KONCEPCJA WYKORZYSTANIA, UTRZYMANIA I ROZWOJU SYSTEMU INFORMATYCZNEGO POMOST W WOJEWÓDZTWIE ŚLĄSKIM W LATACH

Transkrypt

1 Śląski Urząd Wojewódzki Wydział Polityki Społecznej KONCEPCJA WYKORZYSTANIA, UTRZYMANIA I ROZWOJU SYSTEMU INFORMATYCZNEGO POMOST W WOJEWÓDZTWIE ŚLĄSKIM W LATACH Katowice, 22 listopada 2006 roku

2 Spis treści Słownik pojęć i skrótów użytych w koncepcji:... 2 a. Wprowadzenie... 3 b. Podstawa opracowania planu Stan obecny SI POMOST Zadania Koncepcji wykorzystania, utrzymania i rozwoju Systemu Informatycznego POMOST w Jednostkach Organizacyjnych Pomocy Społecznej (aplikacje pomoc społeczna) dotyczy okresu w województwie śląskim Cel główny Zadania Wojewódzkiego Administratora SI POMOST w Śląskim Urzędzie Wojewódzkim związane z wdrożeniem Koncepcji Zasady utrzymania i finansowania SI POMOST w województwie śląskim Plan finansowy utrzymania i rozwoju SI POMOST w latach 2006/ Warunki konieczne dla zapewnienia ciągłej i niezawodnej pracy SI POMOST Słownik pojęć i skrótów użytych w koncepcji: JOPS Jednostka organizacyjna pomocy społecznej MPiPS Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej SI POMOST, POMOST System Informatyczny POMOST KONCEPCJA - Koncepcja wykorzystania, utrzymania i rozwoju systemu informatycznego Pomost w województwie śląskim OPS Ośrodek Pomocy Społecznej PCPR Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie DOSTAWCA firma dostarczająca oprogramowanie systemowe pod własną nazwą: OU "POMOST" firmy ComputerLand S.A OU "HELIOS" firmy INFO-R OU "OPIEKA" firmy ZETO Koszalin OU "RODZINY ZASTĘPCZE" firmy ZETO Koszalin OU "TT POMOC" firmy Top-Team TT Sp. z o.o OU "Serce-POMOST" firmy MiCOMP Systemy Komputerowe ZBC zbiór centralny POMOST z JOPS - 2 -

3 Wstęp a. Wprowadzenie Przedmiotem niniejszego opracowania jest przedstawienie stanu wdrożeń w latach oraz planu na lata związanego z utrzymaniem i rozwojem Pomost w województwie śląskim. Niektóre z zadań na lata powtarzają się cyklicznie i występowały już w latach wcześniejszych, natomiast część stanowi nowe wyzwania. Dokument ten ma na celu wyznaczenie kierunków rozwoju systemu. Planowane przyszłe zmiany dotyczące pełnej integracji systemów lokalnych z centralną aplikacją bazodanową będą niewątpliwie determinowały kierunek rozwoju systemu w przyszłych latach. Należy też zaznaczyć, iż rok 2006 i kolejne lata będą dla systemu Informatycznego Pomost trudnym okresem, gdyż wprowadzone zmiany systemowe wymuszają zmianę specyfiki pracy z aplikacją, co niewątpliwie znajdzie swoje odbicie na płynności pracy. b. Podstawa opracowania planu Podstawą do opracowania niniejszej KONCEPCJI jest: Koncepcja wykorzystania, utrzymania i rozwoju Systemu Informatycznego POMOST w Jednostkach Organizacyjnych Pomocy Społecznej (aplikacje pomoc społeczna) dotyczy okresu " opracowana przez MPiPS. Wyniki analizy stanu wdrożenia SI POMOST w województwie śląskim. W ramach Systemu Informatycznego POMOST głównymi celami działań realizowanych w obszarze pomocy społecznej są: uzyskanie pełnego wdrożenia (zastosowania) homologowanych systemów informatycznych w JOPS. uzyskanie zgodności na poziomie co najmniej 90% dla wszystkich JOPS. Realizacji wyżej wymienionych celów będzie służyło przestrzeganie następujących priorytetów: całkowite wdrożenie systemów homologowanych w JOPS, - 3 -

