Instrukcja sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo księgowych w Starostwie Powiatowym w Koszalinie. Rozdział I.

Transkrypt

1 Instrukcja sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo księgowych w Starostwie Powiatowym w Koszalinie Rozdział I Ustalenia ogólne 1 Instrukcje opracowano na podstawie przepisów ogólnych obowiązujących oraz wypracowanych i sprawdzonych przez praktykę rozwiązań w zakresie organizacji, kontroli i obiegu dokumentów, a w szczególności na podstawie: 1) ustawy o rachunkowości, 2) ustawy o finansach publicznych 3) ustawy o podatku od towarów i usług i przepisów wykonawczych do ustawy, 4) rozporządzeń w sprawie sprawozdawczości budżetowej, 5) innych aktów prawnych, na które powołuje się instrukcja w zakresie omawianych zagadnień. Ilekroć w niniejszej instrukcji jest mowa o: 1) jednostce oznacza to Starostwo Powiatowe w Koszalinie, 2) kierowniku jednostki oznacza to Starostę Koszalińskiego Pracownicy jednostki z tytułu powierzonych im obowiązków powinni zapoznać się z treścią instrukcji i bezwzględnie przestrzegać zawartych w niej postanowień. Fakt zapoznania się z przepisami zawartymi w instrukcji powinien być potwierdzony na specjalnym oświadczeniu, stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszej instrukcji. Rozdział II Ustalenia szczegółowe 4 Dowody księgowe dane ogólne 1. Wszelkie operacje gospodarcze powinny być udokumentowane odpowiednimi dowodami księgowymi: 1) dowód księgowy jest dokumentem potwierdzającym dokonanie operacji gospodarczej lub finansowej w określonym miejscu i czasie. Prawidłowo wystawiony dowód księgowy stanowi podstawę do ujęcia go w odpowiedniej ewidencji, 2) wystawienie konkretnego dowodu księgowego związane jest z zaistnieniem operacji gospodarczej, 3) dowodami księgowymi dokonuje się również korekty sprawozdań i przeszacowań. 2. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowodami księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej dowodami źródłowymi.

2 3. Dowody księgowe dzieli się na trzy grupy: 1) zewnętrzne obce- otrzymane od kontrahentów, 2) zewnętrzne własne przekazywane w oryginale kontrahentom, 3) wewnętrzne dotyczące operacji wewnątrz jednostki. 4. Podstawa zapisów w księgach rachunkowych mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe: 1) zbiorcze służące do dokonywania łącznych zapisów zbiorów dowodów źródłowych, które muszą być pojedynczo wymienione w dowodzie zbiorczym, 2) korygujące służące do korekty dowodów obcych lub własnych zewnętrznych, sprostowania zapisów lub stornowań, 3) zastępcze wystawiane do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego (dowody pro forma ), 4) rozliczeniowe ujmujące dokonane już zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych (dotyczące wszelkich przeksięgowań np.: wystornowania błędnego zapisu, przeniesienia rozliczonych kosztów, zamknięcia ksiąg itp.). 5. W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych operacja gospodarcza może być udokumentowana za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące operacji. Nie należy stosować dowodów zastępczych przy operacjach, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług. 6. Dowód księgowy zawiera co najmniej: 1) określenie rodzaju dowodu i jego numer identyfikacyjny, 2) określenie stron (nazwa, adres) dokonujących operacji gospodarczej, 3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określona także w jednostkach naturalnych, 4) datę dokonania operacji, a jeżeli dowód został sporządzony pod inna datą także datę sporządzenia dowodu, 5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której przekazano lub od której przyjęto składnik aktywów, 6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacja) oraz podpisy osoby odpowiedzialnej za te wskazania, 7) numer identyfikacyjny dowodu (kolejny numer dowodu księgowego w danej grupie rodzajowej, przedmiotowej i organizacyjnej), 7. Dowody księgowe są prowadzone rzetelnie, to jest zgodnie z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej. 8. W przypadku korygowania niewłaściwych danych lub błędnych zapisów źródłowych na dowodzie zewnętrznym obcym może ono być dokonywane tylko i wyłącznie przez wystawienie i wysłanie kontrahentowi dowodu korygującego ze stosownym uzasadnieniem. 9. Błędy w dowodzie księgowym wewnętrznym mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub liczby (kwoty) i wpisanie obok danych poprawnych z datą poprawki i parafą osoby dokonującej tej czynności, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, nie należy poprawiać pojedynczych liter lub cyfr. 10. W dowodzie księgowym mogą być stosowane skróty i symbole, ale tylko powszechnie znane.

