Optymalizacja kosztów

Transkrypt

1 Optymalizacja kosztów sprzętu komputerowego Mariusz Głowacki Mówiąc o kosztach produktów IT w edukacji, warto podzielić ten proces na etapy, w których każdy ma swoją wartość i wpływa znacząco na opłacalność dokonanego przez nas wyboru. Dla uproszczenia można wyróżnić takie trzy kluczowe momenty: zakup, utrzymanie i użytkowanie. Za każdym z nich kryją się nakłady finansowe. O ile przy pierwszym są one oczywiste, o tyle przy dwóch kolejnych nierzadko w ogóle nie są brane pod uwagę, co może znacząco odbić się na naszej kieszeni. Liczę, że po zapoznaniu się z artykułem, głównym wyznacznikiem zakupu danego sprzętu, stanie się nie tylko cena, ale również perspektywa poniesionych całościowych kosztów jego użytkowania. Przy dokładnej analizie bowiem okazuje się, aż nazbyt często, że sprzęt, którego wartość wyjściowa była najniższa i najbardziej dla nas kusząca, jest ostatni pod względem kosztów końcowych, które musieliśmy ponieść. Koszty zakupu i użytkowania sprzętu Na początek chciałbym zrobić małą dygresję i odnieść się do tematu, który przyciągnął wiele uwagi, także i mojej. Po projekcie Radosnej Szkoły przyszła bowiem pora na Cyfrową Szkołę. Jej słabym punktem, wskazywanym wielokrotnie przez zainteresowanych tematem, jest dostęp tylko do mobilnych wersji sprzętu komputerowego. Niewątpliwie jest to rozwiązanie szeroko promowane w życiu prywatnym jak i typowo biznesowym. Można by wręcz rzec, że mobilność otacza nas z każdej strony, czy to w postaci smatfonów, netbooków, tudzież tabletów. Warto się jednak zastanowić, czy sprawdzi się ona równie dobrze w przypadku edukacji dzieci w środowisku szkolnym. Z mojego punktu widzenia, rozwiązanie to traci swój czar. Niewiele bowiem polskich szkół zdecyduje się na wariant umożliwiający zabranie przez uczniów laptopów czy tabletów do domu, być może i mało który rodzic by sobie tego życzył. Kto bowiem miałby ponosić konsekwencje zniszczonego sprzętu, czy wgranych na niego nielegalnych, czy niebezpiecznych treści? A to tylko jeden z aspektów tej sprawy. Wracając jednak do meritum. Obecna technologia komputerowa jest na tyle zaawansowana, że umożliwia swobodny wybór pomiędzy wieloma rozwiązaniami dostosowanymi do zróżnicowanych potrzeb szkoły, choćby takimi jak: laptopy, desktopy, czy technologia terminalowa. Zazwyczaj, kupując nowy sprzęt zastanawiamy się głównie nad jego ceną, nie próbując nawet obliczyć kosztów jakie poniesiemy przez cały okres jego użytkowania. Najbardziej kosztogenne jest zużycie energii. Niejedna osoba chciałaby wiedzieć, jaką jej ilość pochłania dane urządzenie elektryczne, w rozważanym przez nas przypadku zaś komputer, czy nawet cała pracownia. Oczywiście na wszystko znajdzie się sposób. Poświęcając chwilę czasu na kalkulacje, można wyliczyć ile prądu zużywa dany model, przeliczając go przez planowany okres użytkowania. Samo wyliczenie zużycia energii można zrobić za pomocą prostego wzoru. Aby to zrobić, musimy wiedzieć jaka jest jego moc. Jest to wartość wyrażana w watach (W). Informacja musi być umieszczona na urządzeniu, zazwyczaj w przypadku komputerów na zasilaczu. Czasami znajduje się ona w instrukcji obsługi lub na opakowaniu. Wartość tą przeliczamy na kilowaty (kw, 1 kw=1000w). Kiedy mamy już obliczoną ilość kilowatów zużywaną przez wybrane urządzenie, trzeba tę wartość podstawić do wzoru. Wygląda on następująco: liczbę kilowatów pobieranych przez urządzenie należy pomnożyć przez czas, w jakim urządzenie jest włączone. Później mnożymy to przez aktualną cenę za kilowatogodzinę prądu (powinna być umieszczona na rachunku od operatora). Dzięki temu można będzie obliczyć ilość zużywanej energii na ilość wydawanych pieniędzy. Otrzymany wynik skalujemy do czasu jaki przyjęliśmy. Proponuję minimum 5 lat. Jak zapewne 13

