Umowa nr.../... na wykonanie usługi digitalizacji i indeksacji wybranych materiałów Archiwum Państwowego w Poznaniu. a...

Transkrypt

1 Umowa nr.../... na wykonanie usługi digitalizacji i indeksacji wybranych materiałów Archiwum Państwowego w Poznaniu zawarta w dniu... roku w Poznaniu pomiędzy: Archiwum Państwowym w Poznaniu ul. 23 Lutego 41/ Poznań reprezentowanym przez:... zwanym dalej Zamawiającym, Załącznik nr 7 do SIWZ a reprezentowanym przez:... zwanym dalej Wykonawca, zwanymi dalej łącznie Stronami Umowa niniejsza została zawarta po przeprowadzeniu postępowania o zamówienie publiczne w trybie przetargu nieograniczonego zgodnie z ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r., poz. 907 ze zm.), w wyniku którego wybrano jako najkorzystniejsza ofertę Wykonawcy Zamawiający zleca, a Wykonawca przyjmuje do wykonania usługę digitalizacji i indeksacji wybranych materiałów archiwalnych Archiwum Państwowego w Poznaniu, na warunkach określonych w niniejszej umowie oraz SIWZ stanowiącej wraz załącznikami integralną część niniejszej umowy. 2. Przedmiot umowy obejmuje digitalizację i indeksację wybranych materiałów archiwalnych Archiwum Państwowego w Poznaniu, w tym: a) przygotowanie stron, b) wykonanie skanów, c) sporządzenie haseł indeksu osobowego. 3. Przedmiot umowy należy wykonać zgodnie z załącznikiem nr 1 do SIWZ - Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, który stanowi integralną część niniejszej umowy. 4. Wykonawca ma obowiązek wykonać skany zgodnie z obowiązującymi w archiwach regulacjami w tym zakresie, tj. Zarządzeniem Nr 13 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 29 czerwca 2011 r. w sprawie digitalizacji zasobu archiwalnego archiwów państwowych stanowiącym załącznik nr 1 do umowy, Katalogiem Dobrych praktyk Digitalizacji materiałów archiwalnych stanowiącym załącznik nr 2 do umowy,

2 Zarządzeniem Nr 11 dyrektora Archiwum Państwowego w Poznaniu z dnia 31 grudnia 2011 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji digitalizacji zasobu archiwalnego w Archiwum Państwowym w Poznaniu stanowiącymi załącznik nr 3 do umowy). 5. Wykonawca oświadcza, że zapoznał się z obowiązującymi przepisami i dysponuje odpowiednią wiedzą i doświadczeniem wymaganym do wykonania przedmiotu umowy, a w szczególności spełnia wymogi określone w załączniku nr 1 stanowiącym integralną część niniejszej umowy. 6. Digitalizowane zbiory nie mogą opuszczać siedziby Archiwum Państwowego w Poznaniu. 7. O kolejności przekazywanych do digitalizacji oryginalnych zasobów decydować będzie Zamawiający. 8. Zamawiający ma prawo kontrolować stosowanie się Wykonawcy do wymagań Zamawiającego w toku wykonywania usługi, w szczególności zwracać będzie uwagę na zagięte rogi lub brak paginacji oraz bieżące prostowanie stron przed skanowaniem Wykonawca przy wykonywaniu usługi posłuży się osobami posiadającymi odpowiednią wiedzę fachową, doświadczenie oraz kwalifikacje do należytego wykonania przedmiotu umowy. 2. Wykonawca zobowiązany jest na każde żądanie Zamawiającego okazać dokumenty potwierdzające ukończenie odpowiednich szkoleń przez osoby, którymi posługuje się do wykonania przedmiotu umowy. 3. Wykonawca zatrudniający pracowników Archiwum Państwowego w Poznaniu zobowiązany jest do naliczenia i odprowadzenia składek na ubezpieczenie zdrowotne oraz fundusze pozaubezpieczeniowe pracodawcy. 4. Strony zgodnie postanawiają, iż materiały archiwalne przekazane Wykonawcy przez Zamawiającego oraz skany, zapisane pliki wytworzone w toku wykonywania umowy stanowią własność Archiwum Państwowego w Poznaniu i nie mogą być udostępnione jakiejkolwiek osobie, bądź podmiotowi trzeciemu, ani ujawnione w jakikolwiek sposób. 5. Digitalizacja i indeksacja odbywać się będzie w godzinach uzgodnionych z Zamawiającym, z zastrzeżeniem, że realizacja zamówienia nie będzie kolidowała z realizowanymi zadaniami z zakresu digitalizacji i indeksacji przez Zamawiającego. 6. Wykonawca zobowiązuje się do zwrócenia w stanie nie pogorszonym udostępnionego sprzętu i pomieszczeń Ustala się termin wykonania przedmiotu umowy do dnia 29 grudnia 2014 r. 2. Za dzień wykonania przedmiotu umowy uważa się dzień podpisania przez Zamawiającego bez zastrzeżeń protokołu odbioru końcowego, który nastąpi jednorazowo po wykonaniu całego przedmiotu zamówienia (wzór protokołu stanowi załącznik nr 6 do umowy). 3. Zamawiający ma prawo kontrolować postępy w wykonaniu przedmiotu zamówienia przez Wykonawcę. 1. Wykonawca oświadcza, iż przedmiot umowy wykona siłami własnymi. względnie 4 2

