PROGRAM MERITUM. Program Meritum. Meritum FlySoft.pl edycja

Transkrypt

1 PROGRAM MERITUM I N S T R U K C J A O B S Ł U G I Program Meritum

2 2 Meritum jest programem przeznaczonym do prowadzenia sprzedaży i obsługi magazynu (dostępność do danych funkcji jest uzależniona od wersji programu. Szczegółowe informacje w tym zakresie są dostępne na stronie 1. Konfiguracja programu 1.1. Dane firmy Po zakupie w ciągu 30 dni należy program autoryzować na stronie Autoryzacja polega na wypełnieniu i wysłaniu formularza znajdującego się na podanej stronie. W odpowiedzi otrzymają Państwo em unikalne kody które należy wprowadzić do programu zgodnie z przesłaną wraz z nimi instrukcją. Po wykonaniu autoryzacji należy wywołać z menu głównego programu opcję Konfiguracja/Firma i w odpowiednich polach wprowadzić dane firmy, numer konta bankowego, telefony kontaktowe itp. Przeznaczono na to cztery linijki. Powinna być w nich umieszczona pełna nazwa oraz adres firmy w takiej postaci jak mają być drukowane na fakturze. W wersji demonstracyjnej program również zezwala na wpisanie tych danych jednak przy drukowaniu i podglądzie dokumentu nie są one widoczne Numery dokumentów W menu Konfiguracja/Dokumenty oraz Konfiguracja/Dokumenty2 dostępne są zakładki zawierające parametry konfiguracji dokumentów: FAKTURA VAT PARAGON PRZYJĘCIE TOWARU (PZ) WYDANIE ZEWNĘTRZNE (WZ) PRZYCHÓD WEWNĘTRZNY(PW) ROZCHÓD WEWNĘTRZYNY(RW) itp. W odpowiednich polach można wpisać analogicznie dla każdego dokumentu jego kolejny numer (pole to musi być cyfrą lub liczbą) lub zmienić ustawione domyślnie wartości prefixu (przedrostka) i suffixu (przyrostka) pełnego numeru danego dokumentu. Domyślnie program przyjmuje następujące formaty numerów: dla faktury VAT jest to np.: FAKTURA VAT Nr: FA/1/2004 gdzie definiowalnym prefixem jest napis FA/ natomiast suffixem /2004, natomiast dla dokumentu PRZYJĘCIE TOWARU jest PRZYJĘCIE TOWARU PZ Nr: PZ/1/2004 i tutaj analogicznie prefixem jest PZ/ a suffixem /2004. Ze względu na fakt, iż wystawiane dokumenty (szczególnie Faktury VAT) muszą w danej firmie być spójne w obrębie jednego roku istnieje możliwość, aby w programie całkowicie wyłączyć prefix i suffix faktur, jeśli rozpoczęto używanie programu w środku roku i wcześniejsze dokumenty miały numerację nie zawierającą tych elementów numeru. Dla każdego z dokumentów należy określić również ilość egzemplarzy, w których będzie on drukowany, oraz zdefiniować dopiski na dokumentach. Jeżeli wybierzemy ilość egzemplarzy 1 (papier z kopią) to jako dopisek zostanie ustawiony napis ORYGINAŁ/KOPIA, natomiast, jeżeli ilość egzemplarzy zostanie ustawiona na 2 (drukarki atramentowe, laserowe) to na pierwszym dokumencie będzie drukowany dopisek ORYGINAŁ, natomiast na drugim KOPIA.

