Metodyka sporządzania PLANÓW ZARZĄDZANIANIA NIERUCHOMOŚCIAMI część I

Transkrypt

1 1. Uwagi wstępne Istota i funkcje planu zarządzania nieruchomością: istota i role planu jako nowoczesnego narzędzia pomocnego w pracy zarządcy nieruchomości; funkcje planu (informacyjna, diagnostyczna, prognostyczna, doradcza, strategiczna, negocjacyjna, kontrolna); specyfika tworzenia planów w zależności od funkcji nieruchomości i celów, które zamierzamy osiągnąć; zasady określania koncepcji zmian zarządzania i konstruowania planów zarządzania, różnego typu nieruchomościami w zależności od ich wieku, stanu technicznego, standardu i atrakcyjności położenia oraz możliwości ekonomicznych mieszkańców i użytkowników; ogólne zasady tworzenia planów zarządzania nieruchomościami: mieszkalnymi (wspólnymi, spółdzielczymi, TBS-owskimi, komunalnymi, zakładowymi i prywatnymi-czynszowymi), instytucjonalnymi i publicznymi, komercyjnymi; sposoby gromadzenia informacji o nieruchomości dla której ma być przygotowany plan zarządzania. 2. Strona tytułowa pracy Elementy obowiązkowe Tytuł, w którym należy określić rodzaj nieruchomości oraz podać jej ew. nazwę i adres, np. Plan zarządzania nieruchomością wspólną położoną w. (miasto) przy ul... ; imię i nazwisko oraz adres domowy autora opracowania; data (tj. miesiąc i rok) i miejsce opracowania planu (w praktyce jest to miejscowość, w której znajduje się opisywana nieruchomość albo mieszka autor pracy). Elementy (informacje) dodatkowe, które mogą - ale nie muszą - być zawarte na stronie tytułowej: zdjęcie od strony frontowej lub pokazujące najważniejsze (najbardziej charakterystyczne) cechy opisywanego budynku; ważniejsze informacje z Księgi Wieczystej (właściciel, numer i powierzchnia działki, obręb, dzielnica ewidencyjna itp.). 3. Zawartość planu zarządzania (składniki planu zarządzania nieruchomością)

2 A. Wersja podstawowa przydatna dla wszystkich typów nieruchomości Opracowana przez członków PKK na pierwszym posiedzeniu plenarnym w styczniu 2000r. Mimo pewnych zastrzeżeń dotyczących zakresu tematycznego i zawartości niektórych punktów nigdy nie została zmieniona. Wersja bez wątpienia powszechnie znana i uważana za zdecydowanie najlepszą. I.WSTĘP 1. Cele opracowania planu i oczekiwania właściciela 2. Podstawowe akty prawne regulujące proces zarządzania opisywaną nieruchomością II. PODSTAWOWE INFORMACJE O NIERUCHOMOŚCI 1. Stan prawny nieruchomości i status właściciela (przedmiot, podmiot i obciążenia) 2. Lokalizacja ogólna - przeznaczenie w planie zagospodarowania przestrzennego 3. Lokalizacja szczegółowa 4. Opis i stan techniczny budynków i budowli 5. Charakterystyka nieruchomości (dane techniczne i funkcjonalne) 6. Zawartość dokumentacji technicznej (jej części składowe, miejsce przechowywania itp.) 7. Sposób zagospodarowania i wykorzystania nieruchomości 8. Określenie potrzeb remontowych 9. Obecny sposób zarządzania nieruchomością 10. Podsumowanie i wnioski III. ANALIZA RYNKU NIERUCHOMOŚCI 1. Określenie zasięgu rynku 2. Klienci potrzeby, preferencje i upodobania 3. Konkurencyjne nieruchomości 4. Analiza porównywalnych nieruchomości 5. Podsumowanie i wnioski IV. BIEŻĄCA ANALIZA FINANSOWA 1. Przychody i koszty specyfikacja poszczególnych pozycji i wartości łącznych 2. Możliwości zwiększenia przychodów oraz zmniejszenia kosztów 3. Potencjalne źródła finansowania 4. Określenie wartości nieruchomości 5. Podsumowanie i wnioski V. ANALIZA STRATEGICZNA 1. Mocne i słabe strony nieruchomości 2. Określenie wariantów postępowania VI. OCENA WARINATÓW POSTĘPOWANIA 1. Skutki wdrożenia poszczególnych wariantów

