ODPOWIEDZI NA ZAPYTANIA WYKONAWCÓW

Transkrypt

1 Warszawa, dnia r. Pełnomocnik Zamawiającego: New Power Sp. z o.o. ul. Chełmżyńska 180 A Warszawa Reprezentujący: Gminę Krzykosy ul. Główna Krzykosy ODPOWIEDZI NA ZAPYTANIA WYKONAWCÓW W odpowiedzi na zapytanie oferenta dotyczące SIWZ, które wpłynęło faksem w dniu r. Pełnomocnik Zamawiającego Gminy Krzykosy trybie art. 38 ust. 1 Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: DZ. U. z 2015 r. poz. 2164) wyjaśnia, iż: Pytanie 1. SIWZ, Załącznik nr 4 wzór umowy 3 ust. 2 Wyjaśniamy, że Operator zgodnie z zawartą umową z Wykonawcą ma określoną ilość dni na przekazanie danych pomiarowych. W przypadku niespełnienia tego obowiązku, Wykonawca nie ze swojej winy może nie spełnić wymogu. W związku z powyższym wnosimy o usunięcie ww. ustępu. Odpowiedź 1. Pełnomocnik Zamawiającego domniemywa że pytanie dotyczy 2 ust. 2 projektu umowy. Pełnomocnik Zamawiającego informuje, że zapisy 2 ust. 2 projektu umowy pozostają bez zmian. Pytanie 2. SIWZ, Załącznik nr 4 wzór umowy 3 ust. 3 lit. c) oraz 6 lit. b) - W związku z oczekiwanie Zamawiającego zapewnienia dostępu do informacji o danych pomiarowo-rozliczeniowych energii elektrycznej pobranej przez Zamawiającego w poszczególnych punktach poboru, wyjaśniamy, że zużycie energii elektrycznej za okres rozliczeniowy jakie są przekazane przez Operatora Systemu Dystrybucyjnego zamieszczone są w fakturze Wykonawcy. Czy będzie to wytaczającym spienieniem warunku? Odpowiedź 2. Pełnomocnik Zamawiającego domniemywa że pytanie dotyczy 2 ust. 3 lit. c) oraz ust. 6 lit. b) projektu umowy. Pełnomocnik Zamawiającego informuje, że zużycie energii elektrycznej za okres rozliczeniowy zamieszczone na fakturze Wykonawcy nie będzie to wystarczającym spienieniem warunku. Pytanie 3. SIWZ, Załącznik nr 4 wzór umowy 3 ust. 5 - Wykonawca zwraca się z prośbą o dookreślenie, że Zamawiający poinformuje o zaprzestaniu dostarczania energii elektrycznej dla tego obiektu w terminie 30 dni przed jego likwidacją, a zaprzestanie sprzedaży energii elektrycznej nastąpi ze skutkiem na koniec miesiąca. Odpowiedź 3. Pełnomocnik Zamawiającego domniemywa że pytanie dotyczy 2 ust. 5 projektu umowy. Pełnomocnik Zamawiającego informuje, że zapisy 2 ust. 5 projektu umowy pozostają bez zmian. W przypadku rozwiązania umowy o świadczenie usług dystrybucji zawartej pomiędzy Zamawiającym a OSD lub zamiarze jej rozwiązania, Zamawiający zobowiązany jest niezwłocznie powiadomić Wykonawcę o tym fakcie. Pytanie 4. SIWZ, Załącznik nr 4 wzór umowy 5 ust. 3 - Z uwagi na brak informacji o mogącej wystąpić, w trakcie realizacji umowy, opodatkowania energii podatkiem od towarów i usług VAT, podatkiem akcyzowym lub ogólnie obowiązujących przepisów prawa Wykonawca zwraca się z prośbą o zmodyfikowanie przedmiotowego zapisu do treści: "Ceny energii elektrycznej pozostaną niezmienne w okresie obowiązywania umowy za wyjątkiem zmiany przepisów skutkujących zmianą kwoty podatku VAT, podatku akcyzowego lub zmiany ogólnie obowiązujących przepisów prawa. Ceny energii elektrycznej zostają powiększone o kwotę wynikającą z obowiązków nałożonych właściwymi przepisami, od dnia ich wejścia w życie, bez konieczności sporządzenia aneksu do umowy." 1

