Formularz sprawozdawczy (korekta) dotyczący promocji i informacji

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 Formularz sprawozdawczy (korekta) dotyczący promocji i informacji Numer programu (CCI): CCI 2007 PL 161 PO 003 Nazwa programu: Program Operacyjny Rozwój Polski Wschodniej Załącznik do sprawozdania nr: Sprawozdanie roczne za 2013 r. Okres sprawozdawczy: od: r. do: r. 1. Zrealizowane działania w zakresie informacji, promocji i szkoleń W okresie sprawozdawczym IP PO RPW prowadziła działania informacyjne i promocyjne w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej. Realizowane działania były zgodne z Planem komunikacji PO RPW oraz z Rocznym planem działań informacyjnych i promocyjnych PO RPW. Działania te można podzielić na finansowane ze środków własnych PARP oraz ze środków Pomocy Technicznej PO RPW. Realizacja działań promocyjnych wynikała z bieżących potrzeb, w tym promocji ogłaszanych konkursów oraz naborów, a także podpisywanych umów z beneficjentami programu PO RPW. Zakres działań promocyjno-informacyjnych dotyczył również prowadzenia Infolinii w ramach Informatorium PARP. W okresie sprawozdawczym przeprowadzono szkolenia, konsultacje dla beneficjentów PO RPW, a także wizyty monitorujące. Przedstawiciele PARP brali udział merytoryczny w przedsięwzięciach realizowanych przez podmioty zewnętrzne. W ramach dwóch umów na opracowanie projektów graficznych, wykonanie i dostawę materiałów promocyjnych wyprodukowanych zostało 11 rodzajów materiałów promocyjnych w liczbie 4800 egzemplarzy. Ponadto w wyniku przeprowadzonego postępowania przetargowego zrealizowano wystawę plenerową w pięciu stolicach województw Polski Wschodniej, tj. kolejno w Białymstoku, Olsztynie, Lublinie, Rzeszowie i Kielcach. Celem wystawy była promocja projektów realizowanych w ramach PO RPW. Dodatkowo na podstronie PO RPW zaktualizowano Galerię zdjęć projektów zakończonych zrealizowanych w ramach programu. Wykonywane działania informacyjnopromocyjne skierowane były do beneficjentów, a także do opinii publicznej. Wszystkie realizowane przez IP PO RPW działania informacyjno-promocyjne dotyczące PO RPW prowadzone były zgodnie z założeniami Strategii Komunikacji Funduszy Europejskich Wszystkie zadania były uzgadniane z IZ PO RPW podczas spotkań informacyjnych z przedstawicielami Departamentu Programów Ponadregionalnych MRR, a także w ramach bieżących kontaktów roboczych (telefonicznie i za pośrednictwem korespondencji mailowej). 1

2 Tabela 1. Zrealizowane działania Lp. Nazwa działania Opis działania 1. Działanie 1. Centralny Punkt Informacyjny w Warszawie 2. Działanie 2. Punkty Informacyjne w całej Polsce Informacja W ramach działalności Informatorium PARP w okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2013 r. odnotowano 242 konsultacje, w tym 228 zapytań telefonicznych oraz 14 zapytań owych dotyczące programu PO RPW. Dynamika liczby konsultacji oraz ich zakres i tematyka były skorelowane z harmonogramem ogłaszanych konkursów oraz naborów w ramach programu. Ponadto, beneficjenci kontaktowali się z PARP w celu wyjaśnienia szczegółowych zagadnień związanych z danym działaniem, które polegały na przedłożeniu aktów prawnych dotyczących przeprowadzenia konkursu oraz naboru, jak też