WO-IV Kraków, 3 sierpnia 2016 r. Szanowny Pan Krzysztof Jan Klęczar. Burmistrz Gminy Kęty. Rynek Kęty WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Transkrypt

1 WOJEWODA MAŁOPOLSKI WO-IV Kraków, 3 sierpnia 2016 r. Szanowny Pan Krzysztof Jan Klęczar Burmistrz Gminy Kęty Rynek Kęty WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Jednostka kontrolowana: Urząd Gminy Kęty, Kęty, Rynek 7 Kierownikiem jednostki kontrolowanej jest od 2014 r. Krzysztof Jan Klęczar Burmistrz Gminy Kęty. Na podstawie art. 6 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. z 2011 r. Nr 185, poz. 1092) w dniach maja 2016 r. w Urzędzie Gminy Kęty, zwanym dalej Urzędem lub Gminą, przeprowadzona została kontrola w następującym zakresie: 1. Rejestracja stanu cywilnego oraz zmiana imion i nazwisk - przez panią Agnieszkę Mocałę starszego inspektora wojewódzkiego w Oddziale do Spraw Obywatelstwa i Rejestracji Stanu Cywilnego, na podstawie upoważnienia nr WO-IV Ewidencja ludności oraz dowody osobiste - przez panią Martę Ślusarczyk, inspektora wojewódzkiego w Oddziale Nadzoru nad Ewidencją Ludności i Dowodami Osobistymi, na podstawie upoważnienia nr WO-IV Weryfikacja informacji o liczbie spraw z zakresu rejestracji stanu cywilnego, zmiany imion i nazwisk, ewidencji ludności, dowodów osobistych, przekazanej przez Gminę Kęty na potrzeby obliczenia wysokości dotacji przez ww. pracowników Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie. Okres objęty kontrolą: od 1 marca 2015 r. do dnia kontroli, czyli do 17 maja 2016 r. W wyniku przeprowadzonej kontroli, kontrolowaną działalność Urzędu Gminy Kęty, w sprawach z zakresu ewidencji ludności, dowodów osobistych oraz rejestracji stanu cywilnego, zmiany imion i nazwisk oceniam pozytywnie. Sprawy ogólne: 1.Upoważnienia do przetwarzania danych w rejestrach w rejestrze PESEL, w Rejestrze Dowodów Osobistych (RDO), Kraków, ul. Basztowa 22 * tel * fax

2 w Rejestrze Stanu Cywilnego (RSC), w Rejestrze Mieszkańców (RM), w Rejestrze Zamieszkania Cudzoziemców (RZC), z zakresu rejestracji stanu cywilnego, z zakresu zmiany imion i nazwisk Pracownicy urzędu gminy, wykonujący zadania z kontrolowanego obszaru, tj. pani Anna Jachimczak-Zinkowska, pani Edyta Sysak, pani Marta Gancarz, pani Grażyna Bednorz, pani Zofia Czarkowska, pani Beata Wrona, posiadali wymagane upoważnienia do przetwarzania danych w rejestrach centralnych PESEL, RSC, RDO oraz w rejestrach lokalnych RM, RZC oraz upoważnienia z zakresu rejestracji stanu cywilnego. 2.Prawidłowość wnioskowania, korzystania i przechowywania kart kryptograficznych Urząd posiadał 9 kart kryptograficznych, którymi dysponowali: 1. Anna Jachimczak-Zinkowska - Zastępca Kierownika USC w Kętach mgr prawa 2. Anna Krawczyk-Kryczka - Zastępca Kierownika USC w Kętach mgr finansów i bankowości, absolwent studiów podyplomowych w zakresie administracji 3. Edyta Sysak - Zastępca Kierownika USC w Kętach mgr administracji 4. Marta Gancarz - podinspektor w USC w Kętach 5. Grażyna Bednorz - inspektor w Wydziale Organizacyjnym i Spraw Obywatelskich 6. Zofia Czarkowska - inspektor w Wydziale Organizacyjnym i Spraw Obywatelskich 7. Beata Wrona - inspektor w Wydziale Organizacyjnym i Spraw Obywatelskich 8. Jacek Jarosz - Główny specjalista w Biurze Informatyzacji 9. Marcin Kryska - Główny specjalista w Biurze Informatyzacji 3. Zgłoszenie Rejestru Mieszkańców, Rejestru Zamieszkania Cudzoziemców do Głównego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (GIODO) W trakcie kontroli kontrolująca otrzymała informację, że organ gminy w Kęty dokonał zgłoszenia nowo powstałych zbiorów danych osobowych do rejestracji GIODO poprzez złożenie wniosków o wpisanie zbioru danych osobowych o nazwie - rejestr mieszkańców i zbioru danych osobowych o nazwie - rejestr zamieszkania cudzoziemców do rejestru zbiorów danych osobowych, zgodnie z wymogami przepisów art. 41 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2014 r. poz z późn. zm.). Zostały także wykonane czynności polegające na zgłoszeniu przez administratora danych, w tym przypadku Burmistrza Gminy Kęty, gminnych zbiorów meldunkowych do wykreślenia z rejestru zbiorów danych osobowych prowadzonych przez GIODO. 4.Likwidacja i wykreślenie z ewidencji GIODO Gminnej Ewidencji Wydanych i Unieważnionych Dowodów Osobistych (GEWIUDO) W trakcie kontroli kontrolujące otrzymały informację, że powyższa czynność nie została dokonana, bowiem organ gminy w Kęty nie zgłosił ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych do wykreślenia z rejestru zbiorów danych osobowych prowadzonych przez GIODO. 2

3 GEWIUDO nie została zlikwidowana poprzez zniszczenie fizyczne dysków i innych nośników zawierających dane z tego zbioru 5. Teczki aktowe stosowanie Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt (JRWA) W okresie objętym kontrolą dla spraw z zakresu ewidencji ludności, dowodów osobistych rejestracji stanu cywilnego oraz zmiany imion i nazwisk w Urzędzie zostały założone teczki i podteczki aktowe zgodnie z załącznikiem nr 1. Kontrolując dokumentację zawartą w przedmiotowych teczkach aktowych stwierdzono, że sprawy prowadzone były w Urzędzie w sposób prawidłowy, z zachowaniem wymogów określonych w instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik Nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.). 6. Działanie aplikacji Źródło W dniu kontroli, tj maja 2016 r. nie stwierdzono przerw w działaniu aplikacji ŹRÓDŁO. Ewidencja ludności: W okresie objętym kontrolą sprawy z zakresu ewidencji ludności oraz sprawy z zakresu dowodów osobistych prowadzone były przez panią Grażynę Bednorz - inspektora, panią Zofię Czarkowską - inspektora, panią Beatę Wronę - inspektora. Kontrola obejmowała realizację przez Urząd Gminy Kęty zadań wynikających z przepisów: ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 722 z późn. zmn.) ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 391) oraz wydanych na podstawie powyższych ustaw przepisów wykonawczych, ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2016 r., poz. 23 z późn zmn), zwanej dalej k.p.a. 1.Prowadzenie postępowań administracyjnych Kontroli poddano postępowania administracyjne w sprawach meldunkowych. Celem kontroli było sprawdzenie przestrzegania przepisów powołanej wyżej ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego, ze szczególnym uwzględnieniem przepisów dotyczących terminu załatwienia sprawy, uprawnień strony w postępowaniu administracyjnym oraz przepisów prawa materialnego - przepisów ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 722 z późn. zmn.), ze szczególnym uwzględnieniem przepisów art. 69 pkt 1, z którego mocy postępowania administracyjne wszczęte na podstawie ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993, z późn. zm.) i niezakończone przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, w sprawach indywidualnych o zameldowanie, uchylenie czynności materialno-technicznej zameldowania oraz wymeldowanie, udostępnienie danych ze zbioru PESEL gminnych zbiorów meldunkowych - prowadzi się na podstawie niniejszej ustawy. 3

