Firma Handlowa wersja 1.1. Podr cznik u ytkownika

Transkrypt

1 Firma Handlowa wersja 1.1 Podr cznik u ytkownika Warszawa -Poland Sp. z o.o. 2009

2

3 PRAWO DO ROZPOWSZECHNIANIA OPROGRAMOWANIA ORAZ DOKUMENTACJI NA TERENIE RZECZYPOSPOLITEJ POLSKIEJ NALE Y DO FIRMY 1 -Poland Sp. z o.o. Nabycie systemu «1 :Enterprise 8» równocze nie oznacza, i przyjmujecie Pa stwo do wiadomo ci zakaz kopiowania oprogramowania oraz dokumentacji bez pisemnej zgody firmy 1 -Poland Sp. z o.o. 1C-Poland Sp. z o.o., Z.S.A. «1 S.A.», Firma 1 -Poland Sp. z o.o. ul. Janka Muzykanta 60, Warszawa Tel.: info@1c.pl WWW: Firma 1, Moskwa, , skr. poczt c@1c.ru WWW: (w j zyku rosyjskim) Zespó opracowania platformy «1C:Enterprise 8»:. Aleksiejew,. Biezborodow, Winogradow,. Wo kow, I. Golsztein,. Gornostajew, G. Damje,. Dierut, D. Zareckij, D. Iwaszow, S. Kopijenko, S. Krawczenko,. Lejbowicz,. Lechan,. Miedwiediew,. Mitroszkin, S.Murzin, S. Nuraliew, D. Rusanow, P. So odkij, D. Slu bin, W. Sosnowskij, W. Tuniegow, W. Filippow, P. Czikow,. Cziczerin. Zespó opracowania konfiguracji «Firma Handlowa»: P. Aku ow, M. Jankowski, M. awrow, J. Morochojew. Dokumentacja: S. Bil, I. Kaczmarczyk, E. K ape -Ko tuniak, S. awrowa, Z.Wilczak. Nazwa ksi ki: Firma Handlowa Wersja 1.1 Podr cznik u ytkownika Numer wydania: Data wydania: 1 kwietnia 2009

4

5 Spis tre ci Wst p. Ogólny opis mo liwo ci programu Rozdzia 1. Rozpocz cie pracy w programie Konfigurowanie systemu Wype nianie katalogów Otwarcie okresu prowadzenia ewidencji Ustawienia polityki rachunkowo ci Stany pocz tkowe i obroty Rozdzia 2. Nawigacja w systemie Przyciski narz dziowe Formularze Podstawowe informacje na temat pracy z modu ami systemu Katalogi Dokumenty Raporty Raport uniwersalny Narz dzia Rozdzia 3. Obs uga sprzeda y Dziennik sprzeda y Dzia ania na dokumentach sprzeda y Wype nianie dokumentów sprzeda y Dokumenty sprzeda y Zapytanie od klienta Zamówienie od klienta Faktura zaliczkowa sprzeda y Wydanie zewn trzne sprzeda y Faktura sprzeda y Dokumenty zwrotu sprzeda y Zapytanie od klienta o zwrot Zamówienie zwrotu od klienta Przyj cie zewn trzne zwrotu sprzeda y Faktura koryguj ca zaliczkowa sprzeda y Faktura koryguj ca zwrotu sprzeda y Faktura koryguj ca ceny sprzeda y

6 6 1C:Enterprise 8. Firma 1C Anulowanie zamówienia od klienta Anulowanie zamówienia zwrotu od klienta Dokumenty sprzeda y detalicznej Zapytanie od klienta detalicznego Sprzeda detaliczna Zwrot sprzeda y detalicznej Sprzeda us ug Pozosta e dokumenty Ustaw status zamówienia od klienta Ustaw numer paczki Ustaw ceny sprzeda y Ustaw obroty sprzeda y Polityka kszta towania cen sprzeda y Raporty sprzeda y Rozdzia 4. Obs uga zakupu Dokumenty zakupu Zapytanie do dostawcy Zamówienie do dostawcy Faktura zaliczkowa zakupu Przyj cie zewn trzne zakupu Faktura zakupu Anulowanie zamówienia do dostawcy Dokumenty zwrotu zakupu Zapytanie do dostawcy o zwrot Zamówienie zwrotu do dostawcy Wydanie zewn trzne zwrotu zakupu Faktura koryguj ca zwrotu zakupu Faktura koryguj ca ceny zakupu Faktura koryguj ca zaliczkowa zakupu Anulowanie zamówienia zwrotu do dostawcy Statusy zamówie do dostawcy Zakup us ug Ustawienie cen zakupu Dziennik zakupów Raporty zakupu Rozdzia 5. Kompletacja i dekompletacja towarów Specyfikacje Dokumenty kompletacji i dekompletacji

7 Spis tre ci 7 Zamówienie kompletacji Anulowanie zamówienia kompletacji Kompletacja Dekompletacja Dziennik kompletacji Raporty kompletacji Rozdzia 6. Obs uga magazynu Parametry magazynów Komórki w magazynach Dokumenty magazynowe Przychód wewn trzny towarów Rozchód wewn trzny towarów Przesuni cie towarów Dziennik magazynów Odzwierciedlenie wyników inwentaryzacji Inwentaryzacja Ewidencja warto ciowa towarów w magazynach Raporty Gospodarki magazynowej Rozdzia 7. Obs uga planowania i realizacji bud etu firmy Bud et Operacje bud etowe Plan bud etowy Raporty dla bud etu Rozdzia 8. Rozrachunki Dokumenty rozrachunków Przelew od kontrahenta Przelew dla kontrahenta Kasa przyjmie od kontrahenta Kasa wyp aci dla kontrahenta Rozliczenie rozrachunków z kontrahentami Zmiana rezerwacji zaliczki Dziennik rozrachunków Raporty rozrachunków Rozdzia 9. Kasa i bank Dokumenty bankowe i kasowe

8 8 1C:Enterprise 8. Firma 1C Przelew wchodz cy (dowolny) Przelew wychodz cy (dowolny) Kasa przyjmie (dowolny) Kasa wyp aci (dowolny) Raporty bankowe i kasowe Rozdzia 10. P ace Dziennik operacji p acowych Dokumenty p acowe Otwarcie roku ksi gowego dla podsystemu p acowego Lista p ac Umowa o prac Aneks do umowy o prac Historia sk adek i wynagrodzenia dla pracownika Karta nieobecno ci pracownika Zmiana naliczania sk adników p acowych dla pracownika Wypowiedzenie umowy o prac Eksport p ac Raporty p acowe Raport Listy p ac Raport Pracownicy Rozdzia 11. rodki trwa e Dziennik rodki trwa e Dokumenty Faktura zakupu Przyj cie rodka trwa ego (OT) Amortyzacja T i WNiP Zmiana planu amortyzacji Zmiana warto ci rodka trwa ego (WT) Przesuni cie rodka trwa ego (MT) Likwidacja rodka trwa ego (LT) Raporty Raport Analiza rodków trwa ych Raport Plan amortyzacji rodka trwa ego Raport Tabela amortyzacyjna T i WNiP Rozdzia 12. Ksi ga g ówna Dziennik operacji ksi gowych Dokumenty