3 1.3. Dodatkowe parametry 3 Dodatkowe parametry konfiguracyjne można ustawić w menu Konfiguracja /Parametry. Można tutaj np. zdefiniować następny numer kodu towaru (może być cyfrą lub liczbą) lub wpisać domyślne imię i nazwisko osoby wystawiającej fakturę (będzie pojawiać się na wydrukach). Kolejnym możliwym do ustawienia jest parametr decydujący o tzw. dopisku na końcu faktury. Wpisać tu można dowolną treść o charakterze informacyjno-reklamowym typu: DZIĘKUJEMY ZAPRASZAMY. Przeznaczono na ten cel 4 linie drukowane po podsumowaniu faktury. Ponadto istnieje możliwość wyboru jednego z 4 dostępnych wzorów faktur, wstawienia logo firmy na wydruku faktury, ustawienia hasła zabezpieczającego dostęp do programu oraz wybrania opcji automatycznej archiwizacji przy starcie lub określenie w ilu linijkach ma być drukowana nazwa towaru na fakturze. Kolejnymi dostępnymi funkcjami możliwymi do zdefiniowania w opcji parametry to sposób liczenia faktur (możliwe do wyboru są dwie opcje : od netto lub od brutto ). 2. Wprowadzanie danych 2.1. Definiowanie kartotek towarów W celu zdefiniowania nowych towarów w bazie danych należy uruchomić opcję Kartoteki/Towary. Zostanie wyświetlona lista dotychczas zdefiniowanych towarów. W celu dodania nowej pozycji należy wybrać klawisz NOWY. Spowoduje to wyświetlenie się formularza umożliwiającego zdefiniowanie parametrów określających nowy towar, tj.: nazwy, kodu, stawki VAT, cen sprzedaży: netto, brutto, grupy, jednostki, uwag. Po wpisaniu wszystkich danych należy wybrać klawisz ZATWIERDŹ, który spowoduje zapis wpisanych danych i pokazanie się nowego towaru na liście. Jeżeli podczas wprowadzania kartoteki towarowej jakiś parametr zostanie błędnie ustawiony, należy zaznaczyć na liście tę pozycję i wybrać klawisz POPRAW, aby móc ponownie edytować dane towaru. Analogicznie należy postąpić w przypadku konieczności usunięcia niepotrzebnej kartoteki towarowej. Po wskazaniu niepotrzebnej kartoteki należy wybrać klawisz USUŃ Definiowanie nowych dostawców, odbiorców W bazie danych można zdefiniować listę kontrahentów zarówno na etapie uzupełniania danych, jak i dopiero w trakcie wystawiania faktury. Wybieramy opcję Kartoteki/Dostawcy lub Kartoteki/Odbiorcy i postępujemy analogicznie jak przy dopisywaniu towarów. Z listy kontrahentów wybieramy klawisz NOWY i wprowadzamy wymagane dane kontrahenta, tj.: nazwę firmy, dane adresowe, numer NIP itp. W celu poprawienia lub usunięcia danych możemy wykorzystać dostępne klawisze POPRAW i USUŃ Wystawianie dokumentów sprzedaży FAKTURY VAT/ PARAGONY Jedną z podstawowych funkcji programu jest możliwość wystawiania dokumentów sprzedaży (FAKTURY VAT, PARAGONY). W tym celu wybieramy opcję

4 4 Sprzedaż/Fakturowanie. Otwiera się nowe puste okno formularza Sprzedaż. Aby sprzedać towar wchodzimy na listę towarów i wybieramy żądaną pozycję. Można tego dokonać wybierając dostępny w edytorze sprzedaży klawisz DODAJ lub poprzez naciśnięcie klawisza ENTER, kiedy kursor jest umieszczony na ciemnej pustej linii na liście edytora. Aby łatwiej odnaleźć żądany towar można wpisać pierwszą literę szukanej nazwy. Kursor ustawi się wtedy na liście w miejscu gdzie towary zaczynają się od tej litery. Istnieje możliwość posortowania listy towarów zarówno po nazwie (alfabetycznie), jak również po kodzie, za pomocą klawisza SPACJA. Kolejne jego naciśnięcia będą na zmianę sortować listę po kodzie i nazwie. Jeżeli szukany towar zostanie odnaleziony należy nacisnąć klawisz ENTER. Zostanie otwarte kolejne małe okienko Sprzedaż towaru, w którym wyświetlone będą dane wybranej pozycji. Należy wpisać ilość sztuk danego towaru, jaką chcemy sprzedać (ewentualnie zmienić cenę). Po zamknięciu okna dana pozycja zostanie dodana do listy edytora sprzedaży. W celu dodania kolejnych towarów należy ponownie wejść na listę towarów i powtórzyć czynność dla następnych pozycji. Jeżeli chcemy poprawić wybraną pozycję musimy ustawić na niej zaznaczenie (ciemna linia) i nacisnąć klawisz ENTER. Będzie wtedy możliwa ponowna edycja ilości i ceny danego towaru. Jeżeli zachodzi potrzeba całkowitego wykasowania danej pozycji po jej zaznaczeniu naciskamy klawisz DELETE co spowoduje z kolei jej wycofanie z edytora. Po wybraniu wszystkich pozycji należy przystąpić do zakończenia sprzedaży. Wybieramy zatem odpowiedni klawisz, tzn. FAKTURA lub PARAGON. Kolejną czynnością, jaką należy wykonać w nowym oknie jest wybór firmy lub osoby odbierającej dany dokument. Jeżeli jest to FAKTURA VAT musimy znać kompletne dane firmy lub osoby, na którą dany dokument będzie wystawiony. Jeżeli dany kontrahent już wcześniej dokonywał zakupów i znajduje się w bazie odbiorców, nie ma konieczności ponownego wpisywania jego danych. Można go odnaleźć po częściowej nazwie lub numerze NIP. W tym celu wpisujemy jego numer w polu Szukaj po NIP lub dowolny wycinek nazwy w polu Szukaj po nazwie i naciskamy ENTER. Jeżeli odbiorca został znaleziony w odpowiednich polach zostaną wyświetlone jego dane. W przypadku, gdy nie znamy NIP-u lub odbiorca nie był wcześniej zapisany należy wybrać klawisz KARTOTEKA i po wyświetleniu listy odbiorców odnaleźć ją ręcznie lub dopisać nową firmę. Kolejnym etapem jest ustalenie formy płatności dla danego dokumentu. Wybieramy zatem z listy żądaną formę płatności, ewentualnie, jeżeli jest to jedna z form płatności kredytowych (tzn. przelew, gotówka w terminie, kredyt bankowy itp.), uzupełniamy dodatkowo pola zawierające niezbędne informacje, takie jak: termin realizacji płatności, wartość wpłaconej kwoty. W kolejnych polach można uzupełnić dane osoby odbierającej i wystawiającej fakturę, jeżeli dane te zostały wcześniej w programie ustawione (odbierającego ustawiamy na kartotece firmy, wystawiającego w menu Konfiguracja/Parametry) zostaną one automatycznie wpisane. Zawsze jednak istnieje możliwość ich zmiany lub całkowitego wykasowania i pozostawienia pustego pola. Całość należy zaakceptować klawiszem ZATWIERDŹ. W tym momencie zostanie wyświetlone okno, na którym będzie możliwość wybrania klawisza PODGLĄD, co umożliwi wyświetlenie dokumentu w takiej formie, w jakiej zostanie wysłany do druku lub bezpośrednio klawisza DRUKUJ, którego wybranie spowoduje wydrukowanie wystawionego dokumentu Edycja wystawionych dokumentów sprzedaży Listę wszystkich wystawionych dokumentów można zobaczyć wybierając opcję Sprzedaż/Dokumenty sprzedaży. Każdy z dokumentów znajdujących się na liście można dowolnie poprawić (klawisz POPRAW), podglądnąć w takiej formie jak na wydruku (klawisz POGDLĄD), usunąć z listy (klawisz USUŃ) lub wydrukować (klawisz DRUKUJ). Ponadto przy znacznej liczbie dokumentów pomocny może okazać się klawisz FILTR umożliwiający przefiltrowanie dokumentów wg daty i odbiorcy.

