Instrukcja użytkownika

Transkrypt

1 Instrukcja użytkownika 1/49

2 1.Historia zmian dokumentu. L.p. Opis zmian Data zmiany 1 Utworzenie dokumentu Uzupełnienie dokumentu Uzupełnienie dokumentu Uzupełnienie dokumentu Uzupełnienie dokumentu Aktualizacja dokumentu /49

3 Menu Wstęp...5 Opis funkcjonalności...5 Pomoc kontekstowa...6 Drukowanie...6 Konfiguracja...6 Dane firmy...6 Oddziały...7 Konta użytkowników...8 o Rola użytkownika w systemie...8 o Uprawnienia magazynowe...9 Ustawienia...9 Właściciele...10 Podatki...11 Słowniki...11 Kontrahenci...11 Towary/usługi...12 o Podstawowe dane o produkcie...12 o Ustawienia zaawansowane...14 Grupy towarów...14 Magazyny...15 Szablony numeracji...15 Cenniki...17 Firmy kurierskie...17 Magazyny...17 Dokumenty magazynowe...17 o Dokumenty PZ, PW, IP, MM+, ZZ,ZW...18 o Dokumenty WZ, RW, IR, MM Kartoteka...20 Raporty...21 Sprzedaż...22 Dokumenty...22 o Faktury VAT...22 o Faktury korygujące VAT...27 o Faktury zaliczkowe...28 o Duplikaty faktur...28 o Wystawianie faktur seryjnych...28 o Szybkie rozliczenie faktury...29 o Informacje o kliencie...29 o Faktury w walutach obcych...30 o Rachunki...30 o Dowody wewnętrzne...30 o Paragony niefiskalne /49

4 Zamówienia...31 Firma kurierska...33 Rozliczenia...33 o Wpłaty...33 o Wypłaty...34 Rejestr sprzedaży...34 Fakturowanie seryjne...35 o Tworzenie nowego szablonu...35 o Powielanie szablonów...36 Analizy...36 Zakup...37 Dokumenty...37 o Faktury VAT...37 o Rachunki...38 o Dowody wewnętrzne...38 Rejestr zakupu VAT...39 Biuro...39 Zapisy w księdze przychodów i rozchodów...39 Ewidencja przebiegu pojazdów...39 Majątek...40 o o o Środki trwałe...40 Wyposażenie...40 Pojazdy...40 Remanenty...41 Deklaracje VAT...41 Podatek dochodowy...42 Sklep...42 Aktualności...42 Promocje /49

5 Wstęp System efakturuj.pl został stworzony z myślą o małych i średnich przedsiębiorstwach, które nie chcą lub nie mogą utrzymywać pełnej infrastruktury informatycznej łącznie z serwerami i urządzeniami zabezpieczającymi. Użytkownicy systemu zyskują wymierne oszczędności z tytuły obniżenia kosztów energii elektrycznej, zakupu drogich urządzeń typu serwery, zasilacze awaryjne, klimatyzacje, systemy przeciwpożarowe i przeciw włamaniowe, zakupu profesjonalnego oprogramowania serwerów oraz wydajnych stacji roboczych. Do uruchomienia systemu wystarczy średniej jakości komputer, netbook, tablet, a nawet telefon komórkowy z dostępem do Internetu. Program uruchamia się za pomocą przeglądarki internetowej tak jak każdą stronę w Internecie (polecane przeglądarki to: Google Chrome, Firefox, Opera lub Internet Explorer wersja 9 lub wyższa). Największymi zaletami systemu efakturuj.pl są: jego mobilność i dostępność z każdego miejsca, możliwość obsługi firmy posiadającej wiele oddziałów rozproszonych po całym kraju, stały i wspólny dla wszystkich oddziałów dostęp do bazy kontrahentów i słownika towarów/usług, stanu rozliczenia z kontrahentami oraz wartości sprzedaży. Podobnie jak inne serwisy tego typu oferujemy użytkownikowi darmową wersję oprogramowania w podstawowym zakresie wystawiania faktur i faktur korygujących z możliwością utworzenia i wykorzystania list kontrahentów i usług. Dodatkowo, każdy może bezpłatnie przetestować program w ciągu pierwszego miesiąca użytkowania. Opis funkcjonalności System efakturuj.pl to nie tylko program do fakturowania. To system, który posiada wiele przydatnych funkcji i rozwiązań. Należą do nich: 1. tworzenie i drukowanie dokumentów sprzedaży w postaci faktur VAT i faktur korygujących oraz ich duplikatów z możliwością ich przesłania klientowi w formie elektronicznej; 2. tworzenie w/w dokumentów automatycznie na podstawie wcześniej zdefiniowanych szablonów i harmonogramu (faktury seryjne, okresowe); 3. tworzenie faktur opatrzonych symbolem MP mały podatnik; 4. śledzenie stanu zalegania z płatnościami i rozliczanie kontrahentów; 5. rejestrowanie zamówień i wpłacanych zaliczek; 6. tworzenie faktur zaliczkowych do zarejestrowanych zamówień; 7. tworzenie i wydruk rejestrów sprzedaży VAT; 8. tworzenie faktur w walutach obcych; 9. tworzenie rachunków zwykłych i dowodów wewnętrznych; 10. analiza sprzedaży 11. rejestracja wydatków 12. tworzenie i wydruk rejestrów zakupów VAT; 13. automatyczna rejestracja przychodów i wydatków w księdze przychodów i rozchodów; 14. prowadzenie ewidencji majątku (środki trwałe, wyposażenie, wnip); 15. generowanie deklaracji VAT; 16. automatyczne generowanie dokumentów magazynowych WZ przy wystawianiu faktur; 17. wystawianie faktur na podstawie wcześniej zatwierdzonych dokumentów WZ; 18. prowadzenie kartoteki ilościowo wartościowej z zachowaniem zasady FIFO; 19. tworzenie i drukowanie dokumentów magazynowych (WZ, PZ, RW itp); 20. raportowanie rozchodów i przychodów magazynowych; 21. integracja ze sklepem internetowym; 22. rejestracja w systemie pracowników firmy jako użytkowników z określonymi uprawnieniami; a wszystko to dla dowolnej liczby oddziałów, magazynów i cenników. 5/49

