Raport Końcowy z badania: Analiza sprawności przepływów finansowych w ramach RPO WP WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE

Transkrypt

1 Raport Końcowy z badania: Analiza sprawności przepływów finansowych w ramach RPO WP WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE

2 Cel badania Celem badania była: ocena skuteczności funkcjonowania systemu przepływów finansowych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata

3 Cele szczegółowe Analiza struktury organizacyjnej systemu zarządzania finansowego RPO WP, procedur regulujących funkcjonowanie kluczowych procesów systemu, w tym: identyfikacja kluczowych operacji w procesie/zespole procesów (niezbędnych wejść i wyjść w danej operacji), w tym identyfikacja operacji zbędnych - nie przynoszących wartości dodanej identyfikacja i wizualizacja ścieżek krytycznych (ewentualnych wąskich gardeł) w systemie przepływów finansowych Zweryfikowanie systemu pod kątem sprawności i terminowości wykorzystywania środków finansowych, w tym analiza danych systemu monitorowania, dotyczących prognozowanych i zrealizowanych płatności dodatkowy Określenie trudności i problemów występujących w systemie zarządzania finansowego dodatkowy Weryfikacja procedur pod kątem dostosowania do nowej ustawy o finansach publicznych

4 Kryteria ewaluacyjne Trafność odpowiada na pytanie czy system zarządzania finansowego jest poprawnie zaprojektowany (adekwatność konstrukcji / struktury organizacyjnej systemu / przyjętych procedur) Skuteczność odpowiada na pytanie czy system funkcjonuje sprawnie, jest skuteczny (efektywność organizacyjna systemu).

5 Poziomy badania relacji Beneficjent MRR Instytucja Certyfikująca (IC) / Instytucja Pośrednicząca w Certyfikacji (IPOC) IZ RPO WP

6 Organizacja badania Raport metodologiczny Moduł 1 Analiza danych zastanych Moduł 2 Indywidualne wywiady pogłębione (IDI) Moduł 3 Wywiady kwestionariuszowe: z pracownikami oraz beneficjentami (CATI) Moduł 4 Obserwacje uczestniczące Moduł 5 Analiza zgromadzonych danych oraz FGI Raport końcowy

7 Wyniki badania w zakresie wypełniania zadań przez IZ RPO WP oraz zgodności procedur z prawem polskim i unijnym nie ma żadnych zastrzeżeń.

8 respondentów Beneficjenci liczba wniosków o płatność wniosek 2 wnioski 3 wnioski 4 wnioski 5 i więcej wniosków

9 Analiza ścieżek krytycznych Lp. Procedura Przedmiot procesu Rodzaj Liczba czynności Czas trwania [dni robocze] 1 Procedura poświadczania wniosków o płatność Wniosek dotyczy refundacji lub wnioskowania o zaliczkę Wniosek nie zawiera żadnych błędów 2 Wniosek/załączniki wymaga poprawienia i/lub uzupełnienia 3 Wniosek dotyczy postępu rzeczowego (pełni funkcję sprawozdawczą) lub wniosek państwowej jednostki budżetowej Wniosek nie zawiera żadnych błędów 4 Wniosek/załączniki wymaga poprawienia i/lub uzupełnienia Procedura przekazywania Zlecenia uruchomienia Zlecenie nie zawiera błędów 7(10) 10 środków na rzecz środków finansowych przy 6 beneficjentów refundacji Zlecenie zawiera błędy 11(16) 15 7 Zlecenia uruchomienia Zlecenie nie zawiera błędów 7(10) 7 8 środków finansowych przy zaliczce Zlecenie zawiera błędy 11(16) 11 9 Procedura przygotowania poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność okresową 10 Procedura sporządzenia, sprawdzenia i weryfikacji zbiorczego dokumentu Poświadczenie i deklaracja wydatków oraz wniosek o płatność okresową od IZ RPO WP do IC Poświadczenie i deklaracja wydatków oraz wniosku o płatność okresową Zbiorczy dokument Poświadczenia 4 9 Zbiorczy dokument Poświadczenia nie zawiera błędów 11 Zbiorczy dokument Poświadczenia zawiera błędy 6(12) 8 8(15) 13

10 Wyposażenie stanowisk pracy Stanowisko pracownika zdecydowanie wyposażano w odpowiedni sprzęt i oprogramowanie Stanowisko pracownika raczej wyposażano w odpowiedni sprzęt i oprogramowanie Stanowisko pracownika raczej nie wyposażano w odpowiedni sprzęt i oprogramowanie Stanowisko pracownika zdecydowanie nie wyposażano w odpowiedni sprzęt i oprogramowanie Pracownik nie wie lub trudno mu powiedzieć

11 Wyposażenie stanowisk pracy Inny (fax) Kalkulator Drukarka Komputer Brakujące elementy wyposażenia stanowisk pracy w opinii pracowników IZ RPO WP.

