Dokumentacja biurowa i jej rodzaje. Opracowała: Natalia Leszczyńska III HT

Transkrypt

1 Dokumentacja biurowa i jej rodzaje Opracowała: Natalia Leszczyńska III HT

2 Dokument biurowy - to każde pismo, notatka, protokół, sprawozdanie, zestawienie liczbowe sporządzone w toku pracy biurowej lub otrzymane z zewnątrz. Dokumentacja biurowa - obejmuje akta spraw bieżących (obejmują sprawy będące w toku załatwiania, czekające na załatwienie, na uzupełnienie lub wymagające wznowienia), i załatwionych (obejmują sprawy zamknięte, załatwione), oraz księgi, rejestry, kartoteki, dokumentację finansową i księgową, biuletyny itp.

3 Akta spraw są zbiorem wszelkich dokumentów biurowych dotyczących określonej sprawy. Wyróżnia się m.in. tzw. akta spraw bieżących oraz załatwionych. Akta spraw bieżących to sprawy będące w toku załatwiania, wyczekujące na załatwienie, na uzupełnienie lub wymagające wznowienia. Akta spraw załatwionych obejmują sprawy zamknięte, załatwione.

4 Układy tekstu blokowy Wszystkie wiersze pisane są od lewego marginesu, a każdą nową myśl (akapit) oddziela się dodatkową interlinią (pustą linią). Tytuły i podtytuły w układzie blokowym pisane są również od lewego marginesu. a linea (z wcięciem) Każdy nowy akapit zaczyna się od wcięcia. Tytuły i podtytuły pisze się na środku, symetrycznie nad tekstem.

5 Układy pism Układ blokowy typowy dla korespondencji biurowej wszystkie wiersze rozpoczynają się równo z linią lewego marginesu interlinia pojedyncza Układ a linea wywodzi się z pisma ręcznego zwiększona interlinia (1,5 do 2) wcięcie pierwszego wiersza stosowany do pism specjalnych, zaproszeń, przemówień

6 Podział pism ze względu na nadawcę i adresata korespondencja przychodząca, zewnętrzna, czyli pisma otrzymywane; korespondencja wychodząca, czyli pisma wysyłane; korespondencja wewnętrzna, czyli pisma wewnętrzne.

7 Podział pism ze względu na treść zawartą w dokumencie pisma i notatki służące do wymiany myśli i przekazywania informacji; protokoły służące do rejestracji stanu zdarzeń, czynności, dokonanych działań; sprawozdania opisujące przebieg wypadków lub zdarzeń, przedstawiających relację z faktycznego stanu rzeczy; polecenia (w charakterze zarządzeń, okólników, regulaminów) określające czynności do załatwienia i sposób ich wykonania.

8 Części składniowe pisma Nagłówek pisma Miejscowość i data Numer pisma Nazwa i adres odbiorcy Określenie sprawy treść załączniki podpis

9 Nagłowek Zawiera nazwę i adres nadawcy pisma, ewentualnie dodatkowe informacje o nadawcy (tel., fax, nr konta). Zakłady Przemysłu Wełnianego Polska Wełna ul. Wrocławska 17, Zielona Góra tel.: , faks:

10 Numer pisma Numer pisma zgodny z zasadami oznaczania pism w danej instytucji. Umieszczany zwykle między datą a nazwą odbiorcy pisma. OH. 37/2003 OH. 37/2003

11 Sprawa Zwięzłe określenie treści pisma, powinno być napisane w mianowniku, bez kropki na końcu, można podkreślić. Sprawa: reklamacja Sprawa: oferta handlowa

12 Nazwa i adres odbiorcy Umieszczone są w polu adresowym (po prawej stronie blankietu). Nazwę odbiorcy należy pisać zawsze w mianowniku. Pomiędzy nazwą odbiorcy a jego siedzibą powinna być interlinia. W adresie odbiorcy nie stosuje się skrótów (wyjątki: ul., stopnie naukowe, zawodowe). Najpierw podajemy nazwisko osoby, do której kierowane jest pismo, a w następnie jej stanowisko. Zakłady Przemysłu Wełnianego Polska Wełna ul. Wrocławska Zielona Góra Pan mgr Jan Zawada Dyrektor Techniczny Uniwersytetu Zielonogórskiego ul. Podgórna Zielona Góra

13 Podpis Jeśli dwie osoby podpisują pismo - podpis osoby zajmującej wyższe stanowisko (odpowiedzialnej) umieszcza się po prawej, drugiej osoby po lewej na tej samej wysokości. Jeżeli pismo ma podpisać jedna osoba - umieszczamy podpis po środku prawej połowy blankietu, dwie interlinie od tekstu. Najpierw podajemy stanowisko służbowe, a pod stanowiskiem nazwisko osoby podpisującej. Kierownik Działu Administracyjnego Piotr Jackowski

14 Inne elementy Załączniki - zawsze przy lewym marginesie, na wysokości stanowiska podpisującego pismo lub pod podpisem po lewej (jeśli występuje). Rozdzielnik - jeśli pismo otrzymuje także inny odbiorca to informację tę umieszcza się także po lewej stronie (pod załącznikami). Treść załączników lub rozdzielników nie może przejść na prawą stronę blankietu, aby pod podpisem po prawej stronie nie było żadnej treści.

15 Sprawozdanie Sprawozdanie to relacja z wydarzeń, opis tego, co się przeżyło. W sprawozdaniu nalezy opisywać wydarzenia w porządku chronologicznym - to znaczy w takiej kolejnośći, w jakiej występowały. Głównym celem sprawozdania jest wierne i dokładne zrelacjonowanie faktów i wydarzeń, których było się świadkiem lub w których się uczestniczyło.

16 Stałe elementy sprawozdania to konkretne informacje na pytania: * kiedy? * kto? * gdzie? * co? * jak? Elementy sprawozdania

17 Notatka służbowa Notatka służbowa jest dokumentem stosowanym w firmach, instytucjach i urzędach. Służy prawnemu udokumentowaniu bieżących ustaleń w celu kontroli realizacji czynności służbowych. Dlatego musi być precyzyjna. Notatka służbowa powinna uwzględniać: data sporządzenia notatki miejsce sporządzenia notatki czego dotyczy (dnia tego i tego, w okolicznościach takich miało miejsce zdarzenie, którego konsekwencją było...) podpis

18 Notatka służbowa Białystok, Notatka służbowa ze spotkaniaw Hotelu Sheraton w Warszawie w dniu W spotkaniu udział wzieli: Jan Pismo - kierownik działu kadr Halina Pisemko - główna księgowa Celem spotkania było przyjęcie sprawozdania z działalności za drugi okres 2005 roku. W efekcie spotkania sprawozdanie za drugi okres 2005 roku zostało przyjęte. Notatkę sporządził: Jan Pismo