Vademecum opracowywania wniosków PNWM Dokument wewnętrzny pomiędzy PNWM a jednostkami centralnymi. Stan:

Transkrypt

1 Vademecum opracowywania wniosków PNWM Dokument wewnętrzny pomiędzy PNWM a jednostkami centralnymi. Stan: Spis treści 1. Rodzaj zakwaterowania stawka zryczałtowana 2. Projekty z udziałem osób niepełnosprawnych 3. Projekty w kraju trzecim 4. Koszty podróży 5. Opiekunowie 6. Programy specjalistyczne 7. Wolontariusze i praktykanci 8. Współfinansowanie 12. Projekty międzypokoleniowe 9. Pośrednik językowy 13. Projekty wielonarodowe i udział w dużych 10. Relacja liczby uczestników przedsięwzięciach 11. Zasada miejsca zamieszkania 14. Inwestycje Wiążącą podstawą do opracowywania wniosków są Wytyczne wspierania PNMW, które obowiązują dla wielu tysięcy wniosków składanych co roku, dlatego nie zawierają i nie mogą zawierać szczegółowych uregulowań. Wytyczne zostały ustalone na czas nieokreślony, regularnie są kontrolowane przez grupę roboczą ds. Wytycznych, która ewentualne propozycje zmian przedkłada do dyskusji i akceptacji Radzie Polsko-Niemieckiej Współpracy Młodzieży. Uzupełnieniem do Wytycznych są Wskazówki dla jednostek centralnych, które powinni Państwo brać pod uwagę przy wydawaniu decyzji finansowych. Również te wskazówki nie regulują wszystkich szczegółów. Obydwa dokumenty nadal pozostawiają możliwości dalszej interpretacji. Fakt ten nie powinien Państwa niepokoić, gdyż dzięki temu możliwe jest wspieranie projektów nietypowych, pod warunkiem, że realizują cel PNWM: wspieranie polsko-niemieckich spotkań młodzieży. Aby zapobiec samowolnym i przypadkowym interpretacjom, obydwa referaty wspierania PNWM prowadzą aktualną listę z problemami i propozycjami ich rozwiązań. Ta lista ma służyć ujednoliceniu procedur i decyzji i jest regularnie dyskutowana i uzupełniana. Gdy konkretne pytanie występuje częściej, próbujemy stworzyć zasadę regulującą ten problem. Następnie zostaje ona poddana pod dyskusję i może stać się częścią Wskazówek dla jednostek centralnych. Po przetestowaniu i sprawdzeniu się tej reguły, może ona zostać przedłożona grupie roboczej ds. Wytycznych. Po zatwierdzeniu przez Radę reguła staje się częścią Wytycznych wspierania PNWM. W ten sposób w Wytycznych znalazły się np.: zagadnienia dotyczące wspierania praktyk. Oddajemy do Państwa dyspozycji wyciąg z listy pytań i problemów, jako Vademecum opracowywania wniosków PNWM. Lista ta powinna pomóc Państwu zrozumieć i zorientować się, jak PNWM z reguły postępuje w poszczególnych przypadkach. Jeżeli zdarzy się, że podejmą Państwo inną decyzję, co jest zasadniczo możliwe, konieczne będzie załączenie gruntownego uzasadnienia. Prosimy na bieżąco informować nas o problemach, które Państwa zdaniem powinny zostać uregulowane, abyśmy ew. mogli wprowadzić je do Vademecum opracowywania wniosków PNWM. 1