3 2. Wskazanie wariantu optymalnego VII. PLAN REALIZACJI WYKAZANEGO WARIANTU Z UWGLĘDNIENIEM EWENTUALNYCH ZAGROŻEŃ VIII. PODSUMOWANIE PLANU I WNIOSKI KOŃCOWE. IX. ZAŁĄCZNIKI B. Wersja skrócona polecana dla wszystkich typów nieruchomości (poza komercyjnymi) zwłaszcza przy opracowaniu drugiego i trzeciego planu składanego do PKK. Zaprezentowana została przez MM w dyskusji nt. konstrukcji planów zarządzania nieruchomością w październiku 2003r w UMiRM opublik. w nr 42/2003 Świata nieruchomości zarządcy, doradcy w grudniu 2003r. 1. Wstęp 2. Podstawowe informacje o nieruchomości 2.1. Stan prawny nieruchomości i status właściciela 2.2. Lokalizacja ogólna i szczegółowa przeznaczenie w planie zagospodarowania przestrzennego 2.3. Opis i stan techniczny budynków i budowli 2.4. Zawartość dokumentacji technicznej 2.5. Charakterystyka nieruchomości oraz sposób jej zagospodarowania i wykorzystania 2.6. Określenie potrzeb remontowych 2.7. Obecny sposób zarządzania nieruchomością 3. Analiza i rynku nieruchomości 3.1. Określenie zasięgu rynku 3.2. Klienci i ich potrzeby, preferencje i upodobania 3.3. Nieruchomości konkurencyjne i porównywalne 4. Bieżąca analiza finansowa 4.1. Analiza przychodów i kosztów możliwości ich optymalizacji 4.2. Potencjalne źródła finansowania bieżącego utrzymania nieruchomości oraz prac remontowo-modernizacyjnych 4.3. Określenie wartości nieruchomości 5. Analiza strategiczna 5.1. Mocne i słabe strony nieruchomości oraz jej szanse i zagrożenia rozwojowe (analiza S WO T) 5.2. Określenie wariantów postępowania 6. Analiza efektywności wariantów postępowania 6.1. Ekonomiczne skutki wdrożenia poszczególnych wariantów 6.2. Wskazanie wariantu optymalnego

4 7. Plan realizacji wskazanego wariantu z uwzględnieniem ewentualnych zagrożeń 8. Podsumowanie planu i wnioski końcowe. C. Wersja skrócona polecana dla nieruchomości komercyjnych. Zaproponowana została przez J.B. w dyskusji nt. konstrukcji planów zarządzania nieruchomością w październiku 2003 r. w UMiRM opublik. w nr Świata nieruchomości zarządcy, doradcy grudniu 2003r. Wybierając te wersję konstrukcji planu bezpiecznie jest rozbudować Rozdz. 6 w sposób określony również w Rozdz. 6 podstawowej wersji pracy. 1. Analiza celów i oczekiwań właściciela 2. Podstawy prawne 3. Analiza nieruchomości a. Stan prawny b. Stan techniczny 4. Analiza rynku a. Rynek lokalny (lub regionalny) b. Bezpośrednie sąsiedztwo 5. Roczny budżet operacyjny (w zależności od potrzeb) a. Budżet proforma b. Budżet remontowy c. Budżet kapitałowy d. Budżet przepływów pieniężnych (długoterminowy) 6. Analiza efektywności i opłacalności ekonomicznej przyjętych rozwiązań 7. Wnioski i zalecenia 8. Szczegółowy plan działania a. Plan marketingowy b. Plan techniczny c. Plan ekonomiczno finansowy.

