P A K I E T O P R O G R A M O W A N I A D L A F I R M. FS-System. FS-System FlySoft.pl edycja

Transkrypt

1 P A K I E T O P R O G R A M O W A N I A D L A F I R M FS-System I N S T R U K C J A O B S Ł U G I FS-System FlySoft.pl edycja

2 2 Dziękujemy za wybranie pakietu oprogramowania FS-System. Mamy nadzieję, że proponowane przez nas rozwiązania informatyczne spełnią Państwa oczekiwania. Życzymy udanego wdrożenia i miłej pracy z naszymi programami. Dział Oprogramowania

3 3 Spis treści: 1. Wprowadzenie do użytkowania pakietu FS-System Opis programu FS-Faktura Opis programu FS-Księga Opis programu FS-Przelewy Opis programu FS-Bonus Opis programu FS-Kody Opis programu FS-Kasa Opis programu FS-Internet Opis programu FS-Translator Pomoc techniczna...53

4 4 1. Wprowadzenie 1.1. Ogólne informacje o programach Pakiet programów FS-SYSTEM został opracowany dla małych i średnich firm handlowousługowych. W skład pakietu wchodzą następujące programy: FS-Faktura FS-Księga FS-Przelewy FS-Bonus FS-Kasa FS-Internet FS-Kody FS-Translator Każdy z powyższych programów jest osobną aplikację i wymaga zakupu oddzielnej licencji na jego użytkowanie. Programy FS-Faktura oraz FS-Księga dostępne są w 3 wersjach oferujących różny zasób realizowanych funkcji. Opisane w podręczniku funkcje są dostępne w zależności od posiadanej licencji na poszczególne programy. Na płycie CD umieszczono wszystkie programy wchodzące w skład pakietu. Programy, które nie zostały zakupione, można uruchomić w wersjach demonstracyjnych. Minimalne wymagania sprzętowe: dowolny komputer z procesorem klasy Pentium 64 MB RAM napęd CD-ROM 50 MB wolnego miejsca na dysku twardym dowolna drukarka pracująca w trybie graficznym w Windows (zalecana atramentowa lub laserowa) Format daty w systemie operacyjnym powinien mieć postać : rrrr-mm-dd, natomiast separatorem dziesiętnym powinien być przecinek. Uwaga! Programy do poprawnej pracy wymagają zainstalowania sterownika dowolnej drukarki w Windows obecność samej drukarki nie jest bezwzględnie konieczna. Programy pracują w systemie operacyjnym: Windows 95/98 PL Windows NT/2000/XP PL Instrukcja obsługi adresowana jest do osób rozpoczynających pracę z programem. Zawiera ona podstawowe informacje niezbędne do zapoznania się z programem i rozpoczęcia pracy. Instrukcja ta nie uczy pracy w systemie Windows. Autor zakłada, iż użytkownik zna podstawy pracy w środowisku okienkowym. Instrukcja jest traktowana jako pierwszy krok w pracy z programem, bardziej zaawansowane i rzadziej wykorzystywane funkcje, jak również zupełne

5 5 podstawy takie jak operowanie klawiaturą i myszką nie są wspomniane. Powodem tego jest między innymi ciągła rozbudowa i udoskonalanie programu. Pewne szczegóły mogą ulec zmianie już po oddaniu do druku. Instrukcja nie wyjaśnia też ogólnie znanych podstaw merytorycznych z zakresu wystawiania dokumentów finansowych, księgowych oraz zarządzania magazynem, gdyż nie jest to celem niniejszego opracowania. Ponadto w związku z możliwymi zmianami w przepisach lub rozbudową funkcjonalności niektóre opisane tu funkcje mogą zostać zmodyfikowane, przebudowane lub usunięte i ich zastosowanie w nowych wersjach programu może być inne niż opisano. Jeśli podczas pracy z programami napotkacie Państwo na jakieś funkcje, które będą sprawiały Wam trudności a nie zostały opisane w niniejszej instrukcji proszę się zwrócić o pomoc do lokalnego dealera programów lub poszukać nowych wersji instrukcji dostępnych w formie elektronicznej na stronie producenta oprogramowania po adresem: Koncepcja systemu Pakiet FS-System został tak zaprojektowany, aby wszystkie aplikacje wchodzące w jego skład wzajemnie ze sobą współpracowały, umożliwia to optymalne wykorzystanie raz wprowadzonych danych w wielu programach poprzez możliwość podłączenia się do stworzonej bazy lub importu gotowych dokumentów do innego programu. Opisywane w tej instrukcji programy są dostępne w wersji demonstracyjnej, którą można otrzymać od lokalnych dealerów lub pobrać ze strony www producenta. Dzięki temu użytkownik przed dokonaniem zakupu może program przetestować i stwierdzić, czy spełnia on jego oczekiwania. Po zakupie licencji i wykonaniu autoryzacji następuje przełączenie programów do wersji pełnych. Program FS-Faktura jest dostępny w trzech wersjach (uproszczonej STD i MID) oraz BOX zapewniającej dostęp do wszystkich opcji. Wersja demonstracyjna jest wspólna dla tych trzech wariantów. Po wprowadzeniu autoryzacji dla wersji STD niektóre opcje (m.in. związane z zarządzaniem dokumentami magazynowymi i elementami księgowości) są niedostępne. W każdej chwili istnieje jednak możliwość, aby rozbudować program do wersji wyższej i wtedy opcje te zostają odblokowane. Podobne rozwiązanie zastosowano w programie FS-Księga dostępnym w wersjach (CMP, IMP oraz EXT). Zakres fukcji realizowanych przez poszczególne wersje programów można sprawdzić w ogólnodostępnych wersjach demo tych programów. Pozostałe aplikacje wchodzące w skład pakietu nie mają takich podziałów Zakup licencji W sprawie zakupu licencji na oprogramowanie należy zwrócić się do dowolnego dealera na terenie całego kraju lub bezpośrednio do producenta. Informacja o miejscu zakupu licencji znajduje się w komunikacie wyświetlanym przy uruchomieniu programu w wersji demonstracyjnej. Wykupiona licencja daje prawo do bezterminowego wykorzystywania oprogramowania w firmie, której producent udzielił licencji. Użytkownik ma również prawo do pobierania ze strony www producenta nowości przez czas określony w umowie licencyjnej. Jeżeli po upływie tego czasu użytkownik dalej chciałby dokonywać aktualizacji programu, powinien wykupić jednoroczną aktualizację uprawniającą do pobierania nowych wersji z Internetu. Aktualny cennik programów i aktualizacji dostępny jest na stronie www producenta. Jeżeli w umowie licencyjnej nie zaznaczono inaczej 1 licencja uprawnia użytkownika do użytkowania jednej kopii programu na jednym komputerze w firmie ( w przypadku programu FS-Translator

6 6 licencja wykupywana jest na jednego tłumacza i dotyczy instalacji aplikacji na jednym komputerze). Instalacja programu w takiej sytuacji na kilku komputerach jest niezgodna z warunkami licencji i w świetle prawa jest przestępstwem Wykonanie autoryzacji Aby program zaczął pracować w wersji pełnej należy przeprowadzić proces autoryzacji. Autoryzacja programów pakietu FS-System polega na wprowadzeniu do programu zestawu unikalnych numerów, o które poprosi program na formularzu Autoryzacja, uruchomi się on automatycznie podczas startu programu lub jest dostępny w menu Administracja (zestaw ten może być różny i zależy od typu aplikacji). Numery te otrzymuje użytkownik od producenta na adres e- mail w ciągu 48 godzin po wysłaniu zgłoszenia autoryzacyjnego zawierającego m.in. klucz produktu znajdujący się na umowie licencyjnej. Formularz autoryzacji dostępny jest na stronie W przypadku programu FS-Faktura edycja B klucz produktu z umowy licencyjnej może posłużyć dodatkowo do szybkiego uruchomienia aplikacji na okres 30, dni w ciągu których użytkownik może w pełnym zakresie korzystać z aplikacji mając czas na dopełnienie procesu pełnej autoryzacji. Po poprawnym podaniu wszystkich parametrów program przełącza się w tryb pełny i pracuje z numerem NIP firmy, na którą wykupiono autoryzację. Rys.1.1 Formularz Autoryzacja programu FS-Faktura

7 7 Po wykonaniu autoryzacji zmiana numeru NIP na inny w obrębie jednej autoryzacji nie będzie możliwa. Rys.1.2. Formularz Aktywacja dla edycji typu B (klucz produktu uruchamia program na 30 dni formularz pełnej autoryzacji znajduje się w menu Administracja) Producent w uzasadnionych przypadkach może odmówić wykonania elektronicznej autoryzacji. Sytuacja taka może zaistnieć, gdy zostanie stwierdzone powtórne użycie przez inną firmę tego samego klucza produktu do wygenerowania identyfikatora instalacji. W takim przypadku użytkownik zostanie poproszony o przesłanie kopii dokumentu potwierdzającego legalne nabycie programu. Niektóre aplikacje mogą zostać zabezpieczone dodatkowo tzw. kluczem softwarowym lub kluczem sprzętowym, który należy odczytać przed dokonaniem autoryzacji. W tym celu może się okazać niezbędne włożenie do napędu dostarczonej specjalnej płyty CD lub dyskietki z kluczem lub też podłączenie dostarczonego urządzenia elektronicznego do komputera. W każdym przypadku należy postąpić zgodnie z instrukcją wskazaną przez dany program.

