Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia (SOPZ)

Transkrypt

1 Załącznik nr 4 do SIWZ Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia (SOPZ) Kompleksowa organizacja stoiska Województwa Wielkopolskiego na targach Smaki Regionów odbywających się w dniach 29 września 01 października 2018 roku w Poznaniu na terenie Międzynarodowych Targów Poznańskich Zamawiający planuje organizację stoiska wystawienniczego promującego podmioty należące do Sieci Dziedzictwa Kulinarnego Wielkopolska na targach Smaki Regionów odbywających się w dniach 29 września 01 października 2018 roku w Poznaniu na terenie Międzynarodowych Targów Poznańskich. W tym celu Zamawiający zawarł umowę o wynajem powierzchni wystawienniczej (stoisko pod nazwą WIELKOPOLSKA, pawilon 3A, o powierzchni 350 m²). Plan stoiska stanowi załącznik nr 1 do SOPZ. Do zadań Wykonawcy należeć będzie kompleksowe wykonanie stoiska, tj. zaprojektowanie, wykonawstwo z własnych materiałów, montaż, obsługa techniczna stoiska oraz demontaż. Wykonawca do oferty dołączy: 1) wstępną wizualizację graficzną widoku stoiska każdej części stoiska przy włączonym i wyłączonym świetle, wraz z ekspozycją nazwy regionu, 2) wstępny projekt stoiska uwzględniający propozycję umiejscowienia: ekspozycji podmiotów prezentujących się na stoisku (przestrzenie ekspozycyjne dla 32 wystawców zrzeszonych w Sieci Dziedzictwa Kulinarnego Wielkopolska i 5 regionów partnerskich), miejsca gdzie będzie umiejscowiona informacja stoiska, meeting room, kuchnia, zaplecza, 3) propozycję mebli, które zostaną użyte do wyposażenia stoiska. Wykonawca w ramach etapu II zobowiązuje się do wykonania zabudowy stoiska zgodnie z zatwierdzonym projektem stoiska spełniającym wymogi SOPZ, jak również zasadami określonymi przez organizatora targów dostępne pod adresem: I. Pierwszym etapem zamówienia jest wykonanie projektu stoiska zgodnie z załączoną do oferty wizualizacją. Projekt stoiska wystawienniczego (stoisko pod nazwą WIELKOPOLSKA, pawilon 3A, o powierzchni 350 m²) powinien: 1. Być dopasowany do warunków technicznych i organizacyjnych określonych przez organizatora targów, dostępnym pod w.w. adresem. 2. Przedstawiać stoisko o charakterze otwartym, przestronnym, estetycznym i funkcjonalnym w kontekście wyposażenia oraz oświetlenia, wyróżniające się nowoczesną zabudową, oraz propozycją spójnej i przejrzystej aranżacji, budującej pozytywny wizerunek 1

2 Wielkopolski. Stoisko swoim wystrojem powinno podkreślać tematykę regionalnych kulinariów i żywności tradycyjnej. Kolorystyka stonowana, złożona z kolorów ziemi, drewniane elementy, przełamane akcentami w żywych kolorach, elementy mogą kolorystycznie nawiązywać do logo Sieci Dziedzictwa Kulinarnego Wielkopolska (zał. nr 3 do SPOZ) wszyscy producenci prezentujący się na stoisku (zał. nr 2 do SOPZ) są zrzeszeni w Sieci. Podłoga stoiska ma pasować do akcentów kolorystycznych znajdujących się na stoisku. Koncepcja kolorystyczna ma za zadanie podkreślić charakter targów i produktów prezentowanych na stoisku. 3. Przedstawiać stoisko jednopoziomowe o powierzchni podstawy 350 m² (zał. nr 1 do SOPZ). 4. W części ekspozycyjnej zapewnić miejsca wraz z wyposażeniem dla wystawców (np. półki, lady, gabloty, krzesła stoły hokery itp.) zgodnie z załącznikiem nr 2 do SPOZ: 1) na stoisku przewiduje się udział i prezentację 32 producentów zrzeszonych w Sieci Dziedzictwa Kulinarnego Wielkopolska. Firmy reprezentują branże: mleczarską, wędliniarską, piekarniczo-cukierniczą, przetwórstwa owocowo-warzywnego, miody, oleje, producenci produktów ekologicznych, wytwórcy lodów i inne. Na stoisku firmy będą prowadzić sprzedaż i degustację produktów spożywczych. 2) 5 zagranicznych regionów. 5. Uwzględnić, że firmy poszczególnych branż nie powinny stać w swoim sąsiedztwie, preferowane jest wymieszanie branż. 6. Uwzględnić umieszczone w bliskim sąsiedztwie 5 regionów zagranicznych. 7. Ująć wydruki: 1) nazwy WIELKOPOLSKA wraz z godłem województwa i logo Sieci Dziedzictwa Kulinarnego Wielkopolska, która ma dominować nad całością stoiska, wyraźnie zaznaczać ekspozycje Regionu Wielkopolska, 2) nazwy firm uczestniczących w ekspozycji, wraz z ich wydrukiem 37 wydruków, 3) miejsca na wydruki logo rolnictwa ekologicznego oraz europejskich systemów ochrony produktów regionalnych i tradycyjnych ok. 10 wydruków, 4) wydruki produktów, elementów uzupełniających wizualnie stoisko, widoków krajobrazów nawiązujących do Regionu Wielkopolska. Zamawiający dysponuje bazą zdjęć produktowych, które może udostępnić w zależności od koncepcji wizualnej stoiska. Wykonanie wszelkich wydruków i ich wyklejenie jak i pozyskanie z banków zdjęć leży po stronie wykonawcy stoiska. 8. Powinien przedstawić odpowiednio elegancko zaaranżowany meeting room, przygotowany na oficjalne spotkania (przedstawicieli władz lokalnych, państwowych, delegacji zagranicznych itp.): 1) wymiary min 4m x 7m na tyle duży żeby umożliwić swobodne poruszanie się w pomieszczeniu, 2) ściany przyozdobione w wydruki lub/i ciekawe elementy aranżacji wnętrz, ponadto wymagane wydruki na jednej ze ścian: logo Sieci Dziedzictwa Kulinarnego Wielkopolska (zał. nr 3 do SOPZ) i godła regionu (zał. nr 4 do SOPZ) wraz z napisem SAMORZĄD WOJEWÓDZTWA WIELKOPOLSKIEGO, 3) dwa stojące wieszaki, 4) stół konferencyjny (stoły ustawione w ciągu) przygotowany na 16 osób, elegancki z dobrze utrzymanym blatem, odpowiednio szeroki, dobrze oświetlony, 5) 16 krzeseł wykonanych z materiału wysokiej jakości, 6) kwiaty na stół, jak również kwiaty w wysokich donicach zdobiące pomieszczenie, 2

