Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo księgowych w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym. Rozdział I Przepisy ogólne

Transkrypt

1 Załącznik do zarządzenia nr 6/06 Szefa Centralnego Biura Antykorupcyjnego z dnia 25 września 2006 r. Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo księgowych w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym Rozdział I Przepisy ogólne 1. Instrukcja ustala obowiązujące zasady obiegu i kontroli dokumentów finansowo księgowych w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym, zwanym dalej CBA Pracownicy i funkcjonariusze CBA z tytułu powierzonych im obowiązków powinni zapoznać się z treścią instrukcji i bezwzględnie przestrzegać zawartych w niej postanowień. 2. Sprawy nieobjęte niniejszą instrukcją zostały uregulowane odrębnymi przepisami m.in.: 1) ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694, z późn. zm.); 2) ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104, z późn. zm.); 3) aktów wykonawczych wydanych na podstawie ustaw wymienionych w pkt 1 i 2; 4) szczegółowych zarządzeń Szefa CBA odnośnie do polityki finansowej CBA. Rozdział II Dowody księgowe Dowód księgowy jest dokumentem potwierdzającym dokonanie operacji gospodarczej lub finansowej w określonym miejscu i czasie. Prawidłowo sporządzony dowód księgowy stanowi podstawę do zaksięgowania go we właściwej ewidencji. 2. Sporządzenie konkretnego dowodu księgowego jest związane z zaistnieniem operacji: kupna, sprzedaŝy, przesunięcia, wydania, przyjęcia, likwidacji, zmiany, darowizny, zuŝycia, zniszczenia środków rzeczowych albo operacji finansowych gotówkowych lub bezgotówkowych, w pieniądzu lub w papierach wartościowych, realnych lub szacunkowych (wycenionych metodami pośrednimi) w postaci: wpłat, wypłat, przedpłat, regulowania naleŝności lub zobowiązania naliczenia płatności, wyceny składników majątkowych i róŝnych rozliczeń wartościowych. 3. Dowodami księgowymi dokonuje się równieŝ korekty sprawozdań i przeszacowań. 1. Dowody księgowe dzieli się na: 1) zewnętrzne; 2) wewnętrzne. 4.

2 2. Podstawą zapisów rachunkowych mogą być sporządzone przez jednostkę organizacyjną, o której jest mowa w 3 ust. 1 statutu Centralnego Biura Antykorupcyjnego, stanowiącego załącznik do zarządzenia nr 111 Prezesa Rady Ministrów z dnia 20 lipca 2006 r. w sprawie nadania statutu Centralnemu Biuru Antykorupcyjnemu (M. P. Nr 49, poz. 527), zwanej dalej jednostką, dowody księgowe: 1) zbiorcze; 2) korygujące; 3) zastępcze; 4) rozliczeniowe. 3. Przy zapisie komputerowym operacji gospodarczych dozwolone jest korzystanie z dowodów księgowych sporządzonych ręcznie, maszynowo lub komputerowo. Po rozpoczęciu prowadzenia ksiąg rachunkowych przy uŝyciu programu komputerowego zapisy w nim mogą być dokonane równieŝ za pośrednictwem urządzeń łączności lub magnetycznych nośników danych, pod warunkiem, Ŝe podczas rejestracji operacji gospodarczej uzyskują one trwale czytelną postać, odpowiadającą treści dowodu księgowego, będzie moŝliwe stwierdzenie źródła pochodzenia kaŝdego zapisu Właściwie sporządzony dowód księgowy powinien być: 1) sporządzony w języku polskim; 2) sprawdzony pod względem: a) merytorycznym (co do zasadności dokonania operacji gospodarczej), b) formalnym (co do zgodności z przepisami prawa), c) rachunkowym (co do prawidłowości obliczeń); 3) opisany w sposób trwały, czytelnie, ręcznie, maszynowo lub komputerowo, zapobiegający ich usunięciu, poprawieniu lub uzupełnieniu; 4) kompletny, a treść i liczby w poszczególnych rubrykach (polach) powinny być nanoszone pismem starannym, bez błędów i w sposób poprawny, niebudzący Ŝadnych wątpliwości; 5) wypełniony zgodnie z przeznaczeniem; 6) sporządzony rzetelnie, rzeczowo, wiarygodnie, bez błędów i zawierając wszystkie dane wymagane przepisami i wynikające z operacji, którą dokumentuje; 7) pozbawiony jakichkolwiek przeróbek i wymazywania. 