2 się Państwo domyślają, najbardziej kosztowne w utrzymaniu będą standardowe desktopy, mniej laptopy a najtańsze terminale. Pozostaje jeszcze jeden ważny czynnik. Trzeba bowiem zawsze na to wszystko nałożyć pytanie, do czego sprzęt nam jest przydatny. Bo przecież nie kupimy terminali, gdy przede wszystkim chcemy mieć mobilnego nauczyciela.. To jednak całkowicie oddzielny i duży temat. Oprócz tych kosztów dochodzi jeszcze oszacowanie bezawaryjności maszyn oraz podatność na uszkodzenia i ceny przyszłych modernizacji. Bezawaryjność powinna być podawana przez producentów sprzętu i o ile w przypadku laptopów i terminali łatwo uzyskać jest te informacje, o tyle w przypadku maszyn stacjonarnych, ich mnogość, powoduje, iż takiej możemy się nie doszukać. Inne są wartości bezawaryjnej pracy poszczególnych komponentów składowych desktopa i należy przyjąć wartość najbardziej awaryjnego z nich, oraz cenę naprawy lub zakupu (gdy skończy się gwarancja) nowego elementu. Najczęściej wadliwą częścią desktopów jest zasilacz (zapewne z tym problemem spotyka się wiele osób z Państwa, zwłaszcza po intensywnej burzy) oraz dysk twardy. Nie mierzalna jest inwencja uczniów w sposobie psucia komputerów w pracowniach szkolnych. Jak się okazuje, wepchnięty ołówek w wentylator nie jest przypadkiem odosobnionym, ani budzącym szczególne zdziwienie w serwisie. Laptopy jako sprzęt przenośny, narażone są głównie na uszkodzenia mechaniczne (o kradzieży nie wspominam ponad 630 tysięcy laptopów zginęło na lotniskach w samych USA w ciągu 2008 roku). Według badań IDC na zlecenie firmy Panasonic, uszkodzeniu podlega co 5 piąty laptop, czyli aż 20%. W badaniu, trzy czwarte respondentów wskazało, że ich notebooki miały uszkodzoną klawiaturę, a 66 proc. zgłosiło uszkodzenie ekranu. Awaryjne były także baterie i dyski twarde, w obu przypadkach wskazane przez ponad połowę ankietowanych. Podczas korzystania ze sprzętu 72 proc. respondentów przyznało się do upuszczenia laptopa, 2/3 do zalania urządzenia, a 55 proc. powiedziało, że spadł on z biurka lub stołu. 63 proc. respondentów badania, jako skutek uszkodzenia laptopa, wskazało utratę wydajności pracy, a ponad jedna trzecia utratę ważnych firmowych danych a także utratę lub opóźnienie transakcji. Oczywiście to ta ciemna strona pracy z laptopem. Po jasnej mamy przede wszystkim mobilność, która w wielu przypadkach jest kluczowa do wykonywania pracy. Pozostają nam terminale, które są traktowane przez większość osób jak jeż. Wyjaśnić ten stan można tylko małą wiedzą lub obawą przed czymś nowym. Z tym, że nie jest to żadne nowe rozwiązanie, bo zanim pojawiły się obecne komputery, duże firmy (te które było na to stać) pracowały właśnie w tej technologii. Obecnie, nawet bogate firmy, wdrażają w swoje struktury rozwiązania terminalowe, gdyż są one po prostu tańsze i prostsze w zarzadzaniu i utrzymaniu. Terminal w swoim wnętrzu, nie posiada żadnych elementów wirujących (HDD czy DVD), nie ma zasilacza z dużym wiatrakiem i jest dobrze zamknięty. Koszt jednostkowy jest na tyle niski, że można pozwolić sobie na 1-2 