Kraków, dnia Sprawozdanie z działalności Rady Nadzorczej Spółdzielni Mieszkaniowej Mistrzejowice-Północ za 2009r

Transkrypt

1 Kraków, dnia Sprawozdanie z działalności Rady Nadzorczej Spółdzielni Mieszkaniowej Mistrzejowice-Północ za 2009r Rada Nadzorcza w okresie od r do r pracowała w czternastoosobowym, następującym składzie : 1. Czechowicz Zofia Przewodnicząca Komisji Rewizyjnej 2. Czerwiński Paweł Przewodniczący Komisji Organizacyjno Samorządowej 3. Flak Stanisław członek Komisji Techniczno Eksploatacyjnej 4. Glabian Danuta członek Komisji Techniczno Eksploatacyjnej 5. Jamka Andrzej Sekretarz RN, członek Komisji Organizacyjno Samorządowej 6. Kij Elżbieta Przewodnicząca Komisji Techniczno Eksploatacyjnej 7. Krzeczowski Adam Z-ca Przewodniczącego RN, członek Komisji Rewizyjnej 8. Lebiecki Witold Przewodniczący RN, członek Komisji Techniczno Eksploatacyjnej 9. Lepiarczyk Krystyna członek Komisji Organizacyjno Samorządowej 10. Mardaus Fryderyk członek Komisji Techniczno Eksploatacyjnej 11. Mazur Andrzej członek Komisji Rewizyjnej 12. Pławiak Pawłowska Edyta członek Komisji Organizacyjno Samorządowej 13. Sikora Ilona członek Komisji Rewizyjnej 14. Tracz Bronisława członek Komisji Rewizyjnej Podczas obrad Walnego Zgromadzenia w dniu r p.bronisława Tracz złożyła rezygnację z pełnienia funkcji członka Rady Nadzorczej. Walne Zgromadzenie w dniu r dopełniło obowiązku uzupełnienia składu Rady Nadzorczej do 15 osób. W głosowaniu tajnym mandat członka Rady Nadzorczej uzyskali : 1. Szklarska Jadwiga 2. Świątek Piotr. Na posiedzeniu Rady Nadzorczej w dniu r uzupełniono skład Komisji Rewizyjnej o p.jadwigę Szklarską oraz skład Komisji Organizacyjno Samorządowej o p.piotra Świątka. W okresie sprawozdawczym tj. od dnia r do r Rada Nadzorcza odbyła: 12 posiedzeń plenarnych, 11 posiedzeń Prezydium, 34 posiedzeń komisji w tym: 12 posiedzeń Komisji Rewizyjnej, 11 posiedzeń Komisji Techniczno Eksploatacyjnej, 11 posiedzeń Komisji Organizacyjno Samorządowej. Ponadto członkowie Rady Nadzorczej uczestniczyli w nadzorowaniu: - 59 przetargów na roboty remontowe, usługi, na wynajęcie lokali użytkowych, - 40 odbiorów wykonanych robót remontowo-budowlanych. W okresie sprawozdawczym Rada Nadzorcza podjęła 44 uchwały w sprawach: 1. Zatwierdzenia planu finansowo gospodarczego spółdzielni na 2010 rok. 2. Zatwierdzenia planu remontów spółdzielni na 2010 rok z funduszu remontowego Spółdzielni, oraz wyodrębnionego funduszu remontowego budynków. 3. Zatwierdzenia korekt planu remontów oraz korekt planu finansowo gospodarczego spółdzielni na 2009 rok. 4. Zatwierdzenia schematu struktury organizacyjnej Spółdzielni uwzględniającego likwidację jednego etatu. 1/5

2 5. Aktualizacji i zatwierdzenie regulaminów: Przyjmowania członków, ustanawiania spółdzielczego lokatorskiego prawa do lokalu i zamiany mieszkań, Organizowania przetargów w SM Mistrzejowice -Północ, Komisji Organizacyjno Samorządowej Rady Nadzorczej, Komisji Techniczno Eksploatacyjnej Rady Nadzorczej, Komisji Rewizyjnej Rady Nadzorczej, Funduszu Remontowego SM Mistrzejowice -Północ, Zarządu, Wynagradzania członków Zarządu Spółdzielni Mieszkaniowej Mistrzejowice- Północ, 6. Wyboru firmy Kancelaria Biegłych Rewidentów, BAZAN Sp.z o. o do badania sprawozdania finansowego Spółdzielni za 2009r. 7. Wykreślenia z rejestru członków z uwagi na zbycie prawa do lokalu. 