5 R. 1. Wstęp 1.1. Cele opracowania planu i oczekiwania właściciela: rola wstępu (streszczenie menedżerskie zawierające zasadnicze informacje na temat nieruchomości i koncepcji proponowanych zmian w jej zarządzaniu); krótki opis nieruchomości (prezentacja jej głównych atutów ale też problemów i słabości); cele określone przez właściciela (np. podniesienie wartości nieruchomości, zmiana sposobu użytkowania, przywrócenie dawnej świetności budynku, zwiększenie dochodów z nieruchomości, zmniejszenie kosztów utrzymania, poprawa stanu technicznego, wzrost wartości użytkowej lokali i zapewnienie lepszych warunków korzystania z nieruchomości itp. ); określenie zakresu czasowego pracy; określenie wariantów zmian zarządzania nieruchomością (muszą to być co najmniej dwa warianty: (a) utrzymanie nieruchomości w stanie niepogorszonym i (b) wariant rozwojowy); uzasadnienie wyboru wariantów zmian zarządzania i określenie możliwości ich wykonania Podstawowe akty prawne regulujące proces zarządzania opisywaną nieruchomością Wprowadzenie tego punktu nie jest konieczne. Większość osób, które piszą plany zarządzania nieruchomościami przedstawiają jednak ważniejsze ustawy i rozporządzenia, które dotyczą omawianych zagadnień. Nie należy tutaj podawać aktów prawnych, które nie mają żadnego związku z opisywaną nieruchomością. R. 2. Podstawowe informacje o nieruchomości 2.1. Stan prawny nieruchomości i status właściciela W punkcje tym należy podać numer Księgi Wieczystej, poinformować, w którym sądzie Rejonowym jest ona prowadzona, przedstawić zawarte w niej informacje i dać komentarz dotyczący stanu prawnego nieruchomości, struktury własności lokali itp. Czasami sytuacja prawna nieruchomości jest bardziej skomplikowana, należy wiec ją wyjaśnić. Warto rozwinąć kwestie wynikające z obciążenia nieruchomości prawami rzeczowymi (np. służebność czy hipoteki), problemy związane z niejednoznacznością wyznaczenia granic działki, sporami spadkobierców czy wynikające z bardzo dużej liczby współwłaścicieli (czasami bardzo starych i chorych lub niepełnoletnich, często mieszkających w innych miejscowościach itp. Jeszcze większe kłopoty powstają przy tworzeniu planu zarządzania dla nieruchomości, której stan prawny jest niewyjaśniony, np. gdy nie ma ona założonej księgi wieczystej czy tzw. zbioru dokumentów itp. Wszystkie tego typu sytuacje muszą być dokładnie w tym punkcje przedstawione i skomentowane.

6 2.2. Lokalizacja ogólna przeznaczenie w planie zagospodarowania przestrzennego: krótka charakterystyka dzielnicy (rejonu) miasta, w której znajduje się opisywana nieruchomość; prezentacja charakterystycznych (ważniejszych) i ogólnie znanych obiektów położonych w szeroko rozumianym otoczeniu opisywanej nieruchomości (np. rynek, dworzec kolejowy czy autobusowy, rzeka, ważniejsze trasy komunikacyjne, urzędy i instytucje, bardzo duże obiekty handlowe itp.)- należy oczywiście zwrócić główną uwagę na obiekty mające istotne znaczenie dla opisywanej nieruchomości; prezentacja ogólnych ustaleń (a także zakazów i nakazów) w planie zagospodarowania przestrzennego odnoszących się do tego rejonu miasta (miejscowości) w której znajduje się opisywana nieruchomość; stwierdzenie zgodności (albo rozbieżności) pomiędzy aktualnym (ewentualnie planowym) sposobem korzystania z nieruchomości a ustaleniami planu miejscowego; wnioski końcowe i ocena atrakcyjności lokalizacji ogólnej opisywanej nieruchomości Lokalizacja szczegółowa: opis położenia działki względem ulicy i najbliższych (sąsiednich) nieruchomości; opis nieruchomości sąsiednich; prezentacja ważniejszych obiektów istotnych dla opisywanej nieruchomości i położonych niedaleko (np. do 200m) i podnoszących jej prestiż; dostępność komunikacyjna; dostępność do usług i budynków publicznych; komentarz do szczegółowych ustaleń zawartych w planie miejscowym odnoszących się do najbliższego sposobu korzystania z analizowanej nieruchomości; ogólne wnioski i ocena atrakcyjności lokalizacji szczegółowej opisywanej nieruchomości Opis i stan techniczny budynków i budowli: informacja o wieku budynku i technologii budowy; informacja o ewentualnych adaptacjach, przebudowach, remontach i pracach modernizacyjnych;