4 W okresie objętym kontrolą dla przedmiotowych spraw w Urzędzie została założona teczka aktowa: OS Postępowania meldunkowe. Urząd Gminy Kęty wydał 47 decyzji administracyjnych, w tym: 19 decyzji o wymeldowaniu 28 decyzji o umorzeniu postępowania Kontroli poddano 10 spraw meldunkowych zarejestrowanych w 2015 r. i w 2016 r. w przedmiotowej teczce. We wszystkich skontrolowanych sprawach zakończonych decyzją o wymeldowaniu, tj. OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS organ Gminy prowadził postępowania zgodnie z przepisami Kodeksu postępowania administracyjnego. Materiał dowodowy zgromadzony w aktach sprawy był wyczerpujący i pozwalał na wydanie prawidłowego rozstrzygnięcia. W sprawach, które zostały zakończone decyzją stanowiącą o umorzeniu postępowania, tj. OS , OS , OS , organ Gminy prawidłowo rozstrzygnął sprawę umarzając postępowania w sytuacji, gdy osoba objęta wnioskiem o wymeldowanie sama dokonała wymeldowania z miejsca pobytu stałego. Decyzje o umorzeniu postępowania zawierały uzasadnienie prawne i faktyczne. Do akt sprawy dołączone było ksero formularza zgłoszenia wymeldowania z pobytu stałego oraz wydruk z rejestru mieszkańców o dokonanej czynności w systemie. 2. Prowadzenie rejestrów ludności Gminnych Zbiorów Meldunkowych (GZM), Rejestru Mieszkańców (RM), Rejestru Zamieszkania Cudzoziemców (RZC) obieg informacji i dokumentów, pisownia nazwisk cudzoziemców. Gmina Kęty prowadzi Rejestr Mieszkańców (RM) i Rejestr Zamieszkania Cudzoziemców (RZC) w formie elektronicznej, za pomocą programu teleinformatycznego firmy TEN-SOFT zgodnie z wymogami art. 3 ust 1 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności. Zakres danych gromadzonych w tych zbiorach był zgodny: RM, RZC - z art. 8 i art. 44 ust 2 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności. Obieg dokumentów służących do aktualizacji prowadzonych przez Gminę Kęty RM i RZC odbywał się w sposób prawidłowy. Niezwłocznie dokonywano aktualizacji każdej zmiany danych osobowych zawartych w GZM, następnie odpowiednio w RM, RZC oraz w zbiorze PESEL, który z dniem 1 marca 2015 r. zgodnie z przepisem art. 71 ust. 2 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności stał się rejestrem PESEL. Kontrola wykazała prawidłowy tryb rejestracji danych w rejestrze PESEL. Pracownik ewidencji ludności po dokonaniu zameldowania, za pośrednictwem aplikacji ŹRÓDŁO rejestrował dane w rejestrze PESEL. Dane z rejestru PESEL automatycznie aktualizowały RM i RZC. 3.Aktualizacja rejestru PESEL i wymiana danych między rejestrami centralnymi i gminnymi 4

5 Kontrola wykazała prawidłowy tryb rejestracji danych w rejestrze PESEL. Od 1 marca 2015 r. pracownik ewidencji ludności po dokonaniu zameldowania/wymeldowania za pośrednictwem aplikacji ŹRÓDŁO rejestrował dane w rejestrze PESEL. Dane z rejestru PESEL bezpośrednio aktualizowały RM i RZC. 4.Dokonywanie czynności zameldowania, wymeldowania, zgłoszenia wyjazdu i powrotu za granicę, wydawanie zaświadczeń o zameldowaniu. W trakcie kontroli, kontrolujący otrzymał informację, że na terenie Gminy Kęty zameldowanych było: osób na pobyt stały 619 osób na pobyt czasowy, w tym 23 cudzoziemców. W okresie od 1 marca 2015 r. do 30 kwietnia 2016 r. w Urzędzie przyjęto: 722 zgłoszenia pobytu stałego, 497 zgłoszeń pobytu czasowego, w tym 11 zgłoszeń od cudzoziemców, 181 zgłoszeń wymeldowania z pobytu stałego. Zgłaszanie i przyjmowanie danych do zameldowania i wymeldowania odbywało się w sposób określony przepisami rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 września 2011 r. w sprawie określenia wzorów i sposobu wypełniania formularzy stosowanych przy wykonywaniu obowiązku meldunkowego (Dz. U. z 2011 r. Nr 220, poz z późn. zm.). Od 1 marca 2015 r. do dnia kontroli organ gminy w Kętach dokonując zameldowania na pobyt stały wydawał z urzędu osobie zaświadczenie o zameldowaniu na pobyt stały - zgodnie z przepisem art. 32 ust. 1 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności, natomiast dokonując zameldowania na pobyt czasowy, zaświadczenia o zameldowaniu na pobyt czasowy wydawane były w Urzędzie osobie, na jej wniosek - jak stanowią z kolei przepisy art. 32 ust. 2 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności. Kontrola wykazała, że w okresie od 1 marca 2015 r. do dnia kontroli w Urzędzie wydano 181 zaświadczeń w trybie art. 32 ust. 2 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności, za pobraniem opłaty skarbowej w wysokości 17 zł. Formularze meldunkowe przyjęte w Urzędzie w okresie objętym kontrolą (od 1 marca 2015 r. formularze określone według wzorów ustalonych w załącznikach nr 1-10 do powołanego powyżej rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 września 2011 r. w sprawie określenia wzorów i sposobu wypełniania formularzy stosowanych przy wykonywaniu obowiązku meldunkowego) zawierały wszystkie dane wymagane przepisami: art. 30, art. 34 oraz art. 37 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności. Powyższych ustaleń dokonano sprawdzając wyrywkowo wytypowane do kontroli formularze meldunkowe w ilości 30 sztuk, tj. zgłoszenie pobytu stałego, które przechowywane były w podteczce aktowej: OS Pobyt stały. 5.Usuwanie niezgodności w rejestrach, w tym obsługa zleceń usunięcia niezgodności W Urzędzie odnotowano następujące ilości usunięcia i zlecenia usunięcia niezgodności w rejestrze PESEL w trybie przepisów art. 11 ust. 2 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności. Przez komórkę ewidencji ludności: 5