8 8 2. Program FS-Faktura Głównym modułem całego pakietu jest program przeznaczony do prowadzenia sprzedaży FS-Faktura. Aplikacja ta ma za zadanie ułatwienie wystawiania faktur VAT oraz paragonów, jak również prowadzenie operacji magazynowych i elementów księgowości Konfiguracja programu Przegląd menu Wybrane opcje menu programu FS-Faktura : SPRZEDAŻ FAKTUROWANIE FAKTURA PROFORMA KOREKTA FAKTURY*+ FAKTURA DO PARAGONU FAKTURA DO WZ * DOKUMENTY SPRZEDAŻY ZESTAWIENIE KOREKT*+ WYŚLIJ MAGAZYN DOKUMENTY (PZ) * DOKUMENTY(WZ) * DOKUMENTY (PW) * DOKUMENTY (RW) * REMANENT WG DOKUMENTÓW* REMANENT WG STANÓW* REMANENT ZE SPISU* ARKUSZ SPISU Z NATURY SPIS Z NATURY* ZATWIERDZNIE SPISU* ZAMÓWIENIA ZAMÓWIENIE AUTOMATYCZNE*+ FINANSE KASA PRZYJMIE (KP) *+ KASA WYDA (KW) *+ STAN KASY *+ RAPORT KASOWY * + ZESTAWIENIE NALEŻNOŚCI ZESTAWIENIE ZOBOWIĄZAŃ

9 KSIĘGOWOŚĆ REJESTRUJ DOKUMENT ZAKUPU DOKUMENTY KSIĘGOWE ZAKUPU REJESTR VAT SPRZEDAŻY *+ REJESTR VAT ZAKUPU *+ BILANS VAT *+ KARTOTEKI TOWARY DOSTAWCY ODBIORCY GRUPY RAPORTY LISTA TOWARÓW CENNIK LISTA KONTRAHENTÓW RAPORT O SPRZEDA ŻY WG DOKUMENTÓW RAPORT O SPRZEDA ŻY WG TOWARÓW ZESTAWIENIE NALEŻNOŚCI DOKUMENTY PRZYJĘCIA (PZ) DOKUMENTY WYDANIA (WZ) DOKUMENTY PRZYCHODU (PW) DOKUMENTY ROZCHODU (RW) KONFIGURACJA FIRMA DOKUMENTY DOKUMENTY CZ.2 PARAMETRY DRUKARKI FISKALNE *+ ADMINISTRACJA LISTA MAGAZYNÓW ARCHIWIZACJA ODTWORZENIE DANYCH Z ARCHIWUM KONTROLA BAZY DANYCH ZEROWANIE BAZY OPTYMALIZACJA PROGRAMU ODCZYT WERSJI DANYCH SEPARACJA DANYCH KONIEC ZAMKNIJ O PROGRAMIE INSTRUKCJA TECHNICZNA (ON-LINE) INSTRUKCJA OBSŁUGI (ON-LINE) OPIS PROGRAMU (ON-LINE) DO PRODUCENTA STRONA WWW PRODUCENTA POMOC TECHNICZNA O PROGRAMIE * opcje niedostępne w wersji STD + opcje niedostępne w wersji MID W wersji BOX wszystkie przedstawione opcje są dostępne. 9

10 Dane firmy Po wykonaniu autoryzacji należy wywołać z menu głównego programu opcję Konfiguracja/Firma i w odpowiednich polach wprowadzić dane firmy, numer konta bankowego, telefony kontaktowe itp. Przeznaczono na to cztery linijki. Powinna być w nich umieszczona pełna nazwa oraz adres firmy w takiej postaci jak mają być drukowane na fakturze. W wersji demonstracyjnej program również zezwala na wpisanie tych danych jednak przy drukowaniu i podglądzie dokumentu nie są one widoczne Numery dokumentów W menu Konfiguracja/Dokumenty oraz Konfiguracja/Dokumenty2 dostępne są zakładki zawierające parametry konfiguracji dokumentów: FAKTURA VAT PARAGON PRZYJĘCIE TOWARU (PZ) WYDANIE ZEWNĘTRZNE (WZ) PRZYCHÓD WEWNĘTRZNY(PW) ROZCHÓD WEWNĘTRZYNY(RW) itp. W odpowiednich polach można wpisać analogicznie dla każdego dokumentu jego kolejny numer (pole to musi być cyfrą lub liczbą) lub zmienić ustawione domyślnie wartości prefixu (przedrostka) i suffixu (przyrostka) pełnego numeru danego dokumentu. Domyślnie program przyjmuje następujące formaty numerów: dla faktury VAT jest to np.: FAKTURA VAT Nr: FA/1/2004 gdzie definiowalnym prefixem jest napis FA/ natomiast suffixem /2004, natomiast dla dokumentu PRZYJĘCIE TOWARU jest PRZYJĘCIE TOWARU PZ Nr: PZ/1/2004 i tutaj analogicznie prefixem jest PZ/ a suffixem /2004. Ze względu na fakt, iż wystawiane dokumenty (szczególnie Faktury VAT) muszą w danej firmie być spójne w obrębie jednego roku istnieje możliwość, aby w programie całkowicie wyłączyć prefix i suffix faktur, jeśli rozpoczęto używanie programu w środku roku i wcześniejsze dokumenty miały numerację nie zawierającą tych elementów numeru. Dla każdego z dokumentów należy określić również ilość egzemplarzy, w których będzie on drukowany, oraz zdefiniować dopiski na dokumentach. Jeżeli wybierzemy ilość egzemplarzy 1 (papier z kopią) to jako dopisek zostanie ustawiony napis ORYGINAŁ/KOPIA, natomiast, jeżeli ilość egzemplarzy zostanie ustawiona na 2 (drukarki atramentowe, laserowe) to na pierwszym dokumencie będzie drukowany dopisek ORYGINAŁ, natomiast na drugim KOPIA.

11 11 Rys.2.1. Formularz Konfiguracja dokumentów Dodatkowe parametry Dodatkowe parametry konfiguracyjne można ustawić w menu Konfiguracja /Parametry. Można tutaj np. zdefiniować następny numer kodu towaru (może być cyfrą lub liczbą) lub wpisać domyślne imię i nazwisko osoby wystawiającej fakturę (będzie pojawiać się na wydrukach). Kolejnym możliwym do ustawienia jest parametr decydujący o tzw. dopisku na końcu faktury. Wpisać tu można dowolną treść o charakterze informacyjno-reklamowym typu: DZIĘKUJEMY ZAPRASZAMY. Przeznaczono na ten cel 4 linie drukowane po podsumowaniu faktury. Ponadto istnieje możliwość wyboru jednego z 4 dostępnych wzorów faktur, wstawienia logo firmy na wydruku faktury, ustawienia hasła zabezpieczającego dostęp do programu oraz wybrania opcji automatycznej archiwizacji przy starcie lub określenie w ilu linijkach ma być drukowana nazwa towaru na fakturze. Kolejnymi dostępnymi funkcjami możliwymi do zdefiniowania w opcji parametry to sposób liczenia faktur (możliwe do wyboru są dwie opcje : od netto lub od brutto ).

12 12 Rys.2.2. Formularz Parametry programu 2.2. Wprowadzanie danych Definiowanie kartotek towarów W celu zdefiniowania nowych towarów w bazie danych należy uruchomić opcję Kartoteki/Towary. Zostanie wyświetlona lista dotychczas zdefiniowanych towarów. W celu dodania nowej pozycji należy wybrać klawisz NOWY. Spowoduje to wyświetlenie się formularza umożliwiającego zdefiniowanie parametrów określających nowy towar, tj.: nazwy, kodu, stawki VAT, cen sprzedaży: netto, brutto, grupy, jednostki, uwag. Po wpisaniu wszystkich danych należy wybrać klawisz ZATWIERDŹ, który spowoduje zapis wpisanych danych i pokazanie się nowego towaru na liście. Jeżeli podczas wprowadzania kartoteki towarowej jakiś parametr zostanie błędnie ustawiony, należy zaznaczyć na liście tę pozycję i wybrać klawisz POPRAW, aby móc ponownie edytować dane towaru. Analogicznie należy postąpić w przypadku konieczności usunięcia niepotrzebnej kartoteki towarowej. Po wskazaniu niepotrzebnej kartoteki należy wybrać klawisz USUŃ.

