Scenariusze wykorzystania Office 365 dla uniwersytetu

Transkrypt

1 Scenariusze wykorzystania Office 365 dla uniwersytetu Katalog przedstawia rózne zastosowania dostępne w Office 365 dostosowane specjalnie pod profil uczelni wyższej.

2 Dowiedz się, jak możesz wykorzystać Office 365 na swojej uczelni

3 Katalog przedstawia różne zastosowania dostępne w Office 365 dostosowane specjalnie pod profil uczelni wyższej Co to jest Office 365? Word, Excel, PowerPoint, OneNote oraz Outlook - Twoje wszystkie znajome aplikacje w trybie Online działające na ulubionych urządzeniach niezależnie od tego, w jakim miejscu się znajdujesz. A dodatkowo dzięki Office 365 możesz lepiej współpracować i szybciej realizować swoje zadania. Gdziekolwiek będziesz, niezależnie, na jakim urządzeniu pracujesz, będziesz mieć zawsze dostęp do swoich dokumentów z wirtualnego dysku OneDrive o powierzchni aż 1TB. Możesz od teraz nie tylko przechowywać pliki, ale również dzielić się nimi, synchronizować i być zawsze na bieżąco. Co więcej, dzięki Office 365 możesz być w stałym kontakcie ze współpracownikami i studentami: sprawdzając ich dostępność, wysyłając maila lub błyskawiczną wiadomość oraz korzystając z możliwości tele-/video konferencji za pomocą aplikacji Skype dla firm. A do tego masz zawsze aktualną wersję Office bieżące aktualizacje, wsparcie i gwarancję 99,9% nieprzerwanego działania usługi 365 dni w roku 24/7.

4 Pełna komunikacja Współdzielenie kalendarzy, rezerwacja zasobów i profesjonalna poczta Jak usprawnić organizację wykładów, ćwiczeń, konsultacji czy szkoleń, dzięki możliwości współdzielenia kalendarzy pomiędzy wykładowcami, a studentami? Jak szybko zorganizować dodatkowe konsultacje i poinformować o tym innych? Jak rozwiązać problem ograniczonej ilości sal i innych zasobów na uczelni? Gdzie można bezpiecznie przechowywać dane kontaktowe studentów i wykładowców tak, aby były zawsze pod ręką? Rozwiązanie Exchange Profesjonalna poczta w ramach usługi Office 365 zwiększająca wydajność użytkowników przy jednoczesnym zachowaniu bezpieczeństwa instytucji i odpowiedniego poziomu kontroli. Ułatwia zarządzanie narastającą komunikacją na wielu urządzeniach oraz efektywną pracę w ramach grup. Exchange to przede wszystkim duża skrzynka pocztowa o pojemności 50 GB i możliwości przesyłania załączników o rozmiarze do 25 MB. To także wbudowane kalendarze z możliwością udostępniania i niezawodne miejsce na przechowywanie kontaktów dostępnych z dowolnego urządzenia. Korzystając z rozwiązania Exchange, można chronić komunikację i poufne informacje w celu spełnienia wymagań w zakresie zgodności z przepisani wewnętrznymi i prawnymi. Korzyści Zarządzanie kalendarzami wykładowców, grup studentów i szybkie planowanie spotkań dzięki możliwości udostępniania kalendarzy. Szybkie umawianie konsultacji, przekładanie wykładów, ćwiczeń bez konieczności rozsyłania dodatkowej komunikacji dzięki współdzieleniu kalendarzy pomiędzy wykładowcami a studentami. Rozwiązanie problemu ograniczonych zasobów dzięki możliwości rezerwacji sal, auli, sprzętu komputerowego. Duża (skrzynki o pojemności 50 GB), profesjonalna i niezawodna poczta umożliwiająca prowadzenie ujednoliconej komunikacji i błyskawiczne przesyłanie dokumentów o rozmiarze do 25 MB. Dostęp do poczty , kalendarza, kontaktów za pomocą łatwej w obsłudze aplikacji Outlook on the web uruchamianej w dowolnej przeglądarce internetowej na dowolnym komputerze.

5 1. Aplikacja Outlook umożliwia utworzenie nowej wiadomości, dostęp do folderów, zaawansowane wyszukiwanie, przegląd wiadomości, a także okno ich podglądu. 2. Aplikacja Kalendarz to możliwość organizowania spotkań, rezerwacji zasobów i planowania czasu pracy. 3. Kontakty to bezpieczne miejsce do przechowywania kontaktów i porządkowania ich w grupy. Z poziomu dowolnego kontaktu można także w łatwy sposób wysłać wiadomość , zorganizować spotkanie lub wysłać wiadomość błyskawiczną.

