STAROSTWO PO WIA TO WE W BRZESKU Audytor Wewnętrzny mgr int Ryszard Janicki. KMon Łysa Góra 26 marzec 2008 rok

Transkrypt

1 Łysa Góra 26 marzec 2008 rok jspoł f.ól Technicznych ksitałcących o m^im woj. Małopolskie KMon STAROSTWO PO WIA TO WE W BRZESKU Audytor Wewnętrzny mgr int Ryszard Janicki W odpowiedzi na zalecenia pokontrolne z przeprowadzonego audytu wewnętrznego w okresie , Dyrekcja Zespołu Szkół Technicznych i Ogólnokształcących w Łysej Górze uprzejmie informuje: - braki w dokumentacji zasad rachunkowości oraz zakładowego planu kont zostały uzupełnione ; Aneksem nr 1 z do zarządzenia Nr 2/2006/2007 Dyrektora Zespołu Szkół Technicznych i Ogólnokształcących w Łysej Górze z dnia 31 października 2006 r. w sprawie dokumentacji zasad rachunkowości oraz zakładowego planu kont w Z.S.T. i O. w Łysej Górze wprowadzono: 1. dodatkowe wyceny aktywów i pasywów oraz ustalenie wyniku finansowego 2. dodatkowo opis kont analitycznych wraz z zał. Nr 1 3. dodatkowo opis systemu informatycznego 4. zał. Nr 1 do instrukcji dotyczącej wykazu programów informatycznych w Z.S.T. i O w Łysej Górze zastępuje się zał. Nr 2 wprowadzającym dodatkowo datę rozpoczęcia eksploatacji programów. W dziennikach obrotów jest uwidoczniona osoba odpowiedzialna za treść zapisu oraz data dokonania operacji gospodarczej i rodzaj dokumentu na podstawie którego dokonano zapisu. Zarządzenie Dyrektora Z.S.T. i O. w Łysej Górze Nr 14 z wprowadza nową instrukcję inwentaryzacyjną w której określono dokumentację przeprowadzania inwentaryzacji oraz sposób rozliczania różnic inwentaryzacyjnych. Druki ścisłego zarachowania - czeki powierzono innej osobie. Przestrzega się podpisów na delegacjach osób rozliczających się. W odniesieniu do zastrzeżeń dotyczących zawierania umów obecna Dyrekcja deklaruje zwracanie uwagi na poprawne zapisy i równe traktowanie osób fizycznych, z którymi zawierane są umowy. DYREKTOR SZKOŁY mgr iif jjffyiria Piela

2 Audyt Wewnętrzny PROTOKÓŁ Z NARADY ZAMYKAJĄCEJ Nazwa zadania audytowego: Celowość, oszczędność i efektywność wydatkowania środków budżetowych. Nr zadania: Cel narady: 2/AW/2007 Przedstawienie ustaleń z przeprowadzonego audytu Obecni - Komórka /jednostka/ audytowana (klienci audytu): - Dyrektor - Główna księgowa Przeprowadził: Ryszard Janicki - Audytor Wewnętrzny Przebieg narady i ustalenia: W trakcie narady zamykającej przedstawione zostały ustalenia z przeprowadzonego zadania audytowego. Dyrektor jednostki oraz główna księgowa odnieśli się ze zrozumieniem do przedstawionych ustaleń i zobowiązali się do ich usunięcia. Jeszcze w trakcie audytu wdrożono część rekomendacji przedstawionych przez audytora. Au OYTOR/WEWN Ę/RZNY w Starostwie Powiatowym DYREKTCJJK SZKOŁY <ngr iriż kard Janicki Podpis Audytora Wewnętrznego mgr inżjf/ćaria Piela Podpig Kierownika Jednostki Audytowanej

3 SPRAWOZDANIE KOŃCOWE Z AUDYTU WEWNĘTRZNEGO przeprowadzonego w: Zespole Szkół Technicznych i Ogólnokształcących w Łysej Górze temat: Celowość i efektywność wydatkowania środków budżetowych".

