Przewodnik dla Beneficjentów konkursu dotacji Fundusze strukturalne na poziomie NSS

Transkrypt

1 Przewodnik dla Beneficjentów konkursu dotacji Fundusze strukturalne na poziomie NSS Wzór wizualizacji 1. Zakres stosowania wzoru wizualizacji w projekcie Zgodnie z 1 ust. 3 Umowy Wnioskodawca realizujący projekt w ramach konkursu dotacji Fundusze strukturalne na poziomie NSS zobowiązany jest do oznakowania wszystkich działań wykonywanych w ramach realizowanego Zadania według wzoru wizualizacji. Szczegółowe zasady oznaczania wszelkich materiałów informacyjnych, promocyjnych i szkoleniowych prowadzonych w ramach Narodowej Strategii Spójności są określone w Strategii Komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce w ramach Narodowej Strategii Spójności na lata , zwanej dalej Strategią komunikacji oraz Rozporządzeniu Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiającym szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. 2. Warianty wizualizacji Zgodnie ze Strategią komunikacji istnieją dwa warianty oznakowania działań informacyjnych, promocyjnych i szkoleniowych, według których muszą zostać oznakowane wszystkie materiały przygotowywane w ramach realizowanego przez Wnioskodawcę Zadania. Są to: 1. Wariant podstawowy - dla dużych materiałów (materiały duże, multimedialne, wybrane drukowane) 2. Wariant minimalny - dla małych materiałów (materiały małe, wybrane drukowane) Wybór zastosowanego wariantu zależy od wielkości materiału, rodzaju i techniki wykonania, przy czym rekomenduje się stosowanie wariantu podstawowego w każdym przypadku, gdy warunki techniczne to umożliwiaj ą Wariant podstawowy: Wariant podstawowy zakłada, że wszelkie duże materiały promocyjne, materiały multimedialne oraz wybrane materiały drukowane będą zawierały, zgodnie z rozporządzeniem nr 1828/2006 oraz Księgą identyfikacji wizualnej NSS, co najmniej obowiązkowo: logo NSS wraz z hasłem promocyjnym NSS; emblemat UE, odwołanie słowne do UE, odwołanie słowne do Europejskiego Fundusz Rozwoju Regionalnego, a opcjonalnie: logo/herb instytucji. Ponadto w przypadku działań w ramach Konkursu należy zamieszczać informację o współfinansowaniu projektu. 1

2 PRZYKŁADY WIZUALIZACJI: a) Rekomendowany zakres informacji o współfinansowaniu projektu: Projekt realizowany w ramach konkursu dotacji organizowanego przez Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna. b) Minimalny zakres informacji o współfinansowaniu projektu:. Uwagi: - w zależności od charakteru prowadzonych działań Wnioskodawca może modyfikować pierwszy człon informacji o współfinansowaniu projektu, według schematu: Projekt /Badanie, Ekspertyza,/Publikacja, Broszura / itp. realizowany w ramach Wariant minimalny: Wariant minimalny zakłada, że małe materiały promocyjne oraz wybrane materiały drukowane będą zawierały, zgodnie z rozporządzeniem wykonawczym oraz Księgą identyfikacji wizualnej NSS, co najmniej obowiązkowo: emblemat UE, odwołanie słowne do UE, logo NSS, a opcjonalnie jeśli to możliwe: logo lub herb instytucji. PRZYKŁADY WIZUALIZACJI: a) Rekomendowany zakres elementów wizualizacji projektu: b) Minimalny zakres elementów wizualizacji projektu: 2

3 2.3. Znaki monochromatyczne: Warianty monochromatyczne znaków można zastosować tam, gdzie wykorzystanie wersji pełnobarwnej jest niemożliwe ze względów technologicznych (na przykład tłoczenie, grawerunek itp.). 3. Uwagi dodatkowe W przypadku logo NSS oraz flagi UE nie wolno: - stosować innych kolorów i czcionek niż te wskazane w Księdze identyfikacji wizualnej NSS - umieszczać znaków na agresywnym, wielobarwnym tle - zniekształcać proporcji znaków przez ściąganie i rozciąganie - zmieniać proporcji elementów oznakowania - używać skrótu Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego o treści EFRR Należy pamiętać, że: - w zestawieniach z innymi znakami znak NSS znajduje się zawsze z lewej strony, znak UE z prawej strony, w przestrzeni pomiędzy tymi znakami umieszcza się logo Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju - zamieszczane na materiałach znaki graficzne muszą mieć te same wersje kolorystyczne: pełnobarwne bądź monochromatyczne Znaki graficzne niezbędne do oznakowania Zadania są dostępne na stronie internetowej: 4. Przestrzeganie przepisów dotyczących oznakowania projektu Nadzór nad przestrzeganiem przez Wnioskodawcę wzoru wizualizacji będzie realizowany na podstawie zapisów Umowy, w szczególności w trakcie prowadzenia kontroli prawidłowości wykonywania Zadania przez Wnioskodawcę, o której mowa w 7 Umowy oraz podczas weryfikacji części rzeczowej sprawozdań z wykonania Zadania, o których mowa w 8 Umowy. UWAGA: Niedopełnienie przez Wnioskodawcę obowiązków w zakresie oznakowania projektu może skutkować wstrzymaniem wypłaty środków lub koniecznością zwrotu dotacji. 3