9 Spis tre ci 9 Dowód ksi gowy Raty rozlicze mi dzyokresowych kosztów Rozliczenia mi dzyokresowe kosztów Wycena sald w walucie obcej Zamkni cie okresu Zmiana warto ci rozliczenia mi dzyokresowego kosztów Raporty Ksi gi g ównej Dziennik Kartoteka konta Plan rozlicze mi dzyokresowych Rejestr VAT - sprzeda y Rejestr VAT - zakupu Salda i obroty kont Uzgodnienie sald Zestawienie dokumentów podlegaj cych ksi gowaniu Zestawienie sald i obrotów kont syntetycznych Zestawienie sald i obrotów na koncie Rozdzia 13. Administrowanie programem Wczytywanie danych z dokumentów tabelarycznych Wysy anie wiadomo ci przez Wymiana danych z systemem ksi gowym Wymiana danych w formacie EDI Urz dzenia handlowe Wyszukiwarka danych Zarz dzanie u ytkownikami oraz ustawienie praw dost pu Tymczasowa blokada Mechanizm drukowania i konfigurowania wydruków dokumentów

10

11 Wst p. Ogólny opis mo liwo ci programu Program Firma Handlowa stanowi cy cz sk adow systemu 1C:Enterprise 8.1, zapewnia kompleksow obs ug wszystkich niezb dnych operacji zwi zanych ze sprzeda i zakupem; umo liwia prowadzenie gospodarki magazynowej oraz ewidencjonowanie towarów prostych i z onych (kompletacja), wystawianie ró nego rodzaju dokumentów i generowanie raportów z wykorzystaniem dowolnych informacji zgromadzonych w bazie danych. Oprócz tego, system zawiera mechanizm pozwalaj cy menad erom sprzeda y zarz dza planowaniem i realizacj bud etu firmy. Poprzez funkcj wymiany danych system przekazuje wszystkie niezb dne dane do systemu finansowo-ksi gowego. Modu narz dziowy systemu wyposa ony jest w zaawansowane narz dzia dla zaspokojenia potrzeb najbardziej wymagaj cego ytkownika: wbudowany klient poczty do wysy ania wiadomo ci, wymiana danych w formacie EDI, mechanizm importu danych z zewn trznych dokumentów tabelarycznych, wyszukiwarka danych, rozbudowany mechanizm generowania raportów i wczytywania raportów zewn trznych. W sk ad programu wchodz cztery g ówne modu y: Katalogi, Dokumenty (Sprzeda, Zakup, Rozrachunki, Kompletacja, Magazyn, Bud et, Pozosta e), Raporty i Narz dzia. Wszystkie modu y s proste w obs udze dzi ki mo liwo ci czytelnego ustawienia interfejsu oraz obecno ci w systemie, na ka dym kroku, pomocy kontekstowej. System umo liwia prac w sieci jednocze nie wielu u ytkownikom i pozwala na obs ug kilku firm oraz wielu magazynów w ramach jednej firmy. Dzi ki platformie 1C:Enterprise 8.1 system dzia a w architekturze klient-serwer, co zapewnia du wydajno i stabilno pracy. System wyró nia si niezwykle wysok elastyczno ci w zakresie parametryzacji, co pozwala u ytkownikowi konfigurowa go zgodnie ze swoimi wymaganiami i specyfik dzia alno ci firmy niezale nie od zmieniaj cych si przepisów prawnych.

12

13 Rozdzia 1. Rozpocz cie pracy w programie Jak to zosta o zaznaczone na wst pie oraz w opisie koncepcji systemu 1 :Enterprise 8.1, kolejno pracy u ytkownika w systemie w du ym stopniu definiuje si w konfiguracji. Jednak mo na wymieni pewne ogólne zalecenia dotycz ce kolejno ci operacji ytkownika na pocz tku pracy w systemie. Na pocz tku pracy w programie nale y wykona nast puj ce dzia ania: zapozna si z zasadami pracy z katalogami, dokumentami, raportami i specyfik ich sporz dzania; wprowadzi informacje dotycz ce firmy; ustawi interfejsy pracy u ytkowników i okre li ich prawa dost pu do danych; ustali niezb dne ustawienia parametrów ewidencji zgodnie z zasadami prowadzenia operacji finansowo-gospodarczych w danej firmie; dokona ustawie po czenia sprz tu peryferyjnego (drukarki, drukarki fiskalne, czytniki kart) z informacyjn baz danych systemu; wprowadzi wszystkie dane, znane na moment rozpocz cia pracy, do katalogów; wprowadzi stany pocz tkowe oraz obroty zakupu i sprzeda y. Po pierwszym uruchomieniu systemu ukazuje si Kreator ustawie ytkownika zawieraj cy nast puj ce opcje: Pierwsze uruchomienie Ustalenie nowego has a Ustawienia Dane kontaktowe Konto Zako czenie Opcja PIERWSZE URUCHOMIENIE umo liwia wype nienie i sprawdzenie ustawie u ytkownika, danych kontaktowych oraz innych niezb dnych informacji. Mo na uzupe ni lub zmieni swoje

14 14 1C:Enterprise 8. Firma 1C dane na tym etapie lub w ka dym dowolnym momencie w module Narz dzia w opcji Ustawienia u ytkownika. Opcja USTALENIE NOWEGO HAS A pozwala zmieni has o nadane przez administratora. Zaleca si w polu do wprowadzania has a wprowadzi nowe has o, które b dzie znane tylko ytkownikowi. Has o stanowi dowolny ci g sk adaj cy si z liter oraz cyfr. Has o nie mo e zawiera spacji i znaków specjalnych, rozmiar has a nie mo e przekracza 255 znaków. Podczas wprowadzania, has o wy wietlane jest za pomoc gwiazdek, dlatego nale y uwa nie je wprowadza. Je eli u ytkownik chce pozostawi has o bez zmian, wystarczy, e pozostawi te pola puste. U ytkownik w dowolnym momencie mo e zmieni swoje has o w menu Ustawienia Ustawienia s do u atwienia u ytkownikowi pracy w systemie. Tutaj mo na ustali domy lne informacje dotycz ce: folderu dla szybkiego wyboru dostawcy, dzia u, firmy, magazynu, typu operacji faktury zakupu, typu operacji faktury sprzeda y, waluty, folderu dla raportów, podstawowej daty w raportach, u ycia daty w imieniu pliku przy zapisywaniu raportu, magazynu detalicznego, nabywcy detalicznego, grupy rozsy ki, wy wietlania odbiorcy w nag ówku dokumentu, wy wietlania tre ci rejestru, nawet wtedy, je li dokument nie ma zapisów, potwierdzania zamkni cia programu, przeliczania cen. Dane kontaktowe W tej opcji zaleca si wype ni dane kontaktowe u ytkownika. atwi one u ytkownikom kontakt elektroniczny lub telefoniczny mi dzy sob.

15 Rozdzia 1. Rozpocz cie pracy w programie 15 Konto Okre lenie konta poczty elektronicznej umo liwi u ytkownikowi wys anie wiadomo ci bezpo rednio z poziomu programu. Mo e to by np. wygenerowany raport albo formularz wydruku faktury. Okno dialogowe zawiera nast puj ce pola, które nale y wype ni : adres , informacje o serwerze (SMTP Serwer, SMTP port), informacje o logowaniu, uwierzytelnienie SMTP, zaszyfrowane po czenie (SSL), login, has o, podpis u ytkownika (pole opisowe). Zako czenie Po naci ni ciu ikony Gotowe, wprowadzone dane zostan zapisane. U ytkownik w dowolnym momencie mo e otworzy kreator w celu zmiany ustawie, korzystaj c z menu Narz dzia > Ustawienia u ytkownika. Zaznaczaj c pole Nie otwieraj tego kreatora przy uruchomieniu systemu, ytkownik wy czy wy wietlanie tego kreatora po otwarciu programu. Dalej przedstawiony jest opis tych operacji, które mog by wykonywane przez u ytkownika na pocz tku pracy z :Enterprise 8.1. Okno dialogowe menu Narz dzia > Ustawienia systemu proponuje do wype nienia nast puj ce zak adki: OGÓLNE: Waluta krajowa PLN Na pocz tku pracy warto wype ni kartotek walut, wprowadzaj c do niej podstawowe, u ywane w ewidencji firmy waluty oraz bie ce kursy, jak równie kursy za okresy ubieg e, je eli planuje si wprowadza dokumenty z dat wcze niejsz ni data bie ca. Wielowalutowo pozwala na wystawianie dokumentów równie w walutach obcych. Na dokumencie mo na okre li walut, rodzaj kursu i aktualny przelicznik. Waluta krajowa jest to waluta, na podstawie której przeliczane s kursy wszystkich innych walut w systemie. W walucie krajowej przeliczane s wszystkie kwoty, dla których jest ona przypisana, np. warto towarów w magazynach lub dane do przekazania do systemu finansowo-ksi gowego. Przy zaznaczeniu opcji Pobieranie kursu walut ze strony NBP, na podstawie odwo ania otworzy si formularz ustawienia

