Mobilna rejestracja danych w handlu i produkcji

Transkrypt

1 Mobilna rejestracja danych w handlu i produkcji

2 Spis treści 1. Zalety TradeWare mobile client Użycie na stoisku lub targach Użycie w gospodarce materiałowej Standardowy przebieg komisjonowania Komisjonowanie przy użyciu TradeWare mobile client Komisjonowanie za pomocą skanera PDA Użycie PDA przy dostawie towaru do klienta Użycie w handlu obwoźnym Obsługa TradeWare mobile client Zameldowanie Lista artykułów (zasoby i zapotrzebowanie) Lista klientów i dostawców Lista paragonów Moduł zapisu Kontakt Ebbinghaus TEAM GmbH - Software i Systemy Strona 2 z 11

3 1. Zalety TradeWare mobile client Zastosowanie TradeWare mobile client (PDA)jest bardzo różnorodne. W zależności od potrzeb może byd on używany w akwizycji, sprzedaży, zarządzaniu gospodarką materiałową lub sprzedaży obwoźnej. Niezależnie od tego, gdzie chcieliby Paostwo z niego korzystad, podstawową jego zaletą jest rejestrowanie danych w bieżącym momencie. Jeżeli do tej pory wszystkie dane były zapisywane ręcznie na papierze, a potem wprowadzane do komputera, to dzięki PDA odbywa się to bezpośrednio na miejscu. Oszczędza to nie tylko papier, ale przede wszystkim czas i koszty. Dadatkowo zmniejsza się ilośd pomyłek. Krótki przegląd pokazuje szczególne zalety w niektórych sytuacjach: Sprzedaż na stoisku i targach - Bezpośrednia i szybka rejestracja sprzedanych towarów bez znajomości kodu artykułu albo klienta - Więcej czasu dla klienta, ponieważ odpada dodatkowy zapis zakupu przy kasie - Osobisty rachunek dla klienta z jego adresem i wyszczególnioną kwotą podatkową - Automatyczne nadawanie kolejnych numerów rachunków dla Paostwa systemu księgowego - Mniej błędów przy zapisywaniu zakupów - Dokładne prowadzenie stanu inwentarza w bieżącym czasie - Bezkablowy druk paragonów centralnie na stoisku lub bezpośrednio z połączonego urządzenia - Możliwe połączenie z wagą - Opcjonalnie: 100% rejestracja przez skanowanie towaru i miejsc w magazynie Rozwożenie towaru - Zapis różnic w dostawie i ewidencja wymiany opakowao zwrotnych - Bezkablowy druk paragonów dostawy w formacie DIN A4 bezpośrednio w samochodzie dostawczym - Odpada zapis danych z trasy po powrocie Sprzedaż obwoźna - Zapis sprzedanych towarów bez znajomości kodu artykułu - Bezkablowy druk paragonów dostawy w formacie DIN A4 bezpośrednio w samochodzie dostawczym - Lepsza kontrola stanu towarów i gotówki po skooczonej trasie Brak konieczności wymiany istniejącego systemu księgowania danych Nowoczesna technologia TradeWare mobile client pozwala na użycie urządzenia bez wymiany istniejącego oprogramowania lub/i bazy danych. Ebbinghaus TEAM GmbH - Software i Systemy Strona 3 z 11