13 13 Rys.2.3. Wprowadzanie nowej kartoteki towarowej Definiowanie nowych dostawców, odbiorców W bazie danych można zdefiniować listę kontrahentów zarówno na etapie uzupełniania danych, jak i dopiero w trakcie wystawiania faktury. Wybieramy opcję Kartoteki/Dostawcy lub Kartoteki/Odbiorcy i postępujemy analogicznie jak przy dopisywaniu towarów. Z listy kontrahentów wybieramy klawisz NOWY i wprowadzamy wymagane dane kontrahenta, tj.: nazwę firmy, dane adresowe, numer NIP itp. W celu poprawienia lub usunięcia danych możemy wykorzystać dostępne klawisze POPRAW i USUŃ.

14 2.3. Wystawianie dokumentów sprzedaży FAKTURY VAT/ PARAGONY 14 Jedną z podstawowych funkcji programu jest możliwość wystawiania dokumentów sprzedaży (FAKTURY VAT, PARAGONY). W tym celu wybieramy opcję Sprzedaż/Fakturowanie. Otwiera się nowe puste okno formularza Sprzedaż. Aby sprzedać towar wchodzimy na listę towarów i wybieramy żądaną pozycję. Można tego dokonać wybierając dostępny w edytorze sprzedaży klawisz DODAJ lub poprzez naciśnięcie klawisza ENTER, kiedy kursor jest umieszczony na ciemnej pustej linii na liście edytora. Aby łatwiej odnaleźć żądany towar można wpisać pierwszą literę szukanej nazwy. Kursor ustawi się wtedy na liście w miejscu gdzie towary zaczynają się od tej litery. Istnieje możliwość posortowania listy towarów zarówno po nazwie (alfabetycznie), jak również po kodzie, za pomocą klawisza SPACJA. Kolejne jego naciśnięcia będą na zmianę sortować listę po kodzie i nazwie. Jeżeli szukany towar zostanie odnaleziony należy nacisnąć klawisz ENTER. Zostanie otwarte kolejne małe okienko Sprzedaż towaru, w którym wyświetlone będą dane wybranej pozycji. Należy wpisać ilość sztuk danego towaru, jaką chcemy sprzedać (ewentualnie zmienić cenę). Po zamknięciu okna dana pozycja zostanie dodana do listy edytora sprzedaży. W celu dodania kolejnych towarów należy ponownie wejść na listę towarów i powtórzyć czynność dla następnych pozycji. Jeżeli chcemy poprawić wybraną pozycję musimy ustawić na niej zaznaczenie (ciemna linia) i nacisnąć klawisz ENTER. Będzie wtedy możliwa ponowna edycja ilości i ceny danego towaru. Jeżeli zachodzi potrzeba całkowitego wykasowania danej pozycji po jej zaznaczeniu naciskamy klawisz DELETE co spowoduje z kolei jej wycofanie z edytora. Po wybraniu wszystkich pozycji należy przystąpić do zakończenia sprzedaży. Wybieramy zatem odpowiedni klawisz, tzn. FAKTURA lub PARAGON. Rys.2.4. Sprzedaż towaru

15 15 Kolejną czynnością, jaką należy wykonać w nowym oknie jest wybór firmy lub osoby odbierającej dany dokument. Jeżeli jest to FAKTURA VAT musimy znać kompletne dane firmy lub osoby, na którą dany dokument będzie wystawiony. Jeżeli dany kontrahent już wcześniej dokonywał zakupów i znajduje się w bazie odbiorców, nie ma konieczności ponownego wpisywania jego danych. Można go odnaleźć po częściowej nazwie lub numerze NIP. W tym celu wpisujemy jego numer w polu Szukaj po NIP lub dowolny wycinek nazwy w polu Szukaj po nazwie i naciskamy ENTER. Jeżeli odbiorca został znaleziony w odpowiednich polach zostaną wyświetlone jego dane. W przypadku, gdy nie znamy NIP-u lub odbiorca nie był wcześniej zapisany należy wybrać klawisz KARTOTEKA i po wyświetleniu listy odbiorców odnaleźć ją ręcznie lub dopisać nową firmę. Kolejnym etapem jest ustalenie formy płatności dla danego dokumentu. Wybieramy zatem z listy żądaną formę płatności, ewentualnie, jeżeli jest to jedna z form płatności kredytowych (tzn. przelew, gotówka w terminie, kredyt bankowy itp.), uzupełniamy dodatkowo pola zawierające niezbędne informacje, takie jak: termin realizacji płatności, wartość wpłaconej kwoty. W kolejnych polach można uzupełnić dane osoby odbierającej i wystawiającej fakturę, jeżeli dane te zostały wcześniej w programie ustawione (odbierającego ustawiamy na kartotece firmy, wystawiającego w menu Konfiguracja/Parametry) zostaną one automatycznie wpisane. Zawsze jednak istnieje możliwość ich zmiany lub całkowitego wykasowania i pozostawienia pustego pola. Całość należy zaakceptować klawiszem ZATWIERDŹ. W tym momencie zostanie wyświetlone okno, na którym będzie możliwość wybrania klawisza PODGLĄD, co umożliwi wyświetlenie dokumentu w takiej formie, w jakiej zostanie wysłany do druku lub bezpośrednio klawisza DRUKUJ, którego wybranie spowoduje wydrukowanie wystawionego dokumentu Edycja wystawionych dokumentów sprzedaży Listę wszystkich wystawionych dokumentów można zobaczyć wybierając opcję Sprzedaż/Dokumenty sprzedaży. Każdy z dokumentów znajdujących się na liście można dowolnie poprawić (klawisz POPRAW), podglądnąć w takiej formie jak na wydruku (klawisz POGDLĄD), usunąć z listy (klawisz USUŃ) lub wydrukować (klawisz DRUKUJ). Ponadto przy znacznej liczbie dokumentów pomocny może okazać się klawisz FILTR umożliwiający przefiltrowanie dokumentów wg daty i odbiorcy Prowadzenie listy należności. Program FS-Faktura umożliwia prowadzenie listy należności zarówno za dokumenty wystawiane z wydłużonym terminem płatności jak również na życzenie użytkownika za dokumenty wystawione na gotówkę. Dzięki temu istnieje możliwość bieżącego podglądu na liście wszystkich zaległości płatniczych klientów, jak również wykonanie raportu wskazującego niezapłacone faktury przez konkretnego kontrahenta. Wszystkie należności mogą być spłacane całościowo lub cząstkowo z rejestracją poszczególnych wpłat jako dokumenty kasa przyjmie. Dostęp do listy niezapłaconych faktur otrzymamy po wybraniu z menu funkcji Finanse / Zestawienie należności.

16 16 Rys.2.5. Wystawianie faktury

17 17 Rys.2.6. Lista dokumentow sprzedazy 2.4. Operacje magazynowe Program FS-Faktura w każdej wersji umożliwia prowadzenie i kontrolę stanów magazynowych towarów zgromadzonych w bazie. W wersji STD zastosowano jednak mechanizm uproszczony, ponieważ ograniczony jest dostęp do dokumentów PZ, WZ, RW, PW. Wystawianie dokumentów sprzedaży powoduje pomniejszenie stanu magazynowego sprzedanych pozycji. Dostawę nowych towarów można więc uwzględniać zmieniając stan magazynowy danej pozycji bezpośrednio na kartotece. Takie prowadzenie gospodarki magazynowej nie daje jednak możliwości uzyskania wydruku remanentu wartościowego i ilościowego. Bardziej zaawansowane opcje służące do zarządzania magazynem dostępne są w wersji MID oraz BOX. Dzięki sporządzaniu dokumentów magazynowych np. przyjęcia towaru istnieje możliwość zarejestrowania cen zakupu oraz oczywiście ilości towaru na magazynie. Użytkownicy uproszczonej wersji STD chcący korzystać z operacji związanych z zaawansowanym prowadzeniem stanów magazynowych mogą w dowolnym momencie wykupić upgrade do wersji MID lub BOX.

18 Dokumenty przyjęcia zewnętrznego (PZ) Po wybraniu opcji Magazyn/Przyjęcie zewnętrze (PZ) zostanie wyświetlony edytor analogiczny do edytora sprzedaży. W podobny sposób wybieramy z listy towary, które chcemy przyjąć na stan, określając ilość, cenę zakupu netto, narzut. Po zakończeniu tak przygotowanego dokumentu, należy określić kontrahenta, od którego zakupiono dany towar i datę przyjęcia. Zatwierdzony w ten sposób dokument spowoduje dodanie przyjętych towarów na stan magazynowy. Rys.2.7. Lista dokumentow PZ Dokumenty wydania zewnętrznego (WZ) Wybierając opcję Magazyn/Wydanie zewnętrzne (WZ) zostanie wyświetlony edytor analogiczny do edytora sprzedaży. Podobnie jak przy sprzedaży dokonujemy wyboru towarów, które mają znaleźć się na dokumencie WZ. Następnie należy określić kontrahenta, dla którego wydano towar oraz datę wydania. Po zatwierdzeniu dokumentu program spowoduje zdjęcie określonych w nim towarów ze stanów magazynowych. Jeżeli w przyszłości zaistnieje potrzeba wystawienia faktury VAT do dokumentu WZ, można tego dokonać wybierając odpowiednią funkcję z menu Sprzedaż, otrzymamy wówczas możliwość wyboru z listy odpowiedniego dokumentu WZ, do którego zamierzamy wystawić fakturę VAT. Wybranie jednego z tych dokumentów WZ spowoduje załadowanie do edycji towarów znajdujących się na na nim z możliwością wystawienia dokumentu sprzedaży bez ponownego ściągnięcia towarów ze stanu magazynowego.