2 Odpowiedź 4. Pełnomocnik Zamawiającego informuje, że dopuszcza możliwość zmiany ceny jednostkowej w dwóch przypadkach: a) zmiany podatku akcyzowego na energię elektryczną b) zmiany podatku VAT na energię elektryczną. W związku z powyższym, zapisy pozostają bez zmian Pytanie 5. SIWZ, Załącznik nr 4 wzór umowy 7 ust. 1 Wnosimy o doprecyzowanie ww. ustępu o treść: Strony ustalają, że rozliczenia za pobraną energię elektryczną odbywać się będą zgodnie z okresem rozliczeniowym stosowanym przez OSD po otrzymaniu danych pomiarowych od Operatora. Odpowiedź 5. Pełnomocnik Zamawiającego domniemywa że pytanie dotyczy 6 ust. 1 projektu umowy. Pełnomocnik Zamawiającego informuje, że nie wyraża zgody na modyfikację 2 ust. 5 projektu umowy. Zapis pozostaje bez zmian. Pytanie 6. SIWZ, Załącznik nr 4 wzór umowy 7 ust Wykonawca informuje, iż faktury korygujące wystawiane są na podstawie skorygowanych danych pomiarowo rozliczeniowych, udostępnionych Wykonawcy przez OSD. Nie występują inne okoliczności mające wpływ na korektę zużycia energii elektrycznej poszczególnych punktów poboru. Wykonawca nie dokonuje przeliczeń do faktur korygujących w sposób wskazy w ww. ustępach.. Szczegółowe zasady dokonywania korekt określa umowa o świadczenie usług dystrybucji zawarta pomiędzy Zamawiającym a Operatorem Systemu Dystrybucyjnego. W związku z powyższym wnosimy o zmianę zapisów w ww. ustępach do treści: W przypadku stwierdzenia błędów w pomiarze lub odczycie wskazań układu pomiarowo rozliczeniowego, które spowodowały zaniżenie lub zawyżenie faktycznie pobranej energii elektrycznej, Wykonawca jest zobowiązany dokonać korekty uprzednio wystawionych faktur po otrzymaniu skorygowanych danych od Operatora, a Zamawiający jest zobowiązany do przekazania Wykonawcy środków finansowych należnych za pobraną energię elektryczną. Nadpłata wynikająca z korekty rozliczeń wskazanych w fakturze korygującej podlega zaliczeniu na poczet płatności w najbliższym okresie rozliczeniowym, chyba że Zamawiający zażąda jej zwrotu. W przypadku powstania niedopłaty Zamawiający ureguluje płatność w terminie wskazanym w fakturze korygującej. Odpowiedź 6. Pełnomocnik Zamawiającego domniemywa że pytanie dotyczy 6 ust. 3 7 projektu umowy. Pełnomocnik Zamawiającego informuje, że zapisy 6 ust. 3 7 projektu umowy pozostają bez zmian. Pytanie 7. SIWZ, Załącznik nr 4 wzór umowy 7 ust. 9 - Z uwagi na fakt, że faktury VAT są wysyłane listem zwykłym, Wykonawca nie jest w stanie określić w jakim terminie Zamawiający otrzyma fakturę, co może powodować komplikacje przy ustalaniu prawidłowego terminu płatności. Ponadto, w świetle przepisów podatkowych określenie terminu płatności na liczbę dni liczoną od dnia otrzymania faktury nie pozwala ustalić prawidłowej daty powstania obowiązku podatkowego, a to w konsekwencji naraża Wykonawcę na sankcje skarbowe z tytułu nieterminowego odprowadzenia podatku VAT. Art. 19a ust. 5 pkt. 4 ppkt. a) ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U Nr 54 poz. 535 z późn. zm.) stanowi, iż w przypadku dostaw energii elektrycznej obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury. W związku z powyższym zwracamy się do Zamawiającego z zapytaniem, czy zgadza się na zmodyfikowanie przedmiotowego zapisu w następujący sposób: Strony ustalają następujący sposób rozliczeń, w którym Wykonawca wystawia Zamawiającemu na koniec okresu rozliczeniowego fakturę rozliczeniową, z terminem płatności określonym na 30 dni od daty prawidłowego wystawienia faktury VAT przez Wykonawcę, przelewem na konto Wykonawcy. Wykonawca zobowiązany jest do doręczenia faktury na co najmniej 23 dni przed określonym terminem