Z A P R O S Z E N I E DO ZŁOŻENIA OFERTY ZAMAWIAJĄCY

Transkrypt

1 Zapytanie ofertowe nr 01/DK/2014/L Z A P R O S Z E N I E DO ZŁOŻENIA OFERTY ZAMAWIAJĄCY Strona 1 Pracodawcy Lubelszczyzny Lewiatan ul. 1-go Maja Lublin NIP , REGON INFORMACJE OGÓLNE 1. Projekt Dobre kadry szansą na innowacje jest realizowany w partnerstwie. Liderem projektu są Pracodawcy Lubelszczyzny Lewiatan, Partnerem projektu jest Fundacja Promocji Edukacyjnej Orylion. Projekt realizowany jest w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet II Rozwój zasobów ludzkich i potencjału adaptacyjnego przedsiębiorstw oraz poprawa stanu zdrowia osób pracujących, Działanie 2.1 Rozwój kadr nowoczesnej gospodarki, Poddziałanie Partnerstwo dla zwiększania adaptacyjności, na podstawie umowy o dofinansowanie, nr UDA-POKL /12 zgodnie z konkursem numer: POKL/2.1.2/2012/S. 2. Grupę docelową projektu stanowią przedsiębiorcy (właściciele, kadra zarządzająca) oraz pracownicy MŚP. 3. Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. 4. Projekt jest realizowany w okresie: r. do r. 5. Cele Projektu: Upowszechnianie rozwiązań, warunków i zmian w przestrzeni gospodarczej zwiększających adaptacyjność MŚP z województw lubelskiego, świętokrzyskiego i podkarpackiego wśród pracowników oraz pracodawców MŚP do r. Zwiększenie wiedzy i umiejętności 990 pracowników i 180 pracodawców MŚP z województw lubelskiego, świętokrzyskiego oraz podkarpackiego w zakresie adaptacyjności przedsiębiorstw do r. Zwiększenie umiejętności praktycznych 30 przedsiębiorstw MŚP z województw lubelskiego, świętokrzyskiego oraz podkarpackiego do stosowania rozwiązań z zakresu adaptacyjności przedsiębiorstw do r.

2 6. Postępowanie prowadzone jest z zachowaniem zasady efektywnego zarządzania finansami zawartej w Zasadach Finansowania Programu Operacyjnego Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL. I. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA I.1. Przedmiotem zamówienia jest opracowanie strategii adaptacyjności 30 przedsiębiorstw posiadających siedzibę lub oddział w 3 województwach objętych projektem, po 10 przedsiębiorstw w każdym, na podstawie przeprowadzonych spotkań konsultacyjnych dotyczących zdiagnozowania zdolności tych przedsiębiorstw do zmieniających się warunków gospodarczych. I.2. W zakres przedmiotu zamówienia wchodzi: I.2.1. Przeprowadzenie spotkań konsultacyjnych 1) Konsultacje zostaną zrealizowane w wymiarze 3 spotkań, w których weźmie udział 3 ekspertów z przedstawicielami każdego przedsiębiorstwa objętego procesem opracowania strategii adaptacyjności. 2) Każde spotkanie będzie trwało nie krócej niż 2 godziny. Łącznie przewiduje się 6 godzin konsultacji na jedno przedsiębiorstwo. 3) Spotkania stanowić będą podstawę analiz i procesu opracowania strategii. 4) W skład zespołu ekspertów wejdzie minimum: a) Specjalista w zakresie strategii rozwoju organizacji, b) Specjalista z branży danego przedsiębiorstwa, c) Specjalista w zakresie współpracy B+R. 5) Wykonawca udokumentuje czas i zakres przebiegu spotkań konsultacyjnych poprzez karty czasu pracy ekspertów oraz raporty ze spotkań. I.2.2. Opracowanie Strategii adaptacyjności przedsiębiorstwa w oparciu o spotkania konsultacyjne określone w pkt. I ) Strategia adaptacyjności rozumiana jest jako dokument określający opcje strategiczne i przedstawiający wybór strategiczny na poziomie przedsiębiorstwa. Strategia adaptacyjności na poziomie przedsiębiorstwa polegać ma na określeniu, czy firma będzie koncentrować na jednym biznesie, czy na dwóch lub kilku, określać będzie kierunki, zakres rozwoju firmy. W przypadku firmy wyspecjalizowanej wytwarzającej jeden rodzaj produktu lub usług strategia firmy określa jej działania w zakresie rozwoju produktu lub usługi, rozwoju i penetracji rynku oraz koncepcji działań konkurencyjnych. 2) Zakres wykorzystanych danych do przygotowania strategii: a) Misja, wizja rozwojowa i cele strategiczne. b) Analizy, symulacje (rynkowe, finansowe, sprzedażowe, itd.). c) Zasoby organizacji, dokumentację wewnętrzną. d) Dotychczasowe strategie, doświadczenia, inicjatywy i pomysły. e) Warsztaty strategiczne i dyskusję wewnątrz organizacji. f) Metody takie jak np. SWOT czy BSC (Zrównoważona Karta Wyników). Strona 12

