ramach RPO WZ na lata

Transkrypt

1 2012 Raport koocowy do badania ewaluacyjnego: Analiza Raport koocowy systemu do weryfikacji badania ewaluacyjnego: wniosków o płatnośd w ramach Analiza RPO systemu WZ na weryfikacji lata wniosków o płatnośd w ramach RPO WZ na lata Zamawiający: Urząd Marszałkowski Województwa Zachodniopomorskiego Zamawiający: Urząd Marszałkowski Województwa Zachodniopomorskiego Wykonawca: Wykonawca: CASE-Doradcy Sp. z o.o. CASE-Doradcy Sp. z o.o. Badanie zostało zrealizowane przez zespół badawczy w składzie: Wojciech Pander Adam Miller Justyna Gad Anna Puchała Katarzyna Szczepaoska Badanie ewaluacyjne jest finansowane przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata

2 Wykaz skrótów EFRR - Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego Generator WOP - wersja elektronicznej wniosku o płatnośd wypełnianej w Serwisie Beneficjenta online IPI - Indykatywny Projekt Indywidualny Instrukcja - Instrukcja wypełniania Wniosku Beneficjenta o płatnośd w ramach osi priorytetowych 1-7 RPO WZ IZ RPO WZ - Instytucja Zarządzająca Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Zachodniopomorskiego na lata JST - jednostka samorządu terytorialnego MRR - Ministerstwo Rozwoju Regionalnego PZP - prawo zamówieo publicznych RPO - Regionalny Program Operacyjny RPO WZ Regionalny Program Operacyjny Województwa Zachodniopomorskiego na lata UMWZ - Urząd Marszałkowski Województwa Zachodniopomorskiego WOP - wniosek o płatnośd Wytyczne - Wytyczne dla Beneficjentów ubiegających się o przekazanie części przyznanego dofinansowania w formie zaliczki WWRPO - Wydział Wdrażania Regionalnym Programem Operacyjnym WWRPO-IV - Biuro ds. Wniosków o Płatnośd Projektów 1 Osi Priorytetowej WWRPO-V - Biuro ds. Wniosków o Płatnośd Projektów Osi Priorytetowej 2-7 WZRPO - Wydział Zarządzania Regionalnym Programem Operacyjnym 2

3 Spis treści I. WPROWADZENIE... 4 II. METODOLOGIA... 5 III. PROCEDURA OCENY WNIOSKÓW O PŁATNOŚD Opis procedury Zasoby kadrowe Zmiany w procedurze Najtrudniejsze dla beneficjentów elementy systemu weryfikacji wniosków Formularz wniosku o płatnośd LSI i generator wniosków o płatnośd Analiza strona internetowych Podsumowanie IV. DZIAŁANIA PODEJMOWANE PRZEZ IZ RPO WZ W CELU POPRAWNEGO ROZLICZENIA PROJEKTÓW Instrukcja wypełniania wniosku o płatnośd Wytyczne dotyczące rozliczania zaliczki Informacje przekazywane beneficjentom na temat złożonych przez nich wniosków Szkolenia Ocena działao Podsumowanie V. BŁĘDY POPEŁNIANE PRZEZ BENEFICJENTÓW WE WNIOSKACH O PŁATNOŚD Informacje wstępne nt. populacji i sposobów jej badania Skala korekt Skala korekt w innych Programach Operacyjnych Zależności między jakością składanych wniosków a charakterystyką beneficjenta Rodzaje błędów popełnianych przez beneficjentów we wnioskach o płatnośd Przyczyny błędów Efekty korekt Zmiana jakości wniosków na przestrzeni czasu Podsumowanie VI. WNIOSKI VII. REKOMENDACJE

4 I. WPROWADZENIE Niniejszy Raport jest wynikiem koocowym przeprowadzonego na zlecenie Urzędu Marszałkowskiego Województwa Zachodniopomorskiego badania ewaluacyjnego zatytułowanego: Analiza systemu weryfikacji wniosków o płatnośd w ramach RPO WZ na lata Regionalny Program Operacyjny Województwa Zachodniopomorskiego na lata jest w decydującym momencie realizacji. W ramach RPO WZ Beneficjenci mają możliwośd składania wniosków o płatnośd zaliczkową, pośrednią lub koocową. Na dzieo 31 grudnia 2011 roku zatwierdzone zostały 3004 wnioski o płatnośd. W przypadku 338 projektów zostały zatwierdzone wnioski o płatnośd koocową. Charakterystycznym zjawiskiem jest składanie przez beneficjentów wielu korekt do wniosków o płatnośd, co wpływa na opóźnienia w rozliczaniu projektów i przekazywaniu płatności. Średnio ponad 60% składanych wniosków o płatnośd wymaga jednej lub większej liczby korekt. Duża liczba korekt wpływa bezpośrednio na obciążenie pracą osób weryfikujących wnioski o płatnośd. Celem głównym badania była ocena systemu weryfikacji wniosków o płatnośd w ramach RPO WZ na lata Do celów szczegółowych należały: 1. Ocena procedur zachodzących w obszarze wniosków o płatnośd w ramach RPO WZ. 2. Identyfikacja mocnych i słabych stron systemu weryfikacji wniosków o płatnośd w ramach RPO WZ. 3. Porównanie systemów weryfikacji wniosków o płatnośd funkcjonujących w ramach pozostałych RPO i programów krajowych z systemie funkcjonującym w RPO WZ w ramach benchmarkingu. 4. Identyfikacja zarówno problemów i barier (np. wąskich gardeł), jak i dobrych praktyk w zakresie weryfikacji wniosków o płatnośd. Produkt koocowy niniejszego raportu stanowi zestaw rekomendacji - rozwiązao, które pomogłyby ulepszyd weryfikację wniosków o płatnośd i mogłyby zostad wykorzystane w obecnej oraz przyszłej perspektywie finansowej. Badanie zostało zrealizowane w okresie I IV

5 METODOLOGIA W celu zapewnienia rzetelności uzyskanych informacji i pozyskania najpełniejszego materiału badawczego oraz formułowania poprawnych logicznie wniosków zastosowano triangulację metodologiczną - wykorzystano dane pochodzące z różnych źródeł, zbierane różnymi metodami i przez różnych badaczy. W badaniu zastosowano następujące metody badawcze: ANALIZA DANYCH ZASTANYCH (DESK RESEARCH) W badaniu zapoznano się z szeregiem dokumentów określających zarówno kształt procedury weryfikacji wniosków o płatnośd jak i obowiązki beneficjentów związane z rozliczaniem projektów i poprawnym wypełnianiem formularza wniosku. Do podstawowych dokumentów w tym zakresie należały: Instrukcja Wykonawcza (rozdział VIII + załączniki do rozdziału VIII); Regulamin Organizacyjny Urzędu Marszałkowskiego Województwa Zachodniopomorskiego w Szczecinie, Instrukcja wypełniania Wniosku Beneficjenta o płatnośd (zwana dalej Instrukcją), Wytyczne dla beneficjentów ubiegających się o przyznanie części dofinansowania w formie zaliczki (zwane dalej Wytycznymi), Podręcznik realizacji RPO WZ Zasadnicza częśd badania oparta została na analizie desk research dokumentów stanowiących efekt procedury weryfikacji wniosku beneficjenta o płatnośd. Do dokumentów tych należały: Wniosek beneficjenta o płatnośd + korekty do wniosku, Listy sprawdzające, Pisma wysyłane do beneficjentów informujące o popełnionych błędach. Spośród próby 892 projektów, w ramach których zgodnie z danymi KSI SIMIK na dzieo 29 II 2012r. składano wnioski o płatnośd zanalizowano wnioski dotyczące 317 projektów co odpowiada 35% populacji. Dobór projektów miał charakter losowy. W tych działaniach, w których realizowana była niewielka liczba projektów starano się zbadad wnioski dotyczące całej populacji. Przeanalizowano 1815 wniosków o płatnośd (wliczając w to korekty do wniosków) i odpowiadającą im liczbę list sprawdzających oraz pism kierowanych do beneficjentów. Łącznie Wykonawca zapoznał się z około 5

6 pięcioma tysiącami dokumentów. Posłużyły one do stworzenia bazy danych, która następnie była poddawana analizom w programie SPSS. Wielkośd próby badawczej z uwagi na jej rozmiar należy uznad za w pełni reprezentatywną dla całej populacji wniosków. BENCHMARKING Celem badania benchmarkingowego było porównanie Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego z innymi programami regionalnymi i wybranymi (najważniejszymi) programami krajowymi pod względem: systemów weryfikacji wniosków o płatnośd (m.in. w zakresie kwestii proceduralnych, w tym także szkolenia i doradztwo dla Beneficjentów), średniego czasu oceny wniosku o płatnośd, obowiązujących instrukcji w zakresie wypełniania wniosków o płatnośd i rozliczania projektów (m.in. jasnośd i zrozumiałośd zapisów instrukcji, zidentyfikowanie różnic w regulacji instrukcji dla Beneficjentów), identyfikacji liczby (procentów) wniosków, które zostały zwrócone Beneficjentom w celu dokonania odpowiednich korekt, oraz dobrych praktyk w funkcjonowaniu systemu weryfikacji wniosków o płatnośd (m.in. rozwiązania proceduralne, formalne i organizacyjne warte implementacji do systemu obowiązującego w RPO WZ). Badanie benchmarkingowe realizowane było za pomocą trzech metod badawczych: analizy desk research ogólnodostępnych danych, wywiadów telefonicznych z osobami kierującymi 1 komórkami odpowiedzialnymi za rozliczanie wniosków w ramach innych programów operacyjnych oraz analizy stron internetowych. Benchmarking oparty o analizę desk research przeprowadzony został dla wszystkich programów regionalnych oraz następujących programów krajowych: Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka, Program Operacyjny Kapitał Ludzki, Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko, Program Operacyjny Rozwój Polski Wschodniej. Podstawowymi danymi, jakie udało się pozyskad ze stron internetowych były: formularz wniosku o płatnośd, instrukcja wypełniania wniosku, informacje nt. obowiązków beneficjentów związanych z rozliczaniem projektów, informacje nt. liczby i zakresu tematycznego szkoleo, w ograniczonym zakresie informacje nt. kształtu procedury weryfikacji wniosków. Badanie metodą wywiadów telefonicznych objęło następujące województwa: lubuskie, kujawskopomorskie, świętokrzyskie, podlaskie, śląskie, pomorskie, dolnośląskie oraz następujące komórki organizacyjne właściwe dla następujących działao programów operacyjnych z poziomu krajowego: 2.1 POIG, POIG, 5.2 POIG, 6.1 POIG, 6.4 POIG, 9.4 POIiŚ, 10.1 POIiŚ, 11.1 POIiŚ, 12.2 POIiŚ. 1 W pojedynczych przypadkach kierownik komórki wyznaczał osobę, z którą była przeprowadzana rozmowa. 6

7 Działania te wybrano ze względu na ich zbieżnośd przedmiotową z działaniami realizowanymi w ramach RPO WZ. Dzięki wywiadom telefonicznym udało się uzyskad informacje dotyczące takich kwestii jak: średni czas oceny wniosków, średnia liczba osób zajmująca się weryfikacją, skala korekt do wniosków o płatnośd. Łącznie przeprowadzono 21 wywiadów telefonicznych. Ostatnim z elementów badania benchmarkingowego była analiza treści stron internetowych regionalnych programów operacyjnych oraz programów krajowych. Łącznie przeanalizowano 30 stron internetowych. Analiza dokonywana była pod kątem łatwości znalezienia przez beneficjentów informacji dotyczących rozliczania projektów. Pod uwagę brano takie kryteria jak czas potrzebny na znalezienie informacji, zakres informacji umieszczonych na stronie, przejrzystośd strony. Finalnym wynikiem analizy benchmarkingowej były rekomendacje dotyczące dobrych praktyk w zakresie weryfikacji wniosków o płatnośd. INDYWIDUALNE WYWIADY POGŁĘBIONE z pracownikami IZ RPO WZ Przeprowadzono szereg wywiadów z pracownikami IZ RPO WZ. Większośd rozmówców stanowili pracownicy Wydziału Wdrażania zajmujący się weryfikacją wniosków o płatnośd i prowadzeniem szkoleo dla beneficjentów. W gronie rozmówców z Wydziału Zarządzania znalazły się osoby odpowiedzialne za: informatyczną stronę funkcjonowania generatora wniosków o płatnośd, organizację szkoleo dla beneficjentów, w tym szkoleo z zakresu wniosków o płatnośd oraz zmiany w instrukcji wykonawczej i instrukcji wypełniania wniosku o płatnośd. Ogółem przeprowadzono wywiady z jedenastoma pracownikami IZ RPO WZ. ANKIETA CAWI/CATI z Beneficjentami Wśród beneficjentów składających wnioski o płatnośd przeprowadzono badanie ankietowe metodą ankiety internetowej oraz w dalszej kolejności ankiety telefonicznej. Ankiety zostały wysłane do 730 niepowtarzających się beneficjentów. Ankiety wysyłane były pod adresy mailowe osób wskazanych we wnioskach o płatnośd, jako osoby kontaktowe. W przypadku braku adresu mailowego takiej osoby ankieta wysyłana była na ogólny adres danego podmiotu z prośbą o przekierowanie jej do osoby, która zajmuje się rozliczaniem projektów ze środków unijnych. Głównym celem ankietyzacji telefonicznej było przeprowadzenie ankiet z podmiotami realizującymi projekty w ramach tych działao, które po ankietyzacji internetowej były niedoreprezentowane pod względem liczby zwrotów z ankiet. Uzyskano wyższy od zakładanego 51% stopieo zwrotu co pozwala na uznanie uzyskanych wyników za reprezentatywne dla całej populacji. 7

8 POGŁĘBIONE WYWIADY INDYWIDUALNE W GRUPIE BENEFICJENTÓW RPO WZ Z sześcioma beneficjentami przeprowadzono pogłębione wywiady indywidualne. W próbie znalazły się dwie jednostki samorządu terytorialnego (gmina i powiat), instytucja edukacyjna, instytucja ochrony zdrowia, inna instytucja publiczna oraz przedsiębiorstwo. Celem wywiadów było uzyskanie pogłębionych informacji niemożliwych do wygenerowania przy pomocy badania ankietowego. Wybierane były podmioty składające łącznie po kilka korekt do wniosków o płatnośd. POGŁĘBIONE WYWIADY INDYWIDUALNE oraz wywiady telefoniczne wśród przedstawicieli firm doradczych W trakcie realizacji badania zidentyfikowano, iż powszechne jest korzystanie przez beneficjentów z usług firm doradczych na etapie rozliczania projektu. W związku z powyższym postanowiono położyd większy, niż pierwotnie planowano, nacisk na kwestię prowadzenia badao wśród przedstawicieli firm doradczych. Wyrazem tego było przeprowadzenie pięciu pogłębionych wywiadów indywidualnych z firmami doradczymi z terenu województwa zachodniopomorskiego. Wyselekcjonowano firmy należące do liderów, jeżeli chodzi o obsługę beneficjentów w zakresie rozliczania projektów - w próbie znalazły się podmioty współpracujące z kilkunastoma a nawet kilkudziesięcioma beneficjentami. Dodatkowo przeprowadzono planowane trzy wywiady telefoniczne z firmami doradczymi. TEST GENERATORA WNIOSKÓW O PŁATNOŚD Dane zebrane w trakcie realizacji badania wskazywały na istotną rolę jaką odgrywa konstrukcja i funkcjonalności generatora wniosków o płatnośd w poprawnym rozliczaniu projektów. Rozmówcy, zarówno przedstawiciele IZ RPO WZ jak i przedstawiciele firm doradczych oraz beneficjenci wskazywali na konkretne, szczegółowe rozwiązania, których implementacja w konstrukcji generatora mogłaby usprawnid i ułatwid proces wypełniania wniosku o płatnośd przez beneficjenta. W związku ze zgłaszanymi uwagami i koniecznością ich weryfikacji Wykonawca za niezbędne uznał przeprowadzenie testów generatora wniosków polegających na wypełnianiu wniosków o płatnośd. Wniosek był wypełniany kilkukrotnie, różnymi wartościami celem przetestowania różnych funkcjonalności. Nacisk położono na takie aspekty działania generatora jak automatyczne uzupełnianie określonych pól we wniosku (na podstawie danych z wniosku aplikacyjnego lub na podstawie wcześniej wypełnionych pól danego wniosku o płatnośd) oraz zakres walidacji. Zasadniczym wynikiem analizy był zestaw funkcjonalności, w które zdaniem Wykonawcy generator mógłby zostad wyposażony i które podnosiłyby jego użytecznośd i rolę w zakresie poprawnego 8

9 wypełniania wniosków o płatnośd. niniejszego raportu. Zestaw ten został zaprezentowany w Załączniku nr 2 do PANEL EKSPERTÓW Podsumowanie badania stanowił panel ekspertów przeprowadzony 13 III 2012 r. w siedzibie firmy CASE-Doradcy. W panelu poza członkami zespołu badawczego uczestniczyło 5 osób - trzech przedstawicieli firm doradczych zajmujących się rozliczaniem wniosków oraz dwóch przedstawicieli instytucji zajmującej się wdrażaniem jednego z Regionalnych Programów Operacyjnych. W trakcie panelu zaprezentowane zostały kluczowe wyniki badania, uczestnicy proszeni byli o ocenę stosowanego w RPO WZ formularza wniosku o płatnośd, zawartości i przejrzystości pism wysyłanych do beneficjentów informujących o popełnionych błędach, katalogu błędów nieistotnych. Dodatkowo dyskusja dotyczyła dobrych praktyk w zakresie rozliczania projektów. W trakcie panelu dyskutowano nad rekomendacjami skierowanymi zarówno do IZ RPO WZ jak i rekomendacjami horyzontalnymi. Po konsultacji z zamawiającym drugi z przewidzianych paneli ekspertów przybrał formę spotkania z pracownikami IZ RPO WZ w siedzibie Zamawiającego. Spotkanie odbyło się 27 III 2012 r. i poświęcone było przedstawionym, we wstępnej wersji raportu koocowego, wnioskom i rekomendacjom oraz dyskusji na temat realności ich wdrożenia. Jako metody analityczne zastosowano analizę logiczną i matrycę przystawalności. Uzyskane dane o ilościowym charakterze analizowano w programie IBM SPSS Statistics (d. SPSS). 9

10 II. PROCEDURA OCENY WNIOSKÓW O PŁATNOŚD 3.1 Opis procedury Procedura weryfikacji wniosków o płatnośd jest kompleksowo uregulowana w Instrukcji Wykonawczej (wersja ), w Rozdziale VIII. Zgodnie z obowiązującym systemem realizacji RPO WZ, Beneficjenci składają wnioski o płatnośd koocową, pośrednią oraz zaliczkową zgodnie z systemem obowiązującym w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata Konstruując wniosek, Beneficjenci mają obowiązek korzystania z generatora on-line. Wniosek zapisany w tym systemie jest wysyłany drogą elektroniczną, ale oprócz tego musi zostad przedłożony drogą pocztową lub osobiście do Wydziału Wdrażania RPO wraz z wymaganymi załącznikami, w terminach przewidzianych w umowie/decyzji/porozumieniu o dofinansowanie projektu. Kompleksowej weryfikacji formalnej oraz merytoryczno-finansowej dokonują wyłącznie pracownicy Wydziału Wdrażania RPO WZ. Inne, opisane niżej procedury określają jedynie drogę do wypłaty środków Beneficjentowi. Po dekretacji, wnioski trafiają do odpowiednich Zespołów do spraw weryfikacji wniosków o płatnośd mikro i małych przedsiębiorstw (poddziałania 111,131,132)/mikro i małych przedsiębiorstw (poddziałania 113,112)/IPI i średnich przedsiębiorstw/osi 2-4/ osi 5-7, a następnie do konkretnego opiekuna projektu. Należy zaznaczyd, że nie jest to jedyna osoba weryfikująca wniosek, ponieważ Koordynator właściwego zespołu wyznacza jednocześnie pracownika, którego uznaje się za drugą parę oczu. Wyjątkiem w tym zakresie jest wniosek o zaliczkę oraz wniosek pełniący rolę jedynie sprawozdawczą - weryfikacji dokonuje jedna osoba. Koordynator rejestruje wniosek w rejestrze wniosków Beneficjenta o płatnośd oraz tworzy kartę obiegową wniosku o płatnośd. Opiekun projektu rejestruje wniosek w systemie LSI oraz wypełnia jego pola dotyczące: nr wniosku, daty wpływu, podpisuje się i pieczętuje wniosek. Jeżeli chodzi o etapy, na jakie podzielona jest procedura weryfikacyjna, i czas ich trwania, to w ramach RPO WZ przyjęto następujące rozwiązania. Opiekun projektu sprawdza wniosek pod względem formalnym i merytoryczno - finansowym w ciągu maksymalnie 11 dni roboczych. Następnie wniosek wraz z wypełnioną listą sprawdzającą przez Opiekuna, zostaje przekazany drugiemu pracownikowi WW RPO ( druga para oczu ), który również ma 11 dni roboczych na ten sam proces weryfikacyjny i wypełnienie listy sprawdzającej. Sprawdzone dokumenty są przekazywane do Koordynatora właściwego Zespołu, który w terminie 2 dni roboczych dokonuje 2 Wersja 9.0 Instrukcji Wykonawczej obowiązywała w czasie trwania przedmiotowego badania. 10

11 akceptu wniosku, listy sprawdzającej i podpisuje kartę obiegową. Kolejne 2 dni robocze zarezerwowane są dla Kierownika WWRPO - IV/V, który w tym czasie zobowiązany jest do podpisania listy sprawdzającej oraz karty obiegowej wniosku. Zaakceptowany wniosek, wraz z kartą obiegową oraz listą sprawdzającą wędruje do Opiekuna projektu, który niezwłocznie sporządza pismo informujące Beneficjenta o pozytywnej weryfikacji wniosku wraz z poświadczoną kwotą do wypłaty. W liście sprawdzającej umieszczana jest kwota do wypłaty. Lista wraz z pismem zostaje przekazana do akceptacji Koordynatorowi Zespołu. Podobnej akceptacji dokonuje Kierownik WWRPO - IV/V. Karta obiegowa, lista sprawdzająca oraz pismo do Beneficjenta trafia do Dyrektora WWRPO, który niezwłocznie je zatwierdza. Opiekun projektu, w terminie do 3 dni roboczych, ręcznie wpisuje i wprowadza do LSI dane dotyczące wydatków kwalifikowanych, źródła finansowania, podstawę certyfikacji, potrącenia oraz kwotę do wypłaty. Po uzupełnieniu wszystkich pól, Opiekun Projektu zatwierdza ocenę wniosku w LSI. Następnie wyznaczony pracownik WWRPO sporządza wniosek o przelew środków finansowych do Beneficjentów w terminie do 5 dni roboczych, w 2 egzemplarzach. Dokument jest kolejno akceptowany przez Koordynatora Zespołu (2 dni robocze) Kierownika WWRPO-IV/V (2 dni robocze) i przekazany do zatwierdzenia przez Dyrektora WWRPO. Zaakceptowany wniosek o przelew środków finansowych jest przekazywany przez Kierownika WWRPO do WZRPO, gdzie dwóch pracowników w terminie do 6 dni roboczych dokonuje merytorycznej weryfikacji dokumentu. Lista sprawdzająca do wniosku o przelew środków finansowych jest następnie akceptowana w terminie 2 dni roboczych przez Kierownika WZRPO lub Koordynatora Zespołu ds. dotacji i przekazana niezwłocznie Dyrektorowi WZRPO. Zaakceptowany wniosek o przelew jest kierowany niezwłocznie do dwóch członków Zarządu Województwa celem niezwłocznego zatwierdzenia. Po podpisaniu dokument trafia do Koordynatora Zespołu ds. dotacji. W terminach zgodnych z terminarzem płatności środków europejskich, uprawniony pracownik WZ RPO, wprowadza polecenie przelewu środków do systemu BGK-ZLECENIA. Przelew jest zatwierdzany przez dwie osoby. W przypadku, gdy w ramach finansowania występuje budżet paostwa, wniosek o przelew jest weryfikowany i zatwierdzany przez Wydział Finansów i Budżetu. Opisując całą drogę rozliczania wniosków o płatnośd, warto również wspomnied o procedurze wstrzymania weryfikacji. W uzasadnionych przypadkach terminy weryfikacji wniosku o płatnośd mogą zostad wstrzymane do czasu: uzyskania niezbędnych informacji umożliwiających dalszą ocenę (interpretacji, opinii, uzasadnienia itp.), uznania za poprawne wniosków pośrednich złożonych za wcześniejsze okresy oraz ustania zastępstwa (w trakcie zastępstwa osoba przejmująca obowiązki w pierwszej kolejności kooczy sprawy własne). 11

12 W przypadku zidentyfikowania błędów w złożonym wniosku o płatnośd, po wykonanej weryfikacji formalnej i merytoryczno-finansowej, każdy z pracowników weryfikujących wniosek o płatnośd zamieszcza na liście sprawdzającej uwagi/informacje nt. wykrytych błędów/braków. Ścieżka dalszego postępowania zależy od tego, czy zidentyfikowane błędy mają charakter istotnych, czy też nie. W przypadku nieistotnych błędów pracownik dokonujący weryfikacji odnotowuje stwierdzone błędy w formie uwag w liście sprawdzającej. W uzasadnionych przypadkach IZ może zatwierdzid wniosek o płatnośd pomimo błędu nie występującego w katalogu błędów nieistotnych. Notatka służbowa na temat wszystkich błędów uznanych za nieistotne musi zostad niezwłocznie przekazana do WZRPO. W przypadku istotnych błędów Opiekun Projektu na podstawie uwag / informacji nt. wykrytych błędów/braków z listy sprawdzającej w terminie 2 dni roboczych od dnia otrzymania wniosku o płatnośd po zakooczonej weryfikacji sporządza projekt pisma informującego o wykrytych błędach i wzywającego do poprawy wniosku, a następnie przekazuje Koordynatorowi Zespołu do akceptacji. Pismo zostaje akceptowane również kolejno przez Kierownika oraz Dyrektora, a następnie przesłane Beneficjentowi. Od momentu odebrania pisma, Beneficjent w terminie do 7 dni składa poprawiony wniosek. Weryfikacja zmodyfikowanego wniosku także odbywa się z uwzględnieniem procedury dwóch par oczu. Wyznaczony Opiekun Projektu oraz drugi pracownik sprawdzają wniosek pod względem formalnym oraz merytoryczno finansowym zgodnie z listą sprawdzającą, w terminie do 22 dni roboczych (11 dni dla Opiekuna Projektu i 11 dni dla drugiego pracownika). Należy jednak pamiętad, że terminy te ulegają przerwaniu (nie zawieszeniu, ponieważ po ustaniu przyczyny biegną na nowo), w przypadku gdy pracownik IZ zwróci się do Beneficjenta o dodatkowe wyjaśnienia lub dokumenty. Jaki czas trwania poszczególnych etapów procedury ustalono w innych programach regionalnych i krajowych? Terminy obowiązujące w procedurach Instytucji Zarządzających/Wdrażających/Pośredniczących planowano zidentyfikowad na podstawie analizy desk research, obejmującej wszystkie RPO oraz Programy Operacyjne: Kapitał Ludzki, Innowacyjna Gospodarka, Infrastruktura i Środowisko oraz Rozwój Polski Wschodniej. Większośd danych nt. terminów zostało jednak ustalonych w przeprowadzanych wywiadach telefonicznych z przedstawicielami komórek zajmujących się weryfikacją wniosków o płatnośd w wybranych instytucjach. Instrukcje Wykonawcze nie są bowiem dokumentami ogólnie dostępnymi w przeważającej większości przypadków. Analiza wskazywanych terminów podczas rozmów telefonicznych z kierownikami komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za weryfikację wniosków o płatnośd pokazuje, że są one zróżnicowane, nie tylko między procedurami obowiązującymi w ramach RPO, ale także pomiędzy instytucjami wdrażającymi te same programy (PO IG i PO IiŚ). W ramach RPO na całą weryfikację 12

13 (zarówno pod względem formalno-merytorycznym, jak i finansowo-rachunkowym) najczęściej przewidywano ok. 30 dni roboczych (od 20 w RPO Województwa Podlaskiego, 21 dni w RPO Województwa Lubuskiego, 26 dni w RPO Województwa Kujawsko-Pomorskiego przez 30 dni w RPO Województwa Świętokrzyskiego, Śląskiego do 38 dni w RPO Województwa Dolnośląskiego). Czasem wskazywano, że zależy to jednak od stopnia skomplikowania wniosku i że są to terminy maksymalne. W przypadku weryfikacji wniosków składanych w ramach programów operacyjnych, takich jak Innowacyjna Gospodarka czy Infrastruktura i Środowisko - to proceduralne terminy oscylowały od 30 dni (kalendarzowych ramach Działao 4.1 i 5.2 POIG obsługiwanych przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości, kalendarzowych- Działanie 6.2 w ramach POIG obsługiwane przez Ministerstwo Gospodarki, roboczych- Działanie 10.1 w ramach POIiŚ obsługiwane przez Instytut Nafty i Gazu) do 60 dni na kompletną weryfikację (kalendarzowych- Działanie w ramach 6.1 POIiŚ obsługiwane przez Centrum Unijnych Projektów Transportowych oraz kalendarzowych- Działanie 8.3 w ramach POIŚ obsługiwane przez Władzę Wdrażającą Projekty Unijne). Analiza desk research nie pozwoliła na uzyskanie terminów obowiązujących w ramach PO KL oraz PO RPW. Większośd przedstawicieli badanych instytucji nie była w stanie wskazad konkretnych etapów oraz czasu ich trwania. W przypadku Działania 10.1 POIG obsługiwanego przez Instytut Nafty i Gazu, wspomniano o tym, iż procedura weryfikacyjna jest podzielona na etap oceny formalnej, rzeczowej, który trwa 15 dni roboczych oraz na ocenę finansową, która to trwa równolegle 30 dni roboczych. Przedstawiciel RPO Województwa Świętokrzyskiego wskazał na podobny podział, z tym, że oba etapy trwają tu taki sam czas- czyli po 19 dni roboczych. W RPO Województwa Pomorskiego funkcjonuje podział na ocenę sprawozdawczą (trwającą 5 dni roboczych) i dalszą (zajmującą 19 dni roboczych). Jedna z najdłuższych procedur - obowiązująca w ramach Działania 8.3 POIG - podzielona jest na trwającą 23 dni kalendarzowych ocenę merytoryczną i trwającą 27 dni kalendarzowych ocenę finansowo-księgową. Co zaś się tyczy udziału naczelników oraz dyrektorów w procedurze opiniowania sprawdzonych wniosków, to z reguły przewidziane są 2 lub 3 dni robocze na jednego przedstawiciela wyższej kadry kierowniczej. Porównując procedury weryfikacji w innych RPO wydaje się, że termin do 30 dni roboczych na weryfikację wniosków (merytoryczno-formalną i finansową) w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata to okres odpowiedni. Z jednej strony gwarantuje sprawne opiniowanie wniosków z punktu widzenia Beneficjenta, a z drugiej daje czas pracownikowi na spokojną i rzetelną weryfikację. 13

14 Czy zdarzają się sytuacje przekraczania przez IZ RPO WZ ustalonych terminów? Jeżeli tak to z czego one wynikają? Podstawą do odpowiedzi na pytanie badawcze dotyczące przekraczania proceduralnych terminów są zrealizowane wywiady indywidualne z pracownikami IZ RPO WZ zaangażowanymi w proces weryfikacji wniosków oraz z przedstawicielami firm doradczych. Wyniki przeprowadzonych badao wskazują na terminowośd działao pracowników IZ RPO WZ w zakresie oceny wniosków o płatnośd. Jeżeli zdarzało się przekraczad terminy, to były to wyjątkowe, sporadyczne sytuacje. Były to przypadki absencji chorobowej pracowników lub też ich udziału w szkoleniach. Aby nie dopuścid do przypadków przekroczenia instrukcji w zakresie czasu weryfikacji, pracownicy starają się odpowiednio zorganizowad swoją pracę. - Czy zdarzały się Paostwu sytuacje przekraczania terminów zapisanych w instrukcji? - Staramy się do tego nie dopuszczad. Pojedyncze sytuacje są takie. Kosztem prywatnego czasu pracowników albo może się zdarzyd doświadczony pracownik w parze ze świeżym i ten świeży ma luźniejsze terminy, szybciej sprawdzi, więc wiadomo, że ten drugi oficjalnie sprawdza 11 dni, a w praktyce nachodzi na termin tej osoby. Tak też robimy 3. Pracownicy starają się dotrzymywad terminów, ponieważ, jak wspominali podczas prowadzonych rozmów, zdają sobie sprawę z powagi ich przekroczenia i ewentualnych konsekwencji negatywnych dla Beneficjentów (np. późniejsza wypłata środków na dalszą realizację projektu). - Czy zdarzało się Paostwu przekroczenie terminu 11 dni na weryfikację? - Staramy się tak weryfikowad wnioski, żeby zmieścid się w terminie. Wiemy, że beneficjenci czekają na środki, że muszą one byd wypłacone, więc nie możemy sobie pozwolid na opóźnienia. Zresztą, jak mówiłam, opóźnienie jednego wniosku pociąga za sobą opóźnienie kolejnych, bo terminy się nakładają. A to są rzeczy, których już później nie można wyprostowad 4. Częśd rozmówców zaznaczyła, że aby nie uchybid terminom, czasami musi zostad po godzinach swojej pracy, także po to, aby inni pracownicy mieli szansę na swoją weryfikację w terminie. Również firmy doradcze nie wspominały o praktyce przekraczania terminów przez pracowników Urzędu. Jedynie jedna osoba wspominała o jednorazowym takim przypadku. -Rzadko zdarza się, że te terminy są przekraczane. Nam osobiście zdarzyło się to raz ( ) 5. 3 IDI z pracownikiem Biura ds. Wniosków o Płatnośd. 4 IDI z pracownikiem Biura ds. Wniosków o Płatnośd. 5 IDI z przedstawicielem firmy doradczej obsługujących Beneficjentów RPO WZ. 14

15 Z kwestią ewentualnych przekroczeo terminów procedury weryfikacji wniosków o płatnośd, pośrednio wiąże się zagadnienie zawieszenia oceny wniosków. Zawieszenie weryfikacji wniosku, zdaniem pracowników, ma miejsce jedynie w przypadkach tego wymagających i zdarza się rzadko (jeden z pracowników stwierdził, że zawieszenia weryfikacji to ok % przypadków). Do takich sytuacji zalicza się brak możliwości wygenerowania poprawnego wniosku o płatnośd, gdy poprzednia wersja wniosku jest niepoprawna. Wstrzymanie weryfikacji wniosku ma miejsce także w przypadku stwierdzenia niekwalifikowalności wydatków. To, zdaniem pracowników, zdarza się coraz częściej, szczególnie w projektach charakteryzujących się dużą liczbą faktur. Maksymalny czas zawieszenia weryfikacji wniosków o płatnośd nie jest unormowany w Instrukcji Wykonawczej. Przesłankami do jego zastosowania są, ogólnie rzecz ujmując, sytuacje wymagające wyjaśnienia oraz oczekiwanie np. na opinie prawne. Pracownicy starają się, aby czas ten nie był zbyt długi, ale z drugiej strony chcą rzetelnie wyjaśnid daną wątpliwośd, aby nie doszło do konieczności wydania decyzji o zwrot środków oraz naliczenia odsetek. - Czasem lepiej przedłużyd weryfikację, żeby uniknąd tych konsekwencji 6. Czas zawieszenia jest również uzależniony od współpracy z Beneficjentem, bo z reguły w tym okresie oczekuje się na jego wyjaśnienia, dodatkowe dokumenty. Jaki jest średni czas oceny wniosku? Analiza tej kwestii przebiegała dwutorowo. Z jednej strony była ona przedmiotem rozmowy z pracownikami IZ RPO WZ. Wskazywano, że średnia liczba dni na jednego pracownika to dwa (cztery w przypadku wniosku rozliczającego zaliczkę czy wniosku, w którym należy zbadad procedurę związaną z prawem zamówieo publicznych). Większośd pracowników zaznaczała jednak, że czas weryfikacji jest uzależniony od typu wniosku. Wnioski zaliczkowe i sprawozdawcze weryfikowane są najszybciej (pracownicy wskazywali, że wniosek sprawozdawczy może byd zweryfikowany nawet w przeciągu 0,5-1,5 godziny, ponieważ sprawdza się tu jedynie poprawnośd wypełniania rubryk, a przy tym nie trzeba weryfikowad kwot do wypłaty, załączników, dokumentów). Oprócz tego, pracownicy starają się priorytetowo oceniad wnioski rozliczające zaliczkę. Dodatkowo, na czas weryfikacji wpływają także rodzaj i liczba załączonych dokumentów, których liczba czasem wynosi kilkadziesiąt, jak wskazał jeden z pracowników. - Jakie elementy wniosków albo typ projektu wpływa na to, że wniosek jest oceniany dłużej niż dwa dni? - Czym więcej rodzajów kosztów występuje we wniosku tym dłużej jest on weryfikowany. Gdy np. w projekcie występują same roboty budowlane, taki wniosek się szybko weryfikuje. Jeśli w projekcie 6 IDI z pracownikiem Biura ds. Wniosków o Płatnośd. 15

16 występują wynagrodzenia, koszty ogólne, którym trzeba określid metodologię wyliczania, to jest to wtedy bardzo czasochłonne 7. Oprócz liczby dokumentów, istotnym aspektem wydaje się ich rodzaj i to, czy weryfikujący pracownik może wywnioskowad potrzebne mu informacje z zapisów wniosków. Niepewnośd, co do niektórych elementów wywołuje koniecznośd dodatkowych, wyjaśniających kontaktów z Beneficjentem, co niewątpliwie generuje dłuższy czas oceny wniosku. Poza liczbą, rodzajem i jasnością dokumentów, ważka wydaje się, z pozoru błaha, kwestia przygotowania i uporządkowania wniosku i składanych do niego załączników, która może skutecznie ułatwid, bądź utrudnid pracę weryfikującemu. -Są sytuacje, kiedy dokumenty są załączone w sposób uporządkowany, są prawidłowo opisane, czy w jakiś spójny sposób są przedłożone do wniosku. Bardzo często jest tak, że dokumenty nie są poukładane, a to, wbrew pozorom, przy dużej ilości faktur, wpływa na wydłużenie samego procesu. Wtedy te dokumenty trzeba sobie przygotowad samemu. Myślę, że każdy z pracowników ma swój jakiś system weryfikowania dokumentów od strony formalnej, ale stopieo uporządkowania na pewno na to wpływa 8. Według jednych pracowników, sam rodzaj projektu nie odgrywa tu tak istotnej roli, ponieważ, jak zaznaczali pracownicy, zdarzają się przypadki wielu dokumentów na bardzo niewielkie kwoty. -W przypadku których projektów występuje największa liczba dokumentów, które muszą Paostwo zweryfikowad? -( ) Albo jest wniosek z 1 fakturą albo z 80 dokumentami. Jeśli jest to wyposażenie budynku, przedszkola itp. to jest bardzo dużo dokumentów. Jeżeli beneficjent buduje firmę czy magazyn, to tych dokumentów jest bardzo dużo, także ciężko jest przypisad ilośd dokumentów do typu projektu 9. Niektórzy jednak zaznaczali, że stopieo skomplikowania samego projektu wpływa znacząco na proces weryfikowania wniosków o płatnośd. Jest to ich zdaniem związane z kwestią już wspomnianą, a mianowicie liczbą dokumentów. - Ile czasu zajmuje Pani średnio weryfikacja wniosku o płatnośd? I czy ten czas jest od czegoś uzależniony? 7 IDI z pracownikiem IZ RPO WZ. 8 IDI z pracownikiem Biura ds. Wniosków o Płatnośd. 9 IDI z pracownikiem Biura ds. Wniosków o Płatnośd. 16

17 -Jest to uzależnione od wielu czynników. Przede wszystkim od stopnia skomplikowania projektu. Jeśli projekt jest złożony, o trudnej tematyce, dotyczy trudnych zagadnieo, to weryfikacja jest bardziej złożona i rozciągnięta w czasie 10. Kwestia czasu rozliczania wniosków o płatnośd jest związana nierozerwalnie z obłożeniem pracowników dużą liczbą wniosków o płatnośd. Czasami bowiem wnioski mogłyby byd rozliczone szybko, ale oczekują w kolejce ze względu na kumulację już tych złożonych wcześniej. -( ) Czy byłaby Pani w stanie oszacowad ile u danego pracownika czeka wniosków na weryfikację? -Nie. Teraz na pewno bardzo dużo. Okres sprawozdawczy kooczy się z koocem kwartału i beneficjenci mają obowiązek do 15 stycznia, a potem odpowiednio 15 kwietnia, lipca, października. Wtedy jest bardzo dużo wniosków,( ). Potem sukcesywnie ta ilośd maleje, ale nigdy się nie zdarza taka sytuacja, że na koniec kwartału wszystkie wnioski są poprawne. Bo te korekty wracają i nie da się przez okres jednego kwartału wszystkich wniosków doprowadzid do statusu poprawny 11 Czasami, jak zaznaczali pracownicy, osoba weryfikująca wnioski ma w przeciągu 11 dni do oceny ok. 30 wniosków. Oczywiście zaznaczano, że to obciążenie jest różne i zależy, co potwierdza wskazany powyżej cytat, od okresu sprawozdawczego czy skali korekt. Pracownikom trudno było jednak wskazad obiektywną miarę obciążenia jednego pracownika wnioskami, ponieważ one się między sobą różnią. Czy właściwie określono czas trwania poszczególnych etapów procedury weryfikacji wniosków o płatnośd? Analiza poprawności określenia czasu trwania poszczególnych etapów procedury weryfikacji wniosków o płatnośd została dokonana z punktu widzenia pracowników zaangażowanych w ten proces. Zdaniem części pracowników, mimo dośd znacznego obłożenia pracą oraz nieporównywalności niektórych wniosków między sobą, skrócenie czasu weryfikacji z 16 do 11 dni (na jedną parę oczu ) było dobrym rozwiązaniem, ponieważ obecny czas jest wystarczający na dokonanie oceny dokumentów. Zmiana długości terminu z 16 do 11 na jedną parę oczu była podyktowana chęcią przyspieszenia wypłaty środków dla Beneficjentów. Inną kwestią jest jednak nakładanie się w tym samym czasie większej liczby wniosków. Chod normą w IZ RPO WZ jest dotrzymywanie terminów 10 IDI z pracownikiem Biura ds. Wniosków o Płatnośd. 11 IDI z pracownikiem Biura ds. Wniosków o Płatnośd. 17

18 weryfikacji wniosków o płatnośd, pracownicy zaznaczali jednak, że czasem trudno dotrzymad terminów na skutek szczególnie dużego obciążenia pracą w okresach sprawozdawczych. -Kwestia obciążenia pracą pracowników. Co może Pani powiedzied? -Trudna kwestia, bo mamy zakooczony okres sprawozdawczy, jest koniec miesiąca, do 15 spływają do nas wnioski o płatnośd, następnie na koniec kwartału. Przez pół miesiąca kilkanaście wniosków może wpłynąd do jednego opiekuna projektu i ma on te kilkanaście wniosków zweryfikowad w 11 dni. To jest fizycznie niemożliwe i odbywa się kosztem wydłużonego czasu pracy, którego później nie można odzyskad 12. Pracownicy dodatkowo wskazywali na to, że dla części Beneficjentów aktualne terminy są nadal za długie. -Czy znając procedurę weryfikacji wniosku, Beneficjenci są zaskoczeni długością rozliczania wniosku? -Tak, często nam zgłaszają, dlaczego to trwa tak długo. Ale wydaje mi się, że nie do kooca zdają sobie sprawę ze stopnia skomplikowania i z naszych procedur. Aczkolwiek są poinformowani, w instrukcji składania wniosku czy na szkoleniach- jest tam wskazane ile to mniej więcej może trwad. Ale zgłaszają do nas postulaty, żeby to skrócid, albo żeby ich potraktowad priorytetowo, chcą mied sprawdzony wniosek szybciej. W miarę możliwości staramy się to przyspieszad, ale różnie bywa, ze względu na obłożenie pracą nie zawsze się to udaje 13. Kwestia sprawdzania przed drugą parę oczu, koordynatora, kierownika oraz dyrektora, mimo że obiektywnie wydłuża czas weryfikacji, jest niezbędna do prawidłowego i rzetelnego sprawdzenia informacji zawartych we wnioskach. Jest to realizowane aby uniknąd przykrych konsekwencji dla Beneficjenta (np. podczas kontroli) na skutek zbyt pochopnego zaakceptowania wniosku. - ( ) Sukces kiedy po pierwszej parze oczu wszystko jest dobrze. Natomiast jeśli są błędy dotyczące kwalifikowalności wydatków, to niestety nic nie da się zrobid, trzeba wyjaśnid, trzeba to potwierdzid przez drugą parę oczu, bo nie chcemy straszyd Beneficjenta, że dany wydatek jest niekwalifikowalny nie mając 100% pewności, że tak jest. Są też dni na akceptację dla koordynatora i kierownika, a potem w piśmie przez p. Dyrektor- nic co nie jest uzasadnione nie może przedostad się do Beneficjanta na piśmie IDI z pracownikiem Biura ds. Wniosków o Płatnośd. 13 IDI z pracownikiem IZ RPO WZ. 14 IDI z pracownikiem IZ RPO WZ. 18