3 1. Dowodami księgowymi są w szczególności: 5 Rodzaje dowodów księgowych 1) dowody zakupu, w szczególności faktura VAT, rachunek oraz korekta faktury, 2) listy płac, 3) umowy zlecenia i o dzieło, rachunki za wykonanie prac według tych umów oraz listy wypłat z tytułu tych umów, 4) rachunek kosztów podróży służbowej w delegacji służbowej krajowej lub zagranicznej, 5) polecenie księgowania, 6) nota odsetkowa, 7) nota księgowa, 8) nota obciążeniowa, 9) faktura sprzedaży, 10) rachunek sprzedaży, 11) nota księgowa, 12) dokument LT (likwidacja środka trwałego), 13) dokument OT (przyjęcie środka trwałego do użytkowania), 14) dokument zmiany użytkowania składnika majątku, 15) protokół zdawczo odbiorczy środka trwałego 16) polecenie przelewu, 17) wyciąg bankowy, 18) dowód wpłaty KP (kasa przyjmie) 19) dowód wypłaty KW (kasa wypłaci) 20) wniosek o zaliczkę, 21) rozliczenie zaliczki, 22) dowód wpłaty na rachunek bankowy, 23) przekaz za pośrednictwem poczty, 24) polecenie wypłaty, 25) zlecenie wypłaty środków pieniężnych w walucie obcej 26) listy wypłat za udział w posiedzeniach komisjach, 27) listy wypłat diet, 28) decyzje, postanowienia administracyjne, 29) decyzje, postanowienia sądowe, 30) upomnienia i wezwania do zapłaty, 31) umowy z dostawcami 32) inne dowody potwierdzające dokonanie operacji gospodarczej podlegającej ewidencji księgowej lub dokumenty potwierdzające operacje skutkujące zmianą aktywów lub pasywów. Rozdział III Obieg i kontrola dokumentów 6 Zasady obiegu dowodów księgowych 1. W sprawdzeniu dowodów bierze udział szereg właściwych samodzielnych stanowisk pracy, na skutek czego zachodzi konieczność przekazania dokumentów pomiędzy poszczególnymi