12 Ocena użyteczności systemu informatycznego przez pracowników Pracownik ocenia użyteczność systemu informatycznego na 1 Pracownik ocenia użyteczność systemu informatycznego na 2 Pracownik ocenia użyteczność systemu informatycznego na 3 Pracownik ocenia użyteczność systemu informatycznego na 4 Pracownik ocenia użyteczność systemu informatycznego na 5 Pracownik ocenia użyteczność systemu informatycznego na 6

13 Samoocena znajomości procedur regulujących proces przepływu środków przez pracowników Znajomość przez siebie procedur regulujących proces przepływu środków jest bardzo dobra Znajomość przez siebie procedur regulujących proces przepływu środków jest raczej dobra Znajomość przez siebie procedur regulujących proces przepływu środków jest ani dobra ani zła Znajomość przez siebie procedur regulujących proces przepływu środków jest raczej zła

14 Ocena znajomości procedur regulujących proces przepływu środków innych pracowników przez pracowników Znajomość przez innych pracowników procedur regulujących proces przepływu środków jest bardzo dobra Znajomość przez innych pracowników procedur regulujących proces przepływu środków jest raczej dobra Znajomość przez innych pracowników procedur regulujących proces przepływu środków jest ani dobra ani zła Znajomość przez innych pracowników procedur regulujących proces przepływu środków jest raczej zła

15 Potrzeba uczestnictwa w szkoleniach dotyczących systemu przepływów finansowych Pracownik zdecydowanie nie ma potrzeby uczestnictwa w szkoleniach dotyczących systemu przepływów finansowych Pracownik raczej nie ma potrzeby uczestnictwa w szkoleniach dotyczących systemu przepływów finansowych Pracownik raczej ma potrzebę uczestnictwa w szkoleniach dotyczących systemu przepływów finansowych Pracownik zdecydowanie ma potrzebę uczestnictwa w szkoleniach dotyczących systemu przepływów finansowych Pracownik nie wie lub trudno mu powiedzieć

16 Liczba dni od daty decyzji do daty podpisania umowy o dofinansowanie projektu. dni Średnia liczba dni Mediana liczby dni Odchylenie standardowe Średnia liczba dni Mediana liczby dni Odchylenie standardowe Średnia liczba dni Mediana liczby dni Odchylenie standardowe Średnia liczba dni Mediana liczby dni Odchylenie standardowe ,5 63, , ,0 Wszystkie osie Oś II Oś IV Oś VIII

17 Liczba dni od daty podpisania umowy o dofinansowanie do daty złożenia pierwszego wniosku o płatność dni Średnia liczba dni Mediana liczby dni Odchylenie standardowe Średnia liczba dni Mediana liczby dni Odchylenie standardowe Średnia liczba dni Mediana liczby dni Odchylenie standardowe Średnia liczba dni Mediana liczby dni Odchylenie standardowe ,5 29,9 33, ,0 0 Wszystkie osie Oś II Oś IV Oś VIII

18 Opóźnienia w realizacji projektów w oczach beneficjentów 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Realizacja projektu odbywa się zgodnie harmonogramem Występują opóźnienia w realizacji projektu

19 Ocena terminów zawartych w procedurach dotyczących przepływów pieniężnych Terminy określone w procedurach dotyczących przepływów 25 finansowych zostały określone zupełnie nierealistycznie Terminy określone w procedurach dotyczących przepływów finansowych zostały określone raczej nierealistycznie Terminy określone w procedurach dotyczących przepływów finansowych zostały określone raczej realistycznie Terminy określone w procedurach dotyczących przepływów finansowych zostały określone zdecydowanie realistycznie Pracownik nie wie lub trudno mu powiedzieć

20 Terminowość składania wniosków o płatność przez beneficjentów w oczach pracowników IZ RPO WP Wszyscy lub prawie wszyscy beneficjenci składają wnioski terminowo Większość beneficjentów składa wnioski terminowo Około połowa beneficjentów składa wnioski terminowo