4 Spis treści. Wstęp 3 Rozdział 1. Założenia ogólne Streszczenie wyników audytu Przedmiotowy i podmiotowy zakres audytu. Czas przeprowadzenia audytu Przedmiotowy i podmiotowy zakres audytu Termin przeprowadzenia audytu Skład zespołu przeprowadzającego audyt Prezentacja celów audytu Klasyfikacja ustaleń ze względu na poziom zidentyfikowanych ryzyk Przeprowadzone czynności i ich dokumentacja 6 Rozdział 2. Ustalenia i zalecenia 7 Informacje końcowe 12 o

5 Wstęp. Temat zadania audytowego Nr zadania audytowego Nazwa komórki, w której przeprowadzany był audyt wewnętrzny Skład zespołu audytowego Celowość i efektywność wydatkowania środków budżetowych 2/AW/2007 Zespół Szkół Technicznych i Ogólnokształcących w Łysej Górze Ryszard Janicki - audytor wewnętrzny Termin przeprowadzenia audytu wewnętrznego r r. Okres objęty audytem 2006 r. Imię i nazwisko kierownika audytowanej komórki Jan Mleczko Realizowane zadanie wynika z rocznego planu audytu w Powiecie Brzeskim.

6 Rozdział 1. Założenia ogólne. 1.1 Streszczenie wyników audytu. W dniach r. w Zespole Szkół Technicznych i Ogólnokształcących w Łysej Górze przeprowadzone zostało zadanie audytowe z zakresu celowości i efektywności wydatkowania środków budżetowych. W audycie szczególną uwagę zwrócono na takie obszary jak zasady funkcjonowania rachunkowości, celowość i efektywność dokonywania wydatków bieżących. W obszarze funkcjonowanie rachunkowości" stwierdzono braki w dokumentacji zasad rachunkowości oraz zakładowego planu kont, które były powodem uchybień formalnych w prowadzonej dokumentacji księgowej: > nieokreślenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu w dzienniku obrotów oraz zestawieniu stanu kont /jednostka prowadzi księgowość komputerową/, > brak w dzienniku obrotów daty dokonania operacji gospodarczej oraz określenia rodzaju dowodu księgowego na podstawie którego dokonano zapisu > uchybienia w zakresie prowadzenia ewidencji druków ścisłego zarachowania Dokładny opis przedstawiony jest w rozdziale 2 niniejszego sprawozdania. Kolejną czynnością podjętą przez audytora była ocena celowości i efektywności dokonywania wydatków budżetowych. Ocenie podlegały wydatki budżetowe bieżące. W trakcie czynności audytorskich ustalono że wydatki budżetowe bieżące były dokonywane w celu zapewnienia podstawowego funkcjonowania szkoły. min. na zakup energii, usług telefonicznych, badania okresowe pracowników, opłaty bankowe, wywóz nieczystości czy opłata podróży służbowych. Analizując w/w wydatki A

7 stwierdzono, że były one dokonywane w sposób celowy i efektywny, jednak w kilku przypadkach stwierdzono drobne braki w rozliczaniu delegacji służbowych, umów o dzieło oraz udostępnienia sali gimnastycznej. Szczegóły w rozdziale Przedmiotowy i podmiotowy zakres audytu. Czas przeprowadzenia audytu Przedmiotowy i podmiotowy zakres audytu. - podmiotowy - audytem objęto dział księgowości - przedmiotowy: Zadanie audytowe będzie obejmowało: 1. Regulacje wewnętrzne dotyczące funkcjonowania rachunkowości w jednostce audytowanej, poprawności dowodów księgowych i zapisów księgowych, prowadzenie ksiąg rachunkowych ze szczególnym uwzględnieniem prawidłowości dokonywania zapisów księgowych Termin przeprowadzenia audytu. Audyt został przeprowadzony w terminie od r r Skład zespołu przeprowadzającego audyt. Ryszard Janicki - audytor wewnętrzny