4 2. Użycie na stoisku lub targach Użycie TradeWare mobile client (PDA) do zapisu sprzedaży towarów powoduje szybszy i niezawodny przebieg procesu księgowania. Tworzenie paragonów sprzedaży Stałego klienta wybiera się jednym kliknięciem z listy klientów. W tym momencie tworzy się nowy osobisty kwit z danymi klienta i jego adresem. Dla klienta, którego jeszcze nie ma w liście klientów, tworzy się neutralny kwit, który w razie potrzeby można uzupełnid jego danymi. W przypadku każdego nowego kwitu, niezależnie czy osobistego czy neutralnego, jest nadawany kolejny numer. Sprzedaż Sprzedawca wpisuje bezpośrednio w czasie sprzedaży poszczególne artykuły na kwit. Przez to następuje szybsze i z mniejszą ilością błędów przypisanie towaru do jego oznaczeo w systemie komputerowym, niż jakby to miało miejsce w późniejszym czasie. Prowadzi to także do osiągnięcia dokładniejszych wyników przy inwenturze, rozliczeniach, czy wydrukach list i analiz. Poza tym sprzedawca ma lepsze rozeznanie o stanie swojego towaru, który jest aktualizowany w bieżącym czasie. Jest to szczególnie interesujące w momencie, gdy kilku sprzedawców równocześnie obsługuje klientów. Druk paragonów W momencie kiedy klient wybrał wszystkie potrzebne mu towary następuje zamknięcie kwitu i bezprzewodowe przesłanie danych do systemu i drukarki. Użyta może byd drukarka centralna bądź przenośna. W obu przypadkach mają Paostwo zaletę przyspieszonej faktury. W przypadku centralnej kasy faktura jest drukowana w momencie, kiedy sprzedawca żegna się właśnie z klientem. W przypadku przenośnej drukarki kwitów sprzedawca może od razu poinformowad klienta o wysokości rachunku i wydrukowad kwit. 3. Użycie w gospodarce materiałowej W momencie kiedy kierują Paostwo stanem swojego magazynu bezpośrednio w czasie sprzedaży towaru oszczędzają sobie Paostwo wiele błędów i niedokładności. Nie poruszamy specjalnie tematu oszczędności nakładu pracy, gdyż ma to do czynienia z wielkością i rzeczywistym przebiegiem procesów w przedsiębiorstwie. Zmniejszenie ilości błędów prowadzi do lepszych stosunków z klientami, a także do dokładnieszego zarządzania stanem magazynu. TradeWare mobile client wspiera także skanowanie i ważenie (połączenie z wagą). Tutaj posiadamy wiele sensownych możliwości, aby rzeczywiście wesprzed działania w Paostwa firmie. Ebbinghaus TEAM GmbH - Software i Systemy Strona 4 z 11

5 3.1. Standardowy przebieg komisjonowania Przebieg działania większości hurtowni rozwożących towar do klienta opiera się na danym schemacie: - Zapisanie zamówienia klienta w systemie komputerowym - Wydruk zlecenia wydania towaru według określonych reguł i odpowiedniej kolejności - Pracownik magazynu przygotowuje towar według zlecenia i notuje różnice (np.: artykuł zastępczy, użyte opakowania wtórne) - Dokument zlecenia wydania zostaje skorygowany w systemie i dokument wydania zewnętrznego (WZ) zostaje wydrukowany - Kierowca notuje w trasie brakujące ilości towaru lub ewentualny zwrot opakowao - W biurze następuje zarejesrtowanie trasy; istnieją 2 najczęstsze modele postępowania: 1. Wiele firm zmienia dokument WZ, rozlicza się z klientem w ostatecznej formie później (przy rozliczeniu zbiorowym) lub od razu. 2. Niektóre firmy naliczają korekturę na dobro rachunku; ta alternatywa jest dla klienta niekorzystna, gdyż może on rozliczyd daną dostawę dopiero po otrzymaniu następnej. W obydwu przypadkach, po powrocie kierowcy następuje ponowne wprowadzenie danych do komputera. TradeWare mobile client oferuje konkretną alternatywę, która pozwala uprościd i skrócid specyficzne procesy gospodarki materiałowej w Paostwa firmie Komisjonowanie przy użyciu TradeWare mobile client W momencie kiedy zlecenie wydania towaru jest gotowe, zamiast na papier będzie ono przesłane do PDA pracownika. Ten może nanieśd wszystkie odchylenia bezpośrednio w urządzeniu. Zmiany będą po zakooczeniu realizacji zamówienia automatycznie naniesione na dokument WZ w systemie. Wydrukowany dokument WZ będzie odpowiadał rzeczywiście wydanemu towarowi Komisjonowanie za pomocą skanera PDA Użycie czytnika kodów kreskowych ułatwia realizację zamówienia. Do tego muszą jednak byd wydrukowane kody poszczególnych artykułów. W przypadku gdy pracownik zeskanuje inny artykuł niż na zleceniu wydania towaru (artykuł zamienny), stan magazynu będzie się zgadzał, ponieważ nowy artykuł będzie automatycznie zapisany w systemie. 4. Użycie PDA przy dostawie towaru do klienta Po przygotowaniu wszystkich zamówieo kierowca ładuje na swój PDA lisę trasy. W czasie rozwozu towarów wpisuje odchylenia od zamówieo, ilości brakujące. Następnie drukuje fakturę na drukarce igłowej znajdującej się w jego samochodzie dostawczym. Klient ma możliwośd pokwitowania odbioru bezpośrednio na PDA. Jest to popularne w branży logistycznej, w takich firmach jak UPS, DHL. Niektórzy klienci wolą jednak klasyczny podpis na papierze. Dzięki TradeWare mobile client mogą Paostwo sami zadecydowad jaki wariant jest najlepszy. Kirowca może bezpośrednio w PDA zapisad zwrot opakowao lub zmienid ilości towaru, w momencie kiedy np.: klient odmówi przyjęcia jakiegoś artykułu. Zredukowana ilośd towaru będzie przypisana stanowi samochodu dostawczego i musi zostad po trasie oddana do magazynu. Ebbinghaus TEAM GmbH - Software i Systemy Strona 5 z 11

