REGULAMIN ZARZĄDU SBM EC SIEKIERKI

Transkrypt

1 REGULAMIN ZARZĄDU SBM EC SIEKIERKI - 1 -

2 SPIS TREŚCI I. Postanowienia ogólne 3 Podstawa prawna działania 3 II. Powoływanie i odwoływanie Zarządu 3 Kandydaci 3 Zatrudnienie i odwołanie 3 Skład Zarządu 4 Pierwsze posiedzenie 4 Przekazywanie obowiązków 4 Zawieszenie w czynnościach 5 Odpowiedzialność 5 III. Zakres działania Zarządu 6 Uprawnienia i obowiązki 6 Zakaz konkurencji 7 Ramowy podział obowiązków 7 IV. Tryb obradowania i podejmowania uchwał 8 Wymagania ilościowe 8 Sposób głosowania 8 Zwoływanie posiedzeń 8 Przygotowanie posiedzeń 9 Tryb rozpatrywania skarg i wniosków 9 Dokumentacja obrad 9 Uczestnictwo w obradach 10 Podejmowanie zobowiązań 10 V. Postanowienia końcowe 10 Działania nieobjęte treścią Regulaminu 10 Ważność Regulaminu 10 Strona - 2 -

3 I. POSTANOWIENIA OGÓLNE 1 Podstawa prawna działania Zarząd Spółdzielni Budowlano-Mieszkaniowej Ec Siekierki, zwany dalej Zarządem, działa na podstawie: 1) Ustawy z dnia 16 września 1982 r. Prawo Spółdzielcze ( Dz.U. z 2003 r. Nr 188, poz.1848 z późn. zm.), 2) Ustawy z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych ( Dz.U. z 2003 r. Nr 119 poz z późn. zm.), 3) Statutu Spółdzielni Budowlano Mieszkaniowej Ec Siekierki uchwalonego w dniu 22 czerwca 2005 r ze zmianami uchwalonymi w dniu r. 4) Postanowień niniejszego Regulaminu. II. POWOŁYWANIE I ODWOŁYWANIE ZARZĄDU 2 Kandydaci 1. Zarząd składa się z 3 (trzech) osób powoływanych przez Radę Nadzorczą Spółdzielni na okres trzech lat. 2. Uchwała o powołaniu kandydata na członka Zarządu zostaje podjęta w wyniku tajnego głosowania członków Rady Nadzorczej. 3. Wyboru członków Zarządu dokonuje się z nieograniczonej liczby kandydatów, posiadających udokumentowane kwalifikacje, doświadczenie zawodowe, kompetencje i predyspozycje. 4. Członkiem Zarządu Spółdzielni może być osoba nie będąca jej członkiem. W przypadku, gdy członkami Spółdzielni są osoby fizyczne i prawne, członków Zarządu wybiera się również spośród kandydatów wskazanych przez osoby prawne. 5. Ograniczenia kandydatur: 1) Nie można być jednocześnie członkiem Zarządu i Rady Nadzorczej tej samej Spółdzielni, 2) W skład Zarządu nie mogą wchodzić osoby pozostające z członkami Rady Nadzorczej Spółdzielni w związku małżeńskim albo w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej i w drugim stopniu linii bocznej; 3 Zatrudnienie i odwołanie 1. Z wybranymi członkami Zarządu Rada Nadzorcza nawiązuje stosunek pracy. 2. Warunki pracy i wynagradzania Zarządu ustala Rada Nadzorcza