3 1. Wykonawca oświadcza, iż powierzy podwykonawcom następujący zakres prac objętych przedmiotem Umowy: 1)... 2) Wykonawca jest odpowiedzialny za działania i zaniechania osób, za pomocą których wykonuje przedmiot umowy, jak za działania własne. 3. Wykonawca ponosi pełna odpowiedzialność za jakość i terminowość prac, które wykonuje przy pomocy podwykonawców Za wykonanie Przedmiotu Umowy Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie ryczałtowe w wysokości zł (słownie:.) łącznie z należnym podatkiem VAT. 2. Wynagrodzenie za przedmiot umowy, jako wynagrodzenie ryczałtowe, pozostaje niezmienne przez cały okres realizacji przedmiotu umowy i obejmuje wszystkie koszty związane z jego wykonaniem. Tym samym Wykonawca ponosić będzie skutki błędów w wyliczeniu ceny, wynikających z nieuwzględnienia okoliczności, które mogą wpłynąć na cenę realizacji zadania Wykonawca ponosi całkowitą odpowiedzialność za powierzone materiały z zasobu archiwalnego od momentu ich przejęcia od Zamawiającego potwierdzonego pisemnym protokołem do momentu ich zwrotu Zamawiającemu potwierdzonego pisemnym protokołem. 2. Zamawiający dostarczy i dokona odbioru dokumentacji będącej przedmiotem digitalizacji w oparciu o protokół zdawczo-odbiorczy akt przeznaczonych do wykonania kopii cyfrowych, stanowiący załącznik nr 5 do niniejszej umowy. 3. Wykonawca do wykonania usługi zobowiązany jest użyć sprzętu należącego do Zamawiającego w jego siedzibie: Poznań, ul. 23 Lutego 41/ Wykonane w trakcie usługi skany Wykonawca zabezpieczy na nośnikach (dwie kopie na dwóch niezależnych nośnikach) Wykonawca zapewnia, że przekazany przedmiot zamówienia będzie wolny od wad fizycznych. 2. Wykonawca odpowiada za wady fizyczne, ujawnione w wykonanym przedmiocie umowy i ponosi z tego tytułu wszelką odpowiedzialność. 3. Wykonawca udziela na wykonaną usługę digitalizacji i indeksacji oraz sporządzone pliki 12- miesięcznej gwarancji od chwili podpisania protokołu odbioru przedmiotu umowy. 4. Okres rękojmi jest równy okresowi gwarancji. 5. Zamawiający zastrzega sobie prawo dochodzenia uprawnień z tytułu rękojmi, niezależnie od uprawnień wynikających z gwarancji. 6. O wadzie Zamawiający zawiadomi Wykonawcę poprzez sporządzenie protokołu reklamacji i przekaże go w terminie 7 dni roboczych od daty ujawnienia wady. Termin do 3