3 7) oświetlenie powinno dawać poczucie przytulności o ciepłym nasyceniu światła. 9. W pobliżu meeting room uwzględnić zaplecze kuchenne (ok. 3m x 4m) z wyposażeniem: kwadratowy stół z 3 krzesłami, półki kuchenne, szafki kuchenne z blatami roboczymi, 2 duże lodówki, 2 płyty grzewcze (po dwa punkty grzewcze), wodne przyłącze, 2 zlewy, regały, ekspres ciśnieniowy do kawy, dobre oświetlenie pomieszczenia. Zaplecze powinno łączyć się drzwiami z pomieszczeniem meeting roomu. 10. Uwzględnić garderobę dla obsługi stoiska (wieszaki, półki na torby) oraz pomieszczenie gospodarcze ok. 2m x 2m wyposażone w regały techniczne. 11. Wszystkie pomieszczenia powinny być zamykane na klucz. 12. Informacja stoiska powinna być umiejscowiona przed wejściem do meeting roomu, widoczna dla zwiedzających, wyposażona o wysokim standardzie stand w formie lady z podświetlonym ledowo napisem Wielkopolska, z godłem regionu i logo sieci dziedzictwa kulinarnego, 2 hokery z oparciem, wykonane z materiału wysokiej jakości, z wyznaczonym obszarem przeznaczonym dla prowadzenia rozmów, składającym się z 2 wygodnych foteli i kanapy, ustawionych przy stoliku kawowym. Ściana przyozdobiona w wydruk lub spójny element dekoracyjny. 13. Podłoga w punkcie informacyjnym, meeting roomie, kuchni oraz na powierzchni łacącej przestrzenie: kuchni, meeting roomu, powinna być wykonana z paneli podłogowych. 14. Na terenie stoiska będą funkcjonować 2 miejsca dostosowane do pokazów kulinarnych, które zaznaczono w załączniku nr 2 do SOPZ. 15. Stoisko ma zostać wyposażone w media (prąd, woda). Dla każdego producenta i na zaplecza doprowadzone przyłącza elektryczne i wodne (stosownie do zamówienia zaznaczonego w załączniku nr 2 SOPZ), całe stoisko odpowiednio oświetlone w szczególności napis WIELKOPOLSKA, godło regionu i logo Sieci Dziedzictwa Kulinarnego Wielkopolska. 16. W opisie technicznym wykonania projektu wymagane jest podanie materiałów zaplanowanych do budowy stoiska oraz proponowane wydruki. 17. Meble stanowiące wyposażenie stoiska powinny charakteryzować się ciekawym designem, nie mogą być uszkodzone. Ponadto meble te powinny tworzyć przyjazny klimat. 18. Uwzględniać oświetlenie stoiska, tworzące przytulny klimat, o ciepłej barwie, oświetlające: 1) stoiska poszczególnych wystawców, 2) baner z napisem WIELKOPOLSKA (dominujący nad całością stoiska), 3) meeting room (ciepła barwa, zapewniająca dobrą widoczność) 4) zaplecza, 5) pomieszczenie kuchenne, 6) miejsca pokazów kulinarnych, 7) punkt informacyjny stoiska, wraz z ledowym oświetleniem lady. 19. Uwzględniać nowoczesne kompozycje roślinne dopasowane do całości projektu. 20. Uwzględniać wykonanie Stoiska z materiałów dobrej jakości tj. drewnianych i drewnopodobnych, płyty kartonowo-gipsowej, płyty OSB, PVC, płyty MDF z połyskiem, pleksi, szkła, poliwęglanu komórkowego, stali, blachy perforowanej, wysokiej jakości wykładziny podłogowe, panele itp., przy czym muszą to być materiały zaakceptowane przez organizatora targów. Ściany muszą być wykończone estetycznie, w miarę możliwości bez śladów łączeń systemowych w szczególności przy największej głównej części stoiska, gdzie będzie umiejscowiony meeting room, informacja stoiska itd. Elementy ścian mocowane w sposób bezpieczny dla otoczenia. Nie dopuszcza się mocowania elementów ścian na rzepy ani magnesy. 3