6 - własne na zlecenie innego organu zlecone innemu organowi Przez komórkę dowodów osobistych: - własne na zlecenie innego organu zlecone innemu organowi 65 Przez Urząd Stanu Cywilnego - własne na zlecenie innego organu zlecone innemu organowi Kontrolowany Urząd zlecone przez inny organ niezgodności usuwał niezwłocznie. Po stwierdzeniu niezgodności niezwłocznie powiadamiał o tym organ, który na podstawie art. 10 ust. 1 był właściwy do rejestracji tych danych w celu usunięcia niezgodności. W przypadkach określonych w przepisach powiadamiał osoby, których dane były weryfikowane poprzez usuniecie niezgodności. 6.Udostępnianie danych z Gminnych Zbiorów Meldunkowych, Rejestru Mieszkańców, Rejestru Zamieszkania Cudzoziemców, Ewidencji Wydanych i Unieważnionych Dowodów Osobistych oraz z Rejestru Dowodów Osobistych. Wydawanie zaświadczeń: Kontrolując wydawanie zaświadczeń w okresie od 1 marca 2015 r. do 17 maja 2016 r., w trybie przepisów art. 45 ust 2 i 3 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności stwierdzono, że Urząd, po rozpatrzeniu podania zainteresowanej osoby, prawidłowo wydawał zaświadczenia: od dnia 1 marca 2015 r. w oparciu o dane z Rejestru Mieszkańców, Rejestru Zamieszkania Cudzoziemców i Rejestru Dowodów Osobistych. Powyższe sprawy były rejestrowane i przechowywane w teczce aktowej: OS Poświadczenie zameldowania W okresie objętym kontrolą w Urzędzie zostało wydanych 570 zaświadczeń. Kontrolując wybrane losowo zaświadczenia wydane w 2015 roku: OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS oraz wydane w 2016 roku: OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , 6

7 OS , OS , OS , OS , OS , OS stwierdzono, że sprawy zostały załatwione prawidłowo, a zaświadczenia wydawane były w dniu złożenia podania. Kopia udzielonej odpowiedzi dołączona była do podania o wydanie zaświadczenia. W sytuacji gdy wydanie zaświadczenie wymagało uiszczenia opłaty skarbowej, do wniosku dołączany był dowód zapłaty opłaty. Opłatę skarbową za wydane zaświadczenie pobierano w prawidłowej wysokości liczba osób x 17 zł. Również prawidłowo stosowano ulgi i zwolnienia przewidziane w ustawie o opłacie skarbowej (ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (t.j. Dz. U. z 2015 r. poz. 783 z późn. zm.). Każde skontrolowane zaświadczenia zawierało adnotację o pobranej opłacie skarbowej lub o zastosowanych ulgach i zwolnieniach. Udostępnianie danych: Wnioski o udostępnienie danych, które wpłynęły do Urzędu w okresie objętym kontrolą rejestrowane były w teczce aktowej OS Udostępnianie danych i wydawanie zaświadczeń z ewidencji ludności lub dokumentacji wydanych dowodów osobistych udostępnienie danych na wniosek z rejestru mieszkańców W kontrolowanym okresie, w spisach spraw dla teczki aktowej OS zostało zarejestrowanych 680 spraw, w tym 54 wnioski o udostępnienie danych osobowych z ewidencji ludności, za które pobrano w Urzędzie opłatę w wysokości 31 zł. Wnioski składano na formularzach ustalonych: Rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 5 października 2011 r. w sprawie określenia wzorów wniosków o udostępnienie danych z rejestru mieszkańców, rejestru zamieszkania cudzoziemców i rejestru PESEL oraz trybu uzyskiwania zgody na udostępnienie danych po wykazaniu interesu faktycznego(dz. U. z 2011, nr 243, poz z późn. zm.) Rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 7 października 2011 r. w sprawie określenia wzorów wniosków o udostępnienie danych z Rejestru dowodów osobistych oraz dokumentacji związanej z dowodami osobistymi (Dz. U r., nr 243, poz z późn. zm.). Wysokość opłaty za udostępnienie danych ustalano w Urzędzie w oparciu o przepisy: Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 września 2011 r. w sprawie opłat za udostępnienie danych z rejestrów mieszkańców, rejestrów zamieszkania cudzoziemców oraz rejestru PESEL (Dz. U. z 2011 r. Nr 195, poz z późn. zm.) Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 listopada 2011 r. w sprawie opłat za udostępnienie danych z Rejestru Dowodów Osobistych i dokumentacji związanej z dowodami osobistymi (Dz. U. z 2012 r. poz. 75 z późn. zm.). Nieodpłatnie udostępniano dane podmiotom wskazanym w przepisach art. 46 ust. 1 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności, w szczególności: organom administracji publicznej, organom państwowym i instytucjom publicznym, w celu realizacji 7

8 ich zadań ustawowych, (najczęściej z wnioskiem o udostępnienie danych osobowych występowali: komornicy sądowi, urzędy skarbowe, Policja, sądy). Kontroli poddano wnioski o numerach: OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS Natomiast odpłatnie udostępniano dane podmiotom wskazanym w przepisach art. 46 ust. 2 pkt 1 i pkt 3 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (między innymi: TAURON S.A., Credit Agricole Bank Polska S.A., kancelariom prawnym, osobom prywatnym). Wnioski rozpatrywane były w Urzędzie bez zbędnej zwłoki. W sytuacji, gdy Urząd nie był właściwy do załatwienia sprawy, wniosek o udostępnienie danych osobowych przekazywany był do organu właściwego. Zawiadomienie o przekazaniu wniosku, zgodnie z dyspozycją przepisu art k.p.a., zawierało uzasadnienie. Kontroli poddano 20 wniosków, od których w Urzędzie została pobrana opłata za udostępnienie danych w wysokości 31 zł, o numetach: OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS , OS Kontrolując przedmiotowe wnioski kontrolująca stwierdziła, iż Urząd załatwiał sprawy zgodnie z przepisami art. 46 ust. 2 pkt 1 i pkt 3 oraz art. 47 ust. 4 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności. Nie naruszył także przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 września 2011 r. w sprawie opłat za udostępnienie danych z rejestrów mieszkańców, rejestrów zamieszkania cudzoziemców oraz rejestru PESEL ponieważ, pobierał opłatę za udostępnienie danych w prawidłowej wysokości. 7. Nadawanie numeru PESEL 8