4 wprowadzenie i realizacja systemu szkolenia użytkowników systemów informatycznych, budowanie struktur utrzymania systemu w JOPS na terenie województwa śląskiego, działania polegające na modernizacji i rozwoju liczby stanowisk obsługi klientów JOPS. Samo zakupienie sprzętu komputerowego i zainstalowanie oprogramowania służącemu obsłudze JOPS nie oznacza, że system jest w jakikolwiek sposób wykorzystywany i odbywa się na nim rejestracja danych związanych z pracą JOPS. Celem nadrzędnym istnienia Jednolitego Systemu Informatycznego dla obszaru Pomocy Społecznej w województwie śląskim jest ułatwienie codziennego funkcjonowania JOPS (w tym ułatwienie zbierania danych zarządczych) oraz dostarczanie danych zarządczych pozwalających na podejmowanie trafnych decyzji w zakresie rozwiązań pomocy społecznej. Osiągnięcie w/w celów ma za zadanie doprowadzić do sytuacji, w której: dostarczane są niezbędne dane zarządcze, dostarczane dane są pełne, tzn. pochodzą od wszystkich JOPS, dostarczane dane są prawdziwe tj. zgodne z rzeczywistością, system informatyczny jest przydatny tzn. ułatwia realizację zadań stojących przed JOPS, system informatyczny jest aktualny, tj. nadąża za zmianami obowiązującymi w prawie i za zmieniającymi się potrzebami adresatów (jest stale wspierany), system informatyczny jest poprawny, tj. liczba pojawiających się błędów maleje a te wykryte są na bieżąco usuwane, system informatyczny jest uzasadniony biznesowo, tzn. koszty związane z uruchomieniem i utrzymaniem systemu są zrekompensowane przez korzyści wynikające z jego zastosowania. Jednakże osiągnięcie w/w celów związane jest z wieloma problemami, do których zaliczyć należy następujące: niski poziom wdrożeń homologowanych systemów informatycznych w jednostkach pomocy społecznej, - 4 -

5 brak jednolitego oprogramowania stosowanego przez JOPS, co powoduje między innymi komplikowanie procesu określania jakości danych, niska jakość danych przekazywanych z JOPS (brak zgodności danych), brak bazy informacyjnej zawierającej dane dotyczące systemów obsługi beneficjentów stosowanych w JOPS zły stan wyposażenia w sprzęt i oprogramowanie informatyczne. Wiedza gromadzona w bazie informacyjnej powinna stanowić punkt wyjścia do oszacowania i korygowania zamierzeń wdrożeniowych, inwestycyjnych i modernizacyjnych w JOPS,system finansowania eksploatacji (a dokładnie opłat za dane) systemów w JOPS nie stanowi formy motywującej ośrodki do stosowania oprogramowania homologowanego, a środki finansowe w stosowanej formule są trudno dostępne. Występuje brak wypracowanej koncepcji struktur służących utrzymaniu systemu, oraz formuły promocji stosowania homologowanych systemów informatycznych w JOPS, a także wymiany informacji pomiędzy Dostawcami, JOPS i Ministerstwem. Finansowanie utrzymania i rozwoju systemów informatycznych w Jednostkach Organizacyjnych Pomocy Społecznej opiera się na wydzieleniu dwóch strumieni przepływu środków: strumienia środków za licencje" kierowanego bezpośrednio z Ministerstwa do dostawcy na podstawie zawartej z nim umowy, strumienia środków za dane" kierowanego do JOPS za pośrednictwem Wydziału Polityki Społecznej Śląskiego Urzędu Wojewódzkiego na podstawie porozumienia zawartego pomiędzy Wojewodą a MPiPS. 2. Stan obecny SI POMOST W województwie śląskim znajduje się 167 ośrodków pomocy społecznej oraz 33 powiatowych centrów pomocy rodzinie. W latach kwartalne sprawozdania odpowiadające wymogom SI POMOST (powyżej 90% zgodności) przesyłało od 50 do 70 ośrodków

