Poradnik kupującego kasę rejestrującą do ewidencji obrotu

Transkrypt

1 Poradnik kupującego kasę rejestrującą do ewidencji obrotu Stoisz przed zakupem kasy fiskalnej? Nie wiesz jakie dokumenty złożyć do Urzędu Skarbowego? Jak uzyskać dodatkowy zwrot, przysługujący przy zakupie pierwszej kasy fiskalnej do firmy? Czy wreszcie jakie urządzenie kupić? Korzystając z naszego wieloletniego doświadczenia, przygotowaliśmy dla Ciebie szereg zagadnień, które odpowiedzą na powyższe pytania. Podzieliliśmy je na cztery kategorie: I. Etap przed zakupem urządzenia: 1) Kto ma obowiązek zainstalowania kasy fiskalnej? 2) Pierwsza kasa do firmy? Przed fiskalizacją zgłoś ją do Urzędu Skarbowego. 3) Ulga na zakup pierwszej kasy fiskalnej. Jak uzyskać zwrot za zakup kasy fiskalnej? 4) Czy warto kupić kasę rezerwową? II. Wybór kasy rejestrującej: 5) Czy warto jest kupić kasę fiskalną w sklepie internetowym lub w serwisach aukcyjnych? 6) A może używana kasa? III. Programowanie kasy fiskalnej. 7) Co powinien zawierać paragon fiskalny? IV. Co po fiskalizacji? 8) Koniecznie zgłoś kasę do Urzędu Skarbowego. Masz na to 7 dni. 9) Prowadzenie sprzedaży na kasie fiskalnej. 10) Książka serwisowa kasy. 11) Obowiązkowe raporty, które trzeba wykonywać. 12) Okresowe przeglądy techniczne. 13) Zwrot ulgi przyznanej na zakup kasy rejestrującej. Strona 1 z 9

2 1. Kto ma obowiązek zainstalowania kasy fiskalnej? Kasy fiskalne pojawiły się, jako element krajowego systemu podatkowego wraz z wdrożeniem zasad funkcjonowania podatku od wartości dodanej (w Polsce nazwanym podatkiem towarów i usług). Miały być urządzeniami, przy pomocy których ewidencjonuje się obroty dla potrzeb rozliczenia VAT w transakcjach dla ostatecznego konsumenta. Przy zastosowaniu kas fiskalnych miano również realizować prawa konsumenta w zakresie zapewnienia klientowi prawa do otrzymania dokumentu (paragonu) zawierającego podstawowe dane o mającej miejsce transakcji, a w tym dane o strukturze ceny (wysokości uwzględnionego w niej podatku VAT). Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas fiskalnych. Stosownie do regulacji zawartych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2009 r. oraz z 26 lipca 2010 r., obowiązek ten, co do zasady, powstaje jeżeli podatnik przekroczył w poprzednim roku podatkowym obroty na rzecz w/w podmiotów w wysokości zł. Obowiązek ten również dotyczy podatników, bez względu na wysokość osiąganego obrotu, jeżeli prowadzą działalność w zakresie wymienionym w 4 w/w rozporządzeń. Wraz z utratą prawa do korzystania ze zwolnienia od ewidencjonowania przy zastosowaniu kas fiskalnych, podatnik musi dokonać wyboru kasy, która będzie mu służyła do prowadzenia ewidencji. Wybór ten powinien być poprzedzony odpowiednią analizą. Podatnik powinien wziąć pod uwagę, czy w jego przypadku najlepszym rozwiązaniem będzie zakup urządzenia pozwalającego na rejestrowanie tylko prostych wymaganych przepisami informacji (np. wartości obrotu z podziałem na stawki podatkowe), czy też powinno ono być wyposażone w bardziej złożone funkcje (np. rejestrację stanów magazynowych, rozliczanie kasjerów). Celowym jest też rozważenie czy właściwszym urządzeniem będzie kasa fiskalna przenośna czy stacjonarna, współpracująca z komputerem czy nie, prowadząca rejestr sprzedaży w postaci kopii paragonów na nośniku papierowym czy też w formie zapisu elektronicznego. Sprawą znaczącą przy wyborze kasy fiskalnej jest również wzięcie pod uwagę jakie możliwości w zakresie konstruowania nazwy towaru lub usługi dają rozwiązania zawarte w danym typie kasy. Należy wybrać rozwiązanie najbardziej właściwe z punktu widzenia profilu działalności podatnika. Dlatego też zanim zdecydują się Państwo na zakup jakiegokolwiek urządzenia, zachęcamy do kontaktu z naszymi specjalistami, którzy zbadają Państwa preferencje i pomogą wybrać najwłaściwsze rozwiązanie. Strona 2 z 9