6 Pomoc kontekstowa Pomoc kontekstowa to możliwość uzyskania informacji na temat użytkowanej właśnie funkcjonalności, za pomocą systemu podpowiedzi, w postaci okienek z tekstem pojawiających się po najechaniu kursorem myszy na przyciski lub link. Dodatkowo dostępne są fragmenty instrukcji użytkownika w postaci okienek pomocy otwierających się po kliknięciu ikony przedstawiającej koło ratunkowe (prawy, górny róg okna). Krótkie opisy pól wprowadzania pojawiają się także po wciśnięciu ikony Drukowanie Wszystkie dokumenty sprzedaży (faktury, faktury korygujące, duplikaty itp), dokumenty magazynowe oraz raporty i rejestry można wydrukować wciskając ikonę drukarki. Są one zapisywane zawsze do pliku w formacie pdf, a następnie prezentowane na ekranie. Na każdym dokumencie widoczny jest szary przycisk Drukuj, którego wciśnięcie powoduje skierowanie wydruku do drukarki. Zaleca się zainstalowanie programu Adobe Reader, który wspomaga prawidłowe wyświetlanie plików w formacie pdf w oknie przeglądarki internetowej. Konfiguracja Dane firmy Pierwsze próby użytkowania programu powinny być poprzedzone właściwą konfiguracją ustawień. Formularz do wprowadzania danych firmy umożliwia zarejestrowanie w systemie niezbędnych informacji do prawidłowego wystawiania dokumentów sprzedaży. Rysunek 1 6/49

7 Dodatkowo możliwe jest zapamiętanie grafiki będącej logo firmy. Logo pojawi się na dokumentach sprzedaży w lewym, górnym rogu wydruku. Dopuszczalne formaty plików graficznych służących do importu logo to: jpg, gif, png. Oddziały Każdy przedsiębiorca może zdefiniować w systemie dowolną ilość oddziałów firmy. Służy do tego formularz przedstawiony poniżej. Podczas rejestracji firmy w systemie, tworzony jest główny oddział, zwany główną siedzibą firmy. Jest to oddział, którego nie można usunąć z listy. Dane każdego oddziału można edytować zmieniając jego nazwę i adres oraz dostępne parametry. Rysunek 2 Parametrami są: symbol krótki ciąg znaków, który może zostać użyty przy definiowaniu numerów faktur ( numer faktury może zawierać w sobie ten symbol), hurtownia/sklep wybranie wartości Sklep powoduje, że dokument WZ wygenerowany automatycznie wraz z fakturą jest automatycznie zatwierdzany jeżeli na stanie magazynu jest odpowiednia ilość towaru, sposób liczenia na fakturach określa czy faktury wystawiane w tym oddziale będą przeliczane wg cen netto czy brutto (podczas wystawiania faktury można doraźnie zmienić sposób liczenia) realizacja zamówienia generuje... określa jaki dokument zostanie automatycznie wygenerowany po wciśnięciu na zamówieniu przycisku ; jeżeli wybrana zostanie faktura to system utworzy nową fakturę i przeniesie do niej wszystkie pozycje zamówienia, łącznie z kosztami transportu; w przypadku wyboru dokumentu WZ system utworzy nowy dokument WZ w magazynie głównym i przeniesie do niego tylko pozycje będące towarami; użytkownik, tworząc fakturę z tak utworzonego WZ musi pamiętać o ręcznym dodaniu pozostałych pozycji zamówienia siódemka-login jeżeli firma podjęła współpracę z firmą kurierską SIÓDEMKA i w Ustawieniach ma zaznaczone pole Firma kurierska Siódemka określa numer klienta nadany przez SIÓDEMKĘ. siódemka-api key określa klucz API potrzebny do podłączenia do systemu firmy SIÓDEMKA. 7/49