8. Wykluczenia z rejestru członków za zaległości czynszowe. 9. Przyjęcia Opinii i Raportu z badania sprawozdania finansowego Spółdzielni za 2008r. 10. Podwyższenia odpisu na działalność społeczną i oświatowo - kulturalną SM "Mistrzejowice- Północ" do kwoty 0,35 zł/m 2 powierzchni lokali użytkowych i dzierżawionych terenów od dnia r 11. Podziału środków z odpisu na działalność społeczną i oświatowo-kulturalną na 2010r. Najważniejsze zadania zrealizowane i omawiane przez Radę Nadzorczą to: 1. Analizowanie indywidualnych rozliczeń stawek eksploatacyjnych na budynkach oraz uchwalanie opłat w ramach planów finansowo gospodarczych. 2. Przeprowadzenie wnikliwej analizy zużycia mediów w wyniku, której Rada Nadzorcza zaleciła Zarządowi opracowanie i wdrożenie programu opomiarowania zużycia wody w mieszkaniach. 3. Przyjmowała kwartalne plany pracy Zarządu oraz oceniała ich realizację. 4. Ocena realizacji uchwał i zaleceń Rady Nadzorczej za 2008 rok. 5. Program działania Klubu Mirage i TKKF" Apollo" na rok Wyrok Trybunału Konstytucyjnego w sprawie zasad wykupu mieszkań lokatorskich oraz odszkodowań za niekonstytucyjne zapisy ustaw. 7. Ocena i realizacja wniosków z Walnego Zgromadzenia. 8. Możliwości technicznych i ekonomicznych nadbudowy pawilonu w osiedlu Bohaterów Września 57. Pisma skierowane do Rady Nadzorczej były przez nią rozpatrywane w obowiązującym trybie i udzielono na nie w terminie odpowiedzi. Ogółem takich pism było 24. W przypadkach, w których sprawa dotyczyła wyłącznie kompetencji Zarządu, odpowiedzi udzielał Zarząd. Członkowie Rady Nadzorczej pełnili dyżury w siedzibie Spółdzielni przyjmując we wtorki członków Spółdzielni w sprawach ich nurtujących. Ogółem odbyto 52 dyżury, a spraw na nich zgłoszono 16. Rada Nadzorcza sprawowała nadzór nad rozwiązywaniem zgłaszanych problemów. Przebieg ich realizacji był okresowo analizowany na posiedzeniach Rady Nadzorczej. W okresie sprawozdawczym działające Samorządy Domowe potwierdziły swoją ważną rolę w efektywnym gospodarowaniu funduszem remontowym budynków. Rada Nadzorcza okresowo przeprowadzała niejednokrotnie bardzo trudne rozmowy z dłużnikami, pomagając w rozwiązywaniu problemu zadłużeń czynszowych. W Spółdzielni obowiązuje indywidualne rozliczenie kosztów remontów i eksploatacji poszczególnych budynków, co skutkuje zróżnicowaniem opłat czynszowych ustalanych na podstawie faktycznie poniesionych kosztów. Na koniec okresu sprawozdawczego 2/5

3 obowiązywało sześć stawek eksploatacyjnych dla budynków w przedziale od 1,40 zł/m 2 do 1,90 zł/m 2 oraz jedna stawka na fundusz remontowy budynków w wysokości 0,70 zł/m 2. W ocenie Rady sprzyja to rozsądnemu gospodarowaniu funduszami. W roku 2009 wdrażano w Spółdzielni nowoczesny system informatyczny, którego elementy dają możliwość wglądu w dokumenty za pomocą Internetu. Uruchomienie przewidziano na czerwiec 2010r. Do tego czasu na stronie internetowej spółdzielni Rada Nadzorcza umieszcza comiesięczną informację o pracach Rady Nadzorczej w formie ograniczonej przepisami. Na podstawie statutu Spółdzielni w ramach Rady Nadzorczej działają trzy komisje. I. Komisja