3 3) Opracowanie strategii dla firmy powinno być realizowane z uwzględnieniem pracy zespołu mieszanego, w którego skład wchodzą przedstawiciele różnych grup, działów przedsiębiorstwa objętego procesem przygotowania strategii tak, aby uwzględnić różne aspekty i uwarunkowania zgodnie z założeniami określonymi w pkt. I ) Minimalny zakres analizy będący podstawą opracowania strategii obejmować będzie etapy: a) Identyfikacja (określenie misji, ustalenie priorytetów przedsiębiorstwa). b) Diagnozowanie (analiza zewnętrzna i wewnętrzna przedsiębiorstwa). c) Planowanie (opracowanie wariantów, wybór wariantów). d) Realizacja (zakres planowanych działań, zakres kontroli tych działań). 5) Zakres merytoryczny strategii powinien: a) objąć dostatecznie szeroki zakres problemów, często wykraczając poza dziedziny bezpośrednio związane z dotychczasową działalnością przedsiębiorstwa i tradycyjnie objęte rozpoznaniem, b) sięgać dostatecznie głęboko, posługując się materiałami źródłowymi, badaniami pierwotnymi, prowadzonymi nieraz specjalnie dla zaspokojenia jej potrzeb, c) odnosić się raczej do przyszłości niż teraźniejszości, skupiać się na ujęciach prospektywnych, perspektywicznych, zamiast statycznych, d) określać konsekwencje zidentyfikowanych zjawisk i prawidłowości dla rozwoju przedsiębiorstwa, nie ograniczając się do ich biernego opisu. 6) Minimalny SCHEMAT STRATEGII zawierać będzie następujące punkty: a) misja firmy odzwierciedlać ma zamierzenia i aspiracje firmy, oczekiwania pracowników i kierownictwa, wyjaśniać cel firmy; b) domena działania - określa, gdzie i komu firma zamierza sprzedawać swoje wyroby lub usługi, obejmuje analizę zewnętrzną i wewnętrzną przedsiębiorstwa; c) cele strategiczne - uzupełniają wybór domeny działania i strategicznej przewagi nad konkurentami, określają, co konkretnie firma chce osiągnąć w kolejnych okresach, i pozwalają kontrolować, czy firma osiąga sukces; d) przewaga strategiczna wskazuje, na czym polega w ramach wybranej domeny bycie bardziej atrakcyjnym partnerem niż inne firmy (np. patent, technologia, produkt); e) funkcjonalne programy działania - mają być przełożeniem koncepcji strategii na konkretne działania na wybranych kluczowych stanowiskach pracy. 7) Dokument stanowiący strategię adaptacyjności spełniać będzie następujące warunki techniczne: a) Czcionka tekstu strategii Times New Roman. b) Wielkość czcionki 12 pkt. c) Akapit 1,5 interlinii. d) Minimalny zakres stron 35. 8) Okres realizacji usługi - do 31 lipca 2015 r. Strona 13

4 I.3 Cena oferty powinna zawierać: a) koszty pracy ekspertów, b) szacowany koszt dojazdów ekspertów, c) koszty opracowania dokumentu strategii. II. SPOSÓB REALIZACJI ZAMÓWIENIA 1. Zamówienie będzie realizowane w częściach: a) Cz. I realizacja przedmiotu zamówienia zgodnie z założeniami określonym w pkt. I.2. dla 10 przedsiębiorstw z województwa lubelskiego; b) Cz. II realizacja przedmiotu zamówienia zgodnie z założeniami określonym w pkt. I.2. dla 10 przedsiębiorstw z województwa podkarpackiego; c) Cz. III realizacja przedmiotu zamówienia zgodnie z założeniami określonym w pkt. I.2. dla 10 przedsiębiorstw z województwa świętokrzyskiego. 2. Oferent może zaproponować harmonogram pracy z potencjalnym uwzględnieniem etapowego odbioru prac. 3. Zamawiający zapewni rozliczenie: a) kosztów materiałów, b) kosztów sal niezbędnych na spotkania konsultacyjne, c) kosztów cateringu na spotkania konsultacyjne, d) kosztów dojazdu na spotkania. 4. Poziom rozliczenia usług i towarów określonych w pkt. 3 niezbędnych do realizacji przedmiotu zamówienia będzie zgodny z wysokością limitów określonych w szczegółowym budżecie projektu. III. WYMAGANIA STAWIANE OFERENTOM III.1. Zamówienie może być udzielone podmiotowi, który spełnia łącznie następujące kryteria: 1. Oferent dysponuje potencjalnym autorem strategii, którym będzie osoba posiadająca minimum 3-letnie doświadczenie pracy na stanowiskach kierowniczych oraz doświadczenie w tworzeniu dokumentów strategicznych. Preferowane udokumentowane doświadczenie w pozyskiwaniu funduszy europejskich, zarządzaniu programami oraz projektami, wdrażaniu systemów zarządzania jakością. 2. Oferent dysponuje ekspertami spełniającymi kryteria opisane w pkt z wyłączeniem eksperta branżowego. IV. ZASADY SKŁADANIA OFERT IV.1 Kompletna oferta składa się z: 1. Formularza oferty stanowiącego Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania Ofertowego, zawierającego: Strona 14

