OSZACOWANIE WARTOŚCI ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 OSZACOWANIE WARTOŚCI ZAMÓWIENIA W celu przeprowadzenia oszacowania wartości przyszłego zamówienia, Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości zwraca się z prośbą o dokonanie szacunkowej wyceny na usługę zabudowy, obsługi stoiska PARP oraz organizacji seminarium na potrzeby udziału w Międzynarodowym Salonie Przemysłu Obronnego MSPO w Kielcach, zgodnie z poniższymi wytycznymi. Na zakres planowanego zamówienia składają się następujące zadania: 1. Zaprojektowanie i wykonanie zabudowy powierzchni wystawienniczej 120 m2. 2. Zapewnienie kompleksowej obsługi 11 stoisk informacyjnych. 3. Ubezpieczenie 4. Realizacja działań promocyjno-reklamowych. 5. Organizacja techniczna seminarium w sali konferencyjnej - dla maksymalnie 90 osób. Szczegółowe informacje dotyczące przedmiotu szacowania 1. Zaprojektowanie i wykonanie zabudowy powierzchni wystawienniczej 120 m Przygotowanie projektu zabudowy powierzchni wystawienniczej. a. Wykonawca przygotuje projekt zawierający wizualizacje z rzutami stoiska (co najmniej rzut z góry i rzuty z czterech stron oraz plan instalacji uwzględniający przyłącza prądu, wody, Internetu, punktów świetlnych i rozmieszczenie wyposażenia elektronicznego), który zostanie przekazany do Zamawiającego w wersji elektronicznej w formacie.pdf. Do projektu stoiska Wykonawca załączy: specyfikację do projektu zawierającą szczegółowy opis materiałów, z których powinny zostać wykonane poszczególne elementy stoiska; kosztorys inwestorski; projekty wszystkich elementów wizualizacji umieszczonych na stoisku. Projekt zostanie wykonany zgodnie z następującymi wytycznymi i założeniami Zamawiającego: 1) Powierzchnia 120 m2, otwarta z czterech stron. 2) Zabudowa parterowa o wysokościach ścian od 2,5 do 5 m (w zależności od technicznych możliwości pawilonu). 3) Nowoczesne oświetlenie stoiska; źródła światła w technologii LED lub równoważnej. 4) Wysokie, lekkie, podświetlane konstrukcje widoczne z daleka w hali targowej, wykonane z wysokiej jakości materiałów. 5) Zachowanie ciągów komunikacyjnych zgodnie z posadowieniem stoiska. 6) Koncepcja wizualna spójna z wizualizacją PARP, PO IG oraz WEB.GOV.Pl dostępnych pod adresem: 1

2 7) Projektowane stoisko powinno zawierać następujące elementy: a) Wykładzina na całej powierzchni stoiska, b) Zaplecze kuchenne (ok. 10 m2) wyposażone w: regały/szafki wieszaki, stolik, 2 krzesła zlewozmywak z termą przyłącze prądu c) Lada barowa zlokalizowana w sąsiedztwie zaplecza kuchennego, o podwyższonym standardzie, o powierzchni wykonanej z łatwo zmywalnych materiałów umożliwiających bieżące sprzątanie (np. płyta wiórowa laminowana) d) Pomieszczenie magazynowe (ok. 10 m2) wyposażone przynajmniej w: regały o wzmocnionych półkach, wieszak na ubrania, oświetlenie, przyłącza prądu (min. 2 szt.), e) Powierzchnia ekspozycyjna umożliwiająca prezentację 10 przedsiębiorców, wyposażona przynajmniej w: lady (w sumie 10 szt.) z nadrukiem, zamykane, z półkami i otworami na kable, hokery (po 2 przy każdej ladzie, w sumie 20 szt.), przyłącze prądu (min. 1 przy każdej ladzie), przyłącze internetowe na kablu (min. 1 przy każdej ladzie). f) Powierzchnia ekspozycyjna umożliwiająca prezentację PARP, wyposażona przynajmniej w: Ścinkę do podwieszenia ekranu LCD, służącego do prezentacji materiałów audiowizualnych, z nadrukowanymi logotypami i danymi kontaktowymi ladę z półkami i otworami na kable hokery (w sumie 4 szt.), szafki z półkami, zamykane, z otworami na kable, przylegające do ścianki stojaki na ulotki (w sumie 4 szt.), przyłącza prądu (min. 2) przyłącze internetowe na kablu. g) Część otwarta znajdująca się w bezpośrednim sąsiedztwie części barowej, wyposażona przynajmniej w: krzesła (minimum 15 szt.), okrągłe stoliki (minimum 5 szt.). 2