19 Przychód wewnętrzny (PW) i rozchód wewnętrzny (RW). 19 Postępując analogicznie jak przy wystawianiu dokumentów PZ i WZ można tworzyć pozostałe dokumenty magazynowe. W celu przyjęcia na stan towarów będących przychodem wewnętrznym firmy można utworzyć dokument (PW), natomiast rozchodowanie towarów np. na zużycie własne można dokonać tworząc dokument (RW) Wydruk raportów Raport o sprzedaży W programie zaimplementowano szereg raportów dotyczących zarówno danych zgromadzonych w programie takich jak lista towarów i kontrahentów, jak również zestawienie generowanych dokumentów sprzedaży i dokumentów magazynowych. Raport o sprzedaży może być generowany wg dokumentów lub towarów z uwzględnieniem zakresu dat jak również kontrahenta. Rys Raport o sprzedazy Remanent W celu sporządzenia remanentu ilościowo wartościowego należy wybrać jeden z 3 wariantów wydruku remanentu. Spowoduje to wygenerowanie wydruku wszystkich zdefiniowanych kartotek towarowych z dodatnim stanem magazynowym. Na raporcie tym dodatkowo znajduje się informacja o łącznej wartości magazynu wg cen zakupu netto.

20 Arkusz spisu z natury Wybierając opcję Raporty / Spis z natury można dokonać wydruku listy wszystkich zdefiniowanych kartotek towarowych jednak bez uwzględnienia ilości stanów magazynowych w celu ich ręcznego uzupełnienia Funkcje księgowe Rejestrowanie dokumentów księgowych zakupu Wybierając opcję Księgowość / Rejestruj dokument zakupu można dokonać wpisu dokumentów zakupu. Ma to na celu wprowadzenie do programu danych, które posłużą do obliczenia podatku naliczonego w danym miesiącu. Każdy z zarejestrowanych w ten sposób dokumentów zostaje dodany do listy. Z poziomu tej listy można te dokumenty poprawiać lub usuwać. Istnieje również możliwość ich automatycznego generowania podczas zapisywania dokumentu PZ Bilans VAT Funkcje Bilans VAT i Rejestr VAT Sprzedaży znajdujące się w menu Księgowość są dostępne tylko w wersji BOX programu. Aby sprawdzić bilans VAT wybieramy miesiąc i rok, który chcemy poddać analizie. W wyniku otrzymamy podgląd bieżącego stanu podatku VAT za wskazany miesiąc. W zależności od stosunku VAT-u należnego do naliczonego wyświetlona zostanie kwota podatku do zapłaty lub do zwrotu Rejestry VAT Do wydruku rejestru VAT sprzedaży brane są wszystkie dokumenty sprzedaży (zarówno paragony jak i faktury) wystawione w okresie wskazanym do obliczeń. Zgodnie z przepisami dotyczącymi prowadzenia rejestru, paragony wystawione w obrębie jednego dnia są sumowane i do raportu wpisywana jest ich łączna kwota, natomiast każda faktura jest rejestrowana jako osobna pozycja. Otrzymany wydruk jest opatrzony na końcu każdej strony stopką zawierającą sumę strony, przeniesienie ze strony poprzedniej oraz wartość razem. Analogicznie do rejestru sprzedaży na podstawie wpisanych dokumentów księgowych generowany jest rejestr VAT zakupu.

21 21 Rys Przyjmowanie faktury zakupu lub kosytowej 2.7. Funkcje administracyjne Archiwizacja W menu Administracja/Archiwizacja dostępna jest funkcja archiwizacji danych programu. Ma ona na celu skopiowanie danych do osobnego katalogu lub na inny nośnik, np. dyskietkę tak, aby w przypadku awarii można było odzyskać utracone dane. Po uruchomieniu tej opcji należy wskazać dysk, na który ma być wykonana archiwizacja i nacisnąć klawisz ARCHIWIZUJ. Ponadto istnieje możliwość wykonywania przez program automatycznej archiwizacji, tzw. autoarchiwizacji. Jest ona wykonywana zawsze przy uruchomieniu programu, jeśli włączono tę opcję w menu Konfiguracja/Parametry. Autoarchiwizacja zawsze kopiuje dane do katalogu C:\FS-Faktura20\Autoarch lub do katalogu tworzonego z bieżącej daty i godziny.

22 Kontrola bazy danych W celu zapewnienia szybkiego i sprawnego operowania danymi wskazane jest uruchamianie co jakiś czas funkcji znajdujących się w menu Administracja/Kontrola bazy danych. Funkcja ta ma za zadanie uporządkowanie zgromadzonych rekordów danych tak, aby program miał do nich szybki i bezproblemowy dostęp. Podczas porządkowania sprawdzana jest także spójność danych. Niektóre błędne wpisy mogą zostać automatycznie naprawione Urządzenia fiskalne Program w wersji BOX umożliwia współpracę z drukarkami fiskalnymi następujących firm: ELZAB POSNET INNOVA EMAR OPTIMUS TORELL W Konfiguracji należy ustawić kolejność stawek VAT, szybkość transmisji, port do którego jest podłączona drukarka, oraz wybrać który typ dokumentów będzie fiskalizowany. Dane do drukarki będą wysyłane automatycznie podczas zakańczania paragonu lub faktury Odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania przez użytkowników Dlaczego programy dostępne są w kilku wersjach? Niektóre programy pakietu FS-System są dostępne w różnych wersjach np. program FS-Faktura może być w wersji STD, MID lub BOX. Wersje te różnią się prawem dostępu do niektórych funkcji. Dzięki czemu użytkownik może wybrać wersję, która najbardziej funkcjonalnie mu odpowiada bez konieczności płacenia za wersję najbogatszą nawet wtedy, gdy nie wykorzysta wszystkich jej możliwości. Jeśli klient zakupi wersję najtańszą np. STD zawsze może w trakcie użytkowania dokonać jej rozbudowy do wersji wyższej nie tracąc wprowadzonych już danych Czym różni się wersja DEMO od wersji komercyjnych? Wersja demonstracyjna umożliwia użytkownikowi zapoznanie się z programem, przetestowanie dostępnych w nim funkcji jeszcze przed zakupem programu. Po wykupieniu licencji i wprowadzeniu na odpowiednim formularzu kodów autoryzacyjnych dostęp do wersji pełnej zostaje odblokowany i program będzie pracował w jednej wybranych wersji pełnych. Wersja demo umożliwia zapoznanie się użytkownika z zasobem funkcji dostępnych w poszczególnych wersjach (np. STD, MID, BOX) - informacja umożliwiająca wybranie jednej z tych wersji nie będzie pojawiać się po poprawnym przeprowadzeniu procesu autoryzacji.

23 23 Co to jest licencja na używanie programu? Użytkownik kupuje nie program, ale licencję na jego użytkowanie w swojej firmie. Program jest w całości własnością producenta. Szczegółowe postanowienia licencji znajdują się w umowie licencyjnej, którą dostaje każdy użytkownik przy zakupie. Warunkiem korzystania z programu jest 100% zaakceptowanie postanowień tej umowy. Co w praktyce daje mi prawo do pobierania aktualizacji z internetu? Program jest cały czas rozbudowywany i udoskonalany. Co pewien czas w internecie są publikowane jego nowe wersje. Zgodnie z zapisem w umowie licencyjnej użytkownik może te aktualizacje pobierać, dzięki czemu zyskuje dostęp do najnowszych funkcji zawartych w programie. Jeśli czas przewidziany w umowie upłynie a użytkownik dalej chciałby program aktualizować może dokupić pakiet uaktualnienia na 12 miesięcy. Czy wprowadzone dane można dowolnie poprawiać? Tak, zarówno kartoteki towarowe jak i kontrahentów i zgromadzone w bazie dokumenty podlegają pełnej edycji. Jak optymalnie obsługiwać program? Program, jest aplikacją pracującą w środowisku Windows. Jego interfejs został tak zbudowany, że można go obsługiwać zarówno myszką jak i klawiaturą wykorzystując specjalne skróty Alt+ litera podkreślona w opisie klawisza. Zalecanym sposobem umożliwiającym bardzo szybką i wydajną pracę jest praca z klawiatury. Można też stosować pewne funkcje, których gołym okiem nie widać np. zamiast naciskać klawisz DODAJ na edytorze sprzedaży można wejść szybko na listę naciskając klawisz ENTER. Co to jest automatyczna archiwizacja, czy należy ją wykonywać? Program pyta o wykonanie automatycznej archiwizacji zawsze przy uruchomieniu. Archiwizacja jest bardzo ważna z punktu widzenia zabezpieczenia zgromadzonych danych i zalecane jest jej wykonywanie przynajmniej raz dziennie. Dzięki kopii danych w przypadku ich uszkodzenia będzie możliwość odbudowania bazy z archiwum. Domyślnie program za każdym razem tworzy unikalny (złożony z daty i godziny) katalog, do którego dane są kopiowane. Jednak co jakiś czas niezbędne jest również zrobienie kopii na jakikolwiek nośnik zewnętrzny np. nagranie całego katalogu na płytę CD lub na PenDrive, bądź inny dysk. Może to uchronić przez utratą danych spowodowanych fizycznym uszkodzeniem dysku twardego lub kradzieżą komputera.