2. JeŜeli jedną operację dokumentuje więcej niŝ jeden dowód księgowy, kierownik jednostki wskazuje, który z nich będzie podstawą dokonania zapisu Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej: 1) określenie rodzaju dowodu (tj. podanie pełnej nazwy dowodu i ewentualnie jego symbolu lub kodu); 2) określenie (tj. podanie nazw i adresów) stron dokonujących operacji gospodarczej; 3) opis operacji oraz jej wartości (jeŝeli to moŝliwe określonej takŝe w jednostkach naturalnych), tj. umieszczenie na dowodzie księgowym opisu operacji gospodarczej lub finansowej oraz wartości tej operacji (jeŝeli operacja jest mierzona w jednostkach naturalnych to musi być podana liczba tych jednostek); 4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą takŝe datę sporządzenia dowodu w razie dokonania zapłaty zaliczkowej równieŝ datę otrzymania zaliczki;

3 5) podpis wystawcy dowodu; 6) stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca księgowania i sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych, wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej (dane te na dowodzie księgowym są nanoszone w akcie dekretacji na podstawie zakładowego planu kont); 7) numer identyfikacyjny dowodu (kolejny numer dowodu księgowego w danej grupie rodzajowej, przedmiotowej i organizacyjnej; numer powinien identyfikować konkretny dowód). 2. Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzania operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia powinien być zapisany na dowodzie, chyba Ŝe przeliczenie to zapewnia system przetwarzania danych, co jest potwierdzone odpowiednim wydrukiem. 3. JeŜeli dowód księgowy nie dokumentuje przekazania lub przejęcia składnika majątkowego, przeniesienia własności albo uŝytkowania wieczystego gruntu ani nie jest dowodem zastępczym, podpisy osób na tym dowodzie mogą być zastąpione znakami umoŝliwiającymi ustalenie tych osób. Podpisy na emitowanych papierach wartościowych mogą być odtworzone mechanicznie Zaciągnięcie przez CBA zobowiązań finansowych lub dokonanie wydatków: 1) do wysokości 500 zł, realizowanych w ramach udzielonej zaliczki, nie wymaga formy pisemnej, ale kaŝdorazowego wystąpienia o zaangaŝowanie środków; 2) w wysokości powyŝej 500 zł do 2000 zł wymaga formy pisemnej zlecenia albo zamówienia; 3) powyŝej 2000 zł wymaga wcześniejszego zawarcia umowy na piśmie. 2. Zaciągnięcie przez CBA zobowiązań finansowych lub dokonanie wydatków przekraczających równowartość 6000 euro wymaga uwzględnienia zasad i trybu wynikających z ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2006 r. Nr 164, poz. 1163) Błędy w dokumentach księgowych, przekazanych zewnętrznym odbiorcom, koryguje się przez wystawienie i przekazanie kontrahentowi: 1) noty księgowej korygującej błędne zapisy dotyczące treści dokumentu; 2) faktury albo rachunku korygującego, jeŝeli błąd dotyczy danych ilościowo- -wartościowych. 2. Błędy w dowodach gotówkowych i czekach koryguje się przez uniewaŝnienie dowodu zawierającego błąd i wystawienie nowego, właściwego dowodu. 3. Błędy w pozostałych dokumentach koryguje się przez przekreślenie, z całkowitym zachowaniem ich czytelności, dokonanie wpisu prawidłowego i daty dokonania korekty oraz podpisanie przez osobę, która dokonała poprawki KaŜdy dokument księgowy podlega sprawdzeniu pod względem legalności, rzetelności i prawidłowości zadań odzwierciedlonych w tym dokumencie. 2. W celu sprawdzenia, czy dokument odpowiada stawianym wymogom, musi on być skontrolowanym pod względem merytorycznym i pod względem formalno-rachunkowym.

