Procedura weryfikacji EU ETS

Transkrypt

1 Indeks: PCW-01/EU Edycja: Strona: 1/15 Opracował: Grzegorz Marchewka Zatwierdził: Przemysław Gałka 1 PRZEDMIOT PROCEDURY Przedmiotem procedury jest opis prowadzonego przez Biuro Certyfikacji Wyrobów procesu weryfikacji rocznych raportów dotyczących emisji gazów cieplarnianych. W procesie weryfikacji uwzględnione są wymagania: DAVG-01 wyd. 6 z dnia r. Akredytacja weryfikatorów rocznych raportów dotyczących emisji gazów cieplarnianych. PN- EN ISO 14065: Gazy cieplarniane - Wymagania dla jednostek prowadzących walidację i weryfikację dotyczącą gazów cieplarnianych do wykorzystania w akredytacji lub innych formach uznawania Rozporządzenia Komisji (UE) nr 600/2012 z dnia 21 czerwca 2012 r. w sprawie weryfikacji raportów na temat wielkości emisji gazów cieplarnianych i raportów dotyczących tonokilometrów oraz akredytacji weryfikatorów zgodnie z dyrektywą 2003/87/WE Parlamentu Europejskiego i Rady (Dz. Urz. UE L 181/1 z r.), EA-6/003 M:2013 Dokument EA dotyczący uznawania weryfikatorów w ramach Dyrektywy EU ETS, IAF MD 6 Dokument obowiązkowy IAF dotyczący stosowania normy ISO 14065:2013. DA-06 Polityka dotycząca zapewnienia spójności pomiarowej, Ponadto uwzględnia się wymagania: Rozporządzenia Komisji (UE) nr 601/2012 z dnia 21 czerwca 2012 r. w sprawie monitorowania i raportowania w zakresie emisji gazów cieplarnianych zgodnie z dyrektywą 2003/87/WE Parlamentu Europejskiego i Rady (Dz. Urz. UE L 181/30 z r.), Dyrektywy 2003/87/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 13 października 2003 r. ustanawiająca program handlu uprawnieniami do emisji gazów cieplarnianych na obszarze Wspólnoty i zmieniająca Dyrektywę Rady 96/61/WE, Ustawy z dnia 12 czerwca 2015 r. o systemie handlu uprawnieniami do emisji gazów cieplarnianych (Dz. U. 2015, poz. 1223) PN-EN ISO 19011:2013 Wytyczne dotyczące auditowania systemów zarządzania jakością i/lub zarządzania środowiskowego; PN-ISO :2012 Gazy cieplarniane - Część 3: Specyfikacja i wytyczne walidacji oraz weryfikacji asercji dotyczących gazów cieplarnianych. Wytycznych Komisji KGN opublikowanych na stronach internetowych Komisji Europejskiej

2 Indeks: PCW-01/EU Edycja: Strona: 2/15 2 OKREŚLENIA Podstawowe definicje i określenia podano w Księdze Systemu Zarządzania. Ponadto w niniejszej procedurze przyjęto określenia na podstawie normy PN-EN ISO 14065:2013 i rozporządzenia (UE) nr 600/2012. PCA - Polskie Centrum Akredytacji. Raport EU ETS oznacza roczny raport na temat wielkości emisji składany przez prowadzącego instalację lub operatora statku powietrznego zgodnie z art. 14 ust. 3 dyrektywy 2003/87/WE lub raport dotyczący tonokilometrów składany przez operatora statku powietrznego do celów ubiegania się o przydział uprawnień zgodnie z art. 3e i 3f wspomnianej dyrektywy. Weryfikacja EU ETS (audit EU ETS) oznacza działania prowadzone przez weryfikatora w celu wydania sprawozdania z weryfikacji zgodnie z rozporządzeniem komisji (UE) NR 600/2012. Klient osoba lub organizacja zamawiająca audit (weryfikację rocznego raportu dotyczącego emisji gazów cieplarnianych) EU ETS. Kryteria weryfikacji polityki, procedury lub wymagania stanowiące podstawę oceny zgodności w procesie weryfikacji EU ETS. Walidacja potwierdzenie przez weryfikatora, że informacje i dane zawarte w raporcie EU ETS są rzetelne, wiarygodne i prawidłowe oraz że spełniają obowiązujące wymagania prawne. Weryfikator Polski Rejestr Statków S.A. Biuro Certyfikacji Wyrobów akredytowane przez Polskie Centrum Akredytacji do prowadzenia działań weryfikacyjnych zgodnie z Rozporządzeniem Komisji (UE) nr 600/2012. Auditor EU ETS (auditor) - indywidualny członek zespołu weryfikacyjnego odpowiedzialnego za weryfikację Raportu EU ETS. Auditor wiodący EU ETS (auditor wiodący) - audytor EU ETS, którego zadaniem jest kierowanie zespołem weryfikacyjnym i nadzór nad nim oraz który jest odpowiedzialny za weryfikację raportu rocznego dotyczącego emisji gazów cieplarnianych i sporządzenie odpowiedniego sprawozdania. Ekspert techniczny lub Ekspert - osoba dysponująca szczegółową wiedzą fachową w danej dziedzinie, potrzebną do prowadzenia działań weryfikacyjnych. Recenzent osoba kompetentna do przeprowadzenia niezależnego przeglądu wewnętrznej dokumentacji z weryfikacji i sprawozdania, która nie prowadziła żadnych działań weryfikacyjnych podlegających przeglądowi. Recenzent posiada kompetencje wiodącego Auditora EU ETS. Istotna zmiana - każda zmiana w funkcjonowaniu, strukturze, administracji, procesach, działaniach, produktach lub usługach organizacji, która wywiera lub może wywierać znaczący wpływ na system zarządzania środowiskowego organizacji, na środowisko lub na zdrowie ludzkie. Np. zmiana zakresu weryfikacji, zmiana ilości instalacji podlegających ocenie, uruchomienie nowych procesów, które generują emisje do powietrza Instalacja (zgodnie z art. 3 pkt 6 ustawy Prawo ochrony środowiska) stacjonarne urządzenie techniczne, zespół stacjonarnych urządzeń technicznych powiązanych technologicznie, do których tytułem prawnym dysponuje ten sam podmiot i położonych na terenie jednego zakładu, budowle