5 a. Szacunek pełnych kosztów związanych z realizacją zamówienia (w tym koszty związane z przeniesieniem majątkowych praw autorskich do opracowanych materiałów). b. Oświadczeń ujętych w Załączniku nr 1 do niniejszego Zapytania Ofertowego. c. Opisu personelu zgodnie z Załącznikiem nr 2. d. CV personelu zaplanowanego do realizacji zamówienia zgodnie z formularzem stanowiącym Załącznik nr 3. e. Oświadczeń ujętych w Załączniku nr 1 do niniejszego Zapytania Ofertowego. 2. Do oferty załączyć należy: a. Poświadczoną za zgodność z oryginałem kserokopię odpowiedniego dokumentu rejestrowanego oferenta (wypis z KRS, wypis z ewidencji działalności gospodarczej, w przypadku spółki cywilnej również umowa spółki). b. Oświadczenie, że nie jest prowadzona wobec Oferenta żadne postępowanie egzekucyjne lub nie ogłoszono upadłości Zgodnie z Załącznikiem nr Ofertę wraz z wymaganymi załącznikami wskazanymi w pkt. 1-2 należy przekazać do dnia do godz. 12:00 w formie elektronicznej, wraz ze skanami dokumentów podpisanych przez osoby upoważnione do reprezentowania Oferenta, w formie wydruku podpisanego przez osoby upoważnione do reprezentowania Oferenta, listownie lub osobiście na adres: Pracodawcy Lubelszczyzny Lewiatan ul. 1-go Maja Lublin z dopiskiem: Zapytanie ofertowe nr 01/DK// Dopuszcza się złożenie oferty na nie więcej niż dwie części przez jednego Oferenta. 5. Dopuszcza się złożenie oferty wspólnej w przypadku złożenia oferty przez osoby fizyczne celem spełnienie warunków opisanych w pkt. IV.1.2. V. KRYTERIA WYBORU OFERTY V.1 Opis kryteriów oceny ofert Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie kierować się następującymi kryteriami: V.1.1 Kryteria podstawowe: 1. Oferent dysponuje potencjalnym autorem strategii, którym będzie osoba posiadająca minimum 3-letnie doświadczenie pracy na stanowiskach kierowniczych oraz doświadczenie w tworzeniu dokumentów strategicznych: oferent spełnia kryterium oferta przyjęta do oceny merytorycznej, oferent nie spełnia kryterium oferta odrzucona. 2. Oferent dysponuje ekspertami spełanijącymi kryteria opisane w pkt tj. a) Specjalistą w zakresie strategii rozwoju organizacji, b) Specjalistą w zakresie współpracy B+R; oferent spełnia kryterium oferta przyjęta do oceny merytorycznej, Strona 15