9 W okresie od 1 marca 2015 r. do dnia kontroli, w Urzędzie nie odnotowano przypadków złożenia wniosku o nadanie numeru PESEL w trybie przepisów art. 16 ust. 2 w związku z art. 7 ust. 2 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności. Dowody osobiste Kontrolując zagadnienia związane z wydawaniem dowodów osobistych w oparciu o przepisy ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych: (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 391) sprawdzono: 1. Przyjmowanie wniosków o wydanie dowodu osobistego 2. Wydawanie dowodów osobistych 3. Prowadzenie dokumentacji związanej z dowodami osobistymi 4. Przyjmowanie zgłoszeń i wydawanie zaświadczeń o utracie lub uszkodzeniu dowodu osobistego 5. Sposób i tryb unieważniania dowodów osobistych 6. Udostępnianie danych w trybie jednostkowym z Ewidencji Wydanych i Unieważnionych Dowodów Osobistych i z Rejestru Dowodów Osobistych 7. Udostępnianie dokumentacji związanej z dowodami osobistymi 8. Usuwanie niezgodności w rejestrach, w tym obsługa zleceń usunięcia niezgodności 9. Aktualizacja rejestru PESEL i Rejestru Mieszkańców o dane dot. wydanego dowodu osobistego. W okresie objętym kontrolą Urząd dysponował 3 zestawami komputerowymi do realizacji dowodów osobistych. Upoważnienie do przetwarzania danych w RDO oraz kartę kryptograficzną posiadały 3 osoby: pani Grażyna Bednorz, pani Zofia Czarkowska, pani Beata Wrona. Dowody osobiste pracownik Urzędu odbierał osobiście, raz w tygodniu, w Komendzie Powiatowej Policji w Oświęcimiu. W trakcie kontroli kontrolująca otrzymała informację, że w okresie od 1 marca 2015 r. do 30 kwietnia 2016 r. w Urzędzie: przyjęto wniosków o wydanie dowodu osobistego, przyjęto 252 zgłoszenia o utracie lub uszkodzeniu dowodu osobistego, wydano dowodów osobistych. Organizacja pracy na stanowisku dowodów osobistych zapewniała prawidłową obsługę mieszkańców Gminy. Wniosek o wydanie dowodu osobistego składała osoba posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych, w imieniu osoby nieposiadającej zdolności do czynności prawnych lub posiadającej ograniczoną zdolność do czynności prawnych ubiegającej się o wydanie dowodu osobistego wniosek składał rodzic. W Urzędzie nie odnotowano przypadków przyjęcia wniosku o wydanie dowodu osobistego w trybie przepisów art. 26 ust. 1 ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych, tym samym odbioru dowodu osobistego przez pełnomocnika legitymującego się pełnomocnictwem szczególnym do dokonania jego odbioru (art. 30 ust. 4 ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych). Kontrolująca stwierdziła, że przyjmując wniosek o wydanie dowodu osobistego pracownik Urzędu sprawdzał zgodność danych zawartych we wniosku z danymi zgromadzonymi w RDO. Dane zawarte we wniosku o wydanie dowodu osobistego, zgodnie z przepisem art. 57 ust. 2 ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych, wprowadzane były 9

10 przez pracownika Urzędu bezpośrednio, w trybie teletransmisji do RDO w sposób określony przepisami 4 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 20 listopada 2014 r. w sprawie prowadzenia Rejestru Dowodów Osobistych (Dz. U. z 2014 r. poz z późn. zm.). W przypadku gdy dane zawarte we wniosku nie były zgodne z danymi zawartymi w RDO lub rejestrze PESEL lub w RM, w celu wyjaśnienia niezgodności, pracownik Urzędu, który wniosek przyjął, żądał od wnioskodawcy skróconego odpisu polskiego aktu urodzenia albo skróconego odpisu polskiego aktu małżeństwa oraz dokumentu poświadczającego obywatelstwo polskie w przypadku niezgodności dotyczącej obywatelstwa - o czym stanowią przepisy 10 ust. 2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 29 stycznia 2015 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz sposobu i trybu postępowania w sprawach wydawania dowodów osobistych, ich utraty, uszkodzenia, unieważnienia i zwrotu (Dz. U. z 2015 r. poz. 212). Wnioskodawca otrzymywał w Urzędzie potwierdzenie złożenia wniosku o wydanie dowodu osobistego zawierające przewidywaną datę odbioru dowodu osobistego - o czym stanowi przepis 10 ust. 4 cytowanego wyżej rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 29 stycznia 2015 r. Dowód osobisty odbierała osobiście osoba, która złożyła wniosek w Urzędzie. Przy wręczaniu nowego dowodu osobistego pracownik Urzędu sprawdzał prawidłowość jego wystawienia. Osoba odbierająca dowód osobisty potwierdzała odbiór dokumentu wpisując datę oraz składając czytelny podpis na formularzu odbioru dowodu osobistego, którego wzór stanowi załącznik nr 4 do powołanego powyżej rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 29 stycznia 2015 r. Osoba odbierająca nowy dowód osobisty przedkładała dotychczasowy dowód osobisty, o ile nie została zgłoszona jego utrata. Unieważniony dowód osobisty, który został przedłożony w Urzędzie, był uszkadzany fizycznie przez pracownika Urzędu zgodnie z przepisami 23 cytowanego rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 29 stycznia 2015 r., tj. (...) przez jego przecięcie lub przedziurkowanie w taki sposób, aby uszkodzeniu uległa fotografia wraz ze znakiem holograficznym (...). Po dokonaniu powyższej czynności, unieważniony dowód osobisty zwracany był jego posiadaczowi, jeśli osoba ta wyrażała wolę zachowania unieważnionego dowodu osobistego ( 23 ust. 2 rozporządzenia). Postępowania administracyjne w sprawie wydania dowodu osobistego Celem kontroli było sprawdzenie przestrzegania przepisów powołanej wyżej ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego, ze szczególnym uwzględnieniem przepisów dotyczących terminu załatwienia sprawy oraz przepisów prawa materialnego - przepisów przepisy ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 391). W okresie objętym kontrolą dla przedmiotowych spraw w Urzędzie została założona teczka aktowa: OS.5344 Obsługa dowodów osobistych Urząd Gminy Kęty wydał 3 decyzje administracyjne o odmowie wydania dowodu osobistego. Kontroli poddano wszystkie 3 sprawy: We wszystkich skontrolowanych sprawach zakończonych decyzją o odmowie wydania dowodu osobistego, tj. OS , OS , OS , stwierdzono, iż organ Gminy prawidłowo orzekł o odmowie wydania dowodu osobistego. Wnioski o wydanie dowodu osobistego wpłynęły do Gminy Kęty za pośrednictwem platformy epuap w formie dokumentu elektronicznego. Załączone do wniosku fotografie nie spełniały wymogów ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych i rozporządzenia 10