3 2. Pierwsza kasa do firmy? Przed fiskalizacją zgłoś ją do Urzędu Skarbowego. Przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania za pomocą kasy fiskalnej, podatnik zobowiązany jest do złożenia pisemnego zgłoszenia do właściwego naczelnika urzędu skarbowego o liczbie kas rejestrujących, które zamierza stosować oraz miejscu (adresie) ich używania. Podatnicy, którzy dokonują zgłoszenia jednej kasy, mogą to zrobić na formularzu zgłoszenia o miejscu instalacji kasy (załącznik nr 3 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania z dnia 28 listopada 2008 r. z późn. zm.) o ile zgłoszenie to zostanie złożone przed powstaniem obowiązku ewidencjonowania. Podatnicy obowiązani są rozpocząć w wyznaczonym terminie ewidencjonowanie przy zastosowaniu co najmniej 1/5 (w zaokrągleniu w górę do liczb całkowitych) liczby kas fiskalnych, która została zgłoszona przez podatnika do właściwego naczelnika urzędu skarbowego jako niezbędna do prowadzenia ewidencji we wszystkich miejscach sprzedaży. Od pierwszego dnia każdego następnego miesiąca podatnicy są obowiązani zainstalować i zastosować do prowadzenia ewidencji kolejne kasy w liczbie nie mniejszej niż liczba kas przypadająca do zorganizowania ewidencji w pierwszym miesiącu. W praktyce wygląda to następująco: Załóżmy, że z dniem 1 kwietnia chcemy wystawiać paragony na kasie fiskalnej, która jest pierwszą w naszej firmie. Na co najmniej jeden dzień (można oczywiście wcześniej) przed zakupem kasy składamy w urzędzie skarbowym osobiście lub wysyłamy listem poleconym druk zgłoszeniowy. Następnie zakupujemy kasę fiskalną, a serwis po przeszkoleniu wprowadza ją w tryb fiskalny. Fiskalizacja ta musi nastąpić najpóźniej w dniu 1 kwietnia (czyli tym, który widnieje na zgłoszeniu jako termin rozpoczęcia ewidencjonowania). Pamiętaj również, że możesz wcześniej zakupić kasę fiskalną w trybie treningowym i przez kilka pierwszych dni nauczyć się obsługi, a dopiero potem ją zafiskalizować! Strona 3 z 9

4 3. Ulga na zakup kasy fiskalnej. Jak uzyskać zwrot za zakup kasy fiskalnej? Zgodnie z art. 111 ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług podatnicy, którzy rozpoczną ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego w obowiązujących ich terminach, mogą odliczyć od tego podatku kwotę wydatkowaną na zakup kasy fiskalnej w wysokości 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł. Natomiast dla podatników, którzy wykonują wyłącznie czynności zwolnione od podatku lub są podatnikami zwolnionymi od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 lub 9, określono specjalne warunki, których spełnienie umożliwia zwrot określonych przepisami części kwot wydatkowanych na zakup kas. Dokonanie zwrotu następuje pod warunkiem: posiadania przez podatnika dowodu zapłaty całej należności za kasę fiskalną, złożenia przez podatnika do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania, pisemnego zgłoszenia o liczbie kas rejestrujących i miejscu (adresie) ich używania o tym pisaliśmy w akapicie: Pierwsza kasa do firmy? Przed fiskalizacją zgłoś ją do Urzędu Skarbowego, złożenia zgłoszenia o miejscu instalacji kasy rejestrującej wymagane na podstawie przepisów dotyczących kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania więcej w następnym akapicie, rozpoczęcia ewidencjonowania nie później niż w obowiązujących terminach. Uwaga! Ulga obowiązuje tylko przy zakupie pierwszego urządzenia na dany NIP. Dlatego też jeżeli planujesz rozwój firmy w krótkim czasie, zgłoś od razu więcej urządzeń. Wtedy otrzymasz zwrot od każdej kasy fiskalnej. Odliczenie kwot może być dokonane w rozliczeniu podatku VAT za okres rozliczeniowy, w którym rozpoczęto ewidencjonowanie przy zastosowaniu kas, lub za okresy następujące po tym okresie rozliczeniowym. Zwrot kwot następuje na wniosek podatnika wykonującego wyłącznie czynności zwolnione od podatku lub zwolnionego z podatku VAT, składany do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, zawierający: imię i nazwisko lub nazwę podatnika, jego dane adresowe oraz numer identyfikacji podatkowej, dane identyfikujące podmiot prowadzący serwis kas oraz który dokonał fiskalizacji kasy, oryginał faktury potwierdzającej zakup wraz z dowodem zapłaty całej należności za kasę rejestrującą, informację o numerze rachunku bankowego, na który należy dokonać zwrotu. Urząd skarbowy podatnikowi wykonującemu ww. czynności zwolnione dokonuje zwrotu w ciągu 25 dni od dnia złożenia wniosku. Strona 4 z 9