4 Wskazówki dla beneficjentów w zakresie dokumentacji załączanej do sprawozdań z realizacji zadania publicznego 1. Wszyscy beneficjenci składający po raz pierwszy sprawozdanie powinni dołączyć oświadczenie, że dla operacji związanych z projektem założyli wyodrębnioną ewidencję księgową. Alternatywnie można dołączyć wyciąg z polityki rachunkowości beneficjenta (w tym wyciąg z zakładowego planu kont), z którego będzie wynikał sposób wyodrębnienia ewidencji księgowej 2. Wszyscy beneficjenci rozliczający podatek VAT, jako koszt kwalifikowany w projekcie składając pierwsze sprawozdanie zobowiązani są do złożenia oświadczenia o braku możliwości odzyskania podatku VAT 3. Do każdego sprawozdania należy załączyć wersję elektroniczną przesłanego sprawozdania 4. Wykaz dokumentów, które należy dołączyć do sprawozdania: a) Faktury, rachunki lub inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej (np. listy płac, deklaracje ZUS, rozliczenie kosztów podróży służbowej itp.) - kopie potwierdzone dwustronnie za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentowania beneficjenta b) dowody zapłaty - kopie potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentowania beneficjenta (wyciągi bankowe, raporty kasowe); jeżeli dowody zapłaty dotyczą zbiorczych płatności (np. podatek dochodowy lub składki ZUS) należy dodatkowo sporządzić zestawienie z wyszczególnieniem kwot dotyczących kosztów kwalifikowanych w projekcie c) zawarte umowy na podstawie, których ponoszono wydatki w projekcie - kopie potwierdzone za zgodność z oryginałem na każdej stronie umowy d) kopie innych dokumentów potwierdzających prawidłową realizację Projektu, zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym realizacji Projektu e) do każdej umowy powinny być dołączone wszelkiego rodzaju prace, dokumenty, programy, gadżety reklamowe itp. powstałe w skutek realizacji ww. umowy 5. Wszystkie dokumenty księgowe muszą być odpowiednio opisane zgodnie z wymaganiami nałożonymi przez ustawę o rachunkowości, tj. powinna być na nich adnotacja dotycząca: a) ewidencyjnego numeru księgowego b) sprawdzenia dokumentu pod względem merytorycznym oraz formalno- rachunkowym c) dekretacji dokumentu 6. Dokumenty muszą posiadać opisy wymagane dodatkowo dla projektów finansowanych ze środków unijnych, tj.: a) informacja o współfinansowaniu wydatku z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz budżetu Państwa b) numer i nazwa projektu c) numer umowy o dofinansowanie d) wyszczególnienie kategorii wydatku zgodnie z budżetem określonym we wniosku o dofinansowanie e) opis związku wydatku z projektem f) informacje o zastosowaniu (lub braku obowiązku stosowania) przepisów ustawy Prawo Zamówień Publicznych 7. W przypadku, gdy w projekcie rozliczane jest częściowe wynagrodzenie pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę beneficjent ma obowiązek prowadzić dla tych pracowników karty czasu pracy. Karty czasu pracy powinny być prowadzone przez beneficjenta/partnera w sytuacji, gdy pracownik na podstawie umowy o pracę w danej jednostce jest zaangażowany w ramach projektu w mniejszym wymiarze czasu pracy niż wynika to z jego umowy. Karty czasu pracy nie muszą być prowadzone przez beneficjenta/partnera w sytuacji, gdy: - pracownik na podstawie umowy o pracę zostaje zatrudniony w ramach projektu w wymiarze 100% czasu (niezależnie od tego czy to 100% stanowi cały etat, czy część etatu), - pracownik został zatrudniony w ramach projektu na podstawie umowy zlecenie/o dzieło 4

5 Przykładowa karta czasu pracy: Miesięczna karta czasu pracy pracownika zatrudnionego w projekcie 1. Za okres od: do: 2. Dołączona do wniosku beneficjenta o płatność za okres od do: 3. Instytucja: 4. Tytuł projektu: 5. Numer projektu: 6. Imię i nazwisko: 7. Stanowisko: 8. Zadania wykonywane przez pracownika: Dzień miesiąca Opis zadań wykonywanych na rzecz lub w ramach projektu Liczba godzin OGOŁEM godzin w miesiącu 9. Całkowita ilość godzin przepracowanych u Beneficjenta w danym okresie: 10. Stosunek godzin przepracowanych w ramach projektu do całkowitego wymiaru czasu pracy (w procentach % 11. Zakres obowiązków związanych z udziałem w realizacji projektu wynikający z podpisanej z pracodawcą umowy Podpis przełożonego.. Podpis pracownika 12. Kwota wynagrodzenia wypłacona za całkowity wymiar czasu pracy w miesiącu: zł 13. Wynagrodzenie przypadające za czas pracy przepracowany w ramach projektu: zł Imię, nazwisko oraz podpis osoby upoważnionej do rozliczeń. Pieczęć instytucji 5