2 1. Rodzaj zakwaterowania stawka zryczałtowana (SZ) Placówka kształceniowa. Stawka zryczałtowana dla placówki kształceniowej będzie przyznawana tylko w przypadku, gdy z programu wynika, że referenci, pomieszczenia oraz inne oferty placówki kształceniowej będą wykorzystywane do przeprowadzenia projektu. Samo zakwaterowanie w placówce nie uzasadnia stawki dla placówki kształceniowej. Akademiki, internaty. Przy zakwaterowaniu studentów we własnych akademikach oraz uczniów w internatach będzie przyznawana SZ, jak przy zakwaterowaniu u rodzin, ponieważ organizatorzy nie ponoszą żadnych dodatkowych kosztów za nocleg. Uczestnicy z SOSW (Specjalny Ośrodek Szkolno-Wychowawczy), którzy w trakcie trwania projektów zakwaterowani będą w budynkach SOSW, otrzymują SZ jak przy zakwaterowaniu w rodzinach. Regułą jest przyznawanie 100% stawki. 2. Projekty z udziałem osób niepełnosprawnych Przy projektach z udziałem osób niepełnosprawnych mogą zostać przyznane pełne stawki zryczałtowane (100%) tylko w przypadku, gdy z udziałem osób niepełnosprawnych w programie wiążą się dodatkowe koszty. Wnioskodawca powinien odpowiedzieć na pytanie: "Czy z udziałem osób niepełnosprawnych w programie wiążą się dodatkowe koszty? Jeśli tak, to proszę podać jakie." 3. Projekty w kraju trzecim Obowiązuje zasada braku dofinansowania do kosztów programu w krajach trzecich. a) dofinansowanie do kosztów podróży jest możliwe jedynie na odcinku w Polsce i/lub Niemczech tylko dla uczestników z Polski i Niemiec. obliczanie dotacji do kosztów podróży do kraju trzeciego odbywa się zawsze na podstawie odległości podanej w WEB-SOWA (po wpisaniu kodów pocztowych i miejscowości) lub na podstawie GoogleMaps (najkrótsza trasa). Wówczas decyzja musi zostać udokumentowana wydrukowanym ScreenShotem lub jednoznaczną adnotacją w aktach. przy podróży samolotem będzie brana pod uwagę geograficzna granica kraju. WAŻNE: W przypadku programów odbywających się: - na WSCHód od Polski - wnioski rejestrujemy jako projekty odbywające się w Polsce, - na ZACHód od Niemiec - wnioski rejestrujemy jako projekty odbywające się w Niemczech. b) Zasada braku dofinansowania do kosztów programu nie dotyczy programów specjalistycznych w miejscach instytucji europejskich (Strasburg, Luksemburg, Bruksela), podczas których poruszane są zagadnienia europejskie, które uzasadniają projekt w tym miejscu. c) Jednodniowy wspólny pobyt w kraju trzecim bez noclegu w ramach spotkania może zostać dofinansowany jako dzień programu. 4. Koszty podróży Obowiązują przy programach wymiany młodzieży oraz projektach specjalistycznych. Obliczanie dotacji do kosztów podróży odbywa się zawsze na podstawie odległości podanej w WEB- SOWA (po wpisaniu kodów pocztowych i miejscowości) lub na podstawie GoogleMaps (najkrótsza 2

3 trasa). Wówczas decyzja musi zostać udokumentowana wydrukowanym ScreenShotem lub jednoznaczną adnotacją w aktach. Dotację przyznaje się na podstawie stawki zryczałtowanej za 1km obliczonej w jedną stronę z miejscowości wyjazdu (a) do miejsca rozpoczęcia wspólnego programu (b). Dotacja rozliczana jest na podstawie kopii faktur/biletów etc Przy podróży samolotem będzie brana pod uwagę geograficzna granica kraju Przy podróży samochodem osobowym: wg. stawek zryczałtowanych. Do rozliczenia wystarczające jest tabelaryczne zestawienie bezpośrednich kosztów (np. benzyna, ubezpieczenie, opłaty za przejazd autostradą, itp.). Bezpośrednio poniesione koszty stanowią maksymalną kwotę dofinansowania. Dotacja do kosztów podróży dla uczestników z kraju trzeciego od granicy Polski lub Niemiec do miejsca programu wypłacana jest gościowi z kraju trzeciego przez gospodarza w walucie gospodarza. 5. Relacja Opiekunowie - Uczestnicy Bez dodatkowych uzasadnień będzie uznawanych po dwóch opiekunów na każdą grupę narodową na pierwszych 10 uczestników. na każdych kolejnych 10 uczestników może zostać przyznany jeden dodatkowy opiekun o przykład: od 11 uczestników możliwe jest dofinansowanie trzech opiekunów, od 21 uczestników czterech opiekunó itd. opiekunowie poniżej 26 roku życia mogą zostać rozliczeni jako uczestnicy liczba opiekunów wykraczająca poza ww. proporcje będzie wspierana wyłącznie na podstawie uzasadnienia (np. projekty z niepełnosprawną młodzieżą). W takich sytuacjach prosimy o nawiązanie kontaktu z podmiotem. 6. Programy specjalistyczne (zob. także pkt. 19 Wskazówek dla JC) Kryteria dotyczące programu: Wymaga się wyraźnego polsko-niemieckiego charakteru spotkania w ciągu całego programu. Wsparcie mogą uzyskać programy do 4 dni. Większa liczba dni programowych jest możliwa w przypadku programów metodycznych. W przypadku dni programowych dotyczących także możliwości finansowania z innych źródeł i instytucji, wnioskodawca powinien zatroszczyć się u tego grantodawcy o odpowiednie wsparcie finansowe. Do rozliczenia należy z reguły dołączyć zaświadczenie potwierdzające, że osoby biorące udział w programie specjalistycznym są praktykami w zakresie polsko-niemieckiej wymiany młodzieży. Projekty JEDNOonarodowe jednodniowe programy informacyjne, jeśli służą promocji wymiany, promocji PNWM, itd. kilkudniowe programy organizowane przez JC dla podległych sobie podmiotów. DWU- lub TRZYnarodowe programy kilkudniowe dla aktywnych animatorów w wymianie polsko-niemieckiej. Wymagane zaświadczenie. giełdy kontaktów lub partnerów i programy kooperujących ze sobą JC dla swoich podmiotów. 3

