Używanie kasy fiskalnej

Transkrypt

1 DORADCA PODATKOWY P r z e m y s ł a w W i ę c e k nr wpisu P O R A D N I K 26 wrzesień 2013 roku dla klientów kancelarii doradztwa podatkowego Używanie kasy fiskalnej Informacje dla kupujących kasę Kancelaria doradztwa podatkowego przekazuje sugestie dla rozpoczynających użytkowanie kasy fiskalnej zgłoszone przez innych naszych klientów. Przed zakupem kasy fiskalnej należy zgłosić do kancelarii doradztwa podatkowego, ile sztuk będzie kupionych. Dzięki temu, że na pierwszy zakup kas przysługuje ulga podatkowa, bardziej opłaca się kupić w jednym rzucie tyle kas, ile będzie potrzebnych w dającej się przewidzieć przyszłości niż dokupować je, gdy pojawi się taka konieczność. Jeżeli ma się w bliskiej perspektywie rozszerzenie działalności poprzez zwiększenie punktów sprzedaży, warto rozważyć zakup kilku kas. Przed kupnem kasy warto oszacować, ile dziennie odbywa się transakcji sprzedaży oraz ile czasu będzie się miało na wystawienie paragonu. Informacje te pomogą firmie sprzedającej kasy ustalić, jaki model kasy będzie odpowiedni. Czy potrzebna jest szybka i cicha drukarka, czy potrzebny jest czytnik kodów kreskowych? Obecnie na rynku występują kasy rejestrujące z dwoma rolkami papieru oraz nowego typu z elektronicznym zapisem kopii. Należy też pamiętać, że kasy fiskalne muszą umożliwiać: wydrukowanie na paragonie trzyliterowego symbolu waluty PLN, zmianę symbolu waluty, zaprogramowanie w pamięci kasy daty, godziny i minuty zmiany waluty, drukowanie na paragonie należności w dwóch walutach. Ponadto należy zastanowić się nad nazwami towarów i usług drukowanymi na paragonie (jeżeli mają być wprowadzane przyciskami a nie skanerem kodów kreskowych). Nazwa powinna być tak skonstruowana, aby po przeczytaniu nazwy i ceny jednoznacznie ustalić, o jaki towar lub usługę chodzi oraz czy odpowiednio przyporządkowano stawkę podatku. Uszczegółowienie poszczególnych nazw towarów i usług jest też uzależnione od rodzaju prowadzonej działalności. Oznacza to, że zamiast Telefon Faks lizyngodar@lizyngodar.com.pl Spółka doradztwa podatkowego Lizyngodar sp. z o.o. ul. Wawelska 78 lok Warszawa NIP REGON KRS: Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy XII Wydz.Gosp.KRS wysokość kapitału zakładowego: ,00 zł

2 posługiwać się takimi określeniami (właściwymi z reguły dla nazwy grupowania) jak warzywa/owoce, pieczywo, nabiał, napoje alkoholowe, napoje bezalkoholowe powinien stosować nazwy jak np. pomidory, jabłka (dla grupy warzywa/owoce), chleb, bułka (dla grupy pieczywo), ser żółty, mleko (dla grupy nabiał), piwo, wino, wódka (dla grupy napoje alkoholowe), woda, sok (dla grupy napojów bezalkoholowych/soków). Podatnik dokonujący sprzedaży jednej (lub kilku) odmian pomidorów może zaprogramować w kasie nazwę np. pomidor dla oferowanych tego typu towarów. Podatnik dokonujący sprzedaży różnych rodzajów ciastek (np.: kremówka, sernik na zimno, szarlotka) może stosować oznaczenie ciastka, bez określania szczegółowo, jaki to rodzaj ciastka. Stosowanie jednej nazwy jest dozwolone również wtedy, gdy towary są oferowane po różnych cenach (np. różna cena danego towaru za kilogram), z zastrzeżeniem przypadku, gdy podatnik ma w swojej ofercie towary objęte różnymi stawkami podatku VAT np. pomidory (suszone) objęte 8 % stawką podatku VAT oraz pomidory na gałązce objęte 5 % stawką podatku VAT, ciastka świeże objęte 8 % stawką podatku VAT oraz ciastka, których data minimalnej trwałości lub termin przydatności do spożycia przekracza 45 dni objęte 23 % stawką podatku VAT. Podatnik stosując dla określonego rodzaju towarów np. pomidorów, różne ceny (z uwagi na oferowanie różnych odmian tych pomidorów) powinien je wykazywać na paragonie w odrębnych pozycjach (przy możliwości ich identyfikowania za pomocą jednej nazwy np. pomidory, jeżeli sprzedawane towary objęte są jedną stawką VAT). Istnieją kasy fiskalne, które potrafią wydrukować fakturę VAT. Może to być przydatne, gdy nie odczuwa się potrzeby posiadania programu komputerowego do fakturowania. Są również modele kas zapisujące dane na paragonach w formacie elektronicznym, w takim przypadku nie zapisują się paragony na dodatkowej rolce tylko wszystko jest na karcie pamięci. Natomiast w przypadku kas fiskalnych nie posiadających pamięci elektronicznej, rolki na których zapisują się paragony należy przechowywać trwale przez okres 2 lat. W firmach wystawiających wiele paragonów, przechowywanie tych rolek papieru zajmuje dużo miejsca, dlatego warto się zastanowić na jaką kasę się zdecydować. Kasa rejestrująca jest komputerem tyle, że dopasowanym do wąskiego rodzaju zastosowań. Posiada jednak wiele funkcji do analizowania danych. Warto przemyśleć, jakie informacje byłyby przydatne do prowadzenia biznesu, co wpłynie na model kupionej kasy. Można analizować, które towary i w jakiej ilości są sprzedawane, w których godzinach i dniach jest największy obrót. Zamiast kasy fiskalnej można także kupić drukarkę fiskalną, która razem z komputerem tworzy zestaw o bardzo bogatych możliwościach. Wymaga dodatkowego oprogramowania, lecz w zamian oferuje jeszcze więcej funkcji. Używanie kasy fiskalnej Strona 2