sztuki trzymane w zapasie na wypadek awarii. Jeżeli ona wystąpi, żadne dane nie ulegają zniszczeniu, bo są przechowywane na serwerze (to jego wydajność i zabezpieczenie determinuje komfort pracy użytkowników). Sprzęt się nie starzeje, oferując pracę, jaką zna użytkownik siedząc przy desktopie z systemem Windows. Oczywiście, dostępne są urządzenia wejścia/wyjścia (porty USB, VGA, DVI, czy mikrofonu i słuchawek), a ich bogactwo zależy od modelu. To, co ulega wpływowi czasu, to serwer i gdy spada jego wydajność, nowe komponenty, które należy zakupić, znowu przydadzą świetność całej sieci, a nie tylko wybranemu desktopowi. Zużycie energii przez terminal jest minimalne, to zaledwie 5% tego, co pożera standardowy desktop, a koszt wyposażenia całej pracowni w terminale, łącznie z wydajny serwerem, jest nieraz tańszy, od zakupu desktopów w takiej samej ilości. Na rynku w Polsce można spotkać dedykowane rozwiązania terminalowe dla edukacji, np.: HP, LG czy NComputing. Jak wykazała firma Gartner podczas swojego badania, koszty korzystania z systemu komputerowego rozkładają się następująco: 50% to jego utrzymanie, 20% to cena urządzenia, 17% cena pomocy technicznej a 13% koszty administracyjne. Jak widać utrzymanie jest największą częścią całości kosztów. utrzymanie 50% pomoc techniczna 50% zakupy 20% koszty administracji 13% 14

3 Oprogramowanie Kiedy już zakupiliśmy sprzęt pora przyjrzeć się temu, co czyni go przydatnym, czyli oprogramowaniu. Bez niego staje się on jedynie ozdobą sali, a nie nowoczesnym narzędziem dydaktycznym mającym wspierać naukę. Na rynku dostępnych jest wiele propozycji, warto szukać tych bezpłatnych. Pod lupę trafi więc dzisiaj kilka rozwiązań dedykowanych dla edukacji przez znanych gigantów. Microsoft to nazwa, którą zna właściwie każdy posiadacz komputera. Większość osób kojarzy tego tytana rynku IT z płatnymi systemami operacyjnymi Windows lub pakietem biurowym MS Office. Programy te rozwijane są od lat, a swoje początki mają jeszcze w latach osiemdziesiątych. Warto jednak wspomnieć o innej części, mniej znanej. Firma bowiem od dłuższego czasu działa także w sferze edukacji. Nie chodzi mi tu tylko o oferowanie tańszej wersji ich sztandarowych produktów dla szkół i uczniów. W ich ofercie można znaleźć również zaawansowane rozwiązania i co ciekawe, całkowicie darmowe. Office 365 To najnowsza usługa Microsoftu, zbudowana w popularnej ostatnio technologii cloud computing czyli chmury IT. Wykorzystuje podobną koncepcję działania, jak Google, z tym, że Microsoft, jako lider w dostawach rozwiązań software dla biznesu, ma ułatwione zadanie. Z początku usługi były skierowane głównie dla firm, ale niedawno, pojawiły się ciekawe rozwiązania przeznaczone dla rynku edukacyjnego w Polsce. Warto zaznaczyć, że większość usług, proponowanych w Office 365 integruje się z aplikacjami stacjonarnie zainstalowanymi na komputerach użytkowników. Nie będę się rozwodził nad samą technologią działania, ale warto zaznaczyć, że do sprawnego działania usług Microsoftu w chmurze, konieczny jest dostęp do Internetu nie musi być to łącze o wysokiej przepustowości. Jeżeli zdecydujemy się na rozwiązanie online Microsoftu, umożliwi nam to korzystanie ze swoich zasobów z dowolnej lokalizacji i komputera, co gwarantuje swobodę działania. Mamy dostęp do poczty i komunikatora, możemy wymieniać pliki z uczniami, korzystać ze wspólnych zasobów, edytować dokumenty. Wszystko to za pomocą