samych wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO RPW Według stanu na koniec okresu sprawozdawczego, w ramach zorganizowanej przez PARP sieci Krajowego Systemu Usług dla MSP, funkcjonowało na terenie całej Polski 54 Punktów Konsultacyjnych, świadczących usługi informacyjne oraz doradcze dla przedsiębiorców oraz osób zamierzających rozpocząć działalność gospodarczą. Na terenie województw objętych Programem Polski Wschodniej na koniec okresu sprawozdawczego funkcjonowało 12 Punktów Konsultacyjnych (woj. warmińsko-mazurskie: 1, lubelskie: 3, świętokrzyskie: 3, podkarpackie: 5). 3. Działanie 3 Kampania informacyjna dot. konkursów ogłaszanych w 2013 r. w ramach PO RPW Z uwagi na brak w chwili obecnej narzędzia umożliwiającego określenie szczegółowych danych dotyczących konsultacji w zakresie konkretnych programów operacyjnych, nie jest możliwe pozyskanie wskaźnika dotyczącego zrealizowanych konsultacji dla PO RPW. Dane ogólne wskazują, iż w poszczególnych województwach PO RPW udzielono, bez wskazania konkretnej tematyki zakresów konsultacji: lubelskie 4277 konsultacji, podkarpackie 7594 konsultacje, podlaskie 115 konsultacji, świętokrzyskie 2437 konsultacji oraz warmińsko-mazurskie 1654 konsultacje. W RPD 2013 zaplanowano emisję ogłoszeń w prasie dot. uruchomienia konkursów oraz naborów w ramach PO RPW. Emisja ogłoszeń jest każdorazowo ściśle skoordynowana z terminami naborów oraz konkursów. W okresie sprawozdawczym opublikowano następujące ogłoszenia: r. 1 informacja o ogłoszeniu dot. dz. II.1 PO RPW w dzienniku ogólnopolskim Gazeta Prawna ; r. 1 informacja o ogłoszeniu dot. dz. II.1 PO RPW w 5 tytułach regionalnych: Gazeta Olsztyńska/Dziennik Elbląski, Gazeta Współczesna, Dziennik Wschodni, Nowiny, Echo Dnia; r. 1 ogłoszenie dot. dz. II.1 PO RPW w dzienniku ogólnopolskim Gazeta Prawna ; r. - 1 ogłoszenie dot. dz. II.1 PO RPW w 5 tytułach regionalnych: Gazeta Olsztyńska/Dziennik Elbląski, Gazeta Współczesna, Dziennik Wschodni, Nowiny, Echo Dnia r. 1 ogłoszenie dot. dz. I.3 PO RPW (LPI) w dzienniku ogólnopolskim Gazeta Prawna ; r. 1 ogłoszenie dot. dz. IV.1 PO RPW (LPI) 2

3 1. Działanie 1 Reklama zewnętrzna - wystawa plenerowa 2. Działanie 2 Publikacje 3. Działanie 3 Materiały promocyjne 4. Działanie 4 Współpraca z beneficjentami w dzienniku ogólnopolskim Gazeta Prawna ; r. - 1 ogłoszenie dot. dz. IV.1 PO RPW (LPI) w 5 wydaniach regionalnych Gazety Wyborczej; r. - 1 ogłoszenie dot. dz. III.1 PO RPW (LPI) w dzienniku ogólnopolskim Gazeta Prawna ; r. - 1 ogłoszenie dot. dz. III.1 PO RPW (LPI) 5 wydaniach regionalnych Gazety Wyborczej. Promocja W okresie sprawozdawczym w ramach przeprowadzonego postepowania przetargowego wybrano firmę MOVIDA Conferences Izabella Kiriczok i Wspólnicy s.k., która przygotowała i zrealizowała w okresie wrzesień-listopad 2013 r. wystawę plenerową w 5 stolicach województw Polski Wschodniej, tj. kolejno w Białymstoku, Olsztynie, Lublinie, Rzeszowie i Kielcach. Celem wystawy była promocja projektów realizowanych w ramach PO RPW. W okresie sprawozdawczym dystrybuowano głównie wśród beneficjentów PO RPW broszury przygotowane przez PARP w 2012 r.: 1. Rozwój klastrów w Polsce Wschodniej, 2. Nauka i innowacje w Polsce Wschodniej, 3. Rozwój miast w