płatności. W razie niezachowania tego terminu, termin płatności wskazany w fakturze VAT zostanie automatycznie przedłużony o czas opóźnienia, a Zamawiający jest zobowiązany do poinformowania Wykonawcy o dacie jej otrzymania. Dodatkowo zwracamy uwagę, że określona przez Zamawiającego wysokość kar umownych w szczególności w odniesieniu do kary za każdy dzień opóźnienia w wystawieniu faktur, zdaniem Wykonawcy może zostać uznana jako kara rażąco wygórowana, co umożliwi jej podważenie na drodze sądowej, zgodnie z art Kodeksu Cywilnego. Taka możliwość podważania wysokości kary umownej nie tylko narazi strony umowy na koszty postępowania sądowego, ale wiąże się także z niepewnością co do praw i obowiązków stron. Jednocześnie tak wysoki poziom kary umownej za odstąpienie od umowy zmusi Wykonawców do uwzględnienia tego elementu 2

3 ryzyka przy wycenie usług dla Zamawiającego, co znajdzie wyraz w podwyższeniu ceny. Z tych względów zwracamy się z prośbą o usunięcie przedmiotowych zapisów. Odpowiedź 7. Pełnomocnik Zamawiającego domniemywa że pytanie dotyczy 6 ust. 9 projektu umowy. Pełnomocnik Zamawiającego nie wyraża zgody na modyfikację 6 ust. 9 Projektu Umowy. Zapis pozostaje bez zmian. Jednocześnie podkreślamy, że jeżeli Wykonawca pomimo starań nie otrzyma odczytów od OSD, i tym samym nie będzie mógł wystawić faktury zgodnie z terminem umownym, kara umowna nie zostanie naliczona. Wykonawca będzie jednak zobowiązany udowodnić na piśmie Zamawiającemu, iż nie mógł pozyskać danych i rzeczywiście nie wystawił faktury nie z własnej winy. Pytanie 8. SIWZ, Załącznik nr 4 wzór umowy 10 ust. 4 - Wykonawca zwraca się z prośbą o usunięcie przedmiotowych zapisów. Odstąpienie od umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy powinno dotyczyć sytuacji szczególnych, wyjątkowych przekładających się na brak możliwości prawidłowej realizacji umowy przez Zamawiającego. Oznacza to, że Zamawiający może wypowiedzieć umowę zasadniczo w każdym czasie. Informujemy, że z uwagi na art. 142 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, który stanowi, iż umowę zawiera się na czas określony, należy stwierdzić, że umowy takie zostały przez ustawodawcę skonstruowane jako źródło zobowiązań o charakterze trwałym, które powinny istnieć aż do upływu terminu, na jaki zawarta została umowa, jeśli tylko przedmiot zamówienia będzie przez Wykonawcę wykonywany w sposób prawidłowy. Także Wykonawcy mogą racjonalnie skalkulować wartość zamówienia jedynie wówczas, gdy mogą przewidzieć przez jaki odcinek czasu strony umowy pozostaną nią związane. W opinii Wykonawcy hipotetyczne uchybienia wskazane w przedmiotowych zapisach nie przekładają się na ewentualną szkodę Zamawiającego. Zapisy umożliwiające Zamawiającemu odstąpienie od umowy w takim przypadku wydają się być nieuzasadnione, w związku z czym zwracamy się z prośbą o ich usunięcie. Jednocześnie wskazujemy na uprawnienie Zamawiającego do odstąpienia od umowy określone w art. 145 Ustawy Prawo Zamówień Publicznych. Odpowiedź 8. Pełnomocnik Zamawiającego informuje, że zapis 10 ust. 4 projektu umowy pozostaje bez zmian. Pytanie 9. SIWZ, Załącznik nr 4 wzór umowy 11 ust. 3 - Uprzejmie informujemy, że zgodnie z Art. 15, Art. 18, a przede wszystkim Art. 29 przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych to Zamawiający odpowiada za prawidłowe przygotowanie postępowania przetargowego oraz opisu przedmiotu zamówienia tak, by Wykonawcy mogli