5 Prowadzenie listy należności. Program Meritum umożliwia prowadzenie listy należności zarówno za dokumenty wystawiane z wydłużonym terminem płatności jak również na życzenie użytkownika za dokumenty wystawione na gotówkę. Dzięki temu istnieje możliwość bieżącego podglądu na liście wszystkich zaległości płatniczych klientów, jak również wykonanie raportu wskazującego niezapłacone faktury przez konkretnego kontrahenta. Wszystkie należności mogą być spłacane całościowo lub cząstkowo z rejestracją poszczególnych wpłat jako dokumenty kasa przyjmie. Dostęp do listy niezapłaconych faktur otrzymamy po wybraniu z menu funkcji Finanse / Zestawienie należności Operacje magazynowe Program Meritum w każdej wersji umożliwia prowadzenie i kontrolę stanów magazynowych towarów zgromadzonych w bazie. W wersji STANDARD zastosowano jednak mechanizm uproszczony, ponieważ ograniczony jest dostęp do dokumentów PZ, WZ, RW, PW. Wystawianie dokumentów sprzedaży powoduje pomniejszenie stanu magazynowego sprzedanych pozycji. Dostawę nowych towarów można więc uwzględniać zmieniając stan magazynowy danej pozycji bezpośrednio na kartotece. Takie prowadzenie gospodarki magazynowej nie daje jednak możliwości uzyskania wydruku remanentu wartościowego i ilościowego. Bardziej zaawansowane opcje służące do zarządzania magazynem dostępne są w wersji PREMIUM oraz PROFESSIONAL. Dzięki sporządzaniu dokumentów magazynowych np. przyjęcia towaru istnieje możliwość zarejestrowania cen zakupu oraz oczywiście ilości towaru na magazynie. Użytkownicy uproszczonej wersji STANDARD chcący korzystać z operacji związanych z zaawansowanym prowadzeniem stanów magazynowych mogą w dowolnym momencie wykupić rozbudowę do wersji wyższej Dokumenty przyjęcia zewnętrznego (PZ) Po wybraniu opcji Magazyn/Przyjęcie zewnętrze (PZ) zostanie wyświetlony edytor analogiczny do edytora sprzedaży. W podobny sposób wybieramy z listy towary, które chcemy przyjąć na stan, określając ilość, cenę zakupu netto, narzut. Po zakończeniu tak przygotowanego dokumentu, należy określić kontrahenta, od którego zakupiono dany towar i datę przyjęcia. Zatwierdzony w ten sposób dokument spowoduje dodanie przyjętych towarów na stan magazynowy Dokumenty wydania zewnętrznego (WZ) Wybierając opcję Magazyn/Wydanie zewnętrzne (WZ) zostanie wyświetlony edytor analogiczny do edytora sprzedaży. Podobnie jak przy sprzedaży dokonujemy wyboru towarów, które mają znaleźć się na dokumencie WZ. Następnie należy określić kontrahenta, dla którego wydano towar oraz datę wydania. Po zatwierdzeniu dokumentu program spowoduje zdjęcie określonych w nim towarów ze stanów magazynowych. Jeżeli w przyszłości zaistnieje potrzeba wystawienia faktury VAT do dokumentu WZ, można tego dokonać wybierając odpowiednią

