Ewidencja czasu pracy. Czas pracy pod kontrolą

Transkrypt

1 Ewidencja czasu pracy Czas pracy pod kontrolą

2 Autor: Szymon Sokolik Kierownik Grupy Wydawniczej: Agnieszka Konopacka-Kuramochi Wydawca: Agnieszka Gorczyca Redaktor prowadzący: Kamil Surawski ISBN Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2015 Skład i łamanie: Raster studio Sulejówek, ul. Konopnickiej 46, tel Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. ul. Łotewska 9a, Warszawa tel , faks Niniejszy e-book chroniony jest prawem autorskim. Przedruk materiałów bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Zaproponowane w niniejszym poradniku wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w poradniku wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków.

3 SPIS TREŚCI Jakie informacje musi zawierać ewidencja 4 Które dokumenty trzeba dołączać do ewidencji 4 Co ewidencjonuje się w podróży służbowej 5 Jak zaznaczyć godziny ponadwymiarowe niepełnoetatowca 5 Jak rejestrować ruchome godziny pracy 6 Jak ewidencjonować wyjścia prywatne 6 Na czym polega i kogo dotyczy ewidencja uproszczona 7 Co to znaczy prowadzić na bieżąco 8 Czy ewidencję mogą prowadzić kierownicy działów 8 Kiedy ewidencja może być w formie elektronicznej 10 Jak pozyskiwać dane do ewidencji 11 3

4 Jakie informacje musi zawierać ewidencja Przepisy nie wprowadzają jednolitego wzoru karty ewidencji czasu pracy. Powinna ona jednak wskazywać: 1. pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w: a. niedziele i święta, b. w porze nocnej, c. w godzinach nadliczbowych w tym przypadku pracodawca musi wpisać nie tylko dokładną liczbę pracy w godzinach nadliczbowych, ale także rodzaje godzin nadliczbowych (tj. dobowe lub średniotygodniowe), a także wskazać wysokość dodatku (50% lub 100%), który za nie przysługuje; ponadto jeżeli rekompensuje pracę w godzinach nadliczbowych czasem wolnym od pracy, taka informacja również powinna znaleźć się w ewidencji, d. dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy; 2. dyżury, do których pełnienia pracownik został zobowiązany. W ewidencji pracodawca musi wykazać zarówno dyżur pełniony przez pracownika w domu, jak i dyżur pełniony w zakładzie pracy lub innym miejscu wyznaczonym przez pracodawcę (należy je rozróżniać w ewidencji). 3. urlopy należy ewidencjonować wszystkie urlopy, z których korzysta pracownik (np. wypoczynkowe, macierzyńskie, wychowawcze, szkoleniowe czy urlopy, do których pracownicy mają prawo na podstawie szczególnych regulacji np. dodatkowe urlopy pracowników niepełnosprawnych). Przepisy nie nakazują rozróżniać rodzaju urlopu (np. zwykły, zaległy, urlop niepełnosprawnego). Jednak ze względów organizacyjnych w mojej ocenie jest to wskazane. Dzięki temu pracodawca będzie wiedział, z jakiego uprawnienia korzysta pracownik; 4. zwolnienia od pracy; 5. inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy. Z kolei w ewidencji pracowników młodocianych należy dodatkowo wykazywać czas pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego. Uwaga: W ewidencji nie odnotowuje się przerwy 15-minutowej (przysługującej osobom pracującym co najmniej 6 godzin dziennie) oraz przerw na karmienie gdyż są wliczane do czasu pracy. Które dokumenty trzeba dołączać do ewidencji Przepisy polecają przechowywać niektóre rodzaje dokumentów razem z ewidencją czasu pracy. Dotyczy to głównie dokumentów związanych z różnymi nieobecnościami pracownika. Chodzi konkretnie o: 4