3 Indeks: PCW-01/EU Edycja: Strona: 3/15 nie będące urządzeniami technicznymi ani ich zespołami, których eksploatacja może spowodować emisje. Niezgodność (N) - każde działanie lub brak działania ze strony prowadzącego instalację sprzeczne z zezwoleniem na emisję gazów cieplarnianych oraz z wymogami zawartymi w planie monitorowania zatwierdzonym przez właściwy organ. Istotna nieprawidłowość (ZN), nieprawidłowość która, zdaniem weryfikatora, indywidualnie lub w połączeniu z innymi nieprawidłowościami przekracza poziom istotności lub może mieć wpływ na sposób rozpatrzenia raportu prowadzącego instalację przez właściwy organ; Nieprawidłowość (Z) pominięcie, podanie niereprezentatywnych lub błędnych danych przez prowadzącego instalację bez uwzględnienia niepewności dopuszczalnej na mocy art. 12 ust. 1 lit. a) rozporządzenia (UE) nr 601/2012. Obserwacja (O) - Spostrzeżenie poczynione przez auditora, związane z możliwością doskonalenia badanego obszaru, w odniesieniu do którego zaleca się organizacji podjęcie działań zapobiegawczych (zgodnie z art. 30 rozp. KE 600/2012). Odwołanie zwrócenie się Klienta nie akceptującego decyzji lub działań podjętych przez PRS o ponowne rozpatrzenie sprawy i zmianę lub uchylenie wydanej decyzji lub dokumentu. Skarga (reklamacja zewnętrzna) skarga zgłoszona przez klienta zewnętrznego (lub zastrzeżenie zgłoszone przez klienta np. odnośnie przeprowadzenia auditu, ceny oferowanych usług) dotycząca usługi realizowanej przez Biuro Certyfikacji Wyrobów, nie będąca odwołaniem. Sprawozdanie z weryfikacji formalny dokument który organizacja uczestnicząca w handlu EU ETS ma obowiązek złożyć do KOBIZE razem z Raportem EU ETS. Sprawozdanie z weryfikacji jest wypełniane przez audytora wiodącego EU ETS, podlega recenzji przez weryfikatora EU ETS i jest autoryzowane przez Dyrektora Biura Certyfikacji.

4 Indeks: PCW-01/EU Edycja: Strona: 4/15 3 OPIS POSTĘPOWANIA 3.1. Etapy procesu weryfikacji Wprowadzenie danych do EU ETS Nierozstrzygnięte przypadki niezgodności oraz zalecenia dotyczące udoskonaleń Etap poprzedzający zawarcie umowy Podpis Dyrektora i wydanie sprawozdania Klientowi Niezależny przegląd Analiza strategiczna Analiza ryzyka Plan weryfikacji Sporządzenie sprawozdania z weryfikacji Weryfikacja etap 1 i etap2 Opracowanie sprawozdań wewnętrznych z weryfikacji Ewentualne działania korygujące u Klienta Model weryfikacji na podstawie The Accreditation and Verification Regulation Explanatory Guidance, (wytyczne EGD1 wersja z 19 września 2012r) 3.2. Informacje dla organizacji Na zapytanie o weryfikację, Pracownik Działu Obsługi Klienta przesyła organizacji lub podaje stronę internetową, na której znajdują się: Zasady weryfikacji rocznych raportów dotyczących emisji gazów cieplarnianych Wniosek o weryfikację rocznego raportu dotyczącego emisji gazów cieplarnianych. Na życzenie organizacji Pracownik Działu Obsługi Klienta udostępnia następujące dokumenty: informacje o akredytacji, na mocy której działa Biuro Certyfikacji Wyrobów i zakresie akredytacji ogólne informacje dotyczące opłat za proces weryfikacji 3.3. Działania wstępne - ocena wniosku o przeprowadzenie weryfikacji (Art. 8 Rozp. 600/2012) Organizacja ubiegająca się o weryfikację składa w Biurze Certyfikacji Wyrobów Wniosek o weryfikację rocznego raportu dotyczącego emisji gazów cieplarnianych lub w innej udokumentowanej formie zgłoszenie, w którym zawarte są potrzebne do przedstawienia oferty informacje. W przypadku ogłoszenia przez organizację przetargu na weryfikację, tryb postępowania jest zgodny z wymaganiami klienta.

