[INWENTARYZACJA - DOKUMENTACJA] 24 lutego Przygotowanie symfonii ( tworzenie plików DDF) Instalacja i konfigurowanie aplikacji...

Transkrypt

1 Spis treści 1. Przygotowanie symfonii ( tworzenie plików DDF) Instalacja i konfigurowanie aplikacji Wykonywanie inwentaryzacji wg. dostaw Opisy komunikatów Ostrzeżenia Błędy Informacje Wykonywanie inwentaryzacji ilościowej Opisy komunikatów Ostrzeżenia Błędy Informacje

2 1. Przygotowanie symfonii ( tworzenie plików DDF) Do utworzenia plików DDF należy skorzystad z raportu dostarczonego razem z aplikacją. Instalacja raportu: odebrane pliki ZIP należy rozpakowad, a następnie przekopiowad do katalogu w którym zainstalowany jest program SYMFONIA HM/HMF umiejscawiając je dokładnie w podkatalogach: \RAPORTY\HM\ Przykład: HM zainstalowany w katalogu SYMFONIA na dysku C: Ścieżka: C:\SYMFONIA\RAPORTY\HM\ (jeżeli katalog RAPORTY lub katalog HM/HMF nie istnieje, należy go założyd) zamykamy program HM/HMF (jeżeli był uruchomiony) i otwieramy go ponownie, logując się jako użytkownik ADMIN program powinien nas poinformowad, że znalazł NOWE lub ZAKTUALIZOWANE raporty i zapytad czy CHCEMY aktualizowad te raporty, odpowiadamy TAK w tej chwili raport dostępny jest już dla użytkowników Po zainstalowaniu raportu powinien byd dostępny w kartotece ( w głównym katalogu Raporty) Po uruchomieniu pojawi się Licencja. Proszę o uważne zapoznanie się z licencją i zastosowanie się do niej. 2

3 Po wygenerowaniu plików DDF pojawi się komunikat. Podpinanie bazy danych przy pomocy Pervasive Control Center Dodawanie nowej bazy danych Na oknie wpisad nazwę bazy danych pod którą będzie widoczna baza oraz ścieżkę do katalogu z bazą danych. 3

4 4

5 2. Instalacja i konfigurowanie aplikacji. Zainstalowad aplikację ( standardowa instalacja). Po uruchomieniu należy skonfigurowad połączenie z bazą danych. Po skonfigurowaniu połączenia do bazy danych należy przetestowad połączenie. W tym momencie można już przejśd do tworzenia arkusza inwentaryzacyjnego. 5

6 3. Wykonywanie inwentaryzacji wg. dostaw Tworzenie arkusza inwentaryzacyjnego w symfonii. przy tworzeniu arkusza inwentaryzacyjnego należy pamiętad aby wybrad Inwentaryzacj wg. dostaw Po utworzeniu należy zamknąd okno z utworzonym arkuszem inwentaryzacji ( otworzony arkusz blokuje dostęp do pliku i może nie byd możliwe otworzenie go w aplikacji) Modyfikacja arkusza przy pomocy aplikacji danymi pobranymi z pliku (lub plików) kolektora. Należy wskazad plik inwentaryzacyjny z symfonii. Plik ten znajduje się w katalogu z bazą firmy w podkatalogu INWENT. Każdy z arkuszy jest jako oddzielny plik z rozszerzeniem *.txt Po otwarciu pliku inwentaryzacyjnego z symfonii zostaną wyświetlone szczegóły pliku inwentaryzacyjnego. Należy upewnid się że plik jest poprawny 6

7 W zależności czy jest jeden plik z kolektora czy kilka należy wskazad odpowiedni plik kolektora lub katalog z którego program ma pobrad aktualne stany Format pliku pozostawiamy bez zmian Po zatwierdzeniu wykonywana jest procedura uzgadniania stanów w arkuszu inwentaryzacyjnym. Informacje o błędach, jak również o ostrzeżeniach i innych informacji pojawią się w oknie komunikaty. 7

8 W oknie komunikatów pod prawym przyciskiem myszy jest możliwośd zapisania danych o błędach i informacjach do pliku. Różne występujące komunikaty są grupowane wg. rodzajów które można rozwinąd aby zobaczyd szczegóły. 4. Opisy komunikatów 8