21 Średnia liczba dni Mediana liczby dni Odchylenie standardowe Średnia liczba dni Mediana liczby dni Odchylenie standardowe Średnia liczba dni Mediana liczby dni Odchylenie standardowe Średnia liczba dni Mediana liczby dni Odchylenie standardowe dni Średnia liczba dni kalendarzowych całościowej weryfikacji wniosku o płatność ,6 7,0 7,5 9 8, Wszystkie osie Oś II Oś IV Oś VIII

22 Czas trwania procesu weryfikacji wniosków o płatność przez beneficjentów w oczach pracowników IZ Proces weryfikacji wniosku o płatność trwa 1-7 dni Proces weryfikacji wniosku o płatność trwa 8-15 dni Proces weryfikacji wniosku o płatność trwa dni Proces weryfikacji wniosku o płatność trwa dni Proces weryfikacji wniosku o płatność trwa 61 dni i więcej

23 Terminowość weryfikacji wniosków o płatność w oczach beneficjentów 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Wniosek został zatwierdzony w terminie Wniosek został rozpatrzony z opóźnieniem

24 Opóźnienia w akceptacji wniosków o płatność spowodowane błędami. Perspektywa pracowników IZ RPO WP Błędy znajdujące się w składanych wnioskach o płatność 20 zdecydowanie prowadzą do powstawania opóźnień w ich akceptacji Błędy znajdujące się w składanych wnioskach o płatność raczej prowadzą do powstawania opóźnień w ich akceptacji Błędy znajdujące się w składanych wnioskach o płatność raczej nie prowadzą do powstawania opóźnień w ich akceptacji

25 Liczba dni od daty zatwierdzenia wniosku o płatność do daty wypłaty środków

26 Ocena współpracy z IZ RPO WP podczas wypełniania wniosków o płatność w oczach beneficjentów 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Współpraca układała się bardzo dobrze Współpraca układała się raczej dobrze Współpraca układała się ani dobrze, ani źle Współpraca układała się raczej źle Współpraca układała się bardzo źle

27 Poziom trudności wypełniania wniosku o płatność w oczach beneficjentów 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Wypełnienie wniosku o płatność było bardzo łatwe Wypełnienie wniosku o płatność raczej było łatwe Wypełnienie wniosku o płatność nie było ani łatwe, ani trudne Wypełnienie wniosku o płatność raczej było trudne Wypełnienie wniosku o płatność było bardzo trudne

28 Elementy niespójne lub nieprzejrzyste w opinii beneficjentów pkt 9. Data rozpoczęcia realizacji projektu (format), pkt 11. Rozliczenie kwoty dofinansowania przekazanej w formie zaliczki, pkt 12. Kwota wydatków kwalifikowanych objętych wnioskiem, pkt 13. Wnioskowana kwota dofinansowania, pkt 15. Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem (formaty dat wystawienia dokumentu i zapłaty), pkt 18. Postęp rzeczowo-finansowy realizacji projektu, pkt 20. Wskaźniki realizacji projektu, pkt 22. Harmonogram wydatków na kolejne kwartały.

29 Spójność i przejrzystość wniosku o płatność w oczach beneficjentów 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Wzór wniosku jest zdecydowanie spójny i przejrzysty Wzór wniosku jest raczej spójny i przejrzysty Wzór wniosku raczej nie jest spójny i przejrzysty Wzór wniosku zdecydowanie nie jest spójny i przejrzysty Respondent nie wie lub trudno mu powiedzieć

30 Spójność i przejrzystość instrukcji wypełniania wniosku o płatność w oczach beneficjentów 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Instrukcja jest zdecydowanie spójna i przejrzysta Instrukcja jest raczej spójna i przejrzysta Instrukcja raczej nie jest spójna i przejrzysta Instrukcja zdecydowanie nie jest spójna i przejrzysta Respondent nie wie lub trudno mu powiedzieć

31 Najczęściej występująca liczba błędów we wnioskach o płatność zdaniem pracowników IZ RPO WP Składane wnioski najczęściej nie zawierają błędów Składane wnioski najczęściej umiarkowaną liczbę błędów (mniej niż 10) Składane wnioski najczęściej zawierają dużo błędów (więcej niż 10)

32 Stwierdzenie błędów we wnioskach o płatność w oczach beneficjentów 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% We wniosku zostały stwierdzone błędy We wniosku nie stwierdzono błędów