19 Pracownicy terminy wewnętrzne na przekazanie dokumentów do podpisu (2 dni) uznają za odpowiednie i optymalne. Owszem zdarzają się przekroczenia tego terminu, ale są to marginalne przypadki związane z obciążeniem pracowników, którzy nie zdążą złożyd dokumentów do podpisu. Pozytywnie oceniane jest również precyzowanie i umieszczenie tych terminów w Instrukcji Wykonawczej dla pracowników. -A czy uważa Pani, że w tym przypadku są potrzebne te szczegółowe regulacje (2 dni itp.)? -Jesteśmy urzędnikami, musimy mied rozpisane. ( ) Wiedząc, że mam 2 dni, wiem, że muszę posiedzied po pracy godzinkę i skooczyd, bo mija termin. Nie można w nieskooczonośd przedłużad tych procedur 15. Jednak jeden z rozmówców zaznaczył, że ogólne, zbiorcze podawanie terminów w Instrukcji Wykonawczej byłoby dobrym rozwiązaniem, ze względu na wyjątkowe absencje niektórych osób uczestniczących w weryfikacji wniosku. Zmiana terminów poszczególnych etapów weryfikacji wiążę się ze zmianami organizacyjnymi, które usprawniły, a co ważne relatywnie przyspieszyły ocenę wniosków. Na początku 2010 roku zbudowano jeden zespół z dwóch wcześniejszych: biura ds. merytorycznych oraz biura ds. finansowych. Teraz pracownicy kompleksowo sprawdzają dokumenty dostarczone przez Beneficjentów. Wcześniej pracownicy musieli poświęcid częśd swojego czasu na uzgodnienie stanowisk między biurami merytorycznymi i finansowymi. Kolejna zmiana, pod koniec 2010 roku, również korzystnie wpływająca na czas weryfikacji wniosków, to podział zespołów na osie. Pracownicy specjalizują się w danym typie projektów, co usprawnia ich pracę. Pracownicy zaznaczali, że projekty realizowane przez przedsiębiorców znacznie różnią się od tych prowadzonych przez Jednostki Samorządu Terytorialnego. Jaka częśd procedury weryfikacyjnej jest dla pracowników najbardziej pracochłonna i pochłaniająca największą ilośd czasu? Kwestia czasochłonności pewnych elementów weryfikacji wniosków o płatnośd została rozważona głównie z punktu widzenia pracowników zaangażowanych w ten proces. Pracownicy podczas indywidualnych wywiadów pogłębionych wskazywali na czasochłonnośd sekcji B1, ze względu na koniecznośd weryfikacji faktur. Dodatkowo, pracochłonna okazała się sekcja C4, gdzie odzwierciedlenie mają wszelkie wydatki z konkretnej faktury. Wymaga to sprawdzenia wszystkich opisów faktur, a przy znacznej ich liczbie, czynnośd ta zabiera pracownikom bardzo dużo czasu. 15 IDI z pracownikiem IZ RPO WZ. 19

20 Ogólnie rzecz ujmując, załączniki do wniosku o płatnośd zabierają pracownikom dużo czasu. Wiąże się to ze zmianą, na jaką wskazywali pracownicy. -( ) Bo na początku 2010 roku, ( ) trochę zmieniło się podejście, rozłożenie akcentów na etapach sprawdzania projektu i beneficjenta. I teoretycznie wniosek o płatnośd powinien zawierad załączniki w postaci faktur i potwierdzeo przelewów, ale my zatwierdzamy te wydatki i jeśli wypłacimy je bez wnikliwej weryfikacji, to może się zdarzyd, że beneficjent pobiera nienależne środki, co naraża go na późniejszy zwrot z odsetkami 16. Biorąc pod uwagę wniosek jako całośd, to najbardziej pracochłonnym elementem jest, zdaniem pracowników, częśd dotycząca zamówieo uzupełniających, dodatkowych, czyli zamówieo z wolnej ręki. Czasochłonnośd sprawdzania tego elementu jest spowodowana jego trudnością, a do tego wiąże się z przeglądaniem szeregu dodatkowych dokumentów (protokołów, umów, specyfikacji zamówieo). Pracownicy nie zawsze czują się specjalistami w tej dziedzinie i dlatego, aby poprawnie zweryfikowad ten element, potrzebują więcej czasu na zgłębienie tego obszaru. Pracownicy wspominali, że to w prawie każdym przypadku wiąże się z koniecznością konsultacji z pracownikami innych wydziałów, merytorycznie bliższych zagadnieniu albo z koniecznością zasięgnięcia opinii prawnych. -Ale mamy trochę zawężone możliwości, jeżeli chodzi o doradztwo w takich sprawach. Jednak wiedząc jak ważna jest to rzecz, musimy poświęcid jej dużo czasu, tym bardziej, że sami nie dysponujemy taką wiedzą merytoryczną 17. Z punktu widzenia typu wniosku, dla pracowników najbardziej czasochłonne jest rozliczanie zaliczek, szczególnie dokumentów składanych przez Beneficjentów niestosujących się do Wytycznych. Częśd pracowników, oprócz omówienia najbardziej czasochłonnych czynności związanych bezpośrednio z weryfikacją wniosków o płatnośd, podniosła kwestię konieczności przygotowywania szeregu dokumentów towarzyszących, które pośrednio odnoszą się do procesu oceny wniosków. Są to przede wszystkim: notatki o korektach finansowych, wniosek o przelew razem z załącznikami, pisma do Beneficjenta, karty zwrotu, karty obciążeo oraz dokumenty związane ze wskazaniem zapotrzebowania na środki. Dodatkowo opiekun ma obowiązek comiesięcznego monitoringu fazy wniosku do wypłaty aby móc umieścid go w zestawieniu. Jako środek zaradczy, częśd pracowników postulowała dalsze automatyzowanie tego procesu. 16 IDI z pracownikiem IZ RPO WZ. 17 IDI z pracownikiem Biura ds. Wniosków o Płatnośd. 20

21 Wśród tzw. czynności okołownioskowych wymieniano także weryfikację harmonogramów rzeczowo-finansowych, chod nie jest to unormowane w Instrukcji Wykonawczej. Pracownicy są zobligowani do przeniesienia kwoty pierwotnej do arkusza kalkulacyjnego Excel, uzupełnienia kwot aktualnie przedstawionych przez Beneficjenta, a następnie zbadania przesunięcia między kwotami. W przypadku przesunięd wynoszących powyżej 15%, pracownik weryfikuje, czy zostało złożone stosowne uzasadnienie przez Beneficjenta, a jeśli brakuje takiego dokumentu- kontaktuje się z nim w celu wyjaśnienia sytuacji. Czynności okołownioskowe są dla pracowników najbardziej czasochłonne przy weryfikacji wniosków o płatnośd koocową, chod dotyczy to szczególnie wniosków o płatnośd, które zostały już scertyfikowane i wynika to najczęściej z wykrywanych nieprawidłowości. ( ) musimy wypełnid kartę obciążenia, kartę zwrotu, musimy jeszcze wypełnid tabelę obrazującą wszystkie płatności w projekcie, dodatkowo pismo do Beneficjenta. Także sporo tych czynności. I jest to dośd czasochłonne. Wydaje mi się, że opiekun projektu musi około 2 godzin poświęcid, aby te wszystkie dodatkowe elementy zrobid. Z powyższego wynika, że czasochłonnośd pewnych elementów wynikających z konieczności bardzo skrupulatnego wykonywania pewnych czynności (sprawdzanie faktur i innych załączników), wiąże się z poczuciem odpowiedzialności w stosunku do obszarów, w których pracownicy nie czują się merytorycznie komfortowo, a także z koniecznością przygotowania szeregu dodatkowych materiałów (na własne potrzeby, ale również na potrzeby innych wydziałów, szczególnie Wydziału Zarządzania Biura ds. Finansowych) bez wsparcia systemowego, informatycznego. Które elementy systemu weryfikacji wniosków o płatnośd sprawiają pracownikom najwięcej trudności/budzą najwięcej wątpliwości? Problematycznośd niektórych elementów weryfikacji jest sprzężona z kwestią czasochłonności, ponieważ czynności, w stosunku do których pracownik czuje się niepewnie merytorycznie zabierają najwięcej czasu. Dlatego tak istotne jest wskazanie, z punktu widzenia pracowników, elementów najbardziej problematycznych. Trudności przysparzają, wspomniane już kwestie związane z weryfikacją prawa zamówieo publicznych, robotami budowlanymi. Z jednej strony weryfikacja tych kwestii na poziomie wniosku o płatnośd jest dla Beneficjenta korzystna, gdyż zapobiega to ujawnieniu nieprawidłowości dopiero na poziomie kontroli projektu i nałożenia większych (niż korekty finansowe) odsetek. Z drugiej jednak 21

22 strony pracownicy wiele razy zaznaczali, że nie mają praktycznego doświadczenia w tej materii i nie poruszają się w tym obszarze swobodnie. -( ) w pewnym momencie na nasze Biuro został nałożony nowy obowiązek w postaci weryfikacji częściowo prawa zamówieo publicznych, a nie mamy do tego zupełnie przygotowanych pracowników. Robimy to, ale jesteśmy na etapie uczenia się 18. Oprócz kwestii budowalnych, prawa zamówieo publicznych zwracano uwagę na problem podwójnego finansowania w rozliczanych projektach, który dotyczy wkładu własnego, który nie może pochodzid ze źródeł publicznych. Problem pojawia się również z kwalifikowalnością podatku VAT i zagadnieniem problemów w odzyskiwaniu VAT-u uznanego wcześniej przez nich za kwalifikowalny. Problematyczny jest tu fakt, że Beneficjenci sami deklarują od jakich wydatków, w jaki sposób i według jakiej metodologii będą naliczad i odzyskiwad VAT- to wszystko później na etapie weryfikacji sprawia pracownikom IZ RPO WZ trudnośd. Podczas wywiadów okazało się, że sekcja wskazywana jako czasochłonna - B1, została także typowana na najbardziej problematyczny element weryfikacji wniosku. Czasem skomplikowane merytorycznie jest również określenie kwalifikowalności wydatków, co rozpoczyna się już na etapie sekcji B1. - Czasami jest tak, że są przedstawione faktury, ale ze względu na specyficzny zapis we wniosku o dofinansowanie jest, np. problem ze stwierdzeniem czy dany wydatek jest kwalifikowalny czy nie 19. Niektóre kwestie problematyczne wpływają na poczucie potrzeby zatrudnienia osoby o specjalistycznych kompetencjach wśród pracowników, mimo że pracowników wspiera kancelaria prawna. Najczęściej wskazywano na specjalistę z zakresu budownictwa, prawa zamówieo publicznych. W przypadku braku możliwości finansowych na zatrudnienie tego rodzaju specjalistów, trafny wydaje się pomysł jednego z pracowników dot. stworzenia etatu wspólnego doradcy dla biura weryfikacji wniosków o płatnośd, zespołu ds. kontraktacji oraz kontroli. Oprócz wyżej wspomnianych kwestii problematycznych, pracownicy wskazali także na trudnośd wypełniania dokumentów okołownioskowych - karty obciążeo oraz karty zwrotów. Ponadto, wspomniano o trudności zatwierdzenia wniosku o płatnośd, w którym jest rozliczenie zaliczki, gdzie 18 IDI z pracownikiem Biura ds. Wniosków o Płatnośd. 19 IDI z pracownikiem Biura ds. Wniosków o Płatnośd. 22

23 zgodnie z wytycznymi MRR, datą rozliczenia jest data zatwierdzenia wniosku o płatnośd, a nie jego wpływ do Wydziału. Dopóki nie wprowadzi się do Instrukcji Wykonawczej konkretnego rozwiązania, pracownicy nie będą pewni co do poprawności weryfikacji. Wśród rozmówców, byli także tacy pracownicy, którzy twierdzili, że weryfikacja samego wniosku o płatnośd, szczególnie formularza wniosku (poszczególnych sekcji), nie stanowi problemu. 3.2 Zasoby kadrowe Ilu pracowników jest zaangażowanych w weryfikację i czy jest to liczba odpowiednia? Jak to wygląda w innych województwach? Jakie jest przygotowanie pracowników IZ RPO WZ do wykonywania zadao związanych z weryfikacją wniosków o płatnośd? Jakie jest ich doświadczenie w tym zakresie? W IZ RPO WZ, w Biurze ds. Wniosków o płatnośd pracują łącznie 34 osoby: 16 osób w Biurze ds. Wniosków o Płatnośd 1 osi priorytetowej i 18 osób w Biurze ds. Wniosków o Płatnośd Osi Priorytetowej 2 7. Biura są podzielone na zespoły: Zespół ds. Weryfikacji wniosków o płatnośd mikro i małych przedsiębiorstw (poddziałania 113,112), Zespół ds. Weryfikacji wniosków o płatnośd mikro i małych przedsiębiorstw (poddziałania 111, 131, 132), Zespół ds. weryfikacji wniosków o płatnośd osi 2-4 oraz Zespół ds. weryfikacji wniosków o płatnośd osi 5 7. Pracownicy Biura ds. Wniosków o płatnośd przeprowadzają weryfikację formalną i merytoryczno - finansową. Tymczasem w instytucjach zajmujących się innymi programami operacyjnymi lub w przypadku RPO w innych województwach, często funkcjonuje inny podział zadao np. w RPO województwa pomorskiego osobno prowadzona jest weryfikacja części merytorycznej, a osobno rachunkowo-finansowej. Analizując liczbę osób weryfikujących wnioski o płatnośd należy pamiętad, że zależy ona od liczby projektów realizowanych w ramach poszczególnych programów. Na liczbę osób zatrudnionych w komórce organizacyjnej ma wpływ zakres pozostałych zadao komórki. Jednak mając na uwadze powyższe zastrzeżenia można zauważyd, że zatrudnienie w komórkach zajmujących się jedynie weryfikacją wniosków o płatnośd (zarówno częścią merytoryczną, jak i rachunkowofinansową) to średnio 16 osób (od 11 do powyżej 20 osób). Istnieją jednak komórki, które zajmując się jedynie weryfikacją pod względem finansowym, zatrudniają ok 14 pracowników, ale i takie, gdzie kilkanaście osób obsługuje kompleksowo realizację projektów. Natomiast zdarzają się komórki gdzie ponad 30 pracowników przeprowadza kontraktację, monitoring, rozliczanie oraz aneksowanie umów 23

24 w całym cyklu projektów. Widoczna jest więc dośd duża niejednorodnośd, uzależniona od ww. warunków. Podczas wywiadów indywidualnych, przedstawiciele Biura ds. Wniosków o płatnośd, zwracali uwagę na ciągłe duże obciążenie pracą oraz dodatkowe nawarstwienie się prac po zakooczeniu każdego kwartału, kiedy beneficjenci składają wnioski o płatnośd pośrednią. Stałe obciążenie związane jest z weryfikacją wniosków o zaliczkę i rozliczających zaliczkę oraz z weryfikacją korekt. Wpływ na pracę zespołu ma nieobecnośd kilku pracownic Biura ds. Wniosków o płatnośd, wynikająca z ich przebywania na urlopach wychowawczych. Aby usprawnid pracę zespołu przyjęto pracowników na umowy na zastępstwo lub umowy zlecenie. Mimo to, pracownicy zwracali uwagę na pojawiającą się, w okresach największego obciążania, koniecznośd pracy w godzinach nadliczbowych. Praca musi byd wykonana i to jest najważniejsze. Różnie bywa, czasami trzeba zostad. Pracujemy tu w zespole, zawalenie jednego terminu pociąga za sobą zawalenie kolejnych, to jest jak efekt domina. Więc żeby inni pracownicy mieli możliwośd zweryfikowania w terminie, trzeba wykorzystad czas po godzinach. 20 Osoby kierujące komórkami organizacyjnymi, zwracały uwagę na potrzebę zwiększenia zatrudnienia, co związane jest z rozszerzaniem zakresu obowiązków pracowników Biura. Oprócz weryfikacji WOP, pracownikom przybywa obowiązków takich jak np. weryfikacja prawa zamówieo publicznych w odniesieniu do zamówieo dodatkowych. Ilośd projektów realizowanych w danym momencie jest w miarę stała, natomiast teraz będą realizowane głównie IPI - duże projekty, ważne dla województwa. Również oś trzecia, czyli internetowe, elektroniczne, różne e-systemy, e-administracje, e-turystyki. Dosyd specyficznie się je rozlicza, więc to zwiększa trudnośd dla opiekunów weryfikacji projektów. Sporo jest też projektów z kosztami osobowymi, to też jest bardzo czasochłonne, ponieważ jest sporo korekt po stronie beneficjentów, zanim oni nauczą się rozliczad te koszty. Dochodzi też bardzo dużo spraw nie dotyczących ściśle weryfikacji wniosków czyli nakładanie korekt, obliczenia zagadnieo z kwalifikowalnością VAT-u, ponieważ kilku beneficjentów oświadczyło, że jednak mogą odzyskad VAT, w przeciwieostwie do dotychczas składanych oświadczeo. Poza tym dołączyło do naszych obowiązków częściowe weryfikowanie prawa zamówieo publicznych. Więc niby projektów mamy stałą ilośd, ale liczba obowiązków ciągle wzrasta. Tym bardziej, że program wchodzi w fazę większego zaawansowania i jest to obciążenie nowymi zjawiskami, problemami, co do których należy 20 IDI z przedstawicielem Biura ds. Wniosków o Płatnośd. 24

25 znaleźd rozwiązania. Jakby te projekty można było rozłożyd na większą ilośd osób, to byłoby to bardziej komfortowe dla opiekunów i pracowników. 21 Pracownicy Biura ds. Wniosków o Płatnośd to osoby z różnym doświadczeniem w weryfikacji WOP, czasem były wcześniej zatrudnione jako rozliczające wnioski po stronie beneficjenta, czasem pracowały od kilku lat w UMWZ i wraz z wchodzeniem RPO WZ w kolejne etapy wdrażania i zmianą struktur organizacyjnych, przechodziły do komórek zajmujących się weryfikacją WOP. Zarówno przedstawiciele Biura ds. Wniosków o Płatnośd, jak i rozmówcy z firm doradczych i beneficjenci, uznali, że kluczowe znaczenie dla jakości pracy opiekuna ma jego doświadczenie. Są różne osoby z różnym wykształceniem i my doświadczenia nabywamy w pracy, bo czasami wykształcenie zupełnie nie idzie w parze z tym co robimy i dopiero w pracy nabywamy doświadczenia i jesteśmy w czymś dobrzy albo nie. 22 Nowi pracownicy uczestniczą w szkoleniach dla beneficjentów 23 i uznają je za pomocne. Innym elementem wspomagającym wdrażanie opiekuna w pracę w Biurze ds. Wniosków o Płatnośd, jest objęcie nowego pracownika opieką ze strony doświadczonego współpracownika. Ważnym elementem jest też wyjaśnianie wątpliwości poprzez konsultacje ze współpracownikami. Osoba, która dołącza do naszego zespołu otrzymuje na pewien czas opiekuna z dużym doświadczeniem, który wprowadza tę osobę w kwestię zagadnieo bardzo ogólnych, tzn. jak posługiwad się naszym systemem informatycznym, w jaki sposób formułowad pisma z uwagami do beneficjentów, w jaki sposób rejestrowad wnioski, czyli ogólny zakres wiedzy, który taka osoba powinna mied. Później praca takiej nowej osoby polega na tym, że pracujemy w zespole. Jak pojawiają się problemy to ta osoba zobowiązana jest do tego żeby pytad, jeżeli czegoś nie wie i w ten sposób się uczy. 24 Dobierając nowych pracowników, osoby zarządzające zwracają uwagę również na dopasowanie kandydatów do już istniejącego zespołu, gdyż dobra komunikacja i dzielenie się wiedzą wśród opiekunów jest ważnym elementem prawidłowego funkcjonowania Biura ds. Wniosków o Płatnośd. Do Biura ds. Wniosków o Płatnośd powinny przyjśd osoby, które są pilne, skrupulatne, dociekliwe, o zdolnościach analitycznych rozwiniętych na co najmniej średnim poziomie, bo sporo 21 IDI z przedstawicielem Biura ds. Wniosków o Płatnośd. 22 IDI z przedstawicielem Biura ds. Wniosków o Płatnośd. 23 Więcej o samych szkoleniach w dalszej części raportu. 24 IDI z przedstawicielem Biura ds. Wniosków o Płatnośd. 25

26 dokumentów trzeba przeanalizowad i połączyd fakty. Powinny umied liczyd, obsługiwad dosyd dobrze Excel i bardzo ważna jest umiejętnośd pracy w zespole, otwarcie na grupę, przy równoczesnej umiejętności pracy samodzielnej. I okazuje się, że nie każdy się nadaje i posiada te cechy. Bardzo ważne jest wsparcie zespołu, bo wiele rzeczy analizuje się na forum, wspólnie. Przy takiej intensywności prac ważne jest też, żeby móc siebie zastąpid i żeby osoba, która idzie na zwolnienie lekarskie czy na urlop miała pewnośd, że nie zastanie jakiejś katastrofy. Pracownicy muszą sobie ufad, muszą mied równe kompetencje, umiejętności. Póki co takie osoby pracują w biurze. 25 Jeżeli chodzi o weryfikację wniosków o płatnośd, to zdaniem respondentów, ten obszar jest dośd dobrze opanowany merytorycznie przez pracowników Biura ds. Wniosków o Płatnośd. Problematyczne obszary odnoszą się do kwestii takich jak prace budowlane czy prawo zamówieo publicznych. Podejmowano próby zatrudnienia specjalistów z tych dziedzin, ale jak do tej pory bezskutecznie. Co prawda Biuro ds. Wniosków o Płatnośd ma możliwośd korzystania z usług kancelarii prawnej, ale mimo wszystko pewne problemy są bardzo trudne do wyjaśnienia. Na przeszkodzie zatrudnienia odpowiedniej osoby stoją ograniczenia finansowe (niesatysfakcjonująca wysokośd wynagrodzenia). Obsługuje nas kancelaria prawna, więc wsparcie prawnicze mamy, przy czym wiadomo, że panie nie mogą się znad na wszystkim, a już na pewno nie na typowo funduszowych sprawach, więc nie zawsze można o wszystko szczegółowo zapytad. Zgłaszamy zapotrzebowanie - coś na zasadzie help desku, budowlaoca jakiegoś doświadczonego czy specjalistę od prawa zamówieo publicznych, ale to jest kwestia możliwości zatrudnienia takiej osoby, plus możliwości finansowych a także atrakcyjności tej formy zatrudnienia dla konkretnej osoby, bo specjalista w danym zakresie za niewielką opłatą i na nieregularnej formie zatrudnienia nie zgodzi się na coś takiego, natomiast grupy doradcze biorą duże wynagrodzenie. 26 Pracownicy Biura ds. Wniosków o Płatnośd mogą uczestniczyd w szkoleniach mających służyd poprawie wiedzy w zakresach, na które zgłaszają zapotrzebowanie. Fakt organizowania takiego wsparcia należy ocenid pozytywnie, ale z powodu specyfiki zagadnieo ważnych dla opiekunów projektów, szkolenia nie zawsze spełniają pokładane w nich nadzieje, czasem wiedza trenerów jest niewystarczająca bądź nieadekwatna do potrzeb osób szkolonych. Systematycznie szkolenia są organizowane, w których staramy się uczestniczyd. Natomiast, często 25 IDI z przedstawicielem Biura ds. Wniosków o Płatnośd. 26 IDI z przedstawicielem Biura ds. Wniosków o Płatnośd. 26

27 się rozjeżdżają z tym czego potrzebujemy, bo, ogólne zasady my znamy, natomiast gdy zapytamy trenera o pewne szczególne sytuacje, nawet jeżeli jest trener, to nie zawsze potrafi odpowiedzied na gorąco, albo odpowie, a tak na dobrą sprawę może nie przemyśled pewnych kwestii. Szkolenia, jak najbardziej, są organizowane, ale czy wnoszą one dużo, to już kwestia indywidualna. 27 Oprócz stopnia dopasowania szkoleo do potrzeb inną kwestią jest możliwośd uczestnictwa w szkoleniu biorąc pod uwagę obciążenie obowiązkami służbowymi. Na bieżąco pracownicy są kierowani na szkolenia, wyszukują sobie na wolnym rynku. Tym bardziej, że prawo zamówieo publicznych jest bardzo skomplikowaną materią i nie wystarczy pójśd na 2 szkolenia, żeby wszystko wiedzied. Dlatego skupiamy się na wyszukiwaniu szkoleo, które dotyczą tylko zamówieo dodatkowych, żeby skupid się na tym, co my weryfikujemy. Nie można ze względów organizacyjnych, czasowych i kosztowych wysład na raz wszystkich na serię szkoleo. Dlatego systematycznie po 3, 4 osoby udają się na szkolenie raz w miesiącu. ( ) Czasem plan szkolenia nie pokrywa się z realizowanymi zagadnieniami, ale zawsze uda się zdobyd jakąś nową wiedzę. Jeżeli jest kompetentny i otwarcie nastawiony do uczestników trener, to w przerwach można wykorzystad okazję i nasze praktyczne problemy omówid, więc nie można powiedzied, że jakieś szkolenie nie dało żadnych efektów Zmiany w procedurze Jakie zmiany wprowadzano w systemie rozliczania projektów? Z czego wynikały te zmiany? Jakie były ich efekty? Dokumentem definiującym procedurę weryfikacji wniosków i płatnośd jest Instrukcja Wykonawcza. Obecnie funkcjonuje wersja nr 9 29, jednak niektóre zmiany wprowadzano też bez zmiany całej instrukcji, jako procedurę odstępstw, więc zmian było więcej. Od początku funkcjonowania RPO WZ, wprowadzano zmiany w systemie rozliczania projektów wynikające z kilku przyczyn. Jedną z nich były zmiany wprowadzane przez MRR, a przykładem było wprowadzenie możliwości korzystania przez beneficjentów RPO WZ z zaliczek. Inną przyczyną zmian w systemie rozliczania projektów była chęd usprawnienia pracy Biura ds. Wniosków o Płatnośd i skrócenie czasu oceny wniosków, co miało wzmocnid pozycję województwa zachodniopomorskiego w staraniach o środki Krajowej Rezerwy 27 IDI z przedstawicielem Biura ds. Wniosków o Płatnośd. 28 IDI z przedstawicielem Biura ds. Wniosków o Płatnośd. 29 Wersja 9.0 Instrukcji Wykonawczej obowiązywała w czasie trwania przedmiotowego badania. 27

28 Wykonania. Ważną zmianą było skrócenie czasu weryfikacji wniosków o płatnośd do 22 dni na dwoje pracowników (opiekun i tzw. druga para oczu ), co było możliwe dzięki zmianie systemu weryfikacji. Dotychczas 2 pracowników sprawdzało wniosek pod względem merytoryczno-formalnym i później 2 pod względem finansowym, czyli w weryfikację jednego WOP były zaangażowane 4 osoby. By usprawnid proces weryfikacji zrezygnowano z podziału na weryfikację merytoryczno-formalną i finansową. Obecnie w sprawdzenie jednego WOP są zaangażowane 2 osoby. Inną istotną zmianą organizacyjną było wprowadzenie podziału Biura ds. Wniosków o Płatnośd na Biuro ds. Wniosków o Płatnośd 1 osi priorytetowej i Biuro ds. Wniosków o Płatnośd Osi Priorytetowej 2 7, i tych komórek na mniejsze zespoły. Celem tego zabiegu była większa specjalizacja opiekunów w zakresie poszczególnych Osi. Wcześniej był jeden koordynator na wszystkie osie. Zmiana nastąpiła ze względów technicznych, ponieważ cały czas wchodziły nowe projekty, w stanie realizacji było ich coraz więcej. Żeby ułatwid pracę, zwiększyd kontrolę, zwiększyd jakośd kontroli pracy pracowników. Jeden koordynator, mówiąc kolokwialnie, nie wyrabiał się dlatego postanowiono podzielid te osie. 30 Możliwośd korzystania z zaliczek przez beneficjentów RPO WZ została wprowadzona na podstawie Rozporządzania Ministra Rozwoju Regionalnego 31. Możliwośd ta jest pozytywnie oceniana, gdyż umożliwia niekorzystanie przez przedsiębiorców czy JST ze środków własnych czy kredytów bankowych, ale ze środków EFRR i w niektórych przypadkach również z budżetu paostwa. Z drugiej strony, zarówno opiekunowie, jak i beneficjenci zwracali uwagę na trudności w rozliczaniu zaliczek. Co charakterystyczne, przedstawiciele firm doradczych nie uznawali WOP rozliczających zaliczki za trudniejsze od pozostałych (poza wnioskami sprawozdawczymi), natomiast zwracali uwagę, że kluczowe jest dobre przygotowanie montażu finansowego a potem zgodne z nim wydatkowanie środków, z zachowaniem wszystkich zasad przyjętych w wytycznych 32. Wprowadzenie zaliczek, zmiana która jest bardzo korzystna dla beneficjentów, a jednocześnie sprawia ogromną trudnośd IDI z przedstawicielem Biura ds. Wniosków o Płatnośd. 31 Rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 18 grudnia 2009 r. w sprawie warunków i trybu udzielania i rozliczania zaliczek oraz zakresu i terminów składania wniosków o płatnośd w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich. (Dz. U. z dnia 29 grudnia 2009 r.). 32 Wytyczne dla Beneficjentów ubiegających się o przekazanie części przyznanego dofinansowania w formie zaliczki. 33 IDI z przedstawicielem Biura ds. Wniosków o Płatnośd. 28

29 Inną zmianą było wprowadzenie Katalogu nieistotnych błędów we Wniosku beneficjenta o Płatnośd. Dokument ten umożliwia korygowanie przez opiekunów drobnych błędów takich jak np. błędna kolejnośd zadao w niektórych sekcjach czy nieprawidłowe znaki interpunkcyjne w numerze umowy o dofinansowanie. Katalog błędów nieistotnych jest listą otwartą, ale nie jest udostępniony beneficjentom. Jeśli błędy nieistotne są jedynymi błędami w WOP, opiekun może zatwierdzid taki wniosek. Informacja o koniecznych korektach jest przekazywana beneficjentowi, aby on naniósł zmiany w swoim (papierowym) egzemplarzu wniosku o płatnośd. Odpowiednią informację otrzymuje również osoba nadzorująca system LSI i wprowadza adekwatne poprawki. To rozwiązanie jest pozytywnie oceniane zarówno przez opiekunów, gdyż nie jest konieczne weryfikowanie kolejnej korekty tego samego wniosku, ale szczególnie przez beneficjentów, gdyż skraca czasu weryfikacji WOP. To jest bardzo korzystne, naprawdę fajne narzędzie. Jest to korzyśd i dla beneficjentów i dla nas, ponieważ wnioski są akceptowane na etapie pierwszej korekty czasami, zwłaszcza, że z reguły to nie są poważne błędy, zwykle literówki. Można to poprawid i my jesteśmy zadowoleni, że nie trzeba kolejny raz sprawdzad, a beneficjent jeszcze bardziej. 34 Istnieją też sytuacje, które nie są opisane w Instrukcji Wykonawczej, ale opiekunowie wypracowali pewną praktykę działao. Jako przykład podano sytuację, kiedy beneficjenci błędnie opisują załączniki, podczas gdy sam WOP jest wypełniony poprawnie. Jest taka sytuacja, która nie jest bezpośrednio opisana w Instrukcji Wykonawczej - beneficjenci błędnie opisują dokumenty. Formularz wniosku o płatnośd jest poprawny, natomiast dokumenty zupełnie błędnie. Wówczas nie zostawiamy wniosku do korekty tylko jest pisane pismo, że wniosek zostanie zaakceptowany pod warunkiem dostarczenia w ciągu 7 dni takich dokumentów. I ta procedura nie jest opisana w Instrukcji Wykonawczej, ale jest stosowana ze względu na to, żeby skrócid czas. ( ) I wydaje mi się, że to jest ze strony beneficjentów traktowane bardzo pozytywnie i zdecydowanie krócej to trwa. ( ) Czasami zbyt szczegółowe procedury powodują więcej problemów niż rozwiązanie, które sobie wypracowaliśmy na podstawie doświadczenia. 35 Jak wskazuje powyższy cytat, pracownicy Biura ds. Wniosków o Płatnośd nie są zwolennikami umieszczania w Instrukcji Wykonawczej opisu każdej sytuacji, gdyż byłoby zbędne. Czy beneficjenci są świadomi wprowadzonych zmian? Jak pracownicy oceniają zmiany wprowadzane w systemie od początku okresu programowania? 34 IDI z przedstawicielem Biura ds. Wniosków o Płatnośd. 35 IDI z przedstawicielem Biura ds. Wniosków o Płatnośd. 29

30 Niewielka częśd beneficjentów miała kontakt z RPO WZ w pierwszym etapie, kiedy weryfikacja trwała znacznie dłużej. Ten okres pamiętają przedstawiciele firm doradczych i oni w największym stopniu widzą zmiany polegająca na uproszeniu sprawozdawczości i skróceniu czasu weryfikacji WOP i oceniają je pozytywnie. Ocena efektów przedstawionych powyżej zmian, w opinii pracowników Wydziału Wdrażania Biura ds. Wniosków o Płatnośd, jest pozytywna. Założenia o przyśpieszeniu i usprawnieniu oceny sprawdziły się w praktyce. Tak, bo załączają nam mniej dokumentów. Większośd dokumentów jest weryfikowana na etapie kontroli. Ograniczamy się do minimum niezbędnego do uznania wydatku za kwalifikowalny. Również drobne błędy beneficjent może uzupełnid na etapie kontroli (np.: brak logo, opisów) takie, które nie wpływają na uznanie kwalifikowalności wydatków. Początkowo było ciężko, kiedy beneficjenci musieli poprawiad wszystko na etapie weryfikacji. 36 Wydaje mi się, że wszystkie te zmiany tylko i wyłącznie na korzyśd wpłynęły. To wynikało z tego, że na początku każdy z pracowników miał dosyd szeroki obszar do weryfikowania, natomiast jak już jest np. taki Zespół ds. Indywidualnych Projektów czy Średnich Przedsiębiorstw i jest stricte w tym wyspecjalizowany i jest mniejszy podzespół do tych działao 1.1.1, 1.3.1, 1.3.2, oni mają trochę inne problemy. 37 Czy procedura jest zrozumiała dla pracowników? Identyfikowanie potencjalnie niezrozumiałych elementów proceduralnych związanych z procesem wniosków o płatnośd zostało przeprowadzone na podstawie analizy rozmów z pracownikami IZ RPO WZ. Z tym obszarem wiąże się również kwestia ewentualnych braków w Instrukcji Wykonawczejbraków uregulowao ważnych i czasem kontrowersyjnych problemów. Ogólnie rzecz ujmując, sama podstawowa procedura uważana jest za zrozumiałą i jasną. Jako możliwe do wieloznacznego zinterpretowania podano jedynie terminy wewnętrzne. Ewentualne zastrzeżenia budziły niesprecyzowane zapisy pozostawiające pracownikom pewną dowolnośd w sytuacjach problemowych. Instrukcja traktuje o standardowych przypadkach, nie podaje natomiast gotowych rozwiązao nietypowych kwestii. 36 IDI z przedstawicielem Biura ds. Wniosków o Płatnośd. 37 IDI z przedstawicielem Biura ds. Wniosków o Płatnośd. 30

31 Pracownicy wskazywali na przykłady najbardziej problematycznych kwestii, które nie odnajdują odzwierciedlenia w Instrukcji przygotowanej dla pracowników. W tym miejscu, analiza nie odnosi się kwestii merytorycznych, specjalistycznych, uprzednio omówionych już w niniejszym raporcie, z którymi mają problem pracownicy. Podano istniejący do niedawna problem, kiedy to w stosunku do Beneficjenta, u którego podczas kontroli zostały stwierdzone nieprawidłowości, wstrzymana zostaje wypłata kwoty z wniosku koocowego. Pracownicy nie mieli jasno uregulowanej ścieżki działania, kiedy tego typu Beneficjent nie wyraża zgody na potrącenia oraz kwestionuje stanowisko IZ w sprawie nieprawidłowości. Nie wiadomo było, czy brak zgody Beneficjenta na potrącenia (korekty finansowe), dokonywane przez IZ RPO WZ powoduje niemożnośd wypłacenia płatności w całości czy też nie wpływa na decyzję o wypłacie częściowej. Jest to istotna kwestia, ponieważ taki problem będzie się powtarzał w innych przypadkach. Beneficjenci nie są świadomi korekt finansowych wynikających z naruszenia prawa zamówieo publicznych. Powyższy przykład został rozstrzygnięty w drodze przyjęcia konkretnego stanowiska przez IZ. Kolejną sytuacją proceduralną wzbudzającą wśród pracowników wątpliwości, a jednocześnie nieuregulowaną w formalnych wytycznych, jest błędne opisanie dokumentów przez Beneficjenta, przy poprawnie wypełnionym formularzu wniosku o płatnośd. Pracownicy wypracowali praktykę, iż w takich przypadkach nie kierują wniosku do korekty, a wystosowują do Beneficjenta pismo dające termin siedmiodniowy na dostarczenie poprawnie opisanych dokumentów. Chod ta nieformalna procedura usprawnia weryfikację i jest pozytywnie przyjmowana przez Beneficjentów, nie jest ona uregulowana w Instrukcji Wykonawczej. Częśd pracowników nie rekomenduje aż tak szczegółowych zapisów w Instrukcji (np. dotyczące terminów). Z drugiej jednak strony należy pamiętad o niebezpieczeostwie relatywnie prostego podważenia takich nieunormowanych działao pracowników przez Beneficjenta. Ponadto zbyt ogólny zakres Instrukcji Wykonawczej, zdaniem innych pracowników, powoduje uwagi Instytucji Pośredniczącej w Certyfikacji. Ci sami pracownicy zaznaczają jednak od razu, że obecnie RPO WZ jest już w zaawansowanym stadium realizacji i opiekunowie projektu weryfikujący wnioski wypracowali już pewne rozwiązania. Co więcej, nie jest raczej możliwe unormowanie wszelkich rzeczywistych i hipotetycznych sytuacji. Niektórzy wskazują na to, że koniecznośd uszczegółowienia zależy od konkretnego obszaru. -Jeżeli chodzi o procedury, które Paostwa obowiązują, czy Pani zdaniem stopieo szczegółowości jest wystarczający dla Paostwa potrzeb, czy raczej coś powinno byd wyłączone, bo jest zbyt szczegółowe albo coś należałoby dołączyd, bo jest nieunormowane? 31

32 -Zależy. Niektóre procedury faktyczne wolelibyśmy mied dokładniejsze, a niektóre mniej. Generalnie da się pracowad 38. Jeśli chodzi i ewentualne rekomendowane uzupełnienia proceduralnych zapisów, to oprócz aktualnego rozdziału 8 Instrukcji Wykonawczej, traktującego bezpośrednio o weryfikacji wniosków o płatnośd, powinna zostad dodana, zdaniem pracowników, częśd dotycząca procedury pokontrolnej. W obecnym kształcie instrukcji proceduralnej brakuje ścisłego unormowania współpracy i przekazania informacji od zespołu zajmującego się kontrolą, szczególnie tych danych dotyczących korekt. To wiąże się ze wspomnianym już problemem ewentualnych potrąceo. Pracownicy IZ RPO WZ wypracowali rozwiązanie ad hoc, ale wydaje się, że tak istotna kwestia powinna zostad jednoznacznie określona w Instrukcji. -Paostwo chcieliby dostawad informację zwrotną o wynikach kontroli, gdzie beneficjent i jakie błędy popełnił? -Właściwie już wypracowałam sobie, po długiej walce, system, który się sprawdza, a mianowicie Biuro ds. Kontroli przekazuje nam szczegółową notatkę o korektach i naruszeniach, czego dotyczą i których faktur. To jest ważne, bo potem tylko weryfikujemy, a nie szukamy sami. Jesteśmy jakby drugą parą oczu. A przy takiej wadze problemu, gdzie wiąże się to ze zwrotem środków dla Beneficjenta, to dla nas komfortowe, że nie są to tylko obliczenia 39. Aspektami, które nie wymagają szczegółowego uregulowania, zdaniem pracowników, są wewnętrzne kwestie organizacyjne (np. akceptacja wniosku o przelew na poziomie kierownika czy dyrektora). Daje to pracownikom pewne pole manewru i może uelastycznid i dopasowad działanie pracowników do zaistniałych sytuacji. Należy pamiętad, że Instrukcja Wykonawcza nie jest jedynym dokumentem traktującym o procedurze weryfikacji wniosków. Pracownicy bazują bowiem na notatkach służbowych, które w znacznie większym zakresie dotyczą odstępstw i sytuacji problemowych. Czy procedura jest zrozumiała dla beneficjentów? Na pytanie o adekwatnośd do potrzeb wiedzy nt. procedury weryfikacji wniosków o płatnośd, 51% respondentów badania CAWI/CATI uznało, że ma odpowiednią wiedzę, brak w tym zakresie odczuwa 13% respondentów, ale znaczna częśd (36%) nie ma zdania. Wśród zagadnieo, na temat 38 IDI z pracownikiem IZ RPO WZ. 39 IDI z pracownikami Biura ds. Wniosków o Płatnośd. 32

33 których respondenci nie mają wiedzy, najczęściej pojawiała się odpowiedź odnośnie czasu weryfikacji wniosku przez opiekunów. Pracownicy Biura ds. Wniosków o Płatnośd zwracają uwagę, iż ponieważ dla beneficjentów najważniejsza jest szybkośd weryfikacji WOP wpływająca na sprawnośd finansową realizacji przedsięwzięcia, to beneficjenci nie zauważają, że weryfikacja WOP jest zadaniem wiążącym się z odpowiedzialnością opiekunów, więc co wpływa na czas prowadzenia działao. Drugim istotnym elementem wpływającym na czas są wewnętrzne procedury i koniecznośd pozyskania akceptacji przełożonych (koordynator, kierownik, dyrektor). Nawet w przypadku małych błędów i konieczności korekty ten wniosek i tak leży 22 dni robocze. Dzwonimy po 15 dniach i okazuje się, że ten ktoś nawet nie wziął tego do ręki. IZ ma 22 dni robocze powinny byd one od momentu wpływu bądź otrzymania pisma, a naprawdę jest o tydzieo dłużej (dekretacja, podpis itp.). ( ) Dobrze by było, aby można ten czas skrócid i ponadto, żeby nie był jednolity dla wszystkich np.: dla korekty, którą można sprawdzid w pół godziny to dlaczego musi to miesiąc leżed na półce? Albo np.: jest wniosek z 20 FV, a inny z jedną FV i tak samo są sprawdzane. Uważam, że nie ma zasadności aby wniosek, który ma jedną fakturę był przez miesiąc sprawdzany. Z tego, co wiem opiekunowie i tak to sprawdzają w 1-2 dni, a on po prostu leży na półce. 40 Beneficjenci uważają, że jest duża papierologia, bo np.: wniosek ma 70 stron, poprawiamy jedną rzecz i musimy wydrukowad cały wniosek ponieważ jest suma kontrolna. Czasami dołączamy załączniki, bo np.: nie były oklejone. Skoro opiekun widział już umowę, to to czy była ona oklejona można by było zweryfikowad już podczas kontroli, a nie że trzeba na nowo kopiowad. Druga sprawa to czas poświęcony na jakieś groszowe kwestie np.: Proszę zwrócid 1 zł na konto w podziale 85/15, a przecież więcej kosztuje przelew! To mogłoby byd odjęte od następnej wypłaty. Jeszcze narzekają beneficjenci na to, że nieważne ile składają dokumentów, musza czekad tyle samo na weryfikację. 41 Poniższy cytat pokazuje punkt widzenia pracowników Biura ds. Wniosków o Płatnośd. 40 IDI z firmą doradczą. 41 IDI z firmą doradczą. 33

34 Ja wiem, że dla beneficjenta jest to bardzo długi czas na oczekiwanie rozstrzygnięcia. Wiem, że się denerwują, a nie wiedzą, że mamy po 11 dni roboczych na samą weryfikację. Dla beneficjenta 1,5 miesiąca od złożenia wniosku to jest przepaśd. Natomiast beneficjent ma możliwośd zweryfikowad stan weryfikacji wniosku dzwoniąc do opiekuna. Sukces kiedy po pierwszej parze oczu wszystko jest dobrze. Natomiast, jeśli są błędy i to błędy dotyczące kwalifikowalności wydatków, to niestety, nic nie da się zrobid, trzeba wyjaśnid, trzeba to potwierdzid przez drugą parę oczu, bo nie chcemy straszyd beneficjenta, że dany wydatek jest niekwalifikowalny nie mając 100% pewności. Są też dni na akceptację dla koordynatora i kierownika, a potem w piśmie przez Panią Dyrektor. Nic co nie jest uzasadnione, nie może przedostad się do beneficjenta w piśmie. 42 Zdaniem jednej z respondentek, beneficjenci mimo, że wiedzą jak wiele WOP sprawdza opiekun, to chcieliby, żeby ich wniosek był traktowany priorytetowo. 3.4 Najtrudniejsze dla beneficjentów elementy systemu weryfikacji wniosków Które elementy systemu rozliczania ich wniosków stanowią dla nich najpoważniejszy problem? Do których elementów systemu rozliczania projektów beneficjenci mają największe zastrzeżenia? Trudnym dla beneficjentów aspektem systemu weryfikacji wniosków o płatnośd jest czas trwania tej procedury, gdyż może mied przełożenie na zakłócenia przebiegu realizacji przedsięwzięcia. Pozytywnie należy ocenid fakt, że zjawisko przekraczania czasu weryfikacji WOP zdarza się rzadko, co z jednej strony deklarują pracownicy Biura ds. Wniosków o Płatnośd, a z drugiej potwierdzają osoby współpracujące z nimi. Ten okres bardzo mocno się skraca i jest to bardzo pozytywne, ale to chyba 11 dni przez jedna parę oczu. Rzadko zdarza się, że te terminy są przekraczane. Nam osobiście zdarzyło się to raz. 43 Jednak samo oczekiwanie na środki, szczególnie jeśli występowały korekty wniosku, jest dla wielu beneficjentów trudnym doświadczeniem, może oznaczad opóźnienia w realizacji projektu lub czasem trudności finansowe. 42 IDI z przedstawicielem Biura ds. Wniosków o Płatnośd. 43 IDI z firmą doradczą. 34