9 4.1. Ostrzeżenia - Nie da się określid dostawy dla towaru w kolektorze ( nie znaleziono dostawy dla towaru na odpowiednim magazynie). Należy uzupełnid ją ręcznie w arkuszu inwentaryzacyjnym. W przypadku gdy w arkuszu inwentaryzacyjnym brakuje wpisu z danym towarem ( towar całkowicie wydany) musi zostad dodany wpis na koocu pliku z arkuszem inwentaryzacyjnym. Ponieważ brakuje w programie Handel dostawy o podanej nazwie należy ją utworzyd i wskazad ręcznie w arkuszu inwentaryzacyjnym. Może byd kilka powodów takiej sytuacji. Ktoś mógł zapomnied utworzyd dokumentu przyjęcia na dany towar, lub np. pomylił nazwę dostawy wprowadzając do programu Handel. - Brak wypełnionego pola Dostawa \ Lokalizacja w pliku kolektora W pliku kolektora brakuje informacji o dostawie towaru. Komunikat zawiera numer linii pliku którego dotyczy dany komunikat. Jest to wyświetlane jako ostrzeżenie. Ponieważ nazwa dostawy w symfonii może byd pusta, nie jest to traktowane jako błąd i umożliwia przeprowadzenie uzgodnienia. - Jest kilka dostaw z tą samą nazwą w obrębie tego samego towaru przez co nie da się jednoznacznie określid dostawy. Dodano wpis w arkuszu bez informacji o dostawie.; Towar:'kodTowaru' NazwaDostawy:'Dostawa' Łączny stan w symfonii:'3' Łączny stan w kolektorze:'5' Dopisujemy dodatkową pozycję w arkuszu na brakującą ilośd:'2' Komunikat pojawia się gdy stan towaru w symfonii jest mniejszy od stanu w kolektorze. Ponieważ nie da się jednoznacznie określid dostawy ( kilka dostaw o tej samej nazwie w obrębie towaru) został dopisany wpis na koocu arkusza inwentaryzacyjnego na brakującą ilośd bez wprowadzonej dostawy. Dostawę należy wskazad ręcznie edytując w programie Handel arkusz inwentaryzacyjny. - Nie da się określid dostawy dla towaru w kolektorze (wiele dostaw o określonej nazwie dla tego towaru na odpowiednim magazynie). Należy wskazad ją ręcznie w arkuszu inwentaryzacyjnym; Dostawa: 'nazwadostawu' kod towaru: 'kodtowaru' magazyn: 'nazwamagazynu Nazwy dostaw w programie Handlowym w obrębie jednego towaru nie muszą byd unikalne. Jeśli wystąpi taka sytuacja że istnieje kilka dostaw z taką samą nazwą w towarze, zostanie dodany wpis w pliku inwentaryzacyjnym z dodatkową pozycją. Nie zostanie jednak wypełniona informacja o dostawie. Należy wskazad ją ręcznie w arkuszu inwentaryzacyjnym. Związane jest to z tym że towar występujący w różnych dostawach może mied różną cenę. - Na arkuszu inwentaryzacyjnym znajdują się towary które nie posiadają kodów EAN. Inwentaryzacja może byd niepoprawna; Towar o kodzie 'kodtowaru' nie posiada kodu kreskowego. Z założenia na arkuszu inwentaryzacyjnym znajdują się towary które chcemy inwentaryzowad wg. dostaw. Aplikacja sprawdza aby wszystkie towary na arkuszu inwentaryzacyjnym posiadały kody EAN. Jeśli brakuje kodu EAN inwentaryzacje nie rozpozna automatycznie i nie przypisze odpowiedniego stany dla danego towaru. 9