4 3. Kontrola pod względem merytorycznym polega na zbadaniu, czy wyraŝona w dowodzie księgowym operacja gospodarcza rzeczywiście została dokonana, czy była celowa z punktu widzenia gospodarczego i zgodna z obowiązującymi przepisami oraz czy dane jakościowe, ilościowe i wartościowe zawarte w dokumencie odpowiadają rzeczywistości. 4. Kontrola pod względem formalno-rachunkowym polega na sprawdzeniu, czy dokument zawiera określenie wystawcy, wskazanie podmiotów uczestniczących w operacji, datę wystawienia dokumentu i datę dokonania operacji, właściwe określenie przedmiotu operacji, jej wartości i ilości oraz własnoręczne podpisy osób odpowiedzialnych za jej dokonanie. 5. Kontrola musi być odpowiednio uwidoczniona za pomocą daty i podpisu osoby sprawdzającej. Rozdział III Obieg i kontrola dokumentów zewnętrznych 10. Obieg i kontrola zewnętrznych dokumentów księgowych (faktur, rachunków i innych) odbywa się w CBA według następującego schematu: 1. Dokument wpływa do kancelarii ogólnej, która dokonuje jego rejestracji w księdze korespondencji i zaznacza w sposób trwały datę wpływu, a następnie bezzwłocznie doręcza go do właściwej jednostki celem sprawdzenia pod względem merytorycznym. 2. Dokument moŝe równieŝ wpłynąć bezpośrednio do jednostki, która go opatruje pieczęcią wpływu z oznaczeniem daty i liczby dziennika korespondencji, w którym jest rejestrowany. Dokument podpisuje osoba upowaŝniona do odbioru przedmiotu umowy i dokumentu rozliczeniowego. 3. Kierownik jednostki albo osoba przez niego upowaŝniona sprawdza prawidłowość wykonania przedmiotu umowy pod względem merytorycznym i zatwierdza dokument składając podpis (pieczątka imienna) pod pieczęcią o treści określonej w załączniku nr 1 do niniejszej instrukcji. Ponadto pracownik jednostki, odpowiedzialny za realizację przedmiotu umowy, jest zobowiązany do opisania dokumentu. Opis ma stwierdzić, czy przedmiot ten został wykonany zgodnie z treścią umowy. W tym celu pracownik podpisuje się (pieczątka imienna) pod klauzulą o treści: Faktura/Rachunek obejmuje naleŝność dla... za... dla Centralnego Biura Antykorupcyjnego zgodnie z umową/zleceniem nr. z dnia... podpis Jeśli zakupu przedmiotu umowy dokonano z zaliczki, pracownik jednostki opisuje cel dokonanego wydatku (nie wpisuje się numeru umowy). Kierownik jednostki opisuje na dokumencie, jaki tryb udzielenia zamówienia publicznego zastosowano przy realizacji zakupu: Zamówienia publicznego udzielono w trybie art.... ustawy o zamówieniach publicznych Podpis....

5 Jeśli przy wydatkowaniu środków zamawiający jest zwolniony ze stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych, fakt ten opisuje się na dokumencie. Do dokumentu dołącza się załączniki, tj. opis zamówienia, protokół odbioru przedmiotu umowy, kosztorysy itp. 5. Do dokumentów rozliczeniowych nie załącza się umów. Umowy są ewidencjonowane przez Departament Finansów CBA w rejestrze papierowym i rejestrze komputerowym. 6. Jeśli dokument dotyczy środków trwałych lub zakupów bieŝących, odpowiedzialny pracownik Departamentu Logistyki CBA podpisuje się pod pieczęciami o treści określonej w załączniku nr 2 do niniejszej instrukcji. 7. Dokumenty opisane i sprawdzone, z kompletem załączników, naleŝy przekazać do Departamentu Finansów CBA w terminie dwóch dni, licząc od daty wpływu do jednostki, jednak nie później niŝ trzy dni robocze przed upływem terminu płatności. W razie kwestionowania dokumentu lub wstrzymania realizacji płatności jednostka powiadamia na piśmie Departament Finansów CBA, podając przyczynę takiej decyzji. W razie zagroŝenia terminu realizacji faktury naleŝy dołączyć pisemne oświadczenie kontrahenta, Ŝe opóźnienie nie spowoduje zapłaty odsetek za zwłokę. 8. Dowodem przekazania dokumentu do Departamentu Finansów CBA jest pieczęć z oznaczeniem daty wpływu. UpowaŜniony pracownik Departamentu Finansów CBA sprawdza dokument pod względem formalno-rachunkowym i umieszcza swój podpis z pieczątką imienną pod pieczęcią o treści określonej w załączniku nr 3 do niniejszej instrukcji. 