24 24 Zmiana wzoru drukowanej faktury Aby zmienić używany wzór faktury należy wybrać opcję KONFIGURACJA/ PARAMETRY, dostępne są cztery wzory faktur Lista towarów W programie dostępne są dwa rodzaje list towarowych - zmiany można dokonać w opcji KONFIGURACJA / PARAMETRY /WZÓR LISTY. Jak wstępnie należy skonfigurować program, aby móc z niego korzystać? W opcji KONFIGURACJA/PARAMETRY należy ustawić miasto, które ma się drukować jako miejsce wydania faktury, następnie należy ustawić kolejny numer towaru, który ma proponować program przy zakładaniu kartoteki, wybrać jeden z dostępnych wzorów faktur, ustawić dopiski drukowane na fakturze, można również wpisać imię i nazwisko domyślnego użytkownika, który będzie wystawiał faktury. W opcjach tych znaleźć można również konfigurację sposobu liczenia faktur i paragonów (netto/brutto) NIP wprowadzony podczas autoryzacji będzie drukowany w nagłówku wystawianych faktur pod danymi firmy. Dopuszczalny jest jeden z 4 formatów NIP , , lub też PL pozwala to ustawić odpowiednia opcja w parametrach. Od czego zacząć pracę z programem? Najpierw należy założyć kartoteki towarów/usług i kontrahentów, (których oczywiście znamy wcześniej - pozostali będą zakładani na bieżąco). W tym celu należy uruchomić opcję z menu głównego KARTOTEKI / TOWARY / NOWY oraz KARTOTEKI / ODBIORCY / NOWY. Jak szybko znaleźć towar w bazie? Będąc na liście naciskamy klawisz SZUKAJ i wpisujemy dowolną szukaną frazę, która zawiera się w nazwie. Jeśli znajdziemy szukany towar to po naciśnięciu klawisza ENTER program ustawi się na tej pozycji. W przypadku znalezienia innego towaru niż szukany, (który również zawierał w nazwie szukany ciąg) naciskamy klawisz NASTĘPNY wtedy program wyszuka kolejny towar, który pasuje do wyszukiwanej frazy. Jeśli używamy listy towarów rodzaju drugiego możemy w górnym wierszu wpisywać początkowy ciąg znaków od którego zaczyna się szukana nazwa. Jak szybko znaleźć kontrahenta w bazie? Będąc na liście naciskamy klawisz SZUKAJ i wpisujemy dowolny szukany ciąg znaków, który zawiera się w jego nazwie. Gdy występują w nazwie polskie znaki muszę być wpisane dużą literą. Jeśli znajdziemy szukanego kontrahenta to po naciśnięciu klawisza ENTER program ustawi się na kartotece umożliwiając jego wybranie np. w celu użycia w dokumencie lub poprawienie bądź też usunięcie całej kartoteki. W przypadku znalezienia innego kontrahenta niż szukany, (który również zawierał w nazwie szukany ciąg) naciskamy klawisz NASTĘPNY wtedy program wyszuka kolejnego kontrahenta pasującego do wyszukiwanego ciągu. Podczas wystawiania faktury w oknie

25 25 Faktura/Edycja istnieje również możliwość szukania po numerze NIP, natomiast jeśli aktywny jest moduł FS-Bonus to również istnieje możliwość odnalezienia w bazie klienta po unikalnym numerze karty klienta odczytywanym za pomocą skanera kodów kreskowych Czy można kopiować kartoteki towarowe? Tak, w programie jest zaimplementowany mechanizm, dzięki któremu szybko możemy wprowadzić kartoteki towarowe towarów o podobnych nazwach. Aby skopiować kartotekę należy będąc na liście towarów i usług (uruchomionej z opcji KARTOTEKI) nacisnąć klawisz ENTER stojąc na wybranej kartotece do skopiowani lub nacisnąć klawisz WYBIERZ, program zapyta czy dokonać skopiowania kartoteki i wtedy po wybraniu opcji nowy w polach formularza zostaną dodane opisy z kartoteki kopiowanej. Czy program kontroluje wprowadzane dane? Tak, wprowadzając nową kartotekę program sprawdza czy nie istnieje już towar o takim samym kodzie lub nazwie. Jeśli stwierdzi wystąpienie takiego powtórzenia wyświetli stosowny komunikat ostrzegawczy. Podobnie, jeśli w opcji KONFIGURACJA / DOKUMENTY próbowano by wpisać następny numer faktury taki, pod którym jest już dokument w bazie, program wymusi wtedy zmianę tego numeru na inny. W jaki sposób wprowadza się towar na stan magazynowy? Towar można przychodować za pomocą dokumentów PZ lub PW. Po zatwierdzeniu tych dokumentów towar w określonej ilości zostanie dodany do stanu magazynowego i jego ilość będzie widziana na liście towarów. Istnieje też możliwość pracy uproszczonej tzn. wprowadzenie ręczne ilości na poszczególne kartoteki do pola STAN MAGAZYNOWY, ale najpierw należy odblokować możliwość zmian jego zawartości w menu KONFIGURACJA/PARAMETRY/DOWOLNA ZMIANA STANU MAG. - domyślnie opcja jest wyłączona Jak wystawić dokument sprzedaży? Z menu głównego należy uruchomić opcję SPRZEDAŻ / FAKUTROWANIE. Zostanie otwarty edytor, do którego dodajemy wcześniej wprowadzone towary. Opcja ta umożliwia wystawienie np. faktury lub paragonu w (zależności od naciśniętego klawisza). Następnie należy wybrać z listy kontrahenta (lub na bieżąco go wprowadzić) oraz ustalić formę płatności i zapisać dokument. Czy program podpowiada numerację dokumentów? Tak, przy wystawianiu dokumentów program proponuje automatycznie kolejny numer. To jaki ten numer będzie można ustawić w opcji KONFIGURACJA / DOKUMENTY. Domyślnie program wstawia również bieżącą datę wystawienia i sprzedaży, ale można ją oczywiście zmienić na dowolną inną.

26 26 Czy towar z usuniętego dokumentu wraca na stan magazynowy? Tak, po usunięciu faktury, na której były sprzedane np. 2 sztuki jakiegoś towaru towar ten wróci na stan magazynowy, dokładnie analogicznie sprawa wygląda z dokumentami magazynowymi np. po usunięciu dokumentu PZ przychodowywującego np. 100 szt danej pozycji stan towaru zmniejszy się o tą ilość. Co się stanie z numeracją dokumentów, jeśli usuniemy fakturę? W numeracji powstanie dziura. Aby ją uzupełnić należy uruchomić opcję KONFIGURACJA/DOKUMENTY i wprowadzić jako kolejny brakujący numer faktury. Po wystawieniu tego dokumentu koniecznie należy z powrotem przywrócić bieżącą numerację, ponieważ w przeciwnym wypadku może nastąpić dublowanie numerów dokumentów. Czy numerację faktur można dowolnie kształtować? Tak, w opcji KONFIGURACJA / DOKUMENTY można ustawić przedrostki (PREFIX) jak również przyrostki (SUFFIX) faktur. Konfigurować można również dopiski na fakturach typu KOPIA / ORYGINAŁ zależnie od typu używanej drukarki. PREFIX może zawierać pola dostępne na liście wyboru natomiast SUFFIX może być dowolnym ciągiem znaków i może mieć postać np. /2005 lub /S1 itp. Czy program umożliwia prowadzenie wielu niezależnych magazynów? Tak, aby zdefiniować nowy magazyn należy wybrać opcję ADMINISTRACJA/LISTA MAGAZYNÓW. Do czego służy funkcja AGREGACJA DANYCH? W edytorze sprzedaży pod klawiszem OPCJE dostępna jest funkcja agregująca dane. Dzięki niej dane dotyczące tego samego towaru sprzedawanego w tej samej cenie zostaną zsumowane w jedną pozycję. Ma to znaczenie głównie przy wystawianiu faktur do kilku WZ, gdzie może być wiele powtarzających się pozycji. Czy podczas sprzedaży można szybko sprawdzić zysk z danej transakcji? Tak, ponieważ ceny sprzedaży są otwarte tzn. można dowolnie je zmieniać może zaistnieć potrzeba szybkiego sprawdzenia czy cena, po której aktualnie sprzedajemy da nam oczekiwany zysk. W tym celu po dodaniu towaru do edytora sprzedaży naciskamy klawisz SPACJA, dzięki czemu zostanie wyświetlony stosowny komunikat z informacją z zysku.