5 zwolnienia lekarskie, wnioski urlopowe (o urlop wypoczynkowy, okolicznościowy), wnioski o opiekę nad dzieckiem do lat 14, wnioski o udzielenie czasu wolnego w zamian za godziny nadliczbowe, polecenia zobowiązujące pracownika do wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych lub wykorzystanie czasu wolnego w zamian za nadgodziny jeśli są pisemne, wniosek pracownicy o łączne wykorzystanie przerw na karmienie dziecka, zaświadczenia lekarskie o karmieniu dziecka piersią (należy je przechowywać wraz z wnioskiem pracownicy dotyczącym sposobu wykorzystania przerw na karmienie). Przepisy nie określają technicznego sposobu załączania wspomnianych wniosków do prowadzonej dla pracowników ewidencji czasu pracy. Wydaje się jednak, że skoro pracodawca ma obowiązek prowadzenia imiennej karty ewidencji czasu pracy, wspomniane wnioski powinny stanowić jej załącznik, w dokładnym rozumieniu tego słowa. W całości stanowić wtedy będą dokumentację czasu pracy pracownika. Jeżeli jednak w zakładzie ewidencja czasu pracy prowadzona jest na jednej karcie dla kilku pracowników, wnioski takie mogą być trzymane osobno (np. w osobnym segregatorze), podobnie jak w przypadku ewidencji prowadzonej w formie elektronicznej. Co ewidencjonuje się w podróży służbowej W ewidencji czasu pracy trzeba również odznaczyć czas pracy przypadający podczas podróży służbowej pracownika. Nie uwzględnia się jedynie czasu samej podróży, czyli czasu dojazdu do miejsca delegacji oraz czasu powrotu z niej, jeżeli pracownik w tym czasie nie świadczył faktycznie żadnej pracy i jeśli tylko nie przypadają w harmonogramowych godzinach pracy pracownika (gdy bowiem podróż służbowa przypada w godzinach pracy, także jest zaliczana do czasu pracy, nawet w sytuacji gdy pracownik nie wykonywał wówczas pracy, a jedynie np. jechał na miejsce delegowania). Jak zaznaczyć godziny ponadwymiarowe niepełnoetatowca Pracodawca powinien także w jakiś sposób wyróżniać w ewidencji czasu pracy pracownika godziny przekraczające wymiar czasu pracy, ale nieprzekraczające pełnego etatu, czyli tzw. godziny ponadwymiarowe. Godziny ponadwymiarowe nie są godzinami nadliczbowymi, choć część z nich może być podobnie wynagradzana. Najlepiej wyróżniać wśród godzin ponadwymiarowych takie, które: są płatne jak nadgodziny (czyli przekraczają ustalony w umowie limit, od którego należy się wynagrodzenie z dodatkiem jak za nadgodziny) oraz te które nie są płatne jak nadgodziny (nie przekraczają umownego limitu). 5

6 Dla rozróżnienia pracy niepełnoetatowca w ramach określonego dla niego limitu godzin i po jego przekroczeniu można w ewidencji stosować różne kolory. A także dla pracowników niepełnoetatowych stworzyć odrębną kartę ewidencji, w której wyróżnione będą również godziny pracy ponadwymiarowej, za którą należy się pracownikowi normalne wynagrodzenie i godziny pracy ponadwymiarowej, za nią trzeba powiększyć wynagrodzenie o 50% lub 100% dodatek. Jak rejestrować ruchome godziny pracy Jeśli pracownik rozpoczyna pracę dwukrotnie w tej samej dobie, ponieważ w kolejnym dniu rozpoczął pracę o godzinie wcześniejszej niż dnia poprzedniego, to powstaną nadgodziny, które trzeba zewidencjonować w danej dobie. Wyjątkiem może być tzw. ruchomy czas pracy. Można wprowadzić do ewidencji dodatkową rubrykę, w której będą wpisywane godziny powstałe w związku z powtórnym rozpoczęciem pracy w tej samej dobie pracowniczej. Aby odróżnić godziny pracy w ramach doby, pracodawca może wprowadzić do kart ewidencji czasu pracy dodatkową rubrykę, w której będą wpisywane godziny powstałe w związku z powtórnym rozpoczęciem pracy w tej samej dobie pracowniczej. PRZYKŁAD: W sytuacji, w której pracownik wykonuje pracę w poniedziałek w godzinach , a we wtorek w godzinach , w ewidencji czasu pracy w dobie poniedziałkowej należy odnotować 11 godzin pracy (w godzinach i ), czyli 8 godzin zwykłych i 3 nadliczbowe. Jeśli jednak wprowadzono ruchomy czas pracy, to w opisanym przypadku nie powstają godziny nadliczbowe pod warunkiem jednak że wcześniejsza praca we wtorek wynikała z rozkładu lub pracownik sam zdecydował się wcześniej przyjść do pracy w ramach widełek. Skoro więc nie ma nadgodzin, to wystarczy w ewidencji wpisać w poniedziałek i we wtorek 8 godzin. Jeśli jednak wejdą w życie postulowane zmiany, trzeba będzie oznaczyć, od której do której godziny podwładny pracował. Jak ewidencjonować wyjścia prywatne Wyjścia prywatne pracowników również powinny zostać uwzględnione w ewidencji czasu pracy. Obecnie czas odpracowania zwolnienia od pracy, udzielonego pracownikowi, na jego pisemny wniosek, w celu załatwienia spraw osobistych nie stanowi już pracy w nadgodzinach. Odpracowanie zwolnienia nie może jednak naruszać prawa pracownika do odpoczynku dobowego i tygodniowego. Dlatego wyjście nawet odpracowane powinno zostać uwzględnione w ewidencji. 6