6 otrzymano ZBC ilość ośrodków otrzymano ZBC IV kw 2005 I kw 2006 II kw 2006 III kw 2006 Wykres obrazujący przesłane ZBC w województwie śląskim zgodność pow. 90% ośrodki zgodność pow. 90% IV kw 2005 I kw 2006 II kw 2006 III kw 2006 kwartały Zgodność ZBC na poziomie powyżej 90% w województwie śląskim W celu utrzymania zgodności pomiędzy wymaganiami użytkownika a możliwościami funkcjonalnymi systemu, w latach ośrodki dokonały wymiany posiadanego oprogramowania użytkowego POMOST na wersje posiadające aktualną homologację. W województwie śląskim odnosiło się to do oprogramowania: OU "POMOST" firmy ComputerLand S.A OU "HELIOS" firmy INFO-R - 6 -

7 OU "OPIEKA" firmy ZETO Koszalin OU "RODZINY ZASTĘPCZE" firmy ZETO Koszalin OU "TT POMOC" firmy Top-Team TT Sp. z o.o OU "Serce-POMOST" firmy MiCOMP Systemy Komputerowe Większość ośrodków od dłuższego czasu ma poważne problemy ze współpracą z firmą MiCOMP. Częste zmiany oprogramowania doprowadziły do poważnych zaległości w aktualizowaniu baz danych POMOST pracujących w ośrodkach. Również informacja o wstrzymaniu procesu homologacji Serce-POMOST firmy MiCOMP doprowadziła do zmian oprogramowania używanego w ośrodkach. Uruchomiono i udostępniono BEZPŁATNIE na stronie Statystyczną Aplikację Centralną (SAC) przeznaczoną do spójnego i jednolitego gromadzenia, prezentacji, scalania, weryfikacji, porównywania i akceptacji elektronicznych wersji sprawozdań jednostek organizacyjnych pomocy społecznej szczebla gminy i powiatu. Uruchomiono i udostępniono BEZPŁATNIE na stronie moduł gminnej Statystycznej Aplikacji Centralnej (gsac) aplikacji SAC, która umożliwia sprawdzenie poprawności wygenerowanych z aplikacji gminnych i powiatowych sprawozdań z pomocy społecznej. Aplikacja gsac zawiera formularze sprawozdań wymaganych za I półrocze 2006 r. (lub II kwartał 2006 w zależności od cyklu generowania sprawozdania). Na potrzeby SAC i gsac opracowano definicje sprawozdań elektronicznych w formacie XML Schema oraz arkusze stylów XSL pozwalające na oglądanie XML'owych sprawozdań w przeglądarce internetowej w formie graficznej odpowiadającej postaci właściwej wydrukowi sprawozdań. Uzyskane wyniki już w chwili ich wdrożenia były zgodne z minimalnymi wymaganiami dla systemów teleinformatycznych, które ogłoszono dopiero w końcu października 2005 r. (por. zapisy w sekcji Ustawa o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, niniejszego rozdziału). Aplikacja przeznaczona jest dla każdego poziomu organizacyjnego czyli dla gminy, powiatu, województwa i ministerstwa, a komunikacja użytkownika z oprogramowaniem odbywa się za pośrednictwem przeglądarki WWW. Zasilanie aplikacji danymi (sprawozdania elektroniczne) może odbywać się na dwa sposoby: OPS lub PCPR wczytuje ww. dane za pomocą modułu gsac lub przesyła je za pośrednictwem poczty elektronicznej na szczebel wojewódzki, gdzie dane zostają wczytane przez osobę upoważnioną. Moduł gsac Aplikacji SAC został przygotowany i udostępniony na szczeblu gminnym i powiatowym. Środki przyznane przez Ministerstwo w poszczególnych kwartałach dla województwa śląskiego wyniosły odpowiednio: I kwartał 2005r II kwartał 2005r III kwartał 2005r zł zł zł - 7 -