Polsce Wschodniej, 4. Budowa dróg i obwodnic w Polsce Wschodniej, 5. Turystyka w Polsce Wschodniej. W okresie sprawozdawczym przeprowadzono dwa postępowania przetargowe na opracowanie projektów graficznych, wykonanie i dostawę materiałów promocyjnych. W ramach umowy podpisanej 1 lipca 2013 r. z firmą Przedsiębiorstwo Wielobranżowe BACAD Janina Baka wyprodukowano 8 rodzajów materiałów promocyjnych PO RPW w liczbie 4250 egz. Natomiast w ramach umowy podpisanej 3 grudnia 2013 r. z firmą Pracownia Reklamy AD Halina Zaleńska wyprodukowano 3 rodzaje materiałów promocyjnych w liczbie 550 egzemplarzy. W 2013 r. przedstawiciele zespołów merytorycznych brali czynny udział m.in. w konferencjach i spotkaniach poświęconych podpisywaniu umów o dofinansowanie oraz uroczystościach inaugurujących realizację projektów przez beneficjentów PO RPW: r. uroczyste podpisanie umowy przez Województwo Świętokrzyskie z Wykonawcą infrastruktury pasywnej w ramach projektu Sieć Szerokopasmowa Polski Wschodniej województwo świętokrzyskie ; r. uroczyste podpisanie umowy przez Województwo Podlaskie z Wykonawcą infrastruktury pasywnej w ramach projektu Sieć Szerokopasmowa Polski Wschodniej województwo podlaskie ; r. uroczystość podpisania Aktu Erekcyjnego oraz wmurowanie kamienia węgielnego pod budowę Lubelskiego Centrum konferencyjnego (Beneficjent: Województwo Lubelskie) realizowanego w ramach działania III.2 Infrastruktura turystyki kongresowej i targowej PO RPW; r. uroczyste podpisanie umowy o dofinansowanie projektu pn. Rozbudowa drogi wojewódzkiej nr 765 na odcinku Staszów-Osiek (Beneficjent: Województwo Świętokrzyskie) 3

4 realizowanego w ramach działania IV.1 Infrastruktura drogowa PO RPW; r. uroczyste podpisanie umowy przez Województwo Warmińsko-Mazurskie z Partnerem DBO na wykonawstwo i operowanie siecią w ramach projektu Sieć Szerokopasmowa Polski Wschodniej województwo warmińskomazurskie ; r. uroczyste podpisanie umowy o dofinansowanie projektu pn. Budowa drogi obwodowej miasta Przemyśla łączącej drogę krajową nr 28 z drogą wojewódzką nr 885 (Beneficjent: Gmina Miejska Przemyśl) realizowanego w ramach działania IV.1 Infrastruktura drogowa PO RPW; r. otwarcie Centrum Kongresowego Targów Kielce zrealizowanego w ramach projektu pn. Modernizacja i rozbudowa infrastruktury Targów Kielce jako Międzynarodowego Ośrodka Wystawienniczo-Kongresowego działanie III.2 Infrastruktura turystyki kongresowej i targowej PO RPW; r. uroczyste podpisanie umowy przez Województwo Podkarpackie z Partnerem DBO na wykonawstwo i operowanie siecią w ramach projektu Sieć Szerokopasmowa Polski Wschodniej województwo podkarpackie. ; r. uroczyste podpisanie umowy o dofinansowanie projektu pn. Trasy rowerowe w Polsce Wschodniej promocja (Umowa z Województwem Świętokrzyskim, które przyjęło odpowiedzialność za koordynację prac i współpracę wszystkich województw Polski Wschodniej) realizowanego w ramach działania V.2 Trasy rowerowe promocja PO RPW, 5. Działanie 5 Współpraca z dziennikarzami 6. Działanie 6 Działania informacyjne i promocyjne skierowane do środowisk biznesowych a także w różnego rodzaju eventach organizowanych przez Beneficjentów: dz. I.1 4 eventy, dz. I.2-1event, dz. I.3 1 event, dz. I.4 5 eventów, dz. II.1 6 eventów. W