8 Konta użytkowników Można zdefiniować dowolną ilość użytkowników w systemie. Jedynym ograniczeniem jest niepowtarzalność identyfikatora (loginu) użytkownika. Aby mieć pewność, że podany login jest niepowtarzalny należy używać adresu użytkownika. Jeżeli użytkownik nie posiada adresu poczty elektronicznej można podać inny ciąg znaków, który jest sprawdzany przez system podczas zapisu do bazy. Definiując lub edytując dane użytkownika należy określić także jego przynależność do oddziału. Użytkownik może wystawiać dokumenty tylko w tym oddziale do którego został przypisany przez administratora systemu. Również administrator może wystawiać dokumenty tylko w swoim oddziale pomimo, że ma możliwość przeglądania dokumentów ze wszystkich oddziałów. Szczególną uwagę należy zwrócić przy definiowaniu hasła użytkownika. Hasło powinno być na tyle mocne aby nie można go było złamać prostymi metodami. Nie należy zatem używać jako hasła imion, nazwisk, dat urodzenia, przekleństw, popularnych słów itp. Hasło powinno zawierać przynajmniej osiem znaków w tym znaki specjalne, cyfry oraz małe i wielkie litery. Dobrą metodą jest zastępowanie w haśle niektórych liter znakami specjalnymi o podobnym wyglądzie zamiast a,! zamiast l, 3 zamiast E itd. Rysunek 3 Rola użytkownika w systemie Użytkownik w systemie może mieć przypisaną jedną z następujących ról: administrator ma dostęp do wszystkich opcji programu; sprzedawca może wystawiać dokumenty sprzedaży oraz dokumenty magazynowe; nie może zatwierdzać dokumentów magazynowych; nie ma dostępu do edycji słowników z wyjątkiem słownika kontrahentów i towarów/usług, magazynier może zatwierdzać dokumenty magazynowe (zmieniać stan ilościowy); nie może wystawiać dokumentów magazynowych; może edytować słowniki w takim zakresie jak sprzedawca, księgowy może generować i drukować raporty i zestawienia oraz rozliczać kontrahentów obserwator ma dostęp do wszystkich opcji programu w zakresie tylko do odczytu-. Aby zmienić rolę użytkownika należy kliknąć na ikonę edycji w kolumnie o nazwie Rola 8/49

9 Rysunek 4 i wybrać właściwą rolę. Uprawnienia magazynowe Użytkownik programu może mieć nadane uprawnienia do wybranych magazynów. Służy do tego ikona w kolumnie Magazyny w tabeli z listą użytkowników. Otwiera ona okno z listą magazynów, do których użytkownik ma prawa. Listę można zmienić dodając magazyn do listy lub usuwając go z listy. Rysunek 5 Blokowanie konta użytkownika Jeżeli użytkownik stracił uprawnienia do korzystania z programu można zablokować jego konto klikając na ikonę kosza w kolumnie Blokuj tabeli z listą użytkowników. Po potwierdzeniu komunikatu konto użytkownika zostaje zablokowane co symbolizuje zamknięta kłódka w kolumnie Stan. 9/49

10 Ustawienia Rysunek 4 Użytkownik posiadający rolę Administrator ma możliwość zmiany roku fakturowania oraz zdecydowania czy w oddziałach ma być prowadzona odrębna numeracja faktur. Dodatkowo może podać treść, która będzie automatycznie drukowana na każdej fakturze. Jeżeli rok fakturowania jest inny niż aktualny rok w kalendarzu to podczas włączania opcji menu Sprzedaż pojawi się stosowny komunikat, a użytkownik będzie mógł zdecydować czy ustawić rok aktualny czy pozostać przy obecnym wpisie. Jeżeli rok fakturowania jest inny niż aktualny rok wówczas numeracja faktur będzie kontynuowana w ustawionym roku. Opcja jest przydatna na przełomie roku kiedy to trzeba wystawić faktury za poprzedni rok. Jeżeli podjęto współpracę z firmą kurierską SIÓDEMKA to zaznaczenie pola Firma kurierska Siódemka umożliwi automatyczne generowanie listów przewozowych w systemie WebMobile7 firmy kurierskiej (patrz rozdział Zamówienia). Właściciele Rysunek 5 10/49