5 Indeks: PCW-01/EU Edycja: Strona: 5/15 Pracownik Działu Obsługi Klienta kieruje wniosek (mailem) do przeglądu przez audytora EU ETS w celu oszacowania pracochłonności (Art. 9 Rozp. 600/2012) i upewnienia się, że: informacje dotyczące wnioskującej organizacji i jej instalacji są wystarczające, zwłaszcza w odniesieniu do posiadanych przez organizację decyzji i pozwoleń na udział w systemie handlu uprawnieniami do emisji oraz posiadania zatwierdzonego planu monitorowania, rodzaj instalacji i stan prawny zleceniodawcy są wystarczająco zdefiniowane i udokumentowane, Biuro Certyfikacji Wyrobów ma możliwość świadczenia usług w odniesieniu do posiadanego zakresu akredytacji i kompetencji personelu, miejsc weryfikacji/ lokalizacji działalności wnioskującej organizacji i innych warunków, wzięto pod uwagę czas potrzebny do zakończenia weryfikacji oraz wszelkie inne elementy ryzyka i niepewności, wpływające na możliwość podjęcia się weryfikacji. Kompetencje Pracownika Działu Obsługi Klienta, a także Dyrektora Pionu Certyfikacji i Kierownika Biura Certyfikacji Wyrobów: wykształcenie co najmniej średnie, a w przypadku Dyrektora Pionu Certyfikacji wykształcenie wyższe, wiedza i doświadczenie w następujących obszarach: wyznaczania składu weryfikującego auditorów o odpowiednich kompetencjach, określaniu czasu i przebiegu auditu, zrozumienia niniejszej procedury, znajomości polityki i procedur weryfikacji PRS S.A Biura Certyfikacji Wyrobów, związanych z przeglądem wniosku i umowy. Ostateczny przegląd wniosku i analiza biznesowa jest wykonywana przez Kierownika CW lub upoważnionego przez niego pracownika. W przypadku możliwości przeprowadzenia weryfikacji, wyznaczony przez Kierownika CW pracownik Działu Obsługi Klienta dokonuje wpisu organizacji do systemu i opracowuje ofertę dla organizacji. Ofertę zatwierdza DC. Czas niezbędny do zaplanowania i realizacji pełnego i skutecznego auditu określany jest zgodnie z Załącznikiem 2 Zasady wyceny. Organizacja akceptuje przyjęcie oferty na dołączonym do oferty formularzu, w którym podane są dane konieczne do opracowania umowy. W przypadku negatywnej oceny wniosku Kierownik CW, wyznacza pracownika Działu Obsługi Klienta do pisemnego powiadomienia organizacji o braku możliwości przeprowadzenia weryfikacji. Organizacji przysługuje prawo odwołania się od decyzji Kierownika CW. Odwołania są rejestrowane i rozpatrywane zgodnie z p Umowa o weryfikację Wraz z ofertą cenową Biuro Certyfikacji Wyrobów przesyła organizacji umowę o weryfikację. Umowa określa warunki umożliwiające weryfikatorowi na niezależne i profesjonalne działanie, oraz zobowiązuje organizację do niezbędnej współpracy. Zawarta Umowa jest potwierdzeniem przyjęcia przez organizację warunków oferty wynikających z przeglądu wniosku. Po zawarciu umowy wyznaczony pracownik Działu Obsługi Klienta nadaje organizacji symbol identyfikacyjny, którym oznaczone będą wszystkie dokumenty związane z weryfikacją danej organizacji.

6 Indeks: PCW-01/EU Edycja: Strona: 6/15 Pracownik Działu Obsługi Klienta (opiekun) kontaktuje się z organizacją w celu uzupełnienia wymaganych do oceny informacji (wymaganych Art. 10 Rozp. nr 600/2012), w szczególności: Posiadane zezwolenie na emisję gazów cieplarnianych, Aktualną wersję planu monitorowania, a także wszelkie inne jego wersje zatwierdzone przez właściwy organ łącznie z dowodami potwierdzającymi zatwierdzenie wielkości emisji, Procedury wymienione w planie monitorowania, Roczny raport prowadzącego instalację na temat wielkości emisji, Sprawozdanie z weryfikacji z poprzedniego roku (jeżeli był inny weryfikator niż Polski Rejestr Statków S.A. Biuro Certyfikacji Wyrobów). Inne informacje (jeżeli klient nie dostarczył) lub dokumenty wymagane dla analizy strategicznej lub analizy ryzyka pozyskiwane są od klienta bezpośrednio przez audytora EU ETS przeprowadzającego ocenę. Mogą to być: Opis działań w zakresie przepływu danych prowadzonych przez prowadzącego instalację, Ocenę ryzyka o której mowa w Art. 58 ust. 2 lit a) rozporządzenia komisji (UE) Nr 6001/2012 z dnia 21 czerwca 2012r przeprowadzona przez prowadzącego instalację, Sporządzony przez prowadzącego plan pobierania próbek o którym mowa w Art. 33 Rozp. Nr 601/2012, Zgoda właściwego organu na nieprzeprowadzanie inspekcji na miejscu w odniesieniu do instalacji zgodnie z art. 32 ust 1 Rozp. 600/2012. Pracownik Działu Obsługi Klienta opracowuje Powołanie zespołu EU ETS, proponuje skład zespołu weryfikacyjnego (audytora wiodącego, auditorów i/lub ekspertów technicznych) oraz recenzenta do przeprowadzenia weryfikacji, zgodnie z zakresem nadanym przez PCA dotyczącym rodzajów instalacji objętych systemem EU ETS (Załącznik 1 - Zakres akredytacji). Łączny zakres kompetencji członków zespołu weryfikacyjnego, musi pokrywać zakres określony we wniosku organizacji (przynajmniej jeden auditor lub ekspert musi posiadać kompetencje w zakresie dotyczącym instalacji której dotyczy raport klienta). Zakres kompetencji recenzenta musi być również zgodny z kodem instalacji określonym we wniosku organizacji, (jeżeli nie posiada kompetencji branżowych musi być wspomagany ekspertem lub aditorem EUETS z uznanym kodem branżowym) Powołanie zespołu weryfikacyjnego i przygotowanie weryfikacji Kierownik CW zatwierdza (podpisuje) dokument Powołanie zespołu EU ETS. Pracownik Działu Obsługi Klienta (opiekun) wysyła auditorom Powołanie zespołu EU ETS, a audytorowi wiodącemu powołanie wraz z dokumentacją organizacji. Przyjmując zlecenie wykonania auditu w procesie weryfikacji (poprzez przyjęcie powołania) członek zespołu auditorów, do którego jest ono adresowane, potwierdza oświadczenie o bezstronności. Do zespołu nie są powoływane osoby zaangażowane w sposób, który mogłyby spowodować brak obiektywizmu oceny, działania stronnicze lub dyskryminujące, (np. powiązanie z organizacją konsultacjami lub, którzy pracowali na rzecz organizacji ocenianej nie dawniej niż 2 lata). Pracownik Działu Obsługi Klienta powiadamia organizację o składzie zespołu i na żądanie, udostępnia podstawowe informacje dotyczące każdego członka zespołu z wyprzedzeniem wystarczającym organizacji na zgłoszenie sprzeciwu, tak by umożliwić pracownikom Biura zmianę składu zespołu.