4 przekazania protokołu reklamacji uznaje się za zachowany, jeżeli protokół został w terminie wysłany listem poleconym, em lub faxem do Wykonawcy. 7. Wykonawca jest zobowiązany do usunięcia wad przedmiotu umowy lub dostarczenia nowego przedmiotu umowy lub dostarczenia nowego przedmiotu wolnego od wad, jeżeli te wady ujawnia się w okresie gwarancji. 8. Wykonawca gwarantuje, że wykonany przedmiot będzie wolny od wad fizycznych i prawnych oraz posiadać będzie cechy zgodne z cechami wymaganymi przez Zamawiającego, określonymi w Jeżeli wykonawca w wyznaczonym terminie nie usunie wad, zamawiający może je usunąć w jego zastępstwie i na jego koszt Wynagrodzenie należne Wykonawcy będzie płatne na podstawie faktury lub rachunku. 2. Podstawę do wystawienia faktury lub rachunku stanowił będzie podpisany bez zastrzeżeń protokół odbioru wykonania powierzonych prac zgodnych z niniejszą umową, którego wzór stanowi załącznik nr 6. Podpisanie protokołu nastąpi najpóźniej po 14 dniach od przekazania całego wykonanego prawidłowo przedmiotu umowy. 3. Zapłata wynagrodzenia nastąpi na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na fakturze lub rachunku. Termin płatności faktury lub rachunku będzie wynosił 7 dni licząc od daty doręczenia prawidłowo wystawionej pod względem merytorycznym i formalnym faktury lub rachunku dla Zamawiającego. 4. Za dzień płatności faktury lub rachunku przyjmuje się datę obciążenia rachunku Zamawiającego. Termin uważa się za zachowany, jeżeli obciążenie rachunku Zamawiającego nastąpi najpóźniej w ostatnim dniu terminu płatności Do składania oświadczeń woli i przyjmowania oświadczeń woli drugiej strony w zakresie realizowania przedmiotu umowy uprawnia się następujące osoby: 1) ze strony Zamawiającego -..., 2) ze strony Wykonawcy Zmiana osób wskazanych powyżej wymaga pisemnego powiadomienia drugiej Strony. W sytuacji braku powiadomienia uważa się, że poprzednio wskazane osoby są nadal umocowane do dokonywania uzgodnień i koordynowania prac. Zmiana osób wskazanych powyżej nie stanowi zmian niniejszej umowy Strony zgodnie postanawiana, iż Wykonawca zapłaci Zamawiającemu bez odrębnego wezwania kary umowne w następujących przypadkach i wysokościach: a) za nie dotrzymanie umownego terminu zakończenia realizacji zamówienia w wysokości 0,5 % od wartości umownej brutto zamówienia licząc za każdy dzień zwłoki, b) za zwłokę w usunięciu wad stwierdzonych przy odbiorze lub w okresie gwarancji, lub rękojmi w wysokości 5 % wynagrodzenia umownego brutto za wykonany przedmiot odbioru za każdy dzień zwłoki liczonej od dnia wyznaczonego na usuniecie wad, c) za odstąpienie od umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy w wysokości 10% wynagrodzenia umownego. 4