35 Często beneficjenci czekający na dużą kwotę muszą posiłkowad się pieniędzmi z innego źródła co jest dla nich dużym problemem. Albo mają już zewnętrzne źródła finansowania, oczekują na kwotę refundacji czy zaliczki, nie otrzymują i muszą płacid duże odsetki. Brak możliwości finansowania inwestycji wydłuża realizację całego projektu. Beneficjenci planują sobie pewne działania, umowy pod te środki środków nie ma i w związku z tym pojawia się problem. Muszą korzystad z kredytu i płacid duże odsetki. 44 Zdarzają się sytuacje, kiedy, z powodu wprowadzenia korekt w poprzednim WOP, zawieszana jest weryfikacja kolejnych WOP. Takie ryzyko istniej szczególnie w przypadku skomplikowanych przedsięwzięd, z dużą liczbą załączników. Są takie wnioski, gdzie 3 kolejne wnioski kwartalne mamy zawieszone, bo ten pierwszy jeszcze jest weryfikowany. U nas jest to bardzo częsta sytuacja. Są to obszerne wnioski, wymagające długiej weryfikacji. 45 W związku z rozszerzeniem zakresu weryfikacji WOP m.in. o kwestie dotyczące zamówienia dodatkowego albo wystąpienia dodatkowego w projekcie albo robót dodatkowych w projekcie, czyli o zagadnienia, które są dla Biura ds. Wniosków o Płatnośd, nowym i trudnym zadaniem, beneficjenci są proszeni o wyjaśnienia co wydłuża okres weryfikacji wniosków. Tego typu działania mają uchronid beneficjentów przed wysokimi odsetkami karnymi, które byłyby przyznane podczas wykrycia nieprawidłowości na etapie kontroli projektu. Przeniesienie ciężaru badania prawidłowości w tym zakresie, na etap weryfikacji WOP, ma wyeliminowad to ryzyko. Na nasze Biuro został nałożony nowy obowiązek w postaci weryfikacji częściowo prawa zamówieo publicznych, a nie mamy do tego zupełnie przygotowanych pracowników. Robimy to, ale jesteśmy na etapie uczenia się. Sama wiedza teoretyczna nie wystarcza, trzeba mied praktykę, aby swobodnie się w tym temacie poruszad. Obowiązek, który otrzymaliśmy ma służyd temu, aby beneficjenci nie musieli zwracad środków. Taka weryfikacja jest często długotrwała, gdyż beneficjenci są proszeni bardzo często o dosyłanie szczegółowych, obszernych dokumentów. 46 Dla niektórych beneficjentów problemem jest prowadzenie projektu zgodnie z prawem zamówieo publicznych, co jest zaskakujące szczególnie w przypadku podmiotów publicznych. Wydają środki publiczne, więc generalnie powinni dobrze przeprowadzad postępowania. My nawet jesteśmy zdziwieni tą skalą. ( ) W danej gminie czy powiecie zamówieniami zajmują się 44 IDI z firmą doradczą. 45 IDI z przedstawicielem Biura ds. Wniosków o Płatnośd. 46 IDI z przedstawicielem Biura ds. Wniosków o Płatnośd. 35

36 specjaliści tylko w tej dziedzinie, więc generalnie coś jest nie tak z poziomem wiedzy na ten temat. Fakt, że same zamówienia są bardzo skomplikowane. Jeśli chodzi o te zamówienia z wolnej ręki to my jesteśmy zdziwieni. Nie wiem czy to jest przyzwyczajenie czy rutyna, że wszystko co wyskoczy dodatkowo, to jest z wolnej ręki, a większośd bezpodstawnie. 47 Innym trudnym zagadnieniem jest kwestia przeliczeo walutowych. Mimo iż ten temat jest uwzględniany m.in. podczas szkolenia dla beneficjentów, to i tak sprawia problemy. Dla beneficjentów problemem jest podważanie kwalifikowalności wydatków, czy to podczas weryfikacji WOP czy podczas kontroli po zakooczeniu projektu. Często zdarza się, że np.: ktoś założył sobie zakup urządzenia o danym numerze, ale teraz już go nie ma w sprzedaży bo minęły dwa lata i jest urządzenie o nowym numerze jest uwaga o wyjaśnieniu tego i oświadczenie, że to jest to samo, a przecież żaden sprzedawca raczej nie obniża parametrów urządzenia. 48 W trakcie kontroli jakieś dokumenty są podważane i musimy tłumaczyd, że to już było weryfikowane we wnioskach o płatnośd, albo nie została na to zwrócona uwaga, albo zostało to zaakceptowane. 49 Trudności pojawiają się również przy okazji rozliczania zaliczek. W tym przypadku kluczowe jest dobre zaplanowanie wydatkowania a potem właściwie jego prowadzenie. Zdaniem przedstawicieli Biura ds. Wniosków o Płatnośd czasem beneficjentom brakuje znajomości zasad specyficznych dla zaliczek. Beneficjenci nie zapoznają się z zasadami wydatkowania zaliczki, nie wiedzą w jaki sposób płacid, z jakiego konta, jakie wydatki mogą zostad pokryte, że dopiero po otrzymaniu zaliczki mogą dokonywad płatności. Jest bardzo dużo błędów. Jeżeli w takim wniosku rozliczającym zaliczkę dojdą jeszcze roboty dodatkowe, które uznamy za niekwalifikowalne, to wtedy jest jeszcze większy problem, bo okazuje się, że beneficjent nie rozliczył zaliczki zgodnie z naszymi wytycznymi IDI z przedstawicielem Biura ds. Wniosków o Płatnośd. 48 IDI z firmą doradczą. 49 IDI z firmą doradczą. 50 IDI z pracownikiem Biura ds. Wniosków o Płatnośd. 36

37 Czy system zaliczkowania odpowiada potrzebom beneficjentów? System zaliczkowania był badany z różnych perspektyw. Był on przedmiotem jednego z pytao ankiety adresowanej do Beneficjentów. Wyniki ankiety pokazały, że jedynie 38% badanych jest usatysfakcjonowana jego obecnym kształtem. Wykres 1. Ocena Beneficjentów systemu zaliczkowania (N=108, dane procentowe) 25% 38% tak nie 37% nie wiem/trudno powiedzied Źródło: opracowanie własne na podstawie przeprowadzonych badao CAWI/CATI wśród Beneficjentów RPO WZ Nie wszyscy Beneficjenci są pozytywnie nastawieni do obecnego systemu zaliczkowania, ze względu na zbyt długi okres oczekiwania na zaliczkę, trudnośd jej rozliczenia oraz stosunkową niewielką wysokośd zaliczki. Procentowy rozkład odpowiedzi prezentuje poniższy wykres. Wykres 2. Dlaczego system zaliczkowania nie odpowiadał Paostwa potrzebom? (N= 40, dane procentowe) 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 75% zbyt długi czas oczekiwania na zaliczkę 35% 40% zbyt niska wysokośd zaliczki w stosunku do całkowitek wartości projektu trrudności w rozliczeniu zaliczki 8% inne Źródło: opracowanie własne na podstawie przeprowadzonych badao CAWI/CATI wśród Beneficjentów RPO WZ 37

38 Podczas wywiadów jeden z Beneficjentów nie miał żadnych zastrzeżeo do systemu zaliczkowego. Wypłata środków nastąpiła po 2 tygodniach, ale zdaniem rozmówcy, było to naturalne ze względu na wewnętrzne terminy obowiązujące pracowników IZ. Rozliczenie zaliczki także nie przysporzyło problemów Beneficjentowi. Inny Beneficjent także bardzo pozytywnie wypowiadał się na temat systemu zaliczkowego. Beneficjenci wspominali, że w niektórych przypadkach to sami pracownicy IZ podsuwali im pomysł złożenia zaliczki, aby usprawnid realizację projektu. Jednak jedna osoba wspomniała o tym, że środki zaliczki nie były dostępne w każdym czasie. Po ostatecznym zatwierdzeniu wniosku o zaliczkę, środki zostały jednak wypłacone w terminie. -Czy Paostwo składali wniosek o zaliczkę. Czy system zaliczkowy spełnił P. oczekiwania (czy pieniądze przyszły w satysfakcjonującym czasie)? -Najpierw nam zasugerowano, abyśmy złożyli wniosek o zaliczkę, potem go wycofali, później znowu, że są pieniądze, później że znowu nie ma pieniędzy i w koocu były. Kiedy złożyłyśmy w koocu ten wniosek w ostateczności dostaliśmy w terminie. -Czym było argumentowane to, że nie można składad tego wniosku o zaliczkę? Koniec roku, nie ma pieniędzy, że się nie opłaca. W międzyczasie zmienił nam się koordynator z ramienia RPO - opiekun. Osoba, która to przejęła nie rozumiała tego projektu i tu były problemy. -Czy kwota, o którą P. wnioskowali to rzeczywiście była ta, którą P. otrzymali potem w formie zaliczki? Tak 51. Jeden z Beneficjentów miał problem z jednoczesnym wnioskowaniem o zaliczkę i refundacją kosztów, ale wszelkie swoje błędy argumentował swoim niedostatecznym wtedy jeszcze doświadczeniem. Ogólnie więc rozmowy z Beneficjentami nie potwierdziły sceptycznych opinii wyrażanych w ankiecie. Na temat systemu zaliczkowania mogli również wypowiedzied się przedstawiciele firm doradczych. Niektórzy przedstawiciele potwierdzali powszechnie obowiązującą opinię na temat trudności rozliczania zaliczek. Wynika to z błędnej interpretacji wytycznych kierowanych do Beneficjentów. - ( ) Bardzo często Beneficjenci traktują zaliczkę jako 100% kapitału na poniesienie kosztów projektu i stąd rodzą się później kłopoty. Ponadto przewalutowanie z konta na konto, uzupełnienie zaliczki środkami własnymi. Rozliczenie zaliczki jest najtrudniejsze 52. Inni wskazywali na problem kwalifikowalności wydatków, który może się ujawnid w procedurze zaliczkowania. 51 IDI z Beneficjentem RPO WZ. 52 IDI z przedstawicielem firmy doradczej. 38

39 Ogólne zasady są przejrzyste, ale problem z zaliczką jest inny- przy kosztach kwalifikowanych albo niekwalifikowanych. Bo jeżeli wzięło się zaliczkę na coś, co urząd stwierdził, że jest kosztem niekwalifikowanym, a czasami granica jest bardzo płynna, to wtedy pojawia się problem odsetek. To akurat nie dotyczyło zaliczki, ale zgłosiliśmy jakąś fakturę, ona przeszła przez kontrolę, przez wniosek o płatnośd, została nam wypłacona kwota, po czym ktoś się cofnął do tej faktury i stwierdził, że jednak nie. Ja rozumiem, że oni po jednej fakturze nie są w stanie rozwiązad wszystkich wątpliwości, ale jest to jeszcze bardziej niebezpieczne, że jakiś wydatek może okazad się kosztem niekwalifikowanym i trzeba oddad odsetki, ponieważ wniosek jest sprawdzany ok. 1,5-2 m-cy, plus zaliczkę otrzymało się jeszcze wcześniej. Rozliczenie to jest normalny wniosek o płatnośd, więc nie ma większego problemu 53. Podniesiono również problemy związane z płatnością z bieżącego konta i związane z proporcją wkładu własnego z montażu finansowego. Przedstawiciele firm doradczych zaznaczali, że Wytyczne precyzujące kwestie związane z systemem zaliczkowania zostały dopracowane i obecnie nie powinno to sprawiad kłopotu Beneficjentom. Niejasnym rozwiązaniem dla Beneficjentów, zdaniem firm doradczych, jest niemożnośd ponownego wnioskowania w formie zaliczki w przypadku uprzedniego jej zwrócenia. O system zaliczkowania zostali zapytani także pracownicy IZ RPO WZ. Zdaniem jednego z pracowników, aktualny system jest dopasowany do potrzeb Beneficjentów. Sama idea zaliczki jest dla nich korzystna, ponieważ daje możliwośd otrzymania tzw. kredytu zaufania- otrzymania środków awansem. Natomiast ubiegając się o zaliczkę, Beneficjenci powinni byd świadomi procedur ich rozliczania- nieznajomośd tych wymogów ich nie usprawiedliwia. Termin rozliczenia zaliczki (3 miesiące) również jest oceniany jako wystarczający. Warunkiem jest jednak dobrze przemyślany i realizowany projekt. Pracownicy mają świadomośd trudności, jakie przysparzad może samo już rozliczenie zaliczki, dlatego deklarują, iż w tych sytuacjach, w których mogą- pomagają Beneficjentom. ( )myślę, że beneficjenci doskonale rozumieją zapisy tych wytycznych, tylko z sobie wiadomych przyczyn nie do kooca chcą się tymi narzędziami posługiwad. Wydaje mi się, że są przyzwyczajeni do tego, że my staramy się tak rozliczad projekty, żeby im to wszystko rozliczyd. Także duży ciężar spada na nas. Moglibyśmy kazad zwrócid zaliczkę z odsetkami, ale staramy się byd bardzo probeneficjenccy, oczywiście w ramach narzuconych procedur. Jednakże beneficjenci z jednej strony obiecują trzymad się tego, co jest zapisane w dokumentach, a z drugiej strony otrzymujemy coś całkiem innego potem. 53 IDI z przedstawicielem firmy doradczej. 39

40 Myślę, że wytyczne dotyczące rozliczania zaliczek są napisane w sposób bardzo przejrzysty i nie powinny nastręczad problemów beneficjentom. Ponadto często kontaktujemy się z nimi i prosimy o płacenie zgodnie z montażem finansowym, bo to jest najważniejsze w tym przypadku 54. W kwestii wypłaty środków zaliczkowych, o które ubiegał się Beneficjent, to zdaniem pracowników, IZ stara się w miarę szybko je udostępnid Beneficjentowi. Pokłosiem tego jest uproszczenie procedury poprzez sprawdzanie wniosku zaliczkowego jedynie przez jedną parę oczu. Jednak zaznaczano, że zależy to także od Beneficjentów. - ( ) Staramy się wypłacad te zaliczki jak najszybciej. Jeżeli jest to pierwszy wniosek składany u nas i jest poprawny to wtedy szybko wypłacamy zaliczkę. Przy wypłacaniu zaliczki beneficjent musi wytłumaczyd wszelkie kwestie związane z terminami rozpoczęcia realizacji projektu, jeżeli coś się zmieni i musi przygotowad aneks, to wtedy dłużej to trwa. Jeżeli beneficjent interesuje się tym, co dzieje się w projekcie, wtedy dużo szybciej trwa cały proces wypłaty zaliczki. Jeżeli my wykrywamy, że terminy się nie pokrywają, wtedy to już dłużej trwa 55. Podsumowując, należy zaznaczyd, że system przyznawania zaliczek należy ocenid pozytywnie. Jest on uproszczony w stosunku do innych wniosków o płatnośd, daje możliwośd pozyskania znaczącego procenta środków projektowych (nawet do 70%) awansem. Jego negatywna ocena w ankiecie wynika z terminu przekazania zaliczki, jej wysokości oraz problematyczności rozliczenia tejże zaliczki, a to na skutek wielu obostrzeo związanych z wydatkowaniem tych środków, np.: określony sposób przelewów między kontami, liczenie montażu finansowego na każdej fakturze, angażowanie swoich środków zgodnie z montażem finansowym. Jakie elementy procedury są właściwe tylko województwu zachodniopomorskiemu a jakie są wspólne dla wszystkich województw/programów operacyjnych? Ze względu na to, iż większośd dokumentów traktujących o procedurze weryfikacji wniosków o płatnośd, nie była ogólnodostępna, porównanie rozwiązao bazowało w szczególności na notatkach z rozmów telefonicznych przeprowadzonych z kierownikami komórek organizacyjnych wybranych RPO oraz programów krajowych, notatkach rozmów zrealizowanych z Beneficjentami RPO WZ, mającymi doświadczenie w prowadzeniu innych projektów, oraz zapisach wywiadów przeprowadzonych z przedstawicielami firm doradczych, mających doświadczenie w rozliczaniu projektów innych niż RPO WZ. 54 IDI z pracownikiem Biura ds. Wniosków o Płatnośd. 55 IDI z pracownikiem IZ RPO WZ. 40

41 Analizie zostały poddane głównie: terminy proceduralne (inne niż uprzednio omówione), komórki zaangażowane w proces weryfikacji, liczba osób oceniających wnioski, procedura zaliczkowa, monitoring skali korekt oraz zlecanie badao ewaluacyjnych. Podczas analizy notatek z prowadzonych rozmów telefonicznych wywnioskowano, że rzadziej praktykowane jest rozwiązanie, aby kierownicy komórek organizacyjnych osobiście weryfikowali wnioski o płatnośd w całości. Najczęstszym zjawiskiem jest koordynacja procesu, zatwierdzenie procedury i wyników oceny wniosków (jako druga bądź trzecia para oczu ) lub też wyrywkowe, losowe sprawdzenie wniosków zweryfikowanych przez pracowników. Wydaje się, że ta druga praktyka jest skuteczniejsza, ponieważ usprawnia proces weryfikacji wniosków umożliwiając efektywną jego koordynację. W ramach RPO WZ przyjęto rozwiązanie podobne do drugiego modelu. Kierownik Zespołu nie jest nigdy drugą parą oczu, ale zatwierdza zweryfikowany wniosek o płatnośd. Znacząca częśd badanych instytucji przewidziała komórki organizacyjne, które w swoim zakresie obowiązków mają inne, niż tylko weryfikację wniosków o płatnośd, czynności, czasem nawet całe cykle projektów. Niektóre instytucje wyodrębniły proces weryfikacji wniosków o płatnośd (i inne kwestie rozliczeniowo- sprawozdawcze) tworząc odpowiednie sekcje i referaty. Niewiele jest jednak komórek zajmujących się tylko i wyłącznie weryfikacją wniosków o płatnośd. Jest to z pewnością podyktowane rozwiązaniami natury funkcjonalnej i merytorycznej (w niektórych przypadkach rozdzielanie oceny wniosków od innych zagadnieo np. sprawozdawczości nie jest funkcjonalne). Z jednej strony wyodrębnienie osobnej komórki należy ocenid pozytywnie, ponieważ taka struktura pozwala na większą specjalizację pracowników (w tym przypadku- specjalizacja z weryfikacji wniosków o płatnośd i innych kwestii związanych z rozliczeniem projektów). Z drugiej jednak strony dwoje z rozmówców, z którymi przeprowadzano wywiad telefoniczny, wskazało, że takie oderwanie pracowników od innych kwestii związanych z realizacją projektów (np. kontraktacja, aneksowanie umów, monitoring bieżący) może powodowad mniejszą zdolnośd do efektywnego i rzetelnego ocenienia wniosku o płatnośd i ryzyka niewłaściwego wydatkowania środków czy przesunięd w harmonogramie realizacji projektu. W ramach RPO WZ, istnieją osobne Zespoły zajmujące się jedynie weryfikacją wniosków o płatnośd. Wydaje się, że rozwiązania powinny uwzględniad obciążenie pracowników, pracochłonnośd poszczególnych cykli projektów oraz liczbę realizowanych projektów. Dlatego też konkretne rozwiązania powinny byd dopasowane do indywidualnych potrzeb instytucji i nie należy ich rozpatrywad in abstracto. W trakcie realizacji badania porównawczego, spotykano natomiast czasem rozwiązanie zakładające podział na sekcje/zespoły/referaty w związku z osiami/działaniami. Taką praktykę, funkcjonującą także w RPO WZ, należy ocenid pozytywnie, ponieważ nierzadko rozliczanie projektów oraz ich 41

42 monitorowanie staje się efektywniejsze po poznaniu specyfiki projektów lub typu beneficjentów (np. JST) realizujących projekty. Analizując rozproszenie procesu weryfikacji wniosków o płatnośd w badanych instytucjach, można zauważyd, że obecnie funkcjonują dwa modele, równie popularne. Jeden z nich przewiduje kumulację prac związanych z weryfikacją wniosków w ramach jednej komórki organizacyjnej (na zewnątrz kierowana jest jedynie dyspozycja wypłaty środków lub weryfikacja przygotowanego dokumentu do komórki finansowo-księgowej). Natomiast drugi model zakłada podział procedury weryfikacji (części rzeczowo-formalnej (merytorycznej, sprawozdawczej i finansowej) między kilka komórek organizacyjnych. Wśród instytucji praktykujących to rozwiązanie dominuje podział na weryfikację merytoryczną, którą przeprowadzają komórki merytorycznie obsługujące projekty, i finansową, która z kolei jest dokonywana najczęściej przez komórki księgowo-finansowe. W ramach RPO WZ ostatnia zmiana organizacyjna ujednoliciła weryfikację, którą kompleksowo wykonują opiekunowie projektów. Podobnie, jak ma to miejsce w przypadku zakresu czynności wykonywanych przez komórki weryfikujące wnioski, i w tym przypadku dośd trudno jest rozstrzygad jednoznacznie o przewadze jednego modelu nad drugim. Pierwsze rozwiązanie jest korzystne, ponieważ pracownik instytucji poznaje merytorycznie projekt, co pozytywnie wpływa na trafnośd oceny wniosku i pozwala wychwycid błędy lub im zapobiec. Z drugiej jednak strony, druga praktyka pozwala na specjalistyczną ocenę wniosku przez osoby biegłe z zakresu finansów i prawa rachunkowego. Jeśli chodzi o zlecanie badao ewaluacyjnych, które bezpośrednio dotyczą systemu weryfikacji wniosku o płatnośd, to większośd rozmówców deklarowała, że takich badao nie było lub też, że nie wie o tego typu działaniach. Przedstawiciel jednej z IZ RPO stwierdził, że tego typu badanie było realizowane, a płynącą z niego rekomendacją było wprowadzenie generatora obligatoryjnego dla beneficjentów (RPO Dolnośląskie). Wydaje się, że zasadnym jest zlecanie badao ewaluacyjnych dotyczących weryfikacji wniosków o płatnośd, szczególnie gdy skala korekt zagraża płynnemu wdrożeniu Programu i negatywnie oddziałuje na pracę instytucji oraz realizację projektów przez Beneficjentów. Warunkiem powodzenia tego typu działao jest poinformowanie zainteresowanych komórek (bezpośrednio weryfikujących wnioski) o wynikach badania i podjęcie wysiłków celem wdrożenia rekomendacji płynących z ewaluacji. Z informacji pochodzących z wywiadów telefonicznych wynika, że żadna z badanych instytucji, podobnie jak IZ RPO WZ, nie prowadzi systematycznych statystyk w zakresie błędnego wnioskowania o płatnośd Beneficjentów. Jedyne dane gromadzone są na potrzeby przekazania informacji do właściwego departamentu w Ministerstwie Rozwoju Regionalnego. Mniejszośd instytucji (np. PARP, RPO Podlaskie, RPO Śląskie) przekazuje tego typu informacje beneficjentom (np. poprzez umieszczanie stosownych danych nt. błędów i najczęściej zadawanych pytao na stronie 42

43 internetowej). Taka praktyka, chod niepowszechna, jest rekomendowana, ponieważ pozwala to na uniknięcie najczęściej popełnianych błędów oraz na zapoznanie Beneficjentów w problemowymi kwestiami rozliczania projektów. Godnym polecenia rozwiązaniem jest również konstruowanie stosownego zestawienia najbardziej problemowych obszarów przed przeprowadzeniem szkolenia, na którym informuje się Beneficjentów o tychże kwestiach (WWPU, Śląskie Centrum Przedsiębiorczości). Rozmowy telefoniczne wykazały, że zarówno dla pracowników, jak i dla Beneficjentów, trudną kwestią jest weryfikacja zamówieo publicznych na etapie wniosku o płatnośd. Instytucja Zarządzająca RPO Województwa Kujawsko- Pomorskiego prowadzi wewnętrzne zestawienia dla pracowników najbardziej skomplikowanych i budzących wątpliwości kwestii związanych z PZP i sugerowanych rozwiązao. Taka praktyka jest rekomendowana, jednak warto ją rozszerzyd na inne obszary problemowe. Z kolei Beneficjenci, którzy mają doświadczenie w realizacji projektów w ramach innych programów (regionalnych, czy też krajowych), także wskazywali na pewne różnice/podobieostwa między programami. Jeden z rozmówców zwrócił uwagę na to, że RPO WZ to jeden z nielicznych Programów, którego elementem proceduralnym jest wysłanie wniosku poprzez generator on-line. W innych programach, takich jak np. PO KL, istnieje generator, ale jest on off-line. Znikoma częśd RPO nie wdrożyła do tej pory generatorów (np. Beneficjenci RPO Województwa Lubuskiego posługują się arkuszem kalkulacyjnym Excel). Na temat różnic i podobieostw mieli okazję wypowiedzied się również przedstawiciele firm doradczych. Częśd z nich mówiła, że w innych programach- takich jak PO IG, jest prostsza procedura weryfikacji wniosków o płatnośd, ale nie podawała szczegółowo na czym polegają owe uproszczenia. Wskazywano na szybsze tempo rozliczeo. To tempo wynika także ze zbyt dużego obciążenia pracowników IZ RPO WZ i ułożenia procedury w taki sposób, iż opiekun pracuje równolegle nad szeregiem bardzo obszernych wniosków, często składanych. Oprócz tego, zaznaczano, że weryfikacja w RPO WZ jest bardzo szczegółowa i drobiazgowa. Z drugiej jednak strony, RPO WZ charakteryzuje się, zdaniem rozmówców, bardziej szczegółowymi wytycznymi, lepszym kontaktem z Beneficjentem. Bardziej drobiazgowe wymogi są stawiane przed Beneficjentem również w przypadku opisywania faktury (każdy dokument, każda strona, obowiązek umieszczania logotypów, numerów umowy, nazwy projektów). Zdaniem respondentów, w innych RPO nie ma wymogu opisów załączników. 43

44 -Jakich wymogów z opisywaniem nie ma w innych województwach? -Nie trzeba opisywad załączników. Fakturę trzeba opisywad poprzez rewers dokumentu. W pozostałych projektach jest rewers- która faktura do jakiego wydatku, jak umowa do projektu 56. Mimo wielu wytycznych i drobiazgowości RPO WZ, wskazywano na przyjaznośd RPO WZ, np. względem POIG. Ma to związek z chwalonym przez wszystkich rozmówców, bardzo dobrym kontaktem z pracownikami IZ RPO WZ. Inni przedstawiciele mówili o podobieostwie dokumentacji i wytycznych, jakie obowiązują w RPO WZ i PO KL. Wskazywano jednak również na bardzo sprawne działanie Działao PO IG obsługiwanych przez PARP. -Jak ocenia Pan szczecioską instrukcję wypełniania wniosku o płatnośd na tle innych instrukcji w programach operacyjnych? -Jeżeli chodzi o rozliczanie projektów to skupiamy się na RPO WZ. Mamy jakieś tam doświadczenia w rozliczaniu projektów z POKL. I tutaj problemy są podobne, dokumenty są porównywalne. Mamy również doświadczenie przy kredytach POIGowskich- tutaj początki były o wiele trudniejsze i o wiele bardziej problematyczne niż początki z RPO, natomiast teraz cały system rozliczania tych projektów, zwłaszcza PARPowskich, moim zdaniem, przegonił RPO. -W sensie negatywnym czy pozytywnym? Pozytywnym. -Czym różni się ten system POIG? Jeżeli chodzi o sam system rozliczeo, to narzędzia informatyczne są delikatnie porównywalne. Może procedury są prostsze? Może kwestia dokumentacji jest mniej wnikliwie analizowana? Natomiast z całą pewnością przejrzystośd, efektywnośd i skutecznośd tego systemu można najprościej ocenid po okresie w jakim wpływają środki na konto i tu widad, że powoli PARP przegania pod tym względem RPO 57. Większośd rozmówców stała na stanowisku, że projekty realizowane w programach ogólnopolskich nie wymagają podawania informacji, dokumentów o takim stopniu szczegółowości, jak w RPO WZ. -Czy jest Pan w stanie wskazad konkretne dokumenty wymagane przez IZ w województwie zachodniopomorskim, które nie są wymagane w ww. działaniach PO IG? Szczegółowo. -Przygotowanie wielu wyjaśnieo i oświadczeo do RPO, a przy POIG jednym oświadczeniem możemy wytłumaczyd urzędnikowi jakiś problem dot. projektu np.: specyfikacja do faktury, koszty 56 IDI z przedstawicielem firmy doradczej. 57 IDI z przedstawicielem firmy doradczej. 44

45 kwalifikowane i niekwalifikowane to właściwie wystarcza IZ POIG. Natomiast w przypadku RPO WZ musimy składad kilka oświadczeo do tego samego zakresu. Ponadto bolączką jest to, że urzędnik nie kontaktuje się telefonicznie z nami w błahej sprawie, tylko czeka się na ostatni termin przygotowania pisma do beneficjenta, pismo się wysyła, daje się 5-7 dni roboczych. Czyli cała procedura wydłużona, komplikuje oczekiwanie beneficjenta na środki. Jest to wielkie utrudnienie w przypadku, gdy przedsiębiorcy zakooczyli inwestycję. W szczególności chodzi o wnioski finalne, kiedy czeka się na środki w obecnie trudnej sytuacji gospodarczej, a termin akceptacji wydłuża się nawet do 4 miesięcy w związku z błahymi błędami. Z tym nie spotykam się w takim nasileniu poza RPO WZ 58. Zdaniem jednego z przedstawicieli firm doradczych, porównując RPO, to najtrudniej rozliczyd jest wniosek w RPO Województwa Mazowieckiego, natomiast najłatwiej w RPO Województwa Dolnośląskiego i Wielkopolskiego. Porównanie kwestii systemowych RPO WZ do innych RPO i programów krajowych powinno zawierad zestawienie terminów proceduralnych, w tym czas rozliczenia zaliczki. Analiza ta opiera się na ogólnodostępnych danych, jednak w części programów nie były one możliwe do zidentyfikowania. W tych przypadkach opis porównao będzie odwoływał się do wywiadów telefonicznych, przeprowadzonych z przedstawicielami/kierownikami komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za weryfikację wniosków o płatnośd w Instytucjach Zarządzających/Pośredniczących RPO oraz wybranych Instytucji Wdrażających programów operacyjnych. W kwestii czasu, jaki musi upłynąd od dnia zatwierdzenia wniosku o płatnośd jako poprawnego do wypłaty środków, przedstawiciele nie byli jednoznaczni. Świadczy to o pewnych różnicach między programami. Częśd instytucji wskazywała, że wytyczne proceduralne nie precyzują dokładnie tego terminu, a określają go jako czynnośd dokonywana niezwłocznie. Częśd z rozmówców wskazywała średnie terminy (w niektórych przypadkach nie wskazując na ich rodzaj- kalendarzowe/robocze), oscylujące wokół 2 tygodni (RPO Województwa Świętokrzyskiego, RPO Województwa Lubuskiego, Działanie 10.1 PO IG obsługiwane przez Instytut Nafty i Gazu, Działanie 5.2 PO IG obsługiwane przez PARP, Działanie 12.1 PO IiŚ obsługiwane przez CSIOZ, Działanie 2.1 PO IG obsługiwane przez NCBiR, Działanie 9.4 PO IG obsługiwane przez MG). Jednak większośd instytucji uzależniała ten termin od płatności dokonywanych przez BGK. W praktyce, ten czas wynosi od ok. 7 dni kalendarzowych (Działanie 6.2 PO IG obsługiwane przez Ministerstwo Gospodarki, Działanie 6.4 PO IG obsługiwane przez POT) do nawet 30 dni kalendarzowych (RPO Województwa Podlaskiego). 58 IDI z przedstawicielem firmy doradczej. 45

46 Istotną częścią procedury jest termin (dni kalendarzowe) na wniesienie korekty do wniosku o płatnośd przez Beneficjenta. Tu terminy oscylowały w przedziale od 5 do 15 dni. Wiele instytucji (m.in. w ramach RPO Województwa Świętokrzyskiego, RPO Województwa Kujawsko-Pomorskiego, RPO Województwa Podlaskiego) dopuszcza elastyczne dopasowanie terminu, uzależniając go od typu błędu popełnionego przez Beneficjenta w celu przyspieszenia procedury weryfikacji. Rozmówcy podkreślali, że wiele razy terminy maksymalne określone w Instrukcjach, są przedłużane w związku z indywidualną sytuacją Beneficjenta (m.in. w ramach Działania 6.2 PO IG obsługiwanego przez Ministerstwo Gospodarki czy Działanie 12.2 PO IiŚ obsługiwane przez CSIOZ, gdzie określono termin 7 dni z możliwością jego uelastycznienia). Patrząc na te terminy z punktu widzenia podziału na programy krajowe i regionalne, dostrzeżono, że w takich programach jak PO IG i PO IiŚ, termin ten z reguły wynosi 7 dni (m.in. Działa nie 9.4 POIG obsługiwane przez MG, Działanie 2.1 PO IG obsługiwane przez NCBiR, 6.4 PO IG obsługiwane przez POT). Kwestie proceduralne, które były przedmiotem rozmów z przedstawicielami wybranych Instytucji, odnosiły się także do terminów rozliczenia zaliczki. W przypadku badanych RPO, termin ten oscyluje w granicach od 20 dni kalendarzowych (w ramach RPO Województwa Świętokrzyskiego), przez 30 dni kalendarzowych ( w ramach RPO Województwa Kujawsko- Pomorskiego), 60 dni kalendarzowych (w ramach RPO Województwa Podlaskiego) do 90 dni kalendarzowych ( w ramach RPO Województwa Pomorskiego oraz Śląskiego). Zaliczka niemożliwa jest do pobrania za pośrednictwem IP RPO Województwa Śląskiego- Śląskiego Centrum Przedsiębiorczości. Charakterystyczny jest termin obowiązujący od niedawna w ramach RPO Województwa Lubuskiego- tu Beneficjenci mają aż 1 rok na rozliczenie wydatków poczynionych na poczet otrzymanej zaliczki (informacja zawarta na stronie internetowej LRPO- oraz potwierdzona w trakcie wywiadu telefonicznego z przedstawicielem komórki organizacyjnej zajmującej się weryfikacją wniosku o płatnośd). Zasady udzielania dofinansowania w formie zaliczek na projekty współfinansowane w ramach LRPO zawierają stwierdzenie, że na skutek powziętej uchwały Zarządu Województwa Lubuskiego z dnia r., doszło do obniżenia maksymalnego progu zaliczki do 75% przy jednoczesnym przedłużeniu jej rozliczenia do roku (dot. to umów podpisanych po wejściu w życie uchwały). Środki przekazane w formie zaliczki muszą byd rozliczane przez Beneficjenta kolejnymi wnioskami o płatnośd, a Beneficjent przedstawia do rozliczenia ostatni wniosek o płatnośd w danym roku, do 30 dnia listopada. Pozostała częśd zaliczki, która będzie wydawana przez Beneficjenta do kooca roku, musi byd przedstawiona do rozliczenia najpóźniej do stycznia kolejnego roku. W przypadku badanych Działao realizowanych w ramach PO IG i PO IiŚ, terminy te są również zróżnicowane. W przypadku działania 6.2 PO IG obsługiwanego przez Ministerstwo Gospodarki- nie jest możliwe pobranie zaliczki. W innych przypadkach uzyskano poniższe odpowiedzi: 46

47 Tabela 1. Zestawienie terminów rozliczenia zaliczki w wybranych Działaniach PO IG oraz PO IiŚ Instytucja Działanie/Program Czas na rozliczenie otrzymanej zaliczki (dni kalendarzowe) PARP 5.2 oraz 4.1 w ramach PO IG 30 dni od zakooczenia etapu- albo do 10 stycznia następnego roku kalendarzowego (gdy projekt nie jest podzielony na etapy) MG 9.4 PO IG 6 miesięcy WWPU 11.1 PO IiŚ dni CUPT 6.1 PO IiŚ 90 dni INiG 10.1 PO IiŚ 6 miesięcy (dodatkowo jest to uzależnione od umowy o dofinansowanie) CSIOZ 12.2 PO IiŚ 6 miesięcy NCBiR 2.1 PO IG 120 dni Źródło: Opracowanie własne (na podstawie wywiadów telefonicznych przeprowadzonych z przedstawicielami komórek organizacyjnych weryfikujących wnioski o płatnośd) Jakie rozwiązania natury proceduralnej stosowane w innych województwach/programach operacyjnych można zaadaptowad w województwie zachodniopomorskim? Wyniki rozmów z przedstawicielami komórek organizacyjnych wskazują na dwie najbardziej popularne formy działao zmierzających do redukcji skali korekt we wnioskach o płatnośd. Są to przede wszystkim szkolenia oraz konsultacje, czy to telefoniczne, mailowe czy osobiste. Należy te praktyki ocenid bardzo dobrze i rekomendowad do kontynuacji, zwłaszcza, że formy te cieszą się dużym zainteresowaniem wśród Beneficjentów. Ale oprócz tych dwóch powszechnych i pozytywnych aktywności instytucji, warto zaznaczyd i zarekomendowad inne praktyki funkcjonujące w Instytucjach Zarządzających/Wdrażających/Pośredniczących. Jedną z nich może byd, paradoksalnie, niedokonywanie częstych zmian w formularzu wniosku i w instrukcji. Ewentualne zmiany powinny wynikad ze zidentyfikowania błędów lub pilnej potrzeby aktualizacji wzoru wniosku i instrukcji jego wypełniania. Zbyt częste modyfikacje prowadzą do dezorientacji wśród Beneficjentów, i jak pokazuje doświadczenie Instytucji- do szeregu błędów w okresie tuż po wprowadzeniu zmian. 47

48 Ważne, aby przy wprowadzaniu jakichkolwiek zmian przemyśled, czy ta zmiana jest warta trudności jakie spowoduje dla beneficjenta. Zawsze zmiany niosą za sobą co najmniej 3 miesiące pomyłek ze strony beneficjenta, miedzy innymi dotyczą one wpisywania danych do starego formularza wniosku 59. Kolejną dobrą praktyką, sugerowaną do zaimplementowania, jest owe informowanie Beneficjenta o popełnionych błędach (przed dostarczeniem oficjalnego pisma). Dzięki temu Beneficjent ma więcej czasu na wprowadzenie poprawek, co znacznie usprawnia cały proces weryfikacji wniosku o płatnośd i nie przyczynia się do opóźnieo w wypłacie środków. Informowanie Beneficjenta powinno także zakładad, jak ma to miejsce w części Instytucji, o nowych wytycznych i obowiązkach w zakresie rozliczania projektów. Warto wdrożyd również rozwiązanie, o którym była już mowa, przewidujące informowanie Beneficjentów o najczęściej popełnianych błędach (np. na stronie www czy w serwisie beneficjenta) oraz wprowadzenie modułu szkoleniowego, traktującego o najbardziej problematycznych kwestiach dla Beneficjentów. Wracając do szkoleo, to mimo że są one praktyką najbardziej powszechną, to częśd instytucji zdecydowała się na wprowadzenie ciekawych rozwiązao z nimi związanych. Przede wszystkim wydaje się, że należy odpowiednio dostosowad ofertę szkoleniową (np. zawrzed w nich specyficzne zagadnienia, konkretnymi działaniami/osiami, typami projektów czy prowadzid je w formie warsztatów komputerowych, czy też w formie internetowych kursów). Kontrowersyjnym, aczkolwiek wartym zastanowienia, jest pomysł wdrażany w jednym z RPO, a dotyczący obligatoryjnych szkoleo dla beneficjentów tuż po podpisaniu umów o dofinansowanie. Przedstawiciele Instytucji podczas wywiadu telefonicznego wskazywali zmiany, jakie dokonały się w celu usprawnienia procesu weryfikacji wniosków o płatnośd i redukcji skali błędów w nich występujących. Warto zastanowid się nad tymi rozwiązaniami. Przytoczone zostaną więc wybrane praktyki innych Instytucji Zarządzających/Pośredniczących/Wdrażających. W RPO Województwa Śląskiego wprowadzono uproszczenie, które polegało na umożliwieniu dokonania zmian formalnych bez aneksu do umowy, a jedynie po uzgodnieniu w formie pisemnej nowych warunków. Zdaniem rozmówcy, zmniejszyło to skalę korekt z 3 do 1. Centrum Unijnych Projektów Transportowych (obsługujące m.in. Działanie 6.1 PO IG)wprowadziło minimalną kwotę wydatków kwalifikowanych w wysokości 1000 zł. Aktualnie nie ma potrzeby raportowania wydatków w mniejszej wysokości (projekty transportowe mają obszerne wnioski raportujące wiele wydatków). W części sprawozdawczej wprowadzono zmianę, której rezultatem 59 IDI z Beneficjentami. 48

49 jest zniesienie obowiązku wypełniania wszystkich części kolumny dotyczącej sprawozdania finansowego (dzięki temu pracownicy weryfikują mniejszą liczbę dokumentów, a w przypadku pewnej próby wniosków weryfikowana jest kompleksowa dokumentacja). Istnieje również możliwośd napisania pism oświadczających, że pewne dokumenty zostały zweryfikowane i w zawiązku z tym nie ma potrzeby ich przesyłania. W RPO Województwa Dolnośląskiego została ustalona praktyka, iż komórki rozliczające wnioski o płatnośd, w zakresie PZP badają jedynie poprawnośd zastosowanych procedur. Dalej natomiast stosuje się weryfikację wszystkich dokumentów, bo to, zdaniem przedstawiciela instytucji, daje gwarancję pełnej poprawności i ustrzega przez zidentyfikowaniem poważnych problemów dopiero na poziomie kontroli. Przedstawiciel PARP zaznaczył, że zmiana wprowadzająca obowiązek uwzględnienia we wniosku szczegółowego zestawienia wydatków, ułatwiła weryfikację wydatków pracownikom. W przypadku problematyczności kwestii PZP na poziomie weryfikacji wniosku o płatnośd, IZ RPO Województwa Kujawsko-Pomorskiego stworzyła zespól ds. PZP, który odciąża sekcję która weryfikuje wnioski o płatnośd. IZ RPO Województwa Pomorskiego, podobnie jak CUPT, wprowadziła weryfikację dokumentów na próbie (dotyczy to wniosków mających powyżej 50 załączników). Dodatkowo, ograniczono częstotliwośd składania wniosków ( raz na 3 miesiące). Usprawniło to pracę urzędników. M.in. w RPO Województwa Świętokrzyskiego stosuje się uproszczoną praktykę opisu faktur (jednej strony faktury). W przypadku Działania 11.1 PO IG, obsługiwanego przez NCBiR, aby usprawnid kwestie wniosków zaliczkowych oraz rozliczenia pobranych zaliczek, we wniosku o płatnośd, wprowadzono dodatkową kolumnę w tabeli dotyczącą dokumentów związanych z rozliczaniem zaliczki i rozliczeniem refundacji. Także w kwestii planowanych wydatków zastosowano podobny podział. Podczas rozmów zapytano również o ewentualne rekomendacje dla innych instytucji, ze względu na własne doświadczenie. Wiele Instytucji nie potrafiło wskazad dobrych rozwiązao, mogących się sprawdzid w przypadku innych programów, ale znaczna częśd zaznaczała, że bardzo ważną kwestią są dobre, stałe kontakty z Beneficjentami, pozwalające w odpowiednim momencie wyjaśnid wątpliwości, zarówno Beneficjentów, jak i pracowników weryfikujących wnioski. Jedna z sugestii odnosiła się do wprowadzonego w CSIOZ (12.2 PO IiŚ) systemu monitoringu oraz elektronicznego obiegu dokumentów, ułatwiającego pracownikom weryfikację wniosków o płatnośd. Częśd 49