11 Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 29 stycznia 2015 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz sposobu i trybu postępowania w sprawach wydawania dowodów osobistych, ich utraty, uszkodzenia, unieważnienia i zwrotu (Dz. U. z 2015 r. poz. 212), Ponadto wnioski nie zawierały drugiego imienia wnioskodawcy. Materiał dowodowy zgromadzony w aktach sprawy był wyczerpujący i pozwalał na wydanie prawidłowego rozstrzygnięcia. W trakcie kontroli dokonano sprawdzenia aktualizacji danych w prowadzonym dla Gminy Kęty RM na podstawie wytypowanych do kontroli nowo wydanych dowodów osobistych, w ilości 20 sztuk, stwierdzając że dokumenty te zostały wczytane do zbioru w sposób prawidłowy. Po wprowadzeniu przez pracownika Urzędu do RDO daty odbioru przez obywatela dowodu osobistego, dane przekazywane były z RDO do rejestru PESEL, a następnie z rejestru PESEL do RM. Kontroli poddano wnioski zawarte w kopertach dowodowych wydanych dowodów osobistych o numerach: CBA , CBA , CBA , CBA , CBA , CAP , CAP , CAP , CAP , CAP , CAP Powodem złożenia przedmiotowych wniosków był między innymi: upływ terminu ważności dowodu osobistego, wydanie pierwszego dowodu osobistego, zmiana danych, które zamieszcza się w dowodzie osobistym, tj. zmiana nazwiska, utrata dowodu osobistego. W wyniku kontroli stwierdzono, że wnioski zostały w Urzędzie przyjęte w sposób prawidłowy zgodnie z przepisem 9 ust. 4 w związku z 9 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 29 stycznia 2015 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz sposobu i trybu postępowania w sprawach wydawania dowodów osobistych, ich utraty, uszkodzenia, unieważnienia i zwrotu (Dz. U. z 2015 r. poz. 212), bowiem na przyjętych wnioskach o wydanie dowodu osobistego znajdowała się adnotacja urzędowa o sposobie ustalenia przez pracownika Urzędu tożsamości osoby ubiegającej się o wydanie dowodu osobistego. Obieg dokumentacji w tych sprawach był prawidłowy i zgodny z przepisami prawa. W okresie obwiązywania przepisów 24 ust. 1 powołanego wyżej rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 19 grudnia 2012 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych - koperty dowodowe ułożone były według kolejności serii dowodów osobistych. Dokumentację związaną z dowodami osobistymi, sporządzoną w Urzędzie w formie papierowej, przechowywano zgrupowaną w kopertach dowodowych oznaczonych imieniem i nazwiskiem osoby, imieniem ojca, datą urodzenia, numerem PESEL oraz serią i numerem dowodu osobistego, czyli zgodnie z przepisami art. 62 ust. 1, ust. 3 i ust. 4 ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych. W kopertach dowodowych, które w Urzędzie zostały założone po 1 marca 2015 r., tj. po wejściu w życie ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych, a które również poddano kontroli (w ilości 10 sztuk) przechowywano w szczególności: wniosek o wydanie dowodu osobistego, formularz odbioru dowodu osobistego, a w przypadku zgłoszeniu utraty lub uszkodzenia dokumentu, formularz zgłoszenia utraty lub uszkodzenia dowodu osobistego, zgodnie z przepisami art. 62 ust. 4 powołanej wyżej ustawy o dowodach osobistych. Kontrolując koperty dowodowe osób, które zmarły po wejściu w życie przepisów ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych, kontrolująca stwierdziła, iż także w tych sprawach aktualizowanie dokumentacji przechowywanej w kopertach dowodowych odbywało się w sposób prawidłowy. 11

12 W oparciu o przedmiotowe koperty dowodowe sprawdzono w RDO, że unieważnienie dowodu osobistego nastąpiło z dniem zgonu posiadacza dowodu osobistego o czym stanowią przepisy art. 50 ust. 3 pkt 2 ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych. Kontroli poddano teczkę aktową znak: OS.5345 Udostępnianie danych i wydawanie zaświadczeń z ewidencji ludności lub dokumentacji wydanych dowodów osobistych. W wyniku kontroli kontrolująca stwierdziła, że Urząd zgodnie z przepisami art. 75 ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych prawidłowo udostępniał dokumentację związaną z dowodami osobistymi, tj. na uzasadniony wniosek złożony przez uprawniony podmiot. W okresie objętym kontrolą w Urzędzie zgłoszono 252 utrat dowodu osobistego. Osobom, które zawiadomiły o utracie dowodu osobistego, zgodnie z przepisami art. 47 ust. 5 ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych, zostały w Urzędzie wydane zaświadczenia o utracie dowodu osobistego. W trakcie kontroli kontrolujące otrzymały informację, iż w okresie objętym kontrolą w Urzędzie dokonano unieważnienia dowodów osobistych, z czego 391 dowodów osobistych unieważniono z powodu zgonu jego posiadacza. Rejestracja stanu cywilnego Realizacja zadań z zakresu rejestracji stanu cywilnego w okresie objętym kontrolą odbywała się na podstawie: ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2014 r., poz z późn. zm.) zwanej dalej: p.a.s.c. z 2014 r., oraz rozporządzeń wykonawczych, tj. rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 12 stycznia 2015 r. w sprawie wzorów karty urodzenia i karty martwego urodzenia (Dz. U. z 2015 r., poz. 171); rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 22 stycznia 2015 r. w sprawie opłaty dodatkowej za przyjęcie oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński poza urzędem stanu cywilnego (Dz. U. z 2015 r., poz. 180); rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 29 stycznia 2015 r. w sprawie wzorów dokumentów wydawanych z zakresu rejestracji stanu cywilnego (Dz. U. z 2015 r. poz. 194); rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 5 lutego 2015 r. w sprawie przenoszenia aktów stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego (Dz. U. z 2015 r., poz. 2004); rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 9 lutego 2015 r. w sprawie prowadzenia rejestru stanu cywilnego oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego (Dz. U. z 2015 r., poz. 225); rozporządzenia Ministra Zdrowia z 11 lutego 2015 r. w sprawie wzoru karty zgonu (Dz. U. z 2015 r., poz. 231). ustawy z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy (t.j.dz. U. z 2015 r. poz. 2082). W okresie objętym kontrolą Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego w Kętach był z mocy prawa (art. 6 ust. 1 pkt 3 p.a.s.c.) pan Krzysztof Jan Klęczar - Burmistrz Gminy Kęty. Zastępcami Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego były: pani Anna Krawczyk-Kryczka zatrudniona na tym stanowisku od 20 czerwca 2012 r., Pani Anna Jachimczak-Zinkowska zatrudniona na tym stanowisku od 2 kwietnia 2013 r. oraz pani Edyta Sysak zatrudniona 12