7 Indeks: PCW-01/EU Edycja: Strona: 7/15 Brak wniesienia sprzeciwu organizacji w okresie 3 dni uznawane jest za akceptację przedstawionego składu zespołu. Wyznaczeni auditorzy, eksperci techniczni oraz recenzent są zobowiązani do zachowania postawy etycznej oraz zachowania poufności informacji zgodnie z zasadami opisanymi w procedurze PCW-02. Decyzją Kierownika CW w zespole może być powołany Ewaluator. Zadaniem Ewaluatora jest ocena pracy auditorów i udokumentowanie na Form_8_PCW-01EU. Czas pracy Ewaluatora nie jest wliczany do czasu auditu. Ewaluacja jest potwierdzeniem kompetencji auditora w cyklu 3 letnim. Czas obserwacji auditora (wykonanej przez Ewaluatora) wynosi orientacyjnie od 0,25 do 0,5 czasu auditu i jest wykonywana podczas pracy auditora u klienta Analiza strategiczna (Art. 11 Rozp. 600/2012) Analizę strategiczną przeprowadza się przed weryfikacją u klienta na podstawie uzyskanych od organizacji, mających zastosowanie dokumentów i informacji określonych w p Analizę strategiczną przeprowadza auditor wiodący EU ETS w celu oceny prawodopodobnej skali i złożoności zadań weryfikacyjnych, w szczególności dla oceny: Czy zespół weryfikacyjny dysponuje właściwymi kompetencjami, Czy czas podany w umowie określono właściwie, Czy możliwe jest przystąpienie do analizy ryzyka. Wynik analizy jest zapisywany w formularzu Analiza strategiczna i ryzyka. Jeżeli dokonujący oceny uzna, że procesy, środki nadzoru lub inne działania nie są właściwe, to ustala z organizacją dalsze kroki, w tym dotyczące możliwości przejścia do następnych etapów weryfikacji Analiza ryzyka (Art. 12 Rozp. 600/2012) Analizę ryzyka przeprowadza się po analizie strategicznej, przed weryfikacją u klienta na podstawie uzyskanych od organizacji, mających zastosowanie dokumentów i informacji określonych w p. 3.4 z uwzględnieniem wyników przeprowadzonej wcześniej analizy strategicznej. Analizę ryzyka przeprowadza audytor wiodący EU ETS w celu zaplanowania i wykonania skutecznej weryfikacji pozwalającej na rzetelną ocenę danych zawartych w raporcie EU ETS i wystawienie sprawozdania z weryfikacji. Analiza jest związana w szczególności z: Oceną ryzyka nieodłącznego, Oceną działań kontrolnych i ewentualnym ryzykiem zawodności zastosowanych systemów kontroli wewnętrznej, W przypadkach, gdy dostarczone dane nie są kompletne lub nie pozwalają na właściwą ocenę, w uzgodnieniu z Organizacją, oceniający może żądać dodatkowych informacji lub przeprowadzić ją w miejscach funkcjonowania instalacji i/lub siedzibie organizacji. W przypadku stwierdzenia niezgodności, istotnej nieprawidłowości, nieprawidłowości lub obserwacji, np. że prowadzący instalację nie określił (w swojej ocenie ryzyka odnośnego) ryzyka nieodłącznego i ryzyka zawodności systemów kontroli wewnętrznej, to informacja taka zapisywana w dokumentacji auditowej i jest przekazywana organizacji niezwłocznie (mailem lub w innej udokumentowanej formie np. na form Wstępne ustalenia z weryfikacji EU ETS ) przez dokonującego oceny.

8 Indeks: PCW-01/EU Edycja: Strona: 8/15 Ocena analizy ryzyka jest zapisywana w formularzu Analiza strategiczna i ryzyka. Jeżeli oceniający uzna, że działania organizacji (związane z ryzykiem zawodności systemów lub ryzykiem wykrycia) nie są odpowiednio zaprojektowane lub wdrożone i może powstać zagrożenie istotnej nieprawidłowości lub niezgodności w raporcie EU ETS, to ustala z organizacją dalsze kroki, w tym dotyczące możliwości przejścia do następnych etapów weryfikacji Program i Plan weryfikacji (Art. 13 Rozp. 600/2012) Przed rozpoczęciem weryfikacji na miejscu auditor wiodący EU ETS informuje drogą elektroniczną organizację o terminie i zakresie weryfikacji, przesyłając formularz Program i Plan weryfikacji EU ETS. W dokumencie tym uwzględnia zidentyfikowane w organizacji instalacje oraz możliwość zweryfikowania informacji zawartych w raporcie EU ETS. Opracowując plan weryfikacji auditor wiodący EU ETS dokonuje odpowiednich uzgodnień z organizacją, tak by wybrać reprezentatywną próbkę i ustalić, które działania będą wykonane na miejscu, a które zdalnie. Uwagi: 1. Ponieważ terminy złożenia raportów EU ETS są ustalone (do 31 marca każdego roku) weryfikacja (etap 1), może uwzględniać działania w ciągu całego roku zwłaszcza w odniesieniu do skomplikowanych lub wielu instalacji. Uwzględniając wyniki analizy strategicznej i analizy ryzyka dla celów planowania wykorzystywany jest Program i Plan weryfikacji EU ETS ustalany o ile to celowe, dla każdej instalacji na dany rok. 2. Weryfikacja etap 2 nie może być przeprowadzona wcześniej niż przed udostępnieniem przez organizację wszystkich danych. W przypadku połączonych auditów, w planie auditu funkcja audytora wiodącego EU ETS jest wyraźnie zaznaczona. Auditor wiodący EU ETS powiadamia mailem Biuro Certyfikacji Wyrobów gdy: brak możliwości uzgodnienia z organizacją terminu weryfikacji właściwej, przesunięcie terminu wykracza poza okres weryfikacji wynikający z umowy. konieczne jest zwiększenie czasu badania Jeśli ze względu na ryzyko nieodłączne, ryzyko zawodności systemów kontroli wewnętrznej oraz adekwatność działań kontrolnych prowadzącego instalację, na podstawie stwierdzenia występowania wartości odstających, fluktuacji, tendencji, luk w danych lub danych niespójnych z innymi odnośnymi informacjami lub różniących się znacznie od oczekiwanych wartości lub współczynników i konieczne jest zastosowanie procedur analitycznych (art. 15 rozp (WE) 600/2012), auditor wiodący dokonuje oszacowania czy uzgodniony wstępnie czas auditu jest wystarczający w celu zastosowania procedur analitycznych w celu oceny wiarygodności i kompletności danych oraz planuje w uzgodnieniu z organizacją konieczne działania Weryfikacja Weryfikacja realizowana jest zgodnie z uzgodnionym Programem i Planem weryfikacji EU ETS. Inspekcja na miejscu rozpoczyna się spotkaniem otwierającym na którym weryfikator (auditor wiodący EU ETS gdy zespół auditorów EU ETS) spotyka się z Kierownictwem oraz wyznaczonym personelem organizacji dla: przedstawienia zespołu audytorów, zaprezentowania kryteriów weryfikacji,