3 W przypadku zakupu kasy z elektronicznym zapisem kopii podatnicy dodatkowo: prowadzą bieżącą kontrolę w zakresie prawidłowego i terminowego przekazu danych do archiwizowania, stosują urządzenia archiwizujące i informatyczne nośniki danych określone w książce kasy przez producenta krajowego, stosują autoryzowany przez producenta krajowego program archiwizujący, zgody z kartą kasy. Proszę to sobie obliczyć biorąc pod uwagę cenę kasy rejestrującej i opłaty za jej serwisowanie. Ulga podatkowa to 90 % ceny netto kasy, lecz nie więcej niż 700,00 zł na każdą kupioną kasę. (Jeżeli podatnik płaci VAT do urzędu skarbowego, to wpłaty zostaną pomniejszone o kwotę ulgi, a jeżeli podatnik nie płaci VAT do urzędu skarbowego, to kwotę ulgi otrzyma przelewem na rachunek bankowy w okresie od czterech do siedmiu miesięcy od fiskalizacji kasy). Jeżeli nie ma się doświadczenia z obsługą kasy fiskalnej, warto kupić ją na długo przed fiskalizacją i poćwiczyć sobie pracę z nią. Dopiero, gdy zbliży się ostateczny termin rozpoczęcia ewidencjonowania na kasie należy ją zafiskalizować. Od tego czasu kasa przestaje być zabawką, a staje się prawdziwym urządzeniem do celów fiskalnych. Zalecamy także, aby przy pomocy serwisanta aktywować funkcje kasy zabezpieczające przed pomyłkami. Najbardziej przydatne jest określenie ceny maksymalnej. Tam gdzie przeprowadza się bardzo dużo transakcji na małe kwoty (sklepy spożywcze, kioski) warto zaprogramować kasę, aby nie pozwalała na wstukanie ceny jednostkowej wyższej niż 50,00 zł. Przed pierwszym rozpoczęciem ewidencjonowania na każdej kasie należy złożyć w urzędzie skarbowym pisemne oświadczenie o liczbie kas i miejscu ich używania. Pismo takie przygotuje kancelaria doradztwa podatkowego, o ile zostanie powiadomiona o liczbie kas i miejscach ich używania. Symbol literowy A drukowany na paragonach powinien odpowiadać stawce podatku VAT 23 %. Zaleca się, aby kolejne litery podawały obniżone, używane przez podatnika stawki. Jeżeli prowadzona będzie sprzedaż opodatkowana systemem marży, wówczas kasę należy specjalnie oprogramować. Pierwszej wolnej literze (np. D, E, F lub G), przypisuje się stawkę 0 % (tzw. zero techniczne), a następnie prosi serwisanta, aby w książce kasy odnotował, że ta litera służy ewidencjonowaniu sprzedaży opodatkowanej systemem marży. Pozostałe symbole literowe mogą dotyczyć dowolnych stawek podatku. Kasa musi umieszczać na wydrukach dokumentów fiskalnych numer kontrolny, to jest numer Używanie kasy fiskalnej Strona 3

