Do zadań zespołu należy:

Transkrypt

1 Zarządzenie nr 107 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 19 października 2016 r. w sprawie zasad przekazywania przez Uniwersytet Śląski w Katowicach danych do Zintegrowanego Systemu Informacji o Nauce i Szkolnictwie Wyższym POL-on Na podstawie art. 66 ust. 1, art. 34a ust. 3 i ust. 4, art. 129a ust. 3, art. 170c ust. 2a i art. 201a ust. 3 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (tekst jednolity Dz. U. z 2012 r., poz. 572, z późn. zm.), art. 4c. ust. 1 4 i 9 10 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o zasadach finansowania nauki (t.j. Dz. U. z 2014 r., poz z późn. zm.), przepisów rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 21 września 2016 r. w sprawie ogólnopolskiego wykazu nauczycieli akademickich i pracowników naukowych (Dz. U. z 2016 r., poz. 1577), rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 29 czerwca 2015 r. w sprawie Systemu Informacji o Nauce (Dz.U. z 2015 r. poz. 944 ze zm.), rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 25 września 2014 r. w sprawie ogólnopolskiego wykazu studentów i ogólnopolskiego wykazu doktorantów (Dz. U. z 2014 r., poz. 1301) oraz na podstawie art. 31a ust. 3 i art. 31d ust. 3 ustawy z dnia 14 marca 2003 r. o stopniach naukowych i tytule naukowym oraz o stopniach i tytule w zakresie sztuki (t.j.: Dz. U. z 2016 r., poz. 882) zarządza się, co następuje: 1 1. W celu realizacji zadań nałożonych przez Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego wynikających z przepisów ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym oraz ustawy o zasadach finansowania nauki w zakresie zamieszczania danych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Nauce i Szkolnictwie Wyższym POL-on, określa się obowiązki jednostek organizacyjnych Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach, zwanego dalej Uniwersytetem, w zakresie wprowadzania danych do Systemu Informacji o Nauce i Szkolnictwie Wyższym POL-on, zwanego dalej Systemem. 2. Szczegółowy podział zadań do wykonania w Systemie przez poszczególne jednostki organizacyjne, zakres wprowadzanych danych oraz terminy ich wykonania określa załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia. 3. Zakres zamieszczanych danych w Systemie może wykraczać poza zakres, określony w Załączniku nr 1 i obejmować również inne aspekty działalności Uniwersytetu, podlegające nadzorowi Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego W celu kontroli realizacji zadań dotyczących przekazywania danych do Systemu tworzy się uczelniany zespół do spraw Systemu na Uniwersytecie, zwany dalej Zespołem. str. 1

2 2. Do uczelnianego zespołu do spraw Systemu powołuje się następujące osoby: 1) Prorektora ds. Finansów i Rozwoju 2) Kanclerza; 3) Kwestora; 4) Dyrektora ds. Informatyzacji; 5) Administratora Systemu na Uniwersytecie. 3. W pracach zespołu uczestniczą również kierownicy działów, jednostek oraz pracownicy wyznaczeni jako użytkownicy Systemu zaproszeni przez Prorektora ds. Finansów i Rozwoju. 4. Obowiązki Kanclerza w ramach uczelnianego zespołu do spraw Systemu może wykonywać także Zastępca Kanclerza ds. Administracyjnych i Zarządzania Mieniem. Do zadań zespołu należy: 3 1) bieżące sprawowanie nadzoru nad prawidłowym i terminowym sporządzaniem sprawozdań w Systemie; 2) optymalizacja procesu przekazywania danych; 3) przekazywanie Rektorowi informacji o stanie realizacji zadań w Systemie Powierza się specjaliście z Działu Informatycznej Obsługi Toku Studiów funkcję uczelnianego Administratora Systemu na Uniwersytecie, zwanego dalej Administratorem Systemu, który wchodzi w skład Zespołu, o którym mowa w 2 ust Do zadań Administratora Systemu należy w szczególności: 1) sprawowanie kontroli nad prawidłowym i terminowym realizowaniem zadań nałożonych na jednostki organizacyjne Uniwersytetu, w tym nad terminowym przekazywaniem danych do Systemu; 2) decydowanie w sprawach uprawnień do Systemu dla pracowników Uniwersytetu; 3) tworzenie kont użytkowników Systemu w poszczególnych jednostkach organizacyjnych; 4) kontrola nad uprawnieniami w Systemie na poziomie jednostek organizacyjnych; 5) w przypadku uruchomienia nowych modułów w Systemie, bądź zmiany rodzaju danych w już istniejących modułach przekazywanie odpowiednich informacji do kierowników jednostek organizacyjnych; 6) informowanie Prorektora ds. Finansów i Rozwoju o funkcjonowaniu Systemu w Uniwersytecie; str. 2