9. Dyrektor Departamentu Finansów CBA albo osoba przez niego upowaŝniona oraz Szef CBA albo osoba przez niego upowaŝniona na dowód akceptacji umieszczają podpisy (pieczątki imienne) pod klauzulą o treści: Zatwierdzono do wypłaty ze środków CBA Dział 754 rozdział zł......zł......zł... Razem zł... Do wypłaty/zwrotu zł... Słownie: zł..... Dyrektor Departamentu Finansów... Szef CBA 10. Sprawdzenie prawidłowości dokumentu (kompletność podpisów jest dowodem dokonania kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej), nadanie kwalifikacji i kolejnego numeru odbywa się w Departamencie Finansów CBA. 11. Dekretacja dokumentu polega na: 1) nadaniu kolejnego numeru identyfikacyjnego przez zaksięgowanie w księdze głównej; 2) wskazaniu urządzeń księgowych, na których dowód ma być zaksięgowany (rejestry, konta), określeniu daty, pod jaką dowód ma być zaksięgowany oraz złoŝeniu przez osobę upowaŝnioną podpisu pod pieczęcią o treści określonej w załączniku nr 4 do niniejszej instrukcji. 12. UpowaŜniony pracownik rozlicza się z kontrahentem zgodnie z warunkami sformułowanymi w dokumencie, tj. poleceniem przelewu albo gotówką z kasy. Termin

6 zapłaty wynika z treści umowy. W razie nieokreślenia terminu zapłaty w treści umowy, wynosi on 14 dni od daty złoŝenia tego dokumentu. 13. Przelewu dokonuje się drogą elektroniczną w systemie bankowym. Polecenie przelewu przed złoŝeniem w banku w celu realizacji naleŝności musi być podpisane elektronicznie przez osoby zatwierdzające (Szefa CBA albo osoby przez niego upowaŝnione i Dyrektora Departamentu Finansów CBA albo osoby upowaŝnione), zgodnie ze złoŝonymi w banku wzorami podpisów. 14. Faktury zapłacone przelewem opatruje się pieczęcią o treści określonej w załączniku nr 5 do niniejszej instrukcji. Do faktury dołącza się potwierdzenie przelewu. 15. W przypadku, gdy faktura jest rozliczana w kasie, stosuje się pieczęć o treści określonej w załączniku nr 6 do niniejszej instrukcji. Pod pieczęcią podpisuje się osoba upowaŝniona do odbioru naleŝnej kwoty. Rozdział IV Obieg i kontrola dokumentów wewnętrznych 11. Obieg i kontrola wewnętrznych dokumentów księgowych odbywa się w CBA według następującego schematu: 1. Wyciągi bankowe są odbierane z banku przez upowaŝnionego pracownika Departamentu Finansów CBA. Następnie w tym departamencie dokonywane są ich kontrola rachunkowa, dekretacja i ewidencja analityczna. 2. Raporty kasowe są sporządzane z częstotliwością bieŝącą przez kasjera w dwóch formach - papierowej i elektronicznej. Następnie pracownicy Departamentu Finansów CBA dokonują kontroli rachunkowej raportów, dekretacji księgowej oraz ewidencji analitycznej i syntetycznej. 3. Polecenia księgowania są opracowywane i sporządzane w Departamencie Finansów CBA. Opatrzone są one pieczątką imienną i podpisem pracownika tego departamentu. Ich dekretacja i ewidencja księgowa są dokonywane według klasyfikacji budŝetowej. 4. Listy płac pracowników są sporządzane przez Wydział Rozrachunkowo-Rozliczeniowy Departamentu Finansowego CBA, gdzie następuje takŝe ich kontrola pod względem merytorycznym i pod względem formalno-rachunkowym, której przeprowadzenie potwierdzają pieczątka imienna i podpis pracownika. Pracownik ten dokonuje takŝe dekretacji według podziałki klasyfikacji budŝetowej na dokumencie zawierającym zbiorcze dane płacowe. Dokument ten jest przekazywany do Wydziału Finansowo-Księgowego Departamentu Finansów CBA, gdzie następują jego dekretacja i ewidencja księgowa. Listy płac są zatwierdzane przez naczelnika Wydziału Rozrachunkowo-Rozliczeniowego Departamentu Finansów CBA, Dyrektora Departamentu Finansów CBA i Szefa CBA albo osobę przez niego upowaŝnioną (podpisy i pieczątki imienne), a następnie na ich podstawie są przygotowywane w formie elektronicznej przelewy bankowe. 5. Przelewy bankowe są opracowywane i sporządzane w elektronicznym systemie bankowym przez pracowników Departamentu Finansów CBA, a następnie opatrywane podpisami elektronicznymi przez Szefa CBA albo osobę przez niego upowaŝnioną i Dyrektora Departamentu Finansów CBA albo osobę upowaŝnioną, zgodnie ze złoŝonymi w banku kartami wzorów podpisów. W szczególnych wypadkach (np. awaria systemu bankowego) dopuszcza się dokonywanie płatności za pomocą przelewów papierowych, które, po opatrzeniu przez upowaŝnione osoby podpisem zgodnym ze złoŝonymi w banku kartami wzorów podpisów, upowaŝniony pracownik Departamentu Finansów CBA zawozi do banku, gdzie są realizowane.