7 PRZYKŁAD: Pracownik złożył wniosek o wyjście prywatne na 4 godziny 13 października i 4 godziny 14 października. Spośród tych 8 godzin nieobecności poprosił o odpracowanie 4 godzin (w dniach 28 i 29 października), a jeśli chodzi o pozostałe 4 godziny, wyraził zgodę na potrącenie za nie wynagrodzenia. Zamiast prosić o wyjście prywatne 14 października, pracownik mógłby wnioskować o odbiór w tym czasie godzin wolnych za 4 nadgodziny dobowe wypracowane 8 i 9 października. Jednak bardziej opłacało mu się za te nadgodziny pobrać wynagrodzenie z dodatkiem 50%, a 14 października prosić o obniżenie pensji. Pracodawca się na to zgodził. Ewidencja może w tej sytuacji wyglądać następująco: Godziny pracy stałe miesiąc Dni Praca w: norm. nadliczb. noc. porze Dyżur Nieobecność październik uw uw uw w5 wn w5 wn8 4*8-4** ch % ch 3 dni uw 32 godziny ch ch W5wn w5 wn 8 8+2* 8+2* 8 8 Oznaczenie skrótów: wn wolne z tyt. niedzieli; wś wolne z tyt. święta; w5 wolne z tyt. przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy; w dzień harmonogramowo wolny (równoważący dłuższy czas pracy w inne dni); ch zwolnienie lekarskie; op opieka; uw urlop wypoczynkowy; ub urlop bezpłatny; zw inne zwolnienia (wpisać z jakiego tytułu); nn nieobecność nieusprawiedliwiona, * wyjście prywatne i jego odpracowanie, ** wyjście prywatne nieodpracowywane, za które pracownik zgadza się na potrącenie wynagrodzenia, dd dyżur w domu, dp dyżur w pracy Na czym polega i kogo dotyczy ewidencja uproszczona Ewidencja czasu pracy powinna odzwierciedlać faktycznie przez pracowników przepracowane godziny w skali doby, tygodnia czy okresu rozliczeniowego. A zatem również kilkunastominutowe zwolnienia z pracy czy kilkunastominutowa praca w godzinach nadliczbowych powinny być w niej odznaczane. Są grupy pracowników, w stosunku do których prowadzi się ograniczoną ewidencję. Chodzi o osoby: objęte systemem zadaniowego czasu pracy, zarządzające w imieniu pracodawcy zakładem pracy (chodzi tu o: pracowników kierujących jednoosobowo zakładem pracy i ich zastępców lub pracowników wchodzących w skład kolegialnego organu zarządzającego zakładem pracy oraz głównych księgowych) oraz otrzymujące ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej. 7