4 3. Członek Zarządu może być odwołany przez Radę Nadzorczą. Ponadto Walne Zgromadzenie może odwołać tych członków Zarządu, którym nie udzieliło absolutorium. 4. Odwołanie członka Zarządu w każdym przypadku następuje w wyniku tajnego głosowania. 5. Odwołanemu członkowi Zarządu Rada Nadzorcza zobowiązana jest doręczyć na piśmie uchwałę wraz z uzasadnieniem odwołania, w ciągu 7 dni od daty podjęcia takiej uchwały, pod rygorem nieważności. 4 Skład Zarządu 1. Skład Zarządu Spółdzielni stanowią: 1) Prezes Zarządu. 2) Zastępca Prezesa Zarządu. 3) Członek Zarządu. 2. Prezes Zarządu kieruje pracą Spółdzielni i pełni stanowisko Dyrektora Spółdzielni Pracodawcy. 3. W przypadku nieobecności Prezesa Zarządu jego prawa i obowiązki wykonuje Zastępca Prezesa. 4. Ramowe zakresy czynności członków Zarządu wyznacza Rada Nadzorcza. Szczegółowego podziału obowiązków i kompetencji Członków Zarządu dokonuje Prezes, o czym informuje niezwłocznie na piśmie zainteresowanych oraz Radę Nadzorczą. 5 Pierwsze posiedzenie - przekazywanie obowiązków 1. Pierwsze posiedzenie Zarządu w nowym składzie zwołuje Przewodniczący Rady Nadzorczej w celu ustalenia trybu przekazywania dokumentacji i obowiązków przez poprzedni Zarząd. 2. Przewodniczący Rady Nadzorczej wyznacza spośród członków Rady osobę nadzorującą proces przekazywania dokumentacji i obowiązków. 3. Przekazywanie przez ustępujący Zarząd czynności nowemu Zarządowi następuje przez sporządzenie protokołu zdawczo-odbiorczego przy udziale przedstawiciela Rady Nadzorczej. 4. W przypadku jednoczesnych zmian personalnych w składzie Rady Nadzorczej (np. koniec kadencji) i Zarządu, w procedurze przekazania obowiązków winien brać udział przedstawiciel zarówno ustępującej jak i nowo ukonstytuowanej Rady Nadzorczej

5 5. Protokół zdawczo-odbiorczy powinien zawierać wykaz przekazywanych do załatwienia spraw, akt, dokumentów, itp. jak również dane odzwierciedlające aktualny stan spraw prowadzonych przez komórki organizacyjne Spółdzielni. 6. Protokół zdawczo-odbiorczy sporządza się w 4-ch egzemplarzach, podpisanych przez osoby uczestniczące w czynnościach przekazania. Egzemplarze protokołu otrzymują przekazujący i przejmujący, jeden egzemplarz protokółu pozostaje w aktach Spółdzielni, zaś czwarty egzemplarz przekazywany jest sekretarzowi Rady Nadzorczej. 7. Wyżej wskazana w pkt. 5 i 6 procedura ma zastosowanie również w przypadku zmian personalnych w składzie Zarządu. 6 Zawieszenie w czynnościach 1. Przewodniczący Rady Nadzorczej zwołuje posiedzenie Rady w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia powzięcia wiadomości o działaniu członka Zarządu na szkodę Spółdzielni bądź naruszeniu przez niego prawa lub Statutu Spółdzielni. 2. Rada Nadzorcza może podjąć uchwałę o zawieszeniu członka Zarządu na okres 30 dni w celu wyjaśnienia okoliczności i skali powstałych strat. 3. Decyzja Rady Nadzorczej o zawieszeniu członka Zarządu wymaga głosowania tajnego. 4. Członka Zarządu zawieszonego w czynnościach powiadamia się niezwłocznie w formie pisemnej o jego zawieszeniu z podaniem przyczyny zawieszenia. 5. Zawieszenie Członka Zarządu nie narusza jego uprawnień wynikających ze stosunku pracy. 6. Rada Nadzorcza może oddelegować jednego ze swych członków do prac w Zarządzie na czas nieobecności zawieszonego członka Zarządu. Na okres oddelegowania nie pełni obowiązków w Radzie Nadzorczej wynikających z jego funkcji. 7 Odpowiedzialność 1. Członek Zarządu winny czynu lub zaniedbania, przez które Spółdzielnia poniosła szkodę odpowiada za nią osobiście, zgodnie z przepisami ustawy Prawo spółdzielcze