7 opis (charakterystyka) poszczególnych elementów budynku w oparciu o dokumentację techniczną zwłaszcza chodzi tu o informacje dot. zastosowanych rozwiązań, materiałów i technologii; ocena stanu technicznego elementów budynku na podstawie ekspertyz budowlanych, inwentaryzacji technicznych oraz protokołów z rocznych i pięcioletnich przeglądów technicznych wyliczenie średnioważonego stopnia zużycia budynku (budynków) na podstawie wzoru: Sz = Ui xsi /100, gdzie : Ui - udział danego elementu w koszcie budowy (odtworzenia) obiektu, Si zużycie danego elementu w %; komentarz dot. stopnia technicznego budynku; 2.5. Charakterystyka nieruchomości (dane techniczne i funkcjonalne) szczegółowe informacje dotyczące działki (wymiary i powierzchnia terenu, powierzchnia zabudowy, sposób zagospodarowania, mała architektura, zieleń i nasadzenia, ewentualne ograniczenia dot. sposobu wykorzystania terenu itp.) szczegółowe informacje techniczne dotyczące opisywanego budynku (długość, szerokość, wysokość, liczba kondygnacji, kubatura, liczba klatek schodowych, podpiwniczenie, specyficzne cechy konstrukcji, kształt architektoniczny i forma budynku, opis fasady, kształt dachu itp.) szczegółowe informacje dotyczące rodzaju materiału, rozwiązań technicznych i innych parametrów charakteryzujących instalacje i urządzenia techniczne budynku (np. instalacji wodnokanalizacyjnej, gazowej, elektrycznej, c.o., c.c.w., telefonicznej, telewizji kablowej, internetowej, wentylacyjnej, domofonowej itp.) dokładny wykaz składników nieruchomości - choć kwestie te mogą być również omówione w punkcje tj. informacje dot.: o liczby i p.u. (w m²) lokali mieszkalnych czy użytkowych, o składu i wielkości poszczególnych pomieszczeń w lokalach znajdujących się w analizowanym budynku, o składu i wielkości pomieszczeń przynależnych, wspólnych, technicznych i gospodarczych; ocena układu funkcjonalnego budynku i znajdujących się w nim lokali; ocena standardu (powierzchniowego, wyposażenia i wykończenia) lokali Zawartość dokumentacji technicznej Na dokumentację techniczną składają się trzy elementy: dokumentacja budowlana: o pozwolenie na budowę,