5 4. Rezerwowa kasa fiskalna czy warto? Wszystko zależy od tego jak często wystawiamy paragony i czy możemy pozwolić sobie na kilkudniową przerwę w sprzedaży. Jeżeli nie, to warto zastanowić się czy nie kupić od razu kasy fiskalnej rezerwowej. Proszę pamiętać, że nie musi to być dokładnie ten sam model jak kasa główna (choć tak byłoby najwygodniej dla osób obsługujących to urządzenie). Zaletą zakupu dwóch kas jednocześnie, jest możliwość uzyskania zwrotu z Urzędu Skarbowego od dwóch urządzeń. Jest to związane z tym, że zwrot przysługuje tylko od pierwszej zakupowanej kasy lub kas, ale muszą one być ujęte na tym samym zgłoszeniu. Poza tym, kupując dwa urządzenia jest szansa wynegocjowania wyższego rabatu w firmie sprzedającej urządzenia fiskalne. Pamiętaj, że jeżeli z przyczyn niezależnych od podatnika nie może być prowadzona sprzedaż przy zastosowaniu kas fiskalnych, podatnik jest obowiązany ewidencjonować obroty i kwoty podatku należnego przy zastosowaniu rezerwowego urządzenia. W przypadku gdy ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu rezerwowej kasy fiskalnej jest niemożliwe, podatnik nie może dokonywać sprzedaży. 5. Kasa fiskalna z Internetu? Większość sklepów internetowych, czy też firm sprzedających urządzenia w serwisach aukcyjnych może zaproponować atrakcyjną cenę na kasę fiskalną. Nie jest to związane tylko i wyłącznie z tym, że firmy takie często nie posiadają swoich salonów sprzedaży. Niska marża związana jest z późniejszymi usługami serwisowymi. Zakup kasy fiskalnej znacznie różni się od zakupu np. butów do biegania czy też dobrej książki w atrakcyjnej cenie w serwisie aukcyjnym. Kupując kasę fiskalną na odległość jesteś pozbawiony/a/: szkolenia z obsługi urządzenia przed fiskalizacją, czyli możliwości potrenowania i zaznajomienia się z działaniem kasy otwierając paczkę otrzymujesz urządzenie już zafiskalizowane, szybkiej reakcji serwisowej w przypadku awarii kasy fiskalnej, jesteś zmuszony/a/ wysłać urządzenie do firmy, z której zostało zakupione (tylko ona ma uprawnienia do jego serwisowania), serwis naprawia u siebie lub wysyła dalej do serwisu producenta a następnie odsyła (najczęściej paczką za pobraniem) do Ciebie. Taka procedura trwa od 3 do 10 dni w ciągu których jeżeli nie masz urządzenia zastępczego, musisz przerwać sprzedaż! Dodatkowo otrzymując paczkę i płacąc za nią przy odbiorze nie masz możliwości zareklamowania usługi, która była wykonana. Jeżeli okaże się, że coś jest nie tak, wracamy do punktu wyjścia, czyli jeszcze raz wysyłamy paczkę i czekamy kolejnych kilka dni. W renomowanym serwisie stacjonarnym, takie sytuacje nie miałyby miejsca. Większość awarii urządzeń wykonuje się na miejscu u klienta, tam gdzie kasa fiskalna jest zainstalowana! Strona 5 z 9