8 1.4. Prezentacja celów audytu. 1. Ocena funkcjonowania rachunkowości pod kątem zgodności z przepisami. 2. Ocena celowości i efektywności dokonywania wydatków bieżących. 1.5 Klasyfikacja ustaleń ze względu na poziom zidentyfikowanego ryzyka. Kryteria ryzyk: Ryzyka Bardzo poważne Poważne Opis Duża istotność. Bardzo duża materialność (straty finansowe - od 20% budżetu); oszustwa; kradzieże; duża szkoda na wizerunku jednostki; zagrożona realizacja głównych celów jednostki. Wymagają natychmiastowej reakcji kierownictwa. Duża istotność. Duża materialność (straty finansowe - od 10% do 20% budżetu); szkoda na wizerunku jednostki; zagrożona realizacja celów jednostki; naruszenie podstawowych przepisów (ustaw). Reakcja kierownictwa niezbędna. Umiarkowane Średnia istotność. Średnia materialność (straty finansowe - od 4% do 10% budżetu); niewielka szkoda na wizerunku jednostki; naruszenie przepisów niższej rangi. Przeciwdziałanie kierownictwa wskazane. Niskie Mała istotność. Mała materialność (straty finansowe do 4% budżetu); naruszenie przepisów wewnętrznych. Przeciwdziałanie zależy od decyzji kierownictwa - należy rozważyć stosunek kosztów do wartości jaką przyniesie wdrożenie rekomendacji. 1.6 Przeprowadzone czynności i ich dokumentacja. Dla celów wstępnego zapoznania się z jednostką audytowaną dokonano przeglądu istniejących regulacji organizacyjnych /Statut szkoły, regulaminy, roczne sprawozdania z wykonania wydatków oraz inne instrukcje i zarządzenia dotyczące funkcjonowania jednostki/. Całe zadanie audytowe dotyczące funkcjonowania rachunkowości, gospodarki kasowej oraz celowości i efektywności dokonywania wydatków

9 bieżących przeprowadzono w oparciu o kwestionariusze kontroli wewnętrznej, które zawierają pytania skierowane do jednostki audytowanej. Prawidłowość dokonywania zapisów księgowych oraz kompletność dowodów księgowych sprawdzono na grupie losowo wybranych zapisów oraz dokumentów źródłowych. Celowość i efektywność wydatków bieżących sprawdzono na podstawie losowo wybranych wydatków z kart wydatków. Analiza odpowiedzi udzielonych na poszczególne zagadnienia zawarte w dokumentach roboczych dała podstawę do sformułowania wniosków. Rozdział 2. Ustalenia i zalecenia. 2.1 Obiekt audytu: Funkcjonowanie rachunkowości Obiekt kontroli: polityka rachunkowości - rodzaje i poprawność ksiąg rachunkowych - prawidłowość dowodów księgowych a) Kryteria; ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. /Dz. U. Nr 76 poz. 694 z 2002 r. z póź. zm./ Przepis art.10 w/w ustawy stanowi, iż jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte zasady /politykę/ rachunkowości, a w szczególności dotyczące: - określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych, - metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego w zakresie, w jakim ustawa pozostawia jednostce prawo wyboru, - sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:

10 zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej, wykazu ksiąg rachunkowych, opisu systemu przetwarzania danych. - przepis art. 13 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości określa, iż księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą: - dziennik, - księgę główną - księgi pomocnicze, - zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, - wykaz składników aktywów i pasywów ( inwentarz). - dowód księgowy powinien zawierać co najmniej: 1 a. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, b. określenie stron dokonujących operacji gospodarczej, c. opis operacji oraz jej wartość, d. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu, e. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów, f. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości e

11 g. Powinny zawierać wskazanie działu, rozdziału i paragrafu klasyfikacji budżetowej Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone powyżej oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek 2. Dokumenty księgowe powinny zawierać opis merytoryczny wskazujący cel zakupu i przeznaczenie. Zgodnie ze Standardami kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych" kluczowe obowiązki dotyczące prowadzenia, zatwierdzania, rejestrowania i sprawdzania operacji finansowych, gospodarczych i innych zdarzeń są rozdzielone pomiędzy różne osoby, z uwzględnieniem obowiązków i odpowiedzialności głównego księgowego jednostki. Ponadto jednostka powinna posiadać: - Instrukcję obiegu i kontroli dokumentów finansowo - księgowych określającą rodzaje dokumentów przyjętych do stosowania, operacje gospodarcze, harmonogram spływu dokumentów, miejsce powstawania określonego dokumentu jak również osoby upoważnione do sprawdzania i zatwierdzania dokumentów. - Instrukcję inwentaryzacyjną regulującą sprawy techniczno - organizacyjne, przygotowawcze i proceduralne inwentaryzacji, - Instrukcję w sprawie druków ścisłego zarachowania ustalającą wykaz dowodów stanowiących druki ścisłego zarachowania, ich ewidencję i gospodarowanie. - Instrukcję opisującą zasady gospodarki kasowej. art. 22 ust. 1 ustawy o rachunkowości o