3 7) przedstawianie użytkownikom Systemu i innym pracownikom Uniwersytetu, którym powierzono obowiązki sprawozdawcze Uniwersytetu w Systemie wytycznych technicznych dotyczących Systemu na Uniwersytecie; 8) przygotowywanie, składanych przez Rektora, corocznych oświadczeń w Systemie, wymaganych przepisami prawa, potwierdzających, że dane Uniwersytetu wprowadzane do Systemu są zgodne ze stanem faktycznym; 9) kontaktowanie się z pracownikami Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawach merytorycznych dotyczących Systemu oraz z Ośrodkiem Przetwarzania Informacji - Państwowym Instytutem Badawczym z siedzibą w Warszawie - w zakresie pomocy technicznej Za terminowość, rzetelność, prawidłowość oraz aktualizację danych w Systemie odpowiadają kierownicy: 1) podstawowych jednostek organizacyjnych (dalej PJO ); 2) pozostałych jednostek organizacyjnych, o których mowa w 47 ust. 1 statutu Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach zgodnie z podziałem, o którym mowa w 1 ust Kierownicy, o których mowa w ust. 1 zobowiązani są w swoim obszarze do: 1) opracowania szczegółowej procedury przekazywania informacji do Systemu wraz ze wskazaniem imiennym osób odpowiedzialnych za wprowadzenie danych w poszczególnych modułach, a także wskazanie osób do kontaktu z Administratorem Systemu; 2) przydzielania i egzekwowania obowiązków od użytkowników Systemu; 3) nadzorowania terminowego i rzetelnego przekazywania danych do Systemu; 4) monitorowania przepisów prawa, mających odzwierciedlenie w Systemie oraz informowania o zaistniałych zmianach Administratora Systemu; 5) współpracy z Administratorem Systemu oraz użytkownikami Systemu. 3. Za przygotowanie danych, ich opracowanie i wysłanie do Systemu oraz aktualizację danych odpowiedzialny jest kierownik właściwej jednostki organizacyjnej Uniwersytetu. 4. Każdy użytkownik Systemu i inny pracownik Uniwersytetu, któremu powierzono obowiązki sprawozdawcze Uniwersytetu w Systemie w zakresie określonym przez Rektora w Załączniku nr 1: 1) przygotowuje, gromadzi i wprowadza, zgodnie z obowiązującymi terminami, dane do Systemu oraz dokonuje ich aktualizacji, archiwizowania i usuwania; 2) dba o zakres, poprawność i wiarygodność wprowadzanych danych do Systemu; 3) archiwizuje dokumentację sprawozdawczą i nadzoruje spełnienie obowiązku sprawozdawczego poprzez bieżące monitorowanie statusu sprawozdania; str. 3