6 III. ZAKRES DZIAŁANIA ZARZĄDU 8 Uprawnienia i obowiązki 1. Zarząd jest organem kierującym działalnością Spółdzielni oraz reprezentującym ją na zewnątrz. 2. Do kompetencji Zarządu należy podejmowanie wszelkich decyzji i czynności nie zastrzeżonych w Ustawie Prawo spółdzielcze oraz w Statucie dla innych organów Spółdzielni, a w szczególności: 1) Reprezentowanie Spółdzielni. 2) Podejmowanie uchwał w sprawie przyjęcia członków do Spółdzielni, decydowanie o zawieraniu umów o budowę lub o ustanawianiu prawa do lokali, garaży, miejsc postojowych projektów garażach wielostanowiskowych. 3) Sporządzanie projektów planów działalności Spółdzielni. 4) Prowadzenie działalności gospodarczej Spółdzielni w ramach uchwalonych planów oraz wykonywanie związanych z tym czynności organizacyjnych, prawnych i finansowych. 5) Zawieranie umów, z wyłączeniem umów kredytowych. 6) Sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności Spółdzielni w tym sprawozdań finansowych oraz przedkładanie ich Radzie Nadzorczej i Walnemu Zgromadzeniu Członków, jak również sporządzanie, na potrzeby Rady Nadzorczej kwartalnych informacji o kosztach i ich rozliczeniu (narastająco od początku roku). 7) Współdziałanie z organami władzy terenowej, administracji publicznej i samorządowej oraz z organizacjami spółdzielczymi, gospodarczymi, lub społecznymi w razie zaistnienia takiej potrzeby. 8) Udzielanie pełnomocnictw. 9) Umarzanie należności przysługujących spółdzielni, odpisywanie na straty, odraczanie terminów zapłaty tych należności oraz rozkładanie na raty z natychmiastowym poinformowaniem Rady Nadzorczej o wszystkich wymienionych w tym punkcie czynnościach. a także: 10) Ustalanie ogólnych zasad wynagradzania pracowników Spółdzielni i wprowadzanie regulaminu pracy. 11) Opracowywanie Regulaminów obowiązujących w Spółdzielni. 12) Dokonywanie okresowych ocen pracy komórek i jednostek organizacyjnych Spółdzielni. 13) Egzekwowanie należności płatniczych wobec Spółdzielni. 14) Rozpatrywanie skarg i wniosków zgłaszanych wobec Spółdzielni. 15) Wynajmowanie lokali będących w dyspozycji Spółdzielni. 16) Powoływanie komisji inwentaryzacyjnych, przetargowych, usterkowych, odbioru robót i innych. 17) Zgłaszanie do Rady Nadzorczej wniosków w sprawie wykluczenia lub wykreślenia członka Spółdzielni z rejestru

7 3. Decyzje w innych sprawach, niż wyszczególnione pkt 2, mogą podejmować poszczególni członkowie Zarządu na podstawie podziału czynności, o których mowa w 10 niniejszego Regulaminu 9 Zakaz konkurencji 1. Członkowie Zarządu nie mogą zajmować się interesami konkurencyjnymi wobec Spółdzielni, a w szczególności uczestniczyć jako wspólnicy lub członkowie władz w podmiotach gospodarczych prowadzących działalność konkurencyjną wobec Spółdzielni, z wyjątkiem członkostwa we władzach podmiotów gospodarczych, których udziałowcem lub członkiem jest Spółdzielnia (w tym przypadku wymagana jest zgoda Rady Nadzorczej). 2. Za działalność konkurencyjną wobec Spółdzielni uznaje się: zatrudnienie, posiadanie udziałów lub zasiadanie we władzach podmiotów gospodarczych, które wykonują prace, dostarczają towary lub świadczą usługi na rzecz Spółdzielni. Postanowienie to nie dotyczy posiadania udziałów w spółkach akcyjnych, których udziały są dopuszczone przez Komisję Papierów Wartościowych do publicznego obrotu. 3. W skutek naruszenia zakazu, o którym mowa w pkt 1, Rada Nadzorcza może podjąć uchwałę o zawieszeniu lub odwołaniu członka Zarządu 10 Ramowy podział obowiązków 1. Do obowiązków Prezesa Zarządu należy w szczególności: 1) Koordynowanie pracy członków Zarządu w toku bieżącej działalności Spółdzielni. 2) Podejmowanie decyzji w sprawach nie zastrzeżonych do decyzji kolegialnych Zarządu. 3) Bieżące informowanie członków Zarządu o sprawach wynikających z reprezentowania Spółdzielni. 4) Prawidłowe i terminowe przygotowanie materiałów dla Rady Nadzorczej. 2. Do czynności Zastępcy Prezesa Zarządu należy w szczególności kierowanie sprawami związanymi z procesami inwestycyjno technicznymi prowadzonymi w Spółdzielni. 3. Do czynności członka Zarządu należy w szczególności kierowanie sprawami członkowskimi i gospodarka zasobami mieszkaniowymi Spółdzielni. 4. Członkowie Zarządu koordynują prace komórek organizacyjnych Spółdzielni stosowanie do podziału czynności. 5. Członkowie Zarządu wykonując czynności, o których mowa w pkt 1-4 mogą wydawać zarządzenia niezbędne dla prawidłowej realizacji powierzonych im zadań, w zakresie nie zastrzeżonym do kolegialnej decyzji Zarządu, składają i referują na posiedzeniach Zarządu wnioski i są odpowiedzialni za wykonanie kolegialnych decyzji Zarządu