9 Indeks: PCW-01/EU Edycja: Strona: 9/15 określenia metod i procedur, które mają być stosowane w czasie weryfikacji, wyjaśnienia wątpliwości związanych z planem weryfikacji oraz jego potwierdzenie, uzgodnienia innych spraw warunkujących sprawne przeprowadzenie weryfikacji, uzgodnienia terminu spotkania zamykającego. Zespół weryfikacyjny przeprowadza badanie w szczególności w celu potwierdzenia: zgodności działań z wydanymi pozwoleniami w ramach udziału w systemie handlu emisjami, zgodności z wymaganiami stosowanego wyposażenia pomiarowego i sposobów monitorowania, prawidłowości obliczeń, funkcjonowania systemu zarządzania organizacji, w tym między innymi w zakresie: analizy ryzyk, auditów wewnętrznych, działań korygujących i doskonalących, adekwatności planu monitorowania. Inspekcja na miejscu może obejmować: potwierdzenie istnienia źródeł emisji i strumieni materiałów wsadowych oraz adekwatności opisu do stanu rzeczywistego, próbkowanie, dla oceny zgodności z zatwierdzonym planem monitorowania i potwierdzenia właściwości stosowanego opomiarowania, wizytacje (inspekcje) dla sprawdzenia czy zaszły zmiany, oraz czy działania kontrolne są w pełni wdrożone. Na zakończenie auditu, zespół weryfikacyjny dokonuje przeglądu wszystkich spostrzeżeń w celu określenia, które z nich będą odnotowane jako niezgodności (N), lub nieprawidłowości (Z) lub istotne nieprawidłowości (ZN), a które jako obserwacje (O). Zespół auditujący powinien przeanalizować wszystkie informacje i dowody z auditu zebrane podczas wszystkich etapów auditu w celu dokonania przeglądu ustaleń z auditu i uzgodnienia wniosków z auditu. Decyzję w sprawie ustaleń z auditu podejmuje auditor wiodacy EU ETS. Zidentyfikowane niezgodności, nieprawidłowości i obserwacje omawiane są przez auditora wiodącego EU ETS na spotkaniu z osobą odpowiedzialną ze strony prowadzącego instalację. Auditor wiodący EU ETS informuje o dalszym postępowaniu i uzgadnia sposób postępowania w odniesieniu do zidentyfikowanych niezgodności, nieprawidłowości i obserwacji. W przypadku konieczności potwierdzenia skuteczności koniecznych ze strony organizacji działań na miejscu, auditor wiodący informuje o zakresie i szczegółach auditu specjalnego lub uzgadnia inny sposób potwierdzenia usunięcia stwierdzonych niezgodności lub nieprawidłowości zgodnie z wymaganiami Art. 22 Rozp 600/2012. Auditor wiodący EU ETS pozostawia organizacji kopię Wstępnych ustaleń z weryfikacji EU ETS. Wszystkie niezgodności (N), nieprawidłowości (Z) lub istotne nieprawidłowości (ZN), ewentualnie obserwacje (O) przekazane organizacji muszą zostać wpisane do Sprawozdania z Weryfikacji (druk KO- BIZE), chyba że zostaną usunięte przed napisaniem końcowego sprawozdania z weryfikacji (wówczas należy taki fakt odnotować w Planie próbkowania lub kwestionariuszu z auditu, włącznie z dowodami usunięcia niezgodności). Wynikiem auditu (weryfikacji) są dokumenty (w wersji elektronicznej) stanowiące podstawę do podjęcia decyzji o zwalidowaniu sprawozdania zgodnie z Art. 27 rozporządzenia (WE) 600/2012: Program i Plan weryfikacji EU ETS, Form.3/PCW -01EU