6 Obecnie przy ustalaniu spotkania można automatycznie zarezerwować salę w innej lokalizacji oraz samochód służbowy. Zamiast trzech odrębnych wpisów w trzech różnych aplikacjach użytkownicy załatwiają wszystko z jednego współdzielonego kalendarza i bardzo im się to podoba. mówi Mieczysław Janicki, administrator w Südzucker Polska S.A. Wymiana wiedzy Szybki dostęp do informacji Jak stworzyć miejsce, do szybkiego udostępniania wiedzy? Jak zapewnić właściwym osobom dostęp do udostępnionych dokumentów? Jak zapewnić pracownikom i studentom łatwe dzielenie się wiedzą i umożliwić szybkie uzyskanie odpowiedzi na zadane pytania? Rozwiązanie SharePoint i Yammer SharePoint umożliwia zarówno pracownikom jak i studentom, tworzenie witryn, na których mogą być zamieszczane dokumenty, prezentacje, i inne materiały przeznaczone dla określonej grupy. Dla przykładu, taka witryna może służyć jako miejsce, na którym wykładowcy będą zamieszczali zasoby naukowe dla swoich studentów. Yammer to portal przeznaczony do wewnętrznej komunikacji w organizacji. Umożliwia tworzenie grup, w ramach których można komunikować się z jej członkami. To rozwiązanie może pomóc wykładowcom w przekazywaniu informacji dla studentów, a odpowiedź na raz zadane pytanie będzie dostępna dla pozostałych osób w grupie. Dostęp zarówno do witryn SharePoint jak i grup Yammer jest bezpieczny nie mają do nich dostępu osoby spoza organizacji i mogą być widoczne tylko dla grona zainteresowanych osób. Korzyści Łatwe udostępnianie dokumentów i informacji w ramach organizacji Ograniczenie dostępu do określonych zasobów wyłącznie dla osób zainteresowanych (np. zespół akademicki, grupy dziekańskie itp.). Usprawnienie komunikacji oraz łatwiejsze zdobywanie wiedzy. Ograniczenie czasu poświęcanego na komunikację, poprzez umożliwienie dostępu do zadanych pytań zainteresowanym osobom.

7

8 Jak maksymalnie wykorzystać rozwiązania wspierające szybki dostęp do informacji? Dzięki witrynom SharePoint każdy pracownik i student może w łatwy sposób zarówno dzielić się swoimi informacjami, jak i je przeglądać i czytać. Co więcej, można określić grupy osób, które dodawać treści, lub tylko je czytać. Utworzenie nowej witryny nie zajmuje dłużej niż dwie minuty. Można ją dostosować do potrzeb dodając takie elementy jak kalendarz, bazę zewnętrznych zasobów, listę zadań do wykonania itp. Wyszukaj informacje dodane przez użytkowników Zadania do wykonania w projekcie Ważne informacje w kanale ogłoszeń Pliki udostępniane użytkownikom Zespół pracowników Centrum Nauki Kopernik chwali prostotę i dużą intuicyjność systemu Microsoftu. Sprawne działanie instytucji jest dla nich priorytetem. Stąd decyzja o wdrożeniu usługi Microsoft Office 365. Dzięki niemu udało się ujednolicić środowisko informatyczne. W znacznym stopniu obniża to koszty funkcjonowania działu IT.

9 Wsparcie pracy grupowej Szybsza komunikacja i łatwiejsza wymiana wiedzy W jaki sposób można łatwo dzielić się plikami i wspólnie nad nimi pracować? Jak zarządzać wersjami dokumentów i być pewnym, że zmiany wprowadzane są zawsze w najnowszej wersji? Rozwiązanie OneDrive i Office Online Usługa OneDrive pozwala dzielić się dokumentami z osobami w organizacji jak i poza nią, zachowując przy tym pełną kontrolę nad tym, kto te dokumenty może widzieć lub edytować. Dzięki Office Online Twoi współpracownicy mogą pracować nad dokumentem w tym samym czasie nie ma potrzeby czekać, aż jedna osoba zakończy edycję dokumentu, by kolejna mogła zacząć. W czasie rzeczywistym można zobaczyć, jakie zmiany wprowadzają inni i na bieżąco o nich dyskutować. Korzyści Bezpieczne przechowywanie dokumentów, które mamy zawsze przy sobie. Efektywna współpraca w czasie rzeczywistym z innymi osobami, gdziekolwiek się znajdują. Bezpieczne udostępnianie plików studentom, wykładowcom, innym pracownikom oraz osobom spoza organizacji. Dzięki funkcji kontroli wersji każdy może mieć pewność, że pracuje nad najnowszą wersją dokumentu. Dzięki usługom Office 365 Akademia Leona Koźmińskiego zbudowała system komunikacji i pracy grupowej, który, jak sądzą, zmieni jakość studiowania na uczelni. Pozwoliły na to komunikator błyskawiczny, telekonferencje audio/wideo i współdzielenie plików.