6 6 funkcję z menu Sprzedaż, otrzymamy wówczas możliwość wyboru z listy odpowiedniego dokumentu WZ, do którego zamierzamy wystawić fakturę VAT. Wybranie jednego z tych dokumentów WZ spowoduje załadowanie do edycji towarów znajdujących się na na nim z możliwością wystawienia dokumentu sprzedaży bez ponownego ściągnięcia towarów ze stanu magazynowego Przychód wewnętrzny (PW) i rozchód wewnętrzny (RW). Postępując analogicznie jak przy wystawianiu dokumentów PZ i WZ można tworzyć pozostałe dokumenty magazynowe. W celu przyjęcia na stan towarów będących przychodem wewnętrznym firmy można utworzyć dokument (PW), natomiast rozchodowanie towarów np. na zużycie własne można dokonać tworząc dokument (RW) Wydruk raportów Raport o sprzedaży W programie zaimplementowano szereg raportów dotyczących zarówno danych zgromadzonych w programie takich jak lista towarów i kontrahentów, jak również zestawienie generowanych dokumentów sprzedaży i dokumentów magazynowych. Raport o sprzedaży może być generowany wg dokumentów lub towarów z uwzględnieniem zakresu dat jak również kontrahenta Remanent W celu sporządzenia remanentu ilościowo wartościowego należy wybrać jeden z 3 wariantów wydruku remanentu. Spowoduje to wygenerowanie wydruku wszystkich zdefiniowanych kartotek towarowych z dodatnim stanem magazynowym. Na raporcie tym dodatkowo znajduje się informacja o łącznej wartości magazynu wg cen zakupu netto Arkusz spisu z natury Wybierając opcję Raporty / Spis z natury można dokonać wydruku listy wszystkich zdefiniowanych kartotek towarowych jednak bez uwzględnienia ilości stanów magazynowych w celu ich ręcznego uzupełnienia Funkcje księgowe Rejestrowanie dokumentów księgowych zakupu Wybierając opcję Księgowość / Rejestruj dokument zakupu można dokonać wpisu dokumentów zakupu. Ma to na celu wprowadzenie do programu danych, które posłużą do obliczenia podatku naliczonego w danym miesiącu. Każdy z zarejestrowanych w ten sposób dokumentów zostaje dodany do listy. Z poziomu tej listy można te dokumenty poprawiać lub usuwać. Istnieje również możliwość ich automatycznego generowania podczas zapisywania dokumentu PZ Bilans VAT

7 7 Funkcje Bilans VAT i Rejestr VAT Sprzedaży znajdujące się w menu Księgowość są dostępne tylko w wersji BOX programu. Aby sprawdzić bilans VAT wybieramy miesiąc i rok, który chcemy poddać analizie. W wyniku otrzymamy podgląd bieżącego stanu podatku VAT za wskazany miesiąc. W zależności od stosunku VAT-u należnego do naliczonego wyświetlona zostanie kwota podatku do zapłaty lub do zwrotu Rejestry VAT Do wydruku rejestru VAT sprzedaży brane są wszystkie dokumenty sprzedaży (zarówno paragony jak i faktury) wystawione w okresie wskazanym do obliczeń. Zgodnie z przepisami dotyczącymi prowadzenia rejestru, paragony wystawione w obrębie jednego dnia są sumowane i do raportu wpisywana jest ich łączna kwota, natomiast każda faktura jest rejestrowana jako osobna pozycja. Otrzymany wydruk jest opatrzony na końcu każdej strony stopką zawierającą sumę strony, przeniesienie ze strony poprzedniej oraz wartość razem. Analogicznie do rejestru sprzedaży na podstawie wpisanych dokumentów księgowych generowany jest rejestr VAT zakupu Funkcje administracyjne Archiwizacja W menu Administracja/Archiwizacja dostępna jest funkcja archiwizacji danych programu. Ma ona na celu skopiowanie danych do osobnego katalogu lub na inny nośnik, np. dyskietkę tak, aby w przypadku awarii można było odzyskać utracone dane. Po uruchomieniu tej opcji należy wskazać dysk, na który ma być wykonana archiwizacja i nacisnąć klawisz ARCHIWIZUJ. Ponadto istnieje możliwość wykonywania przez program automatycznej archiwizacji, tzw. autoarchiwizacji. Jest ona wykonywana zawsze przy uruchomieniu programu, jeśli włączono tę opcję w menu Konfiguracja/Parametry. Autoarchiwizacja zawsze kopiuje dane do katalogu C:\Meritum20\Autoarch lub do katalogu tworzonego z bieżącej daty i godziny Kontrola bazy danych W celu zapewnienia szybkiego i sprawnego operowania danymi wskazane jest uruchamianie co jakiś czas funkcji znajdujących się w menu Administracja/Kontrola bazy danych. Funkcja ta ma za zadanie uporządkowanie zgromadzonych rekordów danych tak, aby program miał do nich szybki i bezproblemowy dostęp. Podczas porządkowania sprawdzana jest także spójność danych. Niektóre błędne wpisy mogą zostać automatycznie naprawione Urządzenia fiskalne Program umożliwia współpracę z drukarkami fiskalnymi następujących firm: ELZAB POSNET INNOVA EMAR