10 Indeks: PCW-01/EU Edycja: Strona: 10/15 Analiza strategiczna i ryzyka, Form.4a/ PCW-01/EU Plan Próbkowania, Form.4b/PCW-01/EU Wstępne ustalenia z weryfikacji EU ETS, Form.5/PCW-01/EU (jeżeli był wystawiany) Kwestionariusz EU ETS Form.6/ PCW-01/EU (jeżeli są notatki) Sprawozdanie z weryfikacji (wg aktualnego wzoru ustalonego przez komisję europejską i opublikowanego na stronach KOBIZE), Raport EU ETS organizacji (dokument Organizacji - wg aktualnego wzoru ustalonego przez komisję europejską i opublikowanego na stronach KOBIZE). Auditor wiodący EU ETS, nie później niż 5 dni roboczych po audicie (o ile nie było innych ustaleń między audytorem wiodącym, a organizacją np. wynikających z konieczności wykonania korekt raportu) wypełnia i kompletuje dokumentację poauditową w wersji elektronicznej (z autoryzacją elektroniczną podpisu). Niezależnie od dokumentów jak wyżej, auditor wiodący EU ETS dokonuje oceny członków zespołu weryfikującego. Zapis z oceny jest na Form.8/PCW-01/EU Ewaluacja auditora EU ETS. Wypełnione formularze przesyła do Pracownika Działu Obsługi Klienta wskazanego w powołaniu. UWAGI: 1. Weryfikacja wiąże się z inspekcją na miejscu w instalacjach organizacji. Na podstawie analizy wniosku organizacji, auditor wiodący EU ETS może podjąć decyzję o weryfikacji poza miejscem prowadzenia instalacji: Gdy weryfikacja dotyczy instalacji o niskim poziomie emisji (art. 47 ust. 2 rozporządzenia (UE) nr 601/2012). Jeżeli na podstawie wyników analizy ryzyka zostanie ustalone, że istnieje zdalny dostęp do wszystkich odnośnych danych prowadzącego instalację i po uzyskaniu przez prowadzącego instalację zatwierdzenia decyzji weryfikatora o nie przeprowadzaniu inspekcji na miejscu przez organ właściwy. Spełnione są pozostałe wymagania określone w art. 31 rozporządzenia (UE) nr 600/ Weryfikacja na miejscu jest wymagana gdy: raport prowadzącego instalację na temat wielkości emisji jest weryfikowany przez weryfikatora po raz pierwszy; weryfikator nie przeprowadził inspekcji na miejscu w dwóch okresach sprawozdawczych bezpośrednio poprzedzających bieżący okres sprawozdawczy; w okresie sprawozdawczym wprowadzono w planie monitorowania istotne zmiany, w tym zmiany, o których mowa w art. 15 ust. 3 lub 4 rozporządzenia (UE) nr 601/2012; Wystąpiły zmiany w obszarze podlegającym weryfikacji (np. nowa instalacja) Ocena i podjęcie decyzji (Etap 3) Komplet dokumentacji wraz z załącznikami autor wiodący EU ETS, przesyła do wyznaczonego w powołaniu recenzenta. UWAGI: 1. Projekt sprawozdania z weryfikacji przesyłany jest do recenzji w wersji edytowalnej.

11 Indeks: PCW-01/EU Edycja: Strona: 11/15 2. W sprawozdaniu w miejscu daty wniosków z weryfikacji i w innych miejscach gdzie wymagany jest podpis Dyrektora Biura Certyfikacji auditor wiodący EU ETS wstawia:?????????? 3. W miejscach tych właściwą datę (data przeglądu całego procesu i decyzji Kierownika Biura Certyfikacji Wyrobów) wprowadza Pracownik Działu Obsługi Klienta odpowiedzialny za organizację. 4. Wszystkie pliki są oznaczone numerem powołania nazwą dokumentu datą podpisania Przykład: NCW Ocena proc , oznacza: NCW Ocena proc Biuro Certyfikacji Wyrobów Numer powołania Rok jak w powołaniu Nazwa dokumentu Data opracowania lub zmiany dokumentu 5. Plik sprawozdania z weryfikacji (druk exel publikowany przez KOBIZE) jest oznaczany zgodnie z wymaganiami KOBIZE (numerem KPRU instalacji i aktualną wersją formularza KOBIZE) Przykład: Nr KPRU: PL ; druk KOBIZE jest oznaczony: VR P3_PL_pl_ Plik Sprawozdania powinien mieć oznaczenie VR P3_PL_pl_ Zdjęcia (dla każdej instalacji) i inne dowody (skany dokumentów klienta) opisujemy podobnie ; NCW Zdjęcie instalacji każde zdjęcie opisujemy nazwą co przedstawia np.; waga, tabliczka maszyny, licznik, 7. Nazwy plików tworzymy w sposób umożliwiający identyfikacje z instalacją/ audytem, możliwie krótkie, ponieważ długie nazwy plików, uniemożliwiają ich kopiowanie (przenoszenie, lub zapisywanie na nośnikach zapasowych). Recenzent ma następujące zadania: identyfikacja błędów technicznych i pominięć, sprawdzenie czy weryfikator działał z należytą starannością i we właściwym zakresie, sprawdzenie czy weryfikator przeprowadził weryfikację zgodnie z obowiązującymi regulacjami prawa, skorygowanie drobnych pomyłek, błędów itd. odesłanie do audytora EU ETS dokumentacji w przypadku gdy wymagane są korekty, uzupełnienia, itp. których nie może (w uzgodnieniu z audytorem EU ETS) sam poprawić. Końcowy wynik recenzji jest zapisywany na form. Ocena procesu weryfikacji EU ETS. Recenzent niezwłocznie po dokonaniu przeglądu (max 3 dni robocze) przekazuje komplet dokumentacji do wskazanego w powołaniu Pracownika Biura Obsługi Klienta. Pracownik Biura Obsługi Klienta sprawdza daty w otrzymanym od recenzenta sprawozdaniu (druk exel KOBIZE), drukuje (i uzupełnia daty) sprawozdanie w 2 egz i po uzyskaniu podpisów Dyrektora Biura Certyfikacji PRS SA (na drugiej stronie z Imieniem i Nazwiskiem lub parafą obok pieczątki, oraz parafą na każdej wydrukowanej stronie) wraz z pozostałą dokumentacją przedstawia do przeglądu i podpisu Kierownikowi Biura Certyfikacji Wyrobów. Pracownik Biura Obsługi Klienta odnotowuje na form. Ocena procesu weryfikacji EU ETS informacje o wysłaniu dokumentów do klienta Powiadomienie organizacji o decyzji