7 6. Listę wypłat ryczałtów samochodowych przygotowuje na podstawie umów i oświadczeń pracowników Departament Logistyki CBA. Pracownik tego departamentu dokonuje kontroli pod względem merytorycznym i pod względem formalnym listy, opatruje ją pieczątką imienną i przekazuje do Departamentu Finansów CBA, w którym jest ona sprawdzana pod względem rachunkowym i podpisywana oraz opatrywana pieczątką imienną przez pracownika tego departamentu. Lista jest zatwierdzana przez Dyrektora Departamentu Logistyki CBA, Dyrektora Departamentu Finansów CBA i Szefa CBA albo osobę przez niego upowaŝnioną (podpisy i pieczątki imienne). Na podstawie zatwierdzonej listy Departament Finansów CBA sporządza w formie elektronicznej przelewy bankowe, za których pośrednictwem są realizowane zobowiązania wynikające z ryczałtów samochodowych. 7. Wnioski o zaliczkę są sporządzane w jednostkach, gdzie jest dokonywana kontrola pod względem merytorycznym i pod względem formalnym wniosku, której przeprowadzenie potwierdzają podpis i pieczątka imienna dyrektora jednostki. Następnie wniosek o zaliczkę jest przekazywany do Departamentu Finansów CBA, w których dokonuje się kontroli rachunkowej. Wniosek zatwierdzają Dyrektor Departamentu Finansów CBA i Szefa CBA albo osobę przez niego upowaŝniona. Na podstawie zatwierdzonego wniosku zaliczka jest realizowana w kasie. 8. Jednostka delegująca pracownika sporządza i dokonuje kontroli pod względem merytorycznym i formalnym dokumentu rozliczenia polecenia wyjazdu słuŝbowego. Przeprowadzenie tej kontroli potwierdzają podpis i pieczątka imienna dyrektora tej jednostki. Następnie dokument jest przekazywany do Departamentu Finansów CBA, gdzie jest sprawdzany pod względem rachunkowym. Potwierdzeniem tej kontroli jest podpis z pieczątką imienną pracownika tego departamentu. Dyrektor Departamentu Finansów CBA i Szef CBA albo osoba przez niego upowaŝniona zatwierdzają rozliczenie (podpisy i pieczątki imienne) i jest ono realizowane przez kasę. Z kasy jest przekazywane ono do Wydziału Finansowo-Księgowego Departamentu Finansowego CBA, gdzie jest dekretowane i ewidencjonowane według podziałki klasyfikacji budŝetowej. 9. Właściwy wydział sporządza dowód księgowy zwalniający środki. Następnie dokonuje kontroli pod względem merytorycznym i pod względem formalnym oraz uzgadnia i konfrontuje dane. Pracownik składa podpis z pieczątką imienną jako potwierdzenie dokonania kontroli. Dokument przekazuje się do Departamentu Finansów CBA, gdzie zostaje sprawdzony pod względem rachunkowym i podpisany przez pracownika. Po akceptacji Dyrektora Departamentu Finansów CBA i Szefa CBA albo osoby przez niego upowaŝnionej zobowiązanie zostaje zrealizowane w formie przekazu elektronicznego. Następnie dokument jest dekretowany i ewidencjonowany według podziałki klasyfikacji budŝetowej. 10. Pozostałe dokumenty wewnętrzne są tworzone w jednostkach, w których następują ich sprawdzenie pod względem merytorycznym i pod względem formalnym potwierdzone podpisem z pieczątką imienną upowaŝnionego pracownika, a takŝe zatwierdzenie przez dyrektora jednostki (podpis z pieczątką imienną). Następnie dokument jest przekazywany do Departamentu Finansów CBA, gdzie są dokonywane kontrola rachunkowa (potwierdzona podpisem upowaŝnionego pracownika z pieczątką imienną), dekretacja i ewidencja księgowa w księgach rachunkowych, zgodnie z podziałką klasyfikacji budŝetowej. 11. W przypadku gdy dokument wewnętrzny rodzi skutki finansowe dla CBA, musi być zatwierdzony przez Dyrektora Departamentu Finansów CBA i Szefa CBA albo osobę przez niego upowaŝnioną (podpisy i pieczątki imienne).