16 16 1C:Enterprise 8. Firma 1C harmonogramu pobierania kursu walut z NBP. Wczytywane s kursy wszystkich wprowadzonych do systemu walut, je eli s one publikowane na stronie. Katalog walut przechowuje dane o walutach stosowanych w systemie do prowadzenia ewidencji. Informacje o kursach walut przechowywane s w rejestrze informacji. Dynamik zmiany kursu mo na obejrze otwieraj c formularz waluty dla dowolnej waluty z listy. Za pomoc standardowych klawiszy sortowania i filtrowania mo na posortowa list walut lub ustawi okres wy wietlania historii kursów walut. Now walut mo na doda do katalogu z klasyfikatora walut. W tym celu na li cie walut ma miejsce specjalny przycisk Wybierz z klasyfikatora. Otwiera on klasyfikator walut, w którym mo na znale, wybra i wprowadzi now walut do katalogu walut. Now walut mo na wprowadzi poprzez dodanie informacji w katalogu Waluty. Przy tym nale y wskaza kurs waluty wzgl dem otego polskiego (PLN) na okre lony dzie. Aby na wydrukach prawid owo mog a by tworzona nazwa waluty ownie, nale y zada ci gi formatów waluty. Ci gi formatów waluty zadawane s w formularzu elementu waluty. Dla waluty okre lane s parametry s ownego zapisu cz ci ca kowitej i u amkowej liczby waluty. W przypadku, je eli u amkowa cz na wydrukach jest odzwierciedlana poprzez liczb, mo na ustawi potrzebn liczb miejsc po przecinku podczas drukowania dokumentów. Na przyk ad, je eli ustawiono liczb znaków po przecinku 1, to kwota dokumentu zostanie odzwierciedlona jako 150,2 z., je eli za 2 znaki, to 150,20 z. Pobieranie kursu waluty z NBP Istnieje mo liwo pobierania kursów walut z NBP. W formularzu elementu katalogu znajduje si przycisk Pobierz kurs z NBP, po naci ni ciu którego ukazuje si formularz do pobierania kursów z NBP. W formularzu istnieje mo liwo wskazania okresu, którego dotycz pobierane kursy oraz mo liwo ustawienia filtru walut. U ycie RLS Obecno pola z tym znacznikiem oznacza, i w systemie stosowane s ustawienia praw dost pu na poziomie rekordów (zapisów) danych. Je eli dany znacznik nie jest ustawiony, to dost p

17 Rozdzia 1. Rozpocz cie pracy w programie 17 do danych okre lany jest jedynie na podstawie ról u ytkownika. Je eli znacznik jest ustawiony, to dodatkowo mo e by ustawiony dost p do poszczególnych zapisów (dokumentów, zapisów rejestrów itp.). Parametry ustawie dost pu na poziomie zapisów zale od podsystemu konfiguracji. W praktyce, przy pomocy zaznaczenia tej opcji, mo na pó niej ustali dla poszczególnych u ytkowników np. dost p do faktur zakupu tylko okre lonych dostawców. Data rozpocz cia ewidencji ytkownik nie mo e zatwierdzi dokumentu z wcze niejsz dat, chyba e ma do tego specjalne prawa. Numer wersji bazy danych Numer okre la bie wersj konfiguracji bazy danych. Mo e ona ró ni si od wersji konfiguracji wy wietlanej w oknie O programie w przypadku, je eli aktualizacja kolejnej wersji nie zosta a przeprowadzona poprawnie. Numer wersji ustalany jest w sposób automatyczny, nie mo na go r cznie zmieni. Wzorce numerów telefonów W tabeli szablonów mo na ustali wzorce numerów telefonów w zale no ci od d ugo ci numeru, np dla telefonów komórkowych, dla stacjonarnych, dla numerów wewn trznych. W ten sposób, w formularzu do wprowadzenia telefonów w danych kontaktowych, wprowadzony numer zostanie automatycznie sformatowany zgodnie ze swoj d ugo ci, je eli wcze niej zosta wskazany odpowiedni szablon. Szablony numerów telefonów podawane s dla samego numeru bez uwzgl dniania kodu miast i pa stw. Wzorce rachunków bankowych Okre la si szablon do drukowania rachunku bankowego w zale no ci od d ugo ci numeru. W odró nieniu od numerów telefonów, rachunek bankowy zawsze przechowuje si w postaci cyfr bez znaków oddzielaj cych. Wskazane w tym miejscu szablony wp ywaj tylko na wygl d konta bankowego na wydrukach dokumentów. Wymiana danych Prefiks katalogów w a bazy informacyjnej okre la prefiks elementów katalogów Klienci oraz Dostawcy, utworzonych w danym

18 18 1C:Enterprise 8. Firma 1C le. Je eli pole Prefiks nie jest wype nione, elementy b tworzone bez prefiksu. Po ustawieniu znacznika Wykorzysta mechanizm automatycznej wymiany danych, wymiana danych dzie odbywa a si w sposób automatyczny. Formaty Jednostki masy i obj to ci okre laj, w których jednostkach miary w systemie przechowywane s masy i obj to ci towarów. Jednostki miary u ywane s w formularzach dokumentów i katalogów oraz na wydrukach. Format NIP okre la szablon drukowania numerów identyfikacji podatkowej NIP. Ma znaczenie tylko w przypadku wydruków. W katalogach numery NIP przechowywane s bez znaków oddzielaj cych. Ewidencja kosztów towarów Je eli jest zaznaczone Od ona ewidencja kosztu towarów, to dokumenty wydania towarów z magazynu nie wyliczaj kosztu podczas zatwierdzania. Obliczenie i likwidacja kosztu towarów w takim przypadku odbywa si po uruchomieniu specjalnej operacji przetwarzania Przywrócenie sekwencji kosztu towarów. Zaleca si ustawia ten znacznik tylko w przypadku bardzo du ej ilo ci przekazywanych codziennie danych do systemu finansowoksi gowego, kiedy ta ilo powoduje znaczne spowolnienie pracy ytkowników w systemie. Dla wi kszo ci u ytkowników znacznik ten nie powinien by ustawiony. Zadanie planowane dotycz ce przywrócenia sekwencji kosztów towarów pozwala ustali harmonogram, na podstawie którego sekwencja dokumentów b dzie odtwarzana automatycznie, je eli zosta a ona zaburzona. Zaleca si ustala taki harmonogram do uruchomienia co noc. Zatrzymanie ksi gowania dokumentów w przypadku powstania dów obliczenia kosztu likwidowanych towarów pozwala blokowa lub nie blokowa ksi gowanie dokumentów likwidacji towarów z magazynów podczas b dnej próby obliczenia kosztu. Osoby kontaktowe W tej zak adce wprowadza si list zwrotów grzeczno ciowych do osób kontaktowych przyj tych w danym kraju, regionie, firmie.