4 stanowiskami. W ten sposób powstaje tzw. obieg dokumentów księgowych, który obejmuje drogę dokumentu od chwili sporządzenia, względnie wpływu do jednostki, aż do momentu ich dekretacji i przekazania do zaksięgowania. Poszczególne dowody księgowe mają różne drogi obiegu. 2. Bez względu na rodzaj dokumentu należy zawsze dążyć, aby ich obieg odbywał się najkrótszą drogą. W tym celu stosuje się następujące zasady obiegu dowodów księgowych: 1) zasad terminowości przestrzeganie terminu przekazania dokumentów pomiędzy ogniwami, skrócenie do minimum czasu przetwarzania dokumentów przez poszczególne ogniwa, 2) zasada systematyczności wykonywanie czynności związanych z obiegiem dokumentów w sposób systematyczny, ciągły, zapobiegający okresowemu spiętrzeniu prac, powodującemu możliwości zwiększenia pomyłek, 3) zasad częstotliwości przepływ tych samych dokumentów przy określonej powtarzalności, 4) zasad odpowiedzialności indywidulanej imienne wyznaczenie osób odpowiedzialnych za konkretne czynności przynależne do systemu obiegu dokumentów, przekazywanie dokumentów tylko do tych ogniw, które korzystają z zawartych w nich danych i są kompetentne do ich sprawdzenia, 5) zasad samokontroli obiegu poszczególne ogniwa kontrolują się nawzajem i wymuszają ciągły ruch obiegowy. 3. Obowiązujący w jednostce Terminarz obiegu Dokumentów księgowych stanowi załącznik nr 2 do niniejszej instrukcji. 7 Kontrola dowód księgowych 1.Wszelkie dokumenty stanowiące podstawę ujęcia w księgach rachunkowych powinny być poddane kontroli przed zrealizowaniem i zaksięgowaniem. 2. Dowody powinny być sprawdzone pod względem: 1) merytorycznym, 2) formalno rachunkowym. 3. Kontroli merytorycznej podlegają prawidłowo sporządzone dowody księgowe. 4. Kontrola merytoryczna polega na zbadaniu, czy dane zawarte w dowodzie księgowym odpowiadają rzeczywistości, czy wyrażona w dowodzie księgowych operacja gospodarcza była celowa z punktu widzenia gospodarczego oraz czy jest ona zgodna z obowiązującymi przepisami (legalność operacji gospodarczej). 5. Kontrola merytoryczna polega na sprawdzeniu, czy: 1) dowód księgowy został wystawiony przez właściwy podmiot, 2) operacji gospodarczej dokonały osoby do tego upoważnione, 3) operacja gospodarcza była celów, to znaczy, czy była zaplanowana w okresie, w którym została dokonana, albo jej wykonanie było niezbędne do funkcjonowania jednostki, 4) dane zawarte w dowodzie księgowym odpowiadają rzeczywistości, 5) zdarzenie gospodarcze przebiegło zgodnie z obowiązującym prawem. 6. Stwierdzone w dowodach księgowych nieprawidłowości merytoryczne są uwidocznione na załączonym do dowodu księgowego szczegółowym opisie nieprawidłowości, który zawiera datę i

5 podpis sprawdzającego. Stwierdzenie nieprawidłowości uwidocznione w tej formie stanowi podstawę do żądania od kontrahenta wystawienia faktury korygującej. 7. Zadaniem kontroli merytorycznej jest również zadbanie o szczegółowy opis operacji gospodarczej, z podaniem związku dokonanego wydatku z realizacją zadań jednostki. Jeżeli z dowodu księgowego nie wynika jasno charakter zdarzenia gospodarczego, jest niezbędne jego uzupełnienie. 8. Kontrola merytoryczna jest dokonywana przez Dyrektorów jednostek organizacyjnych i ich zastępców, Dyrektorów wydziałów oraz ich zastępców, osoby zatrudnione na samodzielnych stanowiskach oraz inne osoby upoważnione do tej czynności. 9. Dokument sprawdzony pod względem merytorycznym zawiera datę i podpis osoby dokonującej kontroli w miejscu Sprawdzono pod względem merytorycznym 10. Kontrola formalno rachunkowa polega na zbadaniu, czy dowód księgowy został wystawiony w sposób prawidłowy i zgodny z obowiązującymi przepisami, czy operacja została poddana kontroli merytorycznej oraz czy dowód księgowy nie zawiera błędów rachunkowych. 11. Kontrola formalno rachunkowa polega w szczególności na sprawdzeniu, czy: 1) dokument posiada cechy dowodu księgowego, 2) dowód księgowy jest opatrzony klauzulą o dokonaniu kontroli merytorycznej, 3) wynik kontroli merytorycznej dowodu księgowego umożliwia prawidłowe ujęcie zdarzenia w księgach rachunkowych, 4) w dowodzie księgowym nie występują błędy rachunkowe. 12. Nieprawidłowości formalno-rachunkowe powinny być skorygowane w sposób określony w 4 ust. 8 i Kontrolujący dowód pod względem formalno rachunkowym zamieszcza na dowód przeprowadzonej kontroli datę i podpis w miejscu Sprawdzono pod względem formalnorachunkowym. 14. Kontrolujący dowód księgowy pod względem formalno rachunkowym przygotowuje dowód księgowy do zatwierdzenia, przez wpisanie do klauzuli zatwierdzającej kwoty, na którą opiewa dowód, liczbę i słownie, wpisanie klasyfikacji budżetowej. 15. Kontrola formalno rachunkowa jest dokonywana przez osoby wskazane w załączniku nr 3 do niniejszej instrukcji. 16. Dowody księgowe dokumentujące wydatki strukturalne podlegają opisaniu poprzez określenie kwoty, obszaru i kategorii wydatku strukturalnego. Osoba dokonująca tego opisu umieszcza datę i podpis. 17. Dodowy księgowe podlegają również kontroli pod względem ustawy o zamówieniach publicznych. Na dowód przeprowadzonej kontroli osoba dokonująca tych czynności umieszcza stosowną adnotację, datę i podpis. 18. Po kontroli merytorycznej oraz formalno rachunkowej następuje sprawdzenie i zatwierdzenie dowodu księgowego do wypłaty przez osoby wymienione w załączniku nr 4 do niniejszej instrukcji. 8 Dekretacja dokumentów księgowych 1. Zatwierdzony dowód księgowy podlega zaksięgowaniu po dokonaniu dekretacji.