11 Podatek VAT Rysunek 6 Zaznaczenie pola PłatnikVAT powoduje, że system wystawia faktury VAT. Odznaczenie tego pola sprawi, że system będzie wystawiał Rachunki zwykłe. Słowniki Opcja menu głównego Słowniki służy do definiowania list np kontrahentów, towarów, grup towarów itp, w celu ich późniejszego wykorzystania. Kontrahenci Słownik kontrahentów zawiera listę klientów firmy, która to lista może zostać przywołana podczas wystawiania dokumentów sprzedaży lub dokumentów magazynowych. Zawiera on szczegółowe informacje o kontrahencie ( nabywcy i odbiorcy) oraz ustawienia domyślne wykorzystywane podczas wystawiania faktur. 11/49

12 Rysunek 7 Pole Domyślny termin zapłaty zawiera ilość dni która zostanie dodana do daty wystawienia. Pole Domyślny opust zostanie zastosowane podczas dodawania pozycji do faktury cena zostanie pomniejszona automatycznie o podany procent. Pole Domyślny cennik określa cennik, który zostanie wyświetlony podczas dodawania pozycji do faktury. Pole Domyślna waluta określa walutę jaka zostanie wybrana na fakturze po wstawieniu danych kontrahenta. W trakcie edycji faktury można zmienić walutę na inną. Podczas dodawania nowego kontrahenta niektóre pola są oznaczone kolorem różowym. Oznacza to, że powinny zostać wypełnione, aby faktura dla tego kontrahenta była wystawiona poprawnie. Kontrahenta można dodać również z poziomu edycji faktury jednakże zapisywane są tylko dane podstawowe. Towary/usługi Podstawowe dane o produkcie Podobnie jak w przypadku kontrahentów, niektóre pola formularza towaru/usługi powinny być wypełnione. Są one oznaczone kolorem różowym. 12/49

13 Rysunek 8 Masa jednostkowa towaru zostanie wykorzystana do obliczenia wagi faktury w przypadku wysyłki. Zapas minimalny posłuży do przygotowania raportu o przekroczeniu zapasu minimalnego. Jeżeli wprowadzana jest usługa kurierska, a w konfiguracji programu zaznaczona jest obsługa sklepu internetowego, to formularz umożliwia zdefiniowanie firmy kurierskiej, sposobu zapłaty i przedziały wagowego przesyłki. Dane te posłużą do automatycznego ustalenia kosztów transportu towaru do klienta. Rysunek 11 Po zapisaniu wprowadzonych danych przyciskiem ZAPISZ należy wypełnić pola cenników określając ceny netto i brutto towaru/usługi. Rysunek 12 13/49

14 W tym celu należy kliknąć na ikonę w kolumnie Edycja, a następnie wpisać właściwą cenę netto lub brutto. Druga cena wyliczona zostanie automatycznie na podstawie podanej stawki VAT. Ponowne kliknięcie na ikonę w kolumnie Edycja powoduje zapisanie i wyliczenie cen. Po ustaleniu cen we wszystkich cennikach można dodać do danego towaru przedstawiający go obrazek lub zdjęcie. Można dodać więcej niż jeden obrazek. Obrazek wybrany jako domyślny będzie prezentowany w sklepie internetowym jak główny, a pozostałe jako uzupełniające. Rysunek 13 Ceny towaru można skorygować klikając na przycisk Cennik Ustawienia zaawansowane Ustawienia zaawansowane są dostępne na zakładce zaawansowane. Otwiera się okienko przedstawione poniżej. Rysunek 14 Znaczenie poszczególnych opcji: Automatyczna wycena jeżeli jest włączona to podczas zatwierdzania dokumentu PZ, PW, lub IP system automatycznie wylicza cenę towaru na podstawie marży podanej w konfiguracji cennika (słownik Cenniki ); jeżeli wyliczona cena jest wyższa od ceny aktualnej to cena aktualna zostanie zastąpiona ceną wyliczoną. Dostępność w sprzedaży jeżeli wybrana jest opcja Niedostępny wówczas towar/usługa nie jest wyświetlany na listach podczas edycji dokumentów sprzedaży 14/49