4 7. Wolontariusze i praktykanci Wolontariusze nie mogą otrzymać dofinansowania jako uczestnicy czy opiekunowie spotkania, jeżeli w ramach swojego wolontariatu (np. Wolontariat Europejski itp.) w organizacji goszczącej uczestniczą w projekcie PNWM. Praktykanci wspierani przez PNWM nie mogą jednocześnie być rozliczani jako uczestnicy spotkań lub innych programów dofinansowanych przez PNWM. 8. Współfinansowanie W EUR: wyklucza się z bezpośrednimi lub pośrednimi (DFJW, Fundacja DRJA, Tandem, ConAct oraz program Młodzież w działaniu ) środkami Federalnego Planu dla Dzieci i Młodzieży (KJP). W PLN: wyklucza się ze środkami MEN oraz środkami programu Młodzież w działaniu Jest możliwe z innymi środkami UE oprócz z programami Leonardo oraz Sokrates w ramach jednej waluty. Informacje te obowiązują z punktu widzenia PNWM (Uwaga: niemieckie ministerstwa federalne oraz landy wykluczają jakiekolwiek współfinansowanie ze środkami PNWM, uznawanymi za środki publiczne) 9. Pośrednik językowy Wsparcie finansowe dla łącznie dwóch pośredników językowych bez dodatkowego wyjaśnienia możliwe jest w następujących przypadkach: przy projektach powyżej 40 uczestników (młodzieży) przy projektach trójstronnych przy projektach z równoległym programem (np. praca w mniejszych grupach roboczych) przy projektach powyżej 40 uczestników (młodzieży) na kolejnych 20 uczestników może zostać przyznany dodatkowo jeden tłumacz 10. Relacja liczby uczestników PNWM dopuszcza następującą relację liczby uczestników: D-PL/PL-D: max. 1:2 bez wyraźnego wyjaśnienia, odbiegająca relacja wymaga wyjaśnienia D-PL-Tri: jak wyżej. Dodatkowo obowiązuje a+b =/> c. Ponadto żaden kraj nie może stanowić większości grupy. Grupa z kraju trzeciego może stanowić max. 40% całej grupy. W przypadku nawet małego odstępstwa od ww. max. relacji wymagane jest wyjaśnienie. 11. Zasada miejsca zamieszkania Kto przebywa dłużej niż 3 miesiące w danym kraju, będzie postrzegany jako obywatel danego kraju zgodnie z Wytycznymi PNWM, niezależnie od faktycznej narodowości czy obywatelstwa. 12. Projekty międzypokoleniowe Zadaniem PNWM jest wspieranie spotkań młodzieży, nie zaś projektów z udziałem młodzieży. Projekty międzypokoleniowe z udziałem osób z różnych pokoleń, czyli tracące tym samym charakter spotkania młodzieży, nie mogą być zatem finansowane przez PNWM, nawet tylko częściowo dla grupy uczestniczącej młodzieży. 13. Projekty wielonarodowe i udział w dużych przedsięwzięciach PNWM nie może wspierać wielonarodowych projektów jak. np. skautowe Jamborees lub innych szczególnych wydarzeń, np. Światowych Dni Młodzieży lub Expo, w których uczestniczy również 4

5 młodzież z Polski i Niemiec. Podczas tak dużych przedsięwzięć charakter spotkania polskoniemieckiego, nawet jeśli uczestniczy w nim grupa polsko-niemiecka, nie jest zachowany. Motywacją udziału uczestników w takich wydarzeniach jest z reguły styczność z różnorodnością uczestników z wielu krajów oraz zdobywanie różnych doświadczeń. W przypadku takich przedsięwzięć możliwe jest jednak wsparcie dwunarodowych spotkań przygotowawczych. Przypadkiem precedensowym były Światowe Dni Młodzieży w Kolonii w 2005r., przed rozpoczęciem których np. polsko-niemieckie grupy młodzieży spotykały się w niemieckich parafiach, aby przygotować się wspólnie do udziału w ŚDM i wspólnie wyjeżdżały do Kolonii. W takich przypadkach spotkanie przygotowawcze może trwać krócej niż cztery dni. Duże jednonarodowe przedsięwzięcia, jak np. mające miejsce obozy strażackie, w których bierze udział tylko nieliczna grupa z drugiego kraju nie są przedmiotem dofinansowania PNWM. Wyjątek od tej zasady jest możliwy, gdy polsko-niemiecka grupa młodzieży w proporcjach odpowiadających Wytycznym PNWM realizuje własny wspólny program spotkania w ramach dużego narodowego przedsięwzięcia, ale korzysta jedynie z jego infrastruktury i bierze jedynie udział w nielicznych punktach jego programu. W takich przypadkach oprócz programu spotkania polsko-niemieckiego należy przedłożyć równoległy program dużego przedsięwzięcia. 14. Inwestycje Dofinansowane oraz rozliczone mogą zostać jedynie towary lub usługi, które zostały zakupione w celu przeprowadzenia projektu i zgodnie z doświadczeniem życiowym zostaną zużyte podczas jego realizacji. Relacja wartości drobnych nagród, upominków itp. musi być stosowna do proporcji całkowitych kosztów projektu. 5