19 Rozdzia 1. Rozpocz cie pracy w programie 19 Wykorzystuje si podczas tworzenia wiadomo ci w poczcie elektronicznej. Zaznaczenie opcji yj regionu w opisie adresu powoduje do czenie nazwy regionu do wiersza z adresem. Np. "Dzia kowa 37, , Warszawa, Mazowieckie, Polska". Je eli znacznik nie jest ustawiony, to ten sam adres b dzie wygl da nast puj co: "Dzia kowa 37, , Warszawa, Polska". Logo firmy W tej zak adce mo na wybra plik obrazu, który b dzie u ywany, jako logo firmy na wydrukach dokumentów. Konfigurowanie systemu Konfigurowanie systemu nale y rozpocz od wype niania katalogów, dost pnych w module Katalogi oraz w ustawieniach systemu w module Narz dzia. Wype nianie katalogów Katalogi zawieraj niezb dne dane do funkcjonowania programu. W zasadzie zawarto katalogów mo na uzupe nia podczas pracy z programem, jednak pewne dane do katalogów warto wprowadzi na pocz tku. Firmy Katalog zawiera list firm. Za pomoc systemu Firma Handlowa mo na prowadzi dzia alno handlow dla wielu firm. Formularz katalogu firm w oknie dialogowym menu ma posta nast puj :

20 20 1C:Enterprise 8. Firma 1C Wprowadzaj c do systemu now firm nale y obowi zkowo wpisa jej NIP. Mo na równie doda domy lny rachunek bankowy, Numer oraz Adres KRS, ILN, Wysoko kapita u zak adowego oraz dane osób kontaktowych. Pozycje Katalog Pozycje zawiera list pogrupowanych wed ug katalogów pozycji magazynowych, które s przedmiotami obrotu w dzia alno ci firmy handlowej. Pozycje mo na w dowolnym czasie edytowa. Wprowadzaj c now pozycj nale y obowi zkowo uzupe ni pola: Opis (czyli nazw firmy), Domy ln jednostk magazynow oraz Grup ksi gow pozycji. W formularzu mo na równie ustali inne dane np. ceny sprzeda y oraz grup cen sprzeda y pozycji, kod kreskowy, atrybuty dotycz ce zakupu lub kompletacji. Formularz katalogu pozycji magazynowych w oknie dialogowym menu ma posta nast puj :

21 Rozdzia 1. Rozpocz cie pracy w programie 21 Klienci Katalog zawiera list klientów oraz dane, które s u ywane podczas tworzenia dokumentów handlowych i magazynowych. Formularz katalogu klientów w oknie dialogowym menu ma posta nast puj :

22 22 1C:Enterprise 8. Firma 1C Wprowadzaj c nowego klienta nale y obowi zkowo uzupe ni pola: Opis (czyli nazw firmy) oraz D ugi opis (pe nazw firmy). Mo emy te wprowadzi inne informacje np. dotycz ce typu klienta, typów cen, typów kwot, waluty klienta, terminu p atno ci, sposobu atno ci, danych osób kontaktowych itp. Dostawcy Katalog zawiera list dostawców oraz dane, które u ywane s w dokumentach handlowych i magazynowych. Formularz katalogu dostawców w oknie dialogowym menu ma posta nast puj :

23 Rozdzia 1. Rozpocz cie pracy w programie 23 Wprowadzaj c nowego dostawc nale y obowi zkowo uzupe ni pola: Opis (czyli nazw firmy) oraz numer NIP. W formularzu mo na równie ustali inne dane, takie jak: Typ kwot, walut dostawcy, okres zwrotu, termin p atno ci, sposób p atno ci, metod wyliczania VAT-u, dane osób kontaktowych itp. Magazyny Katalog przeznaczony jest do prowadzenia listy miejsc przechowywania towarów. Lista magazynów ma nast puj posta w oknie dialogowym menu: Kod magazynu nadawany jest przez system automatycznie w kolejno ci dopisywania magazynów. Jest unikalny i s y do jednoznacznej identyfikacji magazynu. W drugim polu formularza

24 24 1C:Enterprise 8. Firma 1C wprowadzana jest nazwa magazynu, która pó niej wy wietlana jest na listach, elementach formularzy oraz raportach. Komórki w magazynach Niniejszy katalog zawiera list komórek/dzia ów magazynu. Ka dy element katalogu powi zany jest z elementem katalogu Magazyny. Katalog stanowi cz mechanizmu przypisania towarów do Komórek magazynu i pozwala na uzyskanie listy kompletacji zlece do wy adunku towaru, posortowanej wed ug kolejno ci obej cia przez magazyniera komórek. S y do optymalizacji pracy magazynu. System nie odzwierciedla zapasów towarów wed ug komórek w magazynach. Rodzaje kosztu Katalog przechowuje list rodzajów kosztów wykorzystywanych przy uzyskaniu sprawozda w zakresie kosztów przedsi biorstwa. Jest to lista kosztów do okre lenia rodzaju us ugi, z jak s one zwi zane. Formularz katalogu rodzajów kosztu w oknie dialogowym menu ma posta nast puj : Dodaj c nowy rodzaj kosztu obowi zkowo musimy wype ni pole "Opis". Mo emy równie doda nowo tworzony rodzaj kosztu do folderu kosztowego.

25 Rozdzia 1. Rozpocz cie pracy w programie 25 Specyfikacje Katalog stanowi list specyfikacji, wed ug których odbywa si proces kompletacji. S y do wprowadzenia specyfikacji, która okre la, z których materia ów i w jakiej ilo ci sk ada si tworzona pozycja w wyniku kompletacji. Formularz katalogu specyfikacji w oknie dialogowym menu ma posta nast puj : Wprowadzaj c now specyfikacj nale y obowi zkowo wype ni pole "Pozycja", czyli wybra nazw pozycji, dla której tworzona dzie specyfikacja materia owa oraz jednostk miary tej pozycji. Mo emy oznaczy magazyn, do którego b trafia utworzone w wyniku specyfikacji towary oraz dostawc. Dodatkowo istnieje mo liwo wyboru magazynów, z których b pobierane poszczególne komponenty dla specyfikacji. Oprócz tych podstawowych kartotek, w ustawieniach sytemu modu u Narz dzia mo na wprowadzi dane do innych, niewymienionych wcze niej, ogólnych katalogów takich jak: Pracownicy, Dzia y, Profile danych kontaktowych, Kierunki ruchów kosztu towarów, Stawki VAT, Grupy rozsy ki.

26 26 1C:Enterprise 8. Firma 1C Pracownicy Katalog przeznaczony jest do przechowywania listy w asnych pracowników. Informacje z tego katalogu s wykorzystywane podczas wystawiania dokumentów oraz przy zak adaniu listy ytkowników. Katalog zbudowany jest w sposób hierarchiczny z mo liwo ci podzia u poszczególnych pracowników wed ug ró nych grup przynale no ci. Np. mog to by takie grupy, jak Oddzia, Biuro, Magazyn itp. W ten sposób kartoteka pracownika zawiera dane dotycz ce kodu tego pracownika (mo e to by nazwisko), opis w postaci imienia i nazwiska oraz nazwie folderu (grupy), do którego jest on przypisany: Dzia y Informacje o dzia ach przedsi biorstwa handlowego s wykorzystywane w dokumentach, co pozwala na pó niejsz analiz danych w rozbiciu na dzia y firmy. Katalog z list dzia ów firmy równie jest zbudowany na hierarchicznej zasadzie. Rozwijaj c korze drzewa obiektów, którym w danej sytuacji s Dzia y, ytkownik mo e wprowadza ró ne dzia y, które z kolei po dalszym rozwini ciu pozwol wprowadzi grupy pracowników w ramach poszczególnych dzia ów. Np. mog to by dzia y IT, Marketingu, Sprzeda y. W ramach dzia u IT mog wyst powa takie grupy, jak Administratorzy, Operatorzy maszyn itp.