3 1.2.Zabudowa powierzchni wystawienniczej (120m2) W ramach zadania Wykonawca: 1) wykona pod klucz zabudowę stoiska zgodnie z projektem architektonicznym i graficznym zaakceptowanym przez Zamawiającego. W uzasadnionych przypadkach Wykonawca ma prawo dokonywać zmian w zakresie wykonania zabudowy stoiska pod warunkiem nienaruszenia zasad przyjętej wizualizacji i zawsze po uzgodnieniu i otrzymaniu akceptacji Zamawiającego. 2) wykona instalację elektryczną, wodno-kanalizacyjną i internetową stoiska oraz przyłączy je do instalacji targowej. 3) zapewni wyposażenie stoiska w niezbędny sprzęt i elementy wyposażenia wymienione w projekcie stoiska i specyfikacji. 4) dokona montażu stoiska, przy współpracy z pracownikami nadzoru technicznego targów oraz innymi podmiotami wskazanymi przez Zamawiającego. 5) przekaże stoisko Zamawiającemu do odbioru nie później niż terminie określonym w umowie przez Zamawiającego. 6) dokona demontażu stoiska, przy współpracy z pracownikami nadzoru technicznego targów oraz innymi podmiotami wskazanymi przez Zamawiającego. 2. Zapewnienie kompleksowej obsługi a. Zapewnienie odpowiednich zasobów technicznych. Obsługa techniczna obejmie w szczególności zapewnienie sprawności wszystkich urządzeń, w tym elektrycznych i elektronicznych, znajdujących się w wyposażeniu stoisk, zapewnienie kompletności elementów wyposażenia stoisk (w tym materiałów eksploatacyjnych, przedłużaczy, rozgałęziaczy etc.), a także niezwłoczne usuwanie, we współpracy z pracownikami organizatora Targów, wszelkich wad i usterek wyposażenia oraz zabudowy przez cały czas trwania targów. Pomoc w przenoszeniu materiałów informacyjnych (publikacji, ulotek) i układaniu ich na stoiskach informacyjnych. b. Zapewnienie usług min. 2 osób (hostess/hostów) w charakterze personelu pomocniczego na stoiskach wystawienniczych w godzinach 9-18 w dniach 1-4 września 2015 r. c. Zapewnienie usługi cateringowej na stoisku: 1) Wykonawca zapewni niezbędne do realizacji usługi wyposażenie zaplecza kuchennego w sprzęt AGD (tj. czajnik elektryczny, ekspres do kawy, lodówkę, przyłącze do zlewozmywaka, zlewozmywak z termą), naczynia wielokrotnego użytku lub jednorazowe dla minimum 200 osób, w tym: filiżanki i spodki do kawy i herbaty, wysokie szklanki do napojów zimnych, talerzyki płaskie, cukiernice, widelce, noże, łyżeczki, naczynia na przekąski, tace i półmiski, serwetki, ręczniki papierowe oraz worki na śmieci. 2) Wykonawca zagwarantuje obsługę cateringową na MSPO w Kielcach w dniach 1-4 września 2015 r. dla maksymalnie 30 osób/dziennie znajdujących się na stoiskach wystawienniczych, w tym: przygotowywanie i podawanie napojów, wykładanie ciastek, zbieranie i wyrzucanie brudnych naczyń jednorazowego użytku oraz dbanie 3

