REGULAMIN REKRUTACJI. Część I. Postanowienia ogólne

Transkrypt

1 REGULAMIN REKRUTACJI do wdrożenia instrumentów współpracy finansowej dla przedstawicieli jednostek samorządu gminnego i powiatowego oraz organizacji pozarządowych w ramach projektu Wzmocnienie mechanizmów współpracy finansowej administracji publicznej z organizacjami pozarządowymi jako realizatorami zadań publicznych Część I Postanowienia ogólne 1 1. Ilekroć w niniejszych zasadach jest mowa o: 1) Wdrożeniach należy przez to rozumieć włączenie w działania JST instrumentów współpracy z organizacjami pozarządowymi objętych Projektem, o którym mowa w pkt. 4 2) Projekcie należy przez to rozumieć projekt nr POKL /13 pn. Wzmocnienie mechanizmów współpracy finansowej administracji publicznej z organizacjami pozarządowymi jako realizatorami zadań publicznych (Mechanizmy Współpracy), współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, realizowany w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, priorytet V. Dobre Rządzenie, działanie 5.4Rozwój potencjału trzeciego sektora, poddziałanie Wsparcie systemowe dla trzeciego sektora projekty systemowe. 3) Partnerach projektu należy przez to rozumieć: Departament Pożytku Publicznego w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej (MPiPS), Fundację Rozwoju Demokracji Lokalnej (FRDL) i Małopolską Szkołę Administracji Publicznej Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie (MSAP). 4) Umowie partnerskiej należy przez to rozumieć Umowę partnerską na rzecz realizacji Projektu Wzmocnienie mechanizmów współpracy finansowej administracji publicznej z organizacjami pozarządowymi jako realizatorami zadań publicznych zawartą w dniu 10 kwietnia 2014 r. roku w Warszawie pomiędzy Ministerstwem Pracy i Polityki Społecznej a Partnerami projektu (FRDL i MSAP), 1

2 5) Decyzji o dofinansowaniu projektu należy przez to rozumieć decyzję z dnia , nr UDA POKL / ) Regulaminie rekrutacji należy przez to rozumieć niniejszy dokument, 7) Stronie internetowej projektu należy przez to rozumieć stronę: 8) Stronach internetowych partnerów projektu - należy przez to rozumieć strony oraz 9) JST należy przez to rozumieć jednostki samorządu terytorialnego szczebla gminnego i powiatowego. 10) Zespół ekspercki należy przez to rozumieć zespół powołany przez Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej oraz Partnerów projektu, o których mowa w pkt. 4 i 5 (FRDL i MSAP) 11) Organizacje pozarządowe (NGO) należy przez to rozumień fundacje, stowarzyszenia oraz inne podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariacie We wdrożeniach uczestniczy 20 JST wybranych zgodnie z niniejszym regulaminem. 2. Harmonogram i szczegółowy zakres wdrożeń zostanie ustalony indywidualnie z każdą JST, jednak wdrożenia muszą zostać zrealizowane w okresie od lipca 2014 roku do czerwca 2015 roku. 3. Rekrutacja ma charakter jawny i otwarty, co oznacza, że prowadzona jest wśród wszystkich gmin i powiatów z terenu całej Polski. 4. Postępowanie kwalifikacyjne jest obligatoryjne do otrzymania wsparcia. 5. Postępowanie kwalifikacyjne prowadzi FRDL we współpracy z MPiPS oraz MSAP. 6. Udział we wdrożeniach jest nieodpłatny wdrożenia są finansowane ze środków projektu, o którym mowa w 1 ust. 1 pkt 4, tzn. jest współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Część II 2