rzetelnie przygotować ofertę. Prosimy o usunięcie tego zapisu, gdyż Wykonawca pozyskuje wszelkie informacje dotyczące danego postępowania wyłącznie z dokumentacji przetargowej przedstawionej przez Zamawiającego. Odpowiedź 9. Pełnomocnik Zamawiającego przekaże w wersji elektronicznej wszystkie dane, które jest w stanie pozyskać z faktur oraz umów. Jednocześnie Zamawiający informuje, że na podstawie 11 pkt. 3 Wykonawca nie jest zobligowany do pozyskania powyższych danych niezbędnych do zgłoszenia zmiany sprzedawcy, gdyż otrzyma je od Zamawiającego. Wykonawca, aby skutecznie przeprowadzić zmianę sprzedawcy zobowiązany jest natomiast do kontaktu z OSD chociażby w kwestii negatywnych weryfikacji punktów poboru. Mając wiedze, iż w obrębie któregokolwiek punktu poboru występują negatywne weryfikacje, Wykonawca zobligowany jest do niezwłocznego przekazania takiej informacji Zamawiającemu, aby ten mógł na bieżąco wyjaśniać nieprawidłowości. Pytanie 10. SIWZ, Załącznik nr 4 wzór umowy 11 ust. 4 i ust. 5 - Informujemy, że odpowiedzialność za terminowość i prawidłowość przekazanych danych niezbędnych do przeprowadzenia procedury zmiany sprzedawcy, dotyczących poszczególnych punktów poboru energii leży wyłącznie po stronie Zamawiającego. Sprzedawca nie może ponosić odpowiedzialności za ewentualną negatywną weryfikacje zgłoszeń umowy przez OSD. Z uwagi na powyższe zwracamy się z prośbą o wprowadzenie sformułowania o treści: Zamawiający ponosi odpowiedzialność za terminowość i poprawność przekazanych danych niezbędnych do przeprowadzenia procedury zmiany sprzedawcy. Odpowiedź 10. Pełnomocnik Zamawiającego przekaże w wersji elektronicznej wszystkie dane, które jest w stanie pozyskać z faktur oraz umów. Jednocześnie Zamawiający informuje, że na podstawie. Wykonawca nie jest zobligowany do pozyskania powyższych danych niezbędnych do zgłoszenia zmiany sprzedawcy, gdyż otrzyma je od 3

4 Zamawiającego. Sprzedawca nie ponosi odpowiedzialności za ewentualną negatywną weryfikacje zgłoszeń umów przez OSD. Wykonawca, aby skutecznie przeprowadzić zmianę sprzedawcy zobowiązany jest natomiast do kontaktu z OSD chociażby w kwestii negatywnych weryfikacji punktów poboru. Mając wiedze, iż w obrębie któregokolwiek punktu poboru występują negatywne weryfikacje, Wykonawca zobligowany jest do niezwłocznego przekazania takiej informacji Zamawiającemu, aby ten mógł na bieżąco wyjaśniać nieprawidłowości. Pytanie 11. SIWZ, Załącznik nr 4 wzór umowy 11 ust Informujemy, że zapisy dotyczące kar umownych są nieproporcjonalne i naruszają zasadę równości stron w stosunku cywilnoprawnym. Wykonawca zwraca się z prośbą o wprowadzenie adekwatnych kar umownych lub o usunięcie powyższych zapisów w całości. W przypadku wyrażenia zgody na rezygnację z kar umownych zwracamy się z prośbą o modyfikację zapisów do treści: Strony ponoszą wobec siebie odpowiedzialność odszkodowawczą na zasadach ogólnych do wysokości poniesionej szkody (straty). Informujemy jednocześnie, że zapisy w obecnym kształcie wpływają na wzrost ryzyka związanego z realizacją umowy po stronie Wykonawcy, co z kolei może negatywnie wpłynąć na kalkulację ceny ofertowej dla Zamawiającego. Odpowiedź 11. Pełnomocnik Zamawiającego informuje, że zapisy 11 ust. 11 projektu umowy pozostają bez zmian. Pytanie 12. Czy umowy dystrybucyjne (jeśli zamawiający posiada rozdzielone umowy) zawarte są na czas określony czy nieokreślony? Odpowiedź 12. Pełnomocnik