4 generowany przez program kasy z uwzględnieniem nieznanego użytkownikowi czynnika losowego. Paragon fiskalny dokładnie w tej kolejności, którą podajemy musi zawierać: a) imię i nazwisko lub nazwę podatnika, adres punktu sprzedaży, a dla sprzedaży prowadzonej w miejscach niestałych adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika, b) numer identyfikacji podatkowej podatnika (NIP), c) numer kolejny wydruku, d) datę i czas (godzinę i minutę) sprzedaży dla tej informacji nie przewiduje się zachowania ścisłej kolejności, e) oznaczenie PARAGON FISKALNY f) nazwę towaru lub usługi i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy (zobacz uwagi na stronie 1), g) cenę jednostkową towaru lub usługi, h) ilość i wartość sumaryczną sprzedaży danego towaru lub usługi z oznaczeniem literowym przypisanej stawki podatku, i) wartość rabatów lub narzutów, o ile występują, j) wartość sprzedaży brutto i kwoty podatku według poszczególnych stawek podatku po uwzględnieniu rabatów lub narzutów, k) wartość sprzedaży zwolnionej według podatku, l) łączną kwotę podatku, m) łączną kwotę sprzedaży brutto, n) oznaczenie waluty, w której rejestrowana jest sprzedaż, przynajmniej przy łącznej kwocie sprzedaży brutto, o) kolejny numer paragonu fiskalnego, p) kolejny numer kasy i oznaczenie kasjera (przy więcej niż jednym stanowisku kasowym), r) numer identyfikacji podatkowej nabywcy (NIP nabywcy) na żądanie nabywcy, s) logo fiskalne (stylizowane PL ) oraz numer unikatowy pamięci fiskalnej kasy. Jeżeli pragną nam Państwo podać swoje spostrzeżenia, będziemy bardzo wdzięczni. Fiskalizacja Fiskalizacji dokonuje serwis kasy. Wypełni także odpowiednie wpisy w książce kasy. Przekaże formularz zgłoszenia kasy do urzędu skarbowego. Jeden egzemplarz zgłoszenia należy natychmiast przekazać do kancelarii doradztwa podatkowego. Używanie kasy fiskalnej Strona 4

5 W terminie 7 dni od fiskalizacji musimy go złożyć w urzędzie skarbowym. Zdarzało się, że nasi klienci pytali serwisanta, czy on złoży takie zawiadomienie i serwisant odpowiadał zresztą zgodnie z prawdą że tak, ale bajer polega na tym, że zawiadomienie składa serwis oraz użytkownik kasy, a urząd skarbowy sprawdza, czy wpłynęły dwa zgłoszenia. Bardzo istotne jest trwałe umieszczenie na obudowie kasy fiskalnej jej numeru ewidencyjnego nadanego przez urząd skarbowy. Informacje dla użytkujących kasę Korzystanie z kasy rejestrującej regulowane jest wieloma przepisami, a także zasadami ustalonymi przez praktykę. Otóż w kasie należy rejestrować sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz osób fizycznych prowadzących działalność w formie indywidualnych gospodarstw rolnych. Pozostałą sprzedaż dokumentuje się fakturami VAT. Jeżeli wyżej wymieniona osoba zażąda faktury, należy ją wystawić, ale oprócz tego sprzedaż zarejestrować w kasie. Ten paragon należy dołączyć do kopii faktury. Muszą być trwale złączone, np. zszyte lub przyklejone. Paragony niezamieniane na faktury należy dać nabywcy. Jest to istotne, gdyż za nie wydanie paragonu można zapłacić mandat. Gdyby sporo klientów nie chciało go brać można wkładać go do torby lub opakowania ze sprzedawanym towarem, razem z pieniędzmi przy wydawaniu reszty lub razem z oddawaną kartą płatniczą. Niektórzy przy ladzie instalują koszt na śmieci, aby klientowi łatwo było wyrzucić niepotrzebny mu paragon. Jeśli natomiast następuje sprzedaż zaliczkowa to w takim przypadku w dniu otrzymania zaliczki np. na rachunek bankowy należy wystawić paragon na kwotę zaliczki. W przypadku, gdy klient już otrzymał paragon, a zdecydował się zamienić paragon na fakturę, to musi zwrócić paragon. Przepisy nakazują dołączyć paragon do kopii faktury dokumentującej sprzedaż. Wystawiona faktura VAT powinna mieć datę sprzedaży taką, jaka była na paragonie. Jeśli klient chce zwrócić towar lub uznano reklamację towarów lub usług, które skutkują zwrotem całości lub części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży, musi zwrócić paragon oraz prowadzić odrębną ewidencję zawierającą: datę sprzedaży, nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy, termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi, Używanie kasy fiskalnej Strona 5