8 o projekt budowy, o rysunki, rzuty, o protokoły odbiorów, o operaty geodezyjne, o książki obmiarów; dokumentacja powykonawcza: naniesienia na dokumentacji budowlanej (tj. zmiany dokonywane w trakcie robót), geodezyjne pomiary powykonawcze; Książka Obiektu Budowlanego (zawierająca m. in. dane techniczne i identyfikacyjne obiektu, spis dołączonej dokumentacji, plan sytuacyjny, wykaz protokołów kontroli okresowych stanu technicznej sprawności i wartości użytkowej obiektu, wykaz opracowań technicznych dotyczących obiektu, wykaz protokołów odbioru robót remontowych i modernizacyjnych, wykaz protokołów awarii, pozwoleń na zmianę użytkowania itp.). W planie zarządzania nieruchomością nie trzeba prezentować innych (niż techniczna) rodzajów dokumentacji, które posiada (czy przechowuje) właściciel lub zarządca. Część osób jednak podaje te informacje. Chodzi tu najczęściej o: dokumentację prawną (zawierającą odpisy z księgi wieczystej, umowy z najemcami, firmami wykonującymi usługi na rzecz nieruchomości i dostawcami mediów, sentencje wyroków sądowych dot. nieruchomości itp.); dokumentację finansową (a wiec faktury, rachunki, dowody wpłaty czynszów czy zaliczek oraz opłat za media, wyciągi z konta bankowego, polisy ubezpieczeniowe itp.) Sposób zagospodarowania i wykorzystania nieruchomości Budynki w Polsce (czy w ogóle w Europie) realizowane są w takich technologiach, że mogą być użytkowane bardzo długo, zwykle dużo dłużej niż trwa życie człowieka. W tym czasie zmieniają się nasze potrzeby i oczekiwania w stosunku do nieruchomości, która została przecież zaprojektowana i zbudowana czasami zupełnie w innych warunkach. Jeżeli nieruchomość nie spełnia należycie funkcji, do której została przeznaczona można ją remontować, modernizować, przebudowywać albo opuścić i przenieść się do innej bardziej odpowiadającej aktualnym potrzebom i oczekiwaniom mieszkańców czy użytkowników. Zasadniczym problemem, który należy przedstawić w niniejszym punkcje jest odpowiedź na pytanie, czy opisywana nieruchomość ( np. konkretny budynek wzniesiony na określonej działce położonej w danym miejscu) należycie spełnia funkcje, do których został powołany i czy nie trzeba go adaptować do nowych wymagań lub czy nie należy zmienić jego sposobu użytkowania. Należy tutaj poruszyć następujące zagadnienia:

9 w przypadku nieruchomości mieszkalnej: o dokładny wykaz składników nieruchomości (o ile kwestia ta nie została omówiona już w punkcje 2.5.), o struktura własności, o ocena stanu zagospodarowania działki, o ocena sposobu wykorzystania lokali mieszkalnych, o ocena możliwości ekonomicznych, charakteru mieszkańców i ich oczekiwań w stosunku do zajmowanych mieszkań, o w budynkach wspólnych ocena możliwości instytucjonalnego właściciela lokali (np. Skarbu Państwa, gminy, zakładu pracy), o potencjalne aktywa budynku i możliwości generowania dodatkowych przychodów, o wnioski dotyczące koniecznych (możliwych) zmian; np. w przypadku nieruchomości komercyjnej: o struktura najmu (wraz z dokładnym wykazem najemców), o ocena zakresu, warunków i czasu umowy najmu, o ocena struktury wysokości stawek czynszu najmu i opłat eksploatacyjnych oraz windykacji należności, o ocena stopnia wykorzystania budynku (% pustostanów), o ocena zgodności sposobu wykorzystania obiektu z przeznaczeniem określonym w planie zagospodarowania przestrzennego, o ocena standardu budynku i lokali w relacji do jego położenia i pełnionych funkcji (w kontekście możliwości zwiększenia dochodów z wynajmu), o wnioski końcowe i propozycje dotyczące możliwych (koniecznych) zmian Określenie potrzeb remontowych: informacja o pracach remontowych i modernizacyjnych przeprowadzanych w ostatnich kilku latach (o ile ten problem nie został omówiony w punkcie 2.4.); zestawienie prac remontowo-budowlanych w hierarchicznej kolejności (począwszy od robót najpilniejszych do takich, które mogą być realizowane w dalszej kolejności) w podziale na: prace remontowe umożliwiające utrzymanie nieruchomości w stanie niepogorszonym, prace modernizacyjne (podnoszące wartość nieruchomości), prace adaptacyjne oraz inwestycyjne (mające na celu np. przebudowę na lokale użytkowe niezbyt intensywnie wykorzystywanych pomieszczeń wspólnych, zmianę sposobu użytkowania części budynku, nadbudowę,