6 6) Używana kasa fiskalna. Często mamy okazję zakupić używane urządzenie fiskalne, czy to na aukcjach internetowych, czy też od sąsiada który właśnie zamyka działalność. Czy warto? Okazuje się, że w wielu przypadkach atrakcyjna cena wcale nią nie jest. Aby móc używać taki sprzęt należy spełnić kilka warunków: 1. Musimy posiadać fakturę VAT na zakupione urządzenie. 2. Jeżeli nie była wymieniona pamięć fiskalna, to trzeba się zgłosić do uprawnionego serwisu celem jej wymiany (poprzednia pamięć ma w sobie zapisany na stałe NIP podatnika, który dotychczas na niej pracował oraz całą sprzedaż jaka miała miejsce). Przy prostych kasach fiskalnych koszt wymiany pamięci często równa się kosztowi zakupu nowej kasy! 3. Po wymianie pamięci, należy takie urządzenie zaprogramować oraz zafiskalizować w autoryzowanym serwisie. Taka usługa zwykle jest odpłatna. 4. Zakupione urządzenie musi posiadać aktualną homologację. Uważaj, gdyż w przypadku starszych urządzeń taka homologacja mogła już wygasnąć i Urząd Skarbowy nie zarejestruje kasy fiskalnej w swoim rejestrze. Należy również pamiętać, że na zakupione używane urządzenie nie otrzymamy gwarancji! Istnieje również ryzyko, że Urząd Skarbowy nie przyzna nam dodatkowego zwrotu na zakup kasy, gdyż będzie domniemywał, że poprzedni podatnik taki zwrot już wykorzystał. 7) Jak wygląda paragon fiskalny? Zgodnie z 5 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r., paragon fiskalny drukowany przez kasę musi, z pewnymi wyjątkami, zawierać następujące informacje: imię i nazwisko lub nazwę podatnika, adres punktu sprzedaży, a dla sprzedaży prowadzonej w miejscach niestałych adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika (programowane w nagłówku paragonu), numer identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika (wprowadzany przy fiskalizacji kasy), numer kolejny wydruku, datę i czas (godzinę i minutę) sprzedaży, nazwę towaru lub usługi i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy, cenę jednostkową towaru lub usługi, ilość i wartość sprzedaży, wartość sprzedaży i kwoty podatku według poszczególnych stawek podatku, wartość sprzedaży zwolnionej od podatku, łączną kwotę podatku, łączną kwotę należności, kolejny numer paragonu fiskalnego, kolejny numer kasy i oznaczenie kasjera przy więcej niż jednym stanowisku kasowym, logo fiskalne, zgodnie z załącznikiem nr 2 do rozporządzenia, oraz numer unikatowy kasy, oznaczenie waluty przynajmniej przy łącznej kwocie należności, o której mowa w lit. k, w której dokonywana jest rejestracja sprzedaży. Strona 6 z 9

7 Podatnik nie musi konstruować samodzielnie układu i wzoru paragonu, gdyż jest to zapisane w programie działania kasy. Podatnik samodzielnie lub z pomocą serwisu programuje tzw. bazę towarową, w której wpisuje m.in. nazwy towarów i usług występujących w jego obrotach. Program działania kasy przewiduje wydruk tych nazw na oryginale i kopii paragonu (lub też zapisuje w kopii elektronicznej paragonu). W poszczególnych typach kas program ich działania może przewidywać różne ilości miejsc znakowych dla wpisania nazwy towaru lub usługi (min. 12 znaków, ale są typy kas gdzie znaków tych może być 40 z możliwością zastosowania jeszcze dodatkowego rozszerzonego opisu). Konstruując nazwę towaru lub usługi należy mieć na względzie z jednej strony ilość miejsc znakowych przewidzianych do wykorzystania w programie działania kasy danego typu, a z drugiej strony warunek, aby informacja zawarta na paragonie pozwalała na zidentyfikowanie przez nabywcę lub inne osoby trzecie sprzedanego towaru lub wyświadczonej usługi. Wskazana na paragonie nazwa musi być na tyle zindywidualizowana, aby można było na jej podstawie, w połączeniu z ceną, określić, jaki został zakupiony towar lub jaka była świadczona usługa. Stosowanie na paragonach nazw uniemożliwiających nabywcy sprawdzenie co za towar lub usługę i po jakiej cenie je nabył, nie spełnia wymogów poprawnej nazwy. Pomocniczo w nazwie towaru lub usługi można zamieszczać np. specjalne odwołania do pozycji cennika lub katalogu. Dlatego też duża część podatników decyduje się na zainstalowanie systemu sprzedaży, w skład którego wchodzi kasa lub drukarka fiskalna, a także komputer z oprogramowaniem magazynowym. System taki pozwoli na jednoznaczną identyfikację sprzedawanego towaru lub świadczonej usługi. Niestety nie wszędzie ma to zastosowanie. Trudno sobie wyobrazić taki system sprzedaży w warzywniaku na bazarku. 8) Zgłoszenie kasy w celu otrzymania numeru ewidencyjnego. Podatnik powinien dokonać zgłoszenia kasy w terminie 7 dni od dnia jej fiskalizacji do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, w celu otrzymania numeru ewidencyjnego kasy zgodnie z załącznikiem nr 3 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania z dnia 28 listopada 2008 r. z późn. zm. Otrzymany numer ewidencyjny (najczęściej w formie listownej) należy na trwałe umieścić na nieruchomej części obudowy urządzenia fiskalnego. Najczęściej robi się to niezmywalnym markerem. W naszej firmie każdy klient otrzymuje wypełnione druki, gotowe do wysłania listem poleconym lub złożenia osobiście 9) Sprzedaż i ewidencjonowanie obrotu na kasach fiskalnych. Po fiskalizacji kasy należy dokonywać ewidencjonowania każdej sprzedaży, o której mowa w art. 111 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług oraz wydruku paragonu fiskalnego lub faktury VAT z każdej sprzedaży, jak również wydawać oryginał wydrukowanego dokumentu nabywcy towaru lub usługi. Strona 7 z 9