5 2. Strony zastrzegają sobie prawo do odszkodowania uzupełniającego, przenoszącego wysokość kar umownych do wysokości rzeczywiście poniesionej szkody. 3. W przypadku jakiejkolwiek zwłoki ze strony Zamawiającego z zapłata na rzecz Wykonawcy zapłaci on odsetki ustawowe. 4. Kary umowne wynikające z ust. 1 Zamawiający ma prawo potrącić z faktury wystawionej przez Wykonawcę Oprócz uprawnień przysługujących Zamawiającemu do naliczania kar umownych, o których mowa w 10 powyżej, w przypadku, gdy Wykonawca nie wykona lub nienależycie wykona przedmiot umowy w całości lub jakiejkolwiek części, Zamawiający ma prawo zlecić wykonanie usługi objętej umową podmiotowi trzeciemu na koszt i ryzyko Wykonawcy. 2. Niniejsze postanowienie stosuje się odpowiednio w przypadku, gdy Wykonawca w terminach wynikających z umowy lub wyznaczonych przez Zamawiającego nie usunie wad lub nie uzupełni braku przedmiotu umowy. 3. W przypadku, gdy Wykonawca w terminie 5 dni od dnia podpisania umowy nie przystąpi do wykonania umowy Zamawiający ma prawo zlecenia wykonania usługi objętej umową podmiotowi trzeciemu na koszt i ryzyko Wykonawcy. 4. Zamawiający w przypadkach opisanych powyżej w 11 ust. 1 i 2 oraz 3 umowy wystawi na rzecz Wykonawcy rachunek na kwotę będącą sumą kosztów wykonania usługi lub usunięcia wad. Wykonawca zobowiązany będzie do zapłaty rachunku w terminie 7 dni od jego otrzymania W razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach. 2. W przypadku odstąpienia od umowy, o którym mowa w ust. 1 Wykonawca ma prawo żądać jedynie wynagrodzenia należnego za część umowy rzeczywiście prawidłowo wykonana do dnia odstąpienia od umowy. 3. Poza okolicznościami wskazanymi w przepisach kodeksu cywilnego Zamawiającemu przysługuje prawo do odstąpienia od umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy jeżeli: a) Wykonawca naruszył ustalone zasady wykonywania usługi lub naruszył jakikolwiek zapis umowy, a w szczególności naruszył jakikolwiek zapis harmonogramu wykonania usługi określonego w 3 ust. 2 umowy, b) zostanie ogłoszona upadłość Wykonawcy, otwarcie postępowania układowego lub likwidacji, zawieszenie lub zakończenie działalności, c) wykonawca odmówił zapewnienia lub nie zapewnił odpowiednio wykwalifikowanych osób wykonujących przedmiot umowy, d) Wykonawca w terminie 5 dni od dnia podpisania umowy nie przystąpił do wykonania umowy. Jeżeli wystąpi jedna z powyższych przesłanek Zamawiający może bez zachowania okresu wypowiedzenia rozwiązać niniejszą umowę i przejąć dalszy zakres usługi. 5

6 4. W przypadku odstąpienia od umowy przez Zamawiającego, Zamawiający zachowuje wszelkie prawa wynikające z gwarancji i rękojmi w związku z wykonanym przez Wykonawcę zakresem usługi do czasu tego odstąpienia Strony przewidują możliwość zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy w przypadku, gdy konieczność wprowadzenia takich zmian wynika z okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy lub zmiany te są korzystne dla Zamawiającego. 2. Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej w formie aneksu, pod rygorem nieważności W ramach wynagrodzenia, o którym mowa w 5 umowy Wykonawca przenosi na Zamawiającego majątkowe prawa autorskie do wszelkich dokumentów i zapisów stanowiących przedmiot prawa autorskiego, powstałych w wykonaniu lub w związku z wykonywaniem przedmiotu Umowy. 2. Przeniesienie majątkowych praw autorskich, o którym mowa w ust. 1 następuje z chwilą przekazania dokumentu lub zapisu Zamawiającemu, bez ograniczeń co do terytorium, czasu lub liczby egzemplarzy, na wymienionych polach eksploatacji w Ustawie z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2006 r. Nr 90, poz. 631 z pózn. zm.): 1) w zakresie utrwalania i zwielokrotniania utworu wytwarzanie określona technika egzemplarzy utworu, w tym technika drukarska, reprograficzna, zapisu magnetycznego oraz technika cyfrowa; 2) w zakresie obrotu oryginałem albo egzemplarzami, na których utwór utrwalono wprowadzanie do obrotu, użyczenie lub najem oryginału albo egzemplarzy; 3) w zakresie rozpowszechniania utworu w sposób inny niż określony w pkt 2 publiczne wykonanie, wystawienie, wyświetlenie, odtworzenie oraz nadawanie i reemitowanie, a także publiczne udostępnianie utworu w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym; 4) w zakresie wprowadzenia do pamięci komputera, wprowadzenie do sieci komputerowej, wykorzystywanie w materiałach wydawniczych, w tym promocyjnych, informacyjnych i szkoleniowych, korzystanie z dokumentów w całości lub z części oraz ich łączenie z innymi dziełami, opracowywanie poprzez dodanie różnych elementów, uaktualnienie, modyfikacje, tłumaczenie na różne języki, zmiany wielkości i treści całości lub ich części, publikacje i rozpowszechnianie w całości lub w części, a wiec pól określonych w art. 50 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2006 r. Nr 90, poz. 631 z pózn. zm.). 3. W ramach wynagrodzenia, o którym mowa w 5 umowy Wykonawca zezwala Zamawiającemu na wykonywanie praw zależnych, o których mowa w art. 2 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2006 r. Nr 90, poz. 631 z pózn. zm.). Wykonawca udziela Zamawiającemu nieodwołalnej zgody na dokonywanie przez Zamawiającego dowolnych zmian w przedmiotach, do których Zamawiający nabył majątkowe prawa autorskie na podstawie niniejszej umowy. 4. Z chwilą przekazania dokumentu Zamawiającemu, Zamawiający nabywa własność wszystkich egzemplarzy. 6