Rewizyjna w 2009 r. w okresie sprawozdawczym odbyła 12 posiedzeń. Od stycznia do r. KR pracowała w następującym składzie: 1. Czechowicz Zofia - przewodnicząca KR 2. Krzeczowski Adam 3. Mazur Andrzej 4. Sikora Ilona 5. Tracz Bronisława - Z-ca Przewodniczącego Od miesiąca lipca 2009 r. w składzie: 1. Zofia Czechowicz - przewodnicząca RN 2. Krzeczowski Adam 3. Mazur Andrzej 4. Sikora Ilona 5. Szklarska Jadwiga - Z-ca Przewodniczącego analizie materiałów przekazywanych przez Zarząd, Prezydium Rady Nadzorczej SM "M-P" oraz przekazywaniu uwag i wniosków na Plenum RN, opiniowaniu wykonania planu finansowo-gospodarczego za 2009r; rozpatrzeniu oferty firm badających sprawozdanie finansowe za 2009r rekomendując Radzie Nadzorczej firmę Kancelarię Biegłych Rewidentów, BAZAN Sp.z o. o, zapoznaniu się z bilansem za 2008r opiniując go pozytywnie, uczestniczeniu w przetargach i potwierdzeniu prawidłowego ich przebiegu, udziale w 10 odbiorach wykonania prac remontowych wykonywanych przez firmy zewnętrzne, sprawdzeniu prawidłowości użytkowania lokali użytkowych oraz pomieszczeń wspólnego użytku w budynkach Spółdzielni w zakresie przestrzegania wymogów technicznych eksploatacji, przeprowadzeniu kontroli prawidłowości rozliczenia zużycia wody za II półrocze 2008r na przykładzie losowo wytypowanego budynku BW 50, przeprowadzeniu kontroli budowy wiatrołapów os. Piastów i Bohaterów Września w dniach od d r, Kontrola została przeprowadzona na podstawie Uchwały Rady Nadzorczej nr 25/2009 z dnia r. Komisja Rewizyjna pracowała w dwóch zespołach, ponieważ badany temat był obszerny i ściśle powiązany z zagadnieniami technicznymi, każdy zespół został wsparty członkiem komisji technicznej. Kontrolą objęto; 1. Podstawę prawną realizacji budowy wiatrołapów w budynkach na os. Piastów i Boh. Września. 2. Dokumenty decydujące o przeprowadzeniu przetargów na os. Piastów i Boh. Września. 3/5

4 3. Wybór wykonawcy robót. 4. Faktury za wykonane roboty. 5. Kontrola usunięcia usterek wykazanych w końcowym protokole dla os. Piastów i Boh. Września. 6. Prace dodatkowe dla oś. Piastów. W przedstawionych dokumentach nie stwierdzono nieprawidłowości w przygotowaniu i przeprowadzeniu przetargów na budowę wiatrołapów. W zapłaconych fakturach nie stwierdzono przekroczenia planowanych kosztów. Roboty wykonywane były w planowanych terminach (dotyczy os. Boh. Września). Roboty na os. Piastów nie były wykonane w terminie w związku z powyższym wykonawca zapłacił karę umowną w wysokości 6 479,84 zł. Niewielkie usterki zostały przez wykonawcę usunięte w terminie. II. Komisja Techniczno - Eksplatacyjna w 2009r. w okresie sprawozdawczym odbyła 11 posiedzeń. Komisja KTE pracowała pod przewodnictwem P. Elżbiety Kij w następującym składzie: 1. Kij Elżbieta - przewodnicząca KTE 2. Flak Stanisław 3. Glabian Danuta 4. Lebiecki Witold 5. Mardaus Fryderyk - Z-ca Przewodniczącego Komisja KTE zajmowała się zagadnieniami przedstawionymi przez Prezydium Rady Nadzorczej, oraz Zarząd Spółdzielni ze szczególnym uwzględnieniem: 1. oceny jakości i terminowości wykonywania robót remontowych i konserwacyjnych, 2. oceny realizacji planów remontów i konserwacji w wykonawstwie własnym i zleconym, 3. oceny prawidłowości utrzymania stanu technicznego