6 8. Wszelkie zmiany dotyczące harmonogramu realizacji projektu (powyżej 5% wartości dotacji) muszą być uzgadniane z Ministerstwem Infrastruktury i Rozwoju, a informacja musi być dostarczona w wersji papierowej - oficjalne pismo, jak i elektronicznej na adres: pytania.konkursdotacji@mir.gov.pl. 9. Beneficjent musi przestrzegać terminów składania sprawozdań z realizacji zadania publicznego - zapisanych w umowie dotacji, oraz terminowego rozliczania środków w ramach przyznanej dotacji. 10. Beneficjent musi przechowywać dokumentację projektową (faktury, rachunki, umowy, inne dokumenty związane z realizacją projektu, dokumenty potwierdzające realizację zadania np. zdjęcia z konferencji, spotkań, listy obecności uczestników spotkań, ekspertyzy, tłumaczenia, bilety itp.) zgodnie z zapisami umowy. Dokumentacja powinna być uporządkowana w następującej kolejności: I. II. III. IV. Informacja dla beneficjenta o zamknięciu projektu Sprawozdania okresowe/końcowe (w kolejności od najnowszego do najstarszego), przy czym dokumentacja do nich (faktury, rachunki, umowy, inne dokumenty związane z realizacją danego etapu projektu, dokumenty potwierdzające realizację zadania np. zdjęcia z konferencji, spotkań, listy obecności uczestników spotkań, ekspertyzy, tłumaczenia, bilety itp.) powinna być umieszczona zaraz za sprawozdaniem okresowym, którego dotyczy w kolejności odpowiadającej pozycjom w sprawozdaniu) Informacja dla beneficjenta o wyniku oceny poszczególnych sprawozdań Umowa o dofinansowaniu Zmiany do umowy (aneksy) Korespondencja ogólna do MIR i z MIR (nie da się jej przyporządkować do wniosków, decyzji, sprawozdań itp., dotyczy całego projektu) 6

7 Przykładowe wydatki kwalifikowalne Za kwalifikowalne mogą być uznane wydatki, które zostały faktycznie poniesione przez Beneficjenta oraz odpowiednio udokumentowane (opłacona faktura lub równoważny dokument księgowy) i ujęte w szczegółowym budżecie projektu. Zapłata musi być poniesiona w okresie realizacji projektu objętym umową. Wydatki finansowane w ramach projektu muszą być bezpośrednio związane z realizowanym projektem oraz być niezbędne dla jego realizacji. Kwalifikowalne mogą być wydatki dotyczące w szczególności: 1. Wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę, w tym: - płaca zasadnicza, - dodatek funkcyjny, - dodatek stażowy, - dodatek za stopień służbowy itp. jeśli wynikają z przepisów prawa lub regulaminu wynagrodzeń danej instytucji. 2. Wynagrodzenia osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych 3. Składki na ubezpieczenia społeczne i fundusze pozaubezpieczeniowe, płacone przez pracodawcę (Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, 4. Podróże służbowe 5. Opracowanie ekspertyz i analiz; 6. Opracowanie studiów i koncepcji; 7. Tłumaczenia 8. Wynagrodzenia ekspertów i doradztwo specjalistyczne; 9. Opracowanie, druk, powielanie, publikacja i dystrybucja materiałów powstałych w wyniku realizacji projektu 10. Wydatki związane z prowadzeniem wyodrębnionego rachunku bankowego; 11. Wynajęcie sal, sprzętu multimedialnego i nagłośnienia; 12. Wydatki dotyczące informacji i promocji - budowa, modyfikacja, rozwój i utrzymanie portali i stron internetowych; - kompleksowa organizacja seminariów i konferencji; - promocja portali i stron internetowych; - przeprowadzenie badań opinii publicznej i badań ewaluacyjnych działań - informacyjno-promocyjnych; - wydatki dot. publikacji prasowych i w mediach elektronicznych; - przygotowanie prezentacji; - opracowanie, druk, powielanie publikacji i dystrybucji materiałów informacyjnych i promocyjnych; Nie będą finansowane: 1) opłaty za udział w warsztatach, seminariach, konferencjach, kongresach, 2) amortyzacja, finansowanie deficytu, wnoszenie wkładu kapitałowego, 3) działania podejmowane w przeszłości w ramach projektów, które są realizowane obecnie lub już zostały zakończone, 4) przekazywanie otrzymanych środków w jakiejkolwiek formie innym podmiotom (np. wykorzystywanie dotacji na pomoc lub pożyczki innym podmiotom niż wnioskodawca), 5) przedsięwzięcia o charakterze politycznym, 6) zakup środków trwałych, 7) koszty utrzymania biura wnioskodawcy (koszty związane z najmem i utrzymaniem lokalu, koszty energii elektrycznej, telefonu, o ile nie są związane bezpośrednio z prowadzeniem badań telefonicznych, opłaty za korzystanie z Internetu, materiały biurowe, itp.). 7