50 rozmówców polecała dodatkowo losowy, częściowy charakter weryfikacji dokumentów, natomiast inni stali na stanowisku, że procedura weryfikacji całości dokumentacji ustrzega Beneficjentów przed przykrymi niespodziankami podczas kontroli. -Czy istnieją elementy proceduralne w Paostwa Instytucji, które rekomendowałaby Pani innym IZ/IW/IP? -Byd może tę weryfikację na próbie, na pewno usprawniło to pracę pracowników i skróciło okres weryfikacji. Nie wiadomo jednak jak to się przełoży na wyniki kontroli, ale raczej te wnioski są poprawne 60. Wydaje się, więc, że rozwiązanie uproszczenia bądź też kompleksowego sprawdzania dokumentacji należy dopasowad bardzo umiejętnie do charakteru Osi/Działania i typów projektów, w przypadku których potencjalnie może wystąpid najwięcej nieprawidłowości. Ogólnie rekomendowano także ograniczenie biurokracji (nie podając przykładów takich ograniczeo). Natomiast w kwestii organizacji pracy Urzędu, nie było rekomendowane rozdrobnienie funkcji poszczególnych komórek w procesie weryfikacji wniosków o płatnośd. Polecano raczej kompleksową (merytoryczną, formalną, finansową) ocenę wniosków przez jednego pracownika, najlepiej opiekuna projektu. Rekomendacje odnosiły się również do wspomnianego już uproszczonego sposobu opisu faktur. Czy można, a jeśli tak to, w których obszarach i w jaki sposób, można uprościd system weryfikacji wniosków o płatnośd? Na jakie uproszczenia wskazują pracownicy IZ RPO WZ? Jakich uproszczeo oczekują beneficjenci? Analizowanie tej kwestii odbyło się z wielu punktów widzenia: zarówno Beneficjentów, firm doradczych, jak i pracowników IZ. Rozpoczynając od Beneficjentów, to ich zdaniem istnieje możliwośd skrócenia czasu rozliczania wniosków (nawet do 7 dni przez dwie pary oczu). Może to byd dokonane np. poprzez zredukowanie liczby dokumentów przy stosowaniu wyrywkowej kontroli. Przywołano dla przykładu weryfikację w ramach PO IG, gdzie przesyła się ok. 10% wskazanych przez Urząd dokumentów. W PO KL za to nie są wysyłane faktury, a same wyciągi bankowe. Beneficjenci rekomendowali także skrócenie czasu przekazania środków po zatwierdzeniu pozytywnie przygotowanego wniosku. Postulowane było także elastyczniejsze niż do tej pory przesuwanie wydatków, wypłacania zaliczek. Do tej pory uzasadnienie Beneficjenci dokonywali poprzez korekty, ale to w oczywisty sposób opóźniało termin wypłaty środków. Beneficjenci sugerowali również bardziej liberalne podejście w stosunku do 60 ITI z kierownikiem komórki organizacyjnej zajmującej się weryfikacją wniosków o płatnośd w ramach innego RPO. 50

51 zamienników, czyli produktów innego rodzaju, czasem lepszej jakości, zakupionych w kwocie zatwierdzonej we wniosku o dofinansowanie. Byli i tacy Beneficjenci, którzy nie widzą potrzeby zreformowania obecnego systemu i rekomendują ów kształt procedury na przyszły okres programowania. Ich zdaniem, poprawne funkcjonowanie tego systemu to kwestia dyscypliny Beneficjentów i ich douczenia się. -Czyli jeśli zostałby taki kształt w przyszłym okresie programowania, byłoby w porządku? -Nie widzę problemów. Lepiej żeby został taki system jaki jest. Zmiany wcale nie upraszczają. Mieliśmy jakąś zmianę, że musieliśmy do wszystkiego wracad, wszystkie faktury i to było już praktycznie ostateczne rozliczenie, a tu nagle wyszły wytyczne zadanie było finansowane przez Unię, a tam było z funduszy UE. Naklejad, wracad to nam dużo czasu zajmuje. Lubimy jak wiemy z góry czym się kierowad 61. Beneficjenci wskazując ewentualne uproszczenia, zmiany, zaznaczali także kwestie typowo techniczne, informatyczne. Dla niektórych z nich możliwośd zapisywania danych w arkuszu kalkulacyjnym Excel byłby dużym ułatwieniem. Umożliwiałoby to sukcesywne wpisywanie wydatków i dokonywanie przesunięd w ich kolejności, które później należy wpisad do generatora. Rodzi to niebezpieczeostwo popełniania błahych błędów (literówek itp.). Firmy doradcze także miały pomysły na usprawnienie procedury weryfikacji wniosków o płatnośd. Wskazywano na miękkie kwestie, do jakich należy zaufanie pracowników Urzędu do Beneficjentów. Przekłada się to na, postulowane już wcześniej, zredukowanie liczby dokumentów (większą częśd dokumentów można zastąpid oświadczeniami), szybsze procesy decyzyjne wypłaty środków czy szybsze kontrole. Mimo składania szeregu oświadczeo, pracownicy i tak bardzo wnikliwie analizują pewne kwestie (np. kwalifikowalnośd wydatków). Proponuje się np. zestawienie różnego rodzaju oświadczeo w jeden dokument. Zaznaczonym uproszczeniem, zadaniem przedstawicieli firm doradczych, mogłoby się okazad uściślenie procedury wychwytywania błędów przez pracowników IZ RPO WZ. -A tak podsumowując ten punkt widzenia beneficjentów, to jakich uproszczeo według pani oczekują beneficjenci? -Na przykład skrócenia okresu weryfikacji wniosków o płatnośd. Czyli procedury, które umożliwią pracownikom Urzędu Marszałkowskiego przedstawienie beneficjentowi maksymalnej ilości poprawek przy pierwszej, czy drugiej korekcie. Lepiej byłoby, gdyby te procedury nie pozwalały na weryfikowanie tych wniosków w nieskooczonośd, co się często zdarza. Błędy, które nie są na przykład 61 IDI z Beneficjentami RPO WZ. 51

52 wychwycone przy pierwszej korekcie są wymieniane przez pracownika weryfikującego przy drugim czy trzecim piśmie. Tak też się zdarza 62. Pomysłem na uproszczenie systemu było również ograniczenie częstotliwości składania wniosków o płatnośd (np. do wniosków półrocznych). Wskazanym usprawnieniem byłoby także zwiększenie zakresu błędów, które można automatycznie poprawid (przez pracownika Urzędu albo też poprzez wezwanie Beneficjenta do złożenia poprawki na piśmie i parafowania zmiany), bez wzywania Beneficjenta do złożenia korekty. Jeżeli chodzi o załączniki i dokumenty, to jak to już było kilkakrotnie podnoszone w niniejszym raporcie, postulowane jest zredukowanie ich opisów. Problemem są także poświadczenia niektórych dokumentów przez kontrahentów, banki, które robią to czasem niechętnie. Kwestia proponowanych uproszczeo była również zagadnieniem rozważanym przez pracowników IZ. Częśd pracowników zaznaczała, że nie widzi możliwości kolejnych uproszczeo, ze względu na wytyczne odgórne, którymi związana jest IZ. Oprócz tego, wskazywano na problematycznośd wypełniania przez pracowników wielu dokumentów okołownioskowych, nie związanych bezpośrednio z weryfikacją wniosku o płatnośd, także na użytek innych sekcji/wydziałów. Zaznaczano jednak, że dokumenty te są potrzebne do monitorowania projektów. Pojawiały się jednak pomysły opracowania jednego dokumentu zbiorczego zawierającego wszystkie najistotniejsze informacje. W kwestii zredukowania liczby dokumentów załączanych do wniosków, pracownicy byli raczej sceptyczni. Ich zdaniem dalsze ograniczanie dokumentów jest już niemożliwe, ponieważ obecny katalog stanowi niezbędne minimum. Postulowane było także wsparcie z zakresu kwestii problematycznych, takich jak zagadnienia PZP czy obszary związane z budownictwem. Oprócz tego, ze względu na obciążenie pracowników weryfikacją znacznej liczby wniosków o płatnośd (co zapewne negatywnie wpływa na czas zatwierdzania wniosków), sugerowano zwiększenie zespołu. Usprawnienie procedury zapewniło by również, zdaniem pracowników, uregulowanie niektórych kwestii w Instrukcji Wykonawczej (co pozwoliło by uniknąd konieczności występowania do Wydziału Zarządzania o stosowną opinię). Analiza danych w ramach badania benchmarkingowego wykazała, że formularz wniosku o płatnośd w ramach RPO WZ jest w większości wypadków bardziej rozbudowany niż w pozostałych RPO. Wnioski o płatnośd w programach krajowych (PO KL, PO IG, PO IiŚ i PO RPW) są jeszcze bardziej zbliżone do wytycznych ministerialnych. W ramach porównao zidentyfikowano fragmenty, które nie 62 IDI z przedstawicielem firmy doradczej. 52

53 występują w RPO WZ, jednak poniżej zostaną podane przykłady, które mogą wpłynąd na uproszczenie formularza wniosku w ramach RPO WZ. W przypadku niektórych RPO (m.in. RPO Województwa Kujawsko-Pomorskiego, Dolnośląskiego, Podkarpackiego) rubryka dotycząca płatności zaliczkowej jest podzielona na: pierwszą zaliczkową, zaliczkową, rozliczenie zaliczki z jednoczesnym wnioskowaniem o kolejne transze oraz rozliczenie zaliczki. W stosunku do wzoru wniosku w RPO WZ, w większości formularzy wniosków o płatnośd (m.in. w RPO Województwa Podkarpackiego) zabrakło (nieuwzględnionego również we wzorze MRR) zestawienia wydatków badającego przesunięcia między wydatkami. W sekcji dotyczącej postępu rzeczowo-finansowego większośd RPO nie przewidziało dodatkowej tabeli dotyczącej innych wydatków, która jest uwzględniona w RPO WZ (m.in. RPO Województwa Łódzkiego). W przypadku mniejszości formularzy, poza wnioskiem znajduje się harmonogram składania wniosków o płatnośd (m.in. RPO Województwa Małopolskiego). Częśd RPO przewidziała rozwiązanie podawania informacji na temat problemów napotkanych w trakcie realizacji nie w formie odpowiedzi otwartej, a jedynie w formie odpowiedzi na pytania zamknięte- tak/nie (odpowiedzi tych nie uszczegóławia się). Źródło: fragment wzoru wniosku o płatnośd funkcjonującego w ramach RPO Województwa Dolnośląskiego. W przypadku np. RPO Województwa Pomorskiego i Lubelskiego mniej rozbudowane są dane dotyczące beneficjenta. Charakterystyczny wzór wniosku występuje w RPO Województwa Lubuskiego: harmonogram składania wniosków stanowi załącznik do wniosku, podobnie jak zestawienie dokumentów. Co zaś się tyczy wniosku programów krajowych, to dając przykład formularza wniosków o płatnośd w ramach PO KL, to jest on zauważalnie prostszy, zwłaszcza pod względem opisu wydatków 53

54 kwalifikowanych (w RPO WZ i MRR była to głównie domena pracownika Instytucji Zarządzającej). Podobnie, jak w przypadku innych RPO, nie uwzględniono tu harmonogramu składania wniosków o płatnośd. To samo rozwiązanie zastosowano w formularzu PO RPW. W programach krajowych (m.in. w formularzu PO IiŚ) również nie uwzględniono fragmentu badającego przesunięcia między wydatkami. W kwestii załączników, to występują RPO, w których załączników jest więcej. Przykładem może byd RPO Województwa Mazowieckiego, gdzie wymaga się m.in. takich dokumentów jak: wydruk z komputerowego systemu księgowego projektu lub kopia ewidencji księgowej projektu potwierdzone za zgodnośd z oryginałem przez beneficjenta lub osobę upoważnioną do reprezentowania beneficjenta, oświadczenie o kwalifikowalności i poziomie finansowania stanowisk pracy, upoważnienie dla osób stwierdzających zgodnośd dokumentu z oryginałem wraz ze zobowiązaniem powiadomienia o zmianach lub wygaśnięciu w/w uprawnieo i inne. Wydaje się, że uproszczenia formularza wniosku o płatnośd w ramach RPO WZ nie powinny byd ukierunkowane na kolejną redukcję załączników. Usprawnieo, w kwestii załączników należy poszukiwad w innych rozwiązaniach, przytoczonych w niniejszym raporcie (np. opisy dokumentów, losowe sprawdzanie dokumentów). Po przeprowadzonej analizie, należy stwierdzid, że mocną stroną aktualnego formularza jest jego jasnośd. Poza tym, zakres informacji wynikających z wniosku jest bardzo szeroki, co niewątpliwie ułatwia pracownikom rzetelną weryfikację wniosków i monitoring projektów. Z drugiej jednak strony, jego rozbudowanie i dodatkowe części mogą nastręczad Beneficjentom pewnych trudności, ponieważ wymaga to od nich zebrania szczegółowych danych i przemyślenia niektórych zagadnieo. Które elementy systemu rozliczania ich wniosków stanowią dla nich najpoważniejszy problem? Beneficjenci w takcie wywiadów indywidualnych wskazywali na następujące problematyczne elementy procedury: niespójności między zatwierdzonymi wnioskami a wynikami kontroli (w tym koocowych, co czasem doprowadzało do zakwestionowania płatności koocowej), długi czas wypłaty środków od zatwierdzenia wniosku o płatnośd, długi okres zawieszenia i wyjaśniania kwestii spornych, drobiazgowe wymogi formalne (pieczątki, opisy załączników), dopatrywanie się innych nieprawidłowości na etapie powtórnej weryfikacji wniosków (po złożeniu korekty, które można było wyjaśnid na etapie pierwszej korekty). 54

55 Z kolei firmy doradcze, na podstawie doświadczeo własnych i swoich klientów wskazały: ogólnie skomplikowane procedury, które przerastają Beneficjentów, co składania ich do skorzystania z usług podmiotów zewnętrznych, wiele wytycznych, dokumentów do zapoznania się, (Beneficjenci, szczególnie przedsiębiorcy, prowadząc biznes i realizując projekt nie mają na to czasu), skomplikowane wytyczne w zakresie rozliczania zaliczek, dodatkowe wymogi, wcześniej nie komunikowane Beneficjentom, bardzo drobiazgowe rozliczania projektów i zawracanie uwagi na nieistotne kwestie (rygoryzm), długie terminy rozliczania wniosków, niezrozumiałośd uwag do złożonych wniosków, rozbieżne informacje (np. przy zmianie opiekunów), niezrozumiałośd procedury wypłaty ostatniej płatności po koocowej kontroli. Do których elementów systemu rozliczania projektów beneficjenci mają największe zastrzeżenia? Beneficjenci podczas rozmów wskazywali na następujące problematyczne kwestie technicznomerytoryczne: trudności w uzupełnieniu niektórych sekcji (np. dotyczące przebiegu realizacji i zestawienia wydatków), brak możliwości sukcesywnego wpisywania i przestawiania pozycji wydatków, faktur), publikowany wniosek czasami nie zapisywał wszystkich zmian poczynionych przez Beneficjentów w generatorze wniosków, opisy dokumentów, kwalifikowalnośd wydatków, harmonogramy składania wniosków oraz wydatków na kolejne kwartały (jest to zmienne i czasem trudno to przewidzied), wieloznacznośd niektórych procedur (np. przeliczenia kursowe). Przedstawiciele firm doradczych wspomnieli o takich kwestiach jak: powtarzające się informacje (kwoty) nie są automatycznie uzupełniane, uciążliwośd wypełniania harmonogramów, bardzo czasochłonne wpisywanie sekcji C4 (brak powiązao z sekcją B1 w przypadku redukowania C4). 55

56 3.5 Formularz wniosku o płatnośd Jakie zmiany we wniosku wprowadzano? Ewentualne zmiany w formularzu wniosków o płatnośd, ich liczba oraz zakres były identyfikowane podczas wywiadów prowadzonych z pracownikami IZ. Sam formularz wniosku o płatnośd nie ulegał modyfikacjom. Zmianom uległ typ załączników do wniosku oraz ich liczba. Podczas rozmów, wskazano, że ostatnia zmiana załączników dotyczyła dodania wymogu dostarczenia listy płac. Wcześniej, wymóg dotyczył oświadczeo o oryginałach dokumentów. Mimo braków znaczących zmian w formularzu wniosku o płatnośd, rewizji uległy takie elementy jak: podejście do wydatków kwalifikowanych, do kwoty brutto wszystkich wydatków ujętych we wniosku, kwestie przeliczania według kursów (w zależności od daty, waluty rachunku), doprecyzowanie kwestii leasingu w sekcji B. Zmianom ulegały również rozwiązania informatyczne, czyli np. modyfikacje w zakresie przechodzenia z jednej sekcji do drugiej. Brak zmian wynika z dobrej oceny aktualnego formularza przez pracowników oraz z ograniczeo narzuconych przez obowiązujący system informatyczny. Czy formularz wniosku o płatnośd jest jasny i zrozumiały dla beneficjentów? Jeżeli nie to jakie jego punkty są niejasne? Badane zagadnienie zostało przeanalizowane na podstawie wywiadów indywidualnych z Beneficjentami, wyników badao ankietowych wśród Beneficjentów oraz na podstawie wywiadów indywidualnych oraz telefonicznych z przedstawicielami firm doradczych. -A czy formularz jako taki był zrozumiały? To znaczy, czy te sekcje były tak opisane, że wiadomo było co w nie wpisywad? -We wniosku o płatnośd? -Tak. -Tak. -Czyli nie było żadnych wieloznacznych zapisów, gdzie Paostwo się zastanawiali, o co chodzi? -Nie. Zwłaszcza, że przy każdej sekcji są takie znaki zapytania, gdzie ewentualnie klikając na nie można przeczytad, co autor miał na myśli, co trzeba tu wpisad. A jeżeli jakieś problemy, ja na przykład zawsze dzwoniłem do opiekuna projektu. Bo kontakt z nim jest pierwsza klasa. To są naprawdę w porządku ludzie, więc jak czegoś nie wiemy, dzwonimy i już. 56

57 ( )A sam wniosek-dokument jak dokument. Myślę, że nie ma z nim specjalnych kłopotów 63. Z wypowiedzi Beneficjentów podczas prowadzonych wywiadów wynika, że sam formularz, jako taki, jest raczej jasny dla nich zrozumiały. Problemy wynikały z wygenerowania informacji, jakie należało wpisad we wniosku. Wskazywano problematyczne kwestie, do których najczęściej należały G i H. Patrząc na wniosek jako całośd, to która częśd była najbardziej problematyczna? Najgorszy dla mnie były harmonogram wydatków częśd G. A z czego wynikała ta problematycznośd? Zapisy były niejasne, nie było wiadomo, co tam wpisad? To było jasne, problem polegał na tym, że to jest ręczne liczenie. W generatorze wnioski były narastające. Fakt, że w którejś części, chyba E, na wydruku nie było podsumowania wszystkich wydatków, jeśli chodzi o zadania. W ramach kontroli trzeba było je jeszcze pododawad. Ale najtrudniejsze były części G i H. Te wydatki, które pozostały do wnioskowania na pojedyncze kwartały 64. Beneficjenci zaznaczali dodatkowo, że uzupełnienie formularza stanowi coraz mniejszy problem wraz ze wzrostem doświadczenia w tym zakresie. Podnoszono dodatkowo problem walidacji, która wskazuje na brak uchybieo, które później jednak są identyfikowane podczas weryfikacji. Czy formularz wniosku o płatnośd jest zrozumiały we wszystkich punktach, oprócz tych, które Pani wskazała? Jak to się tylko sprawdza, to nie ma kłopotów. Co nie mam, to dzwonię do tej mojej Pani. Ale jak się to robi pierwszy raz, to jest problem. Cały czas coś wychodziło mi nie tak. Najgorsze co jest we wniosku o płatnośd, to wypełnia się te wszystkie elementy, na koocu jest sprawdzenie i pisze, że jest super wniosek, formalnie jest wszystko ok., a przychodzi i są korekty. Czyli na etapie wklepywania powinno pokazywad, że coś jest nie tak? Tak. Pozytywna ocena zrozumiałości formularza i nabywania doświadczenia w jego uzupełnianiu, sugeruje rekomendację odnośnie powstrzymywania się od zbędnych zmian, które mogą dezorganizowad pracę Beneficjentów z wnioskiem. Podczas rozmów wskazano na sytuację, w której zmianie uległy pewne pozycje działao w ramach projektu. Tę zmianę należy ocenid bardzo dobrze, ponieważ usprawniała ona w efekcie koocowym pracę Beneficjentów, ale w pierwszym momencie, nie została właściwie zakomunikowana Beneficjentom i wprowadziła chaos. 63 IDI z Beneficjentem RPO WZ. 64 IDI z Beneficjentem RPO WZ. 57

58 -A przy wniosku o płatnośd? -To zmiana tych pozycji, bo to się wtedy rozsypało wszystko. Był taki miszmasz, że ja chyba siedziałem dzieo ze stażystą i poprawialiśmy kolejnośd wydatków. -Coś jeszcze mają Paostwo do dodania na temat zmian? -Mniej zmian. Nie, żartuję. Generalnie jeżeli te zmiany idą w dobrym kierunku, to czemu nie? System jest ulepszany i to dobrze 65. Podobne odczucia mają przedstawiciele firm doradczych. Podczas prowadzonych z nimi rozmów wskazywali oni, że to nie konstrukcja formularza wniosku o płatnośd jest problematyczna, ale interpretacja pewnych zdarzeo, które znajdują odzwierciedlenie w wypełnionych polach wniosku. Jeżeli chodzi o sekcje sprawiające największe problemy, wskazywano sekcję B. Podkreślano również pewne praktyczne elementy, które wpływają na przejrzystośd. Mianowicie, dopiero po wypełnieniu sekcji C7 i D5 wyświetla się informacja, że powinny byd one zbieżne. Wcześniej sygnalizowana taka informacja korzystniej wpłynęłaby na zrozumiałośd wniosku. Nazwy sekcji także, zdaniem niektórych rozmówców mogą byd wieloznacznie interpretowalne. Na ewentualny brak przejrzystości wniosku, zdaniem przedstawicieli firm doradczych, wpływa to, iż w wielu miejscach należy wpisywad te same informacje. -Dużym problemem we wniosku o płatnośd jest to, że wielokrotnie, w różnych miejscach trzeba wprowadzad te same informacje, mimo, że mogłyby one się wyliczyd same na podstawie poprzednich sekcji 66. Zrozumiałośd sekcji badało również jedno z pytao ankiety CAWI/CATI adresowanej do Beneficjentów. Wyniki odpowiedzi Beneficjentów wskazują, iż w większości wskazania Beneficjentów były pozytywne- 62% (z czego 51% oceniło formularz raczej wysoko, a 11% zdecydowanie wysoko). Wskazao negatywnych było 34% (23% raczej nisko i 11% zdecydowanie nisko). 65 IDI z Beneficjentem RPO WZ. 66 IDI z przedstawicielem firmy doradczej. 58

59 Wykres 3. Ocena zrozumiałości formularza wniosku o płatnośd (N=228) zdecydowanie nisko 11% 11% 4% 23% raczej nisko raczej wysoko 51% zdecydowanie wysoko nie wiem/trudno powiedzied Źródło: opracowanie własne na podstawie przeprowadzonych badao CAWI/CATI wśród Beneficjentów RPO WZ Jak wygląda przejrzystośd wniosku o płatnośd na tle wniosków stosowanych w innych województwach/programach operacyjnych? -Jakie są mocne i słabe strony formularza wniosku o płatnośd? Przedstawiciele firm doradczych, mający doświadczenie w innych Programach Operacyjnych (PO IG, PO IiŚ, PO KL i inne RPO) nie byli jednomyślni w ocenach. Niektórzy twierdzili, że formularz wniosku o płatnośd funkcjonujący w RPO WZ nie odbiega od nich pod względem przejrzystości. -Sama konstrukcja wniosku o płatnośd w RPO WZ różni się w konstrukcji od wniosku w POIG? -Nie ma istotnej różnicy. Konstrukcja merytoryczna jest zbliżona. Tylko trudnośd jest potem w interpretacji pewnych zdarzeo 67. Częśd z nich wskazywała, że jest nawet czytelniejszy w porównaniu chociażby do PO IG czy RPO z innych województw. Inni wskazywali, że w porównaniu do PO Ryby- formularz wniosku o płatnośd jest bardziej rozbudowany. -Czy sam formularz wniosku o płatnośd jest zbliżony do formularza, który obowiązuje w Programie Rozwoju Obszarów Wiejskich bądź PO Ryby? -Nie. 67 IDI z przedstawicielem firmy doradczej. 59

60 -Jest bardziej rozbudowany? Tak, dużo informacji jest pobranych z samego wniosku. A w przypadku ryb czy rolnego są tylko podstawowe dane beneficjenta plus tabele: zestawienie faktur, harmonogram rzeczowo finansowy i lista załączników 68. Czy można, a jeśli tak to w których obszarach i w jaki sposób, uprościd formularz wniosku o płatnośd? Na jakie uproszczenia wskazują pracownicy IZ RPO WZ? Jakich uproszczeo oczekują beneficjenci? Na temat ewentualnych uproszczeo wypowiadali się pracownicy IZ RPO WZ w trakcie przeprowadzanych z nimi wywiadów pogłębionych. Pracownicy zaznaczali, że rewolucyjne zmiany we wniosku nie są możliwe, również ze względu na wytyczne ministerialne czy system informatyczny. Niektórzy z pracowników nie widzą potrzeby uproszczeo wniosków. Jednak mimo ogólnego, dobrego odbierania obowiązującego wniosku o płatnośd, jeden z pracowników postulował zmiany, do wprowadzenia których ograniczeniem jest wspominany system informatyczny. Aktualnie brakuje na pierwszej stronie formularza większego uszczegółowienia typu wniosku, jaki chce złożyd beneficjent. -Na pewno pierwsza strona wniosku o płatnośd, na której teraz, przy różnych sposobach płatności, Beneficjent może rozliczad się z zaliczek, refundowad częśd kosztów, które są rozliczane z zaliczki, może wnioskowad o kolejne zaliczki. Nie ma na te kwestie odpowiednich pól i Beneficjent musi o tym pisad w piśmie przewodnim (my o to prosimy). Często, jeśli pewne koszty są niekwalifikowalne, nie możemy dojśd o co Beneficjent wnioskuje, z czego się rozlicza itp. Niewielka zmiana, ale wiele by usprawniła. Teraz może wybrad tylko jedną z tych trzech opcji (czytaj: koocową, pośrednią i zaliczkową) 69. Z punktu widzenia Beneficjentów, stabilnośd wzoru formularza wniosku należy ocenid pozytywnie, ponieważ opanowują oni utarty wzór, co zapobiega popełnianiu błędów. Natomiast w kwestii załączników dodawanych do wniosku o płatnośd, to ich liczba została już zredukowana, co jest pozytywnie oceniane. Ewentualne uproszczenia wniosków o płatnośd były dodatkowo przedmiotem wywiadów z przedstawicielami firm doradczych. Większośd rozmówców, jak już wcześniej zaznaczono, sam formularz oceniało pozytywnie, więc mało było rekomendacji uproszczeo. Jeden z rozmówców 68 IDI z przedstawicielem firmy doradczej. 69 IDI z pracownikiem RPO WZ. 60

61 wspominał o tym, że formularz powinien obejmowad przede wszystkim podstawowe dane beneficjenta, zestawienia faktur, harmonogram rzeczowo-finansowy oraz listę załączników. Uproszczenia były wskazywane w licznie załączników i ich opisie. Uproszczeo wniosku można także doszukiwad się w zniwelowaniu sekcji, których informacje się dublują. -( )Myślę, że wniosek sam w sobie jest skomplikowany i zbyt obszerny. Tych sekcji jest naprawdę zbyt dużo. Myślę, że często pojawiają się informacje powielane w tym samym wniosku w różnych sekcjach 70. Swoje pomysły w zakresie uproszczenia wniosku mogli zgłaszad także sami Beneficjenci. Częśd Beneficjentów nie widzi potrzeby uproszczeo w samym formularzu. Skłonni byli raczej do wskazywania zmian w samym systemie informatycznym. -Wracając do formularza wniosku o płatnośd, czy istnieje szansa na uproszczenie go, oczywiście patrząc okiem beneficjenta? Czy jest coś, co nasuwa Paostwu jakiś pomysł, żeby coś usunąd albo coś dodad, żeby go trochę uprościd? -Tak, ja bym go trochę zmodyfikował. Na przykład w podliczaniu ile wydatków jest łącznie od początku realizacji projektu. Wtedy musimy rzeczywiście zliczyd te wszystkie faktury, a jeżeli nam Excel gdzieś zaokrągli, to później mamy błąd o grosz. I później musimy to poprawiad. Najlepiej, żeby generator zliczał sam rzeczy typu wartośd zadania od początku realizacji projektu, na podstawie tych kwot, które wpisujemy. W PO IG tak jest, zlicza sobie sam 71. Beneficjenci są raczej świadomi, że informacje wpisywane we wniosku są niezbędne do poprawnej weryfikacji i ewentualne uproszczenia mógłby się przełożyd na efektywnośd rozliczenia projektu. -Czy, według Pani, można jeszcze uprościd formularz wniosku? -Z tego, co pamiętam, miałam problem z harmonogramem, kiedy wrzucałam tam więcej niż 15%. Potem trzeba było kasowad wszystko i wpisywad wszystkie kwoty od nowa. Z tego, co wiem, miało to byd zmodernizowane. Formularz jest dosyd obszerny. Ale to pod względem analizy. I z innego punktu patrzy się w sekcji E, a z innego w sekcji H. Jeżeli chodzi o samo wprowadzanie faktur, to jest ono czasochłonne, ale daje dużo informacji i pod względem analizy wniosek staje się bardziej szczegółowy. Ja na takim formularzu pracowałam, do takiego się przyzwyczaiłam i nie sprawiał mi on wielkich trudności IDI z przedstawicielem firmy doradczej. 71 IDI z Beneficjentem RPO WZ. 72 IDI z Beneficjentem RPO WZ. 61

62 Ze względu także na relatywnie dobrą ocenę zrozumiałości formularza, Beneficjenci nie wskazywali zbyt wielu sugestii jego uproszczenia. 3.6 LSI i generator wniosków o płatnośd Jak Beneficjenci i pracownicy IZ RPO WZ oceniają generator wniosków oraz system informatyczny dedykowany Beneficjentom? Jak Beneficjenci oceniają generator wniosków (jego czytelnośd i rolę w poprawnym skonstruowaniu wniosku o płatnośd)? Respondenci badania CAWI/CATI dobrze oceniają funkcjonowanie internetowego serwisu beneficjenta 69% oceniło go pozytywnie. Negatywną opinię wyraziło 16%, a 15% nie miało zdania. Najlepszą ocenę serwisu mają podmioty samodzielnie wypełniające wniosek (73% pozytywnych wskazao), z kolei zlecające częśd zadao, w dużym stopniu miały trudnośd w odpowiedzi na to pytanie (30% odpowiedzi nie wiem i 55% pozytywnych), byd może mają jakąś, ale niewielką wiedzę nt. serwisu beneficjenta. Co charakterystyczne, instytucje zlecające rozliczanie projektu, miały dośd wysoki poziom wskazao odpowiedzi nie wiem (22%), ale i wystawiły serwisowi dobrą ocenę (67 %). 62

63 Wykres 4 Zależnośd między samodzielnym lub zleconym rozliczaniem WOP a oceną Serwisu beneficjenta (n=223) 70% 63% 60% 54% 50% 40% 30% 20% 10% 4% 3% 5% 11% 12% 7% 35% 22% 19% 4% 22% 30% 10% 0% zdecydowanie nisko raczej nisko raczej wysoko zdecydowanie wysoko nie wiem/trudno powiedzied tak, zleca się wszystkie kwestie związane z rozliczaniem projektu tak, zleca się niektóre kwestie zw. z rozliczaniem projektu nie Źródło: opracowanie własne na podstawie badania CAWI/CATI Kluczowym elementem serwisu beneficjenta jest generator wniosków o płatnośd. Ogólna ocena LSI oraz generatora jest dobra w opinii beneficjentów. Respondenci sygnalizowali problemy, które pojawiały się wcześniej, ale teraz już prawie zostały wyeliminowane. Dośd często zdarzało się, że generator przerywał pracę w trakcie tworzenia WOP lub niemożliwe było skorzystanie z systemu w standardowych godzinach pracy, z powodu przeciążenia. Pojawiały się sygnały, iż generator w złej kolejności importował dane z sekcji E 1.1 wniosku aplikacyjnego do sekcji C wniosku o płatnośd. Polem do poprawy jest wzbogacenie generatora o mechanizmy dokonujące sprawdzenia (sumowania) części pól wniosku. Uchroniło by to z pewnością przed wieloma korektami wynikającymi z błędów pisarskich. Obecnie funkcjonująca walidacja jest uznana za niewystarczającą. A jeżeli chodzi o sumowanie to jest opcja waliduj, ale ta walidacja jest taka bardzo płytka, czyli polega na sprawdzeniu czy wszystkie pola są wypełnione i sprawdza czy zgadzają się krzyżowo chyba 3 wartości. Natomiast powinno się zgadzad mniej więcej 7-8 wartości w całym wniosku o płatnośd. Dosyd częste błędy wynikają właśnie z niezgodności tych wartości IDI z firmą doradczą. 63

64 W samym LSI wprowadzano zmiany mające usprawniające, mające pomóc beneficjentom i pracownikom UMWZ. Myślę, ze tego nie dało się tak super zaplanowad, bo dopiero w trakcie realizacji programu wychodzą różne nietypowe potrzeby i problemy, które są w jakiejś części rozwiązywane na początku. ( ) LSI jest na bieżąco aktualizowane. Przy czy w ramach danego przetargu wykonawca dostaje listę naszych życzeo, potem ją weryfikuje, co się da zrobid a co nie. I faktycznie ileś tam kolejnych kroków jest zrobione, na bieżąco system jest poprawiany. 74 Ocena LSI przez pracowników Biura ds. Wniosków o Płatnośd jest bardziej krytyczna, co przede wszystkim wynika z tego, że do systemu jest wprowadzanych wiele informacji, natomiast problemem dla Biura ds. Wniosków o Płatnośd jest wydobycie ich w potrzebnych konfiguracjach. To sprawia, że pracownicy i kierownictwo Biura tworzą dodatkowo własne pliki z potrzebnymi danymi. W moim idealnym wyobrażeniu powinno byd tak, że z LSI każdą informację w dowolnej konfiguracji powinno dad się wyciągnąd. Tymczasem wprowadzamy do LSI, a i tak prowadzimy 7 dodatkowych baz, na okazje różnych podsumowao, zestawieo, spotkao zarządu, instytucji koordynującej itd 75 Tymczasem administrator systemu LSI ma możliwośd tworzenia szablonów nowych raportów i zestawieo. Oznacza to, że częśd prac wykonywanych przez pracowników Biura ds. Wniosków o Płatnośd nie musiałaby byd wykonywana, gdyby korzystano ze wszystkich funkcjonalności, które oferuje LSI. To, w czym LSI pomaga, jest weryfikacja WOP w oparciu o pytania listy sprawdzającej. W systemie są wszystkie informacje o projekcie takie jak umowy, aneksy, czy dokumenty do kontroli krzyżowej. Respondenci uznają, że funkcjonowanie LSI jest niezbędne do prawidłowego prowadzenia wdrażania RPO WZ. Znaczną częśd dyskusji podczas panelu ekspertów stanowiła dyskusja na temat tego, jak istotna jest jakośd systemu informatycznego i dla beneficjentów i dla pracowników IZ RPO WZ. Pojawiło się wiele celnych spostrzeżeo i obserwacji wynikających z doświadczeo ekspertów z kontaktu z systemami rozliczania projektów w różnego typu programach. Oprócz wymienianych już propozycji powyżej, przywoływano także przykłady transferu danych np. kwot wydatków z pliku xls do generatora i w drugą stronę, co z pewnością i ułatwiłoby pracę, i zapobiegło wielu pomyłkom. 74 IDI z przedstawicielem Biura ds. Wniosków o Płatnośd. 75 IDI z przedstawicielem Biura ds. Wniosków o Płatnośd. 64

65 Jednym z elementów badania ewaluacyjnego było testowanie generatora WOP. Wyniki zostały przedstawione w załączniku nr Analiza strona internetowych Analizą stron internetowych objęto strony wszystkich RPO oraz PO KL, PO IG, PO IŚ, PO RPW. Prowadząc analizę porównawczą stron internetowych zwracano uwagę na łatwośd znalezienia dokumentów niezbędnych beneficjentom do rozliczenia wniosku o płatnośd (instrukcja, generator, formularz wniosku), przejrzystośd strony oraz jej atrakcyjnośd graficzną. Na wszystkich analizowanych stronach można odnaleźd ww. informacje, natomiast występują znaczne różnice w łatwości ich odnalezienia. Strony różnią się wyglądem: niektóre mają nowoczesny, inne dośd staroświecki wygląd, co przekłada się na ich przyjaznośd wobec użytkowników. Bardziej nowoczesne, z większą liczbą elementów wizualnych, z większą czcionką są łatwiejsze w obsłudze. Spośród stron RPO większośd jest w podobnym (wysokim lub średniowysokim) standardzie. Jeżeli chodzi o przejrzystośd rozumianą jako łatwośd odnajdywania ważnych elementów, to pozytywnie wyróżniają się strony, na których w widocznym miejscu umieszczono odnośniki do wniosków o płatnośd. W RPO Województwa Kujawsko-Pomorskiego na stronie głównej jest zakładka Generatory wniosków, a stąd łatwe przejście albo do generatora wniosków aplikacyjnych, albo do generatora wniosków płatniczych. Na stronie RPO dla Województwa Dolnośląskiego na stronie głównej znajduje się zakładka Wnioski o płatnośd Trudno jednoznacznie ocenid przykład województwa mazowieckiego gdzie jedną z górnych zakładek jest Złóż wniosek kierująca beneficjentów do materiałów dotyczących WOP. Jednak ponieważ jest to jedna z trzech zakładek górnych, to sprawia wrażenie zakładki dla projektodawców aplikujących i chcących złożyd wniosek aplikacyjny do RPO WM, a nie dla tych składających wniosek o płatnośd. Tymczasem w tej zakładce kryją się oba typy wniosków. Strona internetowa RPO Województwa Śląskiego poradziła sobie z tym problemem umieszczając po prawej stronie odniesienia do obu typów wniosków. 65

66 Pozytywnie należy ocenid fakt gromadzenia w tego typu zakładkach wszystkich ważnych informacji czyli generatora, instrukcji i formularza wniosku. Taka sytuacja ma miejsce w przypadku, przywoływanych już: RPO dla Województwa Dolnośląskiego i RPO Województwa Kujawsko- Pomorskiego. Jednak nie jest to standardem, a raczej rzadkością. W większości przypadków w jednym miejscu są umieszczone formularz wniosku oraz instrukcja, a w innym generator m.in. RPO Województwa Podlaskiego W niektórych stronach wyróżnione są zakładki dotyczące zaliczek np. w Lubuskim Regionalnym Programie Operacyjnym Wytyczne dotyczące płatności są umieszczone w zakładce "Dokumenty i wytyczne", natomiast wytyczne dotyczące zaliczek są w zakładce widocznej na stronie głównej. Ciekawym pomysłem jest, umieszczony na stronie RPO Województwa Opolskiego: pod fleszem "Poradnik dla beneficjentów - prawidłowe przygotowanie wniosku o płatnośd" znajduje się specjalnie w tym celu przygotowany dokument. Jednak standardowe dokumenty (instrukcja, formularz, generatora) są niestety umieszczone w dwóch innych lokalizacjach. Łatwośd odnalezienia dokumentów niezbędnych do wypełniania WOP miała bezpośrednie przełożenie na szybkośd ich znalezienia. Najszybciej udało się odnaleźd generator w RPO Warmia i Mazury Również w RPO dla Województwa Dolnośląskiego i RPO Województwa Kujawsko-Pomorskiego było to proste. Szukając dokumentów takich jak: instrukcja, formularz, generator, najczęściej najłatwiejszy do znalezienia był generator, najtrudniejszy formularz. W przypadku RPO Województwa Zachodniopomorskiego nie istnieje on jako osobny dokument. Poszczególne programy różnią się sposobem umieszczania opisywanych ww. dokumentów. Przyporządkowują je do różnych zakładek i podzakładek. Długośd tych ścieżek jest również sprawą indywidualną. W przypadku RPO Województwa Świętokrzyskiego Animation ta ścieżka jest długa i odnalezienie materiałów utrudnia sposób wyświetlania kolejnych informacji (długa lista niewyróżniających się podpunktów). Ze strony głównej trzeba pokonad następująca drogę: "Dokumenty do pobrania" - "Wzory dokumentów" - "Wzór wniosku o płatnośd wraz z instrukcją wypełniania". W przypadku RPO Województwa Zachodniopomorskiego ta droga, szacowna na podstawie liczby zakładek, jest taka sama Wdrażanie programu Realizacja projektów Instrukcja wypełniania wniosku o płatnośd. Jednak sposób wyświetlania kolejnych zakładek, w którym użytkownik przeszukuje zawartośd strony, ale jednocześnie pozostaje na stronie głównej, jest ułatwieniem. 66

67 Analizie poddawano też strony programów krajowych: Program Operacyjny Kapitał Ludzki Program Operacyjny Rozwój Polski Wschodniej Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka i Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko Wszystkie te strony mają podobny schemat i dobrą funkcjonalnośd. Wartym zauważenia pomysłem jest umieszczenia na niektórych stronach specjalnej zakładki dla podmiotów realizujących projekt. Taką sytuację zaobserwowano w kilku województwach (m.in. mazowieckie, opolskie) a w przypadku Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego, tylko w odniesieniu do niektórych Osi Programu natomiast strona internetowa Osi II nie ma takiego odnośnika Odnosząc się do atrakcyjności graficznej oraz przejrzystości analizowanych stron, można pozytywnie ocenid większośd z nich. Ponieważ wygląd większości z nich jest zgodny z obecnymi trendami, to strony, które nie zostały uaktualnione i dostosowane do tego standardu zwracają uwagę swoim wyglądem jak np. RPO dla Województwa Pomorskiego Z kolei w zakresie przejrzystości, negatywnie wyróżnia się strona RPO Województwa Mazowieckiego Przejrzystośd RPO Województwa Zachodniopomorskiego jest zadowalająca. 3.8 Podsumowanie Niniejsza częśd raportu poświęcona była przede wszystkim opisowi proceduralnych kwestii związanych z weryfikacją wniosków o płatnośd składanych przez Beneficjentów RPO WZ oraz ich oceny, a w szczególności: oceny czasu trwania etapów procedury, średniego czasu oceny wniosku, elementów proceduralnych sprawiających największe trudności pracownikom, oceny zasobów kadrowych, zmiany wprowadzane w systemie, formularzu oraz generatorze wniosków. W niniejszym fragmencie dokonano stosownych porównao pomiędzy procedurą obowiązującą w RPO WZ a innymi programami, regionalnymi oraz krajowymi. Wnioskami z tej części raportu są kwestie ewentualnych uproszczeo oraz elementy, które można zaimplementowad z innych programów. Najważniejsze wnioski płynące z przedstawionych analiz są następujące: Czasy trwania poszczególnych etapów procedury w innych programach regionalnych i krajowych są zróżnicowane (także pomiędzy samymi RPO czy programami krajowymi). W przypadku RPO, najczęściej przewidywano ok. 30 dni na weryfikację wniosku o płatnośd (od 20 do 30 dni). Jeszcze większe zróżnicowanie istnieje w ramach programów krajowych, gdzie 67

68 terminy sięgają nawet 60 dni. Porównując czas weryfikacji wniosków o płatnośd, wydaje się, że w przypadku RPO WZ, 30- dniowy termin jest wystarczający. Gwarantuje on sprawne opiniowanie wniosków, zapewniając jednocześnie rzetelną ocenę dokumentów. Wyniki przeprowadzonych badao pokazują terminowośd działao pracowników IZ RPO WZ w zakresie oceny wniosków o płatnośd. Przekraczanie terminów było sytuacjami wyjątkowymi (przypadki absencji chorobowej lub udział w szkoleniach). Pracownicy starają się odpowiednio organizowad swoją pracę, ponieważ zdają sobie sprawę z powagi swoich obowiązków. Zawieszenie oceny wniosków o płatnośd nie jest nadużywaną procedurą wśród pracowników IZ RPO WZ. Rozwiązanie to stosowane jest jedynie w przypadkach określonych w Instrukcji Wykonawczej. Pracownicy korzystają z zawieszenia procedury w ok. 20% przypadków. Średni czas oceny wniosków w ramach RPO WZ to około dwa dni. Dłużej (ok. 4 dni) trwa weryfikacja wniosku rozliczającego zaliczkę oraz wniosku przewidującego procedurę związaną z PZP. Najszybciej (ok. 1 godziny) weryfikowanym wnioskiem jest wniosek zaliczkowy oraz sprawozdawczy, na skutek braku dodatkowych dokumentów. Na czas oceny, poza rodzajem wniosku, wpływa także rodzaj i liczba załączonych dokumentów, a także starannośd ich przygotowania. Weryfikację wydłużają również wszelkie kwestie problematyczne, nieuregulowane, w przypadku których pracownik musi konsultowad swoje wątpliwości. Czas oceny wniosku jest dodatkowo nierozerwalnie zależny od obciążenia pracowników. Najbardziej czasochłonną częścią procedury weryfikacji wniosku o płatnośd według pracowników okazała się sekcja B1, ze względu na umieszczane tam faktury. Pracochłonnością wyróżnia się także sekcja C4. Ogólnie rzecz ujmując, załączniki do wniosku o płatnośd zajmują przeważającą częśd czasu poświęcanego na weryfikację wniosku. Czasochłonna, ze względu na jej merytoryczną trudnośd, jest także kwestia zamówieo dodatkowych (zamówieo z wolnej ręki). Czasochłonną czynnością, nie związaną z weryfikacją wniosku bezpośrednio, jest wypełnienie szeregu dodatkowych materiałów (np. notatki o korektach finansowych, wniosek o przelew wraz załącznikami, pisma do Beneficjenta, karta zwrotu, karta obciążeo oraz dokumenty związane ze wskazaniem zapotrzebowania na środki). Elementami sprawiającymi pracownikom IZ RPO WZ najwięcej trudności są kwestie związane z weryfikacją obszarów PZP oraz robotami budowlanymi. Zwracano również uwagę na problematycznośd podwójnego finansowania w rozliczanych projektach, kwalifikowalności VAT oraz zagadnienia związane z odzyskiwaniem podatku VAT uznanego wcześniej za niekwalifikowany. 68