prostej i wydajnej administracji. Pakiety można przetestować w bezpłatnej wersji 30- to dniowej. To była cześć związana z opłatami dla standardowego użytkownika, a co oferuje Microsoft dla edukacji w ramach Office 365 za darmo? Plan A2. W tym nic nie mówiącym terminie, zawarte są: - Exchange Online poczta , kalendarz, kontakty, archiwum osobiste, na wszystko przeznaczono aż 25GB dla jednego użytkownika; - SharePoint Online czyli witryny służące do udostępniania dokumentów oraz informacji; - Lync Online czyli wiadomości błyskawiczne, informacje o obecności użytkownika (zalogowany czy nie), spotkania online; - Ochrona przed wirusami i spamem, - Office Web Apps przeglądanie, edytowanie i udostępnianie plików w online owej wersji programu biurowego MS Office (ograniczone możliwości narzędzi). Czyli jest tego całkiem sporo. Pedagodzy i uczniowie mogą znacznie zwiększyć produktywność, ponieważ korzystają ze znanych im już i popularnych narzędzi pakietu Office, którego funkcje zintegrowane z usługą Office 365 po prostu działają bez skomplikowanej instalacji lub konfiguracji. Więcej o Office 365: pl-pl/office365/online-software.aspx Microsoft Live@Edu Ta ciekawa usługa, skierowana wyłącznie dla edukacji, niestety nie miała szczęścia w Polsce. Niewielu nauczycieli czy dyrektorów szkół zdaje sobie sprawę z jej istnienia. Zalety usługi są podobne jak w przypadku Office 365. Nadal są to rozwiązania ułatwiające komunikację, wymianę danych, czy współpracę na wspólnych zasobach. Podobnie jak w przypadku Office 365, każdy w szkole, może posiadać swoje konto we wspólnej domenie placówki. Live@Edu oferuje, hostowane rozwiązanie oparte na programie Exchange, które jest dostępne bezpłatnie za pomocą programu Outlook Live (skrzynka odbiorcza o pojemności 25GB na użytkownika). Pomaga to studentom i uczniom zachować prywatność danych i promuje bezpieczeństwo w sieci. Każdy użytkownik ma dostęp do 25 GB bezpłatnego serwisu online, do przechowywania plików za pośrednictwem usługi Windows Live SkyDrive. Dzięki temu uproszczona została współpraca w trybie online i udostępnianie dokumentów. Warto podkreślić, że narzędzie cieszy się dużą niezawodnością i jest łatwe w zarządzaniu oraz bezpieczne. Microsoft dużą uwagę przykłada do tego, żeby uczniowie, którzy będą mieli kontakt z jego rozwiązaniami, mogli łatwiej wkroczyć w rynek pracy, gdzie rozwiązania giganta z Redmond wykorzystuje się nagminnie. Jeżeli tylko uczniowie mają koncepcję na komunikację ze sobą i nauczycielem, wykonują wspólnie opracowania, analizują dane i przygotowują prezentację. Nabywają umiejętności obsługi narzędzi Live@Edu które staje się idealnym rozwiązaniem. 15

4 SkyDrive Pozwoliłem sobie na wyszczególnienie tej usługi, mimo, iż pojawiała się ona we wcześniejszych rozwiązaniach. Usługa jest prosta i wielce użyteczna, a niestety mało wykorzystywana, gdyż ciężko zmienić przyzwyczajenia. O co chodzi? To za chwilę. Najpierw o tym czym jest SkyDrive. W skrócie można powiedzieć, że jest to, chroniony hasłem wirtualny dysk, umieszczony w Internecie, a dokładniej na serwerach Microsoftu. Wykorzystuje się go jak zwykły dysk twardy czy pendrive, z tą różnicą, że wymiana danych odbywa się w sieci, ale za to są one dostępne cały czas wystarczy się zalogować na swoje konto. Wiele osób posiada pewne nawyki odnośnie przenoszenia danych. Nadal używa się nośników CD czy DVD, część osób zapisuje skrupulatnie pliki na pendrive czy na dyski