27 27 Czy można przypisać kontrahentowi domyślny termin płatności? Tak, jeśli kontrahent ma ustalony termin płatności, z którym zawsze wystawiamy dla niego faktury program może nas wyręczyć w pamiętaniu o tym, jaki termin ma konkretny odbiorca. W tym celu na kartotece klienta w polu uwagi należy wpisać następującą informację: dla terminu płatności 21 dni będzie termin21, natomiast dla 7 dni wpis powinien mieć postać termin07 Przy wystawianiu faktury po wybraniu kontrahenta z bazy program automatycznie ustawi formę płatności na przelew ze wskazaną liczbą dni. Czy dane na listach można sortować? Tak, będąc na listach kontrahentów i towarów można sortować wpisy wg różnych dostępnych kryteriów, sekwencyjne przełączanie poszczególnych typów sortowań następować będzie po naciskaniu klawisza SPACJA. Na liście towarowej rodzaju drugiego dodatkowo po ustawieniu sortowania na "po kodzie" i naciśnięciu klawisza SZUKAJ można również będzie szukać towarów po bezpośrednio wpisanym kodzie w oknie dialogowym wyszukiwarki. Czy można wystawiać dokumenty wiązane? Tak, istnieje możliwość wystawienia faktury do WZ (lub wielu WZ) lub faktury do paragonu. W tym drugim przypadku dodatkowo można wystawić fakturę do paragonu istniejącego na liście lub można też stworzyć fakturę ręcznie (bez paragonu zarejestrowanego w bazie) - zarówno jednak w jednym jak i drugim przypadku towar nie będzie drugi raz pobierany ze stanu magazynowego W jaki sposób można wygenerować zamówienie automatyczne? Zamówienie automatyczne można wygenerować używając opcji MAGAZYN/ ZAMÓWIENIE AUTOMATYCZNE. Program wygeneruje je na podstawie aktualnych stanów magazynowych oraz ustawionych na kartotekach limitów dolnych i górnych. Jeśli stan magazynowy jest mniejszy niż limit dolny towar zostanie dodany do edytora, natomiast o tym, jaka będzie zamawiana ilość decyduje limit górny (obliczane jest to wg wzoru Ilość zamawiana = Limit górny - stan bieżący). Jak sprawdzić jakiej wersji programu aktualnie używam? Należy uruchomić opcję "O Programie" i odczytać numer wersji np oraz datę edycji. Do czego jest potrzebna informacja o wersji danych? W menu ADMINISTRACJA/WERSJA DANYCH znajduje się informacja o wersji aktualnie wykorzystywanych danych. Program jest stale rozbudowywany i wzbogacany o nowe funkcje. Czasem niezbędne jest dodanie do tego celu nowych pól w bazie. Aby nie generować błędów związanych np. z odwołaniem się do nieistniejącego pola program wie, w jakiej wersji takie pole może wystąpić. Jeśli nasza wersja danych nie posiada tego pola program może nie pozwolić

28 28 wykonać danej funkcji dopóki dane nie zostaną przekonwertowane przez serwis do najnowszej wymaganej wersji Zbiór podpowiedzi ułatwiających obsługę programu: Klawisz SPACJA na liście towarów przełącza cyklicznie sortowanie po nazwie i kodzie, a na listach odbiorców i dostawców po nazwie i NIP-ie. We wszystkich dostępnych polach gdzie wpisuje się cenę wystarczy ustalić tylko jedną wartość (netto lub brutto) program automatycznie przeliczy brakujące wartości wg stawki VAT ustawionej na kartotece danego towaru. Szybsze operowanie programem można uzyskać korzystając z klawiatury (wyboru żądanej opcji dokonujemy naciskając lewy ALT oraz literę, która jest podkreślona w nazwie opcji, którą chcemy uruchomić. Z edytora sprzedaży (Sprzedaż/Fakturowanie) można uzyskać szybkie wejście na listę towarów naciskając klawisz ENTER, gdy Focus (zaznaczenie) jest ustawiony na ciemnej linii znajdującej się zawsze na końcu na liście edytora sprzedaży Jeśli w opisywanym w powyższym punkcie edytorze są wybrane towary do sprzedaży można łatwo zmienić ich ilość lub cenę sprzedaży ustawiając zaznaczenie (ciemna linia) na danej pozycji i naciskając ENTER, lub usunąć z edytowanego dokumentu naciskając klawisz DELETE. W celu szybkiego znalezienia towaru na liście, należy uruchomić opcję SZUKAJ i wpisać dowolny ciąg liter występujący w nazwie szukanego towaru i nacisnąć klawisz ENTER, gdy znaleziony towar nie jest tym, którego szukano można szybko przejść do następnej pozycji spełniającej zadane kryteria za pomocą klawisza NASTĘPNY. Do wykonania niektórych funkcji administracyjnych potrzebne jest hasło serwisowe. W programie FS-Faktura hasło to brzmi : 1111

29 29 3. Program FS-Księga 3.1. Wstęp Program FS-Księga służy do komputerowego rozliczania i prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów. Dzięki mechanizmom zastosowanym w programie FS-Księga wprowadzanie danych i operowanie na nich jest szybkie i ergonomiczne. FS-Księga dostępna jest w trzech wersjach: CMP, IMP oraz EXT. Wersje te różnią się dostępem to niektórych funkcji programu. Podział taki wprowadzono ze względu na to, iż program ten może być zarówno wykorzystywany jako samodzielna aplikacja służąca tylko do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów jak również jako jeden z elementów zintegrowanego pakietu służącego do obsługi firmy. W zastosowaniu podstawowym pewne elementy takie jak np. import danych nie są w ogóle wykorzystywane i dlatego też dostęp do nich w podstawowej wersji został zablokowany a dzięki temu użytkownik może nabyć program dużo taniej Przegląd menu Menu programu składa się z następujących opcji: REJESTR NOWY WPIS IMPORT DANYCH * KSIĘGA REJESTR WPISÓW KARTOTEKI KONTRAHENCI ZDARZENIA RAPORTY KSIĘGA PRZYCHODÓW I ROZCHODÓW REJESTR VAT SPRZEDAŻY *+ REJESTR VAT ZAKUPU *+ BILANS VAT *+ KONFIGURACJA FIRMA USTAWIENIA WARTOŚCI POCZĄTKOWE ADMINISTRACJA LISTA MAGAZYNÓW AUTORYZACJA URUCHOM PROGRAM FS-FAKTURA PROGRAM FS-PRZELEWY KALKULATOR

30 NOTATNIK KONIEC ZAMKNIJ O PROGRAMIE 30 * - opcje niedostępne w wersji CMP + - opcje niedostępne w wersji IMP W wersji EXT wszystkie opcje są dostępne Konfiguracja programu Przed rozpoczęciem pracy z programem należy dokonać jego wstępnej konfiguracji. W tym celu należy wybrać opcję Konfiguracja/Parametry, w której możemy ustawić następujące parametry mające wpływ na działanie programu, tzn. Numer pierwszego wpisu w księdze Bieżący rok rozliczeniowy Uwzględnianie wartości początkowych wpisów Rys Konfiguracja programu FS-Księga

31 31 Rys Ustawienie wartości początkowych wpisów W menu Konfiguracja/Wartości początkowe dostępny jest formularz umożliwiający wpisanie kwot dla każdego z pól, które będą doliczane wartościowo do wpisów i stanowiły będą tzw. wartości początkowe. Ma to duże znaczenie wówczas, gdy użytkownik nie zaczyna prowadzenia ewidencji księgi w programie od nowego okresu rozliczeniowego i nie chce wpisywać wszystkich zaległych dokumentów do systemu, ale jedynie ustalić ich wartość tak, aby naliczane łącznie wartości razem i z przeniesienia uwzględniały również te dokumenty w okresie rozliczeniowym Wprowadzanie danych Dane do programu można wprowadzać ręcznie definiując wpisy w menu Księga/Nowy wpis. Program umożliwia prowadzenie własnej bazy kartotek kontrahentów i opisów zdarzeń, dzięki czemu raz zdefiniowane mogą być wielokrotnie w szybki sposób wykorzystane przy kolejnych wpisach. Definiując nową pozycję w księdze należy określić jego typ tzn. Przychody, Zakupy lub Wydatki. Mamy wtedy do dyspozycji aktywny odpowiedni klawisz służący do wpisania w dedykowanej do tego celu rubryce kwoty dotyczącej konkretnego zdarzenia. W przypadku Przychodów oraz Wydatków, gdzie występują pola Razem wartości w nich wpisywane są automatycznie przez program. Po uzupełnieniu wszystkich pól na formularzu nowego wpisu i wybraniu klawisza ZATWIERDŹ dane zostają zapisane do książki.