3 Zasady rekrutacji 3 1. Warunkiem wzięcia udziału we Wdrożeniach jest zgłoszenie chęci udziału trenerowi podczas szkoleń, lub poprzez wypełnienie formularza zgłoszeniowego na stronie projektu. 2. W ramach zgłoszenia JST są zobowiązane do wskazania przedstawiciela danej JST, który będzie osobą kontaktową po stronie JST w kwestiach związanych z realizacją wdrożeń. 3. Dokumentacja rekrutacyjna będzie dostępna na stronie internetowej projektu. 4. Termin zakończenia procesu przyjmowania zgłoszeń będzie ogłoszony na stronie internetowej projektu na co najmniej 3 dni robocze przed terminem zakończenia przyjmowania zgłoszeń Procedura rekrutacyjna składa się z następujących etapów: 1) zgłoszenie przez JST chęci wzięcia udziału we Wdrożeniach poprzez wysłanie wiadomości, o której mowa w 3 ust. 1, 2) rejestracja prawidłowych zgłoszeń w bazie FRDL, 3) analizę zgłoszeń przez zespół ekspercki i wyłonienie 30 JST, które zostaną poddane pogłębionej analizie, 4) przeprowadzenie pogłębionej analizy 30 JST wybranych we wcześniejszym etapie rekrutacji, 5) wyłonienie na podstawie wyników pogłębionej analizy 20 JST, które zostały zakwalifikowane do wdrożeń oraz 4 JST, które zostaną umieszczone na liście rezerwowej, 6) umieszczenie wyników na stronie internetowej projektu oraz powiadomienie za pomocą poczty elektronicznej JST, które pozytywnie przeszły proces rekrutacji, wraz z podaniem informacji o metodzie wdrożeń, 7) ustalenie harmonogramu uczestnictwa we Wdrożeniach JST, które pozytywnie przeszły proces rekrutacji. 2. Przesłanie zgłoszenia nie jest równoznaczne z zakwalifikowaniem do udziału we Wdrożeniach. 3. Kompletne i poprawne zgłoszenia będą rejestrowane według daty ich wpływu w bazie zgłoszeń utworzonej na potrzeby Wdrożeń. 3

4 4. Zgłoszenia będą przyjmowane w ustalonym terminie lub do momentu uzyskania wymaganej wielkości grupy docelowej. Zgłoszenia, które wpłyną po terminie zostaną odrzucone. 5. Przedstawiciele JST przed przesłaniem zgłoszenia mają obowiązek zapoznać się z całością Regulaminu Rekrutacji. Przystąpienie do procesu rekrutacji jest równoznaczne z zaakceptowaniem postanowień Regulaminu Rekrutacji. 6. Ostateczną listę JST zakwalifikowanych do otrzymania wsparcia w ramach Wdrożeń zatwierdzają Partnerzy projektu. 7. JST, które znalazły się na liście rezerwowej, o której mowa w 4 ust. 1 pkt 5, zostaną włączone do otrzymania wsparcia w ramach Wdrożeń w przypadku wolnych miejsc, rezygnacji lub nie spełnienia warunków uczestnictwa podmiotów wcześniej zakwalifikowanych. Włączenie do wsparcia w ramach Wdrożeń nastąpi według kolejności na liście rezerwowej. W przypadku wyczerpania listy rezerwowej FRDL ogłosi rekrutację uzupełniającą Kryteria rekrutacji: 1) W ramach etapu rekrutacji, o którym mowa w 4 ust. 1 pkt. 3 Zespół ekspercki wybierze 30 JST do dalszej pogłębionej analizy na podstawie przesłanych zgłoszeń. Zespół przy wyborze będzie brał pod uwagę: liczbę instrumentów, które deklaruje wdrożyć JST, różnorodność instrumentów proponowanych do wdrożenia, zróżnicowanie regionalne JST, zróżnicowanie JST pod względem liczby mieszkańców oraz rodzaju (gminy i powiaty) oceny realności wdrożenia proponowanych instrumentów, oceny użyteczności wdrożenia proponowanych instrumentów, udział przedstawicieli JST w szkoleniach w ramach projektu (nie jest to warunek konieczny). 2) W ramach etapu rekrutacji, o którym mowa w 4 ust. 1 pkt. 5 Zespół ekspercki wybierze 20 JST oraz 4 JST na liście rezerwowej biorąc dodatkowo pod uwagę następujące zagadnienia: dotychczasowe doświadczenia JST we współpracy z organizacjami pozarządowymi, w tym w szczególności w zakresie stosowania instrumentów współpracy finansowej, 4