27 Rozdzia 1. Rozpocz cie pracy w programie 27 Profile danych kontaktowych Katalog s y do utworzenia listy profili danych kontaktowych dla ró nych obiektów. Formularz katalogu profili danych kontaktowych w oknie dialogowym menu ma posta nast puj : Poszczególne pola formularza musz zawiera nast puj ce informacje: Opis profilu danych np. telefon komórkowy, typ informacji, czyli typ danych kontaktowych np. telefon oraz typ obiektu informacji, czyli typ obiektu danych kontaktowych np. firmy, banki. Jednostki miary Katalog s y do zapisania wszystkich jednostek miary wyst puj cych w systemie. Formularz katalogu jednostek miary w oknie dialogowym menu ma posta nast puj :

28 28 1C:Enterprise 8. Firma 1C Dodaj c jednostk miary musimy wype ni jej opis, czyli nazwa dan jednostk np. szt., kg., paczka. Kierunki ruchów kosztu towarów Elementy katalogu okre laj kierunki rozchodu towarów oraz ród a przychodu towarów. Katalog zawiera elementy predefiniowane (oznaczone za pomoc ikonki z kulk ), które u ywane s podczas zatwierdzania dokumentów systemu i nie mog by korygowane przez u ytkownika. R cznie mo na wskaza kierunek zu ycia towaru na w asne potrzeby w dokumentach przychodu wewn trznego oraz rozchodu wewn trznego towarów. W tych dokumentach mog by u ywane elementy katalogów dodane przez ytkownika. Analityka ka dego kierunku okre la dodatkowe cechy analityczne kierunku rozchodu lub przychodu towarów. Np. podczas kompletacji dla analityki rozchodu sk adników podaje si towar, który otrzymuje si w wyniku kompletacji. Ka dy element katalogu mo e zawiera maksymalnie dwie dodatkowe analityki. Formularz katalogu kierunków ruchu kosztu towarów w oknie dialogowym menu ma posta nast puj : Stawki VAT Katalog s y do przechowywania stawek podatku VAT u ywanych w firmie. Formularz katalogu stawek VAT w oknie dialogowym menu ma posta nast puj :

29 Rozdzia 1. Rozpocz cie pracy w programie 29 Przy wprowadzaniu nowej stawki VAT obowi zkowo musi by wype nione pole Opis, czyli nazwa b skrót nazwy stawki VAT. Grupy rozsy ki Katalog s y do wprowadzenia listy mo liwych grup rozsy ki wiadomo ci . Formularz katalogu grup rozsy ki wiadomo ci w oknie dialogowym menu ma posta nast puj : Grupy rozsy ki pozwalaj na okre lenie drzewa obiektów danej grupy. Np. Dostawcy, Firmy, Klienci, Osoby kontaktowe, ytkownicy dla grupy Real z dalszym rozwini ciem tych obiektów. Poza informacjami skupionymi w katalogach w ustawieniach systemu z chwil rozpocz cia pracy w systemie mo na wype ni nast puj ce katalogi: Banki Katalog s y do zapisania listy banków, z którymi u ytkownik mo e mie do czynienia podczas pracy w systemie, czyli mog to by informacje dotycz ce banków, w których posiadaj rachunki zarówno firma, jak i jej kontrahenci. Formularz listy banków w oknie dialogowym menu ma posta nast puj :

30 30 1C:Enterprise 8. Firma 1C Wprowadzaj c nowy bank nale y obowi zkowo uzupe ni pole Opis, czyli poda nazw banku. Mo na tak e uzupe ni informacje o Kod SWIFT, dane kontaktowe oraz osoby kontaktowe dla banku. Warunki p atno ci Katalog s y do wprowadzenia listy warunków p atno ci. Termin atno ci mo e by liczony od: daty faktury, ko ca tygodnia, ko ca miesi ca, ko ca kwarta u, ko ca roku. Formularz warunków p atno ci w oknie dialogowym menu ma posta nast puj : Dodaj c nowy termin p atno ci nale y obowi zkowo wype ni pole Opis, czyli nazw okre laj dan p atno. W tym formularzu mo na okre li równie warunki zaliczki, czyli procent kwoty zamówienia, jak kontrahent musi wp aci przed wydaniem b my musimy zap aci przed przyj ciem towaru.

31 Rozdzia 1. Rozpocz cie pracy w programie 31 Metody p atno ci Katalog s y do tworzenia listy wyboru sposobu p atno ci na dokumencie. Formularz listy metod p atno ci w oknie dialogowym menu ma posta nast puj : Wprowadzaj c nowy sposób p atno ci nale y obowi zkowo uzupe ni pole Opis, czyli wprowadzi nazw sposobu p atno ci oraz wybra Typ transakcji - do wyboru s : gotówka, przelew, karta atnicza, op ata za pobraniem, faktoring, barter oraz kredyt bankowy. Dla niektórych z nich nale y równie wybra kontrahenta oraz mo na wprowadzi prowizj do transakcji. Grupy ksi gowe GRUPY KSI GOWE POZYCJI Katalog s y do tworzenia listy grup dziel cych dostawców pod tem sposobu ksi gowania operacji z nimi. Formularz katalogu grup ksi gowych pozycji w oknie dialogowym menu ma posta nast puj : Wprowadzaj c now grup ksi gow pozycji nale y obowi zkowo wype ni pole Opis (np. ksi gowanie towarów, ksi gowanie us ug, ksi gowanie materia ów, wewn trzwspólnotowe nabycie towarów itp.) oraz nale y wskaza, czy grupa ksi gowa dotyczy towarów, czy us ug.

32 32 1C:Enterprise 8. Firma 1C GRUPY KSI GOWE DOSTAWCÓW Katalog s y do wprowadzenia listy grup dostawców, wed ug których mo na ograniczy dost p do pe nej listy ich dokumentów. Formularz katalogu grup ksi gowych dostawców w oknie dialogowym menu ma posta nast puj : Wprowadzaj c now grup ksi gow dostawcy nale y obowi zkowo uzupe ni pole Opis okre laj ce nazw grupy ksi gowej dostawców oraz wybra typ lokalizacji - do wyboru jest: Krajowy, Unia Europejska oraz Zagraniczny. Mo na równie zaznaczy pole "Jednostka powi zana", gdy dostawca jest podmiotem powi zanym. GRUPY KSI GOWE KLIENTÓW Katalog s y do utworzenia listy grup klientów, wed ug których mo na ograniczy dost p do pe nej listy ich dokumentów. Formularz katalogu grup ksi gowych klientów w oknie dialogowym menu ma posta nast puj : Wprowadzaj c now grup ksi gow klienta nale y obowi zkowo uzupe ni pole Opis, okre laj ce nazw grupy ksi gowej klientów oraz wybra typ lokalizacji - do wyboru jest: Krajowy, Unia Europejska oraz Zagraniczny. Mo na równie zaznaczy pole "Jednostka powi zana", gdy klient jest podmiotem powi zanym. Stawki VAT grup ksi gowych Katalog s y do wprowadzenia listy stawek podatku VAT dla ró nych grup ksi gowych.