8 Wszystkie Ośrodki Pomocy Społecznej, które przesłały do Wydziału Polityki Społecznej noty obciążeniowe otrzymały przyznane im przez Ministerstwo kwoty. Dodatkowe środki przekazane w 2005r przez Ministerstwo z niewykorzystanych środków wynikających z przeliczenia budżetu państwa wyniosły zł zgodnie z pismem BAI-WI KK/05 oraz zł zgodnie z pismem BAI-WI KKI/05. Ubiegające się o dodatkowe wsparcie finansowe ośrodki, po przedstawieniu pisemnego zapotrzebowania oraz zatwierdzeniu go przez Wojewódzkiego Administratora SI POMOST otrzymały zgodę Zastępcy Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej Na podstawie otrzymanych z JOPS not księgowych przekazano JOPS kwotę zł. Z powodu braku potwierdzenia notą księgową chęci otrzymania dofinansowania przez trzy JOPS na dodatkowe środki kwota 8500 zł została zwrócona do Ministerstwa. 3. Zadania Koncepcji wykorzystania, utrzymania i rozwoju Systemu Informatycznego POMOST w Jednostkach Organizacyjnych Pomocy Społecznej (aplikacje pomoc społeczna) dotyczy okresu w województwie śląskim. 3.1 Cel główny Zgodnie z Koncepcją wykorzystania, utrzymania i rozwoju Systemu Informatycznego POMOST w Jednostkach Organizacyjnych Pomocy Społecznej (aplikacje pomoc społeczna) dotyczy okresu ", założono uzyskanie w latach następujących celów: monitorowania przy użyciu oprogramowania homologowanego w ramach SI POMOST przepływu środków przeznaczonych na realizację zadań w zakresie pomocy społecznej w województwie śląskim, dalszego doskonalenia używanego dotychczas systemu przekazywania danych sprawozdawczych z ośrodków - za pośrednictwem poczty elektronicznej, Modernizacji sprzętu i oprogramowania w jednostkach, Promocji wykorzystania poczty elektronicznej, Promocji zabezpieczeń antywirusowych, Otrzymywane w ten sposób dane wykorzystywane są do: oceny sytuacji w pomocy społecznej w województwie śląskim, oceny efektywności pomocy społecznej, - 8 -

9 przygotowania wymaganych sprawozdań dla potrzeb Departamentu Pomocy i Integracji Społecznej, przekazania otrzymanych z ośrodków danych w postaci tzw. zbiorów centralnych do Departamentu Informatyki MPiPS Zadania Wojewódzkiego Administratora SI POMOST w Śląskim Urzędzie Wojewódzkim związane z wdrożeniem Koncepcji Opracowanie i przedstawienie do zatwierdzenia przez Wojewodę Śląskiego KONCEPCJI WYKORZYSTANIA, UTRZYMANIA I ROZWOJU SYSTEMU INFORMATYCZNEGO POMOST W WOJEWÓDZTWIE ŚLĄSKIM W LATACH " Współpraca z Departamentem Informatyki MPiPS w zakresie zapewnienia środków finansowych przeznaczonych na utrzymanie i rozwój systemu na poziomie wojewódzkim Podjęcie współpracy z samorządem wojewódzkim w zakresie wymiany danych otrzymywanych za pośrednictwem SI POMOST Informowanie ośrodków o wysokości środków przyznanych przez MPiPS w wyniku analizy danych przekazanych przez te ośrodki Występowanie do Departamentu Informatyki MPiPS z notami obciążeniowymi umożliwiającymi otrzymanie środków przeznaczonych do przekazania ośrodkom z tytułu częściowego zwrotu kosztów przygotowania danych Przekazywanie otrzymanych z ośrodków not obciążeniowych do Biura Dyrektora Generalnego Prowadzenie analizy realizacji KONCEPCJI WYKORZYSTANIA, UTRZYMANIA I ROZWOJU SYSTEMU INFORMATYCZNEGO POMOST W WOJEWÓDZTWIE ŚLĄSKIM W LATACH ", proponowanie zmian dostosowujących jego postanowienia do zmieniającej się dynamiki wykorzystania planowanych środków Ocena jakości gromadzonych danych we współpracy z MPiPS Wykonanie rocznego przeglądu przydatności SI POMOST dla potrzeb wynikających z realizacji głównego celu Organizowanie wymiany informacji z ośrodkami pomocy społecznej nt. zgodności funkcjonowania systemu z obowiązującymi przepisami prawa oraz potrzebami użytkownika