4 4) monitoruje bieżące dane w Systemie i zapoznaje się z nowymi informacjami wymaganymi do wprowadzania danych do Systemu oraz z nowymi funkcjonalnościami wprowadzanymi do istniejących modułów oraz terminami wprowadzania danych; 5) zgłasza potrzebę poprawienia zauważonych nieprawidłowości w danych wprowadzonych do Systemu innym użytkownikom Systemu odpowiedzialnym merytorycznie w przyznanym im zakresie; 6) sprawdza na bieżąco zadania do wykonania dostępne po zalogowaniu się do Systemu; 7) zgłasza uwagi poprzez elektroniczny system zgłaszania uwag w Systemie Dane dotyczące pracowników, studentów oraz doktorantów przekazywane są do Systemu jako pliki masowego importu danych. Jednostka uprawniona do realizacji masowego importu danych jest odpowiedzialna wyłącznie za proces techniczny wygenerowania i wczytania plików do Systemu, nie odpowiada natomiast za spójność danych i ich poprawność. 2. W przypadkach wątpliwości merytorycznych mogących mieć wpływ na poprawność plików masowego importu, kierujący Działami: Spraw Osobowych i Socjalnych, Nauki i Kształcenia są zobowiązani do przedstawienia swojego stanowiska w sprawie. Głos decydujący w rozstrzyganiu wątpliwości należy do Prorektora ds. Finansów i Rozwoju. 3. W przypadku błędów w plikach przekazywanych do Systemu w ramach masowego importu danych, jednostka uprawniona do masowego importu danych, generuje raport błędów i przekazuje go jednostkom zobowiązanym do wprowadzania poprawnych danych do systemów informatycznych Uniwersytetu. 4. Po poprawieniu danych w systemach informatycznych Uniwersytetu jednostka uprawniona do realizacji masowego importu danych ponownie generuje i wczytuje pliki do Systemu Pomoc w sprawach technicznych i informatycznych dotyczących przygotowywania, gromadzenia i wprowadzania danych do Systemu zapewniają osoby wyznaczone przez Dyrektora ds. Informatyzacji oraz przez kierowników, o których mowa w 5 ust Osoby wymienione w ust. 1: 1) współpracują na bieżąco z Administratorem Systemu; 2) zapewniają obsługę informatyczną wszystkim użytkownikom Systemu; 3) udzielają użytkownikom Systemu lub innym pracownikom Uniwersytetu, którym powierzono obowiązki sprawozdawcze Uniwersytetu w Systemie, wsparcia technicznego niezbędnego do prawidłowego wykonywania przez nich obowiązków sprawozdawczych w Systemie; str. 4

5 4) w sytuacji, gdy jednostka odpowiedzialna jest za masowy import danych do Systemu, osoby te będą odpowiedzialne za dostosowanie systemów teleinformatycznych funkcjonujących na Uniwersytecie oraz wytworzenie niezbędnych aplikacji wspomagających masowy import danych do Sytemu. 8 Założenie, modyfikacja lub usunięcie konta użytkownika w Systemie odbywa się na podstawie pisemnego wniosku kierownika jednostki organizacyjnej odpowiedzialnej za przygotowanie określonych danych, składanego do Administratora Systemu. Wzór wniosku stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia. 9 W przypadku uruchomienia nowego modułu w Systemie, Rektor na wniosek Administratora Systemu w uzgodnieniu z Prorektorem ds. Finansów i Rozwoju powierza użytkownikowi systemu lub innemu pracownikowi Uniwersytetu, któremu powierzono obowiązki sprawozdawcze w Systemie wykonywanie czynności, o których mowa w 1 ust. 1, w zakresie tego modułu. Zasady bezpieczeństwa danych w Systemie: 10 1) do poszczególnych zbiorów danych w Systemie mają dostęp upoważnieni pracownicy jednostek organizacyjnych Uczelni sporządzający i aktualizujący dane; 2) użytkownicy mają obowiązek ochrony parametrów konta przed osobami trzecimi; 3) użytkownik odpowiada za niewłaściwe posługiwanie się kontem w Systemie, w tym za udostępnianie loginu i hasła osobom trzecim; 4) użytkownik Systemu jest obowiązany niezwłocznie informować Administratora Systemu oraz Prorektora ds. Finansów i Rozwoju o: każdym przypadku nieprawidłowego lub nietypowego działania Systemu, utraty loginu lub hasła, nieprawidłowego działania innych osób sporządzających sprawozdanie lub osób trzecich dotyczących Systemu i zawartych w nich danych; wykorzystania danych zawartych w Systemie przez nieuprawnione osoby lub do celów innych niż sprawozdawcze. str. 5

6 11 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. R E K T O R Prof. dr hab. Andrzej Kowalczyk str. 6