą celną. Szacowana waga i wielkość przesyłki to 4 skrzynie: 17 kg, 99 kg, 102 kg, 48 kg. 7. Zredagowanie, przetłumaczenie i opracowanie graficzne dwóch publikacji prasowych w branżowych tytułach. Jednej przed rozpoczęciem targów zapraszającej do odwiedzenia stoiska targowego naszej firmy oraz prezentującej naszą firmę i nasze produkty, i drugiej, relacjonującej udział naszej firmy w targach po ich zakończeniu. Zamawiający dostarczy tekst w postaci edytowalnej i grafikę w wysokiej rozdzielczości, a Oferent uzgodni z nim ostateczną postać materiału do druku. 4. WARUNKI PŁATNOŚCI 1. Przedpłata 15% na poczet wynajmu powierzchni w terminie do dnia % pozostałej wartości usług w terminie do dnia % pozostałej wartości usług w terminie 7 dni od daty dostarczenia eksponatów do siedziby Zamawiającego. 8. KRYTERIA WYBORU OFERT 1. Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego w oparciu o następujące kryteria i ich znaczenie: Nazwa kryterium Znaczenie (%) Maksymalna liczba punktów możliwych do uzyskania w danym kryterium 1. Cena 80% Doświadczenie 20% Opis kryterium 1. Cena, którym będzie się kierował składający zapytanie przy wyborze oferty: Kryterium zostanie ocenione w skali punktowej do 80 punktów, w taki sposób, że oferta najtańsza uzyska 80 punktów, a pozostałe oferty otrzymają proporcjonalnie mniej punktów, wg wzoru: cena najniższa liczba punktów = x 80 pkt cena badanej oferty Punkty zostaną zaokrąglone do dwóch miejsc po przecinku.

4 3. Opis kryterium 2. Doświadczenie, którym będzie się kierował składający zapytanie przy wyborze oferty: Składający zapytanie dokona oceny kryterium 2. Doświadczenie na podstawie załączonego do oferty oświadczenia, z którego powinno wynikać, ile w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, Oferent wykonał zabudów targowych wraz z wykonaniem projektu, na targach i imprezach wystawienniczych odbywających się na terenie Brazylii. Na potwierdzenie spełniania warunków oceny, Oferent zobowiązany jest przedłożyć referencje potwierdzające wykonanie każdego z wymienionych w oświadczeniu stoisk targowych, z których wynikać będzie co najmniej to, że usługi zostały wykonane zgodnie z umową zawartą z zamawiającym, tj. w odpowiedniej jakości oraz terminie. Kryterium zostanie ocenione w skali punktowej do 20 punktów, w taki sposób, że oferta prezentująca udokumentowane doświadczenie w zakresie zabudowy największej liczby stoisk uzyska 20 punktów, a pozostałe oferty otrzymają proporcjonalnie mniej punktów, wg wzoru: cena najniższa liczba punktów = x 80 pkt cena badanej oferty Punkty zostaną zaokrąglone do dwóch miejsc po przecinku. 4. W razie uzyskania przez dwie lub więcej firmy takiej samej ilości punktów, zamawiający przeprowadzi dodatkową rozmowę kwalifikacyjną w celu wyłonienia zwycięzcy. Firma zastrzega prawo do anulowania lub zmiany zapytania ofertowego bez podania przyczyny zgodnie z art Kodeksu Cywilnego. 9. TRYB SKŁADANIA OFERT: Oferta powinna zostać przesłana za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres mailowy: info@graw.com lub faksem na numer: (32) lub przesłana za pośrednictwem poczty na adres siedziby firmy Gliwice. ul. Karola Miarki 12 lub dostarczona do siedziby Zamawiającego (adres j.w.) w formie pisemnej do dnia Oferta musi zawierać: 1. Nazwę i adres oferenta. 2. Datę sporządzenia oferty. 3. Spis elementów wymienionych w pkt niniejszego zapytania, wraz z wskazaniem cen netto oraz brutto poszczególnych pozycji oraz podsumowaniem wartości łącznej oferty. 4. Oświadczenie wynikające z pkt. 4.3 niniejszego zapytania. 5. Warunki i termin płatności. 6. Podpisy Oferenta na ofercie oraz załącznikach, wraz z pieczątką firmową oraz imienną osoby upoważnionej do składania oferty w imieniu Oferenta zgodnie z wpisem do właściwego rejestru lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej; lub przez osobę umocowaną do

5 podpisania oferty. Pełnomocnictwo powinno być w takim przypadku dołączone do oferty o ile nie wynika z innych załączonych dokumentów. Termin związania z ofertą: Oferta powinna zawierać czternastodniowy termin związania ofertą. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się w dniu upływu terminu składania ofert. W uzasadnionych przypadkach, na co najmniej 7 dni przed upływem terminu związania ofertą Zamawiający może zwrócić się do Oferentów o wyrażenie zgody na przedłużenie terminu związania ofertą na oznaczony czas, nie dłuższy jednak niż 14 dni. Opis sposobu przygotowania oferty: 1. Podane przez Oferenta w formularzu ofertowym wynagrodzenie obejmuje wszystkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu umowy w tym ryzyko Oferenta z tytułu oszacowania wszelkich kosztów związanych z realizacją przedmiotu umowy, a także oddziaływania innych czynników mających lub mogących mieć wpływ na koszty. 2. Cenę oferty należy określać z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Cenę oferty zaokrągla się do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 gr pomija się, a końcówki 0,5 grosza i wyższe zaokrągla się do 1 grosza. 3. Podana cena, po przyjęciu oferty przez składającego zapytanie, będzie obowiązująca w czasie trwania umowy. Cenę należy podać w PLN. 4. Oferent może złożyć tylko jedną ofertę.