10 4.2. Błędy - W pliku kolektora znajduje się towar który nie istnieje w Symfonii Z założenia wszystkie towary skanowane przy pomocy kolektora powinny istnied w programie Symfonia. Towary są rozpoznawane po kodzie kreskowym towaru. Może się jednak tak zdarzyd że w symfonii ktoś zapomni w towarze wprowadzid kod kreskowy, wtedy program nie może odnaleźd takiego towaru. Należy w programie Handel uzupełnid brakujące kody kreskowe wyświetlone w komunikacie błędów, po czym jeszcze raz wykonad uzgadnianie. - W symfonii jest kilka towarów o podanym kodzie EAN. Nie można wykonad inwentaryzacji W programie Handlowym jest kilka towarów o tym samym kodzie EAN podanym w komunikacie. Program nie jest w stanie wykonad inwentaryzacji ponieważ nie ma możliwości jednoznacznie określid towaru. Należy wyeliminowad dublowanie się kodów EAN. Jest możliwośd w ustawieniach programu Handel ustawid opcję wymuszającą wprowadzanie unikalnego kodu EAN. - Nie udało się nadpisad arkusza inwentaryzacyjnego. Błąd podczas próby nadpisania pliku inwentaryzacyjnego. Możliwe że plik jest otwarty aktualnie w programie Handel, przez co jest blokowany do zapisu. - Niepoprawne dane kolektora; Plik kolektora ma niepoprawną strukturę. Liczba kolumn w pliku jest inna niż oczekiwana. Plik kolektora powinien zawierad pola zgodne z ustaloną specyfikacją. Należy sprawdzid plik czy jest zgodny ze specyfikacją. - Niepoprawne dane kolektora; Nie wypełnione pole KodPaskowy. KodTowaru 'KodTW', EAN ' ' W pliku kolektora pole z kodem kreskowym jest bezwzględnie wymagane. Bez tego pola nie da się jednoznacznie zidentyfikowad towaru. - Plik inwentaryzacyjny ma niepoprawną strukturę. Liczba kolumn w pliku jest inna niż wymagana. 10

11 Możliwe że plik inwentaryzacyjny pochodzi z programu z innej wersji niż ta która jest obsługiwana przez aplikację, lub wskazano niepoprawny plik. Plik z inwentaryzacją znajduje się w podkatalogu INWENT katalogu firmy. - Plik inwentaryzacyjny jest niepoprawny, lub podpięto złą bazę danych. Brak w symfonii towaru o kodzie 'kodtowaru' który istnieje w pliku inwentaryzacyjnym. Towary na arkuszu inwentaryzacyjnym powinny istnied w programie Handel. Program sprawdza to ponieważ mogło się zdarzyd że ktoś podpiął inną bazę danych niż tą z której został wygenerowany plik inwentaryzacyjny Informacje - Jest kilka dostaw z tą samą nazwą w obrębie tego samego towaru przez co nie da się jednoznacznie określid dostawy; Stan dostaw został zmniejszony ściągając ilośd od najstarszych dostaw. Łączny stan w symfonii: '40' w kolektorze '10' W przypadku wielu wpisów dotyczących towaru i dostawy w pliku z arkuszem inwentaryzacyjnym (nazwa dostawy nie musi byd unikalna w obrębie towaru, może byd kilka wpisów) sprawdzana jest suma ilości towaru w obrębie nazwy dostawy i porównywana z ilością kolektora. W przypadku różnic stany w arkuszu inwentaryzacyjnym ściągane są od najstarszych dostaw. Komunikat pojawia się gdy stan towaru w symfonii jest większa od stanu w kolektorze. - Dostawa widnieje w symfonii jako całkowicie wydana. Dodano nowy wpis z tą dostawą w arkuszu inwentaryzacyjnym; Dostawa: 'nazwadostawy' kod towaru: 'kodtowaru' magazyn: 'nazwamagazynu W przypadku gdy da się jednoznacznie zidentyfikowad dostawę ( jest tylko jedna o takiej nazwie w obrębie towaru ) dodawany jest na koocu arkusza inwentaryzacyjnego wpis z wypełnionymi danymi o dostawie i ilości. Komunikat jest tylko informacją dla użytkownika że taka sytuacja miała miejsce. Taki komunikat wiąże się z tym że w symfonii dany towar z określoną dostawą widnieje jako całkowicie wydany (brak wpisu z towarem w arkuszu inwentaryzacyjnym) a na magazynie jednak istnieje. - W arkuszu są dostawy których brak w kolektorze. Przypisano stan zero.; Dla towaru o kodzie 'kodtowaru' i dostawie 'nazwadostawy' z iddw: iddostawy przypisano stan zero.", Komunikat informuje że dla brakującego towaru który nie istnieje w pliku kolektora ( brak go na magazynie) a jest przeprowadzana jego inwentaryzacja ( znajduje się na arkuszu inwentaryzacyjnym) został przypisany stan 0. Jeśli tych komunikatów jest bardzo dużo może byd to spowodowane tym że przy tworzeniu arkusza inwentaryzacyjnego w programie Handel wybrano za dużo towarów, których 11