12 Indeks: PCW-01/EU Edycja: Strona: 12/15 Na postawie opinii i wniosków w Ocenie procesu weryfikacji EU ETS. Dyrektor Pionu Certyfikacji podpisuje w imieniu weryfikatora wypełnione przez audytora wiodącego sprawozdanie (zgodne z wzorem opublikowanym na stronach KOBIZE, dodatkowo parafując wydrukowaną każdą stronę sprawozdania). W przypadku gdy weryfikacja zostaje przerwana na etapie nie uzasadniającym opracowanie sprawozdania, do Organizacji wysyłane jest stosowne pismo (z uzasadnieniem sformułowanym przez audiora EU ETS z udziałem Kierownika CW), podpisane przez Dyrektora Pionu Certyfikacji. UWAGI: Przerwanie weryfikacji może nastąpić w przypadku: 1. gdy Organizacja nie udostępni wymaganych informacji i nie jest możliwe opracowanie sprawozdania z weryfikacji, 2. gdy Organizacja nie spełnia warunków umowy z PRS SA (np. gdy nie zapłaciła za usługi), Sprawozdanie z weryfikacji (zgodnie z aktualnymi wymaganiami KOBIZE - wersja papierowa w 2 egz, oraz wersja elektroniczna) jest wysyłane do Organizacji po wniesieniu opłaty, zgodnej z umową. Organizacja, nie później niż 10 dni od daty otrzymania sprawozdania, może przesłać do Biura Certyfikacji Wyrobów ewentualne uwagi do tego sprawozdania. Decyzję o dalszym postępowaniu podejmuje Dyrektor Pionu Certyfikacji. Organizacji przysługuje prawo odwołania się od decyzji Dyrektora Pionu Certyfikacji. Odwołania są rejestrowane i rozpatrywane zgodnie z p Weryfikacja powtórna Weryfikacja powtórna ma miejsce w przypadku gdy wcześniej dokonano już weryfikacji badanej instalacji, w szczególności analizy strategicznej, analizy ryzyka i weryfikacji na miejscu. Dla uniknięcia powielania tej samej pracy każdego roku, w przypadku gdy weryfikacja dotyczy tej samej instalacji, możliwa jest analiza strategiczna i analiza ryzyka tylko w odniesieniu do rozwoju i/lub zmian w zatwierdzonym planie monitorowania, zmian w instalacji, ustaleń z lat poprzednich lub innych istotnych dla celów weryfikacji, wówczas w Sprawozdaniu Form.4a/PCW-01/EU, wpisujemy tam gdzie zasadne tylko nie było zmian. Auditor wiodący EU ETS uwzględnia w Planie weryfikacji EU ETS specyficzne uwarunkowania wynikające z weryfikacji z lat poprzednich Odnowienie weryfikacji Warunki kolejnej weryfikacji i odnowienia umowy o weryfikację wynikają z umowy z organizacją Audity specjalne Audity specjalne są programowane w przypadkach gdy: w wyniku analizy dokumentów przedstawionych przez organizację, auditor wiodący EU ETS lub recenzent uznają, że konieczny jest audit na miejscu dla wyjaśnienia powstałych wątpliwości, gdy wymagane są obiektywne dowody potwierdzające wdrożenie działań korekcyjnych i/lub korygujących (np. audit sprawdzający wykonanie działań korekcyjnych i/lub korygujących na wniosek weryfikatora w przypadku stwierdzenia niezgodności i/lub istotnej nieprawidłowości). O potrzebie przeprowadzenia auditu sprawdzającego, auditor wiodący EU ETS powiadamia organizację na spotkaniu zamykającym audit,

13 Indeks: PCW-01/EU Edycja: Strona: 13/15 na wniosek Kierownika Biura Certyfikacji i/lub organizacji (np. gdy organizacja zgłasza rozszerzenie zakresu auditu), gdy po wydaniu sprawozdania zostały ujawnione fakty wskazujące na potrzebę rewizji przeprowadzonej weryfikacji lub są związane z wniesionymi skargami. Audity specjalne programowane są z krótkim terminem realizacji tak jak audity właściwe. O ile nie uzgodniono inaczej audity specjalne przeprowadza auditor wiodący EU ETS. Audit specjalny obejmuje wyłącznie obszary uzgodnione z organizacją (np. związane z niezgodnościami lub istotnymi nieprawidłowościami, których skuteczność realizacji ma być oceniona), a w przypadku realizacji po wydaniu sprawozdania tylko ujawnione lub kontestowane obszary wymagające ponownej weryfikacji. Wynik auditu jest dokumentowany. Dokumentacja jest oceniana zgodnie z p Umowa Biuro Certyfikacji i Organizacja przed przystąpieniem do procesu weryfikacji podpisują Umowę o przeprowadzenie weryfikacji. Umowa może obejmować współpracę wieloletnią lub jednostkową weryfikację. Weryfikacja jednostkowa jest możliwa na podstawie zlecenia Organizacji zawierającego pełne informacje o płatniku i zobowiązanie do zapłacenia należności Odwołania Żądanie rozpatrzenia odwołania powinno zawierać: nazwę organizacji, nazwisko i adres składającego odwołanie, adres, telefon, fax, , jasny opis przedmiotu odwołania. Przyjęcie odwołania, podjęte działania mające na celu wyjaśnienie przedmiotu odwołania, sprawozdanie z przebiegu jego rozpatrywania oraz rezultat dostarczane są składającemu odwołanie w terminie do 30 dni. Przyjęcie odwołania potwierdzane jest w ciągu siedmiu dni od daty jego otrzymania. W procesie rozpatrywania odwołań wyróżnia się następujące elementy za które odpowiada Kierownik Biura Certyfikacji Wyrobów: nadzór nad przebiegiem procesu przyjmowania, walidowania i badania odwołania oraz decydowania o tym, jakie działania mają być podjęte w reakcji na nie, z uwzględnieniem wyników poprzednich podobnych odwołań, śledzenie i rejestrowanie odwołań, w tym działań podejmowanych w celu ich rozwiązania, zapewnianie, że są podejmowane wszelkie stosowne działania korekcyjne i korygujące. W przypadku stwierdzenia błędu w wydanym Organizacji sprawozdaniu, pracownik BC odsyła sprawozdanie audytorowi wiodącemu EU ETS do poprawy, następnie jest powtórzenie postępowania zgodnie z opisem w p i W przypadku zmian w raporcie organizacji po wydaniu Organizacji sprawozdania postępowanie jest zgodne z umową z organizacją, wszystkie zmiany oraz informacje uzupełniające są dokumentowane w dokumentacji z weryfikacji. Weryfikacja na miejscu (audit specjalny) jest wymagana gdy w okresie sprawozdawczym wprowadzono w planie monitorowania istotne zmiany, w tym zmiany, o których mowa w art. 15 ust. 3 rozporządzenia (UE) nr 601/2012 (podstawę stanowi AVR Art c)).