69 Zdaniem pracowników, obecnie obowiązujący czas trwania procedury weryfikacji wniosków o płatnośd jest wystarczający na dokonanie oceny dokumentów. Należy zwrócid jednak uwagę na kwestie związane z dużym obciążeniem pracowników, na nakładanie się dużej liczby wniosków do weryfikacji. Podstawowa procedura weryfikacji wniosków jest oceniana przez pracowników jako zrozumiała i jasna. Ewentualne zastrzeżenia pracownicy mieli w kwestii nieuregulowanych zapisów, chod i tu nie wszyscy byli jednomyślni. Podawano przykłady sytuacji, w których pracownicy mieli liczne wątpliwości. Do takich zaliczano: niepewnośd, gdy Beneficjent nie wyraża zgody na potrącenia i kwestionuje stanowisko IZ RPO WZ w sprawie nieprawidłowościnie wiadomo czy brak zgody Beneficjenta na dokonanie korekt finansowych powoduje niemożnośd wypłacenia płatności w całości, czy też nie wpływa na decyzję o wypłacie częściowej czy na procedurę przy błędnym opisaniu dokumentów a poprawnie wypełnionym formularzu wniosku o płatnośd. Zdaniem części pracowników uregulowanie wszystkich sytuacji jest niemożliwe, a w kwestiach natury organizacyjnej, niewskazane. Do Instrukcji Wykonawczej powinna zostad dodana, zdaniem pracowników, częśd dotycząca procedury pokontrolnej. Analizując procedury obowiązujące w innych programach (krajowych i regionalnych) zidentyfikowano różnice i podobieostwa w zakresie ich kształtów do procedury funkcjonującej w RPO WZ. Po pierwsze, zauważono, że organizacja komórek zajmujących się weryfikacją wniosków o płatnośd nie jest wszędzie jednakowa. Przeważająca częśd badanych Instytucji przewiduje komórki, które w swoim zakresie mają inne, niż jedynie ocenę wniosków o płatnośd, obowiązki (czasem całe cykle projektów). Spotykano czasem podział komórek weryfikujących wnioski ze względu na osie/działania, czyli system obowiązujący także w RPO WZ. Różnorodnie uregulowaną kwestią okazało się również określenie obowiązków kierowników komórek organizacyjnych weryfikujących wnioski o płatnośd. W praktyce częściej występuje rozwiązanie wdrożone w RPO WZ, gdzie kierownik sam nie zajmuje się oceną wniosków, a jedynie koordynuje i zatwierdza ten proces. Niejednolicie wygląda także kwestia podziału oceny wniosków między komórkami. Funkcjonują dwa modele, równie popularne. Jeden z nich zakłada kompleksową weryfikację (merytoryczno-rachunkową) skupioną w jednej komórce (tak jak w RPO WZ), a drugi zakłada podział tej pracy między kilka komórek (najczęściej na weryfikację merytoryczno-formalną i rachunkową). Kwestią około proceduralną jest również zlecanie badao ewaluacyjnych w zakresie systemu weryfikacji wniosków o płatnośd. Zidentyfikowano, że taka praktyka należy do rzadkości (jedynie w jednym RPO zidentyfikowano podobne badanie). Żadna z badanych Instytucji nie prowadzi, podobnie jak RPO WZ, systematycznych działao monitorujących skalę korekt we wnioskach o płatnośd. RPO 69

70 WZ wyróżnia się na tle innych programów funkcjonowaniem generatora on-line, niepowszechnego jeszcze wśród innych Instytucji. Beneficjenci wskazywali na programy, w których procedura weryfikacji wniosków jest prostsza (np. PO Ryby, INTERREG). Prostotę wyznaczają m.in. zestawienia faktur, krótsze terminy rozliczeo, mniej drobiazgowa kontrola wniosku, mniej biurokratyczne podejście i wymogi. W przypadku czasu, jaki musi upłynąd od zatwierdzenia wniosku do wypłaty środków, to terminy te w innych programach średnio oscylują wokół 2 tygodni. Większośd Instytucji uzależnia ten okres od terminu płatności dokonywanych przez BGK. Natomiast termin na wniesienie korekt nie jest jednolicie unormowany w procedurach programów innych niż RPO WZ. Czas ten oscyluje pomiędzy 5 a 15 dniami, przy czym prawie połowa Instytucji (zarówno RPO jak i programów krajowych) uzależnia to od typu popełnionego błędu. Najbardziej zróżnicowane są terminy rozliczenia zaliczki. W RPO to przedział od 20 dni do nawet 1 roku, a w programach krajowych od 30 dni do 180. W kwestii rozwiązao wartych zaadoptowania do RPO WZ, na które wskazywali przedstawiciele innych Instytucji, należy wspomnied o niedokonywaniu częstych zmian w formularzu wniosków (co jest praktyką w przypadku RPO WZ) oraz dokumentach adresowanych do Beneficjentów (np. instrukcji wypełniania WOP). Dodatkowo, rekomendowano informowanie Beneficjenta drogą elektroniczną o popełnionych błędach, w celu wydłużenia mu czasu na naniesienie poprawek. Sugerowano także informowanie Beneficjentów o najczęściej popełnianych błędach (na stronie www lub w serwisie Beneficjenta). Rekomendowano także możliwośd dokonywania zmian w formalnych bez aneksowania umowy, a jedynie w drodze pisemnych uzgodnieo nowych warunków. W obszarze PZP istnieje polecana praktyka, a mianowicie stworzenie zespołu ds. PZP, który merytorycznie wspiera pracowników oceniających wnioski. Sugerowano wprowadzenie możliwości wnoszenia pism oświadczających, że dane dokumenty zostały zweryfikowane, co niweluje obowiązek ich przesyłania. Częśd Instytucji wprowadziła weryfikację na próbie (dotyczy to wniosków, które mają dużą liczbę załączników). Upraszczano także sposób opisu faktur (tylko z jednej strony). W jednym z Działao w programie krajowym wprowadzono dodatkową kolumnę we wniosku, gdzie wpisywane były dokumenty związane z rozliczeniem zaliczki i rozliczeniem refundacji- usprawniło to pracę urzędników. W kwestiach miękkich rekomendowano stałe i dobre kontakty z Beneficjentami. W przypadku zmian w formularzu wniosków o płatnośd w RPO WZ, to nie ulegał on modyfikacjom. Zmianom uległy natomiast typy i liczba załączników. Brak zmian wynika z dobrej oceny aktualnego formularza przez pracowników oraz z ograniczeo narzuconych przez obowiązujący system informatyczny. 70

71 Beneficjenci poddali ocenie zrozumiałośd formularza wniosków. Z wypowiedzi Beneficjentów wynika, że sam formularz nie sprawia im większego problemu. Wraz ze zdobyciem większego doświadczenia, formularz wydaje się prostszy. Podobne odczucia mają przedstawiciele firm doradczych, którzy większe zagrożenie widzą w problematyczności interpretacji pewnych zdarzeo, które znajdują odzwierciedlenie w wypełnionych polach wniosku. Szczególnie mylące mogą byd nazwy niektórych sekcji. Ewentualnego braku przejrzystości można doszukiwad się w powielaniu pewnych informacji we wniosku w kilku miejscach. Przejrzystośd wniosku RPO WZ na tle wniosków stosowanych w innych programów była przez przedstawicieli firm doradczych i samych Beneficjentów oceniana niejednolicie. Sam benchmarking nie wykazał znaczących różnic w kwestii przejrzystości między RPO WZ a innymi programami. Formularze, na skutek wytycznych ministerialnych, są do siebie bardzo podobne i ewentualne różnice były rozpatrywane w kwestii ewentualnych uproszczeo formularza funkcjonującego w RPO WZ. Ewentualne możliwości uproszczeo formularza wniosku o płatnośd w RPO WZ były identyfikowane przez wszystkie grupy respondentów oraz w trakcie analizy desk benchmarkingu. Zalecano zwiększenie kompatybilności między wnioskiem o płatnośd a wnioskiem o dofinansowanie projektu. Niektórzy stwierdzali, że zmiany we wniosku nie są potrzebne, ze względu na pozytywną jego ocenę. Częśd przedstawicieli firm doradczych rekomendowała zawarcie w formularzu jedynie podstawowych informacji: dane beneficjenta, zestawienie faktur, harmonogram rzeczowo-finansowy i listę załączników. Ewentualnych uroszczeo można także się doszukiwad w opisie załączników. Sami Beneficjenci byli skłonni raczej proponowad zmiany w systemie informatycznym. Analiza danych benchmarkingowych wykazała, że formularz wniosku o płatnośd w ramach RPO WZ przewiduje pewne obszary, nie stosowane w innych programach: zestawienie wydatków badające przesunięcia między wydatkami, więcej kategorii w zestawieniu wydatków. W innych programach uproszczenie wniosku polegało na konkretnym określeniu typu wniosku (np. pierwsza zaliczka, zaliczka, rozliczenie zaliczki z jednoczesnym wnioskowaniem o kolejne transze). Informacje na temat problemów napotkanych w trakcie realizacji były czasem również umieszczane w formie pytao zamkniętych. Podobnych uroszczeo można szukad także we wnioskach programów krajowych. Po przeprowadzonej analizie należy wskazad, że mocną stroną formularza funkcjonującego w ramach RPO WZ jest jego jasnośd. Zakres informacji wynikających z wniosku jest bardzo szeroki, co niewątpliwie ułatwia pracownikom rzetelną weryfikację wniosków i monitoring projektów. Z drugiej jednak strony, jego rozbudowanie i dodatkowe części mogą nastręczad 71

72 Beneficjentom pewnych trudności, ponieważ wymaga to od nich zebrania szczegółowych danych i przemyślenia niektórych zagadnieo. Postulaty uproszczeo systemu weryfikacji wniosków o płatnośd były zgłaszane zarówno przez Beneficjentów, przedstawicieli firm doradczych oraz pracowników Urzędu Marszałkowskiego. Beneficjenci wskazywali na skrócenie czasu realizacji wniosków, zredukowanie liczby dokumentów oraz stosowanie wyrywkowej kontroli dokumentów. Byli jednak też tacy Beneficjenci, których obecny kształt systemu satysfakcjonował i rekomendowali go na przyszły okres programowania. Przedstawiciele firm doradczych również wskazywali na redukcję liczby dokumentów oraz szybsze procesy decyzyjne. Rekomendowano także uściślenie procedur wychwytywania problemów, na skutek napotkanych rozbieżności w uwagach. Zaznaczano możliwośd ograniczenia częstotliwości składania wniosków o płatnośd oraz zwiększenie zakresu błędów nieistotnych, które można by było poprawiad bez konieczności składania korekt. Pracownicy IZ RPO WZ zaznaczali, że istnieją małe możliwości kolejnych uproszczeo, ze względu na odgórne wytyczne. Bardziej akcentowano uproszczenia wewnętrznych procedur wiążących pracowników (wypełnianie szeregu dodatkowych dokumentów) oraz potrzeby wsparcia merytorycznego w zakresie kwestii merytorycznie skomplikowanych. Kwestiami proceduralnymi, które stwarzają najwięcej problemów Beneficjentom są: niespójności między zatwierdzonymi wnioskami a wynikami kontroli, długi czas wypłaty środków, długi okres zawieszania procedury oceny i wyjaśniania kwestii spornych, drobiazgowe wymogi formalne, dopatrywanie się innych nieprawidłowości na etapie powtórnej oceny tego samego wniosku. Według firm doradczych takimi problematycznymi elementami procedury mogą byd: wielośd wytycznych, rygoryzm w ocenach wniosku, rozbieżne informacje podawane przez IZ RPO WZ, wieloznacznośd procedur (np. dotyczących przeliczeo kursowych) a także niezrozumiałośd uwag do wniosków. Kwestiami nieproceduralnymi (technicznymi, merytorycznymi), które stwarzają najwięcej problemów Beneficjentom jest: uzupełnianie sekcji dotyczącej przebiegu realizacji projektu i zestawienia wydatków, usterki w generatorze wniosków (niezapisywanie poczynionych zmian), kwalifikowalnośd wydatków, opis dokumentów oraz harmonogramy ujęte we wniosku. W IZ RPO WZ, w Biurze ds. Wniosków o Płatnośd funkcjonuje podział na dwa duże zespoły Biuro ds. Wniosków o Płatnośd 1 osi priorytetowej oraz Biuro ds. Wniosków o Płatnośd Osi Priorytetowej 2 7. Komórki te są podzielone na pomniejsze: Zespół ds. Weryfikacji wniosków o płatnośd mikro i małych przedsiębiorstw (poddziałania 113,112), Zespół ds. Weryfikacji wniosków o płatnośd mikro i małych przedsiębiorstw (poddziałania 111, 131, 132), Zespół ds. 72

73 weryfikacji wniosków o płatnośd osi 2-4 oraz Zespół ds. weryfikacji wniosków o płatnośd osi 5 7. W rozliczanie jednego WOP zaangażowane są 2 osoby. Obie przyprowadzają zarówno weryfikację merytoryczną (formalną i sprawozdawczą) jak i finansową. Pracownicy Biura ds. Wniosków o Płatnośd są w znacznym stopniu obciążeni pracą. Po zakooczeniu każdego kwartału, kiedy beneficjenci składają wnioski o płatnośd pośrednią, ma miejsce dodatkowe nawarstwienie prac. Osoby kierujące komórkami organizacyjnymi, zwracały uwagę na potrzebę zwiększenia zatrudnienia, co związane jest z rozszerzaniem zakresu obowiązków pracowników Biura. Oprócz weryfikacji WOP, pracownikom przybywa obowiązków takich jak np. weryfikacja prawa zamówieo publicznych w odniesieniu do zamówieo dodatkowych. Obciążenie pracowników będzie też większe w związku z projektami IPI oraz nowymi typami projektów (oś III). Dobierając nowych pracowników, osoby zarządzające zwracają uwagę również na dopasowanie kandydatów do już istniejącego zespołu, gdyż dobra komunikacja i dzielenie się wiedzą wśród opiekunów jest ważnym elementem prawidłowego funkcjonowania Biura ds. Wniosków o Płatnośd. Jeżeli chodzi o weryfikację wniosków o płatnośd, to zdaniem respondentów, ten obszar jest dośd dobrze opanowany merytorycznie przez pracowników Biura ds. Wniosków o Płatnośd. Problematyczne obszary odnoszą się do kwestii takich jak prace budowlane czy prawo zamówieo publicznych. Podejmowano próby zatrudnienia specjalistów z tych dziedzin, ale jak do tej pory bezskutecznie. Najważniejsze zmiany w systemie rozliczania projektów: a. możliwości korzystania przez beneficjentów RPO WZ z zaliczek, b. skrócenie czasu weryfikacji wniosków o płatnośd do 22 dni na dwoje pracowników, c. wprowadzenie podziału Biura ds. Wniosków o płatnośd na Biuro ds. Wniosków o Płatnośd 1 osi priorytetowej i Biuro ds. Wniosków o Płatnośd Osi Priorytetowej 2 7 i tych komórek na mniejsze zespoły, d. wprowadzenie Katalogu nieistotnych błędów we Wniosku beneficjenta o Płatnośd. Procedura weryfikacji jest jasna dla ok. połowy respondentów. Beneficjenci nie zauważają, że weryfikacja WOP jest zadaniem wiążącym się z odpowiedzialnością opiekunów. Wpływają na nią wewnętrzne procedury i koniecznośd pozyskania akceptacji przełożonych (koordynator, kierownik, dyrektor). Najpoważniejsze problemy dla beneficjentów wynikające z systemu weryfikacji wniosków: 73

74 a. czas trwania tej procedury, gdyż może mied przełożenie na zakłócenia przebiegu realizacji przedsięwzięcia, b. przeliczenia walutowe, c. podważanie kwalifikowalności wydatków, czy to podczas weryfikacji WOP, czy podczas kontroli po zakooczeniu projektu, d. rozliczanie zaliczek. Respondenci badania CAWI / CATI dobrze oceniają funkcjonowanie internetowego serwisu beneficjenta 69% oceniło go pozytywnie. Respondenci sygnalizowali problemy, które pojawiały się wcześniej, ale teraz już prawie zostały wyeliminowane. Dośd często zdarzało się, że generator przerywał pracę w trakcie tworzenia WOP lub niemożliwe było skorzystanie z systemu w standardowych godzinach pracy, z powodu przeciążenia. Polem do poprawy jest wzbogacenie generatora o mechanizmy dokonujące sprawdzenia (sumowania) części pól wniosku. Funkcjonowanie LSI jest niezbędne do prawidłowego prowadzenia wdrażania RPO WZ. Ocena LSI przez pracowników Biura ds. Wniosków o Płatnośd jest krytyczna, co przede wszystkim wynika z tego, że do systemu jest wprowadzanych wiele informacji, natomiast problemem dla Biura ds. Wniosków o Płatnośd jest wydobycie ich w potrzebnych konfiguracjach. To sprawia, że pracownicy i kierownictwo Biura tworzą dodatkowo własne pliki z potrzebnymi danymi. Tymczasem administrator systemu LSI ma możliwośd tworzenia szablonów nowych raportów i zestawieo. Oznacza to, że częśd prac wykonywanych przez pracowników Biura ds. Wniosków o Płatnośd nie musiałaby byd wykonywana, gdyby korzystano w wszystkich funkcjonalności, które oferuje LSI. Przeprowadzone badania pokazały, iż jedynie 38% Beneficjentów jest usatysfakcjonowanych systemem zaliczkowania w RPO WZ. Jako powody swojego niezadowolenia podnoszono przede wszystkim: zbyt długi okres oczekiwania na zaliczkę, trudnośd jej rozliczenia oraz stosunkowo niewielką wysokośd zaliczki. Największym problemem, jaki dotyczył Beneficjentów, okazało się jednoczesne rozliczenie zaliczki i wnioskowanie o kolejną transzę. Wskazano również na problemy związane z płatnością z bieżącego konta i z proporcją wkładu własnego wynikającą z montażu finansowego. Pracownicy IZ RPO WZ uznają, że obecny system zaliczkowania jest dopasowany do potrzeb Beneficjentów, ale jednocześnie dodają, że rządzi się on większym rygorem w kwestii rozliczania. 74

75 III. DZIAŁANIA PODEJMOWANE PRZEZ IZ RPO WZ W CELU POPRAWNEGO ROZLICZENIA PROJEKTÓW 4.1 Instrukcja wypełniania wniosku o płatnośd Czy Instrukcja wypełniania wniosku o płatnośd jest jasna i zrozumiała dla beneficjentów? Jeżeli nie to w jakim zakresie? Zdecydowana większośd (92%) respondentów badania CAWI/CATI zapoznała się z Instrukcją wypełniania wniosku o płatnośd. Dokument został uznany przez większośd respondentów badania CAWI / CATI zarówno za zrozumiały (63%), jak i za użyteczny (68%). Oznacza to jednocześnie, że dla 31% Instrukcja jest niezrozumiała, a dla 25% nieprzydatna. Analizując powyższe wyniki z uwzględnieniem podziału respondentów na trzy grupy: wypełniający WOP samodzielnie, zlecający niektóre prace firmie doradczej oraz zlecający wszystkie prace, widoczne jest, że najlepiej zrozumiałośd i użytecznośd Instrukcji oceniły podmioty, które zleciły wszystkie związane z WOP obowiązki, co wynika prawdopodobnie z braku wnikliwej znajomości i trudności w zastosowaniu zapisów dokumentu. Nieco bardziej krytyczne były instytucje, które samodzielnie wypełniają WOP. Prawdopodobnie mają wnikliwą znajomośd zapisów Instrukcji oraz znają ich zastosowanie, więc nie są tak pozytywnie nastawione jak podmioty nieznające realiów wypełniania WOP, ale nie są tak krytyczne jak instytucje, które tylko częściowo zajmują się rozliczaniem. 75

76 Wykres 5 Zależnośd między samodzielnym lub zleconym rozliczaniem WOP a oceną zrozumiałości Instrukcji wypełniania WOP (n=186) 60% 50% 59% 59% 40% 30% 20% 10% 0% 0% 12% 2% zdecydowanie nisko 18% 29% 24% 35% 18% 18% raczej nisko raczej wysoko zdecydowanie wysoko 6% 6% 12% 4% nie wiem/trudno powiedzied tak, zleca się wszystkie kwestie związane z rozliczaniem projektu tak, zleca się niektóre kwestie zw. z rozliczaniem projektu nie Źródło: opracowanie własne na podstawie badania CAWI/CATI Wykres 6 Zależnośd między samodzielnym lub zleconym rozliczaniem WOP a oceną zrozumiałości Instrukcji wypełniania WOP (n=186) 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 6% 0% 1% zdecydowanie nisko 12% 65% 29% 44% 22% 60% raczej nisko raczej wysoko zdecydowanie wysoko 18% 15% 10% 6% 6% 8% nie wiem/trudno powiedzied tak, zleca się wszystkie kwestie związane z rozliczaniem projektu tak, zleca się niektóre kwestie zw. z rozliczaniem projektu nie Źródło: opracowanie własne na podstawie badania CAWI/CATI 76

77 Respondenci, którzy zadeklarowali znajomośd zapisów Instrukcji, zostali zapytani, o jakie informacje należy uzupełnid ten dokument. Zdaniem 79% nie należy dodawad żadnych zapisów. 3% wyraziło potrzebę dodania większej liczby przykładów, pozostałe odpowiedzi były rozproszone. Jakie zmiany w Instrukcji wprowadzano? Kluczową zmianą zapisów Instrukcji było zmniejszenie liczby załączników, dostarczanych przez beneficjentów. Zastąpiły je oświadczenia o posiadaniu oryginałów dokumentów. Ocena tej zmiany jest różna. Pozytywną konsekwencją jest skrócenie czasu przygotowywania WOP, gdyż zniknęła koniecznośd kopiowania i opisywania wielu dokumentów. Ma to znaczenie dla podmiotów samodzielnie rozliczających projekty i dla firm doradczych prowadzących większą liczbę projektów, gdyż zdecydowanie skraca czas potrzebny na przygotowanie WOP. Większośd zebranych podczas badania ewaluacyjnego opinii była podobna do poniższej. Ta zmiana była drastyczna. W tym pierwszym rzucie, kiedy trzeba było załączad cały komplet dokumentacji rozliczaliśmy kilka projektów i pracochłonnośd rozliczania tych projektów była zdecydowanie większa. Jeden projekt rozliczany przy starej procedurze zajmował nam mniej więcej tyle czasu co 2, 3 projekty teraz. 76 Z powodu zmiany regulacji, weryfikacja dokumentów przeprowadzana jest podczas kontroli projektu, co może mied jednak negatywne konsekwencje dla beneficjentów, gdyż do momentu zatwierdzenia projektu przez zespół kontrolujący, beneficjent nie ma pewności, co do kwalifikowalności wszystkich dotychczasowych wydatków. W opinii jednego z rozmówców jest to powód do negatywnej oceny tej zmiany i spoglądania na nią jako na korzystną dla IZ RPO WZ, nie dla beneficjentów. Jest bardzo ograniczona liczba załączników, ale to wcale nie działa na korzyśd beneficjentów. Na pewno zmniejsza ilośd pracy urzędnikom, z tym, że na etapie kontroli może się okazad, że zakwalifikowano coś, czego nie można było zakwalifikowad. A nie wynika to z tego, że klient chciał naciągnąd tylko z braku wiedzy na ten temat. 77 Mimo wszystko, nadal kwestia dołączenia do WOP prawidłowych załączników i ich opisania, sprawia beneficjentom trudności. Zwracali na to uwagę zarówno beneficjenci, jak i przedstawiciele Biura ds. Wniosków o Płatnośd. 76 IDI z firmą doradczą. 77 IDI z firmą doradczą. 77

78 To z reguły jest jakie załączniki należy załączyd do wniosku o płatnośd. To sprawia trudnośd, mimo, że jest napisane to i tak beneficjenci często dzwonią i pytają. Opisywanie tych załączników, faktur i pozostałych dokumentów też sprawia trudnośd. 78 Przy okazji wprowadzania zmian pojawia się większa liczba błędów, co jest związane z przygotowywaniem WOP zgodnie z poprzednimi, a nie najnowszymi wytycznymi, natomiast w długim okresie zmiany są oceniane pozytywnie. Generalnie zmiany idą w kierunku zgodnym ze zgłaszanymi uwagami, co jest jak najbardziej pozytywne. Często trudny jest okres przejściowy, czyli okres wprowadzania zmian w serwisie beneficjenta zwłaszcza. Powoduje liczne perturbacje, natomiast już po wprowadzeniu zmiany można powiedzied, że są one bardzo pozytywne. 79 Respondenci zwrócili uwagę na to, iż na stronie internetowej RPO WZ, umieszczane są najczęściej teksty zmienionych instrukcji czy wytycznych. Najczęściej nie ma ani dokumentu zawierającego wylistowanie zmian, a w samym tekście trudno jest znaleźd różnice, gdyż nie są w żaden sposób wyróżnione np. w trybie rejestruj zmiany. To sprawia, że beneficjenci są zmuszeni do dokładnego porównywania dwóch tekstów dokumentu. Natomiast mimo wszystko, z powodów, o których była moda we wcześniejszych rozdziałach raportu, a więc konieczności częściowej weryfikacji prawa zamówieo publicznych na etapie weryfikacji WOP, opiekunowie projektów proszą niejednokrotnie o przesyłanie wyjaśnieo lub oświadczeo pomocnych do uznania (lub nie) danego wydatku jako kwalifikowalnego. Z kolei pozyskiwanie dodatkowych dokumentów od kontrahentów zagranicznych, jest uciążliwe dla beneficjentów. Częśd oświadczeo musi byd potwierdzona przez wystawcę lub osobę trzecią i to też jest uciążliwe dla beneficjenta. Np.: jest skrzynka i maszyna na FV i wtedy urzędnik pyta czy skrzynka jest kwalifikowana producent/sprzedawca musi oświadczyd, że jest. Równie dobrze można by to sprawdzid w toku kontroli, bo kontrolujący zobaczy, że to osobno nie działa. Często oświadczenia muszą składad osoby z zagranicy i to wydłuża złożenie korekty IDI z przedstawicielem Biura ds. Wniosków o Płatnośd. 79 IDI z firmą doradczą. 80 IDI z firmą doradczą. 78

79 Które z zapisów Instrukcji mogą byd wieloznacznie interpretowalne? Niejednoznaczne zapisy dla beneficjentów zapisy Instrukcji to np. kwestia opisu załączników, dla osób bez doświadczenia trudno jest ocenid, które z opisów odnoszą się do faktur, a które do innych dokumentów. Poprzez zdobyte doświadczenie, beneficjenci, a szczególnie przedstawiciele firm doradczych, korzystają z Instrukcji tylko jeśli dowiadują się o zmianach. Na co dzieo korzystają albo z nabytej wiedzy, albo konsultują się z opiekunem projektu. Zmianę podejścia do Instrukcji obrazuje poniższy cytat. Pierwsza wersja na pewno była na tyle nieczytelna, że po jej lekturze były popełniane błędy, i w naszej firmie i w innych. Popełniane błędy były normą, a nie wyjątkiem. Z czasem te wytyczne stały się dokładniejsze i bardziej precyzyjne, aczkolwiek teraz już praktycznie się z nich nie korzysta, te procedury są nam znane i po prostu je stosujemy. Analizujemy jedynie ewentualne zmiany w wytycznych. 81 Pozytywnie oceniana jest szczegółowośd instrukcji, większa niż w przypadku innych RPO, oraz obecnośd przykładów. Mimo wszystko, respondenci zwracali uwagę na potrzebę wzbogacenia dokumentu o większą liczbę przykładów z opisami sytuacji problematycznych np. trybem postępowania w przypadku otrzymania nieprawidłowych dokumentów księgowych od wykonawcy robót. Jak wygląda zrozumiałośd instrukcji wypełniania wniosków o płatnośd na tle instrukcji stosowanych w innych województwach/programach operacyjnych? Porównując instrukcje do wniosków o płatnośd, funkcjonujące w innych programach krajowych i regionalnych, brano pod uwagę przede wszystkim takie elementy jak: kompletnośd (czy dotyczy wszystkich wniosków, czy tłumaczy sposób uzupełnienia wszystkich sekcji wniosku), język instrukcji, przykłady zawarte w instrukcji (czy takie występują i czy są adekwatne), liczba instrukcji (czy występuje jedna, zbiorcza, czy też przewidziano osobne dla konkretnych typów wniosków o płatnośd) oraz objętośd instrukcji. Jeśli chodzi o kompletnośd, to w przypadku Regionalnych Programów Operacyjnych oraz Programów krajowych, wszystkie w wyczerpujący sposób traktują o wypełnianiu wszystkich sekcji, a także wyjaśniają w sposób wystarczający, z punktu widzenia Beneficjenta, jak należy wypełnid 81 IDI z firmą doradczą. 79

80 poszczególne części wniosku w zależności od rodzaju składanego wniosku. Na tym tle, pozytywnie wyróżnią się np. Instrukcja opracowana w ramach RPO Województwa Opolskiego, gdzie bardzo rzetelnie i drobiazgowo wręcz omawia się każdy element wypełnianego wniosku. Istnieje jednak poradnik dla beneficjentów RPO WO- Prawidłowe przygotowanie wniosku o płatnośd, gdzie podawane są przykłady konkretne, a także pokazane są najczęściej popełniane błędy, dobre praktyki. Dodatkowo, charakterystyczne jest, że częśd Instrukcji posiada ogólny wstęp na temat rozliczania projektów (m.in. RPO Województwa Lubelskiego czy Łódzkiego oraz PO IG czy PO RPW). W kwestii zrozumiałości instrukcje są na bardzo podobnym poziomie, a Instrukcja funkcjonująca w ramach RPO WZ, nie odbiega od nich. Częśd Instytucji Zarządzających przewidziało więcej niż jedną Instrukcję. Najczęściej wyodrębniona została Instrukcja do wniosku o płatnośd zaliczkową (m.in. RPO Województwa Mazowieckiego, Łódzkiego, Wielkopolskiego). Niektóre Instytucje zdecydowały się na podział, ze względu na Osie Programu (m.in. RPO Województwa Podkarpackiego, Śląskiego), co czasem powiela się z podziałem na Instytucje: Zarządzającą i Pośredniczącą (m.in. RPO Województwa Małopolskiego oraz Warmiosko- Mazurskiego). W ramach Instrukcji przewidzianej w PO IiŚ graficznie zaznaczono beneficjentowi najbardziej newralgiczne fragmenty, co należy uznad za dobrą praktykę. W kwestii języka i terminologii użytej w Instrukcjach, stwierdzono, że wszystkie są zrozumiałe. Pod tym względem Instrukcja RPO WZ również w niczym nie odstępuje od innych Programów. To, co może byd godnym polecenia, to zawarcie konkretnych wzorów na obliczenie pewnych pól (m.in. w ramach RPO Województwa Lubuskiego). Może to byd jednak związane z brakiem generatora w tych województwach. Pozytywnie wyróżniają się, na tle innych programów Instrukcje funkcjonujące w ramach RPO Województwa Podkarpackiego i Śląskiego, gdzie zamieszczono wyjaśnienia wszystkich terminów, mogących stwarzad trudnośd Beneficjentowi niezaznajomionemu z siatką pojęciową związaną z rachunkowością. Tego rozwiązania najbardziej zabrakło z Instrukcji przewidzianej dla Beneficjentów PO KL. Zawarcie w Instrukcji wypełniania wniosków o płatnośd w ramach RPO WZ przykładów należy ocenid bardzo pozytywnie, zwłaszcza, że okazało się, że nie jest to praktyka powszechna wśród innych programów (zarówno krajowych, jak i regionalnych). Wśród RPO, należy wyróżnid szczególnie Instrukcję dla III osi funkcjonującą w ramach RPO Województwa Łódzkiego, gdzie podane są liczne przykłady, wyróżniające się na tle całej instrukcji. Przykłady występują również w przypadku Instrukcji w RPO Województwa Lubelskiego (dotyczą one sposobów wyliczania wnioskowanych kwot i są one adekwatne), czy RPO Województwa Podkarpackiego (podane są pojedyncze przykłady: przykładowa kalkulacja kosztów wynajmu powierzchni biurowej, wody, ogrzewania, energii elektrycznej, telefonu, opłat za Internet itp.). Jeśli chodzi o programy krajowe, to przykłady również 80

81 nie były powszechną praktyką. Pozytywnie wyróżnia się PO IG oraz PO IiŚ (gdzie zawarto przykłady dotyczące m.in. rozliczania zaliczek, wskaźnika rezultatu). W kwestii rozpiętości (liczba stron) Instrukcji, RPO WZ także nie odróżnia się od średniej zaobserwowanej w ramach RPO oraz programach krajowych. Najczęściej Instrukcje liczą sobie ok. 25 stron. Występują jednak trzy Instrukcje, które mają mniej niż 15 stron(dwie w ramach RPO i jednak w ramach jednego z programu krajowego) i jedna, licząca 42 strony (ale dodatkowo przewidująca instrukcję dla konkretnych Działao RPO). Nie ma także zauważalnej różnicy między programami krajowymi i regionalnymi. Przeprowadzona analiza nie wykazała znaczącej różnicy w kwestii zrozumiałości i przystępności Instrukcji do wniosków o płatnośd w ramach RPO WZ i innych programów. Formułując jednak rekomendacje, należy zaznaczyd, iż każdy dodatkowy przykład (dotyczący wyliczeo, wzorów, czy też kwestii merytorycznych) będzie dodatnio wpływał na przystępnośd Instrukcji. Oprócz tego, dobrym rozwiązaniem jest także umieszczanie wyjaśnieo skomplikowanych terminów, mogących stwarzad problemy lub wieloznaczne zrozumienie. Objętośd ok. 25 stron wydaje się także odpowiednia, uwzględniając z jednej strony kompleksowośd uregulowao w Instrukcji, a z drugiej percepcję Beneficjenta. Rozwiązaniem odpowiednim, jaki funkcjonuje w ramach RPO WZ, a nie jest powszechnie stosowany w innych programach, jest dołączanie do Instrukcji załączników, składanych z wnioskiem o płatnośd. Pozwala to Beneficjentowi podczas czytania instrukcji odnieśd się od razu do przytaczanych dokumentów. 4.2 Wytyczne dotyczące rozliczania zaliczki Czy,,Wytyczne dla Beneficjentów ubiegających się o przekazanie części przyznanego dofinansowania w formie zaliczki są jasne i zrozumiałe dla beneficjentów? Jeżeli nie to w jakim zakresie?,,wytyczne dla Beneficjentów ubiegających się o przekazanie części przyznanego dofinansowania w formie zaliczki, 73% respondentów ocenia jako zrozumiałe, a 68% - jako użyteczne. Zwraca uwagę o 10 p.p. wyższy wskaźnik zrozumiałości instrukcji dotyczącej zaliczki, od instrukcji ogólnej. Podobnie jak w przypadku instrukcji do WOP, również instrukcję do płatności zaliczkowych najlepiej oceniły podmioty zlecające wszystkie zadania firmom doradczym, a najgorzej zlecające częśd zadao. 81

82 Wykres 7 Zależnośd między samodzielnym lub zleconym rozliczaniem WOP a oceną Wytycznych dla Beneficjentów ubiegających się o przekazanie części przyznanego dofinansowania w formie zaliczki (n=73) 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 3% 0% 0% 0% zdecydowanie nisko 38% 31% 89% 46% 58% 11% 0% 2% raczej nisko raczej wysoko zdecydowanie wysoko 0% 15% 7% nie wiem/trudno powiedzied tak, zleca się wszystkie kwestie związane z rozliczaniem projektu tak, zleca się niektóre kwestie zw. z rozliczaniem projektu nie Źródło: opracowanie własne na podstawie badania CAWI/CATI Podobnie jak w przypadku Instrukcji, respondenci proponowali wzbogacenie Wytycznych o dodatkowe przykłady. Do Instrukcji odnosi się uwaga dotycząca Wytycznych. W przypadku wprowadzania zmian w Instrukcji, najczęściej nie jest dostępny na stronie internetowej dokument zawierający wylistowanie różnic, a w samym tekście trudno jest znaleźd wprowadzone zmiany, gdyż nie są w żaden sposób wyróżnione np. w trybie rejestruj zmiany. To sprawia, że beneficjenci są zmuszeni do dokładnego porównywania dwóch tekstów dokumentu. 4.3 Informacje przekazywane beneficjentom na temat złożonych przez nich wniosków Jaką rolę odgrywają opiekunowie projektów w procedurze składania wniosków o płatnośd przez Beneficjentów? Jakimi kanałami komunikacji przekazywane są informacje Beneficjentom? 82

83 Opiekunowie odgrywają niezwykle istotną rolę w procesie weryfikacji wniosków o płatnośd, ponieważ od ich wiedzy, doświadczenia i podejścia do beneficjentów, zależy jakośd weryfikacji wniosków, co może mied wpływ na płynnośd finansową beneficjentów i przebieg realizacji projektu. Co do zasady większośd opiekunów projektów radzi sobie z dylematami, które maluje życie. Zdarzają się wyjątki, osoby z którymi kontakt jest utrudniony, które nie są w stanie ułatwid, a wręcz czasami utrudniają rozliczenie projektu. Natomiast są to raczej wyjątki potwierdzające regułę, pod tym względem nie ma na co narzekad. ( ) Najczęściej pojawia się to przy formułowaniu uwag do wniosku o płatnośd - można uwagę sformułowad w sposób bardzo ogólny, można ją rozbid na czynniki pierwsze. I są osoby, które dokładnie piszą w uwadze do wniosku o płatnośd: Proszę kwotę x zmienid na kwotę y. A są osoby, które napiszą: jedna z kwot w zbiorze kwot w sekcji takiej i takiej jest błędna. Są osoby, które za wszelką cenę starają się sprawdzid wniosek jak najszybciej, a są takie, które nawet nie zdają sobie sprawy, że ich praca może mied potężny wpływ na problemy finansowe firmy. 82 Wielu rozmówców (beneficjentów i pracowników firm doradczych) zwracało uwagę na obciążenie opiekunów dużą liczbą projektów. Wyniki badania ilościowego CAWI/CATI świadczą o tym, że znikoma częśd beneficjentów nie kontaktuje się z opiekunami projektów w związku z wypełnianiem wniosku o płatnośd (8%). Spośród tych, którzy się kontaktują, 90% oceniło uzyskane informacje jako użyteczne. W wywiadach indywidualnych, pozytywnie oceniano dostępnośd i wielośd możliwych dróg kontaktu: mailową, telefoniczną czy osobistą. Co prawda zalecane jest, aby beneficjenci umawiali się wcześniej na spotkania, ale zdarza się, że przyjeżdżają na konsultacje bez wcześniejszej zapowiedzi. Jeżeli beneficjent ma taką potrzebę kontaktuje się lub osoba robiąca wniosek zawsze może zadzwonid w godzinach pracy i się umówid. Zdarzały się przypadki pokazywania beneficjentom przy komputerze i generowanie wniosku w siedzibie. Konsultacje i maile nieograniczone. Praktyka jest taka, że jeżeli są jakieś błędy we wniosku to można przesład skan do beneficjenta z poprawionymi wartościami. W przypadku gdy jest za dużo korekt, to mamy polecenie od dyrekcji, że na konsultacje z beneficjentem trzeba się umawiad, trzeba go zobowiązad, żeby przyszedł, przeanalizowad wszystkie uwagi, żebyśmy zbadali czy jest świadom, jakie błędy popełnia i czy będzie umiał je poprawid. 83 Również sami opiekunowie pozytywnie oceniają możliwośd kontaktów z beneficjentami np. poprzez rozmowy telefoniczne, gdyż usprawnia to proces weryfikacji wniosków. 82 IDI z firmą doradczą. 83 IDI z przedstawicielem Biura ds. Wniosków o Płatnośd. 83

84 Problemem zdiagnozowanym przez beneficjentów i przedstawicieli firm doradczych są, pojawiające się czasem, rozbieżności w opiniach opiekunów. Wraz ze wzrostem doświadczenia pracowników Biura ds. Wniosków o Płatnośd to zjawisko występuje coraz rzadziej. W tej chwili już nie (zdarzają się często rozbieżności przyp. ewaluatorów). Zasada jest taka, że na poziomie opiekun projektu druga para oczu, uwagi muszą byd takie same. Jak jest sprzecznośd załatwiamy na poziomie koordynatora. 84 Zdaniem uczestników panelu ekspertów tego typu rozbieżności są naturalnym zjawiskiem, występującym we wszystkich programach, z jakimi mieli kontakt. Ważne jest podejmowanie działao w celu zminimalizowania częstości występowania tych sytuacji. Spójnośd rozwiązao odnośnie danego projektu jest czasem zachwiana, kiedy następuje zmiana opiekuna projektu, co jest nieuniknione w przypadku rezygnacji z zatrudnienia w UMWZ lub urlopu wychowawczego. Czy informacje te są użyteczne dla beneficjentów? Pisma wysyłane do beneficjentów przez opiekunów zawierają szczegółowe informacje nt. popełnionych błędów. Elementem, który szczególnie pozytywnie ocenili uczestnicy panelu ekspertów, a więc osoby posiadające znajomośd rozwiązao funkcjonujących w innych województwach w ramach RPO lub innych programów operacyjnych, była szczegółowośd uwag opiekunów. Nie była to tylko ogólna informacja np. w której sekcji został popełniony błąd, ale zazwyczaj błąd był wpisany w piśmie, albo z odniesieniem do dokumentu lub aktu prawnego, na podstawie którego zakwalifikowano go jako błąd. Często podawano również sugerowany sposób poprawy. 84 IDI z przedstawicielem Biura ds. Wniosków o Płatnośd. 84

85 Wykres 8 Pomocnośd informacji przekazywanych przez IZ RPO WZ w zakresie popełnionych błędów (n=182) 4% 4% 5% zdecydowanie nie 40% 47% raczej nie raczej tak zdecydowanie tak nie wiem/trudno powiedzied Źródło: opracowanie własne na podstawie badania CAWI/CATI Zdaniem 87% respondentów uwagi przekazywane przez IZRPO WZ są za pomocne podczas nanoszenia poprawek we wniosku o płatnośd. Przeciwnego zdania jest 9%. Pracujemy nad tym, żeby uwagi były bardzo przejrzyste. Na początku beneficjenci nie rozumieli, dlatego w pismach do wniosków podajemy numer telefonu, ponadto prowadzimy konsultacje z beneficjentami. Każdy beneficjent może w godzinach pracy przyjśd do opiekuna i przeanalizowad wszystkie uwagi, jeśli są dla niego niezrozumiałe. Myślę, że uwagi mogą byd niezrozumiałe, jeśli przytaczamy odpowiednie przepisy. Natomiast staramy się to przełożyd na język zrozumiały dla beneficjenta, podpowiadając rozwiązanie, tak więc beneficjenci nie powinni mied problemów. Aczkolwiek ktoś kto bez pomocy zewnętrznej rozlicza wniosek może mied problemy. 85 Ostatnio coraz częściej pojawiają się bardzo dokładne, ale to też była kwestia długiego okresu, kiedy pisma były pisane bardzo enigmatycznie. Często jest też tak, że są dwie pary oczu, a mamy kontakt z jedną parą oczu i uwagi sporządzone przez drugą parę oczu są analizowane przez osobę, która ma kontakt z tym autorem i to też trochę utrudnia czasami. Podsumowując: są pisma napisane bardzo przyjaźnie, w taki sposób, że nawet osoba nie mająca dużej wiedzy na temat systemu rozliczania projektów byłaby w stanie dokonad korekt, a są takie pisma, że bez długich rozmów telefonicznych ciężko cokolwiek ustalid IDI z przedstawicielem Biura ds. Wniosków o Płatnośd. 86 IDI z firmą doradczą. 85

86 Na podstawie analizy desk research kilku tysięcy wniosków o płatnośd, można również zauważyd różnice w precyzji czy tonie formułowanych pism (bardziej uprzejme lub bardziej nakazowe), jednak ich generalna ocena, ze względu na precyzję i szczegółowośd uwag, jest dobra. Również uczestnicy panelu ekspertów, porównując pisma opiekunów projektów RPO WZ z pismami, które znają ze swojego doświadczenia, wyrazili bardzo pozytywną opinię, doceniając precyzyjny sposób formułowania uwag oraz wskazówki dla beneficjentów. 4.4 Szkolenia Jak należy ocenid dostępnośd oferty szkoleniowej dla Beneficjentów (np. miejsce organizowania szkoleo, częstotliwośd szkoleo, moment organizacji)? Pracownicy Wydziału Wdrażania RPO prowadzą szkolenia dla beneficjentów z zakresu poprawnego wypełniania wniosków o płatnośd i rozliczania projektów. Do kooca 2011r. przeprowadzono 42 szkolenia o ww. tematyce, z czego 7 odbyło się w Koszalinie, pozostałe w Szczecinie. Prowadzenie niektórych spotkao dla beneficjentów poza Szczecinem było odpowiedzią WW RPO na potrzeby beneficjentów. Respondenci nie mieli zastrzeżeo do Szczecina i Koszalina jako miejsc, w których prowadzone są szkolenia. W szkoleniach ogółem wzięło udział 736 osób, przy czym największe zainteresowanie szkoleniami było obserwowane na początku okresu wdrażania programu, czasem liczebnośd grup szkoleniowych była wyższa niż zakładane 20 uczestników. W 2011r. zazwyczaj w jednym spotkaniu uczestniczyło osób, chociaż dwa szkolenia przyciągnęły nadprogramową liczbę zainteresowanych (25 i 26 osób). Częstotliwośd szkoleo była najwyższa w 2009 i 2010 r. (przeciętnie dwa w miesiącu), natomiast od 2011 jest rzadsza (jedno spotkanie w miesiącu), co jest powiązane z zainteresowaniem beneficjentów. Na 2012 rok jest zaplanowanych 10 szkoleo, z czego 2 odbędą się w Koszalinie. Uczestnikami szkoleo są różnego typu podmioty: przedsiębiorstwa prywatne oraz podmioty publiczne (np. JST), beneficjenci jaki i firmy doradcze. Standardowe szkolenie składa się z dwóch części. Pierwsza częśd dotyczy zasad składania wniosków o płatnośd oraz opisywania dokumentów. Druga częśd zawiera wskazówki co do poprawnego wypełniania konkretnych sekcji wniosku o płatnośd. Prezentacja zawiera zrzuty z ekranu z systemu LSI i jest omówiona w formie studium przypadku fikcyjnego beneficjenta. 86