4 21. Zamawiający na etapie weryfikacji projektu ma możliwość wprowadzania zmian, które nie wpływają na cenę i nie zmieniają głównej koncepcji wybranego projektu stoiska. 22. Projekt ma być sporządzony w wersji papierowej i elektronicznej, obejmującej siatkę rzutów (z przodu, z boku, z góry), wymiary poszczególnych elementów i opis techniczny. 23. Wykonawca w terminie do 7 dni roboczych od dnia podpisania umowy przekaże Zamawiającemu projekt stoiska celem weryfikacji. II. Drugim etapem zamówienia jest wykonanie Stoiska. W ramach tego etapu Wykonawca wykona Stoisko zgodnie z projektem zaakceptowanym przez Zamawiającego z materiałów Wykonawcy, zgodnie z zasadami określonymi przez organizatora targów Smaki Regionów. Stoisko zostanie zrealizowane do dnia 28 września 2018 r. do godz. 15:00. Budowa stoiska na terenie Międzynarodowych Targów Poznańskimi. jest możliwa od września 2018 r. w godzinach od. 7:00 do 21:30. III. Trzecim etapem zamówienia jest utrzymanie i obsługa techniczna Stoiska W ramach tego etapu Wykonawca zobowiązany jest do: 1. Utrzymania i obsługi technicznej Stoiska obejmującej w szczególności zapewnienie sprawności wszystkich urządzeń znajdujących się na wyposażeniu Stoiska, zapewnienie kompletności elementów wyposażenia Stoiska, niezwłoczne usuwanie wszelkich wad i usterek w czasie do 2 godzin, przez cały czas trwania targów. 2. Bieżącego utrzymania czystości i estetyki Stoiska. Wykonawca swoje czynności w ramach obsługi technicznej będzie realizował w sposób nie kolidujący z funkcjonowaniem Stoiska. W ramach tego etapu Wykonawca ubezpieczy Stoisko od odpowiedzialności cywilnej od wszelkich szkód wyrządzonych osobom trzecim, w tym organizatorom targów. Wykonawca okaże Zamawiającemu kopię ubezpieczenia Stoiska, po podpisaniu umowy, najpóźniej do dnia 20 września br. IV. Czwartym etapem zamówienia jest demontaż Stoiska W ramach tego etapu Wykonawca na własny koszt wykona demontaż Stoiska zgodnie z warunkami określonymi przez organizatora targów Smaki Regionów od dnia 2-3 października 2018, w godzinach 7: Wszelkie czynności obejmujące to zamówienie Wykonawca wykonuje z własnych materiałów i na własny koszt (m.in. ubezpieczenie, transport, wejściówki na targi dla ekipy montującej/demontującej stoisko oraz dla osób odpowiedzialnych za stan techniczny i czystość w trakcie trwania targów, przesłanie próbek materiałów do organizatorów, przyłącza itp.). Wykonawca zobowiązany jest do dokonania czynności formalnych związanych z techniczno - organizacyjnym funkcjonowaniem Stoiska (bezpośredni kontakt z organizatorem). Przez cały czas trwania umowy Stoisko zostaje własnością Wykonawcy. 4

5 Własność projektu z chwilą jego odbioru przechodzi na Zamawiającego. Załączniki: Nr 1 plan stoiska z zaznaczoną powierzchnią Nr 2 - zestawienie zapotrzebowania związanego z prezentacją podmiotów prezentujących się na stoisku WIELKOPOLSKA Nr 3 - logo Sieci Dziedzictwa Kulinarnego Wielkopolska Nr 4 - herb województwa wielkopolskiego. 5