10 Informowanie ośrodków pomocy społecznej o zmianach zasad utrzymania i rozwoju SI POMOST oraz o różnych możliwościach oferowanych przez poszczególnych dostawców oprogramowania Zbieranie danych z ośrodków pomocy społecznej i tworzenie wojewódzkiej bazy danych Nadzór nad funkcjonowaniem oraz przekazywaniem danych z JOPS za pomocą narzędzi informatycznych Dystrybucja elementów oprogramowania związanych z utrzymaniem i rozwojem SI POMOST Przygotowywanie materiałów nt. oceny ilości i jakości gromadzonych danych Prowadzenie rejestru błędów i wad wynikających z wadliwego działania aplikacji dla potrzeb rocznego przeglądu przydatności systemu Rozpoznanie i ocena istotnych cech homologowanych oprogramowań użytkowych oferowanych przez poszczególnych dostawców Prowadzenie bieżącego doradztwa i współpraca przy organizacji szkoleń Bieżąca współpraca z Ministerstwem MPiPS i dostawcami oprogramowania w zakresie wdrożenia, utrzymania i rozwoju SI POMOST Sporządzenie wykazu ośrodków, których dane spełniają wymagania MPiPS Opracowanie kwartalnych sprawozdań z procesu utrzymania i rozwoju systemu. 4. Zasady utrzymania i finansowania SI POMOST w województwie śląskim Wymienione poniżej zasady wyznaczają reguły obowiązujące zarówno użytkowników, jednostki samorządowe, administratora systemu jak i MPiPS. 4.1 JOPS mogą użytkować jedynie oprogramowanie homologowane przez MPiPS w ramach SI POMOST. 4.2 Umowy na utrzymanie i rozwój oprogramowania użytkowego w jednostkach samorządowych zawierane będą bezpośrednio przez MPiPS z

11 poszczególnymi dostawcami oprogramowania w oparciu o zasady określone w Koncepcji..." 4.3.Środki finansowe określone w Koncepcji..." będą przekazywane przez MPiPS za pośrednictwem Wojewody Śląskiego, w wysokości i trybie każdorazowo określonym przez Ministerstwo. 4.4 Zapewnienie sprzętu spełniającego określone przez dostawców wybranego przez ośrodek oprogramowania, serwisu technicznego i obsługi systemu jest zadaniem jednostki samorządowej. 4.5 Sprawozdania z JOPS zbierane są kwartalnie i przesyłane do bazy centralnej MPiPS za pomocą aplikacji gsac w terminach określonych każdorazowo przez MPiPS. 4.6 Pozyskiwanie środków finansowych na utrzymanie SI POMOST jest zadaniem wszystkich użytkowników systemu na terenie woj. śląskiego. 4.7 Podjęcie współpracy z samorządem wojewódzkim w celu przekazywania danych uzyskiwanych w ramach SI POMOST. 4.8 Opracowywanie kwartalnych sprawozdań z realizacji procesu utrzymania i rozwoju systemu informatycznego. 5. Plan finansowy utrzymania i rozwoju SI POMOST w latach 2006/2008 Opłata roczna dla WPS UW za scalanie i przesył danych do MPiPS w 2006 roku została ustalona na poziomie 2 500,00 zł (tj. 625,00 zł na kwartał). Opłata roczna dla poziomu organizacyjnego: OPS i PCPR za przesył danych (zbiór centralny) w 2006 roku została ustalona na poziomie 480,00 zł za jeden JOPS (tj. 120,00 zł na kwartał ). W roku 2006 Śląski Urząd Wojewódzki otrzyma z Ministerstwa ,00 zł do rozdysponowania dla OPS za zgodność zbiorów centralnych SI POMOST. Kwota ta zostanie rozdysponowana na podstawie not obciążeniowych przesłanych przez ośrodki. 4kw2005 1kw2006 2kw2006 RAZEM Razem 8 569,00 zł ,00 zł 9 925,00 zł ,00 zł CLK 3 505,00 zł 4 381,00 zł 4 453,00 zł ,00 zł MSK 3 144,00 zł 3 132,00 zł 2 796,00 zł 9 072,00 zł TT 1 704,00 zł 1 488,00 zł 1 428,00 zł 4 620,00 zł ZKO 120,00 zł 120,00 zł 120,00 zł 360,00 zł INF 69,00 zł 1 116,00 zł 1 128,00 zł 2 313,00 zł INNE 0,00 zł 0,00 zł 0,00 zł 0,00 zł