6 wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wartość podatku należnego w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży, zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wartość podatku należnego w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży, dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży (paragon), protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę. Należy taką ewidencję i przekazać do kancelarii doradztwa podatkowego. Na ich podstawie skorygujemy sprzedaż o wartość zwróconych towarów. Jeżeli po zakupie nabywca uzyskał obniżenie ceny musi zwrócić oryginał paragonu. Paragon zamienia się na fakturę VAT z datą sprzedaży taką jak na paragonie, a potem wystawia się fakturę korygującą. Oryginał paragonu dołącza się do kopii faktury VAT. Przy wystawianiu paragonu należy wykazywać dużą ostrożność, aby nie wpisać do pamięci kasy za wysokiej ceny. Jeżeli wystawiono paragon na błędną kwotę i nie wręczono go jeszcze nabywcy bądź wystawiono paragon na błędną kwotę i wręczono go już nabywcy, należy odszukać w kopiach paragonów fiskalnych paragon z błędem, zrobić jego kopię i podanie następujących danych: błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży (wartość sprzedaży brutto i wartość podatku należnego) krótkiego opisu przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki oraz dołączenie oryginału (lub kopii) paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż, przy której nastąpiła oczywista pomyłka. Paragony błędne wraz z ewidencją należy przekazać do kancelarii doradztwa podatkowego, aby zostały księgowo anulowane. Gdyby błędy były częste, niestety wzbudzi to podejrzenia kontroli skarbowej. Napis na paragonie może oczywiście brzmieć inaczej, np. rezygnacja z zakupu, zwrot przedpłaty, rabat, jeżeli lepiej pasuje do sytuacji. Jeżeli (nawet z niezależnych od podatnika przyczyn) nie jest możliwe rejestrowanie obrotu przy użyciu kasy, nie można prowadzić sprzedaży towarów ani usług. Można tylko sprzedawać firmom i instytucjom na fakturę VAT. Na koniec sprzedaży dnia w którym nastąpiła sprzedaż wystawia się dobowy raport fiskalny, którego oryginał przechowuje się tak jak wszystkie inne dokumenty księgowe. Można wystawić więcej niż jeden dobowy raport fiskalny. Po zakończeniu miesiąca wystawia się raport okresowy za cały miesiąc, w terminie do 25. dnia miesiąca Używanie kasy fiskalnej Strona 6

7 następującego po danym miesiącu. Wszystkie raporty ze wszystkich kas przekazuje się do kancelarii doradztwa podatkowego celem zaksięgowania. Namawiamy, aby na raportach obejrzeć, czy kwoty sprzedaży są zgodne z oczekiwaniami. Dzięki temu szybko zauważy się błędy i pomyłki popełnione w trakcie wbijania cen na kasie. Sprzedawcy, którzy przed zakupem kasy wypełniali zeszyt o nazwie ewidencja sprzedaży, zaprzestają robienia tego. Jeśli cały obrót niefakturowany jest zapisywany w kasie, nie trzeba robić tego drugi raz w zeszycie. W razie potrzeby można zmienić obsługę serwisową kasy. W tym celu kieruje się wniosek do producenta lub importera, który nie może odmówić wydania zgody, jeżeli warunki cenowe i miejsca świadczenia usług serwisowych są korzystniejsze dla posiadacza kasy. Urząd skarbowy jest powiadamiany o zmianie obsługi serwisowej przez producenta lub importera. Kasa fiskalna może być używana do wystawiania faktur VAT. Dzięki temu odpada wystawianie dwóch dokumentów: paragonu i faktury. Nadal oczywiście jest możliwe dokonanie zamiany paragonu na fakturę na dotychczasowych zasadach: Nabywca zwraca oryginał paragonu i wtedy może dostać fakturę VAT, do której dołącza się zwrócony paragon. Kasa rejestrująca pod rygorem utraty ulgi związanej z jej zakupem podlega obowiązkowemu przeglądowi technicznemu, który ma się odbywać nie rzadziej niż co 24 miesiące. W przypadku pierwszego przeglądu technicznego (serwisu) liczony jest on od dnia fiskalizacji kasy. Książka kasy musi być przechowywana w miejscu używania kasy (z obowiązku tego zwolnione są jedynie kasy przenośne). W przypadku utracenia książki kasy w jakikolwiek sposób, podmiot prowadzący serwis główny, na wniosek podatnika, wydaje duplikat ksiązki kasy. Duplikat zawiera na stronie tytułowej napis DUPLIKAT oraz wszystkie dotychczasowe wpisy, w szczególności dane dotyczące obowiązkowych przeglądów technicznych. Używanie kasy fiskalnej Strona 7