15 Widoczność w sklepie - jeżeli wybrana jest opcja Niewidoczny wówczas towar nie figuruje w ofercie sklepu internetowego. Grupy towarów Słownik grup towarów/usług ma fundamentalne znaczenie w przypadku współpracy systemu z opcją sklepu internetowego. Nazwy grup i podgrup towarów stanowią wówczas elementy menu oferty sklepu. Jest zatem istotne aby każdy towar/usługa miał przypisaną właściwą grupę. Rysunek 15 Określając nową grupę należy zawsze określić właściwą grupę nadrzędną. Np telewizor powinien mieć określoną grupę nadrzędną Sprzęt RTV aby później, w menu sklepu internetowego, znaleźć się w grupie artykułów rtv. Magazyny W systemie można zdefiniować dowolną ilość magazynów. Podczas rejestracji oddziału firmy program automatycznie zakłada jeden magazyn główny w oddziale. Zawsze jeden z magazynów posiada status GŁÓWNY. To z tego magazynu prowadzona jest sprzedaż. Podczas zatwierdzania faktury tworzy się automatyczna WZ właśnie w magazynie głównym oddziału. Rysunek 16 15/49

16 Symbol magazynu jest krótkim oznaczeniem literowo cyfrowym, które może zostać użyte do wyróżniania dokumentów magazynowych poprzez umieszczenie go w numerze dokumentu(menu Słowniki/Szablony numeracji ). Szablony numeracji Słownik szablonów numeracji zawiera symboliczne oznaczenia numerów dokumentów. Pozwala on na dowolne formatowanie numerów faktur i dokumentów magazynowych tak aby zawierały dodatkowe informacje np symbol oddziału, miesiąc wystawienia itp. Rysunek 17 W kolumnie Edycja tabelki należy kliknąć ikonę edycji. Spowoduje to otwarcie okienka edycji szablonu: Rysunek 18 W okienku można zdefiniować właściwy szablon numeru, zmienić nazwę szablonu lub określić ostatni numer dokumentu w poprzednim systemie. Przy konfiguracji numeru obowiązują następujące zasady: 16/49

17 każdy ciąg znaków z wyjątkiem kombinacji znaków %+litery (np. %N) przenoszony jest do numeru bez zmian; litery N,O,M,R lub para liter SM poprzedzone znakiem % pełnią funkcję zmiennych, które w procesie numeracji zostaną zastąpione odpowiednimi wartościami Znaczenie poszczególnych zmiennych jest następujące: %N kolejny numer porządkowy %O symbol oddziału określony w Konfiguracja/Oddziały %M aktualny miesiąc %R rok wpisany w Konfiguracja/Ustawienia %SM symbol magazynu określony w Słowniki/Magazyny ( przy włączonej opcji obsługi magazynów) stosowany w numeracji dokumentów magazynowych. Przykłady: FA-%N/%M/%R - FA-123/11/2011 %N%M%R FK/%R/%N/%O - FK/2011/1234/GL WZ%N/%SM - WZ1234/MAG1 Cenniki System pozwala na zdefiniowanie dowolnej liczby cenników w firmie. Można je stosować w odniesieniu do grup lub poszczególnych kontrahentów. Można np zdefiniować cennik z cenami hurtowymi dla oddziału będącego hurtownią, detalicznymi dla sklepu, obniżonymi dla sklepu internetowego itd. Każdemu kontrahentowi można przypisać domyślny cennik wg którego będzie prowadzona dla niego sprzedaż. Rysunek 19 Jeżeli kontrahent nie ma jawnie określonego cennika wówczas stosowany jest cennik o statusie Domyślny. Marża podana w szczegółach cennika służy do automatycznego wyliczania ceny sprzedaży na 17/49

18 podstawie ceny zakupu towaru podczas zatwierdzania dokumentu magazynowego PZ, PW i IP. Towar musi mieć zaznaczoną opcję Automatyczna wycena w ustawieniach zaawansowanych. Firmy kurierskie Słownik firm kurierskich jest niezbędny w przypadku włączenia opcji Sklep internetowy. Przechowuje on nazwy i opisy firm kurierskich, które uczestniczą w dostarczaniu zakupionych towarów do klienta. Z listy tej klient sklepu internetowego wybiera właściwą firmę kurierską, a system automatycznie wylicza koszt transportu na podstawie wagi przesyłki. Magazyny Ta część programu służy do zarządzania zasobami magazynowymi poprzez wystawianie odpowiednich dokumentów magazynowych. Dokumenty magazynowe Lista dokumentów magazynowych wyświetlana jest w podziale na magazyny i rodzaje dokumentów. Rysunek 20 W systemie obowiązuje zasada, że tylko dokumenty posiadające numer są zapamiętywane w bazie. Dokument jest numerowany w momencie pierwszego wciśnięcia przycisku ZAPISZ. Dokumenty PZ, PW, IP, MM+, ZZ, ZW Dokument PZ przychód zewnętrzny jest dokumentem za pomocą którego przyjmuje się do magazynu towary zakupione u zewnętrznego dostawcy. 18/49