33 Rozdzia 1. Rozpocz cie pracy w programie 33 Formularz do wprowadzenia stawek VAT grup ksi gowych w oknie dialogowym menu ma posta nast puj : Wprowadzaj c na list now stawk VAT grup ksi gowych nale y obowi zkowo wype ni pole Grupa ksi gowa pozycji (wybór z Katalogu: Grupy ksi gowe pozycji). Uzupe niamy pole Firma, dla której obowi zuje stawka VAT, grup ksi gow (dostawcy lub odbiorcy) oraz %VAT obowi zuj cy dla tej grupy ksi gowej. Statusy dokumentów Ustawienia systemu zawieraj równie listy definicji statusów dokumentów, czyli okre lenie, na którym etapie realizacji znajduje si w danej chwili dokument sprzeda y lub zakupu. ytkownik musi wype ni w tym celu cztery katalogi dotycz ce statusów dokumentów: Statusy zamówienia od klienta Statusy zamówienia zwrotu od klienta Statusy zamówienia do dostawcy Statusy zamówienia zwrotu do dostawcy STATUSY ZAMÓWIE OD KLIENTA Katalog s y do za enia listy statusów zamówie od klienta. Formularz katalogu statusów w oknie dialogowym menu ma posta nast puj :

34 34 1C:Enterprise 8. Firma 1C Wprowadzaj c nowy status zamówienia od klienta nale y wype ni pole Opis wpisuj c opis statusu zamówienia np. przyj te, wys ane oraz pole Zdarzenie, okre laj ce stan zaawansowania zamówienia od klienta do wyboru istniej okre lenia: Po zamówieniu, Po dostarczeniu, Po zafakturowaniu. STATUSY ZAMÓWIE ZWROTU OD KLIENTA Katalog s y do za enia listy statusów zamówie zwrotu od klienta. Formularz katalogu statusów w oknie dialogowym menu ma posta nast puj : Wprowadzaj c nowy status zamówienia zwrotu od klienta nale y wype ni pole Opis wpisuj c opis statusu zamówienia zwrotu np. zwrot przyj ty oraz pole Zdarzenie, okre laj ce stan zaawansowania zamówienia zwrotu od klienta do wyboru istniej okre lenia: Po zamówieniu, Po przyj ciu, Po kredytowaniu. STATUSY ZAMÓWIE DO DOSTAWCY Katalog s y do za enia listy statusów zamówie do dostawcy. Formularz katalogu statusów w oknie dialogowym menu ma posta nast puj :

35 Rozdzia 1. Rozpocz cie pracy w programie 35 Wprowadzaj c nowy status zamówienia do dostawcy, nale y wype ni pole Opis wpisuj c opis statusu zamówienia np. przyj te, zafakturowane oraz pole Zdarzenie, okre laj ce stan zaawansowania zamówienia do dostawcy - do wyboru istniej okre lenia: Po zamówieniu, Po przyj ciu, Po zafakturowaniu. STATUSY ZAMÓWIE ZWROTU DO DOSTAWCY Katalog s y do za enia listy statusów zamówie zwrotu do dostawcy. Formularz katalogu statusów w oknie dialogowym menu ma posta nast puj : Wprowadzaj c nowy status zamówienia zwrotu do dostawcy nale y wype ni pole Opis wpisuj c opis statusu zamówienia zwrotu np. zwrot dostarczony oraz pole Zdarzenie, okre laj ce stan zaawansowania zamówienia zwrotu do dostawcy - do wyboru istniej okre lenia: Po zamówieniu, Po dostarczeniu, Po kredytowaniu. Oprócz tego, w Ustawieniach systemu mog by okre lone nast puj ce dane: Numeracja dokumentów z mo liwo ci wprowadzenia prefiksu dla poszczególnych firm lub dla poszczególnych typów dokumentów albo te numeracja w ramkach miesi ca lub roku. D ugo numeru dokumentu nie powinna przekracza 12 znaków. Zamkni te okresy opcja blokuje zamkni ty okres do zmian.

36 36 1C:Enterprise 8. Firma 1C Przywrócenie sekwencji kosztów towarów (np. wed ug redniej). Dan operacj system mo e wykonywa automatycznie w nocy lub mo na j przeprowadza r cznie z uwzgl dnieniem tych danych, które zosta y wprowadzone do systemu. Otwarcie okresu prowadzenia ewidencji Zanim rozpocznie si prowadzenie ewidencji w systemie Firma Handlowa nale y najpierw skonfigurowa Ustawienia polityki rachunkowo ci, wprowadzi Stany pocz tkowe oraz Obroty sprzeda y i zakupu w systemie za minione okresy. Ustawienia polityki rachunkowo ci Opcja modu u Narz dzia Ustawienia polityki rachunkowo ci pozwala ytkownikowi wprowadzi dane dotycz ce daty rozpocz cia ewidencji dzia alno ci firmy oraz specyfiki pracy w niej. Wprowadzona w tym miejscu data stanowi dat pocz tkow dla zatwierdzania dokumentów. Je li data dokumentu jest mniejsza ni ta data, dokument nie zostanie zatwierdzony, a wszystkie zapisy dokumentu musz by wykonane za pomoc oddzielnych specjalnych dokumentów. Okno dialogowe ustawie polityki rachunkowo ci ma posta nast puj :

37 Rozdzia 1. Rozpocz cie pracy w programie 37 Wprowadzaj c nowe ustawienia polityki rachunkowo ci nale y obowi zkowo wype ni nast puj ce pola: Sposób ksi gowania (dodatkowych kosztów towarów wed ug redniej) - do wyboru s trzy warianty: Wg towarów wydanych minus saldo pocz tkowe, Wg towarów wydanych oraz Wg salda ko cowego /przy zaznaczeniu ostatniej opcji pojawia si kolejne obowi zkowe pole - Kierunek (ruchu kosztu towarów)/. Nast pnie obowi zkowo nale y wybra kurs wymiany walut dla ksi gowania zakupu i sprzeda y - tu mamy do wyboru Dat dokumentu lub Dat wcze niejsz od daty dokumentu. Koniecznie tak e nale y ustali metod wyliczania VATu - czy ma by to VAT liczony dla ka dego wiersza dokumentu, czy dla ca ej kwoty dokumentu. Ostatni obowi zkow rzecz jest wybór metody kalkulacji kosztów towarów - tu do wyboru mamy metody: FIFO, LIFO lub rednia cena zakupu. Dodatkowo mo na ustali u ywanie bud etu. Wtedy obowi zkowe jest ustalenie jego waluty. Bardzo przydatna jest równie mo liwo kontrolowania wprowadzania faktur zakupu wed ug bud etu. Je li zaznaczymy t opcj, pojawia si obowi zkowe pole wyboru typu kwoty z faktury: netto lub brutto. Stany pocz tkowe i obroty Modu y obs ugi sprzeda y i zakupu zawieraj opcje USTAW OBROTY SPRZEDA Y I USTAW OBROTY ZAKUPU, przeznaczone do: wprowadzenia obrotów sprzeda y i obrotów zakupu, które mia y miejsce w okresie sprzed rozpocz cia ewidencji w danym systemie, analizy obrotów sprzeda y i zakupu, je eli ewidencja w systemie zosta a rozpocz ta nie od pocz tku roku, poprawnego zatwierdzenia zwrotów. W celu odzwierciedlenia pozosta ych stanów pocz tkowych w magazynach, nieuj tych przez te dokumenty, w module obs ugi magazynu nale y wprowadzi dokument przychodu wewn trznego PW na wszystkie pozycje znajduj ce si na stanie na dzie rozpocz cia pracy w systemie Firma Handlowa. Obroty sprzeda y Formularz do wprowadzenia obrotów sprzeda y za okresy minione w oknie dialogowym menu ma posta nast puj :