4 o porządek na stoiskach, w tym porządkowania prezentowanych publikacji i materiałów informacyjnych. 3) Wykonawca zapewni produkty gastronomiczne tj.: kawę (parzoną z ekspresu), herbatę (w torebkach, czarną, zieloną, owocową), cukier w jednorazowych opakowaniach, śmietanki do kawy, soki (100%, minimum dwa rodzaje), wodę mineralną (niegazowaną i gazowaną), ciastka (minimum trzy rodzaje, np.: ciastka kruche, wafle), mini-przekąski (minimum cztery rodzaje, np. paluszki, kanapki z przynajmniej trzema dodatkami) oraz owoce w koszach. 3. Ubezpieczenie a. Wykonawca dokona ubezpieczenia całego personelu realizującego usługi przewidziane w niniejszym zamówieniu od Następstw Nieszczęśliwych Wypadków oraz ubezpieczenia stoiska od odpowiedzialności cywilnej, od wszelkich szkód wyrządzonych osobom trzecim, w tym organizatorowi targów. b. Okres ubezpieczenia powinien trwać od momentu wejścia ekipy montującej stoisko do całkowitego zakończenia demontażu stoiska. Na wezwanie Zamawiającego Wykonawca przedłoży odpowiedni dokument ubezpieczenia do wglądu. c. Ponadto, Wykonawca dokona ubezpieczenia stoiska oraz znajdującego się na nim wyposażenia w zakresie ryzyka utraty i uszkodzenia mienia przez cały okres trwania targów. 4. Promocja i usługi reklamowe 4.1.Nośniki reklamowe podczas targów a. Wykonawca zapewni zamieszczenie ogłoszenia reklamowego w katalogu targowym w postaci: jednej strony wewnątrz katalogu targowego w wersji papierowej (w kolorze); dodatkowego wpisu do internetowego katalogu wystawców (dostępnego na stronie z linkiem do własnych stron www. b. Wykonawca zrealizuje następujące usługi reklamowe na terenie targów: Zapewni banery zawieszane na: ogrodzeniu (wym.: cm), wygrodzeniach (w co najmniej 2 halach o wym. minimum: 250x cm); Zapewni emisję reklam elektronicznych na wszystkich monitorach: spotów prezentacyjnych do 30 s przez cały okres targów oraz plansz 15 s przez w dniach Zapewni prawo do kolportażu ulotek na terenie targów (w dniach ). 4.2.Wykonanie materiałów promocyjnych: Wykonawca zaprojektuje i wykona: ogłoszenie reklamowe do papierowej wersji katalogu targowego Banery reklamowe zawieszane: 3 szt. o wym. 250x cm; Plansze reklamowe do emisji na monitorach na terenie targów Ulotki reklamowe, druk kolorowy z dwóch stron, format A5, 3 tys. szt. 5. Zapewnienie kompleksowej obsługi jednodniowego seminarium w sali konferencyjnej dla maksymalnie 90 osób w dniu

5 a. Wyposażenie techniczne sali konferencyjnej tj.: 2 mikrofony, laptop, obsługa techniczna (dostępna co najmniej na godzinę przed spotkaniem oraz w czasie jego trwania). b. Zapewnienie obsługi recepcyjnej ok. 30 minut przed rozpoczęciem seminarium oraz w czasie jego trwania spotkania tj. w godzinach c. Przeprowadzenie rekrutacji uczestników: i. Przygotowanie i wysłanie zaproszeń do uczestników (wskazanych przez Zamawiającego). ii. Zamieszczenie informacji o seminarium wraz z formularzem rejestracyjnym na stronie MSPO iii. Przygotowanie listy uczestników. iv. Zebranie podpisów uczestników spotkania lub ich wizytówek. d. Zagwarantowanie usługi cateringowej na spotkaniu informacyjnym dla maksymalnie 100 osób w godzinach (kawę, herbatę (w torebkach, czarną, zieloną, owocową), cukier w jednorazowych opakowaniach, śmietanki do kawy, soki (100%, minimum dwa rodzaje), wodę mineralną (niegazowaną i gazowaną), ciastka (minimum trzy rodzaje, np.: ciastka kruche, wafle) e. Zapewnienie materiałów konferencyjnych (drukowane materiały dla uczestników). f. Zapewnienie odpowiedniego oznakowania sali konferencyjnej, zarówno przed wejściem, jak i na sali. Proszę o przesłanie kwoty oszacowania dla każdego z zadań z osobna. 5