8 miesiąc Nieobecność październik Godziny pracy stałe Dni p uw uw w5 wn p p p p p w5 wn p* p p ch 2 ch ch w5 wn p p p p p w5 wn p p p p p uw 32 godziny Dyżur Oznaczenie skrótów: p dzień pracy, wn wolne z tyt. niedzieli; wś wolne z tyt. święta; w5 wolne z tyt. przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy; w dzień harmonogramowo wolny (równoważący dłuższy czas pracy w inne dni); ch zwolnienie lekarskie; op opieka; uw urlop wypoczynkowy; ub urlop bezpłatny; zw inne zwolnienia (wpisać z jakiego tytułu); nn nieobecność nieusprawiedliwiona, * wyjście prywatne i jego odpracowanie, ** wyjście prywatne nieodpracowywane, za które pracownik zgadza się na potrącenie wynagrodzenia, dd dyżur w domu, dp dyżur w pracy W stosunku do takich osób nie ewidencjonuje się godzin pracy. Jednak wszystkie pozostałe elementy zaznaczane w ewidencji czasu pracy muszą być w niej zapisane. Trzeba więc zaznaczać same dni pracy (ponieważ nie podaje się godzin, można je np. oznaczyć jako p ), a także wszelkie dni wolne (m.in urlopy, zwolnienia itd.), wyszczególniając, z jakiego tytułu jest dany dzień wolny. Co to znaczy prowadzić na bieżąco Karty ewidencji czasu pracy powinny być prowadzone i wypełniane na bieżąco przez cały okres zatrudnienia pracownika. Najlepiej więc, aby pracownik działu kadr od razu nanosił na ewidencję informacje o dodatkowej pracy pracownika czy jego chorobie bądź urlopie. Czasami natychmiastowe (codzienne) wypełnianie ewidencji bywa kłopotliwe. Zazwyczaj przyjmuje się, że warunek prowadzenia ewidencji na bieżąco jest spełniony, gdy jest ona uzupełniona nie rzadziej niż co miesiąc przed rozliczeniem wynagrodzeń z tego miesiąca. Ewidencja służy bowiem m.in. prawidłowemu rozliczeniu czasu pracy pracownika. Zarówno pracodawca, jak i pracownik powinni się orientować, czy np. przedłużanie bądź skracanie pracy w niektóre dni, udzielanie dni wolnych, wykonywanie na podstawie polecenia pracy w dniu wolnym itp. zostaną zbilansowane w danym okresie rozliczeniowym. Analiza ewidencji czasu pracy dokonywana w trakcie okresu rozliczeniowego jest również podstawą do ustalania indywidualnych rozkładów czasu pracy pracowników na dalszą część tegoż okresu. Dlatego ewidencja powinna być aktualizowana przynajmniej z miesiąca na miesiąc. Czy ewidencję mogą prowadzić kierownicy działów Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy w sensie prawnym spoczywa na pracodawcy i w tym zakresie odpowiedzialny jest on za dopełnienie tego obowiązku. Pracodawca może jednak powierzyć faktyczne prowadzenie ewidencji czasu pracy wyznaczonemu przez siebie 8

9 pracownikowi bądź pracownikom. W takiej sytuacji ewidencję czasu pracy w sensie technicznym prowadzi wyznaczony przez niego pracownik. Z punktu widzenia prawa pracy nie ma bowiem różnicy pomiędzy osobistym prowadzeniem ewidencji czasu pracy przez samego pracodawcę a powierzeniem przez niego tej czynności podległemu mu pracownikowi. Pracodawca powierzając pracownikowi prowadzenie ewidencji czasu pracy, może do tego celu wyznaczyć dowolną osobę, w tym także kierownika wyodrębnionej jednostki organizacyjnej. W takiej sytuacji prowadzenie przez takiego pracownika ewidencji czasu pracy jest traktowane na równi z osobistym prowadzeniem ewidencji czasu pracy przez pracodawcę. Warunkiem jest jednak to, aby ewidencja spełniała wymogi określone we wskazanym wyżej rozporządzeniu (czyli zawierała wszystkie niezbędne informacje, np. o rodzaju nieobecności). Ewidencja czasu pracy jest bowiem pojęciem szerszym niż tylko ewidencja wejść i wyjść pracowników w poszczególnych jednostkach organizacyjnych. Jeżeli jednak pracodawca upoważni i zobowiąże kierownika wyodrębnionej jednostki organizacyjnej do prowadzenia pełnej ewidencji czasu pracy, a nie tylko rejestracji wejść i wyjść podległych mu pracowników, to prowadzona przez kierownika ewidencja może być jednocześnie podstawą do rozliczania przez nich czasu pracy pracowników. Prowadzenie ewidencji czasu pracy i na jej podstawie rozliczanie czasu pracy pracowników może więc odbywać się odrębnie w każdej jednostce organizacyjnej. Pracodawca ponosi odpowiedzialność za zgodne z prawem prowadzenie ewidencji czasu pracy w stosunku do wszystkich pracowników zatrudnionych w zakładzie pracy. Odpowiedzialności tej względem organów kontrolujących i pracowników nie wyłącza opisane wyżej przeniesienie kompetencji do prowadzenia ewidencji czasu pracy na kierowników wyodrębnionych komórek organizacyjnych. Z tych względów to pracodawca (a nie kierownik wyodrębnionej komórki organizacyjnej) jest ustawowo zobowiązany do udostępniania pracownikowi na każde jego żądanie ewidencji czasu pracy. Dokumentację tę pracodawca musi również udostępnić kontrolującemu zakład inspektorowi pracy. Pracodawca może zobowiązać poszczególnych dyrektorów czy kierowników określonych działów, aby sami prowadzili roboczą ewidencję czasu pracy podległych im pracowników, a następnie przekazywali ją pracodawcy (lub do działu kadr). Wówczas to ewidencja prowadzona przez kadry jest tą właściwą, którą okazuje się inspektorowi. W takim przypadku dział kadr pilnuje prowadzenia jej na bieżąco oraz tego, by były w niej kompletne wszelkie dane. Jednak pracodawca może także zobowiązać kierowników działów lub dyrektorów jednostek (albo wyznaczone przez nich osoby z poszczególnych działów) do całościowego prowadzenia ewidencji czasu pracy podległych pracowników. Pod warunkiem jednak że ewidencja będzie zawiera wszystkie niezbędne elementy, jest prowadzona na bieżąco i odpowiada rzeczywistości. Ostatecznie bowiem zawsze i tak pracodawca jest odpowiedzialny za spełnienie tych warunków. 9