87 Jaki jest odbiór szkoleo wśród beneficjentów? Czy szkolenia spełniły oczekiwania beneficjentów? 64% spośród respondentów badania CAWI/CATI uczestniczyło w szkoleniach, i 80% z nich oceniło wysoko jakośd merytoryczną, a 76% uznało, że były użyteczne. Zwraca uwagę fakt, iż najbardziej krytyczni byli przedstawiciele instytucji częściowo zlecających rozliczanie projektu firmie doradczej, podczas gdy respondenci prowadzących rozliczenia samodzielnie, lub wcale wystawili bardziej pozytywne oceny. Wykres 9 (n=133) Zależnośd między samodzielnym lub zleconym rozliczaniem WOP a oceną szkoleo 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 83% 60% 47% 35% 18% 12% 11% 6% 8% 8% 8% 0% 2% 0% 0% zdecydowanie raczej nisko raczej wysoko zdecydowanie nie wiem/trudno nisko wysoko powiedzied tak, zleca się wszystkie kwestie związane z rozliczaniem projektu tak, zleca się niektóre kwestie zw. z rozliczaniem projektu nie Źródło: opracowanie własne na podstawie badania CAWI/CATI Jako przyczyny braku udziału w spotkaniach, respondenci badania CAWI/CATI najczęściej podawali brak potrzeby (31%) oraz brak wiedzy o tym, że IZ RPO WZ organizuje szkolenia (27%). Kolejne w częstości występowania powody to: nieodpowiednie godziny szkoleo (16%) i zbyt duża odległośd (15%). W jaki sposób został ustalony szczegółowy zakres tematyczny szkoleo? Tematyka szkoleo i ich program został zaproponowany i jest realizowany przez pracowników Wydziału Wdrażania RPO. Co do dopasowania tematyki szkoleo do potrzeb beneficjentów, to generalnie tego typu szkolenia trafiają w potrzeby beneficjentów po raz pierwszy wypełniających wniosek. Zarówno w ankietach poszkoleniowych, jak i podczas wywiadów indywidualnych z osobami wypełniającymi wnioski, jedną z artykułowanych pod adresem szkoleo sugestii, było prowadzenie 87

88 szkoleo z udziałem komputerów, gdyż własnoręczne przejście generatora, podążanie za trenerem w wypełnianiu wniosku, byłoby łatwiejsze do zapamiętania dla osób szkolonych. Niestety, obecnie IZ RPO WZ nie ma możliwości technicznych, aby wprowadzid takie udoskonalenie. Na jakie konkretnie działania szkoleniowe za zakresu rozliczania projektów beneficjenci wyrażają zapotrzebowanie? Respondenci zwracali uwagę na to, że wraz ze zmianą etapu wdrażania RPO WZ, a więc ze wzrostem doświadczenia wśród beneficjentów, należałoby wprowadzid zmiany w programie szkolenia przede wszystkim uwzględnid większą liczbę rzeczywistych przykładów. Teraz powinno byd prowadzone na podstawie najczęściej popełnianych błędów na konkretnych case ach. Powinny byd w miarę możliwości aktywne, czyli powinien byd mocniej podkreślany element zadawania pytao. I przy tak dużym doświadczeniu w realizacji projektów, przede wszystkim powinno byd oparte na najliczniejszych, najtrudniejszych błędach, które rodzą największe konsekwencje. 87 Tematyka szkoleo, która była podejmowana przez WZ RPO w odniesieniu do beneficjentów to pomoc publiczna i prawo zamówieo publicznych. Oba tematy były przydatne dla beneficjentów. Tematy, które byłyby przydatne na przyszłośd z pewnością odnoszą się do PZP, gdyż jest to aspekt, na który i podczas weryfikacji wniosku i podczas kontroli, po zakooczeniu projektu, zwracana jest duża uwaga. Zastrzeżeniem WWRPO jest, że beneficjenci powinni doskonale się orientowad w PZP, skoro prowadzą projekty w ramach RPO WZ, mają też możliwośd uczestnictwa w komercyjnych szkoleniach tego typu. Drugim tematem szkoleniowym, który został zaproponowany przez beneficjentów i firmy doradcze, ale również przez uczestników panelu ekspertów, jest kontrola projektu. Przyczyną pojawienia się propozycji tego tematu jest poczucie rozmówców co do braku pełnej wiedzy nt. tych elementów realizacji projektu, na które uwagę zwracają kontrolujący, a wiedza o nich nie jest zawarta, ani w dokumentach, ani nie mają jej opiekunowie projektów. Z pewnością sytuacje, wycofywania kwalifikowalności wydatków na skutek kontroli, mimo wcześniejszej akceptacji we wniosku o płatnośd, również mają na to wpływ. Byłam już uczestnikiem kilku kontroli i okazało się, że najważniejsze dla urzędu jest, że jak jest protokół odbioru to w amortyzacji powinna byd wpisana data w protokole odbioru. Dla księgowego 87 IDI z firmą doradczą. 88

89 to nie ma większego znaczenia, przeważnie nie dostaje tych protokołów odbioru i bierze datę z faktury, a później trzeba wprowadzid poprawkę. A jeżeli beneficjent dowie się na szkoleniu, że protokoły są ważne, że trzeba przekazywad księgowemu, to nie poprawialibyśmy dokumentów na etapie kontroli. 88 Jakie jest zapotrzebowanie beneficjentów na szkolenia z zakresu poprawnego wypełniania i składania wniosków o płatnośd? Jeżeli chodzi o zapotrzebowanie szkoleniowe na przyszłośd, 50% respondentów zadeklarowało brak zainteresowania uczestnictwem w szkoleniach dotyczących wypełniania wniosku o płatnośd, 31% to osoby zainteresowane tym szkoleniem. W opinii ewaluatorów należy mied na uwadze wysoki odsetek osób wahających się (19%) oraz fakt, iż wśród respondentów były tylko osoby, które złożyły co najmniej jeden wniosek o płatnośd, a więc mogą byd niedoreprezentowane nowe projekty. To może sprawid, że zainteresowanie szkoleniami będzie wyższe niż wynikające bezpośrednio w wyników badania ilościowego. Najczęściej wymieniane przez respondentów badania ilościowego zagadnienia to: opisy dokumentów, najczęściej popełnianie błędy, wskaźniki produktu i rezultatu, więcej przykładów z rzeczywistych projektów. Czy właściwie prowadzono działania informacyjno-promocyjne mające na celu zachęcenie beneficjentów do udziału w szkoleniach? Informacja nt. szkoleo umieszczona jest na stronie internetowej zainteresowani muszą wypełnid formularz zgłoszeniowy i odesład go na podany adres mailowy. Czasem również opiekunowie powiadamiają beneficjentów, szczególnie niedoświadczonych lub mających trudności z poprawnym wypełnianiem wniosku. W przypadku niektórych szkoleo korzystano z internetowej wysyłki zaproszeo do osób, których adresy mailowe znajdują się w LSI. Informacje o szkoleniach są rozsyłane wraz z newsletterem. Wartością dodaną szkoleo jest możliwośd zadania pytao przedstawicielowi WWRPO prowadzącemu szkolenie. Ważnym elementem doskonalenia jakości szkoleo jest monitoring. Pozytywnie należy ocenid to, iż dzięki prowadzonemu w formie ankiety, badaniu satysfakcji ze szkolenia, uczestnicy mogą wyrazid swoje opinie. Opiekunowie projektów prowadzący dane szkolenie, przeglądają ankiety 88 IDI z firmą doradczą. 89

90 w celu uzyskania informacji zwrotnej od szkolących. Standardem w prowadzeniu monitoringu jakości działao szkoleniowych jest obróbka posiadanych materiałów chociażby w postaci wpisania odpowiedzi w arkusz kalkulacyjny i przygotowaniu krótkiego podsumowania ocen dla każdego ze szkoleo. Rozwiązanie to nie jest wdrożone w IZ RPO WZ, tymczasem umożliwiłoby to lepsze zarządzanie polityką szkoleniową, dostarczając wiedzy nt. oceny szkoleo, zmian w programie, potrzeb respondentów odnośnie tematów itp. Zwraca również uwagę brak materiałów szkoleniowych na stronie internetowej, podczas gdy standardem jest ich umieszczanie, w celu umożliwienia skorzystania przez osoby niebiorące udziału w szkoleniu. Jak kwestia szkoleo wygląda w innych województwach? Na potrzeby opracowania porównania systemów szkoleo dedykowanych Beneficjentom Programów Operacyjnych (regionalnych, jak i krajowych) w zakresie wniosków o płatnośd, przeanalizowano ogólnodostępne informacje zamieszczane na stronach internetowych poszczególnych Programów. Dodatkowo, kwestia szkoleo była jednym z zagadnieo poruszanych podczas telefonicznych rozmów z kierownikami/przedstawicielami komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za weryfikację wniosków o płatnośd. Analiza ogólnodostępnych informacji zamieszczanych na stronach www dotyczących szkoleo zawierała takie elementy jak: porównanie liczby szkoleo w 2011 roku (wszystkich oraz tych związanych z systemem rozliczania projektów), zapoznanie się z tematyką poruszaną na sesjach szkoleniowych (programy spotkao, a także w przypadku ich braków- tematy szkoleo), poszukiwanie informacji na temat planowanych szkoleo w 2012 roku, dotyczących tematyki wniosków o płatnośd 89, miejsce szkoleo, zainteresowanie szkoleniami, inne kwestie związane z polityką szkoleniową związaną z zagadnieniami wniosków o płatnośd. Liczba szkoleo była identyfikowana na podstawie ogólnodostępnych informacji zamieszczonych na stronach internetowych Instytucji. Najczęściej opierano się na zamieszczonych harmonogramach na rok Jeśli porówna się liczbę szkoleo organizowanych przez Instytucje Zarządzające/ 89 Analiza zawartości stron internetowych w celu porównao polityki szkoleniowej odbyła się w dniach 30 I- 17 II r. 90

91 Pośredniczące RPO w 2011, do liczby szkoleo związanych z tematyką rozliczania projektów w tym samym roku, wywnioskowad można, że ta druga grupa stanowi zazwyczaj mało znaczący procent. Jednak częśd Instytucji wyróżnia się w pozytywny sposób i takie działania należy wskazad jako rekomendowane. Podając przykłady można wskazad RPO Województwa Opolskiego (30 na 47) czy RPO Województwa Dolnośląskiego (10 na 17). W tym miejscu należy jednak zaznaczyd, iż podczas analizy zauważono, że liczba szkoleo dotyczących rozliczania projektów, w tym przygotowywania wniosków o płatnośd, nie jest wysoka w większości RPO (od 0 do 10). Nieliczne Instytucje zorganizowały więcej niż 10 tego typu spotkao. Jako wzorce można tu wskazad: RPO Województwa Opolskiego oraz RPO Województwa Mazowieckiego (ponad 25 szkoleo). Szkolenia niedotyczące rozliczania projektów, relatywnie częściej organizowane niż szkolenia dotyczące rozliczania projektów, dotyczyły głownie takich tematów, jak: możliwośd dofinansowania dla mikroprzedsiębiorców, przygotowanie wniosków o dofinansowanie, Prawo Zamówieo Publicznych w projektach RPO, zarządzanie projektami, informacja i promocja w projektach, kontrola i audyt w projektach RPO, zasady skutecznego aplikowania o środki z RPO, zasady udzielania pomocy publicznej, ocena oddziaływania na środowisko, analiza finansowa projektu, prawo budowlane w projektach, projekty partnerskie, opracowanie studium wykonalności. Przeanalizowano dodatkowo planowane szkolenia na 2012 rok, z uwzględnieniem spotkao dotyczących wniosków o płatnośd. W okresie realizacji tej części badania, większośd Instytucji nie ogłosiła publicznie planów na obecny rok. W dwóch Instytucjach odbyły się już nieliczne szkolenia związane z rozliczaniem wniosków, chod w stosunku do już przeprowadzonych stanowiły one zdecydowanie mniejszośd. Warto przyjrzed się również tematyce szkoleo poświęconych rozliczaniu projektów. Częśd szkoleo dotyczyła jedynie wniosków o płatnośd, a częśd odnosiła się do kwestii rozliczeniowych, gdzie kwestia wniosków o płatnośd była jednym z elementów. W przypadku Regionalnych Programów Operacyjnych przeważały takie tematy jak: Szkolenie dla beneficjentów z zakresu sporządzania wniosku o płatnośd, szkolenia w zakresie wypełniania wniosków o płatnośd w Generatorze, aspekty finansowo-księgowe w projektach, procedury księgowo-finansowe, rozliczanie i kontrola projektów dotyczących Narodowej Strategii Spójności, rozliczanie projektów z zastosowaniem ustawy o finansach publicznych i podatku VAT, kontrola, audyt, monitoring i sprawozdawczośd. Czasem szkolenia poświęcone były konkretnym Osiom/ Działaniom/ Poddziałaniom, co wydaje się słuszne, gdy dane projekty wyróżniają się w tej materii szczególnie skomplikowanymi zasadami rozliczeo. Nieczęsto zdarzało się, że w ramach szkoleo z wypełniania wniosków o płatnośd, wyróżniony został komponent dotyczący rozliczania zaliczek. 91

92 Analizując politykę szkoleniową dotyczącą Beneficjentów RPO, prześledzono także programy szkoleo. Były ona uzależnione przede wszystkim od czasu trwania szkolenia. Szkolenia więcej niż jednodniowe stanowiły ogromną mniejszośd (najczęściej spotykane w RPO Województwa Mazowieckiego). Programy były również zróżnicowane ze względu na to, czy szkolenie dotyczyło jedynie wniosków o płatnośd, czy też ta materia była jednym z wielu tematów związanych z rozliczaniem projektów. Szkolenia, które odnosiły się tylko do wniosków o płatnośd w bardziej kompleksowy sposób traktowały o tym zagadnieniu, szczegółowo omawiając cały wniosek, generator, najczęściej popełniane błędy we wnioskach o płatnośd, problematycznośd rozliczania zaliczek oraz praca na dokumentach źródłowych (faktury, załączniki, oświadczenia). Wydaje się, że taka praktyka jest skuteczniejsza i rekomendowana. W przypadku szkoleo traktujących ogólnie o realizacji projektu, moduł odnoszący się do wniosków o płatnośd, czy ogólnie do rozliczania i sprawozdawczości, nie będzie mógł byd omówiony w sposób szczegółowy. Przedstawiamy porównanie dwóch programów szkoleo: a) Program szkolenia dotyczący jedynie tematyki wniosków o płatnośd: przedstawienie zasad prawidłowego przygotowania Wniosku o płatnośd, wypełnianie części finansowej Wniosku o płatnośd -- warsztaty, wypełnianie części sprawozdawczej Wniosku o płatnośd -- warsztaty, prezentacja przykładowego prawidłowo wypełnionego Wniosku o płatnośd, omówienie załączników do Wniosku o płatnośd wraz z zaprezentowaniem przykładów właściwego ich sporządzenia, najczęściej zadawane przez Beneficjentów pytania/ najczęściej popełniane błędy w przygotowaniu Wniosku o płatnośd 90. b) Program szkolenia dotyczący jedynie tematyki wniosków o płatnośd: 1. Rozliczanie projektów inwestycyjnych - zagadnienia wstępne obowiązki beneficjenta wynikające z umowy o dofinansowanie, zmiany w projekcie i umowie o dofinansowanie, kwalifikowalnośd kosztów w ramach RPO WP, dokumentowanie wydatków, podatki w projektach inwestycyjnych, wydatki niekwalifikowane, wniosek beneficjenta o płatnośd, 90 Program jednego ze szkoleo zrealizowanych w ramach RPO Województwa Wielkopolskiego. 92

93 kontrola projektów inwestycyjnych, nieprawidłowości, procedury przetargowe, regulacje w zakresie dokumentacji i jej przechowywania, promocja projektów, 2. Rozliczanie wydatków (wybrane problemy związane ze sporządzaniem wniosków o płatnośd i najczęściej popełniane błędy), 3. Uchybienia i nieprawidłowości związane z realizacją projektów stwierdzone podczas przeprowadzenia kontroli na miejscu 91. Analizując organizację szkoleo, jaka występuje w innych, niż RPO WZ, Programach Regionalnych, zauważono szereg godnych polecenia praktyk. Jako pierwszą nich, można podad dostępnośd programów szkoleo przed ich realizacją na stronie internetowej, jak odbywa się to m.in. w ramach RPO Województwa Kujawsko-Pomorskiego czy Dolnośląskiego. Beneficjent dzięki temu wie dokładnie, co będzie przedmiotem spotkania i może odpowiednio się przygotowad oraz podjąd decyzję, czy szkolenie to będzie mu przydatne. W ramach RPO Województwa Dolnośląskiego został utworzony adres poczty elektronicznej szkolenia, na który można zgłaszad przed szkoleniami uwagi i pytania dotyczące zagadnieo merytorycznych. Odpowiedzi na zadane pytania są omawiane podczas szkoleo. Dzięki tego typu rozwiązaniom, organizator szkolenia, a co najważniejsze ich prowadzący, jest w stanie odpowiednio przygotowad się z dodatkowych zagadnieo i właściwie ukierunkowad poruszane kwestie. W przeważającej liczbie RPO praktykuje się zgłoszenie poprzez formularz szkoleniowy (czasem online), wysyłany organizatorowi drogą elektroniczną. W ramach RPO Województwa Mazowieckiego w formularzu zgłoszeniowym zaznacza się również stopieo zaawansowania Beneficjenta. Pozwala to lepiej przygotowad poziom merytoryczny szkolenia. Istotnym i rekomendowanym rozwiązaniem związanym ze zgłoszeniami jest zastrzeżenie, iż dana instytucja może byd reprezentowana tylko przez jedną osobę. Taka formuła zda egzamin, gdy Instytucja Zarządzająca/Pośrednicząca przewiduje duże zainteresowanie szkoleniem i istnieje zagrożenie braku miejsc na wielu chętnych Beneficjentów. Rekomendowanym rozwiązaniem jest także potwierdzanie zarejestrowanych zgłoszeo Beneficjentom. Organizację szkoleo zarówno Instytucjom, jak i Beneficjentom, na pewno ułatwi zamieszczanie statusu o dostępności szkolenia. 91 Program jednego ze szkoleo zrealizowanych w ramach RPO Województwa Podkarpackiego. 93

94 Dobrym rozwiązaniem, praktykowanym w ramach RPO Województwa Mazowieckiego, jest wyszukiwarka szkoleo dla konkretnych działao, w ramach których realizowane są projekty. Szkolenia podzielone są ze względu na ich rodzaje: szkolenia podstawowe, specjalistyczne, wdrożeniowe, jedno lub kilku dniowe. Warto także w samych ogłoszeniach o szkoleniach zamieszczad, obok terminu, miejsca szkolenia, tematu i programu, informację o prowadzącym, zaznaczając jego przygotowanie (np. pisząc, że dany prelegent jest pracownikiem Urzędu i komórki weryfikującej wnioski). W ogłoszeniach warto zawrzed informację zachęcającą Beneficjentów do uczestnictwa w spotkaniach. W ramach RPO Województwa Małopolskiego, Małopolskie Centrum Przedsiębiorczości dodaje taką oto informację: "Spotkanie jest organizowane gdyż praktyka pokazuje, iż przedsiębiorcy, którzy uczestniczą w organizowanych szkoleniach z wdrażania projektów dużo łatwiej rozliczają dotowane inwestycje" 92. W przypadku RPO Województwa Lubelskiego zidentyfikowano użyteczną ankietę on-line, badającą potrzeby szkoleniowe Beneficjentów (krótka, skierowana zarówno dla Beneficjentów, jak i potencjalnych Beneficjentów). Daje to możliwośd właściwego dopasowania oferty szkoleniowej do zapotrzebowania Beneficjentów. Zmniejsza to również prawdopodobieostwo organizowania szkoleo cieszących się bardzo małym lub zerowym zainteresowaniem. Jednym z ważniejszych rozwiązao jest organizowanie szkoleo wspomaganych komputerowo. Chodzi tu o praktyczne dwiczenia Beneficjentów przy komputerach z generatorem wniosków. Taki typ szkoleo realizowany jest jedynie w ramach RPO Województwa Mazowieckiego, ale nie dotyczył on w 2011 roku szkoleo z zakresu wniosków o płatnośd. W innych RPO Beneficjenci nie pracowali samodzielnie przy komputerach, a wspólnie z prowadzącym wypełniali rubryki wniosku. Jeżeli istnieją możliwości finansowe i organizacyjne, to warto wdrożyd tego typu rozwiązania. Tematem pokrewnym są szkolenia e-learningowe. Zidentyfikowano je w mniejszości RPO (np. RPO Województwa Wielkopolskiego oraz Pomorskiego). Taki rodzaj szkolenia wydaje się byd zasadny, szczególnie dla Beneficjentów mających siedzibę w dośd dużej odległości od miejsca prowadzenia szkolenia. Szkolenia internetowe wydają się również właściwe, ponieważ dwiczenia wykonywane z użyciem komputerów są praktyczniejsze. Jednak nie powinny byd one jedyną formą szkoleo. Kontakt bezpośredni ze specjalistą jest niezbędny, szczególnie w przypadku pytao dotyczących kwestii zawiłych i skomplikowanych. Wyżej poruszono kwestię miejsca szkolenia. Warto przyjrzed się jej dokładniej. Z tego powodu przeanalizowano rozwiązania stosowane w innych RPO. W przeważającej większości są to miasta, w 92 Informacja zawarta na stronie internetowej Małopolskiego Centrum Przedsiębiorczości: 94

95 których znajdują się siedziby Urzędów Marszałkowskich (bądź to same Urzędu, siedziby Punktów Informacyjnych lub zorganizowane inne miejsca- np. hotele, sale konferencyjne). Mała liczba szkoleo organizowana jest w ośrodkach zamiejscowych lub innych miejscach poza miastami, w których siedziby mają Urzędy Marszałkowskie (zidentyfikowano to m.in. w ramach RPO Województwa Mazowieckiego, Opolskiego). Warto rozeznad potrzeby Beneficjentów mających siedziby w dośd odległych miejscowościach i w przypadku zidentyfikowania dużej liczby głosów chcących uczestniczyd w szkoleniach poza miastami wojewódzkimi- zorganizowad częśd szkoleo w innych miejscach. Dokonując analizy desk research polityki szkoleniowej zwrócono uwagę na symptomy poziomu zainteresowania szkoleniami ze strony Beneficjentów. Instytucje nie zamieszczały informacji na temat zainteresowania. W większości przypadków zastrzegano, że liczba miejsc szkoleniowych jest ograniczona. Byd może ma to związek ze wcześniejszymi doświadczeniami związanymi z licznym uczestnictwem Beneficjentów. W kilku jednostkowych przypadkach zarejestrowano również fakt umieszczenia informacji o zakooczonych naborach. W części nich wytypowano dodatkowy termin ze względu na duże zainteresowanie. Zagadnienie szkoleo było tematem rozmów telefonicznych z kierownikami/przedstawicielami komórek organizacyjnych wybranych RPO, zajmujących się weryfikacją wniosków o płatnośd. Wywiady telefoniczne w większości przypadków ujawniły te same, bądź bardzo podobne rekomendacje odnośnie polityki szkoleniowej w stosunku do wniosków wypływających z wcześniej opisanej analizy desk research. Potwierdzono poprawne funkcjonowanie w zakresie następujących rozwiązao: zamieszczania planu szkoleo na stronie internetowej z odpowiednim wyprzedzeniem (wskazano dodatkowe ogłoszenie informacyjne zamieszczone w serwisie Beneficjenta), zamieszczania na stronie internetowej materiałów ze szkolenia, zgłoszenia za pomocą formularza on-line, zamieszczenia stałej ankiety badającej zapotrzebowanie na szkolenia oraz na tematy spotkao, ogłoszenia programu szkolenia oraz osobie prowadzącej szkolenie z odpowiednim wyprzedzeniem, lub też stworzenie osobnej podstrony, na której można się zarejestrowad na szkolenie, dowiedzied jaki jest program, kto jest prelegentem, potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia i zarejestrowania uczestnika szkolenia, dodania modułu dotyczącego najczęściej popełnianych błędów, potwierdzenia statusu naboru na szkolenie (ostatnie miejsca/nabór zamknięty). 95

96 Dodatkowo potwierdzono w większości przypadków, że szkolenia cieszą się bardzo dużym zainteresowaniem. Zaznaczano jednak, że zainteresowanie to jest uzależnione od rozstrzygnięcia konkursów (im mniej doświadczony Beneficjent, tym bardziej skłonny on jest do uczestniczenia w szkoleniach). Zainteresowanie zależy także od innych, czasem nie merytorycznych czynników, np. pory roku. Czasem brakowało miejsc. W takich sytuacjach częśd Instytucji decydowała się na zorganizowanie dodatkowych spotkao. Jeżeli chodzi o częstotliwośd organizacji szkoleo, to jest ona bardzo zróżnicowana. Instytucje organizują szkolenia comiesięczne (RPO Województwa Dolnośląskiego), a także cokwartalne (RPO Województwa Pomorskiego). W przypadku RPO Województwa Kujawsko-Pomorskiego organizuje się zalecane szkolenie z rozliczania projektów dla wszystkich Beneficjentów jeszcze przed podpisaniem umowy o dofinansowanie. Mniejsza liczba Instytucji wprowadziła podział na szkolenia dedykowane początkującym i zaawansowanym w realizacji projektu Beneficjentów (np. RPO Województwa Pomorskiego). 4.5 Ocena działao Czy działania są ukierunkowane bardziej na rozwiązywanie problemów na jakie natrafili beneficjenci podczas wypełniania wniosku czy na zapobieganie powstawaniu tym problemom? Działania podejmowane przez IZ RPO WZ w celu zapewnienia poprawnego rozliczania środków są wielokierunkowe. Opracowane dokumenty miały na celu wyznaczenie przybliżenie beneficjentom zasad, których spełnienie jest niezbędne do prawidłowego rozliczania WOP. Zmiany, które były wprowadzane w kolejnych wersjach dokumentów wynikały z potrzeby usprawnieo w IZ RPO, były odpowiedzią na potrzeby beneficjentów lub konsekwencją wdrożenia zasad nadrzędnych (np. Rozporządzenia MRR). Pierwsze dokumenty były tworzone w taki sposób, by stworzyd pewne ramy dla rozliczeo projektów, kolejne zmiany wynikały z obserwacji funkcjonowania systemu w praktyce i prób znalezienia odpowiedzi na pojawiające się problemy. Jak działania te są oceniane przez ich odbiorców i do jakiego stopnia są adekwatne do ich potrzeb? Ogólna ocena tych zmian przez beneficjentów jest dobra, chociaż właściwie do każdego rozwiązania, które jest uproszczeniem, można znaleźd argumenty pokazujące jego złe strony. Tak jak możliwośd pobierania zaliczek jest uznawana za pozytywną zmianę, tak już problemy wiążące się z rozliczeniem tych środków, są ogromne i w przypadku nieprawidłowego wydatkowania, narażają beneficjentów na koniecznośd zapłaty odsetek. Najbardziej widocznym uproszczeniem było zmniejszenie liczby załączników przesyłanych razem z WOP. Jest to korzystne, bo oszczędza czas, ale może byd 96

97 postrzegane negatywnie, bo zwiększa ryzyko uznania pewnych wydatków za niekwalifikowalne, podczas kontroli, gdyż dopiero wtedy jest weryfikowana prawidłowośd tych dokumentów. Z drugiej strony działania IZ RPO WZ mające na celu zwiększenie bezpieczeostwa beneficjentów jak np. weryfikacja części zamówieo publicznych na etapie weryfikacji WOP, kiedy opiekunowie projektów proszą beneficjentów o przesyłanie wyjaśnieo lub oświadczeo pomocnych do uznania (lub nie) danego wydatku jako kwalifikowanego, spotyka się z zarzutem beneficjentów o nadmiar procedur biurokratycznych. Niekorzystną dla beneficjentów zmianą było wprowadzenie zasady, iż wartośd niewykorzystanej i zwróconej części zaliczki automatycznie pomniejsza kwotę dofinansowania, o jaką beneficjent może ubiegad się w formie zaliczki. 4.6 Podsumowanie Zdecydowana większośd respondentów zapoznała się z Instrukcją wypełniania wniosku o płatnośd. Dokument został uznany przez większośd respondentów badania zarówno za zrozumiały, jak i za użyteczny. Jednak dla znacznej części beneficjentów Instrukcja jest niezrozumiała i dla 25% nieużyteczna. Kluczową zmianą zapisów Instrukcji wypełniania wniosku o płatnośd było zmniejszenie liczby załączników, dostarczanych przez beneficjentów. Zastąpiły je oświadczenia o posiadaniu oryginałów dokumentów. Ocena tej zmiany jest różna. Pozytywną konsekwencją jest skrócenie czasu przygotowywania WOP, gdyż zniknęła koniecznośd kopiowania i opisywania wielu dokumentów. Jednak oznacza to, że weryfikacja dokumentów przeprowadzana jest podczas kontroli projektu, co może mied jednak negatywne konsekwencja dla beneficjentów, gdyż do momentu zatwierdzenia projektu przez zespół kontrolujący, nie ma pewności, co do kwalifikowalności wszystkich dotychczasowych wydatków. Z powodu konieczności częściowej weryfikacji zamówieo publicznych na etapie weryfikacji WOP, opiekunowie projektów proszą beneficjentów o przesyłanie wyjaśnieo lub oświadczeo pomocnych do uznania (lub nie) danego wydatku jako kwalifikowalnego. Pozytywnie oceniana jest szczegółowośd Instrukcji, większa niż w przypadku innych RPO, oraz obecnośd przykładów. Mimo wszystko, respondenci zwracali uwagę na potrzebę wzbogacenia dokumentu o większą liczbę przykładów z opisami sytuacji problematycznych.,,wytyczne dla Beneficjentów ubiegających się o przekazanie części przyznanego dofinansowania w formie zaliczki większośd respondentów ocenia jako zrozumiałe i użyteczne. Zwraca uwagę lepsza ocena zrozumiałości tych Wytycznych od Instrukcji wypełniania wniosku o płatnośd. 97

98 Podobnej wielkości grupa respondentów oceniła pozytywnie, co negatywnie dopasowanie systemu zaliczkowania do własnych potrzeb. Osoby, do których potrzeb zaliczka nie była dopasowana najczęściej zwracały uwagę na zbyt długi czas oczekiwania. Mniejsza grupa zwróciła uwagę na trudności w rozliczeniu oraz zbyt niską wartośd tej zaliczki. Niekorzystną dla beneficjentów zmianą było wprowadzenie zasady, iż wartośd niewykorzystanej i zwróconej części zaliczki automatycznie pomniejsza kwotę dofinansowania, o jaką beneficjent może ubiegad się w formie zaliczki. Na stronie internetowej RPO WZ, umieszczane są jedynie teksty zmienionych instrukcji czy wytycznych. Najczęściej nie ma ani dokumentu zawierającego wylistowanie zmian, a w samym tekście trudno jest znaleźd różnice, gdyż nie są w żaden sposób wyróżnione np. w trybie rejestruj zmiany. To sprawia, że beneficjenci są zmuszeni do dokładnego porównywania dwóch tekstów dokumentu. Opiekunowie odgrywają niezwykle istotną rolę w procesie weryfikacji wniosków o płatnośd, ponieważ od ich wiedzy, doświadczenia i podejścia do beneficjentów, zależy jakośd weryfikacji wniosków, co może mied wpływ na płynnośd finansową beneficjentów i przebieg realizacji projektu. Znikoma częśd beneficjentów nie kontaktuje się z opiekunami projektów w związku z wypełnianiem wniosku o płatnośd. Spośród tych, którzy się kontaktują, zdecydowana większośd oceniła uzyskane informacje jako użyteczne. Pozytywnie odbierana jest dostępnośd i wielośd możliwych dróg kontaktu: mail, telefon czy spotkanie. Problemem podniesionym przez beneficjentów i przedstawicieli firm doradczych są, pojawiające się czasem, rozbieżności w opiniach opiekunów. Wraz ze wzrostem doświadczenia pracowników Biura ds. Wniosków o Płatnośd zjawisko to występuje coraz rzadziej. Pozytywnie należy ocenid pisma wysyłane do beneficjentów przez opiekunów, przede wszystkim ze względu na szczegółowośd informacji nt. popełnionych błędów oraz często sugerowane sposoby poprawy. Pracownicy Wydziału Wdrażania RPO prowadzą szkolenia dla beneficjentów z zakresu poprawnego wypełniania wniosków o płatnośd i rozliczania projektów. Do kooca 2011r. przeprowadzono 42 szkolenia o ww. tematyce, z czego 7 odbyło się w Koszalinie, pozostałe w Szczecinie. Większośd respondentów dobrze oceniło jakośd merytoryczną szkoleo i uznało, że były użyteczne. Jako przyczyny braku udziału w spotkaniach, najczęściej podawano brak potrzeby oraz brak wiedzy o tym, że IZ RPO WZ organizuje szkolenia. 98

99 Wraz ze zmianą etapu wdrażania RPO WZ, a więc ze wzrostem doświadczenia wśród beneficjentów, należałoby wprowadzid zmiany w programie szkolenia przede wszystkim uwzględnid większą liczbę rzeczywistych przykładów. Najczęściej wymieniane przez respondentów badania ilościowego zagadnienia to: opisy dokumentów, najczęściej popełnianie błędy, wskaźniki produktu i rezultatu, więcej przykładów z rzeczywistych projektów. Biorąc pod uwagę problemy beneficjentów z rozliczaniem zaliczek, warto wprowadzid moduł temu poświęcony. Tematyka szkoleo, obecnie istotna i pomocna dla beneficjentów to prawo zamówieo publicznych. Te tematy szkoleniowe beneficjenci mogą poznad także podczas komercyjnych szkoleo. Natomiast temat szkoleniowy, który został zaproponowany przez beneficjentów i firmy doradcze, a o którym wiedzę może dostarczyd tylko IZ RPO WZ to kontrola projektu. Działania informacyjne odnośnie działao szkoleniowych były adekwatne: informacja była i jest umieszczana na stronie internetowej czasem opiekunowie powiadamiają beneficjentów. W przypadku niektórych szkoleo korzystano z internetowej wysyłki zaproszeo do osób, których adresy mailowe znajdują się w LSI. Informacje o szkoleniach są rozsyłane wraz z newsletterem. Warto rozważyd specjalne akcje informacyjne skierowane do nowych beneficjentów. Nie jest wdrożony w IZ RPO WZ monitoring jakości działao szkoleniowych. Warto byłoby wprowadzid obróbkę posiadanych materiałów (ankiet poszkoleniowych), by uzyskad krótkie podsumowania ocen dla każdego ze szkoleo. Umożliwiłoby to lepsze zarządzanie polityką szkoleniową, dostarczając wiedzy nt. oceny szkoleo, zmian w programie, potrzeb respondentów odnośnie tematów itp. Zwraca również uwagę brak materiałów szkoleniowych na stronie internetowej. Warto byłoby je umieścid i tym samym umożliwid korzystanie przez osoby niebiorące udziału w szkoleniu. Warto byłoby umieścid również formularz WOP na stronie internetowej RPO WZ. Instrukcja wypełniania wniosków o płatnośd w ramach RPO WZ nie odbiega, pod względem zrozumiałości, od Instrukcji stosowanych w innych programach. Wszystkie przeanalizowane instrukcje RPO oraz wybranych programów krajowych w wyczerpujący sposób odnoszą się do wszystkich sekcji formularza. W części przypadków w ramach jednego programu funkcjonują dwie instrukcje (osobna dla wniosków o płatnośd zaliczkową, albo też dla konkretnych osi lub Instytucji Pośredniczących). W kwestii języka oraz terminologii wszystkie instrukcje były zrozumiałe, aczkolwiek niektóre posiadały bardzo użyteczny słownik używanej terminologii. Zawieranie przykładów w Instrukcji okazało się praktyką niepowszechną, ale bardzo rekomendowaną. W kwestii objętości, Instrukcja w ramach RPO WZ nie odstępuje średniej zaobserwowanej w innych programach (ok. 25 stron). Instrukcja do wniosków o płatnośd, na 99

100 tle innych wyróżnia się, m.in. dołączeniem załączników do wniosku, co należy ocenid pozytywnie. Szkolenia w innych województwach dotyczące wniosków o płatnośd organizowane są z różną częstotliwością (od 0 do 10 na rok). W stosunku do innych szkoleo, spotkania dla Beneficjentów dotyczące kwestii rozliczania projektów, w większości RPO stanowią znikomy procent. Temat wniosków o płatnośd był traktowany jako jeden z wielu poruszanych tematów lub stanowił wyłączną merytoryczną zawartośd szkolenia. Najczęściej omawiano cały generator, ale pojawiały się również dobre praktyki dyskutowania nad najczęściej popełnianymi błędami. Szkolenia więcej niż jednodniowe stanowiły ogromną mniejszośd. Zauważonymi pozytywnymi rozwiązaniami w zakresie organizowania szkoleo są m.in.: dostępnośd programów przed szkoleniem, możliwośd zgłaszania pytao i uwag do agendy, umieszczanie ankiety on-line badającej zapotrzebowanie Beneficjentów, szkolenia wspomagane komputerowo. 100

101 V. BŁĘDY POPEŁNIANE PRZEZ BENEFICJENTÓW WE WNIOSKACH O PŁATNOŚD 5.1 Informacje wstępne nt. populacji i sposobów jej badania Wprowadzenie Niniejszy rozdział w przeważającej części będzie opierał się na danych będących wynikiem analizy wniosków o płatnośd (w tym list sprawdzających i pism wysyłanych do beneficjentów, informujących o popełnionych błędach) oraz wynikach ankiet internetowych/telefonicznych prowadzonych wśród beneficjentów RPO WZ. W celu udzielenia wiarygodnych odpowiedzi na pytania badawcze dotyczące skali korekt, najbardziej problematycznych sekcji wniosku o płatnośd, rodzaju popełnianych błędów i korelacji między typem podmiotu, rodzajem projektu a liczbą błędów analizie poddanych zostało 1815 wniosków 93 o płatnośd wraz z dokumentacją towarzyszącą. Wnioski te dotyczyły 317 realizowanych projektów co stanowi 35% ogółu projektów, w ramach, których składane były wnioski o płatnośd 94. W wybranej w sposób losowy próbie znalazły się projekty ze wszystkich działao i poddziałao, w których na dzieo dokonywania losowania były składane jakiekolwiek wnioski o płatnośd. Próbę z uwagi na jej liczebnośd należy uznad za w pełni reprezentatywną pozwalającą na dokonywanie uogólnieo na całą populację projektodawców. Wyniki ankiet prowadzonych wśród beneficjentów służyd będą udzieleniu odpowiedzi na pytania o wpływ określonych zmiennych niezależnych, niemożliwych do zbadania wyłącznie w drodze analizy wniosków (takich jak np. korzystanie z usług firmy doradczej) na liczbę korekt. Osiągnięty 50% zwrot z ankiet należy również uznad za w pełni reprezentatywny, gwarantujący wysoką wiarygodnośd otrzymanych wyników. Celem potwierdzenia lub zilustrowania określonych informacji o ilościowym charakterze prezentowane będą wypowiedzi osób, z którymi przeprowadzono wywiady indywidualne: pracowników Wydziału Wdrażania RPO, przedstawicieli firm doradczych oraz beneficjentów. 93 Pod pojęciem wniosku należy rozumied zarówno pierwszy wniosek za dany okres jak i korekty do tego wniosku. 94 Wg danych KSI SIMIK na dzieo r. w ramach RPO WZ wnioski o płatnośd składane były przez 892 projektodawców. 101

102 Jakie są obowiązki beneficjentów związane z rozliczaniem projektów? Z punktu widzenia beneficjenta cechą wspólną wszystkich programów operacyjnych jest koniecznośd rozliczenia projektu w drodze składania wniosków o płatnośd. Różnice dotyczą jedynie rodzaju i konstrukcji wniosków o płatnośd, częstości ich składania i szczegółowych wymogów związanych z rozliczeniem. W województwie zachodniopomorskim informacje nt. ciążących na beneficjentach obowiązkach związanych z rozliczeniem projektu zawarte są w kilku dokumentach, w szczególności w Podręczniku Realizacji RPO WZ, Instrukcji wypełniania wniosku o płatnośd, Wytycznych dotyczących rozliczania zaliczki oraz w samej umowie o dofinansowanie projektu zawieranej między beneficjentem a IZ RPO WZ. Beneficjenci mogą składad trzy rodzaje wniosków: o płatnośd zaliczkową, o płatnośd pośrednią (służący najczęściej refundacji poniesionych wydatków), o płatnośd koocową. W praktyce można wskazad jeszcze dwa rodzaje wniosków wyróżniane ze względu na funkcje jakie pełnią, mianowicie wniosek rozliczający zaliczkę, który w systemie może figurowad pod postacią trzech wyżej wymienionych wniosków oraz wniosek sprawozdawczy, zawierający wyłącznie informację o postępie rzeczowym w realizacji projektu, zaliczany do wniosków pośrednich. Zgodnie z zapisami Podręcznika Realizacji RPO WZ Beneficjenci zobligowani są do składania wniosków nie rzadziej niż raz na kwartał i nie częściej niż raz na miesiąc do 15 dnia miesiąca po zakooczeniu okresu, którego dotyczy. Wniosek zawierający tylko częśd sprawozdawczą- nie rzadziej niż raz na pół roku. Wniosek o płatnośd koocową 20 dni roboczych po zakooczeniu realizacji projektu (płatnośd koocowa). Informacje nt. objętej badaniem próby wniosków Spośród zanalizowanych 1815 wniosków gros stanowiły wnioski beneficjentów pierwszej osi priorytetowej: łącznie 753 wnioski. Wynika to z faktu, iż w pierwszej osi realizowana jest największa 102

103 liczba projektów. Dalej, jeżeli chodzi o liczebnośd, znalazły się wnioski z osi siódmej (315 wniosków) oraz z osi drugiej (255 wniosków). Najmniejsza liczba wniosków pochodziła z osi trzeciej. 95 Poniższy wykres przedstawia jak wyglądała struktura analizowanej próby wniosków o płatnośd w podziale na działania:. Wykres 10 Liczba analizowanych wniosków o płatnośd (w tym korekt do wniosków) w podziale na działania (N= 1815 dane liczbowe) Źródło: Opracowanie własne na podstawie analizy wniosków Wśród analizowanych wniosków dominowały wnioski składane przez przedsiębiorstwa (stanowiły 44% ogółu analizowanych wniosków) oraz wnioski składane przez jednostki samorządu terytorialnego (w tym wnioski z projektów realizowanych przez Województwo Zachodniopomorskie oraz wnioski tych jednostek organizacyjnych jst/jednostek budżetowych, których projekty były rozliczane przez właściwą jst). Dominacja tych dwóch typów podmiotów wynika z faktu, iż realizowały one zdecydowanie największą liczbę projektów. Pewna nadreprezentacja liczby wniosków jednostek samorządu terytorialnego w stosunku do liczby wniosków przedsiębiorstw, jeżeli odnieśd ją do rzeczywistej proporcji realizowanych przez te dwie grupy liczby projektów, wynika z faktu, iż jst składały w przeliczeniu na jeden projekt średnio większą liczbę wniosków o płatnośd niż firmy, jak 95 Dalsze wyniki badania będą prezentowane w odniesieniu do liczby analizowanych wniosków, a nie liczby projektów, których wnioski znalazły się w próbie. 103

104 również nieco większa była średnia liczba korekt do tych wniosków. Trzecią pod względem liczebności grupą były wnioski instytucji edukacyjnych: przede wszystkim szkół wyższych. Szczegółowy rozkład próby przedstawia poniższy wykres. Wykres 11 Udział określonego rodzaju podmiotów w badanej populacji (N= 317 dane procentowe) 6% 3% 3% 3% przedsiębiorstwo jst 44% instytucja edukacyjna 42% zoz inna instytucja publiczna inne (w tym instytucje kościelne i IOB) Źródło: Opracowanie własne na podstawie analizy wniosków W poniższych analizach uwzględniany będzie podział na 5 rodzajów wniosków: wniosek o płatnośd zaliczkową, wniosek o płatnośd pośrednią, wniosek koocowy oraz dwa wyróżnione ze względów funkcjonalnych wnioski: rozliczające zaliczkę oraz sprawozdawcze. Jeżeli chodzi o sposób klasyfikowania dwóch ostatnich rodzajów wniosków to przyjęto następujące podejście: wniosek rozliczający zaliczkę figurujący w systemie LSI jako wniosek pośredni lub wniosek koocowy dla celów niniejszych analiz klasyfikowany był każdorazowo do dwóch kategorii jednocześnie: kategorii wniosku rozliczającego zaliczkę oraz odpowiedniej kategorii zgodnej klasyfikacją w systemie LSI. W przypadku wniosków rozliczających zaliczkę będących wnioskami pośrednimi, zdecydowano się, z uwagi na częste występowanie takiej sytuacji i chęd uniknięcia zniekształcenia otrzymanych wyników na wyodrębnienie tej kategorii wniosków z wniosków pośrednich i klasyfikowanie jej wyłącznie jako wniosków rozliczających zaliczkę. Podobne podejście zastosowano w przypadku wniosków sprawozdawczych, które tworzą osobną kategorię i nie są wliczane do wniosków pośrednich. Tym samym pod pojęciem wniosków pośrednich należy rozumied wyłącznie wnioski refundacyjne. Poniższy wykres obrazuje jak wyglądała struktura próby w podziale na rodzaje wniosków branych pod uwagę w analizach. Suma liczebności wszystkich kolumn przekracza wartośd 1815 z uwagi na fakt 104