8 IV. TRYB OBRADOWANIA I PODEJMOWANIA UCHWAŁ 11 Wymagania ilościowe 1. Zarząd zdolny jest do podejmowania uchwał przy obecności, co najmniej dwóch członków Zarządu, w tym Prezesa lub jego Zastępcy. W przypadku równej ilości głosów decyduje glos Prezesa. 12 Sposób głosowania 1. Zarząd podejmuje uchwały w głosowaniu jawnym. 2. Członek Zarządu nie uczestniczy w głosowaniu w sprawie dotyczącej jego osobiście. 3. Przy obliczaniu wymaganej większości głosów uwzględnia się tylko głosy za i przeciw uchwale. 13 Zwoływanie posiedzeń 1. Posiedzenie Zarządu zwołuje Prezes lub jego Zastępca, co najmniej raz w miesiącu. W okresach miedzy posiedzeniami Zarząd wykonuje swoje funkcje w ramach podziału czynności pomiędzy członkami Zarządu. Posiedzenie może zostać zwołane doraźnie, na wniosek jednego z członków Zarządu. Posiedzenie takie winno być zwołane w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia żądania, z podaniem problematyki spotkania. 2. Prezes Zarządu ustala termin i porządek obrad posiedzenia. Porządek obrad powinien przewidywać rozpatrzenie spraw wynikających z planu pracy Zarządu i bieżącej działalności Spółdzielni. 3. Każdy z członków Zarządu może wnieść do porządku obrad sprawę, która wymaga kolegialnej decyzji. 4. Za prawidłowe przygotowanie materiałów, które mają być przedmiotem kolegialnej decyzji odpowiada właściwy członek Zarządu, zgodnie z podziałem obowiązków, o których mowa w 10 niniejszego Regulaminu. 5. O terminie porządku obrad członkowie Zarządu i zaproszone osoby powinny być zawiadomione, co najmniej na dwa dni przed datą posiedzenia. 6. W sprawach pilnych, o ile natychmiastowe zwołanie posiedzenia nie jest możliwe, podjęcie decyzji, o której mowa w ust. 1 może nastąpić obiegiem, tj. w drodze podpisania decyzji kolejno przez poszczególnych członków Zarządu