19 Rysunek 21 Wciśnięcie ikony symbolizującej lupę powoduje otwarcie listy kontrahentów zarejestrowanych w systemie, którzy w danych szczegółowych posiadają status dostawcy lub dostawcy i odbiorcy. Jeżeli podczas rejestracji dokumentu PZ okaże się, że brak kontrahenta na liście można go dodać do listy wciskając przycisk NOWY. Z tego poziomu można określić tylko podstawowe dane o kontrahencie. Pozostałe informacje należy uzupełnić później w słowniku Kontrahenci. Klikniecie na nazwę kontrahenta lub inne dane oznaczone kolorem niebieskim powoduje wstawienie danych do PZ. Pole Nr faktury służy do wpisania numeru dokumentu zakupu na podstawie którego dokonujemy przychodu. Wciśnięcie szarego przycisku DODAJ otwiera listę towarów znajdujących się w słowniku Towary/usługi. Jeżeli towaru brak na liście można go dodać do listy wciskając przycisk NOWY. Po kliknięciu na nazwę wybranego towaru określamy ilość i cenę towaru. Rysunek 22 Pozostałe pola posiadają własność tylko do odczytu. Przycisk ZAPISZ dodaje towar do dokumentu. 19/49

20 Zapamiętanie dokumentu magazynowego w bazie nie powoduje jeszcze zmiany stanu ilościowego w magazynie. Dopiero zatwierdzenie dokumentu przyciskiem ZATWIERDŹ zmienia ten stan. Zasada dotyczy wszystkich dokumentów magazynowych. Dokumenty PW przychód wewnętrzny i IP inny przychód oraz ZW zwrot wewnętrzny edytuje się podobnie jak dokument PZ z tą różnicą, że nie posiadają one danych kontrahenta. Dokument MM+ - przesunięcie międzymagazynowe jest dokumentem służącym do przenoszenia towarów miedzy magazynami firmy. Znak plus (+) oznacza, że jest to dokument wystawiony w innym magazynie firmy w którym jako magazyn docelowy podano magazyn aktualny. Dokument MM nie jest widoczny w magazynie docelowym dopóki nie zostanie zatwierdzony w magazynie źródłowym. Edycja dokumentu w magazynie docelowym nie jest możliwa. Rysunek 23 Dokument ZZ zwrot zewnętrzny powoduje przychód wcześniej wydanych towarów. Dokument ZZ jest generowany automatycznie podczas zatwierdzania faktury korygującej zmniejszającej ilość. Nie jest możliwe edytowanie dokumentu ZZ. Można go tylko zatwierdzić przyjmując towar na stan magazynu. Dokumenty WZ, RW, IR, MM- Dokument WZ wydanie zewnętrzne jest dokumentem, występującym w parze z fakturą sprzedaży lub paragonem. Podobnie jak dokument PZ posiada pola zawierające dane kontrahenta, które wypełnia się wybierając kontrahenta z listy. W przypadku paragonu pole pozostaje niewypełnione. Można go tworzyć ręcznie, podobnie jak inne dokumenty lub generować automatycznie podczas zatwierdzania faktury lub paragonu. Jeżeli oddział, w którym jest generowany dokument WZ posiada status Sklep wówczas dokument jest dodatkowo automatycznie zatwierdzany. 20/49

21 Rysunek 24 Dokument WZ w stanie otwartym nie posiada cen towarów i wartości. Dokument jest wyceniany dopiero podczas zatwierdzania, na podstawie cen zakupu towarów, w kolejności w/g zasady FIFO. Dokument WZ można skojarzyć z wcześniej zarejestrowanym zamówieniem wybierając zamówienie z listy rozwijanej WZ do zamówienia. Dokumenty RW rozchód wewnętrzny, IR inny rozchód oraz MM- przesunięcie międzymagazynowe tworzy się analogicznie jak dokumenty opisane wcześniej z tą różnicą, że nie podaje się danych kontrahenta. W przypadku dokumentu MM należy podać nazwę magazynu docelowego. Te dokumenty są również wyceniane z chwilą ich zatwierdzania. Kartoteka System efakturuj.pl prowadzi kartoteki ilościowo-wartościowe dla każdego zdefiniowanego magazynu. Kartoteka może być wyświetlona na ekranie lub wydrukowana w formie uproszczonej lub szczegółowej. Forma uproszczona podaje ilości i wartości poszczególnych pozycji magazynowych bez uwzględniania cen towarów. W formie szczegółowej pozycje magazynowe wyświetlane są w podziale na ceny po jakich zostały przyjęte do magazynu. Poniższy rysunek przedstawia kartotekę w formie uproszczonej 21/49