105 podwójnego klasyfikowania części wniosków rozliczających zaliczkę, jako wniosków zaliczkowych i koocowych. Wykres 12 Udział określonego rodzaju wniosków o płatnośd w ogóle wniosków o płatnośd (N= 1815 dane liczbowe, wartości nie sumują się do 1815 z uwagi na uwzględnianie wniosków rozliczających zaliczkę również wśród wniosków zaliczkowych i koocowych) zaliczkowa rozliczenie zaliczki pośrednie (bez rozliczających zaliczkę) sprawozdawcze koocowe Źródło: Opracowanie własne na podstawie analizy wniosków 5.2 Skala korekt Jaka jest skala korekt składanych przez Beneficjentów w ramach RPO WZ? Pierwszym zasadniczym pytaniem, na jakie należy udzielid odpowiedzi jest pytanie o salę korekt czyli odsetek wniosków o płatnośd zawierających błędy skutkujące skierowaniem wniosku do korekty. Przekazywane przez IZ RPO WZ informacje dotyczące skali korekt wskazywały, iż wnioski o płatnośd, które zostały zatwierdzone przez IZ RPO WZ w pierwszej, złożonej przez Beneficjentów wersji stanowią 1/3 ogółu złożonych wniosków. Analizy przeprowadzone przez Wykonawcę na próbie wniosków w pełni potwierdziły te dane. 32,3% wniosków stanowiły pierwsze wnioski składane przez beneficjentów, które były wnioskami bezbłędnymi (lub jedynymi błędami jakie zawierały były błędy nieistotne). 68% złożonych wniosków wymagało jednej lub większej liczby korekt. 105

106 Wykres 13 Udział w ogóle wniosków niewymagających korekty i wniosków kierowanych do korekty (N= 1815 dane procentowe) 32% 68% wnioski bez korekt wnioski z korektami Źródło: Opracowanie własne na podstawie analizy wniosków Zbadano również jak przedstawia się kwestia średniej liczby błędów we wniosku o płatnośd składanym przez beneficjenta. Biorąc pod uwagę wszystkie wnioski o płatnośd (w tym wnioski niezawierające błędów) średnia liczba sekcji zawierających błędy wyniosła 2,38 na wniosek. Analizując wyłącznie wnioski skierowane do korekty beneficjenci popełniali błędy średnio w 4,66 sekcjach co wskazuje zarówno na dośd duże trudności jakie sprawiało im wypełnienie wniosku o płatnośd jak i charakter tychże trudności, które z uwagi na fakt występowania w różnych sekcjach nie były jednego rodzaju. Dane zostały zilustrowane na poniższym wykresie. 106

107 Wykres 14 Średnia liczba sekcji zawierających błędy w ogóle wniosków i wśród wniosków kierowanych do korekty (N= 1815 dane liczbowe) 5 4,5 4 3,5 3 2,5 2 1,5 1 0,5 0 2,38 wszystkie wnioski 4,66 wnioski z błędami Źródło: Opracowanie własne na podstawie analizy wniosków Zaprezentowane powyżej dane dotyczą ogółu wniosków. Koniecznym było przeprowadzenie szeregu pogłębionych analiz celem zbadania zależności między faktem występowania korekt i skalą błędów a rodzajem wniosku o płatnośd składanym przez beneficjenta. Przedstawieniu tych wyników poświęcone zostaną następne strony raportu. Czy istnieją istotne różnice między wnioskami o płatnośd zaliczkową, koocową i pośrednią? Który z wniosków sprawia beneficjentom najwięcej problemów? Celem udzielenia odpowiedzi na powyższe pytanie w pierwszej kolejności zbadano czy odsetek wniosków z korektami jest zróżnicowany w zależności od typu wniosku. 107

108 Wykres 15 Odsetek wniosków kierowanych do pierwszej, drugiej, trzeciej i czwartej korekty w podziale na rodzaje wniosków o płatnośd (N= 1815 dane procentowe) 120% 100% 80% 100% 100% 100% 100% 100% 90% 80% 76% pierwsze wnioski 60% 55% wnioski będące pierwszą korektą 40% 20% 0% 14% 4% 1% 26% 25% 7% 5% 36% 6% 1% 30% 11% 3% drugą korektą trzecią korektą czwartą i więcej Źródło: Opracowanie własne na podstawie analizy wniosków Na powyższym wykresie granatowym kolorem, opatrzone wartością 100% zostały wnioski beneficjentów w pierwszej wersji. Pozostałe słupki przy każdym rodzaju wniosku o płatnośd wskazują jaki odsetek wniosków został skierowany odpowiednio do pierwszej, drugiej, trzeciej i czwartej korekty. Wartości procentowe za każdym razem były obliczane w odniesieniu do wartości 100% czyli ogółu pierwszych wniosków. Zasadniczym wnioskiem płynącym z analizy przeprowadzonej w rozbiciu na typy wniosków jest wniosek dotyczący znacznego zróżnicowania odsetka wniosków niepoprawnych w zależności od typu wniosku. Zdecydowanie najwięcej wniosków wymagających korekty jest wśród wniosków koocowych: średnio 9 na 10 złożonych wniosków zawiera błędy, wniosków rozliczających zaliczkę: jedynie co piąty wniosek jest poprawny oraz wniosków pośrednich: 76% wniosków kierowanych jest do korekty. Najmniej problematyczne dla beneficjentów, co nie stanowi zaskoczenia, są wnioski sprawozdawcze- nieco ponad 1/3 wymaga korekt oraz wnioski zaliczkowe- prawie połowa wniosków poprawnych. Warto również zauważyd, iż w przypadku trzech najbardziej problematycznych rodzajów wniosków średnio około 27% wymaga złożenia drugiej korekty. Bardzo niewielki odsetek wniosków wymaga 108

109 złożenia trzeciej korekty a sytuacja taka występuje najczęściej w przypadku wniosków o płatnośd koocową (11%). Poniższy wykres w przejrzysty sposób prezentuje odsetek wniosków składanych w pierwszej wersji, które nie wymagają korekt w podziale na rodzaje wniosków. Wykres 16 Odsetek wniosków niewymagających korekty w podziale na typy wniosków (N=1815 dane procentowe) 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 65% 45% 32% 32% 32% 32% 32% 23% 20% 10% odsetek pierwszych wniosków bez korekt średnia ogółem Źródło: Opracowanie własne na podstawie analizy wniosków Warto zauważyd, że na wysokośd odsetka wniosków niewymagających korekty (32,3%) w bardzo dużym stopniu wpływa wysoka poprawnośd wniosków sprawozdawczych. Po odliczeniu tych wniosków, które zawierają jedynie informacje o postępach rzeczowych w realizacji projektu, odsetek wniosków niewymagających korekty obniża się do 24,3%. Dodatkowe analizy wykazały, iż typy wniosków w przypadku, których odsetek wniosków wymagających korekty był największy (czyli wniosek rozliczający zaliczkę i wniosek koocowy) są równocześnie wnioskami, w których beneficjenci popełniają największą liczbę błędów. Biorąc pod uwagę wszystkie wnioski (poprawne i niepoprawne) we wnioskach tych średnia liczba sekcji, w których popełniono błędy wyniosła odpowiednio 2,94 i 3,28. Biorąc pod uwagę tylko wnioski, do których były korekty beneficjenci popełniali błędy średnio w 5,21 sekcji w przypadku wniosku rozliczającego zaliczkę i 5,09 sekcji w przypadku wniosku koocowego. Najmniejszą liczbę błędów popełniano w przypadku wniosków sprawozdawczych. Szczegółowe dane przedstawia poniższy wykres. 109

110 Wykres 17 Średnia liczba sekcji z błędami w ogóle wniosków i w grupie wniosków wymagających korekty w podziale na typy wniosków (N= 1815 dane liczbowe) ,85 4,56 2,94 5,21 2,57 4,79 1,12 4,22 3,28 5,09 średnia liczba sekcji z błędami (wszystkie wnioski) średnia liczba sekcji z błędami (tylko wnioski z korektami) Źródło: Opracowanie własne na podstawie analizy wniosków 5.3 Skala korekt w innych Programach Operacyjnych W ramach badania benchmarkingowego zbadano jaka jest skala korekt składanych przez Beneficjentów w ramach innych programów regionalnych i krajowych oraz jaki typ beneficjentów najczęściej składa wnioski o płatnośd wymagające korekty? Badanie tego zagadnienia opierało się w przeważającej mierze na podstawie zrealizowanych wywiadów z przedstawicielami/kierownikami komórek organizacyjnych zajmujących się weryfikacją wniosków o płatnośd. Nie były to bowiem informacje ogólnodostępne. Z tego względu wybrano 7 RPO oraz 10 Działao w ramach programów takich jak PO IG oraz POIiŚ, najbardziej odpowiadających rodzajowi osi realizowanych w ramach RPO. W wypowiedziach osób reprezentujących komórki weryfikujące wnioski o płatnośd najczęściej pojawiały się wypowiedzi, że większośd (80%), a czasem praktycznie wszystkie wnioski wymagają poprawy. Wśród rozmówców tylko dwie wypowiedzi wskazywały mniejszy procent wniosków niepoprawnych (30%- RPO Województwa Świętokrzyskiego i 50%- Śląskie Centrum Przedsiębiorczości w ramach RPO Województwa Śląskiego). Jeśli chodzi o liczbę korekt, jaką składają Beneficjenci do uzyskania pozytywnej opinii po ocenie wniosku, to najczęściej wystarcza 1-2 wersje wniosku. Jednak istnieją instytucje, w których częśd Beneficjentów składa aż 15 poprawek, chociaż jest to znakomita mniejszośd. Porównując Instytucje Zarządzające Regionalnymi Programami Operacyjnymi i Wdrażającymi programy krajowe, to nie zarysowuje się w tym zakresie znacząca różnica. 110

111 W celu sprawdzenia, czy skala korekt była dla Instytucji Zarządzających poszczególnymi programami poważnym problemem, przeanalizowano dostępne sprawozdania z realizacji programów za 2010 r. Analiza desk research wykazała, iż w niektórych RPO, błędy popełniane przez Beneficjentów były na tyle poważne, że umieszczono je w katalogu największych problemów we wdrażaniu RPO. Taka sytuacja miała miejsce m.in. w ramach RPO: Województwa Lubelskiego (w okresie sprawozdawczym jednym z głównych problemów występujących przy wdrażaniu RPO WL były błędy popełniane przez Beneficjentów podczas wypełniania wniosków o płatnośd (ponad 90% wniosków o płatnośd wymagała korekt). Składanie korekt wniosków o płatnośd wydłużało okres weryfikacji wniosków, występowały przez to opóźnienia w wypłacaniu środków. Wpływ na to miała między innymi niestabilnośd personelu obsługi projektów ze strony Beneficjentów. Ponadto Beneficjenci dokonywali przesunięd w harmonogramach opóźniając realizację projektów (80% Beneficjentów opóźniało realizację 96 ). Województwa Lubuskiego (występowały również problemy z rozliczeniami wniosków o płatnośd. Nie były przestrzegane zasady dotyczące rozliczania przez Beneficjentów zaliczek związane z nieprzestrzeganie przekraczaniem przez Beneficjentów terminu trzech miesięcy na rozliczenie otrzymanej zaliczki 97 ). Województwa Opolskiego: na etapie wdrażania projektów wystąpiły nieznaczne opóźnienia w realizacji Programu związane z pojawiającymi się błędami we wnioskach o płatnośd i koniecznością dokonywania korekt wniosków, co opóźniało rozliczenia poszczególnych projektów 98. Przeanalizowano również Sprawozdania z wdrażania programów krajowych (PO KL, PO IG, PO RPW oraz PO IiŚ). Problem błędów w wypełnianych wnioskach o płatnośd został zakwalifikowany jako poważny w Sprawozdaniu rocznym za 2010 rok z wdrażania PO IiŚ 99. W innych programach krajowych analizowanych w ramach badania nie zidentyfikowano tego typu problemów w sprawozdaniach. Podczas wywiadów z kierownikami komórek weryfikujących wniosków o płatnośd, poruszono również kwestię wiążącą się z korektami, a mianowicie typy wniosków, które Beneficjentom innych programów sprawiają największe problemy. Wśród przedstawicieli komórek odpowiedzialnych za weryfikację wniosków o płatnośd nie było jednomyślności w zakresie typowania wniosku przysparzającego Beneficjentom najwięcej trudności. Zdania były tu podzielone, chod nieznacznie 96 Sprawozdanie z wdrażania RPO Województwa Lubelskiego za rok 2010, s Sprawozdanie z wdrażania RPO Województwa Lubuskiego za rok 2010, s Sprawozdanie z wdrażania RPO Województwa Lubuskiego za rok 2010, s Sprawozdanie z wdrażania PO IiŚ za rok 2010, s

112 więcej osób wskazało płatnośd pośrednią (szczególnie zaznaczając wniosek rozliczający zaliczkę z jednoczesnym wnioskowaniem o kolejną). Częśd osób nie potrafiąc wskazad najtrudniejszego wniosku zaznaczała, że najprostszym jest zaliczkowy, ponieważ nie ma tam zazwyczaj wymogu załączania żadnych dokumentów. Kilka osób podkreślało, że wnioski z biegiem czasu stają się coraz bardziej poprawne, co należy wiązad z nabyciem doświadczenia przez Beneficjentów. Zdaniem większości rozmówców typ beneficjenta oraz rodzaj projektu przez niego realizowanego nie ma dominującego znaczenia na kwestię poprawności rozliczenia projektu. Wskazywano na indywidulane kompetencje osoby rozliczającej wniosek. Trzy osoby jednak zauważyły, iż organizacje pozarządowe, wspólnoty mieszkaniowe oraz jednostki ochrony zdrowia mają czasem większe problemy. Jeśli chodzi o rodzaje realizowanych projektów, to jako problemowe wskazywano projekty budowlane (duża liczba faktur, podwykonawcy), rewitalizacyjne, promocyjne oraz tzw. miękkie, gdzie trudnością jest rozliczenie kosztów osobowych. Jedna osoba zauważyła, że projekty przeprowadzane w partnerstwie lub realizowane przez mniej doświadczonych Beneficjentów czasem charakteryzują się większą liczbą korekt. 5.4 Zależności między jakością składanych wniosków a charakterystyką beneficjenta Czym charakteryzują się Beneficjenci, którzy mają problemy z poprawnym rozliczeniem projektów? W ramach niniejszego badania pod uwagę wzięto również kwestię ewentualnych zależności między liczbą korekt, a określonymi cechami różnicującymi beneficjentów. Za cechy takie uznano: typ podmiotu, rodzaj realizowanego projektu (infrastrukturalny/miękki), działanie w ramach, którego realizowany był projekt, realizowanie projektu w partnerstwie, korzystanie z usług firmy zewnętrznej przy rozliczaniu projektu, posiadanie osobnej komórki organizacyjnej zajmującej się rozliczaniem projektu, wcześniejszą realizację projektów finansowanych ze środków unijnych oraz uczestnictwo w organizowanych przez IZ RPO WZ szkoleniach dotyczących rozliczania projektów. W pierwszej kolejności, opierając się na analizie wniosków zbadano czy jakiś typ beneficjenta wyróżniony ze względu na formę prawną (przedsiębiorstwo, jst, instytucja edukacyjna, zakład opieki zdrowotnej) jest bardziej skuteczny w składaniu wniosków niewymagających korekty niż pozostałe typy beneficjentów. Poniższy wykres przedstawia wyniki przeprowadzonych analiz. 112

113 Wykres 18 Odsetek wniosków bez korekt według formy prawnej beneficjenta (N= 1815 dane procentowe) 70% 60% 57% 50% 40% 30% 33% 31% 29% 27% 35% 20% 10% 0% Źródło: Opracowanie własne na podstawie analizy wniosków Nie zidentyfikowano istotnej zależności między typem beneficjenta a odsetkiem pierwszych wniosków bez korekt. W przypadku pięciu z sześciu podstawowych grup oscyluje on wokół 30%. Nieco niższy jest w przypadku zakładów opieki zdrowotnej co może wynikad z większego stopnia skomplikowania projektów realizowanych przez te jednostki a tym samym większych problemów z ich rozliczeniem. Dane wskazują na wysoki odsetek poprawnych wniosków w grupie beneficjentów zaliczanych do innych instytucji publicznych, jednak z uwagi na małą liczbę podmiotów kwalifikowanych do tej grupy (10) uzyskany wynik trudno porównywad z pozostałymi typami beneficjentów. Jeżeli chodzi o średnią liczbę korekt przypadających na wniosek to dostrzegalna jest pewna różnica między wnioskami jednostek samorządu terytorialnego a wnioskami przedsiębiorstw. Wnioski tej pierwszej grupy zawierają średnio mniej błędów niż wnioski podmiotów prywatnych (2,17 błędu w porównaniu do 2,63 jeżeli weźmie się pod uwagę wszystkie wnioski i 4,36 do 5,36 dla wniosków z błędami). 113

114 Wykres 19 Średnia liczba sekcji z błędami (w ogóle wniosków i wśród wniosków kierowanych do korekty) w podziale na formę prawną beneficjenta (N=1815 dane procentowe) ,63 5,36 4,36 2,17 2,36 4,7 2,65 5,05 1,44 4,6 4,3 2,12 wszystkie wnioski tylko wnioski z błędami 0 średnia dla wszystkich działao średnia dla wszystkich działao (wnioski błędne) Źródło: Opracowanie własne na podstawie analizy wniosków Co ciekawe zarówno w przypadku przedsiębiorców jak i jst (z uwagi na duże liczebności tylko te dwie grupy wzięto pod uwagę) najbardziej problematyczne są te same sekcje wniosku. Na poniższym wykresie przedstawiono 7 sekcji, które sprawiały problemy przynajmniej ¼ beneficjentów. Sekcje zostały uporządkowane od najbardziej do najmniej problematycznej. Mimo pewnych różnic procentowych wynikających z faktu, iż przedsiębiorcy popełniali błędy średnio w większej liczbie sekcji niż jst uporządkowanie sekcji dla obu tych grup jest identyczne. 114

115 Wykres 20 Odsetek błędów w danej sekcji z uwzględnieniem formy prawnej podmiotu (N=1815 dane procentowe) 80,00% 70,00% 60,00% 50,00% 40,00% 30,00% 70,08% 63,10% 55,30% 50,60% 46,70% 45,50% 37,60% 37,60% 35,10% 34,60% 36,10% 32,80% 28,50% 27% 20,00% 10,00% 0,00% B1 E1 A2 H1 G2 C4 G1 przedsiębiorstwa jst Źródło: Opracowanie własne na podstawie analizy wniosków Czy występują znaczące różnice w zakresie działao w ramach, których rozliczane są projekty w zakresie weryfikacji wniosków o płatnośd? Nieco większe różnice, jeżeli chodzi o odsetek bezbłędnych wniosków składanych po raz pierwszy zauważono analizując kwestię w podziale na działania RPO WZ. Za miarodajne ze względu na dokonywane porównania można uznad jedynie wartości procentowe z działao 1.1, 1.3, 2.1, 5.2, 6.1, 7.1 oraz 7.3 czyli tych działao gdzie liczba beneficjentów, których wnioski o płatnośd analizowano wynosiła minimum 10. Biorąc pod uwagę wyłącznie ww. działania najczęściej bezbłędne wnioski składali beneficjenci realizujący projekty w działaniu 2.1 (39%) natomiast najrzadziej beneficjenci z działania 5.2 i 6.1 (23%). 115

116 Wykres 21 Odsetek bezbłędnych wniosków w podziale na działania RPO WZ (N=1815 dane procentowe) 70% 60% 62% 50% 40% 30% 31% 36% 32% 39% 50% 22% 30% 23% 44% 23% 28% 50% 32% 20% 13% 10% 0% Źródło: Opracowanie własne na podstawie analizy wniosków Beneficjenci działania 2.1 popełniali również średnio najmniej błędów we wnioskach o płatnośd. W przypadku wniosków skierowanych do korekty błędy zawierały średnio mniej niż 4 sekcje (3,81). Najwięcej błędów popełniali beneficjenci działao 1.1 i 1.3 (w okolicach pięciu na wniosek) co jest spójne z prezentowanymi wcześniej danymi wskazującymi na większą średnią liczbę błędów w grupie beneficjentów będących przedsiębiorcami niż w pozostałych grupach, a szczególnie jednostkach samorządu terytorialnego. 116

117 Wykres 22 Średnia liczba sekcji z błędami (w ogóle wniosków i wśród wniosków kierowanych do korekty) w podziale na działania RPO WZ ,34 4,95 3,75 3,81 2,84 2,68 1,82 1,69 4,07 2,8 2,4 1,27 4,89 4,91 4,71 4,85 4,77 4,36 4,35 3,93 3,25 2,32 2,45 2,56 2,54 2,29 2,09 1,89 1,66 1, wszystkie wnioski wnioski z błędami Źródło: Opracowanie własne na podstawie analizy wniosków Czy występowanie problemów z poprawnym rozliczeniem projektów jest w jakikolwiek sposób skorelowane z typem projektów (infrastrukturalne, miękkie)? Na liczbę popełnianych błędów we wniosku o płatnośd wpływu nie ma rodzaj realizowanego przez beneficjenta projektu. Różnice zaprezentowane na poniższym wykresie nie są istotne statystycznie. Dodatkowo należy brad pod uwagę, iż w analizowanej próbie było jedynie kilkanaście projektów miękkich w porównaniu do kilkuset infrastrukturalnych. 117

118 Wykres 23 Średnia liczba sekcji z błędami (w ogóle składanych wniosków i wśród wniosków kierowanych do korekty) w podziale na typ realizowanego projektu (N=1815 dane procentowe) ,64 4, ,36 2,61 0 wszystkie wnioski wnioski z błędami Infrastrukturalny miękki Źródło: Opracowanie własne na podstawie analizy wniosków Czy liczba popełnianych błędów jest w jakimkolwiek stopniu skorelowana z realizowaniem projektu w partnerstwie? Nie stwierdzono by średnia liczba błędów zależała od realizacji projektu w partnerstwie. Spośród ankietowanych beneficjentów co dziesiąty realizował projekt właśnie w ten sposób. W tej grupie liczebności podmiotów składających wnioski bezbłędne, wnioski wymagające jednej i wnioski wymagające dwóch korekt były bardzo zbliżone i oscylowały wokół 30%. W przypadku podmiotów samodzielnie realizujących projekt ponad połowę stanowili beneficjenci, których wniosek wymagał jednej korekty. Zauważyd można, że nieco częściej podmiotom realizującym projekt w partnerstwie udawało się złożyd wniosek pozbawiony błędów (26% w porównaniu do 16%). Szczegółowe dane przedstawia poniższy wykres. 118

119 Wykres 24 Zależnośd między średnią liczbą korekt do wniosku a realizowaniem projektu w partnerstwie (N=372 dane procentowe) 60% 53% 50% 40% 30% 20% 32% 32% 26% 21% 16% 10% 0% 5% 5% 5% 2% 0% 0% 2% 0% 1% 0% 0% 1% realizacja projektu w partnerstwie samodzielna realizacja projektu Źródło: Opracowanie własne na podstawie ankiet CAWI/CATI Czy beneficjenci popełniający błędy we wnioskach o płatnośd korzystają z usług firm zewnętrznych przy ich wypełnianiu? Bardzo zauważalnym i wręcz powszechnym zjawiskiem charakterystycznym nie tylko dla RPO WZ, ale dla Programów Operacyjnych w ogóle jest korzystanie przez beneficjentów z usług firm doradczych na etapie rozliczania projektu i składania wniosków o płatnośd. Największe firmy doradcze z terenu województwa zachodniopomorskiego obsługują w zakresie rozliczania nawet po kilkudziesięciu beneficjentów RPO WZ. Wśród ankietowanych podmiotów 57% wskazało, iż współpracuje z firmami zewnętrznymi przy rozliczaniu projektów przy czym aż 47% ogółu wszystkie kwestie związane z rozliczeniem zleca na zewnątrz. Szczegółowe dane przedstawia poniższy wykres. 119

120 Wykres 25 Korzystanie z usług zewnętrznych firm na etapie rozliczania projektu (N=372- dane procentowe) tak, wszystkie kwestie związane z rozliczaniem projektu 43% 47% tak, niektóre kwestie zw. z rozliczaniem projektu 10% nie Źródło: opracowanie własne na podstawie badania CAWI/CATI Beneficjenci zazwyczaj wskazywali więcej niż jeden powód korzystania z zewnętrznego wsparcia doradczego dotyczącego rozliczania projektu. Najczęściej, w 87% przypadków współpraca z firmą zewnętrzną miała charakter stały i dotyczyła kwestii księgowych co skutkowało rozciągnięciem współpracy na księgowośd związaną z realizowanym projektem. Pozostałe odpowiedzi oscylujące wokół 50% wskazywały na brak odpowiednich zasobów kadrowych, zbyt dużą liczbę innych obowiązków oraz wysoki stopieo skomplikowania rozliczenia projektu unijnego. 120

121 Wykres 26 Powody korzystania z usług firm zewnętrznych na etapie rozliczania projektu (N= 209) 90% 87% 80% 70% 60% 50% 51% 46% 49% 40% 30% 20% 10% 3% 0% brak osoby/zespołu do rozliczania projektów unijnych zbyt dużo innych obowiązków stałe korzystanie z usług firm zew. w kwestiach księgowych wysoki stopieo trudności rozliczania projektów unijnych inne Źródło: opracowanie własne na podstawie badania CAWI/CATI Również informacje uzyskane w trakcie rozmów z przedstawicielami firm doradczych potwierdziły, iż rozliczenie projektu jest dla beneficjentów zbyt czasochłonne i skomplikowane stąd decydują się na powierzenie tego obowiązku profesjonalistom. Czy korzystanie z usług firm zewnętrznych ma wpływ na jakośd wniosku? W kontekście dużego odsetka projektów rozliczanych przez firmy zewnętrzne niezwykle istotnym było zbadanie do jakiego stopnia poprawnośd złożenia wniosku zależy od tego czy wniosek ten jest przygotowywany przez podmiot gospodarczy specjalizujący się w tego typu działalności czy jest przygotowywany samodzielnie przez beneficjenta. Poniższy wykres wskazuje, iż nie ma istotnych różnic między jakością wniosków o płatnośd składanych przez firmy doradcze a wniosków tych beneficjentów, którzy nie korzystają z zewnętrznego wsparcia. Nieco częściej (w 26%) przypadków firmy doradcze składały wnioski niewymagające korekt- dla porównania u beneficjentów samodzielnie rozliczających projekt odsetek ten wyniósł 17%. Identyczny w przypadku obu grup był odsetek wniosków wymagających jednej korekty (52%) i odsetek wniosków wymagających dwóch korekt (22%). Najczęściej koniecznośd korygowania wniosku więcej niż dwukrotnie wystąpiła wśród podmiotów, które tylko częśd kwestii związanych z rozliczaniem zlecała firmie zewnętrznej. 121

122 Wykres 27 Zależnośd między korzystaniem z usług firmy zewnętrznej na etapie rozliczania projektu a średnią liczbą korekt (N= 197 -dane procentowe) 60% 50% 52% 52% 40% 44% 30% 20% 10% 0% 26% 17% 18% 22% 21% 23% 9% 9% 5% 1% 1% 1% 1% tak, wszystkie kwestie zw. z rozliczaniem projektu zlecane są firmie 7 9 zewnętrznej tak, niektóre kwestie zw. z rozliczeniem projektu zlecane są firmie zewnętrznej Źródło: opracowanie własne na podstawie badania CAWI/CATI Wywiady z pracownikami IZ RPO WZ potwierdzały brak istotnej korelacji między jakością wniosku a faktem jego przygotowywania przez firmę doradczą. Osoby weryfikujące wnioski wskazywały jednak, iż wśród wniosków o płatnośd sporządzanych przez wyspecjalizowane podmioty dostrzegalne jest zjawisko systematycznej poprawy jakości tychże wniosków (co nie musi znajdowad odzwierciedlenia w liczbie korekt natomiast może mied wyraz w mniejszej średniej liczbie błędów w danym wniosku). Tendencja nie powinna dziwid, ponieważ zetknięcie z systemem wniosków o płatnośd w przypadku firm doradczych nie jest jednorazowe i z każdym wypełnionym wnioskiem pracownicy tychże firm zdobywają coraz większe doświadczenie pozwalające im na minimalizowanie liczby błędów popełnianych w kolejnych wnioskach. 122

123 Czy istnieje zależnośd między jakością wniosku a posiadaniem komórki/stanowiska zajmujących się rozliczaniem projektów? Wśród ankietowanych beneficjentów 24% posiadało osobną komórkę organizacyjną/stanowisko zajmujące się rozliczaniem projektów unijnych. Można zakładad, iż komórkę/ takie stanowisko najczęściej posiadały te podmioty, które jednocześnie realizowały kilka projektów współfinansowanych z RPO WZ lub, których projekty były dużymi projektami infrastrukturalnymi. Najczęściej taka sytuacja dotyczyła podmiotów ze sfery publicznej, w szczególności jednostek samorządu terytorialnego. Wykonany test statystyczny 100 polegający na porównaniu różnicy między średnią liczbą korekt na wniosek o płatnośd między podmiotami posiadającymi osobną komórkę organizacyjną/stanowisko a podmiotami nie posiadającymi tego typu komórki/stanowiska nie wykazał istotnej statystycznie różnicy między dwiema grupami podmiotów w zakresie jakości składanych wniosków. Czy istnieje zależnośd między jakością wniosku a realizacją innych projektów współfinansowanych ze środków unijnych? Stosując identyczny test polegający na porównaniu różnicy między średnią liczbą korekt stwierdzono, iż istnieje statystycznie istotna różnica w jakości składanych wniosków o płatnośd między podmiotami, które wcześniej nie realizowały projektów że środków unijnych a podmiotami, które mają doświadczenie w tego typu projektach. Średnia liczba korekt w przypadku drugiego typu podmiotów wyniosła 1,17 przy średniej w wysokości 1,78 dla podmiotów nie realizujących wcześniej projektów ze środków unijnych. Poniższe histogramy wygenerowane w programie SPSS pokazują rozkład wartości w poszczególnych grupach ilustrujący różnice między średnimi- pierwszy histogram wskazuje na średnią liczbę korekt w grupie podmiotów z wcześniejszym doświadczeniem w realizacji innych projektów unijnych, drugi zawiera dane dla podmiotów bez tego doświadczenia. 100 Test Manna-Whitneya. 123

124 Średnia liczba korekt Średnia liczba korekt Czy istnieje zależnośd między jakością wniosku a uczestnictwem w szkoleniach? Jak wspominano we wcześniejszej części raportu szkolenia dotyczące wypełniania wniosków o płatnośd cieszyły się dużym zainteresowaniem. Dane ankietowe potwierdziły opinie pracowników IZ RPO WZ- 64% badanych skorzystało z tej formy zdobycia wiedzy nt. prawidłowego rozliczania projektów. Postanowiono zbadad do jakiego stopnia fakt uczestnictwa w szkoleniu miał wpływ na jakośd składanego przez beneficjenta wniosku o płatnośd. Wykonano podobny jak w przypadku dwóch poprzednich zagadnieo test, który polegał na porównaniu średniej liczby korekt w przeliczeniu na wniosek o płatnośd między grupą podmiotów uczestniczących w szkoleniu a grupą podmiotów, która w szkoleniu nie brała udziału. Aczkolwiek średnie między obu grupami różniły się między sobą : wśród uczestników szkolenia średnia liczba korekt na wniosek wyniosła 1,24, wśród pozostałej grupy- 1,64 tak przeprowadzony test nie wykazał by te różnice były istotne statystycznie. Można w związku z powyższym stwierdzid, iż uczestnictwo w szkoleniu nie ma istotnego wpływu na prawdopodobieostwo konieczności składania przez beneficjenta korekty do wniosku. Można jednak zakładad, iż błędy popełniane przez uczestników szkolenia będą w mniejszym stopniu dotyczyły kwestii podstawowych, omawianych szczegółowo na szkoleniu jak również można liczyd, iż średnia liczba błędów przypadająca na wniosek będzie mniejsza niż w przypadku osób w szkoleniu niebiorących udziału. 124

125 5.5 Rodzaje błędów popełnianych przez beneficjentów we wnioskach o płatnośd Jakiej części formularza wniosku o płatnośd dotyczą błędy? Kolejne analizy skupiały się na identyfikacji sekcji wniosków sprawiających beneficjentom największe trudności. Zdecydowanie najbardziej problematyczne okazały się byd sekcje B1: Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków objętych wnioskiem oraz E1: Postęp rzeczowo finansowy realizacji projektu. W przypadku sekcji B1 błędy w tej sekcji pojawiły się w 67% wniosków skierowanych do korekty. W przypadku sekcji E1 odsetek ten wyniósł 54%. Następnymi w kolejności sekcjami, w których beneficjenci popełniali błędy były sekcje: H1: załączniki- 42%, A2: dofinansowanie i typ płatności- 41%, G2: harmonogram składania wniosków o płatnośd na kolejne kwartały-35% oraz C4: dokumenty potwierdzające poniesione wydatki (faktury)- 34%. Szczegółowe dane dla wszystkich sekcji przedstawia poniższy wykres. Wykres 28 Odsetek wniosków z błędami w danej sekcji wśród wniosków kierowanych do korekty (N= 1815 dane procentowe) 80% 70% 67% 60% 54% 50% 40% 41% 34% 35% 42% 30% 20% 10% 0% 27% 22% 21% 24% 18% 15% 14% 10% 6% 6% 4% 2% 3% 5% 0% 0% 0% A1 A2 A3 B1 C1 C2 C3 C4 C5 C6 D1 D2 E1 E2 E3 F1 F2 F3 G1 G2 G3 H1 H2 Źródło: Opracowanie własne na podstawie analizy wniosków 125

126 Jeżeli chodzi o podstawowe błędy beneficjentów w podziale na sekcje wniosku to wyglądały one następująco: Tabela 2 Rodzaje popełnianych błędów w podziale na sekcje wniosku Sekcja wniosku A1 A2 B1 C1 C2 C3 C4 C5 D1 Rodzaj błędu błędy literowe/interpunkcyjne w nazwie projektu (w przeszłości błędy w numerze projektu) błędy w numerze umowy o dofinansowanie błędy w całkowitej kwocie wydatków objętych wnioskiem oraz kwocie wydatków kwalifikowanych kwota niezgodna z kwotą we wniosku aplikacyjnym błędy literowe w nazwie beneficjenta błędnie wskazany numer rachunku bankowego kwoty niespójne z kwotami podsumowania sekcji B1 kwoty niespójne z kwotami na fakturach błędne numery dokumentów daty niespójne z datami na fakturach (data wystawienia i data zapłaty) uwzględnione dokumenty zbędne błędnie wypełniona rubryka dowód zapłaty brak oświadczenia w przypadku dokonywania płatności z rachunku innego niż wskazany w umowie o dofinansowanie nazwa towaru niezgodna z opisem faktury nazwy i kolejnośd zadao niezgodne z wnioskiem aplikacyjnym nazwy wydatków, kwoty i kolejnośd niezgodne z wnioskiem aplikacyjnym brak wypełnienia komórki, Data błędna lub niezgodna z datą w polu:,,wniosek za okres do brak spójności sekcji z sekcją B1 kolejnośd wydatków niezgodna z wnioskiem aplikacyjnym brak aktualnego harmonogramu rzeczowo-finansowego przesunięcia powyżej 15% wartości poniesionego wydatku w polu rodzaj dochodu nie wpisano,,nie dotyczy i kwoty 0,00 brak dokumentu określającego wysokośd oprocentowania na koncie Zagadnienie n 126

127 zaliczkowym brak danych lub błędnie wpisane wydatki poniesione od początku realizacji projektu E1 błędne wyliczenie kwoty ogółem zadania rozpisane niezgodnie z sekcją E 1.1. wniosku aplikacyjnego. kolejnośd wskaźników niezgodna z wnioskiem aplikacyjnym F1 błędne wypełnienie wartości docelowych, wartości niezgodne z wartościami we wniosku aplikacyjnym kolejnośd wskaźników niezgodna z wnioskiem aplikacyjnym błędne wypełnienie wartości docelowych, wartości niezgodne z wartościami we F2 wniosku aplikacyjnym brak oświadczenia o osiągnięciu wskaźnika rezultatu liczba utworzonych miejsc pracy w tym kobiet F3 brak informacji nt. zaistniałych problemów w trakcie realizacji projektu błędne wartości- przekroczenie całkowitej kwoty wydatków kwalifikowalnych G1 wypełniane pól na najbliższe cztery a nie osiem kwartałów (w przeszłości) błędne wartości- przekroczenie kwoty dofinansowania, kwoty niespójne z sekcją G2 G1 wypełniane pól na najbliższe cztery a nie osiem kwartałów (w przeszłości) H1 wymienienie zbyt wielu lub zbyt małej liczby załączników H2 brak wszystkich wymaganych informacji Źródło: Opracowanie własne na podstawie analizy wniosków kcja Oprócz identyfikacji sekcji sprawiających beneficjentom największe problemy Wykonawca opracował również katalog podstawowych typów błędów popełnianych we wnioskach o płatnośd. W katalogu znalazły się następujące błędy: brak załącznika (w tym brak wymaganego każdorazowo oświadczenia) nieprawidłowe wartości we wniosku bądź fakturach, opisy faktur/błędy w fakturach (za wyjątkiem błędów w wartościach i promocji), koniecznośd złożenia oświadczenia/wyjaśnienia/noty korygującej, błędy w innych niż faktury załącznikach (za wyjątkiem promocji), promocja, czyli wszelkie kwestie związane z odpowiednim oznakowaniem dokumentów: informacja o współfinansowaniu, odpowiednie logotypy, PZP- brak lub nieprawidłowe wskazanie artykułu PZP, brak czytelności dokumentów. Dodatkowo odnotowywano jakiekolwiek błędy popełnione w każdym, niezależnie od rodzaju, załączniku do wniosku o płatnośd (kategoria- załączniki). 127

128 Poniżej zaprezentowano jak często dany rodzaj błędu występował w ogóle wniosków z błędami. Wykres 29 Odsetek popełnianych błędów rodzajowych w ogóle wniosków wymagających korekty (N= 1815 dane procentowe) 80% 70% 60% 71% 58% 50% 40% 30% 43% 39% 38% 32% 29% 20% 10% 7% 6% 0% Źródło: Opracowanie własne na podstawie analizy wniosków Dominowały błędy polegające na wpisaniu nieprawidłowych wartości we wniosku o płatnośd bądź nieprawidłowych wartości na fakturze. Błędy tego rodzaju pojawiły się w 58% wniosków skierowanych do korekty. Ze zbliżoną częstotliwością pojawiały się błędy w fakturach polegające przede wszystkim na ich nieprawidłowym opisie (43%) jak i błędy w innych załącznikach (38%). Bardzo często (w 39% przypadków) beneficjent proszony był o złożenie dodatkowego oświadczenia, wyjaśnienia pewnej kwestii lub złożenia noty korygującej. Najczęściej tego typu błędy były pokłosiem błędów w załączonych do wniosku fakturach. Do kategorii błędów w załącznikach zaliczany był również brak załącznika, który dotyczył 1/3 składanych wniosków. W niemal 30% przypadków niezgodnie z zasadami promocji opisano załączniki do wniosku. Dokonano również szczegółowej analizy, na czym konkretnie polegały błędy w załącznikach do wniosków o płatnośd. 128

129 Błędy dotyczące wszystkich załączników opis dokumentów sporządzony niezgodnie z instrukcją wypełniania wniosku beneficjenta o płatnośd (w tym brak lub błędne wskazanie numeru umowy o dofinansowanie, brak adnotacji o współfinansowaniu projektu z EFRR i budżetu paostwa (jeżeli dotyczy), błędne wskazywanie w adnotacji współfinansowania projektu z budżetu paostwa w sytuacji braku takiego dofinansowania i na odwrót, brak wymaganych logotypów, stosowanie w opisach skrótów np. RPO, brak czytelności dokumentów, błędne poświadczenie zgodności z oryginałem kopii dokumentu. Błędy dotyczące faktur opis faktury sporządzony niezgodnie z instrukcją wypełniania wniosku beneficjenta o płatnośd (w szczególności kwestie związane z promocją projektu oraz brakiem lub niewłaściwą adnotacją: ujęto we wniosku o płatnośd za okres do), nabywca wskazany na fakturze niezgodny z nazwą Beneficjenta, data płatności na fakturze niezgodna z rzeczywistą datą płatności, błędne wartości na fakturach wynikające przede wszystkim z zastosowania złej stawki VAT (szczególnie widoczne w przypadku zmian stawek podatkowych) lub złego obliczenia kwoty netto, błędy w fakturach polegające na ich niezgodności z przepisami prawa powszechnie obowiązującego (ustawą o rachunkowości i rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania np. brak numeru księgowego lub ewidencyjnego na fakturze). Błędy dotyczące innych dokumentów brak lub błędne wskazanie artykułu ustawy PZP. Brakujące dokumenty brak oświadczenia w przypadku gdy płatności zostały dokonane z innego konta niż wskazany w umowie o dofinansowanie, brak oświadczenia o osiągnięciu wskaźnika rezultatu pn. Liczba utworzonych miejsc pracy (w tym kobiet), brak właściwego potwierdzenia dokonania płatności, brak dokumentu potwierdzającego rozpoczęcie realizacji projektu, brak oświadczenia dotyczącego oryginałów posiadanych dokumentów, 129

130 brak oświadczenia o tym, że wydatek był dokonany w sposób celowy, oszczędny i z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji, brak protokołu odbioru, brak aktualnego harmonogramu rzeczowo-finansowego w przypadku dokonywania przesunięd kwotowych. Wyniki badania ankietowego pozostają spójne ze szczegółową analizą wniosków o płatnośd. Spośród beneficjentów proszonych o wskazanie sekcji wniosku, których wypełnienie sprawia im największe problemy, co piąty wymieniał sekcję B, C lub G. Co ciekawe rzadko wskazywana była sekcja E wypełniona błędnie w ponad połowie wniosków wymagających korekty. Wykres 30 Sekcje sprawiające beneficjentom największe problemy (N= 199 dane procentowe) 25% 22% 21% 21% 20% 15% 14% 10% 7% 9% 5% 2% 3% 1% 0% A B C D E F G H inne Źródło: Opracowanie własne na podstawie ankiet CAWI/CATI Powyższy wykres stanowi graficzne przedstawienie odpowiedzi udzielanych przez wszystkich ankietowanych w tym beneficjentów, którzy nie mieli żadnych korekt do wniosku. Celem uzyskania bardziej szczegółowych informacji postanowiono zbadad jak rozkład odpowiedzi na pytanie o sekcje wniosku sprawiające największe problemy wygląda w podziale na beneficjentów mających korekty do konkretnego typu wniosku W badaniu ankietowym zdecydowano się na wyróżnienie trzech typów wniosków, spośród których beneficjenci mogą wybierad wypełniając wniosek w generatorze tj. wniosku u płatnośd zaliczkową, pośrednią i koocową. 130

131 Wykres 31 Sekcje sprawiające beneficjentom największe problemy w podziale na typ wniosku (N= 199 dane procentowe) 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% 35% 34% 33% 31% 28% 26% 7% 4% 2% 3% 4% 0% 38% 34% 23% 21% 21% 18% 12% 13% 14% 10% 11% 9% A B C D E F G H wskazania podmiotów mających korekty we wnioskach o płatnośd zaliczkową wskazania podmiotów mających korekty we wnioskach o płatnośd pośrednią wskazania podmiotów mających korekty we wnioskach o płatnośd koocową Źródło: Opracowanie własne na podstawie ankiet CAWI/CATI Powyższy wykres obrazuje, iż wskazanie na daną sekcję, jako najbardziej problematyczną jest w niewielkim stopniu uzależnione od typu wniosku, do którego beneficjent składał korekty. Różnice zamykają się maksymalnie w granicach 7%. Jedynie w przypadku sekcji G zauważalnie mniejszy odsetek beneficjentów składających korekty do wniosku o płatnośd koocową wskazuje na sekcję G jako najbardziej problematyczną. Z pewnością, wynika to z faktu, iż sekcja ta dotyczy harmonogramu wydatków i składania wniosków o płatnośd na kolejne kwartały, co w przypadku wniosku o płatnośd koocową sprowadza się do wprowadzenia wartości zerowych w odpowiednie pola wniosku. Beneficjenci, którzy za najbardziej problematyczne uznali sekcje A, C, E lub F byli dodatkowo proszeni o wskazanie zagadnieo, które w ramach wybranej sekcji sprawiają im największe trudności. Poniżej w postaci tabelarycznej został przedstawiony rozkład odpowiedzi. 131