budynków i obiektów przez Spółdzielnię, 4. oceny utrzymania czystości i porządku w budynkach i ich otoczeniu Komisja KTE wzięła udział w 46 przetargach oraz w odbiorach robót remontowych organizowanych przez Zarząd, a wykonywanych przez firmy zewnętrzne. Opiniowała korekty planu remontów z funduszu remontowego budynków, oraz z funduszu remontowego Spółdzielni. Brała udział w pracach kontrolnych prowadzonych przez Komisję Rewizyjną budowa wiatrołapów. analizie wniosków z protokołu z kontroli rozliczenia zużycia wody na II półrocze 2008 r na przykładzie budynku BW 50 oraz udziale w pracach Komisji Rewizyjnej. Analizie zużycie mediów: wody, energii elektrycznej, c.o. za 2008 r. Inwentaryzacji ilości miejsc parkingowych w zasobach Spółdzielni oraz możliwości pozyskania dodatkowych. Opiniowaniu przedstawionego programu opomiarowania zużycia wody w zasobach Spółdzielni. Przyjęciu planu kompleksowej modernizacji placów zabaw w zasobach Spółdzielni oraz analiza sposobu finansowania placów zabaw w zasobach Spółdzielni w okresie r. Analizowała proces i koszty wykupu gruntów na własność od Gminy Kraków pod budynkami mieszkalnymi. 4/5

5 III. Komisja Organizacyjno-Samorządowa w 2009 r. w okresie sprawozdawczym odbyła 11 posiedzeń. Do dnia r Komisja pracowała pod przewodnictwem Pana Pawła Czerwińskiego w następującym składzie: 1. Czerwiński Paweł- Przewodniczący 2. Jamka Andrzej 3. Lepiarczyk Krystyna Z-ca Przewodniczącego 4. Pławiak Pawłowska Edyta Na Walnym Zgromadzeniu w dniu r uzupełniono skład Rady Nadzorczej na kadencję r. Na posiedzeniu w dniu r Rada Nadzorcza powołała do pracy w komisji pana Piotra Świątka. Komisja pracowała wg zatwierdzonego planu pracy Rady Nadzorczej na 2009 r. Analizowała zagadnienia ujęte w porządku obrad i przedstawiała opinie komisji na posiedzeniach plenarnych w celu podjęcia decyzji przez głosowanie. 1. Przeprowadzeniu rozmów w miesiącu lutym i październiku 2009 r. z osobami zadłużonymi z tytułu opłat wobec Spółdzielni, 2. Zapoznaniu się z działalnością Klub Mirage i TKKF Apollo w szczególności w związku z akcją Zima w mieście i Lato 2009 r. 3. Analizowaniu realizacji zobowiązań dłużników. 4. Opiniowaniu informację Zarządu o stawkach lokali użytkowych, dzierżawy terenu. 5. Udziale w przetargach między innymi na zbycie prawa własności do lokali mieszkalnych oraz na najem lokali użytkowych. 6. Uczestniczeniu w odbiorach prac remontowych między innymi związanych z modernizacją placów zabaw. 7. Przygotowaniu wniosku o podwyższenie odpisu na działalność społeczną i oświatowo-kulturalną do kwoty 0,35 zł/m 2 /miesięcznie powierzchni lokali użytkowych i dzierżawionych terenów od 2010 r. 8. Proponowaniu podział środków na działalność społeczną i oświatowo-kulturalną. Komisja Organizacyjno-Samorządowa pełniła obowiązki Rady Programowej Klubu Mirage, którego działalność współfinansuje Spółdzielnia. Rada Nadzorcza pozytywnie ocenia pracę Zarządu za 2009r i wnioskuje o udzielenie absolutorium: dla Prezesa Zarządu mgr inż. Elżbiety Okine-Tyrkiel, dla Zastępcy Prezesa Zarządu ds. technicznych inż. Piotra Ruska dla członka Zarządu Głównego Księgowego mgr Piotra Podsiadło Sekretarz Rady Nadzorczej Andrzej Jamka Przewodniczący Rady Nadzorczej Witold Lebiecki 5/5