8 OPTIMUS TORELL 8 W Konfiguracji należy ustawić kolejność stawek VAT, szybkość transmisji, port do którego jest podłączona drukarka, oraz wybrać który typ dokumentów będzie fiskalizowany. Dane do drukarki będą wysyłane automatycznie podczas zakańczania paragonu lub faktury Odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania przez użytkowników Dlaczego programy dostępne są w kilku wersjach? Program Meritum jest dostępny w 3 wersjach : STANDARD, PREMIUM lub PROFESSIONAL. Wersje te różnią się prawem dostępu do niektórych funkcji. Dzięki czemu użytkownik może wybrać wersję, która najbardziej funkcjonalnie mu odpowiada bez konieczności płacenia za wersję najbogatszą nawet wtedy, gdy nie wykorzysta wszystkich jej możliwości. Jeśli klient zakupi wersję najtańszą np. STANDARD zawsze może w trakcie użytkowania dokonać jej rozbudowy do wersji wyższej nie tracąc wprowadzonych już danych Czym różni się wersja DEMO od wersji komercyjnych? Wersja demonstracyjna umożliwia użytkownikowi zapoznanie się z programem, przetestowanie dostępnych w nim funkcji jeszcze przed zakupem programu. Po wykupieniu licencji i wprowadzeniu na odpowiednim formularzu kodów autoryzacyjnych dostęp do wersji pełnej zostaje odblokowany i program będzie pracował w jednej wybranych wersji pełnych. Wersja demo umożliwia zapoznanie się użytkownika z zasobem funkcji dostępnych w poszczególnych wersjach - informacja umożliwiająca wybranie jednej z tych wersji nie będzie pojawiać się po poprawnym przeprowadzeniu procesu autoryzacji. Co to jest licencja na używanie programu? Użytkownik kupuje nie program, ale licencję na jego użytkowanie w swojej firmie. Program jest w całości własnością producenta. Szczegółowe postanowienia licencji znajdują się w umowie licencyjnej, którą dostaje każdy użytkownik przy zakupie. Warunkiem korzystania z programu jest 100% zaakceptowanie postanowień tej umowy. Co w praktyce daje mi prawo do pobierania aktualizacji z internetu? Program jest cały czas rozbudowywany i udoskonalany. Co pewien czas w internecie są publikowane jego nowe wersje. Zgodnie z zapisem w umowie licencyjnej użytkownik może te aktualizacje pobierać, dzięki czemu zyskuje dostęp do najnowszych funkcji zawartych w programie. Jeśli czas przewidziany w umowie upłynie a użytkownik dalej chciałby program aktualizować może dokupić pakiet uaktualnienia na 12 miesięcy. Czy wprowadzone dane można dowolnie poprawiać?

9 9 Tak, zarówno kartoteki towarowe jak i kontrahentów i zgromadzone w bazie dokumenty podlegają pełnej edycji. Jak optymalnie obsługiwać program? Program, jest aplikacją pracującą w środowisku Windows. Jego interfejs został tak zbudowany, że można go obsługiwać zarówno myszką jak i klawiaturą wykorzystując specjalne skróty Alt+ litera podkreślona w opisie klawisza. Zalecanym sposobem umożliwiającym bardzo szybką i wydajną pracę jest praca z klawiatury. Można też stosować pewne funkcje, których gołym okiem nie widać np. zamiast naciskać klawisz DODAJ na edytorze sprzedaży można wejść szybko na listę naciskając klawisz ENTER. Co to jest automatyczna archiwizacja, czy należy ją wykonywać? Program pyta o wykonanie automatycznej archiwizacji zawsze przy uruchomieniu. Archiwizacja jest bardzo ważna z punktu widzenia zabezpieczenia zgromadzonych danych i zalecane jest jej wykonywanie przynajmniej raz dziennie. Dzięki kopii danych w przypadku ich uszkodzenia będzie możliwość odbudowania bazy z archiwum. Domyślnie program za każdym razem tworzy unikalny (złożony z daty i godziny) katalog, do którego dane są kopiowane. Jednak co jakiś czas niezbędne jest również zrobienie kopii na jakikolwiek nośnik zewnętrzny np. nagranie całego katalogu na płytę CD lub na PenDrive, bądź inny dysk. Może to uchronić przez utratą danych spowodowanych fizycznym uszkodzeniem dysku twardego lub kradzieżą komputera. Zmiana wzoru drukowanej faktury Aby zmienić używany wzór faktury należy wybrać opcję KONFIGURACJA/ PARAMETRY, dostępne są cztery wzory faktur Lista towarów W programie dostępne są dwa rodzaje list towarowych - zmiany można dokonać w opcji KONFIGURACJA / PARAMETRY /WZÓR LISTY. Jak wstępnie należy skonfigurować program, aby móc z niego korzystać? W opcji KONFIGURACJA/PARAMETRY należy ustawić miasto, które ma się drukować jako miejsce wydania faktury, następnie należy ustawić kolejny numer towaru, który ma proponować program przy zakładaniu kartoteki, wybrać jeden z dostępnych wzorów faktur, ustawić dopiski drukowane na fakturze, można również wpisać imię i nazwisko domyślnego użytkownika, który będzie wystawiał faktury. W opcjach tych znaleźć można również konfigurację sposobu liczenia faktur i paragonów (netto/brutto) NIP wprowadzony podczas autoryzacji będzie drukowany w nagłówku wystawianych faktur pod danymi firmy. Dopuszczalny jest jeden z 3 formatów NIP lub lub też PL pozwala to ustawić odpowiednia opcja w parametrach.