22 Rysunek 25 i szczegółowej: Rysunek 26 Raporty Ważnym elementem systemu obsługi magazynów są raporty. System efakturuj.pl generuje następujące raporty: rozchód towarów z magazynu w podanym okresie czasu zestawienie dokumentów magazynowych za dany okres w podziale na rodzaje stan magazynowy na dzień historia towaru Po wybraniu właściwego raportu z listy rozwijanej pojawiają się dodatkowe pola pozwalające na wpisanie zakresu dat, wybranie rodzaju dokumentu lub wpisanie indeksu towarowego. Raport zostaje wykonany i wyświetlony na ekranie po wciśnięciu przycisku WYKONAJ. 22/49

23 Rysunek 27 Sprzedaż Dokumenty Faktury VAT Po wybraniu z menu głównego opcji Dokumenty otwiera się okno z listą dokumentów sprzedaży wystawionych w bieżącym roku fakturowania, w kolejności odwrotnej tzn, że na górze listy znajdują się ostatnio wystawione dokumenty. Użytkownik posiadający rolę administratora systemu ma dodatkowo możliwość wyboru oddziału firmy z listy rozwijanej. Jeżeli użytkownik jest przypisany do wybranego oddziału wówczas ma możliwość wystawienia nowego dokumentu sprzedaży. Służy do tego przycisk UTWÓRZ znajdujący się z prawej strony nad tabelką. Po najechaniu kursorem myszki na ten przycisk rozwinie się podręczne menu umożliwiające wybór wystawianego dokumentu. Aby wyświetlić wcześniej wystawiony dokument należy kliknąć na numer dokumentu. Dokument można poprawić tylko wtedy gdy nie jest on zatwierdzony. Fakturę zatwierdzoną można otworzyć do edycji jeżeli nie jest jeszcze rozliczona, nie była korygowana oraz jeżeli nie jest w systemie prowadzona gospodarka magazynowa. Stan dokumentu symbolizuje kłódka w kolumnie STAN, w tabeli. Poniżej tabeli, z prawej strony znajduje się lista rozwijana umożliwiająca przeglądanie faktur z lat poprzednich. Jeżeli upłynął termin zapłaty faktury, a nie została ona rozliczona, to data terminu zapłaty wyświetlana jest na czerwono. 23/49

24 Rysunek 28 Wystawienie nowej faktury umożliwia przycisk UTWÓRZ. Rysunek 29 24/49

25 Aby faktura została zapamiętana w systemie należy wcisnąć przycisk ZAPISZ. Zostaje wówczas nadany fakturze kolejny numer zgodny z szablonem numeracji. Wciśnięcie ikony obok pola z nazwą nabywcy (lupka) powoduje otwarcie listy kontrahentów zarejestrowanych w systemie. Rysunek 30 Listę można przeszukać wykorzystując opisany wcześniej mechanizm filtrowania. Jeżeli na liście brak jest szukanego kontrahenta można go w tym miejscu dodać do słownika wciskając przycisk NOWY. Jeżeli istnieje potrzeba poprawienia danych kontrahenta należy wcisnąć ikonę w kolumnie Edycja tabeli. Rysunek 31 25/49

26 W związku z tym, że niektóre dane kontrahenta są wymagane do poprawnego wystawienia faktury VAT, przed zapisaniem zmian należy wcisnąć przycisk SPRAWDŹ. Jeżeli pole wymagane nie zostanie wypełnione zostanie podświetlone na różowo. Jeżeli wszystkie wymagane dane zostaną wpisane przycisk zmienia się na ZAPISZ. Ponowne wciśnięcie przycisku powoduje zapisanie wprowadzonych danych. Dane kontrahenta zostają wstawione do faktury po kliknięciu na symbol, nazwę lub adres kontrahenta. Jeżeli w słowniku kontrahentów zostanie wybrana, w danych kontrahenta, opcja Odbiorca na fakturze TAK, na fakturze dodatkowo zostaną wyświetlone dane odbiorcy faktury. Rysunek 32 Zamiast daty sprzedaży na fakturze można umieścić miesiąc sprzedaży zaznaczając pole obok daty sprzedaży i wybierając właściwy miesiąc z listy rozwijanej. Rysunek 33 Dane liczbowe na fakturze mogą być obliczane na podstawie cen brutto (z vat) lub netto (bez vat). Decyduje o tym pole wyboru znajdujące się nad tabelą z prawej strony. Rysunek 34 Sposób liczenia na fakturze jest określany w konfiguracji oddziału jednakże może zostać zmieniony podczas wystawiania faktury. Przycisk DODAJ powoduje otwarcie listy towarów/usług znajdujących się w słowniku. 26/49