5 dotychczasowy zakres i skalę korzystania przez organizacje pozarządowe z wykorzystywanych przez JST instrumentów współpracy finansowej, instytucjonalne, ludzkie i finansowe możliwości wdrożenia przez JST proponowanych instrumentów, adekwatność proponowanych instrumentów do zadań zlecanych organizacjom pozarządowym, adekwatność proponowanych instrumentów do potrzeb i możliwości organizacji pozarządowych, doświadczenia JST w stosowaniu instrumentów finansowych w stosunku do innych podmiotów niż organizacje pozarządowe wysokość zadłużenia JST, istnienie w JST silnego lidera, który będzie wytyczać obszar współpracy finansowej z NGOs. 2. W przypadku JST, które otrzymały równą ocenę decydować będzie kolejność zgłoszeń. Część III Sposób realizacji wdrożeń 6 1. Wdrożenia będą przeprowadzane przy zastosowaniu jednej z dwóch metod: 1) partycypacyjnej podmiot odpowiedzialny: FRDL, 2) eksperckiej podmiot odpowiedzialny: MSAP. 2. W ramach metody partycypacyjnej każdej JST zostanie zapewniony doradca-opiekun, który będzie pracował z daną JST i konsultował elementy wdrożenia współpracy finansowej (80 godzin wsparcia doradczego na miejscu). Dodatkowo, przewidziane są konsultacje owe i telefoniczne z ekspertami ds. prawnych i finansowych. W JST zostanie powołany zespół ds. wdrożenia instrumentów współpracy finansowej, w skład którego wejdą: prezydent/burmistrz/wójt/starosta, sekretarz/pełnomocnik ds. współpracy z NGO/os. zajmująca się współpracą z NGO, skarbnik oraz przewodniczący rady gminy/powiatu, 2 wybranych 5

6 przedstawicieli NGO z danej gminy/powiatu. Wdrożenia obejmą także dwa spotkania o charakterze informacyjno-konsultacyjnym dla organizacji pozarządowych. 3. W ramach metody eksperckiej Zaangażowane JST otrzymają możliwość wsparcia indywidualnego oraz grupowego. W ramach indywidualnego wsparcia przewiduje się od 5 do 12 dni pomocy wdrożeniowej dla każdego z instrumentów (średnio 8 dni - w zależności od poziomu skomplikowania konkretnego instrumentu i potencjału JST). Każdej JST zostanie przydzielony w ramach wsparcia indywidualnego ekspert ds. wdrożeń. Dodatkowo, w ramach wsparcia grupowego przewidziane są warsztaty wdrożeniowe, w których uczestniczyć będą podmioty wdrażające te same lub podobne instrumenty współpracy. Zakłada się, że w każdym z warsztatów będą uczestniczyli przedstawiciele JST oraz NGO z pięciu miejscowości, a przedstawiciele każdej z nich będą uczestniczyć w dwóch warsztatach. 4. Wdrożenia obejmą: 1) implementację co najmniej 2 instrumentów w 10 JST przy wykorzystaniu metody partycypacyjnej, 2) implementację co najmniej 3 instrumentów w 10 JST przy wykorzystaniu metody eksperckiej. 5. Decyzja o przydzieleniu metod, o których mowa w ust. 1, do zakwalifikowanych JST zostanie podjęta przez Partnerów projektu po przeanalizowaniu kryteriów rekrutacji, o których mowa w 5 ust. 1. Część IV Obowiązki uczestników Wdrożeń 7 1. JST zakwalifikowane do wdrożeń są zobowiązane do: zawarcia odpowiednio z FRDL lub MSAP umowy o współpracy, która określi zakres i harmonogram prac wdrożeniowych w każdej JST oraz zobowiązania obu stron umowy, czynnego udziału w pracach wdrożeniowych, współpracy z opiekunem i ekspertami, zgodnie z postanowieniami umowy o współpracy, podjęcia decyzji wdrażających w działania JST wypracowane instrumenty współpracy finansowej. 6

7 2. Po zakończeniu Wdrożeń przedstawiciel uczestniczącej we Wdrożeniach JST jest zobowiązany do wypełnienia ankiety ewaluacyjnej na formularzu przekazanym przez FRDL. 3. Uczestnicząca we Wdrożeniach JST jest zobowiązana wziąć udział w badaniach ankietowych, które zostaną przeprowadzone na wybranej grupie beneficjentów ostatecznych projektu, o którym mowa w 1 ust. 1 pkt. 4, po zakończeniu realizacji projektu przez Instytucję Wdrażającą lub przez podmiot zewnętrzny na zlecenie instytucji wdrażającej, w celu oceny efektywności wsparcia udzielanego z wykorzystaniem środków Europejskiego Funduszu Społecznego