10 adaptację strychu na lokalne mieszkalne bądź użytkowe itp.); o wyliczenie niezbędnych kosztów planowanych prac remontowomodernizacyjnych oraz ewentualnie adaptacyjnych zestawienie uzyskanych wyników w tablicy zbiorczej; o wstępne informacje dotyczące źródeł środków, pożądanych terminów i sposobu prowadzenia planowanych prac remontowo - modernizacyjnych bądź adaptacyjnych; o wnioski dotyczące planowanych prac remontowomodernizacyjnych Obecny sposób zarządzania nieruchomością informacja kto jest właścicielem nieruchomości ( ewentualnie struktura własności lokali w budynku wspólnym), od kiedy itp.; informacja kto zarządza opisywaną nieruchomością (np. właściciel osobiście, pracownicy zatrudnieni w firmie właściciela, zatrudniony przez właściciela zarządca indywidualny lub firma prywatna, administracja spółdzielni mieszkaniowej lub firmy komunalnej itp.; kiedy, w jakich okolicznościach i na jakich zasadach doszło do przejęcia nieruchomości w zarządzanie; forma organizacyjno -prawna firmy zarządzającej nieruchomością, informacje dotyczące tego kiedy (i ewentualnie przez kogo) została powołana, jaką liczbą nieruchomości zarządza, jak jest oceniania na rynku itp.; struktura organizacyjna firmy zarządzającej nieruchomością, informacje które prace wykonuje własnymi siłami a które zleca (i ewentualnie komu?), informacja o personelu obsługującym nieruchomość i jego kompetencjach; zakres obowiązków i uprawnień zarządcy wynikających z umowy o zarządzanie (ważniejsze ustalenia), informacje o dodatkowych aneksach do umowy, ustaleniach czy regulaminach określających sposób zarządzania nieruchomością; ocena współpracy pomiędzy właścicielem a zarządcą; ewentualnie informacje o sposobie i poziomie zarządzania nieruchomością w przeszłości ( np. bardzo profesjonalnym czy bardzo złym), który ma wpływ np. na stan techniczny, kondycję ekonomiczną czy ogólnie proces zarządzania w chwili obecnej; wnioski dotyczące zarządzania nieruchomością Podsumowanie i wnioski W zakończeniu każdego rozdziału (a więc tego również) powinno się zebrać ważniejsze informacje dotyczące analizowanej nieruchomości oraz wnioski, które już zresztą pojawiły się w końcowych fragmentach teksu poszczególnych punktów.

11 Tabl. 1. Ocena stopnia zużycia budynku Elementy budynku Stan techniczny Procent zużycia elementu Si Procent Ui udział w całkowitym koszcie budynku Stopień zużycia budynku Si x Ui Fundamenty i izolacje zadowalający 30 2,8 84,0 Ściany konstrukcyjne i działowe zadowalający 25 25,9 647,5 Stopy i balkony średni 35 10,1 353,5 Schody i balustrady zadowalający 30 2,3 69,0 Więźba dachowa zadowalający 30 1,8 54,0 Pokrycie dachu i obróbki blacharskie zły 70 1,9 133,0 Tynki wewnętrzne średni 35 4,7 164,5 Tynki zewnętrzne zły 55 1,8 99,0 Stolarka okienna średni 40 5,6 224,0 Stolarka drzwiowa średni 40 4,7 188,0 Oszklenie dobry 15 0,9 13,5 Podłogi i posadzki średni 35 6,6 231,0 Malowanie tynków i stolarki średni 35 2,5 87,5 Piece dobry 15 4,7 70,5 Kuchnie dobry 15 1,6 24,0 Instalacje wod-kan średni 40 8,8 352,0 Instalacja gazowa dobry 5 1,8 9,0 Instalacja elektryczna zadowalający 30 2,1 63,0 inne średni 40 9,4 376,0 RAZEM 100,0 3243,0 Procent zużycia budynku: Sz Σ Ui x Si 100 Sz = 32,43 %