13 w trybie przeniesienia na czas usprawiedliwionej nieobecności w pracy Pani Anny Krawczyk- Kryczki, z dniem 30 grudnia 2014 r. Ustalono, że panie Anna Krawczyk-Kryczka, Anna Jachimczak-Zinkowska oraz pani Edyta Sysak spełniały wymagania do zajmowania powierzonych im stanowisk, w szczególności w zakresie posiadanego wykształcenia oraz stażu pracy. Wyjaśnień w trakcie kontroli udzielała Pani Anna Jachimczak-Zinkowska. 1. Sporządzanie aktów stanu cywilnego w trybie zwykłym i w trybach szczególnych. Ilość sporządzonych w kontrolowanym okresie aktów stanu cywilnego prezentuje poniższa tabela: akty urodzenia akty małżeństwa akty zgonu od 1 marca do 31 grudnia od 1 stycznia do 29 lutego 2016 od 1 marca do 30 kwietnia 2016 razem w okresie objętym kontrolą Od 1 marca 2015 r. rejestracja stanu cywilnego w Urzędzie Stanu Cywilnego w Kętach dokonywana jest w elektronicznym rejestrze stanu cywilnego z wykorzystaniem aplikacji Źródło tj. programu informatycznego do przetwarzania i edycji danych gromadzonych w Systemie Rejestrów Państwowych. Prawidłowość działania Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Kętach w zakresie sporządzania aktów stanu cywilnego w Rejestrze Stanu Cywilnego sprawdzono kontrolując wytypowanie akty stanu cywilnego: akty urodzenia: nr /00/AU/2015/ (data sporządzenia: 19 marca 2015 r.) nr /00/AU/2015/ (data sporządzenia: 30 kwietnia 2015 r.) nr /00/AU/2015/ (data sporządzenia: 23 czerwca 2015 r.) nr /00/AU/2015/ (data sporządzenia: 15 lipca 2015 r.) nr /00/AU/2015/ (data sporządzenia: 22 lipca 2015 r.) nr /00/AU/2016/ (data sporządzenia: 8 stycznia 2016 r.) 13

14 nr /00/AU/2016/ (data sporządzenia: 26 lutego 2016 r. nr /00/AU/2016/ (data sporządzenia: 12 kwietnia 2016 r.) Stwierdzono, iż wszystkie skontrolowane akty urodzenia zostały sporządzone w trybie szczególnym w formie czynności materialno-technicznej, zgodnie z treścią art. 104 p.a.s.c. z 2014 r. (transkrypcja zagranicznego aktu stanu cywilnego). Podstawę sporządzenia aktów urodzenia nr /00/AU/2015/760598, /00/AU/2015/025809, /00/AU/2015/192216, /00/AU/2015/112551, /00/AU/2015/661157, /00/AU/2016/751456, /00/AU/2016/ stanowiły oryginalne zagraniczne odpisy aktów urodzenia wraz z urzędowymi tłumaczeniami dokumentów na język polski. Podstawę sporządzenia aktu urodzenia nr /00/AU/2016/ stanowił odpis aktu urodzenia wydany przez urząd stanu cywilnego we Włoszech na Formularzu A zgodnym z Konwencją Nr 16 dotyczącą wydawania wielojęzycznych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego sporządzoną w Wiedniu, dnia 8 września 1976 r. (Dz. U. z 2004 r. Nr 166 poz. 1735). Zgodnie z dyspozycją 105 ust. 1 p.a.s.c. z 2014 r. w aktach zamieszczono adnotację o trybie ich sporządzenia. W przypadku aktów urodzenia nr /00/AU/2015/ oraz nr /00/AU/2015/661157, Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Kętach działając na podstawie art. 104 ust. 7 p.a.s.c. z 2014 r. dostosował na wniosek rodziców dzieci pisownię zawartych w aktach zagranicznych danych do reguł pisowni polskiej, sporządzając w aktach stosowne adnotacje. Treść wszystkich skontrolowanych aktów urodzenia została na wniosek rodziców dzieci uzupełniona w formie czynności materialno-technicznej. Informacje o uzupełnieniu prawidłowo zamieszczono w aktach w formie wzmianek (art. 24 p.a.s.c. z 2014 r.). W akcie urodzenia nr /00/AU/2016/ ponadto sprostowano na wniosek matki dziecka dane dotyczące nazwiska matki dziecka. akty małżeństwa: /00/AM/2015/ (data sporządzenia: 9 wrześni 2015 r.) /00/AM/2015/ (data sporządzenia: 14 września 2015 r.) /00/AM/2015/ (data sporządzenia: 15 września 2015 r.) /00/AM/2015/ (data sporządzenia: 19 września 2015 r.) /00/AM/2015/ (data sporządzenia: 24 lipc 2015 r.) /00/AM/2016/ (data sporządzenia: 23 lutego 2016 r.) /00/AM/2016/ (data sporządzenia: 24 marca 2016 r.). Akty małżeństwa nr /00/AM/2015/ /00/AM/2015/ /00/AM/2015/ dotyczyły małżeństw zawartych w formie określonej w art. 1 2 k.r.o. Do akt zbiorowych prawidłowo załączono zapewnienia o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa oraz zaświadczenia stwierdzające, że oświadczenia o wstąpieniu w związek małżeński zostały złożone w obecności duchownego, stanowiące podstawę sporządzenia aktów małżeństwa. Daty przekazania przez duchownych zaświadczeń do Urzędu Stanu Cywilnego w Kętach zostały potwierdzone stosowną pieczęcią i adnotacjami na wpływających dokumentach. Kontrola wykazała, że akty zostały sporządzone w dniu wpływu zaświadczeń, tj. w terminie określonym w art. 86 ust. 3 p.a.s.c. z 2014 r., zachowany został również termin określony art. 14