32 32 Rys Ustawienie wartości początkowych wpisów 3.5. Import danych Program FS-Księga został zaprojektowany zarówno do pracy samodzielnej, jak również do współpracy z programem FS-Faktura. Dzięki pakietowej budowie systemu możliwy jest import danych wpisanych wcześniej w programie FS-Faktura, tzn. dokumentów sprzedaży (faktury, paragony) oraz dokumentów księgowych zakupu. Aby dokonać importu danych należy wybrać z menu opcję Księga/Import danych. Zostanie wtedy uruchomione okno dialogowe umożliwiające wybranie ścieżki dostępu do importowanych danych wraz z datami wyznaczającymi okres, z którego chcemy pobrać interesujące nas dokumenty. Po wybraniu opcji importu dokumentów sprzedaży pobrane zostaną faktury i zbiorczo podliczone paragony za wskazany okres. Podczas importu zostanie wyświetlona w odpowiednim polu szczegółowa informacja o danym dokumencie zawierająca datę wystawienia, kontrahenta, numer dokumentu oraz kwotę. Jeżeli chcemy dodać importowany dokument do bazy księgi musimy jeszcze dodatkowo określić opis zdarzenia, (który można pobrać z listy zdefiniowanych komentarzy na kartotece) lub ustawić komentarz domyślny (menu Konfiguracja/Parametry) oraz wskazać w jakie pole ma zostać wpisana wartość importowanego dokumentu.

33 33 Rys Import danych z programu FS-Faktura 3.6. Wydruk księgi Dane zgromadzone w programie można wydrukować w formie obowiązujących dla ksiąg prowadzonych ręcznie standardowych druków. W celu rozsądnego i czytelnego rozmieszczenia danych każda strona księgi została podzielona na dwie kartki. Aby dokonać wydruku należy wejść w opcję Wydruki/Wydruk księgi i wybrać miesiąc, za który chcemy wydrukować dane. W związku z tym, iż Książka Przychodów i Rozchodów jest naliczana rocznie kwoty z wcześniejszych miesięcy oraz ustawionych wartości początkowych zostaną uwzględnione w rubrykach z przeniesienia Załączenie innych magazynów Domyślnie dane wpisywane do programu są gromadzone w głównej bazie znajdującej się w katalogu C:\FS-Księga. Istnieje zarówno możliwość założenia nowego magazynu mieszczącego się w dowolnym katalogu na dysku jak również załączenie się do magazynu stworzonego przez inną aplikację pakietu FS-System. Aby przełączyć magazyn należy wybrać opcję Administracja/Lista magazynów Rejestry VAT, Bilans VAT Program FS-Księga w wersji EXT umożliwia również prowadzenie i wydruk rejestrów VAT zakupu i sprzedaży (niezależych od dostępnych w programie FS-Faktura) oraz obliczanie bilansu VAT na podstawie wprowadzonych danych. Jeżeli załączonym magazynem jest magazyn utworzony w programie FS-Faktura, dopisywanie nowych kontrahentów do bazy powinno być zawsze wykonywane z poziomu programu FS-Faktura.

34 34 4. Program FS-Przelewy 4.1. Wstęp Program FS-Przelewy służy do drukowania poleceń przelewów i wpłat gotówkowych. Nadruk jest wykonywany na gotowych formularzach przelewów dostępnych w sklepach papierniczych (4 odcinki na jednej kartce formatu A4) Konfiguracja programu Program umożliwia bardzo dokładne skonfigurowanie parametrów wydruku ze względu na mogące wystąpić rozbieżności pomiędzy formularzami dostarczonymi przez różnych producentów. Każdy z 4 formularzy może być niezależnie przemieszczany we współrzędnych x i y. Aby skalibrować położenie wydruku należy uruchomić opcję Administracja/Parametry. W menu Administracja/Konfiguracja dostępne są ponadto opcje umożliwiające ustawienie w programie następujących elementów: - pobierz dane firmy jako domyślnego zleceniodawcę - kwota słownie w pełnym brzemieniu Rys Konfiguracja programu FS-Przelewy

35 Dane firmy Po wykonaniu autoryzacji należy wywołać z menu głównego programu opcję Konfiguracja/Firma i w odpowiednich polach wprowadzić dane firmy, dla której wykonano autoryzację. Są na to przeznaczone cztery linijki. Powinna być w nich umieszczona pełna nazwa oraz adres firmy w takiej postaci, w jakiej maja być drukowane na przelewie. W wersji demonstracyjnej program nie zezwala na wpisanie tych danych Wydruk przelewu/wpłaty W celu wydrukowania formularza przelewu należy wybrać z menu opcję Przelewy/Nowy i dokonać uzupełnienia wymaganych pól. Kontrahenci zdefiniowani w menu Kartoteki/Kontrahenci mogą zostać wpisani zarówno do wpisu w polu Zleceniodawca jak i Odbiorca. Będąc na formularzu definiowania nowego przelewu należy nacisnąć klawisz KARTOTEKA i wybrać odpowiedniego odbiorcę. Jego dane zostaną wówczas przeniesione w odpowiednie pola formularza (również z numerem konta, jeśli został on wcześniej zdefiniowany w kartotece). W przeciwnym wypadku należy uzupełnić numery kont ręcznie. Po dodaniu komentarza informującego, za co jest dokonywana płatność oraz wybraniu typu (przelew/wpłata gotówkowa) i wpisaniu kwoty należy nacisnąć klawisz DRUKUJ, zostanie wówczas wyświetlone okno, na którym można będzie wybrać podgląd wydruku lub bezpośrednio rozpocząć wydruk na drukarce. Jeżeli zostanie wybrany typ jako wpłata w miejscu numeru konta zleceniodawcy automatycznie wpisywana jest kwota słownie. Rys Przygotowanie danych do nowego przelewu

36 Współpraca z innymi programami Program FS-Przelewy umożliwia zdefiniowanie własnej bazy kontrahentów zapisywanych w katalogu programu, jak również niezależne podłączenie się do istniejącej bazy zdefiniowanej np. w programie FS-Faktura. Dzięki temu możemy wystawiając przelew wykorzystać zdefiniowane wcześniej dane o kontrahentach zyskując przez to czas jak również minimalizując możliwość pomyłki np. przy wprowadzaniu długich numerów kont bankowych. Aby załączyć bazę z innego programu należy wybrać opcję Administracja/Magazyny i zdefiniować nazwę bazy oraz ścieżkę dostępu do danych, które chcemy załączyć. 5. Program FS-Bonus 5.1. Wstęp Program FS-Bonus jest modułem rozszerzającym funkcjonalność programu FS-Faktura. Służy do wydruku i obsługi lojalnościowych kart stałego klienta identyfikowanych w systemie za pomocą kodów kreskowych. Po wprowadzeniu autoryzacji zakupionego modułu FS-Bonus w programie FS-Faktura aktywują się dodatkowe opcje służące do obsługi tego typu kart Konfiguracja Przed wydrukowaniem karty należy zainstalować komponent umożliwiający generowanie kodów kreskowych (patrz opis programu FS-Kody na płycie instalacyjnej w katalogu FS-Kody) oraz ustawić w konfiguracji niezbędne parametry : - prefix kodu kreskowego - data ważności karty - następny numer klienta - wielkość udzielanego rabatu

37 37 Rys konfiguracja karty stałego klienta 5.3. Wydruk i obsługa kart w programie FS-Faktura Po zdefiniowaniu w/w ustawień można przystąpić do wygenerowania kart. Po wydruku karty jej numer należy wpisać (lub odczytać skanerem) w przeznaczonym do tego celu polu na kartotece kontrahenta, któremu została ona wydana. Dzięki temu uzyskamy możliwość automatycznej identyfikacji klienta podczas wystawiania faktury VAT z możliwością udzielenia rabatu (takiego jaki został zakodowany na karcie). Obsługa kart stałego klienta w programie FS- Faktura została tak zaprojektowana, że umożliwia ona dodatkowo naliczanie punktów naliczanych proporcjonalnie do wielkości zakupów, które gromadzone są na kartotece kontrahenta. Obsługa kart w systemie sprowadza się do odczytania czytnikiem kodów kreskowych zakodowanego numeru karty na formularzu na którym wybiera się kontrahenta do celu wystawienia faktury resztę czynności tzn. znalezienie kontrahenta, rozkodowanie rabatu, naliczenie punktów wykonuje automatycznie program (w przypadku braku czytnika kodów kreskowych numer karty można wprowadzić ręcznie za pomocą klawiatury). W konfiguracji kart określa się datę jej ważności tak więc jeśli wprowadzimy takie ograniczenie i data ważności minie karta nie zostanie w systemie zaakceptowana a program wyświetli stosowny komunikat.

38 38 Rys. 5.2.Przykładowa wygenerowana karta stałego klienta 6. Program FS-Kody 6.1. Wstęp Program FS-Kody jest aplikacją służącą do wydruku etykiet zawierających kody kreskowe. Program znajduje szczególnie zastosowanie do wydruku metek dla towarów, które nie mają nadanych kodów przez producenta, ponadto bardzo przydatny jest do wydruku etykiet z opisem towaru na półki Przygotowanie programu do pracy Przed rozpoczęciem pracy z programem niezbędne jest zainstalowanie w systemie komponentu (czcionki) służącej do generowania kodów paskowych. W tym celu należy włożyć na napędu CD dostarczoną płytkę instalacyjną z pakietem FS-System, przejść do katalogu FS-Kody oraz uruchomić jeden z programów instalacyjnych install_2k_nt.bat (dla Windowsa 2000 lub NT) lub install_98xp.bat (dla Windows 98 oraz XP). Następnie należy ponownie uruchomić system operacyjny. Jeśli czynność ta nie pomoże należy postąpić zgodnie z instrukcją (opis.txt) znajdującą w katalogu FS-Kody na wspomnianej płycie instalacyjnej.