27 Rysunek 35 Kliknięcie na symbol lub nazwę powoduje otwarcie kolejnego okienka służącego do określenia ilości, opustu lub ostatecznej ceny. Ceny towarów/usług widoczne na liście pochodzą z cennika wskazanego w górnej części okna. Cennik ten jest wybrany na podstawie wyboru dokonanego w danych kontrahenta. Jeżeli w danych kontrahenta nie określono cennika domyślnego to stosowany jest cennik podstawowy. Rysunek 36 Po wciśnięciu przycisku ZAPISZ, towar/usługa dodawany jest do listy na fakturze. Jeżeli usługi brak na liście towarów/usług to można ją dodać do słownika wciskając przycisk NOWY. Jeżeli użytkownik korzysta z opcji magazynowej programu to może dodać do słownika, w tym miejscu, jedynie usługę. 27/49

28 Rysunek 37 Innym sposobem dodawania nowych pozycji do faktury jest pobranie danych z wcześniej wystawionych i zatwierdzonych dokumentów WZ. Jeżeli w oddziale, w dowolnym magazynie zostanie wystawiony dokument WZ, dla kontrahenta wybranego właśnie do faktury, to obok przycisku DODAJ pojawi się dodatkowo przycisk DODAJ Z WZ. Otwiera on okienko z listą dokumentów WZ. Rysunek 38 Kliknięcie na numer WZ powoduje przepisanie do faktury wszystkich pozycji z dokumentu WZ. Tak wstawione pozycje mogą być w fakturze edytowane tylko w zakresie ceny, stawki vat, opustu i pkwiu. Usunięcie jednej pozycji faktury dodanej poprzez pobranie z WZ, powoduje usunięcie wszystkich pozycji pochodzących z tego dokumentu WZ(wycofanie operacji). Dokument WZ może być ponownie pobrany do faktury. Po zakończeniu edycji faktury należy ja zatwierdzić. Zatwierdzenie faktury powoduje automatyczne wystawienie dokumentu WZ w magazynie głównym (jeżeli użytkownik korzysta z opcji magazynowej programu), a także umożliwia jej rozliczenie, wysłanie lub wydrukowanie. 28/49

29 Rysunek 39 Z prawej strony faktury program wyświetla informacje dodatkowe, które ułatwiają użytkownikowi szybkie dotarcie do dokumentów powiązanych z fakturą. Znajdują się tam linki do dokumentów magazynowych, zamówień, faktur korygujących i korygowanych. Wyświetlane jest również nazwisko użytkownika, który zatwierdził fakturę. Fakturę można wydrukować klikając na symbol drukarki. Otworzy się dodatkowa zakładka w przeglądarce internetowej z podglądem faktury w formacie pdf. Jeżeli użytkownik nie drukuje faktury może ją wysłać pocztą elektroniczną klikając na symbol koperty z zieloną strzałką. Ważne jest aby klient wskazany na fakturze miał w swoich danych w słowniku podany adres poczty elektronicznej. Jeżeli użytkownik nie jest płatnikiem podatku VAT i w menu Ustawienia/Podatek VAT nie zaznaczył opcji Płatnik VAT to może zamiast faktur VAT wystawiać zwykle rachunki. Faktury korygujące VAT Rysunek 40 Wciśnięcie ikony w kolumnie Koryguj, w tabeli z listą faktur, powoduje otwarcie nowej faktury korygującej. Korygować można jedynie zatwierdzone faktury. Fakturę można korygować tylko jeden raz. Jeżeli zachodzi potrzeba ponownego skorygowania faktury korekcie należy poddać wystawioną wcześnie poprzednią korektę (korekta korekty). Widok faktury korygującej posiada dodatkowo drugą tabelę zawierającą dane z faktury korygowanej(tabela Było ). Korekty należy dokonywać w tabeli Powinno być klikając na nazwę pozycji. 29/49