14 Indeks: PCW-01/EU Edycja: Strona: 14/15 Pisma zewnętrzne zawierające zastrzeżenia strony zewnętrznej, co do wyników usługi przez Biuro Certyfikacji Wyrobów odnotowywane są w Rejestrze odwołań przez Kierownika CW. Kierownik CW rozpatruje sprawę i podejmuje niezbędne działania w celu wyjaśnienia sprawy. Po zakończeniu analizy, w nieprzekraczalnym terminie 30 dni od daty otrzymania pisma przygotowuje pisemną odpowiedź i wysyła ją po zatwierdzeniu przez Dyrektora Biura Certyfikacji klientowi. Klient zgłaszający odwołanie może zakwestionować wynik jej rozpatrzenia przez Dyrektora DC. W takim przypadku pismo klienta przekazywane jest do Zarządu celem rozpatrzenia. W przypadku, gdy załatwienie odwołania może przekroczyć 30 dni, Dyrektor DC informuje z wyprzedzeniem pisemnie klienta o spodziewanym terminie udzielenia odpowiedzi. PRS formalnie powiadamia składającego odwołanie o zakończeniu procesu rozpatrywania odwołania Skargi (reklamacje zewnętrzne) Osoba lub organizacja może zwrócić się na piśmie ze skargą dotyczącą działalności PRS lub jego klienta. Ostateczną decyzję w sprawie skargi (reklamacji zewnętrznej) podejmuje Dyrektor Biura Certyfikacji. Pisma zewnętrzne zawierające zastrzeżenia strony zewnętrznej co do sposobu wykonania usługi przez Biuro Certyfikacji Wyrobów odnotowywane są w Rejestrze reklamacji przez Kierownika CW. Proces przyjmowania, oceny i podejmowania decyzji w sprawie skarg jest objęty zasadą zachowania poufności, w odniesieniu do skarżącego i przedmiotu skargi. W procesie rozpatrywania skarg wyróżnia się następujące elementy za które odpowiada Kierownik Biura Certyfikacji Wyrobów: nadzór nad przebiegiem procesu przyjmowania, walidowania, badania skargi i decydowania o tym, jakie działania mają być podjęte w odpowiedzi na nią śledzenie i zapisywanie skarg, w tym działań podejmowanych w odpowiedzi na nie zapewnianie, że są podejmowane wszelkie stosowne działania korekcyjne i korygujące. Przyjęcie skargi, podjęte działania mające na celu wyjaśnienie przedmiotu skargi, sprawozdanie z przebiegu jej rozpatrywania oraz rezultat dostarczane są składającemu skargę. Przyjęcie skargi potwierdzane jest w ciągu siedmiu dni od daty jej otrzymania. Decyzja komunikowana składającemu skargę jest podejmowana, przeglądana i zatwierdzana przez osobę, która poprzednio nie była zaangażowana w sprawę będącą przedmiotem skargi. PRS formalnie powiadamia składającego skargę o zakończeniu procesu rozpatrywania skargi Zapisy Dokumenty wymienione w niniejszej procedurze mogą występować w formie papierowej i/lub elektronicznej. Dokumenty elektroniczne mogą występować w formacie doc (dla celów wewnętrznych), lub exel (sprawozdanie z weryfikacji wg wzoru KOBIZE) lub pdf (dla celów zewnętrznych, np. Wstępne ustalenia z weryfikacji EU ETS ). Dokumenty w formie elektronicznej są autoryzowane poprzez wpisanie przez autora dokumentu swojego imienia i nazwiska (w miejscu formularza: imię, nazwisko i/lub podpis). Dokumentacja papierowa jest dla celów archiwalnych skanowana.

15 Indeks: PCW-01/EU Edycja: Strona: 15/15 Ewentualne uwagi/ rozmowy/ ustalenia itp. zaistniałe po wysłaniu Sprawozdania do Klienta zapisywane są w pliku exel na dysku: \\nas01\usr\dc\cw\klienci EU ETS, w pliku exel: Zał1 Zakres akredytacji Wykaz...PCW-01EU z w zakładce: Weryfikacje za w kolumnie UWAGI Dokumentacja z weryfikacji jest przechowywana w wersji elektronicznej w Biurze Certyfikacji Wyrobów i jest zachowywana przez okres 10 lat Współpraca z PCA Pracownik Biura Obsługi Klienta aktualizuje na bieżąco Wykaz Weryfikacji i Auditorów (zakładka w arkuszu Exel - Zał 1 PCW-01/EU). Wypełniony formularz jest sprawdzany przed wysłaniem do PCA przez koordynatora. Formularz jest przekazywany do PCA na 2 miesiące przed planowanym auditem (w BCW PRS SA) oraz na każde żądanie PCA. Pracownik Biura Obsługi Klienta do 15 listopada każdego roku, zgłasza (na podstawie podpisanych umów) planowane weryfikacje do PCA na formularzu przygotowanym przez Komisję Europejską (formularz udostępniało poprzednio PCA). Wypełniony formularz jest sprawdzany przed wysłaniem do PCA przez koordynatora. Pracownik Biura Obsługi Klienta aktualizuje formularz w terminie 2 tygodni od zaistnienia zmiany. Przekazywane do PCA informacje muszą uwzględniać wszystkie terminy weryfikacji cząstkowych, w przypadku, gdy takie są planowane w ciągu roku. Wówczas ww. informacje należy przekazać do PCA w terminie umożliwiającym przeprowadzenie obserwacji każdej z części weryfikacji nawet jeśli są planowane do realizacji przed 15 listopada (minimum 2 tygodnie przed planowaną wizytą). 4 DOKUMENTY ZWIĄZANE PCW-02 - PROCEDURA ZARZĄDZANIA KOMPETENCJAMI PERSONELU W CW KCW, 5 ZAŁĄCZNIKI Wykaz formularzy i załączników związanych z procedurą PCW-01/EU ETS