7 5. Wykonawca zobowiązuje się, że wykonując przedmiot umowy nie naruszy praw majątkowych osób trzecich i przekaże Zamawiającemu dokumenty i zapisy w stanie wolnym od obciążeń prawami osób trzecich. 6. Wykonawca jest odpowiedzialny względem Zamawiającego za wszelkie wady prawne, a w szczególności za ewentualne roszczenia osób trzecich wynikające z naruszenia praw własności intelektualnej, w tym za nieprzestrzeganie przepisów ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2006 r. Nr 90, poz. 631 z pózn. zm.), w związku z wykonywaniem przedmiotu umowy Wykonawca nie może bez uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego ujawnić jakiejkolwiek osobie trzeciej żadnego dokumentu ani żadnej informacji, w której posiadanie wszedł Wykonawca w związku z wykonywaniem umowy. 2. Wykonawca nie może bez uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego, wykorzystywać żadnych dokumentów lub informacji, o których mowa w ust. 1, w celach innych niż wykonanie umowy. 3. Obowiązek poufności, wynikający z ust. 1 i 2, nie obejmuje informacji powszechnie znanych oraz informacji, których obowiązek ujawnienia wynika z obowiązujących przepisów prawa. 4. Zakazy, o których mowa w ust. 1 i 2 wiążą Wykonawcę zarówno w okresie obowiązywania umowy, jak i po ustaniu jej obowiązywania bezterminowo W sprawach nieuregulowanych niniejsza umowa zastosowanie będą miały przepisy kodeksu cywilnego, ustawy Prawo zamówień publicznych i innych obowiązujących w tym zakresie przepisów prawa. 2. Wykonawcy nie przysługuje prawo przeniesienia praw przysługujących mu w stosunku do Zamawiającego lub jakiejkolwiek ich części na podstawie postanowień niniejszej umowy na osoby trzecie bez wyrażenia na to uprzedniej pisemnej zgody przez Zleceniodawcę. 3. Wszelkie spory powstałe na tle wykonania umowy strony poddają pod rozstrzygniecie właściwego sadu powszechnego dla siedziby Zamawiającego. 17 Umowę sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. Wykonawca Zamawiający 7

8 Załączniki: 1. Załącznik nr 1: Zarządzenie nr 13 Naczelnego Dyrektora Archiwów Panstwowych z dnia 29 czerwca 2011 roku w sprawie digitalizacji zasobu archiwalnego archiwów państwowych wraz załącznikiem Zalecenia w zakresie digitalizacji materiałów archiwalnych w archiwach państwowych"; 2. Załącznik nr 2: Katalog Dobrych Praktyk Digitalizacji Materiałów Archiwalnych; 3. Załącznik nr 3: Zarządzenie Nr 11 dyrektora Archiwum Państwowego w Poznaniu z dnia 31 grudnia 2011 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji digitalizacji zasobu archiwalnego w Archiwum Państwowym w Poznaniu"; 4. Załącznik nr 4: Oferta Wykonawcy, 5. Załącznik nr 5: Protokół zdawczo - odbiorczy akt przeznaczonych do wykonania kopii cyfrowych; 6. Załącznik nr 6: Protokół odbioru wykonania przedmiotu umowy. 8