39 Generowanie etykiet Program FS-Kody umożliwia zarówno generowanie etykiet dla kodów wpisanych ręcznie jak też etykiet zbiorczych dla kodów towarów przygotowanych wcześniej w programie FS- Faktura. W celu wygenerowania pojedynczej etykietki należy uruchomić opcję Plik/ etykieta pojedyncza a następnie w oknie dialogowym, które się otworzy wpisać cyfrowy kod towaru który chcemy wydrukować w postaci paskowej. W celu wygenerowania etykiet zbiorczych wcześniej należy uruchomić program FS-Faktura i wchodząc na sprzedaż należy wybrać z listy towary (tak jak do wystawienia faktury VAT), dla których ma zostać wygenerowana etykieta. Następnie należy wybrać klawisz OPCJE i z otwartego nowego okna EXPORT. Po otwarciu programu FS- Kody i wybraniu z menu funkcji wydruk etykiety zbiorczej zostaną wygenerowane etykiety dla wszystkich towarów wyeksportowanych z programu FS-Faktura. Warunkiem poprawnego wygenerowania kodów jest oczywiście to aby kody kreskowe były wcześniej wpisane w odpowiednie pole na kartotece towarowej. Rys Przykładowa etykieta zbiorcza

40 40 7. Program FS-Kasa 7.1. Wstęp Program FS-Kasa jest aplikacją zapewniającą komunikację programu FS-Faktura z kasami produkowanymi przez firmę ELZAB. Dzięki niemu istnieje możliwość zaprogramowania bazy towarowej zapisanej w programie FS-Faktura do kasy oraz odczyt sprzedaży wykonanej na kasie Konfiguracja Program najpierw należy odpowiednio skonfigurować dostosowując parametry komunikacji do tych, które są ustawione w kasie. Istotne są następujące ustawienia : szybkość transmisji, numer portu szeregowego, numer kasy. Rys. 7.1.Konfiguracja programu FS-Kasa

41 Przesłanie bazy towarowej do kasy Po poprawnym zainstalowaniu i skonfigurowaniu programu FS-Kasa można przystąpić do przesłania bazy towarowej do podłączonej kasy. W tym celu należy w programie FS-Faktura dokonać przygotowania towarów do wysłania wykorzystując funkcje Administracja/ przygotowanie towarów. Następnie należy uruchomić program FS-Kasa i dokonać wysłania towarów za pomocą odpowiedniej funkcji. Przesłanie większej bazy towarowej do kasy może trwać nawet kilkanaście minut po pomyślnym przesłaniu powinien się pojawić stosowny komunikat. W przypadku problemów w nawiązaniu komunikacji z kasą program wyświetli błąd wraz z odpowiednim komentarzem. Najczęstszą przyczyną błędów w komunikacji jest nie uzgodnienie parametrów transmisji lub problemy z kablami. W razie wątpliwości czy komunikacja została dobrze ustawiona należy sprawdzić jej stan za pomocą programu serwisowego dostarczanego przez producenta kasy Odczyt sprzedaży i aktualizacja stanów magazynowych W celu odczytania informacji o sprzedaży wykonanej na kasie należy uruchomić stosowną opcję w programie FS-Kasa (odczyt sprzedaży) a następnie w programie FS-Faktura wywołać opcję Sprzedaż/Paragon z kasy. Na podstawie odczytanych danych w programie FS-Faktura zostanie wygenerowany paragon zawierający informację o towarach sprzedanych na kasie. Zarówno przesyłanie nowych towarów jak i odczyt sprzedaży z kasy można robić dowolną ilość razy. W przypadku odczytów wykonywanych raz dziennie ich wartość powinna być zgodna z kwotą wykazaną na raporcie dobowym wydrukowanym z kasy. 8. Program FS-Internet 8.1. Wstęp Program FS-Internet jest został zaprojektowany celem umożliwienia szybkiego i bezproblemowego wygenerowania własnej firmowej strony www z dołączoną ofertą towarową z magazynu FS-Faktura Generowanie strony www Konfiguracja programu jest bardzo prosta i sprowadza się do określenia ścieżki dostępu do bazy programu FS-Faktura z której mają być pobrane dane oraz do spersonalizowania ustawień

42 42 dotyczących firmy, danych kontaktowych itp. Strona internetowa jest generowana wg ustalonego szablonu, znajduje się tam informacja o działalności firmy, oferta handlowa (dane pobierane automatycznie z bazy FS-Faktura), formularz zamówienia itp. Klient korzystający ze strony widzi listę towarów i może bezpośrednio za pomocą zaimplementowanego w niej interfejsu wysłać zamówienie do firmy. Gotową wygenerowaną stronę w postaci plików html należy pobrać z katalogu C:\FS-Internet\WWW i wysłać na serwer (w katalogu programu znajduje się również instrukcja jak w prosty sposób założyć własną stronę www na jednym z ogólnie dostępnych bezpłatnych serwerów ). Rys. 8.1.Formularz generatora strony www

43 43 9. Program FS-Translator 9.1. Wstęp Po pomyślnie zakończonej instalacji program można uruchomić z menu start lub bezpośrednio z katalogu programu uruchamiając plik C:\FS-Translator\translator.exe. Do poprawnej pracy program wymaga ustawienia daty systemowej w formacie rrrr-mm-dd (np ) jeśli format ten jest inny należy go zmodyfikować w Ustawienia/Panel sterowania/opcje regionalne/dostosuj/data/format daty krótkiej. Dane zapisywane w programie znajdują się w katalogu C:\FS-Translator\DANE. W celu zabezpieczenia się przed skutkami działania wirusów komputerowych lub awarii dysku twardego należy katalog co jakiś czas archiwizować na płytkę CD lub inny zewnętrzny nośnik np. pendrive w celu przekopiowania danych na dyskietkę można również skorzystać z zaimplementowanej w programie funkcji ARCHIWIZACJA. Rozpoczęcie pracy z programem należy poprzedzić wykonaniem procesu autoryzacji. W tym celu należy uruchomić opcję Administracja/Autoryzacja. W oknie dialogowym, które się uruchomi należy wpisać numerki o których wprowadzenie poprosi program. Znajdują się na umowie licencyjnej dostarczonej wraz z zakupionym programem. Po poprawnym ich wpisaniu można już rozpocząć pracę z programem, w przeciwnym wypadku program będzie dalej pracował ale w wersji demonstracyjnej. Autoryzacja jest procesem jednorazowym wprowadzone numery zostają zapisane na stałe w konfiguracji programu. Pracę z programem należy rozpocząć od konfiguracji typów dokumentów które będziemy wykorzystywać do stworzenia zlecenia poprzez wybieranie ich z listy. Do tego celu służy opcja : Kartoteki/Typy dokumentów/nowy

44 44 Rys Definiowanie nowego typu dokumentu Wcześniejsze zdefiniowanie typów dokumentów takich, które są najczęściej tłumaczone (np. świadectwo, dyplom, akt małżeństwa, faktura, zaświadczenie itp.) znacznie przyspieszy i ułatwi pracę ponieważ zamiast za każdym razem wpisywać dany tekst po prostu możemy wybrać go z listy. Kolejnym krokiem powinno być zdefiniowanie kartotek kontrahentów (zleceniodawców) z którymi współpracowaliśmy wcześniej. Dzięki temu gdy dany kontrahent złoży kolejne zlecenie nie będziemy go już ponownie definiować tylko wybierzemy go z listy. W celu wpisania danych kontrahentów należy wybrać opcję : Kartoteki/Zleceniodawcy/Nowy. Formularz służący do definiowania zleceniodawcy przedstawiony został na rysunku nr 2. Jeśli nie chcemy, nie musimy wypełniać wszystkich pól. Pola mniej znaczące ale takie które jednocześnie nie mogą pozostać puste program sam wypełni kropkami. Definiując kartoteki kontrahentów przygotowywujemy sobie już bazę kompatybilną z programem fakturującomagazynowym FS-Faktura dzięki czemu po załączeniu się do niej z poziomu tego właśnie programu będziemy mogli wykorzystać wprowadzonych już klientów do celu wystawienia faktury VAT za wykonaną usługę. Dokładnie na tej samej zasadzie definiuje się listę Instytucji (osób, firm), które są podmiotami sporządzającymi dokumenty podlegające tłumaczeniu. Można je zdefiniować używając funkcji : Kartoteki/Instytucje/Nowy. W tym przypadku również działa zasada, iż raz zdefiniowana instytucja (urząd, uczelnia, firma) przez którą wydany dokument już kiedyś był przez nas tłumaczony, może zostać szybko wybrana z listy bez konieczności każdorazowego definiowania jej danych w kartotece.