12 środki finansowe za zbiory centralne dla OPS ,00 zł ,00 zł ,00 zł ,00 zł ,00 zł 5 000,00 zł Razem CLK MSK TT ZKO INF INNE 0,00 zł 4kw2005 1kw2006 2kw2006 RAZEM wykres obrazujący kwoty przyznane przez MPiPS za ZC w rozbiciu na Dostawców Przedstawiona analiza jakości pracy OPS na podstawie której, można określić wielkość dofinansowania dla ośrodków które mają trudności z pracą w SI POMOST w województwie śląskim (wykres Analiza OPS) obrazuje że, w przeciągu czterech kwartałów na 200 OPS zbiory centralne wysłało tylko 126 OPS, oczekiwany poziom zgodności na poziomie 90% osiągnęło tylko 70. Do najczęstszych problemów w JOPS należą : Psujący się, stary sprzęt, w tym poza samymi komputerami drukarki i podtrzymywacze napięcia (UPS), Sprzęt, który jest już zbyt słaby, aby sprostać wymaganiom nowych wersji aplikacji dla JOPS Małe dyski, mała pamięć operacyjna,sprzęt komputerowy który nie nadaje się już do modernizacji, Brak fachowej kadry informatyków, którzy mogliby wesprzeć swoim doświadczeniem poszczególne jednostki, Potrzeba ciągłego szkolenia, w związku ze zmieniającą się kadrą pracowników socjalnych i zmianami w aplikacjach, Brak stałego łącza do sieci Internet,

13 Brak oprogramowania antywirusowego, Przejście z instalacji jednostanowiskowych na sieciowe. Analiza OPS ZBC otrzymano ZBC nieotrzymano ZBC zgodność pow. 90% IV kw 2005 I kw 2006 II kw 2006 III kw 2006 kwartały Według przeprowadzonych analiz na roczne utrzymanie wdrożonych już systemów niezbędne jest około zł natomiast na wdrożenie pozostałych ośrodków do pracy w SI POMOST w okresie konieczne jest około zł natomiast na modernizację i koszty utrzymania systemu zł 6. Warunki konieczne dla zapewnienia ciągłej i niezawodnej pracy SI POMOST Warunkiem koniecznym utrzymania i rozwoju systemu informatycznego w ośrodkach pomocy społecznej województwa śląskiego jest: 6.1.użytkowanie homologowanego przez MPiPS oprogramowania SI POMOST w jednostkach organizacyjnych pomocy społecznej i dokonywanie kwartalnych przesyłów danych, 6.2 współpraca z MPiPS w zakresie zmian regulacji ustawowych dotyczących działania systemów informatycznych w obszarze pomocy społecznej, 6.3 współpraca z dostawcami oprogramowania w szczególności w zakresie dotyczącym zgłaszania i usuwania błędów w oprogramowaniu oraz prowadzeniu szkoleń. Opracowanie: - Administrator SI POMOST Marek Zawora