przenośne. Wadą w przypadku płyt optycznych jest ich jednokrotny zapis, a w obu powyższych przypadkach, możliwość uszkodzenia lub zgubienia nośnika. Zdarza się również, że nadpisujemy swoje nowe pliki, starszymi wersjami. W przypadku dysków wirtualnych, pliki zawsze są dostępne i się nie zgubią, potrzebne jest tylko połączenie z Internetem. Kolejną zaletą, jest możliwość współdzielenia swoich zasobów z innymi. Już nie trzeba nagrywać płyt z plikami dla uczniów. Wystarczy wejść do swojego dysku SkyDrive i poprzydzielać uprawniania osobom, na dostęp do odpowiednich danych. Google Google to oprócz wyszukiwarki, także dostawca wielu rozwiązań, które można z sukcesem wykorzystać w procesach edukacyjnych. Najciekawszy projekt rozwijany przez Google pod kątem szkół jest, niestety, dostępny w Polsce z dużymi ograniczeniami. Mowa tu o Google in Education. Zasoby podzielone zostały na trzy obszary: dla nauczycieli, dla organizacji (szkoły, wspólnoty, itp.) oraz uczniów. Szkołom oferowane są usługi przede wszystkim komunikacyjne, jak skrzynki pocztowe dla wszystkich użytkowników w jednej domenie, kalendarze osobiste i grupowe, a dokładniej: Google Sites To punkt zbiorczy do udostępniania wszystkich typów informacji w zespołach (w języku angielskim): tworzenie witryny jest tak samo łatwe, jak edytowanie dokumentu jedno miejsce na wszystkie informacje, od filmów, przez prezentacje, po pokazy slajdów proste zarządzanie uprawnieniami do dostępu danych. Dokumenty Google To tworzenie i udostępnianie dokumentów, arkuszy i prezentacji: dokumenty są zapisywane online, dostępne z dowolnego komputera podłączonego do sieci Internet łatwe udostępnianie dokumentów danym osobom lub wszystkim w szkole współpraca w czasie rzeczywistym bez zbędnych załączników. Strona startowa WWW wszystkie najważniejsze informacje są zawsze pod ręką: podgląd kalendarza Google i ostatnio otwieranych dokumentów Google dodawanie gadżetów z całej sieci jest ich mnóstwo z poziomu tego centralnego węzła informacyjnego można też szukać danych w Internecie. Kalendarz Google To zarządzanie harmonogramem spotkań: udostępnianie wydarzeń, spotkań i całych kalendarzy znajomym i kolegom ze szkoły dostęp do kalendarza z dowolnego komputera podłączonego do Internetu lub z telefonu komórkowego Google Talk To komunikator tekstowy, połączenia głosowe i transfer plików: informacja, kto jest online, i możliwość komunikacji za pomocą wiadomości tekstowych lub nawiązywanie bezpłatnych połączeń głosowych przesyłanie plików bez limitu rozmiaru ani ilości przesyłanych danych. Blogger Umożliwia, łatwe dla nauczycieli i uczniów, dzielenie się pracami, notatkami klasowymi zdjęciami, a wszytko to online. Dzięki temu informacje mogą być udostępniane szerokiemu gronu odbiorców. Za pomocą programu można informować rodziców o postępach ich dzieci lub o przyszłych wydarzeniach; publikować biuletyn szkolny, udostępniać osiągnięcia, dokumenty o szkole oraz wyniki wspólnych projektów. Studenci mogą korzystać z Bloggera do komunikowania się, dzielenia pomysłami, zdjęciami i zapiskami, doskonalić swoje umiejętności pisania i publikowania w Internecie, bez konieczności znajomości języka HTML. Darmowe blogi, dostępne z dowolnego komputera, który jest podłączony do Internetu, mogą pomóc uczniom w zbieraniu informacji dla projektów zarówno długo- i krótkoterminowych; 16