12 b) Stan faktyczny. W Zespole Szkół Technicznych i Ogólnokształcących /ZSTiO/ obowiązywała w badanym okresie dokumentacja zasad rachunkowości oraz zakładowego planu kont, wprowadzona zarządzeniem nr 2/2006/07 Dyrektora ZSTiO z dnia r. w której nie określono metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, a także zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej. Braki w dokumentacji zasad rachunkowości oraz zakładowego planu kont, instrukcji inwentaryzacyjnej, dzienniku obrotów, instrukcji w sprawie druków ścisłego zarachowania, mogą skutkować uchybieniami formalnymi w prowadzonej dokumentacji księgowej. Itak: brak w delegacjach podpisu osoby rozliczającej się /załącznik nr 1/ instrukcja inwentaryzacyjna nie określa sposobu dokumentowania przeprowadzania inwentaryzacji oraz sposobu rozliczania różnic inwentaryzacyjnych zapisy w dzienniku obrotów nie pozwalają na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu, nie zwierają daty dokonania operacji gospodarczej oraz rodzaju dokumentu księgowego na podstawie którego dokonano zapisu * zestawienie stanu kont syntetycznych nie zwiera sumy obrotów narastająco od początku roku obrotowego oraz sumy sald na koniec okresu sprawozdawczego rejestr druków ścisłego zarachowania prowadzi osoba, która otrzymuje je do realizacji /czeki gotówkowe/ Kolejną czynnością podjętą przez audytora była ocena celowości i efektywności dokonywania wydatków budżetowych. Ocenie podlegały in

13 wydatki budżetowe bieżące. W trakcie czynności audytorskich ustalono, że wydatki budżetowe bieżące były dokonywane w celu zapewnienia podstawowego funkcjonowania szkoły. Należy jednak zwrócić uwagę, iż zdarza się że zawierane umowy o dzieło nie wyczerpują znamion pełnego i dokładnego opisu zakresu prac lub czasu wykonania dzieła, a także równego traktowania osób fizycznych /dotyczy to umów o dzieło nr 5/2006 i nr 6/2006 z dnia r.. Umowy te zwierają taki sam zakres prac oraz czas trwania wykonania dzieła, jednak różnią się kwotą wynagrodzenia prawie dwukrotnie. Umowa nr 5/06 - na kwotę 980,00 zł umowa nr 6/06 - na kwotę 1567,00 zł brutto. Według wyjaśnień pracowników ZSTiO różnica powyższa wynika z faktu iż osobą z wyższym wynagrodzeniem r za tą samą pracę był zięć Dyrektora. Świadczy to o nadużywaniu stanowiska służbowego do celów prywatnych (rodzinnych)/. c) Ryzyko poważne. Braki w dokumentacji zasad rachunkowości oraz zakładowego planu kont, instrukcji inwentaryzacyjnej, dzienniku obrotów, instrukcji w sprawie druków ścisłego zarachowania, skutkują uchybieniami formalnymi w prowadzonej dokumentacji księgowej, co w konsekwencji może mieć wpływ na negatywne implikacje finansowe. Również zwieranie umów o dzieło powinno być czytelne, przejrzyste z zachowaniem równości traktowania. Dlatego też powyższe braki należy zakwalifikować jako ryzyko poważne. d) Rekomendacje. 1. Uzupełnić oraz dostosować dokumentację zasad rachunkowości oraz zakładowego planu kont, instrukcję inwentaryzacyjną dziennik obrotów, instrukcję w sprawie druków ścisłego zarachowania do wymogów ustawowych. Przy uzupełnianiu należy oprzeć się m.in. na ustawie o rachunkowości, ustawie

14 o finansach publicznych jak również na standardach kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych. 2. Przy zawieraniu umów /o pracę, zlecenia czy o dzieło/ przestrzegać wszystkich zasad wynikających z przepisów prawa tj. Kodeksu Pracy oraz Kodeksu Cywilnego. Termin: do końca 2007 r. - odpowiedzialny za wdrożenie rekomendacji - Dyrektor ZSTiO. Informacje końcowe. Sprawozdanie zostało sporządzone w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden został przekazany kierownikowi jednostki audytowanej, drugi Staroście Brzeskiemu, trzeci zostanie dołączony do akt bieżących audytu. Jednocześnie informuję, iż kierownik jednostki, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny, może zgłosić na piśmie, w terminie 14 dni od dnia otrzymania sprawozdania dodatkowe wyjaśnienia lub umotywowane zastrzeżenia dotyczące ustaleń stanu faktycznego, analizy przyczyn i skutków stwierdzonych uchybień oraz uwag, wniosków i zaleceń zawartych w sprawozdaniu. DYRE SZKOŁY Kiero tr morki ' i auc ;j