15 87 ust. 5 p.a.s.c. z 2014 r. (pięciodniowy termin przekazywania przez duchownych do urzędu stanu cywilnego zaświadczeń stanowiących podstawę sporządzenia aktu małżeństwa). Nie stwierdzono rozbieżności między treścią skontrolowanych aktów małżeństwa a treścią dokumentów stanowiących podstawę ich sporządzenia. Rejestr PESEL został zaktualizowany w sposób prawidłowy. W przypadku aktu małżeństwa nr /00/AM/2015/ zawartego w formie określonej w art. 1 1 k.r.o. do akt zbiorowych załączono zapewnienia o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa oraz protokół przyjęcia oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński złożonych przed Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego w Kętach. Zgodnie z dyspozycją art. 86 ust. 1 p.a.s.c. akty małżeństwa zostały sporządzone w dniu przyjęcia oświadczeń. Akty małżeństwa nr /00/AM/2015/772181, /00/AM/2016/603068, oraz /00/AM/2016/ zostały sporządzone w trybie szczególnym, zgodnie z treścią art. 104 p.a.s.c. z 2014 r. (transkrypcja zagranicznego aktu stanu cywilnego). Podstawę sporządzenia aktów w każdym przypadku stanowił oryginalny zagraniczny odpis aktu małżeństwa wraz z urzędowym tłumaczeniem dokumentu na język polski. W aktach zamieszczono adnotację o trybie ich sporządzenia. Treść aktów na wniosek osób których dotyczą została uzupełniona w formie czynności materialno-technicznej, o czym w aktach zamieszczono stosowne wzmianki (art. 24 p.a.s.c.z 2014 r.). W przypadku aktu małżeństwa nr /00/AM/2015/ Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Kętach działając na podstawie art. 104 ust. 7 p.a.s.c. z 2014 r. dostosował na wniosek kobiety, której akt dotyczy pisownię zawartych w akcie zagranicznym danych do reguł pisowni polskiej, sporządzając w akcie stosowną adnotację. akty zgonu: /00/AZ/2015/ (data sporządzenia: 11 maja 2015 r.) /00/AZ/2015/ (data sporządzenia: 9 lipca 2015 r.) /00/AZ/2015/ (data sporządzenia: 11 września 2015 r.) /00/AZ/2016/ (data sporządzenia: 11 września 2015 r.) /00/AZ/2016/ (data sporządzenia: 1 marca 2016 r.) /00/AZ/2016/ (data sporządzenia: 14 marca 2016 r.) Akty sporządzono na podstawie zgłoszeń zgonu dokonanych w ustawowym terminie przez osoby do tego uprawnione zgodnie z treścią art. 93 ust. 2 p.a.s.c. z 2014 r. Podstawę sporządzenia aktów w każdym przypadku stanowiła karta zgonu oraz protokół zgłoszenia zgonu. Rejestr PESEL został zaktualizowany w sposób prawidłowy. Nie stwierdzono uchybień. 2. Dołączanie wzmianek i przypisków. Od 1 marca 2015 r. do 31 grudnia 2015 r. w Rejestrze Stanu Cywilnego dołączono: 250 wzmianek przypisków. Od 1 stycznia do 29 lutego 2016 r. w Rejestrze Stanu Cywilnego dołączono: 65 wzmianek 311 przypisków. Od 1 marca do 30 kwietnia 2016 r. w Rejestrze Stanu Cywilnego dołączono: 76 wzmianek 403 przypiski. 15

16 3. Migracja aktów sporządzonych w księgach papierowych. Od 1 marca 2015 r. do 31 grudnia 2015 r. do Rejestru Stanu Cywilnego przeniesiono łącznie: 1040 aktów stanu cywilnego (556 migracji własnych i 484 migracji na zlecenie). Od 1 stycznia 2016 r. do 29 lutego 2016 r. do Rejestru Stanu Cywilnego przeniesiono łącznie: 329 aktów stanu cywilnego (210 migracji własnych i 119 migracji na zlecenie). Od 1 marca 2016 r. do 30 kwietnia 2016 r. do Rejestru Stanu Cywilnego przeniesiono łącznie: 379 aktów stanu cywilnego (199 migracji własnych i 180 migracji na zlecenie). Kontroli poddane zostały wybrane akty: urodzenia nr /00/AU/1990/ (historyczny nr aktu: 22/1990), urodzenia nr /00/AU/1975/ (historyczny nr aktu: 155/1975), małżeństwa nr /00/AM/2014/837587(historyczny nr aktu: 3/2014), małżeństwa nr /00/AZ/2007/ (historyczny nr aktu: 133/2007), małżeństwa nr /00/AZ/2012/ (historyczny nr aktu: 153/2012). Stwierdzono, że przeniesienie skontrolowanych aktów nastąpiło z zachowaniem zasad określonych w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych z 5 lutego 2015 r. w sprawie przenoszenia aktów stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego (Dz. U. z 2015 r. poz. 204). Zgodnie z dyspozycją art. 124 ust. 3 p.a.s.c. z 2014 r. we wszystkich wskazanych przypadkach, w aktach stanu cywilnego sporządzonych w księgach stanu cywilnego prawidłowo zamieszczono informacje o ich przeniesieniu do Rejestru Stanu Cywilnego w postaci wzmianek dodatkowych zawierających oznaczenie aktu i datę jego przeniesienia. 4.Stosowanie art. 145 p.a.s.c. z 2014 r. Jak wyżej wspomniano, w okresie od 1 marca 2015 r. do 31 października 2015 r. w Urzędzie Stanu Cywilnego w Kętach nie korzystano z zagwarantowanej art. 145 ust. 1 p.a.s.c. z 2014 r. możliwości stosowania przepisów dotychczasowych w zakresie rejestracji stanu cywilnego. (Urząd Stanu Cywilnego w Kętach rejestrację bieżącą w module BUSC rozpoczął z dniem 1 marca 2015 r.) Art. 145 p.a.s.c. z 2014 r. stosowano jedynie dla wydawania odpisów aktów stanu cywilnego (aplikacja wspierająca). Tym samym, mając na uwadze, że w okresie od 1 marca do 31 października 2015 r. rejestracja stanu cywilnego w Urzędzie Stanu Cywilnego w Kętach dokonywana była już bezpośrednio w Rejestrze Stanu Cywilnego kontrola nie objęła sprawdzenia sposobu realizacji dyspozycji art. 145 ust. 13 p.a.s.c. Powyższy przepis stanowi, że akty stanu cywilnego które zostały sporządzone lub w których zamieszczono wzmianki lub przypiski na podstawie przepisów dotychczasowych w okresie od dnia 1 marca 2015 r. do 31 sierpnia 2015 r. podlegają przeniesieniu do rejestru stanu cywilnego nie później niż do dnia 31 grudnia 2015 r. 5. Zabezpieczenie ksiąg papierowych, w tym ksiąg podlegających przekazaniu do Archiwum Państwowego. W wyniku kontroli stwierdzono, że księgi stanu cywilnego, akta zbiorowe druki i pieczęcie są przechowywane i zabezpieczone w sposób prawidłowy. Urząd Stanu Cywilnego w Kętach posiada 5 ksiąg dla których upłynął okres przechowywania określony art. 28 p.a.s.c. z 2014r.,podlegających obowiązkowi przekazania do Archiwum Państwowego (3 księgi urodzenia, oraz 2 księgi małżeństwa) tj: 16