10 1 0 Od czego zacząć pracę z programem? Najpierw należy założyć kartoteki towarów/usług i kontrahentów, (których oczywiście znamy wcześniej - pozostali będą zakładani na bieżąco). W tym celu należy uruchomić opcję z menu głównego KARTOTEKI / TOWARY / NOWY oraz KARTOTEKI / ODBIORCY / NOWY. Jak szybko znaleźć towar w bazie? Będąc na liście naciskamy klawisz SZUKAJ i wpisujemy dowolną szukaną frazę, która zawiera się w nazwie. Jeśli znajdziemy szukany towar to po naciśnięciu klawisza ENTER program ustawi się na tej pozycji. W przypadku znalezienia innego towaru niż szukany, (który również zawierał w nazwie szukany ciąg) naciskamy klawisz NASTĘPNY wtedy program wyszuka kolejny towar, który pasuje do wyszukiwanej frazy. Jeśli używamy listy towarów rodzaju drugiego możemy w górnym wierszu wpisywać początkowy ciąg znaków od którego zaczyna się szukana nazwa. Jak szybko znaleźć kontrahenta w bazie? Będąc na liście naciskamy klawisz SZUKAJ i wpisujemy dowolny szukany ciąg znaków, który zawiera się w jego nazwie. Gdy występują w nazwie polskie znaki muszę być wpisane dużą literą. Jeśli znajdziemy szukanego kontrahenta to po naciśnięciu klawisza ENTER program ustawi się na kartotece umożliwiając jego wybranie np. w celu użycia w dokumencie lub poprawienie bądź też usunięcie całej kartoteki. W przypadku znalezienia innego kontrahenta niż szukany, (który również zawierał w nazwie szukany ciąg) naciskamy klawisz NASTĘPNY wtedy program wyszuka kolejnego kontrahenta pasującego do wyszukiwanego ciągu. Podczas wystawiania faktury w oknie Faktura/Edycja istnieje również możliwość szukania po numerze NIP, natomiast jeśli aktywny jest moduł FS-Bonus to również istnieje możliwość odnalezienia w bazie klienta po unikalnym numerze karty klienta odczytywanym za pomocą skanera kodów kreskowych Czy można kopiować kartoteki towarowe? Tak, w programie jest zaimplementowany mechanizm, dzięki któremu szybko możemy wprowadzić kartoteki towarowe towarów o podobnych nazwach. Aby skopiować kartotekę należy będąc na liście towarów i usług (uruchomionej z opcji KARTOTEKI) nacisnąć klawisz ENTER stojąc na wybranej kartotece do skopiowani lub nacisnąć klawisz WYBIERZ, program zapyta czy dokonać skopiowania kartoteki i wtedy po wybraniu opcji nowy w polach formularza zostaną dodane opisy z kartoteki kopiowanej. Czy program kontroluje wprowadzane dane? Tak, wprowadzając nową kartotekę program sprawdza czy nie istnieje już towar o takim samym kodzie lub nazwie. Jeśli stwierdzi wystąpienie takiego powtórzenia wyświetli stosowny komunikat ostrzegawczy. Podobnie, jeśli w opcji KONFIGURACJA / DOKUMENTY próbowano by wpisać następny numer faktury taki, pod którym jest już dokument w bazie, program wymusi wtedy zmianę tego numeru na inny. W jaki sposób wprowadza się towar na stan magazynowy?