6 5. Użycie w handlu obwoźnym Przygotowane wcześniej dokumenty mogą zostad po wpisaniu do PDA w czasie trasy aktualizowane. Mogą byd też tworzone nowe dokumenty. Pozycje mogą byd zmienione. Nasze oprogramowanie pomaga też przy kontroli przyjęcia i wydania gotówki (funkcja kasy). 6. Obsługa TradeWare mobile client 6.1. Zameldowanie Użytkownik melduje się po włączeniu PDA najpierw w swoim systemie macierzystym. Do tego wystarcza naciśnięcie klawisza zamelduj. W tym momencie dane znajdujące się w pamięci urządzenia będą porównane z danymi w centralnej bazie danych. Status transmisji można obserwowad na dole monitora. Tour Tour Il.1: Zameldowanie w TradeWare mobile client il. 2: Synchronizacja z centralną bazą danych W sytuacji kiedy program będzie musiał byd ponownie włączony w trasie, bez możliwości połączenia z bazą danych, omija się synchronizację i wykorzystuje wiadomości załadowane w czasie ostatniego porównania danych. Ebbinghaus TEAM GmbH - Software i Systemy Strona 6 z 11

7 6.2. Lista artykułów (zasoby i zapotrzebowanie) Po synchronizacji danych program pokazuje spis grup towarów. Monitor jest podzielony na dwie części. Przez kliknięcie na wybraną grupę towarową po lewej stronie przechodzi się bezpośrednio do artykułów tej grupy, których lista ukazuje się po stronie prawej. Przy każdym artykule widad jego ilośd, jako stan posiadany lub zapotrzebowanie. Naciskając na odpowiedni klawisz przechodzi się pomiędzy jedną a drugą wartością. Aby jak najszybciej dostad się do żądanego artykułu można posłużyd się klawiaturą alfabetyczną, którą widad po lewej stronie. Po naciśnięciu wybranej litery pokazuje się grupa towarów na nią się zaczynających. Po tym klawiatura chowa się. Można ją znowu wywoład naciskając symbol klawiatura. Dzięki tej połączonej nawigacji przez grupy artykułów i klawiaturę alfabetyczną można bardzo szybko znaleźd każdy artykuł, nawet bez znajomości jego numeru w systemie. il.3: Podgląd artykułów z zasobami il. 4: Podgląd artykułów z widoczną klawiaturą Ebbinghaus TEAM GmbH - Software i Systemy Strona 7 z 11