5 przechowywania materiałów, jako nieopublikowanych projektów; otrzymywać informacje zwrotne dotyczące swojej pracy z kolegami, nauczycielami i rodzicami. Nawet szkolne drużyny sportowe, czy inne pozalekcyjne grupy szkolne mogą korzystać z tego rozwiązania. Picasa To darmowy program, który umożliwia znajdowanie zdjęć, ich edycję i udostępnianie. Dzięki funkcji Web Albums, możliwe jest łatwe przesyłanie wszelkich grafik z komputera do sieci, aby dzielić się nimi z innymi. Nauczyciel może pobrać oprogramowanie dla każdego komputera w klasie lub zainstalować oprogramowanie na serwerze szkolnym. Po pobraniu, program automatycznie lokalizuje wszystkie zdjęcia znajdujące się na komputerze i sortuje je w albumy według daty, z nazwami folderów. Można przeciągać i upuszczać zdjęcia, zorganizować je w albumach, a program zademonstruje je w trybie pokazu slajdów. Picasa posiada też zaawansowaną edycję zdjęć za pomocą jednego kliknięcia, wprowadzanie poprawek i efektów. Do wykorzystania w klasie, można grupować zdjęcia swojej klasy i wydarzeń specjalnych, zachowując je na nośniku CD. Można również utworzyć Web Albums dla studentów, aby uzyskać dostęp z domu, i zintegrować fotografię ze swoimi pracami. Osoby zainteresowane dziennikarstwem mogą zachować wszystkie zdjęcia, na każdą edycję swojej gazety lub magazynu, w jednym miejscu, więc są one dobrze widoczne i łatwe do odnalezienia. Uczniowie wszystkich rodzajów szkół mogą korzystać z usługi Picasa i Picasa Web Albums, aby uzupełniać swoje badania i prezentacje w prawie każdej dziedzinie. YouTube Znajomość tego serwisu jest wysoka, ale nie wszyscy wiedzą, że istnieje jego odmiana YouTube for Schools. Co prawda, sama zawartość YouTube jest tak duża, że zapewniłaby materiału wideo na nie jedną godzinę lekcyjną. Wersja dla edukacji daje szkołom możliwość dostępu do szerokiego zestawu edukacyjnych filmów na YouTube EDU i pozwala wybrać konkretne filmy, które są dostępne z poziomu sieci szkolnej. YouTube jest zasobem, podrozdziałem, YouTube. com, który zawiera wysokiej jakości materiały edukacyjne. Wersja dla edukacji jest tak skonfigurowana, że po wdrożeniu, pozwala szkole na dostęp do materiałów edukacyjnych na YouTube EDU, ograniczając dostęp do zawartości nieedukacyjnej na YouTube.com, przez co uczniowie nie mają możliwości korzystania z niepożądanych treści. Wszystkie aplikacje Google posiadają poniższe cechy: - są darmowe Google Apps są bezpłatne dla studentów, wykładowców i pracowników w kwalifikacjach instytucji edukacyjnych; - bezpieczne pracują w SSAE 16 Type II. Wszystkie dane są poufne i bezpieczne, z 99,9% czasem dostępu do nich bez dodatkowych opłat; - zawsze i wszędzie ponieważ narzędzia są oparte na przeglądarce, dostępne są dla nauczycieli i uczniów do pracy z dowolnego komputera, bez konieczności zakupu drogiego oprogramowania; - chronione zdefiniowane są filtry poczty elektronicznej w celu ograniczenia wiadomości w obrębie domeny szkolnej i konfiguracji witryn oraz dokumentów do udostępniania tylko w danej szkole. Zainteresowanych wdrożeniem narzędzi Google w swojej szkole odsyłam na Powyższy artykuł nie wyczerpuje oczywiście całości zagadnienia. Warto szukać rozwiązań, które będą odpowiadały naszemu zapotrzebowaniu. Czas który na to poświęcimy, z pewnością da nam wymierne korzyści i panowanie nad wydatkami w dłuższym okresie czasu. Zainteresowane tematem osoby, pragnące poznać większą ilość propozycji i rozwiazań, zapraszam na blog lub do kontaktu mail: mariusz@mariuszglowacki.eu. 17