11 1 1 Towar można przychodować za pomocą dokumentów PZ lub PW. Po zatwierdzeniu tych dokumentów towar w określonej ilości zostanie dodany do stanu magazynowego i jego ilość będzie widziana na liście towarów. Istnieje też możliwość pracy uproszczonej tzn. wprowadzenie ręczne ilości na poszczególne kartoteki do pola STAN MAGAZYNOWY, ale najpierw należy odblokować możliwość zmian jego zawartości w menu KONFIGURACJA/PARAMETRY/DOWOLNA ZMIANA STANU MAG. - domyślnie opcja jest wyłączona Jak wystawić dokument sprzedaży? Z menu głównego należy uruchomić opcję SPRZEDAŻ / FAKUTROWANIE. Zostanie otwarty edytor, do którego dodajemy wcześniej wprowadzone towary. Opcja ta umożliwia wystawienie np. faktury lub paragonu w (zależności od naciśniętego klawisza). Następnie należy wybrać z listy kontrahenta (lub na bieżąco go wprowadzić) oraz ustalić formę płatności i zapisać dokument. Czy program podpowiada numerację dokumentów? Tak, przy wystawianiu dokumentów program proponuje automatycznie kolejny numer. To jaki ten numer będzie można ustawić w opcji KONFIGURACJA / DOKUMENTY. Domyślnie program wstawia również bieżącą datę wystawienia i sprzedaży, ale można ją oczywiście zmienić na dowolną inną. Czy towar z usuniętego dokumentu wraca na stan magazynowy? Tak, po usunięciu faktury, na której były sprzedane np. 2 sztuki jakiegoś towaru towar ten wróci na stan magazynowy, dokładnie analogicznie sprawa wygląda z dokumentami magazynowymi np. po usunięciu dokumentu PZ przychodowywującego np. 100 szt danej pozycji stan towaru zmniejszy się o tą ilość. Co się stanie z numeracją dokumentów, jeśli usuniemy fakturę? W numeracji powstanie dziura. Aby ją uzupełnić należy uruchomić opcję KONFIGURACJA/DOKUMENTY i wprowadzić jako kolejny brakujący numer faktury. Po wystawieniu tego dokumentu koniecznie należy z powrotem przywrócić bieżącą numerację, ponieważ w przeciwnym wypadku może nastąpić dublowanie numerów dokumentów. Czy numerację faktur można dowolnie kształtować? Tak, w opcji KONFIGURACJA / DOKUMENTY można ustawić przedrostki (PREFIX) jak również przyrostki (SUFFIX) faktur. Konfigurować można również dopiski na fakturach typu KOPIA / ORYGINAŁ zależnie od typu używanej drukarki. PREFIX może zawierać pola dostępne na liście wyboru natomiast SUFFIX może być dowolnym ciągiem znaków i może mieć postać np. /2005 lub /S1 itp.

12 Czy program umożliwia prowadzenie wielu niezależnych magazynów? 1 2 Tak, aby zdefiniować nowy magazyn należy wybrać opcję ADMINISTRACJA/LISTA MAGAZYNÓW. Do czego służy funkcja AGREGACJA DANYCH? W edytorze sprzedaży pod klawiszem OPCJE dostępna jest funkcja agregująca dane. Dzięki niej dane dotyczące tego samego towaru sprzedawanego w tej samej cenie zostaną zsumowane w jedną pozycję. Ma to znaczenie głównie przy wystawianiu faktur do kilku WZ, gdzie może być wiele powtarzających się pozycji. Czy podczas sprzedaży można szybko sprawdzić zysk z danej transakcji? Tak, ponieważ ceny sprzedaży są otwarte tzn. można dowolnie je zmieniać może zaistnieć potrzeba szybkiego sprawdzenia czy cena, po której aktualnie sprzedajemy da nam oczekiwany zysk. W tym celu po dodaniu towaru do edytora sprzedaży naciskamy klawisz SPACJA, dzięki czemu zostanie wyświetlony stosowny komunikat z informacją z zysku. Czy można przypisać kontrahentowi domyślny termin płatności? Tak, jeśli kontrahent ma ustalony termin płatności, z którym zawsze wystawiamy dla niego faktury program może nas wyręczyć w pamiętaniu o tym, jaki termin ma konkretny odbiorca. W tym celu na kartotece klienta w polu uwagi należy wpisać następującą informację: dla terminu płatności 21 dni będzie termin21, natomiast dla 7 dni wpis powinien mieć postać termin07 Przy wystawianiu faktury po wybraniu kontrahenta z bazy program automatycznie ustawi formę płatności na przelew ze wskazaną liczbą dni. Czy dane na listach można sortować? Tak, będąc na listach kontrahentów i towarów można sortować wpisy wg różnych dostępnych kryteriów, sekwencyjne przełączanie poszczególnych typów sortowań następować będzie po naciskaniu klawisza SPACJA. Na liście towarowej rodzaju drugiego dodatkowo po ustawieniu sortowania na "po kodzie" i naciśnięciu klawisza SZUKAJ można również będzie szukać towarów po bezpośrednio wpisanym kodzie w oknie dialogowym wyszukiwarki. Czy można wystawiać dokumenty wiązane? Tak, istnieje możliwość wystawienia faktury do WZ (lub wielu WZ) lub faktury do paragonu. W tym drugim przypadku dodatkowo można wystawić fakturę do paragonu istniejącego na liście lub można też stworzyć fakturę ręcznie (bez paragonu zarejestrowanego w bazie) - zarówno jednak w jednym jak i drugim przypadku towar nie będzie drugi raz pobierany ze stanu magazynowego