10 Jak maksymalnie wykorzystać dysk OneDrive i Office Online? OneDrive dla Firm pozwala studentom współpracować nad dokumentem, udostępniać raporty i sprawozdania wykładowcom, a także komunikować się wzajemnie z każdego urządzenia. Zamiast wielu wersji dokumentu przesyłanego em, OneDrive i Office Online umożliwiają zespołowi pracę na tym samym pliku w tym samym czasie. Tworzony dokument w Word Online jest zapisywany na OneDrive Możemy go udostępnić wybranej osobie i nadać uprawnienia do edycji lub odczytu W czasie rzeczywistym widzimy kto i gdzie edytuje dokument Zawsze aktualne wersje dokumentów, praca zespołowa w czasie rzeczywistym i dostęp do plików firmowych z komputera i urządzeń mobilnych to główne korzyści z wdrożenia Office 365 w Stowarzyszeniu Krajowy Ruch Ekologiczno Społeczny (KRES).

11 Komunikacja na uczelni Komunikacja jeszcze nigdy nie była tak prosta Czy wiesz, że od wykładowców i specjalistów z całego świata dzieli Cię tylko jedno kliknięcie? Czy chciałbyś mieć możliwość nagrania wykładu i udostępnienia go Twoim studentom? Czy korzystasz zarówno z komputera na uczelni, jak i własnego sprzętu? Rozwiązanie Skype dla firm Skype dla firm to usługa wspierająca komunikację, oferująca możliwość wysyłania wiadomości błyskawicznych, pozwalająca określać status dostępności, prowadzenie rozmów głosowych i wideokonferencji. Innowacyjne funkcje pozwalają na dostosowanie programu Skype dla firm do własnych metod pracy: na uczelni, w domu i w podróży. Dzięki temu słowo mobilność nabiera nowego znaczenia! Korzyści Uzyskuj informacje o obecności innych wykładowców i studentów oraz rozszerzone funkcje wiadomości błyskawicznych, które umożliwiają skuteczne i wydajne nawiązywanie połączeń. Twórz spotkania audio i wideo, a także uczestnicz w nich z osobami z Twojej uczelni lub spoza niej. Rozbuduj prezentacje online dzięki udostępnianiu ekranu. Przekazuj myśli na wirtualnych tablicach analogicznych do tablic w salach wykładowych. Nagrywaj swoje wykłady i udostępniaj je studentom. Nawiązuj połączenia głosowe przez komputer z użytkownikami programu Skype dla firm na uczelni lub w innej organizacji korzystającej z tych programów. Pozwól uczestniczyć w połączeniach konferencyjnych programu Skype dla firm także tym osobom, które nie korzystają z usługi Office 365. Korzystaj z Twojego ulubionego urządzenia spójne środowisko dostępne jest zarówno na komputerach z systemami Windows i Mac, jak i smartfonach z systemami Windows Phone, ios, Android. Wielu naszych klientów nie wyobraża już sobie życia bez programu Lync (Skype dla firm). Usprawniliśmy komunikację i ograniczyliśmy koszty podróży o 10 15%, a wydatki na telefony komórkowe dla pracowników zdalnych spadły o ponad 50%. To olbrzymi sukces. Sandy Abrahams, dyrektor ds. IT, Helly Hansen

12 Jak maksymalnie wykorzystać program Skype dla firm? Status obecności Wiadomości błyskawiczne Rozmowy audio/video Prezentuj wykłady Komunikuj się z wieloma osobami Prowadź rozmowy video Lync (Skype dla firm) pomaga mi na każdym etapie pracy począwszy od obsługi klienta, przez zarządzanie pracą recepcji, aktualizowanie danych rozliczeniowych, po odnawianie kont członkowskich. Dzięki informacjom o obecności uzyskiwanym z programu Lync mogę skontaktować się z odpowiednim pracownikiem i znacznie szybciej rozwiązać problem zgłoszony przez klienta. Lea Roelle, kierownik działu obsługi klienta, LA Fitness