38 38 1C:Enterprise 8. Firma 1C Wprowadzaj c dokument Ustaw obroty sprzeda y, wnosimy do formularza odpowiednie informacje z dokumentu ród owego np. dat lub zakres dat wprowadzanych faktur z minionego okresu, firm, która wystawi a dokument, numer faktury sprzeda y lub faktury koryguj cej, oznaczenie, czy pozycja magazynowa z faktury dotyczy sprzeda y czy zwrotu, typ zapisu z faktury - faktura czy korekta, ilo pozycji, cena, stawka VAT, kwota netto, kwota podatku VAT, kwota brutto itp. Obroty zakupu Formularz do wprowadzenia obrotów zakupu za okresy minione w oknie dialogowym menu ma posta nast puj : Wprowadzaj c dokument Ustaw obroty zakupu, przede wszystkim obowi zkowo uzupe niamy pole Metody wyliczania VATu (wed ug

39 Rozdzia 1. Rozpocz cie pracy w programie 39 ka dego wiersza lub ca ej kwoty dokumentu). Dodatkowo wnosimy do formularza odpowiednie informacje z dokumentu ród owego np. dat lub zakres dat wprowadzanych faktur z minionego okresu, firm, która wystawi a dokument, numer faktury zakupu lub faktury koryguj cej, oznaczenie, czy pozycja magazynowa z faktury dotyczy zakupu czy zwrotu, typ zapisu z faktury - faktura czy korekta, rodzaj kosztu (pozwalaj cy okre li koszt ksi gowy dla danej pozycji us ugowej), dzia, którego koszty zwi zane s z zakupem, ilo pozycji, cena, stawka VAT, kwota netto, kwota podatku VAT, kwota brutto itp.

40

41 Rozdzia 2. Nawigacja w systemie Wszystkie dane w systemie przedstawione s za pomoc okien. Wygl d okien oraz sposób poruszania si w nich jest zgodny z ogólnymi zasadami ustalonymi dla rodowiska Windows. W systemie wyst puj nast puj ce typy okien: g ówne okno programu, okna poszczególnych modu ów programu zawieraj ce list menu opcji modu u takie jak Katalogi, Dokumenty, Raporty, Narz dzia, Pomoc, okna dialogowe, umo liwiaj ce dialog programu z ytkownikiem i zawieraj ce formularze do wprowadzania danych. Nawigacja mi dzy oknami odbywa si zgodnie z zasad wska i wybierz. Aby uaktywni wybrany obiekt wystarczy klikn na nim przyciskiem myszy. Ka dy modu programu zawiera menu z list mo liwych do wykonania opcji. U ytkownik wybiera opcj poprzez klikni cie odpowiedniego punktu menu. Przyciski narz dziowe to elementy ekranu imituj ce klawisz, klikni cie którego wywo uje okre lone dzia anie. Przyciski narz dziowe zawieraj tekst lub symbol graficzny. Po ustawieniu kursora myszki na nim, zostaje wy wietlony opis uruchamianego dzia ania. Je eli przycisk jest wy wietlany w odcieniach szaro ci, oznacza to, i jest on nieaktywny w danej sytuacji i prezentowane za jego pomoc dzia anie nie mo e by wykonane. Formularze Do wprowadzania danych s formularze zawieraj ce standardowe elementy nawigacyjne. Formularz zawiera pola ró nego rodzaju: pola tekstu do wprowadzania tekstu z klawiatury, pola ze znacznikiem pozwalaj ce na w czenie lub wy czenie danej opcji, pola listy pozwalaj ce wybra jedn pozycj spo ród wy wietlanej listy pozycji,

42 42 1C:Enterprise 8. Firma 1C pola mieszane pozwalaj ce wprowadzi tekst z klawiatury lub wybra z listy. Podstawowe informacje na temat pracy z modu ami systemu Katalogi Dane przeznaczone do wielokrotnego u ycia podczas pracy w programie przechowywane s w katalogach. S to np. katalogi: Firmy, Pozycje, Klienci, Dostawcy, Magazyny, Rodzaje kosztu, Specyfikacje. Na elementach katalogu mo na wykonywa nast puj ce dzia ania: Dokumenty Dodaj (Ins) Dodaj przez kopiowanie (F9) Zmie bie cy element (F2) Ustaw zaznaczenie do usuwania (Del) Ustaw filtrowanie i sortowanie listy Filtrowanie wg warto ci w bie cej kolumnie Sortuj Wyprowad list Ustawienia listy Od wie list (Ctrl+Shift+R) Podstawowym sposobem rejestracji zdarze handlowej i finansowej dzia alno ci przedsi biorstwa w systemie jest wprowadzenie dokumentów. Dokumenty dost pne s z g ównego menu programu, gdzie s zgrupowane wed ug rodzajów dzia alno ci firmy. Dokumenty do ewidencji operacji sprzeda y dost pne s w menu Dokumenty -> Sprzeda ; operacji zakupu w Dokumenty -> Zakup;

43 Rozdzia 2. Nawigacja w systemie 43 gospodarki magazynowej - w Dokumenty -> Magazyn; operacji kompletacji i dekompletacji - w Dokumenty ->Kompletacja; operacji bud etowych - w Dokumenty ->Pozosta e. Dokument mo na zapisa w bazie danych oraz zatwierdzi. Zapis w bazie bez zatwierdzenia mo e oznacza, i dokument zosta przygotowany wst pnie w celu rejestracji zdarze w przysz ci dzia alno ci handlowej firmy. W celu odzwierciedlenia zdarzenia w ewidencji, dokument nale y zatwierdzi przy tym w bazie danych powstan zapisy, które nast pnie zostan u yte do sporz dzania kolejnych dokumentów operacji handlowej oraz do analizy danych. System zawiera kilka mechanizmów przy pieszaj cych proces wype niania dokumentów. Jednym z nich jest mechanizm wprowadzenia na podstawie, który pozwala kopiowa dane z dokumentu jednego rodzaju do dokumentu innego rodzaju. W celu szybkiego wype niania cz ci tabelarycznych formularzy wykorzystuje si mechanizm autowype niania, uruchamiany za pomoc przycisku Wype nianie na pasku narz dzi rozmieszczonym nad cz ci tabelaryczn formularza. Dokumenty mog by przechowywane w dzienniku oraz na li cie dokumentów. Na listach dokumentów przechowywane s dokumenty jednego rodzaju, natomiast w dziennikach dokumentów mog by przechowywane dokumenty ró nych rodzajów. Ka dy wiersz dziennika stanowi odwo anie do dokumentu. Dokumenty w dzienniku wy wietlane s zgodnie z ustalonym przedzia em widoczno ci dokumentów. W celu ustawienia lub zmiany przedzia u widoczno ci dokumentów od razu we wszystkich dziennikach wystarczy wybra punkt menu Dzia ania -> Ustaw przedzia dat. Wybór dokumentu do wprowadzenia mo e odbywa si na ró ne sposoby. Wprowadzenie z poziomu dziennika. Je li okno jakiegokolwiek z istniej cych w systemie dzienników dokumentów jest aktywne, to w celu wprowadzenia nowego dokumentu wybierz opcj Dzia ania Dodaj. Je li w dzienniku mog znajdowa si dokumenty kilku rodzajów, na ekranie wy wietli si zapytanie odno nie wyboru rodzaju dokumentu. Nowy dokument mo e by wprowadzony poprzez kopiowanie ju istniej cego dokumentu. W tym celu, w dzienniku dokumentów wybranego rodzaju, nale y ustawi kursor na wierszu z dokumentem