10 Nie ma również przeszkód prawnych, aby pracownicy zatrudnieni na samodzielnych stanowiskach czy też kierownicy wyodrębnionych komórek organizacyjnych prowadzili również dla siebie samych taką ewidencję czasu pracy. W takim jednak przypadku powinna być ona najpierw zatwierdzona przez ich bezpośredniego przełożonego, a następnie dopiero skierowana do działu kadr. Kiedy ewidencja może być w formie elektronicznej Przepisy Kodeksu pracy nie wprowadzają jednolitego wzoru karty ewidencji czasu pracy. Kartę taką, zgodnie ze swoimi potrzebami, opracowuje sam pracodawca. Nie ma przy tym prawnych przeciwwskazań, aby pomocniczo pracodawca prowadził np. listy obecności pracowników czy rejestry wyjść w czasie pracy. Takie dodatkowo prowadzone przez pracodawcę dokumenty nie mogą jednak zastąpić ewidencji czasu pracy. Lista obecności czy harmonogram czasu pracy mogą być jedynie pomocą przy tworzeniu ostatecznego kształtu ewidencji czasu pracy. Co za tym idzie imienna karta ewidencji czasu pracy powinna składać się z jednego dokumentu, który w sposób pełny obrazuje czas pracy pracownika. Może jednak być ona zapisana w formie elektronicznej, aby tylko zawierała wszystkie wskazane w przepisach dane. Wydruki z bramek elektronicznych rejestrujących godzinę wejścia i wyjścia pracowników do i z zakładu pracy, jeżeli nie zostaną uzupełnione o pozostałe elementy, nie będą mogły stanowić dokumentu ewidencji czasu pracy. Taka rejestracja jest bowiem niczym innym jak codziennie podpisywana przez pracowników lista obecności w pracy. Jeżeli jednak w zakładzie jest program do kompletnego rejestrowania czasu pracy pracowników, to zamieszczone w nim informacje stanowią pełną ewidencję czasu pracy, której nie trzeba już przechowywać w formie papierowej. Jest jednak warunek, aby dane zapisane na takiej elektronicznej ewidencji można było wydrukować. W razie kontroli PIP inspektor może poprosić o taki właśnie wydruk. Zdarzają się programy automatycznie wypełniające ewidencję czasu pracy na podstawie czytników z kart wejść i wyjść. Należy jednak pamiętać, że pracownicy często z własnej inicjatywy, bez konieczności, a nawet bez wiedzy szefa przychodzą do pracy wcześniej lub wychodzą z niej później (np. załatwiając jakieś prywatne sprawy przez Internet). Wówczas z czytnika może wynikać, że pracownik ma nadgodziny i tak to może zostać zewidencjonowane. Jeśli więc musimy mieć w zakładzie automatyczne wypełnianie ewidencji na podstawie czytników, to przynajmniej zadbajmy o to, aby można było dokonywać ręcznych korekt w takiej ewidencji. Poza tym warto wówczas pilnować, aby pracownicy nie przebywali w zakładzie po godzinach. Karta ewidencji czasu pracy może być zatem prowadzona również w formie elektronicznej, pod warunkiem jednak że będzie zawierała wszystkie wymagane prawem informacje. 10