6 2. Dekretacja to ogół czynności związanych z przygotowaniem dokumentów księgowych do księgowania, wydaniem dyspozycji co do sposobu ich księgowania i pisemnym potwierdzeniem jej dokonania. 3. Dekretacji dokonują osoby zgodnie z zakresem czynności, poprzez ustalenie i oznaczenie sposobu ewidencji zdarzenia gospodarczego, podanie korespondencji konta, daty, pod którą należy ująć zdarzenie gospodarcze w księgach rachunkowych i umieszczenie podpisu. 4. Dla usprawnienia pracy można stosować pieczątkę z odpowiednimi rubrykami i treścią. 9 Ewidencja faktur VAT 1. Do udokumentowania operacji sprzedaży podlegającej podatkowi od towarów i usług służą: 1) faktury, 2) faktury korygujące, 3) w szczególnych przypadkach: zaginięcia faktury VAT lub jej niezawinionego zniszczenia, do udokumentowania operacji sprzedaży dopuszcza się duplikat faktury VAT. Duplikat każdorazowo sporządza wystawca, umieszczając na fakturze oznaczenie duplikat. 2. Faktury należy wystawiać zgodnie z zasadami określonymi w przepisach zawartych w ustawie o podatku od towarów i usług i przepisach wykonawczych. 3. Nabywca towaru i usługi, który otrzymał fakturę lub fakturę korygującą zawierającą błędy może wystawić Notę korygującą. Notę korygująca wystawia się w sytuacjach i na zasadach określających w przepisach dotyczących podatku od towarów i usług. 4. Ustala się następujące zasady wystawiania faktur: 1) faktury wystawia się w dwóch egzemplarzach w Wydziale Finansowym, z których: a) oryginał otrzymuje nabywca, b) kopia pozostaje w Wydziale Finansowym 2) faktury wystawia się w terminie do 15 dni od końca miesiąca, w którym dostarczono towar, wykonano usługę lub uzyskano zapłatę, chyba że inaczej stanowią szczególne przypadki powstania obowiązku podatkowego 3) wystawcą faktury są osoby zgodnie z zakresem obowiązków, 4) faktury muszą być kolejno numerowane, dopuszcza oddzielną numerację w ramach pogrupowanych transakcji. 5. W jednostce sporządza się rejestry sprzedaży i rejestry zakupu za okresy miesięczne, które ujmuje się w zestawieniu zbiorczym na podstawie którego sporządza się deklaracje VAT. 6. W celu prawidłowego i terminowego wystawiania faktur ze sprzedaży towarów i usług, sporządzania rejestrów zakupu i sprzedaży, deklaracji ustala się następujący obieg dokumentów: 1) wszystkie faktury, faktury korygujące, noty korygujące potwierdzające fakt zakupu towarów oraz usług powinny być składane w Wydziale Finansowym na bieżąco, 2) wszystkie dokumenty, będące podstawą wystawienia faktury VAT, faktury korygującej, noty korygującej, następnie rejestru sprzedaży, a w konsekwencji deklaracji VAT-7, powinny być przekazywane do Wydziału Finansowego w terminie umożliwiającym terminowe wystawienie faktury.