Zamawiającego informuje, że umowy dystrybucyjne zawarte są na czas nieokreślony. Pytanie 13. Zwracamy się z zapytaniem czy Zamawiający przekaże niezbędne dane oraz dokumenty do przeprowadzenia procedury zmiany sprzedawcy w wersji elektronicznej Excel najpóźniej w dniu podpisania umowy? Dokument zawierający niezbędne dane stanowić będzie również załącznik do umowy. Wyłoniony Wykonawca będzie potrzebował do przeprowadzenia zmiany sprzedawcy: a) danych dla każdego punktu poboru: - nazwa i adres firmy; - opis punktu poboru; - adres punktu poboru (miejscowość, ulica, numer lokalu, kod, gmina); - grupa taryfowa (obecna i nowa); - planowane roczne zużycie energii; - numer licznika; - Operator Systemu Dystrybucyjnego; - nazwa dotychczasowego Sprzedawcy; - numer aktualnie obowiązującej umowy; - data zawarcia oraz okres wypowiedzenia dotychczasowej umowy; - numer ewidencyjny PPE; - czy jest to pierwsza czy kolejna zmiana sprzedawcy; b) dokumentów dla każdej jednostki objętej postępowaniem: - pełnomocnictwo do zgłoszenia umowy; - dokument nadania numeru NIP; - dokument nadania numeru REGON; - KRS lub inny dokument na podstawie którego działa dana jednostka; - dokument potwierdzający umocowanie danej osoby do podpisania umowy sprzedaży energii elektrycznej oraz pełnomocnictwa. Jednocześnie informujemy, że OSD może odrzucić zgłoszenia umów sprzedaży zawierające błędne dane skutkiem czego może być konieczność zakupu energii przez Zamawiającego od tzw. sprzedawcy rezerwowego, o którym mowa w art. 5 ust. 2a pkt 1 lit b) ustawy Prawo energetyczne. Odpowiedź 13. Pełnomocnik Zamawiającego informuje, że przekaże niezwłocznie po podpisaniu umów w wersji elektronicznej wszelkie dane, które jest w stanie pozyskać z faktur i umów: - nazwa i adres firmy; 4

5 - opis punktu poboru; - adres punktu poboru (miejscowość, ulica, numer lokalu, kod, gmina); - grupa taryfowa (obecna i nowa); - moc umowna; - planowane roczne zużycie energii; - numer licznika; - Operator Systemu Dystrybucyjnego; - nazwa dotychczasowego Sprzedawcy; - numer aktualnie obowiązującej umowy; - data zawarcia oraz okres wypowiedzenia dotychczasowej umowy; - numer ewidencyjny - numer PPE oraz dokumenty: - Pełnomocnictwo, - dokument nadania numeru NIP, - dokument nadania numeru REGON, - KRS lub inny dokument na podstawie którego działa dana jednostka dokument potwierdzający umocowania danej osoby do podpisania umowy sprzedaży energii elektrycznej oraz pełnomocnictwa. Pytanie 14. Czy Zamawiający udzieli Wykonawcy stosownego pełnomocnictwa do zgłoszenia w imieniu Zamawiającego zawartej umowy sprzedaży energii elektrycznej do OSD oraz wykonania czynności niezbędnych do przeprowadzenia procesu zmiany sprzedawcy u OSD wg wzoru stosowanego powszechnie przez Wykonawcę? W przypadku braku zgody na powyższe prosimy o wyjaśnienie czy Zamawiający ponosił będzie odpowiedzialność za treść przedstawionego wzoru pełnomocnictwa i za jego ewentualne zakwestionowanie przez OSD? Odpowiedź 14. Pełnomocnik Zamawiającego informuje, że Zamawiający udzieli Wykonawcy pełnomocnictwa zgodnego z Załącznikiem 4.2 do SIWZ Pełnomocnictwo i ponosi odpowiedzialność za jego poprawność. Pytanie 15. Czy Zamawiający wyrazi zgodę na podpisanie umów drogą korespondencyjną z wyłonionym w postępowaniu Wykonawcą? Odpowiedź 15. Pełnomocnik Zamawiającego informuje, że możliwe jest zawarcie umów drogą korespondencyjną. /-/ Rafał Burski Pełnomocnik Zamawiającego 5