44 44 1C:Enterprise 8. Firma 1C przeznaczonym do skopiowania i wybra opcj Dzia ania Kopiuj z menu formularza dziennika. W wyniku tej czynno ci na ekranie wy wietli si formularz dokumentu, w którym wszystkie dane ogólne, za wyj tkiem numeru i daty dokumentu, b skopiowane z danych dokumentu-wzorca. Nowy dokument, je li przewiduje to konfiguracja, otrzymuje kolejny numer porz dkowy, jako data b dzie wprowadzona data robocza, ustalona w parametrach ogólnych. Zatwierdzanie dokumentu Zatwierdzanie dokumentu to operacja, która odzwierciedla dane dokumentu w tych lub innych mechanizmach ksi gowych na podstawie informacji zawartych w dokumencie. Mo liwo zatwierdzenia jest to cecha dokumentu, zdefiniowana podczas projektowania zadania. Podczas zatwierdzania dokumentu, informacje zawarte w dokumencie przenosi si do rejestrów poprzez tworzenie zapisu rejestrów. Zapisy rejestrów s to informacje zmianach stanu rejestru w wyniku zatwierdzenia dokumentu. Po klikni ciu przycisku formularza dokumentu, który ma by zatwierdzony (zwykle jest to przycisk» lub «Zatwierd»), odbywa si zatwierdzanie dokumentu. W dzienniku dokumentów zatwierdzony dokument zaznaczony b dzie w kolumnie ikonek za pomoc ikony. Pierwsza rubryka w dzienniku jest systemow. Za pomoc ró nych znaczników przedstawia ona stan dokumentu: Dokument zatwierdzony Dokument niezatwierdzony Dokument zaznaczony do usuni cia Na dokumentach mo na wykonywa nast puj ce dzia ania oznaczone za pomoc symboli graficznych na pasku narz dzi: Dodaj (Ins) Dodaj przez kopiowanie (F9) Zmie bie cy element (F2) Ustaw zaznaczenie do usuwania (Del)

45 Rozdzia 2. Nawigacja w systemie 45 Raporty Ustaw przedzia dat Wyszukiwanie wg numeru Zatwierd Ogólne informacje Anuluj zatwierdzenie Filtrowanie wg rodzaju Ustaw filtrowanie i sortowanie listy Filtrowanie wg warto ci w bie cej kolumnie Historia filtrowa Wy cz filtrowanie Sortowanie Wprowad na podstawie Wyprowad list Ustawienia listy Od wie list bie (Ctrl+Shift+R) Modu raportów sprzeda y w systemie Firma Handlowa jest odpowiedzialny za tworzenie raportów prezentuj cych, jak wygl da dzia alno przedsi biorstwa. Z my o tym, w systemie zosta a zapewniona mo liwo tworzenia ró norodnych raportów, obrazuj cych w przejrzysty sposób ka dy z wa niejszych procesów zachodz cych w firmie i umo liwiaj cych ich wnikliw analiz. Program pozwala na tworzenie raportów w zakresie danych odzwierciedlaj cych: Sprzeda, Zakup, Zamówienia kompletacji, Towary, Bud et, Operacje bud etu oczekuj ce na faktury itd. Oprócz tego, modu raportów zawiera mechanizm tworzenia raportu uniwersalnego, który pozwala na uzyskanie dowolnego raportu z

46 46 1C:Enterprise 8. Firma 1C wykorzystaniem danych ró nego typu (Dokument, Katalog, Rejestr akumulacji, Rejestr informacji) i z ró nych obiektów (Zapytania, Zamówienia, Faktury, Towary w drodze, Koszty, Transakcje zapasów, Zarezerwowane towary itd.). Modu Raporty stanowi odr bny, niezwykle rozbudowany mechanizm systemu. Bez wzgl du na istotne ró nice w przeznaczeniu raportów ró nych typów, program posiada wspólny mechanizm pracy z raportami. Wszystkie raporty, niezale nie od tego, kto je tworzy, mog by zmienione za pomoc ustawie i podlegaj tym samym zasadom u ytkowania. Ustawienia i sk ad przedstawianych w raporcie informacji w pe ni definiuje si przez formularz raportu oraz algorytm. W celu usuni cia warto ci, które wprowadzane s za pomoc wyboru z listy, nale y wykorzystywa przycisk, znajduj cy si obok edytowanej warto ci. W celu instalacji ró nych opcji (mo liwych wariantów) budowania raportu w formularzu mog by wykorzystywane elementy nawigacyjne typu «prze cznik», «znacznik» i «pole z list». Po zako czeniu wprowadzania pól, raport mo na utworzy za pomoc przycisku Generuj. Zestaw parametrów, który stosowany jest podczas tworzenia dowolnego raportu, mo na zapisa i nast pnie wykorzystywa przy kolejnym generowaniu tego samego raportu. Zestaw parametrów zapisywany jest jako zestaw warto ci atrybutów okna dialogowego. Wa cech projektowania raportów w 1 :Enterprise 8 jest mo liwo uzyskania detalizacji (rozszyfrowania) informacji przedstawionych w raporcie. Detalizacja raportu polega na automatycznym generowaniu innych raportów, «rozwijaj cych» dowolne dane tego raportu lub otwarciu obiektów, które przedstawione s w tym raporcie. Przy przegl daniu raportu mo liwo ci uzyskania detalizacji mo na dzi na podstawie wygl du kursora myszy. Podczas przesuwania kursora przez raport w pewnych komórkach mo e on przybiera posta krzy yka z lup lub r ki z palcem wskazuj cym. To oznacza, i dla tych komórek mo na uzyska detalizacj (rozszyfrowanie) raportu.

47 Rozdzia 2. Nawigacja w systemie 47 Dzia ania na raportach W oknie, gdzie generuje si raporty, znajduj si polecenia na pasku narz dzi, za pomoc których mo na wywo okre lone dzia ania. Znajduj si one zarówno na pasku, jak i w rozwijalnej li cie Dzia. Nie ma znaczenia, czy u ytkownik zada systemowi wykonanie okre lonego dzia ania, wybieraj c symbol graficzny z paska menu, czy te za po rednictwem ich spisu w li cie Dzia ania. S one oznaczone nast puj cymi symbolami graficznymi: Generuj Ustawienia (Ctrl+T) Drukuj Otwórz w nowym oknie Filtr Nag ówek Przywró ustawienia raportu Zapisz ustawienia raportu Wy lij przez Zapisz i otwórz jako XLS Zapisz jako XLS

48 48 1C:Enterprise 8. Firma 1C Zamknij GENERUJ Ka dy raport generuje si za pomoc przycisku Generuj (klawisze skrótu Ctrl+ Enter). USTAWIENIA Ustawienia jest to rozwini te narz dzie s ce do wprowadzania zmian w prezentowaniu danych w raporcie. Ogólnie rzecz ujmuj c, przy jego pomocy mo na dodawa (odejmowa ) szczegó owo prezentowanych danych, zmienia wygl d raportu (wykresu, tabela) itd. Poza tym daje ono mo liwo filtrowania tych danych wed ug upodobania u ytkownika. Raport zawiera ustawienia, które mog by zmienione przez ytkownika. W tym przypadku w sk ad poj cia «ustawienia» wchodz : struktura raportu; sk ad pól ujmowanych w raporcie; sk ad pól zawartych w grupowaniach; filtry; sortowania; domy lne postacie zewn trzne; inne ustawienia. W zale no ci od wybranego elementu struktury raportu zmienia si te sk ad ustawie podczas dodawania filtru, sortowania, domy lnego wygl du zewn trznego itd. W bie cym wierszu pola tabeli struktury raportu pojawi si odpowiednia ikona: dla elementu raportu zdefiniowane s ustawienia dla pól wybranych; dla elementu raportu ustawiony jest filtr; element posortowany jest wed ug wskazanego pola; element posiada domy lny wygl d zewn trzny; dla elementu wybrane s inne ustawienia wyprowadzenia. Wykaz dost pnych pól pozwala w prosty i efektywny sposób wybiera dost pne pola i przenosi je do listy pól grupowania,