7 Załącznik nr 1 do Instrukcja sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo księgowych w Starostwie Powiatowym w Koszalinie Oświadczenie O przyjęciu do wiadomości i stosowania zasad przyjętych w Instrukcja sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo księgowych w Starostwie Powiatowym w Koszalinie Niniejszym oświadcza, że przyjęłam/przyjąłem do wiadomości i ścisłego przestrzegania zasad określonych w instrukcji oraz zobowiązuję się w zakresie obiegu dokumentów postępować zgodnie z zawartymi w niej ustaleniami. Jednocześnie zobowiązuję się do zapoznania z niniejszą instrukcją podległych pracowników. Wykaz stanowisk organizacyjnych w Starostwie Powiatowym którym przekazano egzemplarz Instrukcji Instrukcja sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo księgowych w Starostwie Powiatowym w Koszalinie. L.p. Imię i nazwisko Stanowisko Podpis

8 Załącznik nr 2 do Instrukcja sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo księgowych w Starostwie Powiatowym w Koszalinie Terminarz obiegu dokumentów księgowych oraz wykaz komórek organizacyjnych i samodzielnych stanowisk pracy biorących udział w sporządzaniu, obiegu, kontroli dokumentów księgowych w Starostwie Powiatowym w Koszalinie. Do komórki finansowej spływają dokumenty finansowe z następujących komórek: 1. Wydział Organizacyjno Społeczny - sprawy kadrowe L.p. Określenie dokumentu Rodzaj dokumentu Termin dostarczenia 1. Angaże pracowników nowo zatrudnionych, zmiany w angażach, przesunięcia pracowników oraz dokumenty o podobnym charakterze 2. Naliczone odpraw, nagrody jubileuszowe, ekwiwalenty 3. Zasiłki chorobowe druki L-4 oraz inne zaświadczenia dotyczące wypłat z tytułu chorobowego oraz dokumenty o podobnym charakterze Umowa, zestawienie Informacja należnościach wypłaty o do Druk L- 4, Zaświadczenie Do 20 dnia każdego miesiąca Na bieżąco (w terminie umożliwiającym terminową wypłatę) Do 20 dnia każdego miesiąca Komórka (osoba) przyjmująca Wydział finansowy Wydział finansowy Wydział finansowy 4. Ryczałty samochodowe Rozliczenie używania Wydział finansowy samochodu Na bieżąco prywatnego 5. Rozliczenie delegacji Druki Na bieżąco Wydział Finansowy 6. Wykaz osób uprawnionych do Wykaz Na bieżąco Wydział finansowy świadczenia z ZFŚS 7. Umowy o pożyczkę Umowa Na bieżąco Wydział finansowy 8. Dane o planowanym stanie Wykaz Do 15 września roku Wydział finansowy zatrudnienia, wykaz osób bazowego na rok uprawnionych do nagrody następny planowania jubileuszowej, do odprawy emerytalnej i rentowej oraz inne dokumenty o podobnym charakterze Za dotrzymanie wyznaczonych terminów spływu dokumentacji odpowiedzialni są pracownicy i kierownik komórki organizacyjnej według zakresu czynności. 2. Wydział Administracyjno Inwestycyjny wydatki inwestycyjne i bieżące, gospodarowanie mieniem ruchomym L.p. Określenie dokumentu Rodzaj dokumentu Termin dostarczenia Komórka (osoba) przyjmująca 1. Umowy na dostawy towarów i usług Umowa kserokopia Na bieżąco Wydział Finansowy 2 Rachunki, faktury od dostawców za towary i usługi 3. Zawiadomienia o zwrocie wadiów, zabezpieczenia należytego wykonania Rachunek, faktura Na bieżąco Wydział Finansowy oryginał Zawiadomienie Na bieżąco Wydział Finansowy