132 Tabela 3 Najbardziej problematyczne zagadnienia w poszczególnych sekcjach (N= 160 dane procentowe) Sekcja Zagadnienie najbardziej problematyczne Rozkład odpowiedzi A okres za jaki składany jest wniosek typ płatności 1 całkowita kwota wydatków objętych wnioskiem 1 całkowita kwota wydatków kwalifikowanych objętych wnioskiem 3 wnioskowana kwota 2 C dokumenty potwierdzające poniesione wydatki 53% zaplanowane wydatki projektu 20% okresy płatności 15% zaplanowane zadania projektu 12% E postęp rzeczowo-finansowy realizowanego projektu 57% planowany przebieg rzeczowy realizowanego projektu 33% F wskaźniki produktu 50% wskaźniki rezultatu 73% informacje o napotkanych problemach realizacji 7% G harmonogram wydatków na kolejne kwartały 55% harmonogram składania wniosków o płatnośd na kolejne kwartały 43% H faktury 44% wyciągi bankowe 25% inne 31% Źródło: Opracowanie własne na podstawie ankiet CAWI/CATI 16% beneficjentów stwierdziło, iż są takie zagadnienia związane z wypełnianiem wniosku, które są dla nich szczególnie trudne bądź niezrozumiałe. 31% zaprzeczyło, natomiast aż połowa ankietowanych nie potrafiła zająd jednoznacznego stanowiska w tej kwestii (odpowiedzi nie wiem/trudno powiedzied). Badani wskazywali na szereg różnych zagadnieo, wśród których można wspomnied o opisie faktur, rygorystycznym podejściu do niewielkich błędów, zmianie opiekunów, niejednoznaczności wytycznych dotyczących rozliczania projektów, jednak małe liczebności przy udzielanych odpowiedziach nie pozwalają na dokonywanie daleko idących generalizacji. 102 Z uwagi na małe liczebności w przypadku wskazao sekcji A zdecydowano się na zaprezentowanie wartości liczbowych, pozostałe sekcje zawierają wskazania procentowe. 132

133 Czy błędy są podobne/różne w zależności od typu wniosku: o płatnośd koocową, pośrednią, zaliczkową? Kolejnym istotnym zagadnieniem było zbadanie czy błędy popełniane przez beneficjentów zależą w jakimkolwiek stopniu od rodzaju wniosku. Poniższa tabela prezentuje sekcje wniosku o płatnośd, w których pojawiały się błędy u przynajmniej ¼ beneficjentów składających korekty do wniosku o płatnośd. Zestawienie zostało opracowane w podziale na typy wniosków. Tabela 4 Sekcje, w których najczęściej popełniano błędy w podziale na typ wniosku (N= 1815 dane procentowe) zaliczkowa Rozliczenie zaliczki pośredni sprawozdawczy koocowy E1 50% B1 82% B1 79% G2 53% B1 85% G2 47% E1 60% E1 54% E1 49% E1 60% G1 38% A2 57% H1 50% G1 46% A2 46% A2 38% C4 48% A2 40% D1 27% C4 46% F2 29% H1 39% G2 40% C2 26% H1 43% D1 28% G2 35% C4 35% A2 22% F2 37% B1 27% D1 28% G1 29% F2 21% F1 24% Źródło: Opracowanie własne na podstawie analizy wniosków Pierwszą obserwacją płynącą z powyższego zestawienia tabelarycznego jest obserwacja dotycząca istnienia dwóch sekcji wniosku o płatnośd, które sprawiają beneficjentom istotne problemy niezależnie od rodzaju wniosku. Sekcje te oznaczone zostały kolorem zielonym. Pierwszą z nich jest sekcja E1- błędy w tej sekcji pojawiały się przynajmniej w połowie wniosków wymagających korekty, przy czym najniższy odsetek zaobserwowano w przypadku wniosków sprawozdawczych (49%) a najwyższy w przypadku wniosków rozliczających zaliczkę i koocowych. Drugą sekcją sprawiającą poważne problemy wszystkim beneficjentom niezależnie od rodzaju składanego wniosku jest sekcja A2- odsetek błędów w tej sekcji wahał się od 22% w przypadku wniosków sprawozdawczych do 57% w przypadku wniosków rozliczających zaliczkę. Poza sekcjami, które okazały się byd wysoce problematyczne bez względu na rodzaj wniosku zidentyfikowano takie sekcje z dużym odsetkiem błędów, które powtarzały się w przypadku czterech rodzajów wniosków. Za wyjątkiem wniosku sprawozdawczego duże problemy beneficjentom sprawiała sekcja B1: wśród wniosków rozliczających zaliczkę, pośrednich i koocowych błędy w tej sekcji występowały najczęściej. We wnioskach zaliczkowych wystąpiły w ¼ przypadków. Za problematyczną bez względu na typ wniosku należy 133

134 również uznad sekcję G2, która wyjąwszy wniosek o płatnośd koocową zawierała błędy w przedziale 35% wniosków (rozliczenie zaliczki) do 53% wniosków (wniosek sprawozdawczy). 5.6 Przyczyny błędów Zaprezentowane na wcześniejszych stronach raportu analizy pokazały, iż katalog błędów popełnianych przez beneficjentów we wnioskach o płatnośd jest bardzo zróżnicowany- błędy pojawiają się praktycznie w każdej sekcji wniosku o płatnośd; błędy w załącznikach również nie mają jednolitego charakteru. Podobnie zdaniem Wykonawcy jest w przypadku przyczyn błędów, które mogą mied bardzo różne podłoże. Szczegółowa analiza wysyłanych do beneficjentów pism informujących o popełnionych błędów jak również wywiady z pracownikami IZ RPO WZ odpowiedzialnymi za weryfikację wniosków oraz przedstawicielami firm doradczych umożliwiły opracowanie katalogu przyczyn popełnianych przez beneficjentów we wnioskach o płatnośd. Źródeł błędów należy upatrywad w następujących czynnikach: niedokładne zapoznawanie się przez beneficjentów z zasadami rozliczania projektów (w szczególności z Instrukcją wypełniania wniosku o płatnośd oraz wytycznymi dotyczącymi rozliczania zaliczki); W opinii Wykonawcy większości z błędów beneficjenci mogliby uniknąd gdyby dokładnie zapoznawali się z podstawowymi dokumentami, które precyzują zarówno wymogi, jakich należy dopełnid na etapie wydatkowania środków z RPO WZ jak i zawierają wskazówki ilustrujące w jaki sposób prawidłowo wypełnid wniosek o płatnośd. Dokumentami, z którymi bezwarunkowo powinien zaznajomid się każdy beneficjent realizujący projekt dofinansowany z RPO WZ są: Instrukcja wypełniania wniosku o płatnośd oraz Wytyczne dotyczące rozliczania zaliczki (w przypadku beneficjentów z zaliczki korzystających). Dokumenty te zawierają dokładne informacje/wskazówki, których przestrzeganie pozwoliłoby na wyeliminowanie wielu błędów popełnianych przez beneficjentów we wnioskach o płatnośd. Do głównych i najczęściej się pojawiających błędów, których sposoby unikania/właściwego postępowania znajdują wyraźne odzwierciedlenie w wyżej wymienionych dokumentach należą: błędny opis lub brak opisu dokumentów, błędne wypełnienie sekcji F1 i F2, błędne wypełnienie sekcji G1 i G2, brak oświadczenia dotyczącego oryginałów posiadanych dokumentów, błędne poświadczenie zgodności z oryginałem kopii dokumentu, 134

135 brak oświadczenia o osiągnięciu wskaźnika rezultatu pn. Liczba utworzonych miejsc pracy (w tym kobiet), brak protokołu odbioru. Jeżeli chodzi o wniosek rozliczający zaliczkę to błędy, których można byłoby uniknąd czytając samo kompendium umieszczone na początku Wytycznych, są następujące: nierozliczenie zaliczki w terminie trzech miesięcy od jej otrzymania, wydatkowanie środków zaliczki niezgodnie z montażem finansowym. W Kompendium dotyczącym rozliczania zaliczek znajduje się informacja, iż z zaliczek może zostad sfinansowania wyłącznie częśd kosztów kwalifikowanych projektu, która zgodnie z przedstawionym we wniosku o dofinansowanie montażem ma byd sfinansowana w ramach dotacji. Wytyczne zawierają również przykład, który obrazuje, w jaki sposób wydatkowad środki z zaliczki zgodnie z montażem finansowym. dokonywanie płatności z innego rachunku niż rachunek dotyczący zaliczki; Wspomniane kompendium precyzuje: Beneficjent, aby dokonad płatności za fakturę lub inny równoważny dokument księgowy, dokonuje przelewu z rachunku dotyczącego zaliczki na rachunek bankowy Beneficjenta kwoty, która zgodnie z montażem finansowym odpowiada wysokości przyznanego dofinansowania przypadającego na dany wydatek kwalifikowalny. Opinia wyrażona przez jednego z pracowników IZ RPO WZ dotycząca znajomości wśród beneficjentów zasad wydatkowania zaliczki była opinią, z którą zgadzała się większośd rozmówców zajmujących się weryfikacją wniosków o płatnośd. Beneficjenci nie zapoznają się z zasadami wydatkowania zaliczki, nie wiedzą w jaki sposób płacid, z jakiego konta, jakie wydatki mogą zostad pokryte, że dopiero po otrzymaniu zaliczki mogą dokonywad płatności. Jest bardzo dużo błędów. Wydaje mi się, że przyczyną jest przeświadczenie beneficjenta, że jak podpisał umowę i ma zagwarantowaną zaliczkę to są jego pieniądze. Beneficjenci długo nie orientowali się, że muszą zaangażowad swój wkład własny przy każdym wydatku w odpowiedniej proporcji, która jest zawarta w umowie IDI z przedstawicielem Biura ds. Wniosków o Płatnośd. 135

136 Nieuwaga/niewystarczająca starannośd/niedokładnośd przy wypełnianiu wniosku o płatnośd; Istotny odsetek błędów beneficjentów we wnioskach polegał na oczywistych omyłkach pisarskich, wynikających z niedokładności, nieuwagi na etapie wypełniania wniosku o płatnośd. Tzw. czeskie błędy charakterystyczne były przede wszystkim dla sekcji A1 (błąd nazwie projektu), A2 (błąd w numerze umowy o dofinansowanie) A3 (błąd w danych beneficjenta) oraz B1 (niespójne dane w szczególności daty, kwoty i numery księgowe/ewidencyjne- z danymi umieszczonymi na fakturze). Słusznym rozwiązaniem było sformułowanie przez IZ RPO WZ katalogu tzw. błędów nieistotnych, który obejmował również określonego rodzaju błędy literowe. Należy jednak podkreślid, że nie zidentyfikowano sytuacji by błąd literowy był jedynym we wniosku powodującym koniecznośd złożenia korekty. Niewyjaśnienie lub niejasne wyjaśnienie określonych kwestii w Instrukcji wypełniania wniosku o płatnośd; Aczkolwiek Instrukcja wypełniania wniosku o płatnośd jest dokumentem obszernym 104, zawierającym szereg niezbędnych informacji pomocnych beneficjentom przy rozliczaniu projektów to zidentyfikowano pewne zagadnienia, które w Instrukcji nie zostały przedstawione w sposób wystarczająco kompleksowy lub nie zostały w ogóle opisane, a które generują błędy we wnioskach o płatnośd. Poniższe wylistowanie zawiera jednocześnie propozycje odpowiednich zmian w Instrukcji: w instrukcji bardziej powinna byd wyeksponowana informacja, iż polecenie przelewu nie jest dokumentem traktowanym, jako dokument potwierdzający przelew środków. Oprócz dotychczasowego miejsca zawarcia informacji sugeruje się by informacja była zawarta również w części instrukcji poświęconej załącznikom, instrukcja nie zawiera informacji, iż zadania w sekcji C1 i C2 powinny byd uporządkowane w kolejności z wniosku aplikacyjnego, instrukcja w żadnym miejscu nie zawiera informacji, iż beneficjent w określonych sytuacjach jest zobligowany do dostarczenia zaświadczenia z banku o wysokości odsetek od kwoty zgromadzonej na koncie zaliczkowym (Wytyczne dotyczące rozliczania zaliczki na stronie nr 104 Jak pokazały wyniki badania benchmarkingowego jednym z najbardziej rozbudowanych wśród wszystkich RPO. 136

137 19 mówią jedynie o konieczności przedstawienia kserokopii umowy z bankiem, w której przedstawiona jest wysokośd oprocentowania rachunku bankowego dotyczącego zaliczek wraz z wyjaśnieniem o sposobie wyliczenia kwot potencjalnie utraconych odsetek, które mogły narosnąd na rachunku bankowym). Informacja o konieczności przedkładania w określonych sytuacjach przedmiotowego zaświadczenia powinna byd umieszczona w Instrukcji wypełniania wniosku. Dodatkowo warto rozważyd możliwośd umieszczenia w instrukcji wypełniania wniosku/wytycznych rozliczających zaliczkę jak również w Podręczniku realizacji projektów sugestii dotyczącej gromadzenia przez beneficjentów korzystających z mechanizmów zaliczkowych środków z zaliczki na kontach nieoprocentowanych, instrukcja nie precyzuje, iż pole F3 należy wypełnid również w sytuacji braku problemów w realizacji projektu, instrukcja nie precyzuje, iż w przypadku dokonywania płatności z innego konta niż konto określone w umowie o dofinansowanie beneficjent powinien złożyd oświadczenie dotyczące związku poniesionych wydatków z realizowanym projektem. Informacja taka powinna znaleźd się w części Instrukcji dotyczącej załączników, informacja o konieczności załączenia do wniosku o płatnośd koocową oświadczenia Beneficjenta o osiągnięciu wskaźnika rezultatu pn. Liczba utworzonych miejsc pracy (w tym kobiet) powinna byd zamieszczona w części instrukcji dotyczącej załączników (np. z odpowiednią adnotacją w wykazie załączników), instrukcja nie precyzuje, iż do pierwszego wniosku o płatnośd należy dołączyd dokument potwierdzający fakt rozpoczęcia realizacji projektu. Informacja powinna byd zawarta w części instrukcji dotyczącej załączników, instrukcja powinna wyraźnie precyzowad, iż wszystkie załączniki powinny byd opatrzone nazwą projektu, numerem umowy i adnotacją o współfinansowaniu. Obecny zapis: Wszystkie załączone do wniosku o płatnośd wyciągi bankowe, wyjaśnienia itp. może budzid wątpliwości interpretacyjne, sugeruje się by Instrukcja wyraźnie wskazywała, iż adnotacja Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz budżetu paostwa* (*jeśli dotyczy) w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa 137

138 Zachodniopomorskiego na lata w przypadku braku finansowania projektu z budżetu paostwa wskazywała wyłącznie na współfinansowanie z EFRR. Dodatkowo instrukcja może wskazywad, iż dokumentem, w którym beneficjent może sprawdzid czy jego projekt jest współfinansowany z budżetu paostwa jest umowa/decyzja o dofinansowanie projektu, mimo umieszczenia wzoru oświadczenia w instrukcji dokument nie określa w jakich sytuacjach beneficjent zobligowany jest do złożenia oświadczenia, iż wydatek był dokonany w sposób celowy, oszczędny i z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji. Dodatkowo postuluje się przytoczenie bardziej przejrzystego powiązanego z konstrukcją wniosku o płatnośd wzoru wyliczania kwoty wnioskowanej. Instrukcja powinna zawierad przykład wyliczenia kwoty wnioskowanej. Wskazany sposób wyliczania kwoty wnioskowanej nie dotyczy oczywiście wniosku sprawozdawczego i sytuacji gdy płatności przekazane są Beneficjentowi w formie zaliczek. Sugeruje się również by instrukcja wypełniania wniosku w jednym miejscu wskazywała, które pola wniosku o płatnośd są ze sobą powiązane i na czym to powiązanie polega- chodzi tu przede wszystkim o komórki, w które beneficjent wpisuje wartości kwotowe. Taka informacja pozwoliłaby beneficjentowi na samodzielne sprawdzenie czy określone wartości są spójne ze sobą, nie wykluczają się wzajemnie co pozwoliłoby na uniknięcie wielu błędów (co aktualnie generator sprawdza w bardzo ograniczonym zakresie). Analogiczna uwaga dotyczy wskazania w instrukcji sekcji/pól wniosku, które muszą byd tożsame z zapisami wniosku aplikacyjnego. Informacje te powinny byd zebrane w jednym miejscu instrukcji. Przykładowo fragment instrukcji zawierający informacje nt. wypełniania pola: całkowita kwota wydatków objętych wnioskiem powinien wyraźnie wskazywad, iż kwota powinna byd równa kwocie dokumentów brutto z podsumowania sekcji B1 (w przypadku gdy w sekcji B1 nie ma faktur zawierających pozycji niezwiązanych z projektem)- obecny zapis może nie byd zrozumiały dla czytających. W kontekście powyższej sugestii warto rozważyd możliwośd stworzenia przykładowych wypełnionych wniosków: aplikacyjnego i odpowiadającego mu wniosku o płatnośd. Przykładowy, poprawny wniosek o płatnośd mógłby wskazywad (np. w formie odpowiednich adnotacji, komentarzy, wyróżnieo kolorystycznych), które pola wniosku muszą byd spójne lub tożsame między sobą jak również, które pola wniosku powinny byd spójne/tożsame z polami wniosku aplikacyjnego. Dodatkowo przedstawiciele firm doradczych wskazywali na następujące kwestie, które ich zdaniem nie są sprecyzowane w Instrukcji: 138

139 np. mamy dokument, który jest w języku angielskim, a w opisie tego nie ujęto. Więc nie wiadomo czy wpisad tłumaczenie czy oryginalną nazwę 105. Raczej kwestie wieloznaczności interpretacji. Rozbieżnośd w datach rozliczenia kursów związana z zaksięgowaniem np.: w dniu następnym danej wpłaty, co powodowało przewrócenie całego wniosku o płatnośd 106. Błędy na etapie realizacji projektu skutkujące błędami we wniosku/załącznikach do wniosku Częśd błędów we wniosku o płatnośd była konsekwencją niedopełnienia na etapie wydatkowania środków określonych wymogów związanych z realizacją projektów współfinansowanych ze środków RPO WZ. Większośd sytuacji odnosiło się do niewłaściwego wydatkowania środków z zaliczki: beneficjenci dokonywali płatności z innego konta niż konto zaliczkowe jak również wydatkowali środki z zaliczki niezgodnie z montażem finansowym. Jak trafnie zauważył jeden z rozmówców, pracownik IZ RPO WZ: Rozliczenie zaliczki staje się faktem w momencie zapłaty za fakturę, a nie w momencie złożenia wniosku rozliczającego o płatnośd 107. Istotnym błędem, którego źródła należy upatrywad na etapie działao poprzedzających wypełnianie wniosku o płatnośd było niewłaściwe wystawianie faktur przez kontrahentów beneficjenta: faktury zawierały błędną nazwę beneficjenta lub były wystawione w sposób niezgodny z polskim prawodawstwem. Dodatkowo jak słusznie zauważył jeden z rozmówców duży wpływ na poziom trudności rozliczenia projektu mają zapisy wniosku aplikacyjnego: Ważny jest etap wniosku aplikacyjnego. Jeżeli wniosek aplikacyjny był dobrze napisany, rozliczenie projektu nie jest dla beneficjenta problemem, który rozlicza sam, bądź wynajmując firmę. Natomiast 105 IDI z firmą doradczą. 106 IDI z firmą doradczą. 107 IDI z przedstawicielem Biura ds. Wniosków o Płatnośd. 139

140 jeżeli sam wniosek aplikacyjny nie przystaje do rzeczywistości, to później rozliczenie projektu jest bardzo trudne 108. Błędy wynikające z działania generatora wniosków o płatnośd Jedną z przyczyn niektórych błędów popełnianych przez beneficjentów jest konstrukcja generatora wniosków o płatnośd i ograniczonego zakresu funkcjonalności w zakresie automatycznego wypełniania pewnych pól i walidacji, jakie generator posiada. Jeżeli chodzi o samą konstrukcję generatora to z pewnością nie ułatwia on wypełnienia sekcji G1 i G2- dodawanie kwartałów nie jest zbyt przejrzyste, nowy kwartał dodaje się nad kwartałem z już wypełnionymi danymi, nie ma możliwości usunięcia tylko jednego kwartału (można skasowad tylko cały rok). Dodatkowo sama sekcja powinna byd zatytułowana: Harmonogram wydatków na kolejne cztery kwartały. Jak wskazywali przedstawiciele IZ RPO WZ oraz pracownicy firm doradczych beneficjentom łatwiej byłoby wypełnid sekcję, gdyby przedstawiali wydatki do kooca realizacji projektu a nie na najbliższe cztery kwartały. Uczestnicy panelu ekspertów potwierdzali słusznośd zastosowania takiego rozwiązania. Szereg błędów popełnianych przez beneficjentów dotyczył również niewłaściwej kolejności zadao i wydatków w sekcji C1 i C2 (w samych pismach kierowanych do beneficjentów znajdowała się informacja, iż import danych z wniosku aplikacyjnego w niewłaściwej kolejności stanowi błąd generatora) oraz niewłaściwej kolejności wskaźników w sekcjach F1 i F2. Dodatkowo co wskazał jeden z przedstawicieli firmy doradczej: Często jako błąd wymieniają brak szczegółowego opisu dowodu zapłaty. I wtedy musimy odpisad, że to nie błąd tylko ograniczona liczba znaków 109. Generator mógłby posiadad szereg dodatkowych funkcjonalności polegających przede wszystkim na importowaniu większej liczby danych z wniosku aplikacyjnego oraz na zdecydowanie bardziej rozbudowanych mechanizmach walidacji. Przeprowadzone testy generatora wykazały, iż kontrole krzyżowe określonych wartości, które powinny zgadzad się między sobą lub byd ze sobą w jakikolwiek sposób spójne (np. jedna wartośd nie powinna byd większa od innej) są na chwilę obecną bardzo ograniczone. Dodatkowo zidentyfikowano, iż przy takim samym stanie faktycznym (wysokości 108 IDI z przedstawicielem Biura ds. Wniosków o Płatnośd. 109 IDI z firmą doradczą. 140

141 określonych wartości) nie za każdym razem generator sygnalizuje wystąpienie błędu)-> na 5 dokonywanych testów tylko raz właściwie zadziałała walidacja czy wysokośd kwot podanych w sekcji C4 wykracza ponad wprowadzone kwoty w sekcji B1. Szczegółowe propozycje rozszerzenia funkcjonalności generatora wniosków o płatnośd zostały przedstawione w załączniku nr 2 do niniejszego raportu. Nieprzestrzeganie przepisów prawa powszechnie obowiązującego Podstawowymi aktami prawnymi o powszechnym zakresie obowiązywania, do których przestrzegania zobowiązani są beneficjenci realizujący projekty współfinansowane z RPO WZ, a których naruszenie może skutkowad błędami we wniosku o płatnośd są: Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości; Rozporządzenie z 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług; Rozporządzenie z dnia 22 VIII 2005r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej; Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówieo publicznych z późniejszymi zmianami. Analiza pism wysyłanych do beneficjentów wskazuje, iż niespełnianie wymogów określonych w tych aktach prawnych jest jedną z przyczyn błędów popełnianych przez beneficjentów we wnioskach o płatnośd. Zidentyfikowano naruszenia następujących przepisów: Faktury/inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej nie spełniały znamion dowodu księgowego określonego w art. 21. ustawy o rachunkowości tj. nie zawierały którejś z poniższych informacji: 1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego; 2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej; 3) opis operacji oraz jej wartośd, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych; 4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony z inną datą także datę sporządzenia dowodu; 5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów; 141

142 6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Faktury stwierdzające dokonanie sprzedaży nie zawierały, któregoś z elementów określonych w 5 pkt 1 rozporządzenia w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur.; Faktury stwierdzające otrzymanie części lub całości należności przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi nie zawierały informacji wymaganych 10 punkt 4 w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur.; Faktury nie zostały wystawione w ciągu 7-miu dni od dnia wydania towaru lub wykonania usługi co stanowi naruszenie 9 rozporządzenia; Faktury nie zawierały danych odbiorcy usługi oraz wskazania kopia/oryginał co stanowi naruszenie art. X rozporządzenia w sprawie naliczania odsetek; W opisach dokumentów błędnie wskazywano artykuły ustawy prawo zamówieo publicznych. Jak wskazał jeden z rozmówców: Polskie prawodawstwo związane z wystawianiem faktur jest bardzo mało znane przez dostawców przedsiębiorców i z tego tytułu wynikają różne błędy, zwłaszcza jeśli są to faktury cząstkowe, zaliczkowe. Generalnie przygotowujemy bardzo dużo not korygujących bądź prosimy o przygotowanie faktur. To bardziej wynika z niedociągnięd u dostawców klientów 110. Aczkolwiek trudno twierdzid by było to przyczyną błędów tak sugeruje się by Instrukcja w katalogu aktów prawnych, z którymi powinien byd zgodny wniosek o płatnośd wraz z załącznikami powinna wśród aktów krajowych wymieniad również rozporządzenie z 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług. Mnogośd wymogów/rygoryzm oceny Przedstawiciele firm doradczych, z którymi przeprowadzono wywiady indywidualne wskazywali, iż rozliczanie projektów w ramach RPO Województwa Zachodniopomorskiego jest relatywnie 110 IDI z firmą doradczą. 142

143 trudniejsze niż rozliczanie projektów w ramach innych Programów Operacyjnych- czy to o zasięgu krajowym czy też regionalnym. Zdaniem rozmówców przesądza o tym mnogośd i szczegółowośd wymogów, jakim musi zadośd uczynid beneficjent na etapie składania wniosków o płatnośd. Wskazywano, iż nieproporcjonalnie duży w stosunku do innych województw/programów operacyjnych nacisk położony jest na kwestie niemające bezpośredniego wpływu na poziom kwalifikowalności wydatków. Rozmówcy wspominali tu przede wszystkim o rozbudowanych wymogach związanych z opisem dokumentów czy niewielką tolerancją w stosunku do mało istotnych błędów literowych. Pojawiała się również kwestia dużej liczby oświadczeo/wyjaśnieo, o jakie proszeni są beneficjenci jak również not korygujących, które w opinii rozmówców często dotyczą kwestii pobocznych, niezwiązanych bezpośrednio z prawidłowością kwot brutto i netto. Pojawiały się również opinie, iż o wystawienie faktury/sporządzenie noty korygującej zgodnie z prawodawstwem polskim proszeni byli również kontrahenci zagraniczni, których obowiązuje stan prawny kraju siedziby miejsca prowadzenia działalności gospodarczej. Raczej wymagania formalne, logotypy, dekretacja, numer ewidencyjny. W innych PO opisujemy tylko fakturę i rewers, a w RPO WZ opisujemy każdy dokument i każdą stronę. Często są uwagi o nieprawidłowym opisie załącznika. Jakich wymogów związanych z opisywaniem nie ma w innych województwach? Nie trzeba opisywad załączników. FV trzeba opisywad poprzez rewers dokumentu 111. Tu w RPO WZ jest dużo uwag do załączników 112 Przesadą jest sporządzanie na wszystko not korygujących. Jeżeli mam w nazwie firmy dwa imiona, a na fakturze jest jedno imię + nazwisko, to opiekun prosi o notę korygującą to jest to błąd bardzo nieistotny. Tak samo noty korygujące termin płatności wystarczyłoby oświadczenie lub prolongata płatności. Jak księgowe słyszą, że muszą coś takiego napisad, to się śmieją, bo czegoś takiego się nie robi. Jest to dorabianie specjalnie dokumentów pod projekt 113. Za bardzo problematyczny i wymagający ponoszenia nieproporcjonalnych nakładów osoby przygotowujące wnioski o płatnośd uznały obowiązek składania oświadczeo o odsetkach narosłych na koncie od zgromadzonej na nich kwoty środków przekazanych w drodze zaliczki. Podkreślano tutaj 111 IDI z firmą doradczą. 112 IDI z firmą doradczą. 113 IDI z firmą doradczą. 143

144 niechęd banków do wystawiania tego typu dokumentu oraz jego wysoki koszt w porównaniu do rzeczywistych odsetek. Wystarczyło, że środki zaliczki przeleżały na koncie przez 1 czy 2 dni i już należało uzyskad zaświadczenie z banku o wysokości odsetek. Często były takie sytuacje gdzie bank za takie zaświadczenie żądał kwoty rzędu kilkuset zł a odsetki wynosiły 2 gr 114. Często beneficjent płaci za takie zaświadczenie więcej niż wynoszą same odsetki np.: odsetki wynoszą 5 gr, a za zaświadczenie zapłacił 90 zł. W przypadku, gdy bank odmawia wystawienia takiego zaświadczenia opiekun w IZ potrafi sam obliczyd te odsetki, wiec równie dobrze mógłby zawsze to robid 115. Należy jednak zauważyd, że przedstawiciele firm doradczych zajmujący się rozliczaniem projektów od początku realizacji RPO WZ zgodnie twierdzili, iż z biegiem czasu rygoryzm oceny i nacisk na składanie korekt do błędów niemających wpływu na wysokośd kosztów kwalifikowanych jest mniejszy: Czy Paostwo widzą zmianę nastawienia do weryfikacji wniosku o płatnośd ze strony UM, większy liberalizm procesu? Coraz częściej dostajemy telefony, żeby coś dostarczyd zamiast składad korektę. Nie wiem czy to wynika z tego ze opiekunowie nas już znają. Ale rzeczywiście jest lepiej niż na początku pracy 116. Błędy wynikające ze zmian Wspólny wniosek płynący z wywiadów wśród przedstawicieli firm doradczych oraz wywiadów prowadzonych w ramach badania benchmarkingowego dotyczył występowania zjawiska negatywnego wpływu zmian po stronie Instytucji Zarządzającej na liczbę błędów popełnianych przez beneficjentów we wnioskach o płatnośd. Przy czym pojęcie zmian było rozumiane w dwójnasób: z jednej strony rozmówcy mieli na myśli zmiany we wszelkiego rodzaju dokumentach/interpretacjach/wytycznych określających obowiązki beneficjenta związane z 114 IDI z firmą doradczą. 115 IDI z firmą doradczą. 116 IDI z firmą doradczą. 144

145 rozliczaniem projektu i stricte wypełnianiem wniosku o płatnośd, z drugiej strony chodziło o zmiany opiekuna projektu w trakcie jego trwania. Jeżeli chodzi o zmiany w dokumentach to zastrzeżenie osób rozliczających projekty dotyczyło braku rejestru zmian, który pozwalałby w prosty sposób na identyfikację zapisów dokumentu, które uległy modyfikacji. Obecnie beneficjenci są zmuszeni w przypadku każdej zmiany czytad cały dokument i porównywad go z wersją poprzednią. Dodatkowo rozmówcy narzekali na częstotliwośd wprowadzanych zmian. Jakbym mogła zgłosid jakąś uwagę: ciągłe zmiany i poprawki. Nie jest się w stanie śledzid tych wszystkich zmian, które są z regularnością raz na kwartał. Czasami nie mają większego znaczenia, ale czasami owszem 117. Wspominano, iż jedną z istotniejszych zmian była zmiana sposobu liczenia różnic kursowych oraz zmiana dotycząca dokonywania zaokrągleo kwot. Analogicznie postulowad należałoby informowanie beneficjentów o zmianach w generatorze wniosków o płatnośd, które mogą mied bezpośrednie przełożenie na poprawnośd wypełniania wniosku: Na przykład w międzyczasie zmieniło się oprogramowanie, więc poprzestawiało w generatorze wszystkie działania. Więc to było w ogóle niespójne z wnioskiem o dofinansowanie. Nikt nas nie poinformował, że kolejnośd wszystkich działao się pozmieniała i cały dzieo straciliśmy, żeby to uporządkowad do dobrej kolejności. 118 Największe zastrzeżenia dotyczyły jednak zmian opiekunów projektu, których nierzadkim efektem zdaniem rozmówców było formułowanie przez nowego opiekuna wymagao związanych poprawnym w jego rozumieniu rozliczeniem projektu/wypełnieniem wniosku o płatnośd niespójnych z wymaganiami poprzedniego opiekuna. Zdarzało się, że na przestrzeni jednego wniosku o płatnośd zmienił się opiekun pierwszy opiekun kazał wpisad faktury korygujące do sekcji, zestawienia, ten drugi potem stwierdził, że nie powinniśmy ich jednak wpisad IDI z firmą doradczą. 118 IDI z beneficjentem. 119 IDI z firmą doradczą. 145

146 Zmieniały się, była duża zmiana pao i każda wymyślała coś nowego. Wymyślały pod jakim względem? Np., że faktura nie tak opisana, żeby dołączyd jeszcze raz ten sam dokument. A gdy jedna prowadzi od początku do kooca, to jest najlepszy układ. 120 W opinii Wykonawcy najmniej korzystna z punktu widzenia beneficjenta sytuacja ma miejsce wtedy gdy nowym opiekunem jest osoba niemająca w ogóle lub mająca niewielkie doświadczenie w rozliczaniu wniosków o płatnośd. Może ona nie mied wystarczającej wiedzy na temat szczegółowych, specjalistycznych kwestii związanych z rozliczaniem projektów jak również nie byd świadoma pewnych ustaleo poczynionych między poprzednim opiekunem a beneficjentem w kwestii rozliczenia projektu. Błędy wynikające z działania celowego W przypadku wniosków rozliczających zaliczkę częśd pracowników urzędu zasugerowała, iż nie można wykluczyd występowania przypadków, polegających na świadomym wydatkowaniu przez beneficjentów środków z zaliczki w sposób niezgodny z zasadami określonymi przez IZ RPO WZ. Zdaniem rozmówców motywem takiego działania ze strony beneficjentów może byd brak środków własnych na określoną inwestycję powiązany z przekonaniem o mniejszych stratach finansowych w przypadku konieczności zwrócenia środków zaliczki wraz z odsetkami niż w przypadku konieczności spłaty kredytu bankowego. Dla beneficjenta jest alternatywa albo zaciągnąd kredyt na wkład własny, albo wydatkowad nieprawidłowo zaliczkę i zapłacid mniejsze odsetki 121. Błędy wynikające z przyzwyczajenia Dla większości beneficjentów projekt realizowany ze środków RPO WZ stanowił równocześnie pierwsze zetknięcie się z funduszami unijnymi. Programy Operacyjne posiadają wiele specyficznych, charakterystycznych tylko dla tego rodzaju wsparcia uregulowao dotyczących kwestii wydatkowania środków. Już sama terminologia z pojęciami kosztu kwalifikowanego i kosztu niekwalifikowanego dla większości beneficjentów stanowiła swego rodzaju novum. Podobnie było w przypadku szeregu 120 IDI z beneficjentem. 121 IDI z przedstawicielem Biura ds. Wniosków o Płatnośd. 146

147 szczegółowych obowiązków, których musieli dopełnid chcąc prawidłowo rozliczyd projekt i wypełnid wniosek o płatnośd. Ta rządząca się swoimi prawami rzeczywistośd projektowa wielu projektodawcom mogła sprawiad problemy (z tego względu wielu zdecydowało się na powierzenie prowadzenia i/lub rozliczania projektu firmie zewnętrznej). Funkcjonowanie w ramach odmiennych od standardowych rygorów dotyczących księgowości, wyboru oferentów, wystawiania faktur, konieczności uzasadniania celowości i związków z projektem określonych wydatków mogło byd jedną z przyczyn błędów popełnianych zarówno na etapie prowadzenia projektu jak i jego rozliczania: Zwłaszcza przedsiębiorcy mają jakiś swój schemat wykonywania działalności i dla nich pewne rzeczy są takie z przyzwyczajenia, przedstawiają może takie dokumenty w innych sytuacjach i jest to akceptowane, natomiast my tego nie przyjmowaliśmy 122. Jaka jest świadomośd beneficjentów w zakresie obowiązków związanych z rozliczaniem projektów? Osobno postanowiono potraktowad zagadnienie braku świadomości określonych obowiązków dotyczących rozliczania projektu i ich ewentualnego wpływu na błędy we wnioskach o płatnośd. Można bowiem uznad, iż brak świadomości mógł byd wynikiem zarówno niezapoznania/niedokładnego zapoznania się z dokumentami precyzującymi jak powinno wyglądad rozliczenie projektu, jak również jego przyczyną mógł byd brak sprecyzowania określonych wymogów przez IZ RPO WZ. Co piąty beneficjent na pytanie o to czy były takie wymogi związane z rozliczaniem projektu, których nie był świadomy, a których efektem były błędy we wniosku odpowiedział twierdząco. Charakterystyczne jest to, że aż połowa ankietowanych nie zajęła w tej kwestii jednoznacznego stanowiska (odpowiedzi nie wiem/trudno powiedzied). 122 IDI z przedstawicielem Biura ds. Wniosków o Płatnośd. 147

148 Wykres 32 Czy brak świadomości określonych wymogów związanych z rozliczaniem projektu miał wpływ na popełnienie błędów we wniosku (N= 185, dane procentowe) 50% 20% 30% tak nie nie wiem/trudno powiedzied Źródło: opracowanie własne na podstawie badania CAWI/CATI Beneficjenci, którzy twierdząco odpowiedzieli na pytanie proszeni byli o wskazanie, jakich obowiązków nie byli świadomi. Udzielane odpowiedzi były bardzo zróżnicowane i dotyczyły takich kwestii jak: zaokrąglania kwot VAT do pełnych złotych, opisu faktur, terminów rozliczenia zaliczek, konieczności załączania prolongat płatności za faktury, zmian w Instrukcji. 5.7 Efekty korekt Czy korekty we wnioskach miały negatywny wpływ na proces realizacji projektów przez beneficjentów (opóźnienia w wypłaceniu środków)? Z punktu widzenia beneficjentów niezwykle istotną kwestią związaną ze sprawnym prowadzeniem projektu współfinansowanego ze środków unijnych jest kwestia płynności finansowej wiążąca się m.in. z planowym wpływem środków stanowiących bądź to refundację poniesionych kosztów bądź zaliczkę na przyszłe wydatki. Termin wpływu środków jest z kolei w dużej mierze uzależniony od poprawności rozliczania przez beneficjenta poniesionych wydatków. Wyniki badania ankietowego pokazują, iż w 64% przypadków korekty do wniosku o płatnośd miały wpływ na późniejsze od oczekiwanego przekazanie środków dotacji. 148

149 Wykres 33 Wpływ korekt na późniejsze przekazanie środków przez IZ RPO WZ (N= 185, Dane procentowe) 21% 15% 64% tak nie nie wiem/trudno powiedzied Źródło: opracowanie własne na podstawie badania CAWI/CATI Kluczową kwestią jest jednak wpływ, jaki późniejsze przekazanie środków miało na przebieg realizacji projektu. Co czwarty ankietowany spośród tych, którzy udzieli twierdzącej odpowiedzi na pytanie dotyczące terminu wpływu środków z dotacji stwierdził, iż wpływ ten był negatywny. Wykres 34 Negatywny wpływ późniejszego przekazania środków na realizację projektu (N= 115 dane procentowe) 13% 24% tak 63% nie nie wiem/trudno powiedzied Źródło: opracowanie własne na podstawie badania CAWI/CATI Ankietowani proszeni o wskazanie na czym polegał ten wpływ wymieniali: opóźnienia w realizacji projektu, opóźnienia w płatnościach za faktury kontrahentom, brak płynności finansowej, wzrost cen (towarów/usług) oraz wyższe koszty kredytu. 149

150 Również dane jakościowe uzyskane w trakcie wywiadów indywidualnych z pracownikami IZ RPO WZ, przedstawicielami beneficjentów oraz przedstawicielami firm doradczych potwierdzały fakt występowania zjawiska problemów na etapie realizacji projektu będących pokłosiem konieczności składania korekt do wniosków o płatnośd. Powtarzały się stwierdzenia dotyczące konieczności brania przez beneficjentów w takich sytuacjach kredytów i ponoszenia nieprzewidzianych kosztów. Brak możliwości finansowania inwestycji wydłuża realizację całego projektu. Beneficjenci planują sobie pewne działania, umowy pod te środki środków nie ma i w związku z tym pojawia się problem. Muszą korzystad z kredytu i płacid duże odsetki 123. Czy fakt konieczności składania korekt przez Paostwa wywołał po stronie beneficjenta jakieś perturbacje, głównie natury finansowej, związane z tym, że musiał dłużej oczekiwad na środki? Zawsze i czasami dosyd poważne. Wiadomo, że my jesteśmy pośrednikiem pomiędzy UM a beneficjentami i w większości nasi klienci są przygotowani na takie perturbacje, staramy się uzbroid ich w cierpliwośd już na etapie przygotowywania dokumentacji aplikacyjnej. Natomiast czasami są pisane projekty bardzo duże pod względem finansowym dla danego beneficjenta. Wtedy problemy są dośd poważne. 124 Przedstawiciele firm doradczych wskazywali, iż beneficjentów najbardziej frustruje charakter błędów we wniosku o płatnośd, który potrafi nawet na wiele miesięcy wstrzymad przekazywanie płatności. Takie sytuacje są, dla beneficjentów, w szczególności tych będących przedsiębiorcami, funkcjonujących w określonych realiach obrotu gospodarczego hołdującego zasadzie, że czas to pieniądz najbardziej niezrozumiałe, budzące rozgoryczenie i rozczarowanie. Nieraz powodem *opóźnieo w dokonaniu płatności- przyp. ewaluatora+ są błahe błędy (np.: nieczytelny nr faktury) albo braki, które można by uzupełnid na wezwanie telefoniczne albo błędy których korektę można by dokonad ręcznie 125 Tak, ale to jest dłuższa historia z wnioskiem koocowym o płatnośd. Na etapie weryfikacji tego wniosku wyszło na to, że jeden z naszych kontrahentów wystawił nam złą fakturę, pomylił się o jeden grosz w wacie. W związku z tym musieliśmy aneksowad termin zakooczenia projektu. O jeden grosz. 123 IDI z firmą doradczą. 124 IDI z firmą doradczą. 125 IDI z firmą doradczą. 150

151 Zapłacid jeden grosz. I praktycznie termin zakooczenia projektu przesunął się o pół roku ze względu na jeden grosz. 126 Powtarzającym się wśród beneficjentów zastrzeżeniem był zastrzeżenie dotyczące długiego czasu oczekiwania na weryfikację korekty wniosku. Zdaniem rozmówców wnioskom tym z uwagi na to, iż ich weryfikacja jest co do zasady zdecydowanie krótsza niż weryfikacja składanego po raz pierwszy wniosku o płatnośd powinien byd nadawany priorytet skutkujący weryfikacją w terminie krótszym niż 22 dni. W opinii Wykonawcy postulat jest uzasadniony w odniesieniu do wniosków, w których liczba i rodzaj popełnionych błędów wskazują, iż weryfikacja wprowadzonych korekt nie będzie czasochłonna ani skomplikowana. Czy wymogi związane z rozliczaniem projektów mogą osłabiad skłonnośd beneficjentów do aplikowania o środki w przyszłości? W kontekście zaprezentowanych informacji istotnym było zbadanie czy opóźnienia w płatnościach skutkujące problemami na etapie realizacji projektu mogą mied wpływ na skłonnośd beneficjentów do aplikowania o środki w przyszłości. Odsetek beneficjentów zamierzających ponownie aplikowad o środki wśród wszystkich ankietowanych wyniósł 65% (niezdecydowanych było 28%). W grupie podmiotów, która nie doświadczyła negatywnych efektów późniejszego przekazania dotacji odsetek ten był o 10% wyższy. Z kolei w grupie beneficjentów, którzy doświadczyli negatywnych efektów późniejszego przekazania środków finansowych jednoznaczną deklarację ponownego zamiaru ubiegania się o środki złożyło 46% badanych. Należy jednak zauważyd, że jedynie 14% z nich kategorycznie stwierdziło, iż nie będzie aplikowad w przyszłości o środki z RPO WZ. Liczną grupę stanowili natomiast niezdecydowani (39%). Nie można tym samym jednoznacznie stwierdzid by podmioty, które napotkały na problemy na etapie realizacji projektu wynikające z problemów z rozliczeniem wcześniejszych wydatków miały wyraźnie mniejszą skłonnośd do aplikowania o środki w przyszłości. Na chwilę obecną nie wydaje się by tego typu zagrożenie przybierało istotne rozmiary. Szczegółowy rozkład odpowiedzi przedstawia poniższy wykres: 126 IDI z beneficjentem. 151

152 Wykres 35 Negatywne skutki przekazania środków finansowych a plany ubiegania się o kolejne dofinansowanie (N= 115 dane procentowe) 80% 75% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 46% 8% 14% 17% 39% brak negatywnych skutków późniejszego przekazania środków na projekt zaistnienie negatywnych skutków późniejszego przekazania środków na projekt zamiar realizacji kolejnego projektu brak zamiaru realizacji kolejnego projektu nie wiem/trudno powiedzied Źródło: opracowanie własne na podstawie badania CAWI/CATI Również przedstawiciele firm doradczych wskazywali, iż mimo niejednokrotnie dużych problemów z rozliczeniem projektu beneficjenci dostrzegają raczej korzyści płynące z otrzymania dotacji niż ewentualne trudności związane z finansowym wymiarem realizacji projektu. Jako takie nastawienie jest pozytywne, natomiast w trakcie rozliczeo projektu bardzo często są rozgoryczeni, zawiedzeni, zdarza im się tracid cierpliwośd ze względu na przedłużające się procedury, ze względu na niezrozumiałośd uwag do wniosku o płatnośd. ( )Mimo, że dostrzegają minusy to fundusze oceniają bardzo pozytywnie. Czyli to nie powinno negatywnie wpłynąd na ich skłonnośd do aplikowania o środki po raz kolejny? Raczej nie. Nawet ci najbardziej rozgoryczeni klienci, gdzie widad, że naprawdę opóźnienia w płatnościach powodują u nich poważne perturbacje, chcą jeszcze raz próbowad IDI z firmą doradczą. 152