12 nie uwzględniono przy inwentaryzacji przy pomocy kolektora na magazynie ( nie skanowano tych towarów na magazynie ) - Dostawy dla towarów mogły zostad zamienione; Możliwe że dostawy dla towaru o kodzie 'kodtowaru' zostały zamienione Załóżmy taką sytuację: Telefon Nokia nr seryjny ( nazwa dostawy) Telefon Nokia nr seryjny Przez przypadek został wydany Telefon Nokia z numerem seryjnym a w symfonii wskazano na dokumencie Telefon Nokia W takim przypadku Telefon Nokia nie znajdzie się w pliku kolektora więc na arkuszu inwentaryzacyjnym zostanie wprowadzony stan 0 ( bo tego towaru nie ma na magazynie). Natomiast Telefon Nokia pojawi się w plikach z kolektora, natomiast nie istnieje w arkuszu inwentaryzacyjnym dlatego zostanie dodany do niego jako ostatnia pozycja. Program podczas uzgadniania wyszukuje takie towary w obrębie których stan jednej dostawy się zwiększyła, zaś stan drugiej dostawy został zwiększony, ale łączna suma tych zmian wynosi 0. Taką sytuację zgłasza jako komunikat że dostawy towaru mogły zostad zamienione. 12

13 5. Wykonywanie inwentaryzacji ilościowej W symfonii należy utworzyd arkusz inwentaryzacyjny: - w kartotece towarów w zakładce wybór zaznaczamy Towary wszystki i zaznaczamy wszystkie towary - dla zaznaczonych towarów w menu Opcje wybieramy Inwentaryzacja Na liście inwentaryzacji wybieramy opcję Nowa. Na oknie koniecznie należy wybrad: - typ inwentaryzacji - Inwentaryzacja. - zaznaczyd pole wyboru twórz tylko dla towarów wybranych z listy - zaznaczyd pole wyboru uwzględniaj towary o stanie zerowym 13

14 Po wybraniu Utwórz pojawi się arkusz. W tym momencie należy go zamknąd ponieważ podczas podglądu arkusza symfonia blokuje dostęp do arkusza inwentaryzacyjnego. Po uruchomieniu aplikacji i połączeniu z bazą danych, na głównym oknie dialogowym należy wskazad typ inwentaryzacji jako ilościowa, a następnie wskazad plik inwentaryzacyjny ( w katalogu z bazą firmy podkatalog INWENT) oraz plik lub katalog z danymi z kolektora. 14

15 Po zatwierdzeniu rozpocznie się proces uzgadniania danych. W przypadku wystąpienia błędów lub ostrzeżeo pojawią się one w oknie komunikaty. Opisy błędów zamieszczone są poniżej. 15

16 6. Opisy komunikatów Poniżej zamieszony jest opis przykładowych komunikatów. Komunikaty podzielono ze względu na ważnośd na ostrzeżenia, błędy i informacje. W przypadku wystąpienia błędów nie zostanie wykonana inwentaryzacja Ostrzeżenia Aktualnie brak komunikatów o tym charakterze Błędy - W pliku kolektora znajduje się towar który nie istnieje w Symfonii; Brak w symfonii towaru o kodzie EAN 'kod paskowy' Należy taki towar utworzyd w symfonii lub uzupełnid w nim kod EAN ponieważ bez tego nie da się go powiązad z danymi z kolektora. - W symfonii jest kilka towarów o podanym kodzie EAN. Nie można wykonad inwentaryzacji; W symfonii jest kilka towarów z kodem EAN 'kod paskowy' Należy zadbad o unikalnośd kodów EAN w towarach. - W pliku kolektora znajduje się towar który nie istnieje w arkuszu inwentaryzacyjnym; Brak towaru o kodzie EAN 'kod paskowy' w arkuszu inwentaryzacyjnym Powodem może byd np. utworzenie arkusza inwentaryzacyjnego nie dla wszystkich towarów Informacje - Towarom które nie wystąpiły w pliku kolektora a znajdują się w arkuszu inwentaryzacyjnym został ustawiony stan zerowy; Brak towaru o kodzie EAN 'kod paskowy' i kodzie 'kod towaru' w pliku kolektora. Jest to komunikat czysto informacyjny. 16