8 10) Dokonywanie wpisów w książce serwisowej. Książka kasy powinna być przechowywana przez cały okres użytkowania kasy w miejscu jej instalacji oraz udostępniana na żądanie właściwych organów. Podatnik obowiązany jest umożliwiać dokonanie w książce kasy wpisów uprawnionemu serwisantowi kasy. W przypadku utraty książki kasy podatnik powinien zwrócić się niezwłocznie do prowadzącego serwis kas o wydanie duplikatu oraz powiadomić o tym właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Na stronie tytułowej nowej książki musi być umieszczony napis: Duplikat. 11) Sporządzanie raportów z kasy fiskalnej. Na użytkowniku kasy fiskalnej (podatniku) ciąży obowiązek sporządzania raportu fiskalnego dobowego po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym, sporządzania raportu fiskalnego za okres miesięczny po zakończeniu sprzedaży w ostatnim dniu miesiąca, nie później jednak niż przed rozpoczęciem sprzedaży w następnym miesiącu. Jeżeli w danym dniu nie było sprzedaży, nie ma obowiązku wykonywania raportu dobowego. 12) Obowiązkowe przeglądy techniczne kasy fiskalnej. Kasy fiskalne powinny być zgłaszane do obowiązkowego przeglądu technicznego u właściwego serwisanta co 24 miesiące. W przypadku kas o zastosowaniu specjalnym przeznaczonych do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu usług przewozu osób i ładunków taksówkami, obowiązkowego przeglądu dokonuje się nie rzadziej niż w terminach wymaganych dla ponownej legalizacji taksometru, używanego do współpracy z kasą, określonych w odrębnych przepisach o prawnej kontroli metrologicznej. Kasy, które zostały przez podatnika utracone a następnie odzyskane, powinny być również poddane obowiązkowemu przeglądowi technicznemu. Nieprawidłowości w pracy kasy należy niezwłocznie zgłaszać prowadzącemu serwis kasy. Wiele serwisów sugeruje swoim klientom, aby wykonywali przeglądy co 12 miesięcy (tak jak było to wcześniej). Dzięki temu urządzenie jest częściej sprawdzane i czyszczone, co w wielu przypadków jest dla nich kluczowe. Proszę sobie wyobrazić urządzenie, które jest intensywnie wykorzystywane np. w sklepie spożywczym, rybnym czy też sklepie z pieczywem, które będzie serwisowane co 24 miesiące! W przypadku przeglądów 12 miesięcznych, ich koszt to połowa kosztów przeglądu 24-miesięcznego. Strona 8 z 9

9 13) Kiedy musimy oddać zwrot za zakup kasy fiskalnej. Podatnicy są obowiązani do zwrotu uprzednio odliczonych lub zwróconych kwot w związku z ich wydatkowaniem na zakup kas fiskalnych w przypadku, gdy w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania: zaprzestaną ich używania, nie dokonują w obowiązującym terminie zgłoszenia kasy do obowiązkowego przeglądu technicznego przez właściwy serwis, zaprzestaną działalności, nastąpi otwarcie likwidacji, zostanie ogłoszona upadłość, nastąpi sprzedaż przedsiębiorstwa lub zakładu (oddziału), dokonają odliczenia ulgi nie spełniając wszystkich warunków, które uprawniają ich do korzystania z odliczenia. Strona 9 z 9