9 14 Przygotowanie posiedzeń O czasie, miejscu i porządku obrad Zarządu członkowie Zarządu zawiadamiani są, co najmniej na 7 dni przed terminem posiedzenia. Do zawiadomień powinny być w miarę możliwości dołączone projekty wniosków i inne materiały w sprawach, które mają być rozpatrywane. 15 Tryb rozpatrywania skarg i wniosków 1. Zarząd rozpatruje wnioski i skargi członków Spółdzielni w następujących terminach: 1) Wnioski i skargi dotyczące funkcjonowania Spółdzielni, działania pracowników Spółdzielni najpóźniej w przeciągu 14 dni od daty ich wpłynięcia. 2) W sprawach dotyczących członkostwa w Spółdzielni, umów o prawa do lokali, garaży lub miejsc postojowych w garażu wielostanowiskowym oraz przekształcenia prawa do lokali w prawo odrębnej własności lokali Zarząd zobowiązany jest rozpatrzyć wniosek na najbliższym posiedzeniu, lecz nie później niż w ciągu 30 dni od dnia jego otrzymania. 2. Zarząd zobowiązany jest doręczyć zainteresowanemu odpis uchwały wraz z jej uzasadnieniem w terminie do 14 dni od chwili jej podjęcia. 3. Członkowi Spółdzielni przysługuje prawo odwołania od uchwały Zarządu do Rady Nadzorczej. 4. O treści uchwał podjętych przez Walne Zgromadzenie Członków lub Radę Nadzorczą w sprawach dotyczących ogółu członków Spółdzielni, Zarząd zawiadamia przez wywieszenie stosownych ogłoszeń w lokalu biura Zarządu Spółdzielni lub na tablicach ogłoszeń w poszczególnych budynkach lub na stronie internetowej spółdzielni w folderze, do którego dostęp chroniony jest hasłem. 16 Dokumentacja obrad 1. Z posiedzeń Zarządu sporządzane są protokoły; 2. Protokół powinien zawierać datę obrad, liczbę obecnych członków Zarządu według listy obecności, przebieg dyskusji zgodnie z omawianym porządkiem, treść podjętych uchwał oraz wniosków. Przy podejmowaniu uchwał oraz przy kierowaniu wniosków wymagane jest podawanie liczby głosujących za uchwałą lub wnioskiem i liczby głosujących przeciw. 3. Protokoły podpisują wszyscy członkowie Zarządu. 4. Protokół sporządza się najpóźniej przed następnym, kolejnym posiedzeniem Zarządu. Kopia protokołu przekazywana jest Sekretarzowi Rady Nadzorczej

10 17 Uczestnictwo w obradach 1. W posiedzeniach Zarządu obowiązani są brać udział wszyscy członkowie Zarządu. Członkowie, którzy nie mogą wziąć udziału w posiedzeniu powinni uprzedzić o tym Prezesa Zarządu i usprawiedliwić swoją nieobecność. 2. W posiedzeniach Zarządu mogą brać udział z głosem doradczym członkowie Rady Nadzorczej oraz inne zaproszone osoby. 3. Posiedzenie Zarządu prowadzi Prezes lub jego Zastępca. 18 Podejmowanie zobowiązań 1. Oświadczenia woli w zakresie praw i obowiązków Spółdzielni składają dwaj członkowie Zarządu lub jeden członek Zarządu i osoba przez Zarząd do tego upoważniona (pełnomocnik). Oświadczenie takie składa się w ten sposób, że pod nazwą Spółdzielni osoby upoważnione zamieszczają swoje podpisy oraz pieczątkę Zarządu. 2. W sprawach dyspozycji środkami pieniężnymi i środkami trwałymi majątku Spółdzielni, oświadczenie woli powinno być składane zgodnie z obowiązującymi przepisami. 3. Do prowadzenia Spółdzielni albo do dokonania czynności określonego rodzaju lub czynności szczególnych Zarząd może ustanowić jednego lub więcej pełnomocników, określając zakres ich pełnomocnictw. Udzielenie pełnomocnictwa do dokonywania czynności prawnych związanych z bieżącą działalnością Spółdzielni wymaga uprzedniej zgody Rady Nadzorczej. VI. POSTANOWIENIA KOŃCOWE 19 Działania nieobjęte treścią regulaminu 1. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem decyduje organ nadrzędny tj. Rada Nadzorcza lub Walne Zgromadzenie. 20 Ważność regulaminu 1. Regulamin niniejszy został uchwalony przez Radę Nadzorczą na posiedzeniu w dniu r. Uchwałą nr 51/

11 - 11 -