6 oferent nie spełnia kryterium oferta odrzucona. V.1.2 Pozostałym kryteriom przypisano następujące wagi: Ocena ofert będzie dokonana przez Komisję Oceniającą na podstawie informacji zawartych w dokumentach załączonych do oferty w skali punktowej odpowiednio do kryteriów: 1) Cena 60 % Cn = (c nn/ c n) * 60%, gdzie: c nn cena najniższa wśród złożonych ofert c n cena zaproponowana przez oferenta n Strona 16 Suma punktów uzyskanych za cenę = maksymalnie 60 pkt. 2) Kryteria merytoryczne 40% Lp. Kryterium Punktacja za spełnienie kryterium 1 Oferent dysponuje osobą posiadającą udokumentowane doświadczenie pracy powyżej 3 lat na stanowiskach kierowniczych w MŚP (z wyłączeniem osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą) 2 Oferent dysponuje osobą posiadającą udokumentowane doświadczenie zarządzania programami oraz projektami 3 Oferent dysponuje osobą posiadającą udokumentowane doświadczenie w pozyskiwaniu funduszy europejskich 4 Oferent dysponuje osobą posiadającą udokumentowane doświadczenie wdrażania systemów zarządzania jakością spełnia kryterium 10 pkt., nie spełnia warunku - 0 pkt. spełnia kryterium 10 pkt., nie spełnia warunku - 0 pkt. spełnia kryterium 10 pkt., nie spełnia warunku - 0 pkt. spełnia kryterium 10 pkt., nie spełnia warunku - 0 pkt. Razem 40 pkt. Suma punktów uzyskanych za kryteria merytoryczne = maksymalnie 40 pkt. X 40% V.1.3 Oceną oferty będzie suma punktów uzyskana za wszystkie kryteria. Suma punktów uzyskanych za cenę + Suma punktów uzyskanych za kryteria merytoryczne = Liczba punktów uzyskanych przez Wykonawcę Oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów łącznie zostanie przyjęta do realizacji.

7 VI. PROCES OCENY OFERTY 1. Ocenie merytorycznej poddane zostaną tylko kompletne formularze ofertowe. 2. Oferty zostaną ocenione w kolejności zgodnej z numeracją nadawaną podczas przyjmowania ofert w biurze Zamawiającego. 3. Oferty będą oceniane 2-etapowo. 4. I etap oceny obejmie weryfikację poprawności formalnej oferty, w tym jej kompletność i zgodność ze wzorami załączonymi do niniejszego zapytania ofertowego, w tym wiarygodność finansowa oświadczenie, że nie jest prowadzone wobec oferenta żadne postępowanie egzekucyjne ani, że nie ogłoszono upadłości oraz że nie jest powiązany osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. 5. II etap oceny obejmie weryfikację ustalonych przez Zamawiającego kryteriów opisanych w pkt. V. Oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów łącznie zostanie przyjęta do realizacji. W przypadku osiągnięcia równej liczby punktów przez więcej niż jednego Oferenta, o wyborze oferty decydować będzie cena. 6. Podział zadań przedstawicieli Zamawiającego: Przewodniczący Komisji Kierownik projektu, który odpowiedzialny będzie za poprawność formalną procesu wyboru ofert określoną w pkt. II-III. Dwóch Członków Komisji, którzy będą odpowiedzialni za merytoryczną ocenę ofert, w tym kryteriów określonych pkt. V. 7. Ocena dokonana przez Komisję ma charakter ostateczny. 8. W przypadku nie wybrania Wykonawcy, w szczególności w przypadku braku ofert, Zamawiający dopuszcza możliwość ponownego rozpatrzenia procedury. 9. Informacja o wynikach oceny zostanie przekazana Oferentom mailowo lub telefonicznie oraz opublikowana na stronie projektu. VII. INFORMACJE DODATKOWE: 1. Do zapytania ofertowego nie stosuje się Ustawy Prawo Zamówień Publicznych. 2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany treści niniejszego zaproszenia do czasu upływu terminu składania ofert. Jeżeli zmiany będą mogły mieć wpływ na treść składanych w postępowaniu ofert, Zamawiający przedłuży termin składania ofert. Dokonane zmiany przekazuje się niezwłocznie wszystkim Wykonawcom, do których zostało wystosowane zaproszenie ofertowe i jest ono dla nich wiążące. O dokonanych zmianach informuje się także na stronie internetowej, na której zostało zamieszczone ogłoszenie o zamówieniu. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia niniejszego postępowania bez podania uzasadnienia, a także do pozostawienia postępowania bez wyboru oferty. 4. Zamawiający zastrzega sobie prawo weryfikacji doświadczenia Oferenta i zgłoszonego przez niego personelu poprzez wezwanie do przedłożenia kopii dokumentów poświadczających posiadane doświadczenie. 5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do negocjacji wartości zamówienia z Oferentem, którego oferta uzyskała najwyższą liczbę punktów, jeśli jej wartość przekroczy wartość środków zaplanowanych w budżecie projektu na realizację usługi. Strona 17

8 VIII. OSOBA ZE STRONY ZAMAWIAJĄCEGO UPRAWNIONA DO KONTAKTU: Robert Cybulak Specjalista ds. upowszechniania idei adaptacyjności Dane kontaktowe: Tel. 81/ Strona 18