13 W jaki sposób można wygenerować zamówienie automatyczne? 1 3 Zamówienie automatyczne można wygenerować używając opcji MAGAZYN/ ZAMÓWIENIE AUTOMATYCZNE. Program wygeneruje je na podstawie aktualnych stanów magazynowych oraz ustawionych na kartotekach limitów dolnych i górnych. Jeśli stan magazynowy jest mniejszy niż limit dolny towar zostanie dodany do edytora, natomiast o tym, jaka będzie zamawiana ilość decyduje limit górny (obliczane jest to wg wzoru Ilość zamawiana = Limit górny - stan bieżący). Jak sprawdzić jakiej wersji programu aktualnie używam? Należy uruchomić opcję "O Programie" i odczytać numer wersji np. 1.0 oraz datę edycji. Do czego jest potrzebna informacja o wersji danych? W menu ADMINISTRACJA/WERSJA DANYCH znajduje się informacja o wersji aktualnie wykorzystywanych danych. Program jest stale rozbudowywany i wzbogacany o nowe funkcje. Czasem niezbędne jest dodanie do tego celu nowych pól w bazie. Aby nie generować błędów związanych np. z odwołaniem się do nieistniejącego pola program wie, w jakiej wersji takie pole może wystąpić. Jeśli nasza wersja danych nie posiada tego pola program może nie pozwolić wykonać danej funkcji dopóki dane nie zostaną przekonwertowane przez serwis do najnowszej wymaganej wersji Zbiór podpowiedzi ułatwiających obsługę programu: Klawisz SPACJA na liście towarów przełącza cyklicznie sortowanie po nazwie i kodzie, a na listach odbiorców i dostawców po nazwie i NIP-ie. We wszystkich dostępnych polach gdzie wpisuje się cenę wystarczy ustalić tylko jedną wartość (netto lub brutto) program automatycznie przeliczy brakujące wartości wg stawki VAT ustawionej na kartotece danego towaru. Szybsze operowanie programem można uzyskać korzystając z klawiatury (wyboru żądanej opcji dokonujemy naciskając lewy ALT oraz literę, która jest podkreślona w nazwie opcji, którą chcemy uruchomić.

14 1 Z edytora sprzedaży 4(Sprzedaż/Fakturowanie) można uzyskać szybkie wejście na listę towarów naciskając klawisz ENTER, gdy Focus (zaznaczenie) jest ustawiony na ciemnej linii znajdującej się zawsze na końcu na liście edytora sprzedaży Jeśli w opisywanym w powyższym punkcie edytorze są wybrane towary do sprzedaży można łatwo zmienić ich ilość lub cenę sprzedaży ustawiając zaznaczenie (ciemna linia) na danej pozycji i naciskając ENTER, lub usunąć z edytowanego dokumentu naciskając klawisz DELETE. W celu szybkiego znalezienia towaru na liście, należy uruchomić opcję SZUKAJ i wpisać dowolny ciąg liter występujący w nazwie szukanego towaru i nacisnąć klawisz ENTER, gdy znaleziony towar nie jest tym, którego szukano można szybko przejść do następnej pozycji spełniającej zadane kryteria za pomocą klawisza NASTĘPNY. Do wykonania niektórych funkcji administracyjnych potrzebne jest hasło serwisowe. W programie Meritum hasło to brzmi : 1111 WZMAGANIA SYSTEMOWE : Windows XP (TM), Windows Vista (TM), Windows 7 (TM) - w polskiej wersji językowej Dowolna drukarka pracujca w trybie graficznym (zalecana atramentowa lub laserowa) Data krótka ustawiona w systemie Windows w formacie : rrrr-mm-dd Dostępne miejsce na dysku C: komputera (min. 1 GB) zależne głównie od ilości zgromadzonych kopii danych w archiwum Standardowe ustawienie trybu wyświetlania przez kartę graficzną (bez powiększeń) Minimalna wielkość pamięci RAM, typ procesora zgodne z minimalnymi wymogami używanego systemu operacyjnego W przypadku Win7 (TM) lub VISTA (TM) zaleca się uruchomienie programu z poziomem uprawnień administratora Bochnia ul. Partyzantów 21 POMOC TECHNICZNA : tel. 014/