11 Poza tym, elektroniczna forma przechowywania kart ewidencji czasu pracy nie zwalnia z obowiązku przechowywania wniosków pracownika o udzielenie mu czasu wolnego w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych, które to wnioski muszą mieć formę papierową. Wnioski takie najlepiej przechowywać w osobnej teczce zatytułowanej np. Dokumenty dołączane do ewidencji czasu pracy. Ewentualnie można przechowywać je w aktach osobowych pracownika, w tej części, w której przechowuje się np. wnioski w sprawie udzielenia urlopu na żądanie, urlopu bezpłatnego itp. Nie ma bowiem przeciwwskazań, aby również te informacje znalazły się w części B akt osobowych pracownika. Pracodawca nie może natomiast takich wniosków zastąpić formą elektroniczną, np. zeskanować i przechowywać jedynie w komputerze lub na nośnikach elektronicznych. Wnioski o udzielenie czasu wolnego w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych są bowiem zawsze pisemne i w takiej właśnie formie ma obowiązek przechowywać je pracodawca. Pracodawca prowadząc i przechowując karty ewidencji czasu pracy w formie elektronicznej, musi też pamiętać, że ewidencja czasu pracy ma charakter jawny. Pracodawca będzie musiał zatem udostępniać karty ewidencji czasu pracy na każde żądanie pracownika lub upoważnionego do kontroli organu (np. inspektora pracy). Decydując się na elektroniczną formę prowadzenia i przechowywania ewidencji czasu pracy, pracodawca musi zatem przewidywać konieczność udostępniania pracownikowi lub organom kontrolującym pracodawcę wydruków takiej ewidencji. Jak pozyskiwać dane do ewidencji Sposób, w jaki pracownicy potwierdzają swoją obecność w zakładzie pracy, oraz to, jak rejestrują prywatne wyjścia w godzinach pracy, należą do sfery wewnętrznych ustaleń pracodawcy. Pracodawca może zatem polecić rejestrowanie godzin przebywania na terenie zakładu pracy oraz czasu prywatnych wyjść w godzinach pracy bezpośrednim przełożonym pracowników (np. ich kierownikom). Sposób potwierdzania przybycia i obecności w zakładzie pracy pracodawca powinien uregulować w regulaminie pracy. Natomiast jeżeli zatrudnia mniej niż 20 osób i nie jest zobowiązany do wydania regulaminu pracy, informację taką, zgodnie z art Kodeksu pracy, przekazuje swoim pracownikom na piśmie nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę (w tzw. informacji o warunkach zatrudnienia). Przepisy prawa pracy nie określają, w jaki sposób ma wyglądać potwierdzanie przybycia i obecności w pracy pracowników. Najpopularniejszą formą potwierdzania przybycia do pracy są listy obecności, a prywatne wyjścia z pracy pracownicy odznaczają często w tzw. księgach wejść i wyjść w godzinach służbowych. Pracodawca może jednak skorzystać z innej metody potwierdzania przybycia i obecności pracowników w zakładzie pracy. 11

12 W tym celu można zobowiązać pracowników do potwierdzania przybycia i wyjścia z pracy za pomocą odbicia karty na czytniku czy zalogowania się w systemie informatycznym (o ryzyku z tym związanym wspomniano już wcześniej w ramce). Jak już częściowo wspomniano, można obowiązek przechowywania dokumentacji powstałej w wyniku zastosowania jednej z wymienionych form rejestracji pracowników w zakładzie pracy powierzyć pracownikom działu kadr lub przełożonemu pracownika, np. jego kierownikowi. Nałożenie na kierownika uprawnienia do rejestrowania przybycia i obecności pracowników w zakładzie pracy może być dla niego przydatną informacją pomagającą mu w sposób sprawny organizować pracę w poległej sobie jednostce. Wiedza o tym, którzy pracownicy w chwili obecnej przebywają na swoich stanowiskach pracy, może ułatwić bowiem np. kierownikowi zarządzanie jednostką i podział wykonywanej w niej pracy. Jeszcze raz warto jednak podkreślić, aby wyraźnie rozstrzygnąć, czy prowadzona przez kierowników działów dokumentacja rejestrująca czas pracy jest tylko dokumentacją pomocniczą do tworzenia ewidencji, czy też jest uważana za ewidencję czasu pracy. W tym ostatnim przypadku musi ona spełniać wszystkie warunki: czyli zawierać wszelkie konieczne dane, być prowadzona na bieżąco i dostępna w razie kontroli. Za realizację tych warunków odpowiada pracodawca. ISBN