17 1) księga urodzeń z lat , (Kęty), 2) księga urodzeń rok 1892 (Kęty), 3) księga urodzeń z lat (Kęty), 4) księga małżeństw z lat (Kęty), 5) księga małżeństw z lat (Kęty), 6. Wydawanie odpisów i zaświadczeń z Rejestru Stanu Cywilnego i spoza rejestru. Poddano wyrywkowej kontroli dokumentację dotyczącą wydawania odpisów aktów stanu cywilnego. Ustalono że podania o wydanie odpisów aktów stanu cywilnego wpływające do Urzędu Stanu Cywilnego w Kętach w kontrolowanym okresie rejestrowane były w latach 2015 i w teczce aktowej USC Odpisy zupełne skrócone, wielojęzyczne aktów stanu cywilnego. W 2015 r. zastosowano podział na podteczki: Odpisy zupełne, Odpisy wielojęzyczne, Odpisy skrócone. W 2016 r. wszystkie podania o wydanie odpisów aktów stanu cywilnego rejestrowano w jednej teczce aktowej (USC 5362). Skontrolowano sprawy dotyczące wydania odpisów zupełnych nr 16, 21, 22, 26, 30 z teczki aktowej USC , sprawy dotyczące wydania odpisów wielojęzycznych nr 19, 24, 27, 34 z teczki aktowej USC oraz sprawy dotyczące wydania odpisów skróconych nr 361, 366, 390, 397, 406, 409, 420 z teczki aktowej USC oraz sprawy dotyczące wydania odpisów skróconych nr 602, 610, 620 i 623 z teczki aktowej USC Zdecydowana większość podań składana była bezpośrednio w Urzędzie Stanu Cywilnego w Kętach na specjalnie przygotowanych w tym celu formularzach zawierających m.in. rubryki dotyczące imion i nazwisk wnioskodawców, adresów ich miejsca zamieszkania, serii i numerów dokumentów tożsamości oraz podstawy żądania wydania odpisów aktu. We właściwy sposób ustalano uprawnienia wnioskodawców do otrzymania odpisów aktów stanu cywilnego w świetle art. 45 p.a.s.c. z 2014 r.) Fakt i data doręczenia odpisu aktu stanu cywilnego wnioskodawcy były potwierdzane podpisem na podaniu. 7. Przyjmowanie oświadczeń. W okresie od 1 marca do 31 grudnia 2015 r. w Urzędzie Stanu Cywilnego w Kętach przyjęto 5 oświadczeń o uznaniu ojcostwa (art. 63 ust. 10 p.a.s.c. z 2014 r.) oraz 10 oświadczeń o powrocie małżonka rozwiedzionego do poprzedniego nazwiska (art. 59 k.r.o) W okresie od 1 stycznia do 29 lutego 2016 r. przyjęto 1 oświadczenie o uznaniu ojcostwa oraz 2 oświadczenia o powrocie małżonka rozwiedzionego do poprzedniego nazwiska zaś w okresie od 1 marca do 30 kwietnia 2016 r. 2 oświadczenia o uznaniu ojcostwa oraz 1 oświadczenie o powrocie małżonka rozwiedzionego do poprzedniego nazwiska. W okresie objętym kontrolą w Urzędzie Stanu Cywilnego w Kętach nie przyjmowano oświadczeń o zmianie zamieszczonych w akcie urodzenia imienia lub imion dziecka (art. 70 p.a.s.c. z 2014 r.), oświadczeń małżonków (rodzica dziecka i osoby która nie jest rodzicem), że dziecko będzie nosiło takie samo nazwisko jakie nosi albo nosiłoby ich wspólne dziecko (art. 69 p.a.s.c. z 2014 r. ), oświadczeń o nazwisku dziecka pochodzącego z małżeństwa (art k.r.o.). 17

18 8. Wydawanie zezwoleń na zawarcie małżeństwa przed upływem terminu o którym mowa w art. 4 k.r.o. Wejście w życie przepisów ustawy p.a.s.c. z 2014 r. zmieniło zasadę postępowania kierownika urzędu stanu cywilnego w sytuacji wystąpienia przez nupturientów z wnioskiem o zawarcie małżeństwa przed upływem terminu o którym mowa w art. 4 k.r.o. Do 28 lutego 2015 r. wydawano rozstrzygnięcie o zezwoleniu na skrócenie terminu o którym mowa w art. 4 k.r.o. w formie decyzji administracyjnej. Z dniem 1 marca 2015 r., zgodnie z treścią art. 76 ust. 10 p.a.s.c. z 2014 r. zezwolenia na zawarcie małżeństwa przed upływem terminu, o którym mowa w art. 4 k.r.o., kierownik urzędu stanu cywilnego albo konsul udziela na piśmie. W okresie objętym kontrolą w Urzędzie Stanu Cywilnego w Kętach wydano 1 zezwolenie na zawarcie małżeństwa przed upływem terminu o którym mowa w art. 4 k.r.o. Rozstrzygnięcie zostało wydane prawidłowo w formie pisma. W niniejszym piśmie zawarto jednak nieprawidłowe pouczenie, z przywołaniem przepisów nieobowiązującej już ustawy z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2011 r. Nr 212, poz ze zm.) że stronom przysługuje w terminie 14 dni od dnia doręczenia pisma prawo wniesienia odwołania do Sądu Rejonowego w Oświęcimiu. Możliwość zakwestionowania rozstrzygnięcia kierownika urzędu stanu cywilnego w takim przypadku przewiduje art. 89 ust. 1 pkt 3 p.a.s.c. z 2014 r. Zgodnie z dyspozycją powyższego przepisu w terminie 14 dni od doręczenia pisemnego zawiadomienia o odmowie wydania zezwolenia na zawarcie małżeństwa przed upływem terminu o którym mowa w art. 4 k.r.o., osoby których czynność dotyczy mogą złożyć w wniosek do sądu właściwego ze względu na siedzibę urzędu stanu cywilnego o rozstrzygnięcie, czy przyczyny odmowy wskazane w zawiadomieniu uzasadniają odmowę dokonania czynności. Uchybienie zostało omówione z Zastępcą Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Kętach w trakcie kontroli, dlatego odstępuje się od wydania zalecenia pokontrolnego w tym zakresie. 9. Czynności materialno-techniczne sprostowanie, uzupełnienie, unieważnienie wzmianki dodatkowej dołączonej do niewłaściwego aktu, wpisanie wypisu z ksiąg wyznaniowych do Rejestru Stanu Cywilnego, odtworzenie aktu, transkrypcja, rejestracja zdarzeń zagranicznych. W okresie od 1 marca 2015 r. do 31 grudnia 2015 r. zrealizowano 114 czynności materialno-technicznych w tym: sprostowanie aktu stanu cywilnego (art. 35 p.a.s.c. z 2014 r.) 29 spraw; uzupełnienie aktu stanu cywilnego (art. 37 p.a.s.c. z 2014 r.) 43 sprawy; unieważnienie wzmianki dodatkowej dołączonej do niewłaściwego aktu (art. 41 p.a.s.c. z 2014 r.) 0 spraw; wpisanie wypisu z ksiąg wyznaniowych do Rejestru Stanu Cywilnego (art. 132.ust. 4 p.a.s.c. z 2014 r.) 0 spraw; odtworzenie krajowe (art. 133 p.a.s.c. z 2014 r.) 0 spraw odtworzenie zagraniczne (art. 109 p.a.s.c. z 2014 r.) 1 sprawa 18