8 6.3. Lista klientów i dostawców Przez naciśnięcie na symbol w pasku narzędzi przechodzi się do listy klientów i dostawców. Monitor jest podzielony na dwa obszary: po lewej stronie znajduje się klawiatura alfabetyczna, dzięki której można szybko przeskoczyd do początkowej litery szukanej osoby. Po prawej stronie znajduje się pole, które podzielone jest na górną i dolną częśd. W górnej części znajduje się lista osób i firm wraz z adresem. Naciskając na klawisze klient lub dostawca można wybierad pomiędzy tymi dwoma kategoriami. W dolnej części widad szczegółowe informacje dotyczące danej osoby. Po nacisnięciu na OK dane zaznaczonej osoby wraz z kolejnym numerem są przesyłane do formularza. Rodzaj formularza (rachunek, faktura) jest zapisany w danych wybranej osoby i nie musi byd na nowo wybierany. Lista klientów i dostawców tworzona jest na komputerze i będzie przeniesiona na PDA w czasie synchronizacji. Istnieje oczywiście możliwośd utworzenia formularza dla osoby, której w systemie nie ma. Wystarczy wtedy nacisnąd na klawisz gotówka. Numeracja paragonów zostanie zachowana. il.5: Podgląd klientów Ebbinghaus TEAM GmbH - Software i Systemy Strona 8 z 11

9 6.4. Lista paragonów Po naciśnięciu na symbol paragon w pasku narzędzi przechodzi się do listy paragonów. U góry widad jeszcze nie zamknięte formularze danego dnia. W oknie daty można wybrad dowolny dzieo i obejrzed wszystkie paragony znajdujące się w systemie. Aby dany paragon zmienid, zamknąd, albo anulowad zlecenie korzysta się z klawiszy w dolnej części ekranu. Za pomocą klawisza zmieo można w główce dokumentu zmienid dane kontrahenta, np.: nazwę, adres czy typ formularza. Po naciśnięciu klawisza pozycje otwiera się lista pozycji wybranego paragonu, które w tym momencie mogą byd zmienione lub wykasowane. Przy sprzedaży obwoźnej można za pomocą klawisza przyjazd i odjazd wstawid odpowiednie czasy. Za pomocą klawisza zamknij zamyka się paragon. W razie potrzeby może byd on teraz wydrukowany. Za pomocą klawisza dodaj można dopisad pozycje, a za pomocą klawisza anuluj wystornowad paragon. il.6: Lista paragonów il.7: Paragon z odpowiednimi polami il. 8: Pozycje paragonu Ebbinghaus TEAM GmbH - Software i Systemy Strona 9 z 11

10 6.5. Moduł zapisu Po otwarciu paragonu danego kontrahenta można do niego dopisad nowe artykuły.wystarczy kliknąd na potrzebny artykuł w liście towarów. Otwiera się maska pozycji. U góry widad nazwę artykułu, jego cenę zakupu w formie zakodowanej oraz aktualny stan. W dolnej części można wpisywad odpowiednie wartości, takie jak ilośd sztuk, zawartośd, wielkośd całkowitą. Cenę można wpisad lub skorzystad z zapisanej w systemie. Jeżeli cena jest niższa od ceny zakupu na ekranie wyświetla się ostrzeżenie. il.9: Wpisywanie pozycji paragonu W module zapisu widad zawsze w prawym górnym rogu numer i typ paragonu oraz nazwę kontrahenta, aby wiadomo było jaki paragon jest właśnie zmieniany. il.10: Podgląd artykułów Ebbinghaus TEAM GmbH - Software i Systemy Strona 10 z 11

11 7. Kontakt Mamy nadzieję że niniejsza broszurka pozwoliła Paostwu zapoznad się z możliwościami oraz zaletami naszego TradeWare mobile client. Nasz system jest otwarty na zmiany i potrzeby naszych klientów. Prosimy o kontakt, by móc przedstawid Paostwu wszystkie zalety naszego systemu. TradeWare Polska ul. 3-go Maja Chorzów fon: sales@tradeware.de Ebbinghaus TEAM GmbH Am Kirschberg Gerbrunn fon: +49 (0) sales@tradeware.de fax: +49 (0) Ebbinghaus TEAM GmbH - Software i Systemy Strona 11 z 11