33 Konsekwencje nowej ufp Współfinansowanie Środki unijne Planowane w budżecie Dotacja celowa BGK? Problem końca roku Rezerwa w budżecie państwa Planowane w budżecie środków europejskich Płatność Przekazywane przez BGK Rezerwa w budżecie środków europejskich

34 Rekomendacje w zakresie wypełniania zadań przez IZ RPO WP oraz zgodności procedur z prawem polskim i unijnym nie ma żadnych zastrzeżeń. Można zastanowić się nad skróceniem procedury poświadczania wniosków o płatność, poprzez wprowadzenie możliwości równoległego sprawdzania i weryfikacji wniosku o płatność przez dwóch pracowników (np. poprzez możliwość przekazywania części wniosku do weryfikacji przez pierwszego pracownika). Skrócenie tej procedury może się odbyć również poprzez połączenie czasu trwania takich czynności jak: zatwierdzenie i akceptacja z czynnościami poprzednimi (czynności te mogłyby być wykazane jako odrębne, ale musiałyby być zrealizowane w czasie przewidzianym dla czynności poprzedniej).

35 Rekomendacje Wyposażenie stanowisk pracy w odpowiedni sprzęt i oprogramowanie jest podstawowym czynnikiem warunkującym sprawne funkcjonowanie systemu przepływów finansowych. Dlatego niezbędne jest uzupełnienie stanowisk pracy o brakujący sprzęt i oprogramowanie najbardziej brakującym elementem wyposażenia jest drukarka i fax Rozwiązaniem, które w znacznym stopniu mogłoby uchronić beneficjentów przed ryzykiem popełniania błędów arytmetycznych, może być planowane wprowadzenie generatora wniosków płatniczych Do uniknięcia wpisywania przez beneficjentów błędnego formatu daty może się przyczynić z jednej strony określenie w instrukcji wypełnienia wniosku o płatność, jaki format daty jest prawidłowy. Ponadto również w tym przypadku pomocne może się okazać wprowadzenie generatora wniosków o płatność, w którym format daty byłby narzucany odgórnie

36 Rekomendacje Za uchybienie uznawano złożenie wniosku w wersji czarno-białej. Przyczyną stwierdzenia uchybienia było to, że logotypy zastosowane w formularzu wniosku o płatność są odpowiednie dla wydruku w kolorze. W celu uniknięcia pojawiania się opisanego powyżej problemu w przyszłości logotypy powinny zostać umieszczone we wniosku o płatność stosownie dla wersji czarno-białej Pomiędzy wysoką samooceną i oceną znajomości procedur przez pracowników, a zgłaszanymi potrzebami szkoleniowymi nie musi zachodzić bezpośrednia sprzeczność, jednak zgłaszane potrzeby szkoleniowe pracowników odpowiedzialnych za rozliczenia i płatności należy wziąć pod uwagę podczas planowania przyszłych szkoleń dla pracowników IZ. Tę rekomendację uznaliśmy za kluczową właśnie z powodu nadchodzących zmian w systemie przepływów finansowych

37 Rekomendacje Bardzo często pojawiającym się błędem było wskazywanie nieprawidłowej odpowiedzi odnośnie zgodności realizacji projektu z zasadami polityk wspólnotowych, co spowodowane jest sformułowaniem pytania: Czy w trakcie realizacji projektu, w okresie objętym wnioskiem o płatność nie zastosowano kryteriów dyskryminacyjnych w trakcie zatrudniania?. W celu uniknięcia tego typu błędów popełnianych przez beneficjentów, pytania należy redagować w formie twierdzącej. Zatem pytania: "Czy w trakcie realizacji projektu, w okresie objętym wnioskiem o płatność nie zastosowano kryteriów dyskryminacyjnych w trakcie zatrudniania?" oraz "Czy w trakcie realizacji projektu, w okresie objętym wnioskiem o płatność nie zastosowano kryteriów dyskryminacyjnych w trakcie wyłaniania wykonawcy?" należy przeredagować w następujący sposób: "Czy w trakcie realizacji projektu, w okresie objętym wnioskiem o płatność zastosowano kryteria dyskryminujące w trakcie zatrudniania?" oraz "Czy w trakcie realizacji projektu, w okresie objętym wnioskiem o płatność zastosowano kryteria dyskryminujące w trakcie wyłaniania wykonawcy?" Oczywiście na tak przeredagowane pytania odpowiedzią prawidłową, tj. odpowiedzią wskazującą na zgodność realizacji projektu z zasadami polityk wspólnotowych, będzie odpowiedź nie