9 umowy 4. Informacja o naliczeniu kar, odszkodowań 5. Dokumentacja likwidacji majątku ruchomego, przekazania nieodpłatnego 6. Umowy sprzedaży ruchomych składników majątku Druk Na bieżąco Wydział Finansowy dochodów Protokoły, druki Na bieżąco Wydział Finansowy ewidencji środków trwałych Umowa Na bieżąco Wydział Finansowy ewidencji środków trwałych Wydział Finansowy 7. Wykaz polis ubezpieczeniowych Wykaz Przed terminem płatności Za dotrzymanie wyznaczonych terminów spływu dokumentacji odpowiedzialni są pracownicy i kierownik komórki organizacyjnej według zakresu czynności. 3. Wydział Środowiska, Gospodarki Nieruchomościami dochody i wydatki, gospodarowanie nieruchomościami Powiatu i Skarbu Państwa L.p. Określenie dokumentu Rodzaj dokumentu Termin dostarczenia Komórka (osoba) przyjmująca 1. Umowa, decyzja o oddaniu w Umowa, decyzja Na bieżąco Wydział Finansowy - wieczyste użytkowanie, trwały zarząd 2 Umowa sprzedaży, zamiany, zakupu, nieodpłatnego przekazania, darowizna, Umowa Na bieżąco Wydział Finansowy - użyczenia 3. Zmiana wielkości opłat za wieczyste użytkowanie Zawiadomienie Na bieżąco Wydział Finansowy - 4. Umowy najmu, dzierżawy i inne Umowa Na bieżąco Wydział Finansowy - 5 Deklaracje podatku od nieruchomości, rolnego, leśnego 6. Faktury, rachunki dotyczące obsługi mienia Powiatu i Skarbu Państwa 7. Dokumenty dotyczące naliczenia i rozliczenia czynszów łowieckich Deklaracje W terminie zapewniającym terminowe regulowanie zobowiązań podatkowych Wydział Finansowy - Rachunki, faktury Na bieżąco Wydział Finansowy - Zestawienia Na bieżąco Wydział Finansowy - Za dotrzymanie wyznaczonych terminów spływu dokumentacji odpowiedzialni są pracownicy i kierownik komórki organizacyjnej według zakresu czynności. 4. Pozostałe komórki i samodzielne stanowiska L.p. Określenie dokumentu Rodzaj dokumentu Termin dostarczenia Komórka (osoba) przyjmująca 1. Faktury, rachunki Faktury, rachunki Na bieżąco Wydział Finansowy 2 Korespondencja finansowa Pisma Codziennie po zadekretowaniu na Wydział Finansowy Wydział Finansowy - 3. Inne dokumenty finansowe Druki Na bieżąco Wydział Finansowy - 4. Umowy dotacji i sprawozdania Umowy, rozliczenia Na bieżąco Wydział Finansowy -

10 Załącznik nr 3 do Instrukcja sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo księgowych w Starostwie Powiatowym w Koszalinie Wzory podpisów osób dokonujących kontroli formalno- rachunkowej L.p. Imię i nazwisko Stanowisko Podpis

11 Załącznik nr 4 do Instrukcja sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo księgowych w Starostwie Powiatowym w Koszalinie Wzory podpisów osób upoważnionych do zatwierdzania do wypłaty dowodów księgowych L.p. Imię i nazwisko Stanowisko Podpis 1. Starosta 2. Wicestarosta 3. Sekretarz 4. Skarbnik 5.