ramach Rocznego planu działań informacyjnopromocyjnych 2013 zaplanowano działania dotyczące współpracy z mediami mające na celu promocję PO RPW oraz projektów realizowanych w ramach Programu poprzez udzielanie wywiadów, zamieszczenie artykułów o realizowanych projektach, pomoc przy przygotowaniu materiałów informacyjnych. Na stronie PARP poświęconej PO RPW opublikowano 28 komunikatów nt. działań realizowanych w ramach PO RPW. Komunikaty dotyczyły m.in. podpisywanych umów na dofinansowanie z beneficjentami programu, realizacji projektów, podsumowania naborów w ramach działań Programu. 5 czerwca 2013 r. Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości zorganizowała w Centrum Nauki Kopernik w Warszawie, XIII Forum Edukacyjne dla Małych i Średnich Przedsiębiorstw, którego celem było umożliwienie bezpośredniego kontaktu reprezentantom podmiotów gospodarczych z instytucjami zaangażowanymi we wdrażanie programów unijnych. Forum towarzyszyły liczne stoiska informacyjne instytucji i organizacji publicznych działających na rzecz rozwoju przedsiębiorczości, w tym stoisko PO RPW, co stanowiło okazję do nawiązania i zacieśnienia kontaktów pomiędzy przedsiębiorcami, instytucjami otoczenia biznesu oraz IP PO RPW. 4

5 1. Działanie 1. Szkolenia dla beneficjentów Edukacja W ramach Rocznego planu działań informacyjnopromocyjnych zaplanowano organizację 3 szkoleń skierowanych dla beneficjentów: maja 2013 r. - szkolenie dla beneficjentów III, IV i V osi PO RPW w zakresie nieprawidłowości i błędów w zamówieniach publicznych; czerwca 2013 r. - szkolenie dla beneficjentów I i II osi PO RPW dotyczące doświadczeń z wdrażania projektów w ramach I i II osi PO RPW; 8-9 października 2013 r. - szkolenie dla beneficjentów III, IV i V osi PO RPW w zakresie realizacji umowy o dofinansowanie, prawidłowego przygotowania wniosków o płatność, rozliczania końcowego projektów oraz obowiązków Beneficjenta w okresie trwałości, realizacja obowiązków Beneficjenta w zakresie informacji i promocji. Ponadto, w okresie sprawozdawczym odbyło się ok. 90 konsultacji z beneficjentami PO RPW. Konsultacje dotyczyły prawidłowej realizacji projektów m.in.: w zakresie zagospodarowania powstałych oszczędności, metodologii podziału kosztów realizacji kilku projektów przez jednego beneficjenta, wypełniania postanowień umowy, pomocy publicznej, studium wykonalności. Realizowano także wizyty monitorujące oraz kontrole projektów na miejscu ich realizacji. Dodatkowo uczestniczono w 40 radach budów: III.1 8, III.2 2, IV.1 30 oraz w 3 spotkaniach konsultacyjnych w zakresie projektu promocji tras rowerowych. 2. Działanie 2 Szkolenia dla pracowników PARP zaangażowanych w realizację PO RPW W okresie sprawozdawczym udzielono także ok. 80 konsultacji telefonicznych i owych dot. zasad promocji projektów realizowanych w ramach PO RPW w zakresie m.in.: obowiązków beneficjentów w zakresie realizacji działań informacyjnych i promocyjnych, zasad oznaczania projektów i działań realizowanych w ramach PO RPW, zasad prawidłowego stosowania systemu wizualizacji FE. W okresie sprawozdawczym. pracownicy PARP zaangażowani w PO RPW wzięli udział w następujących szkoleniach: szkolenia i konferencje lutego 2013 r. Obliczanie wydatków w projektach finansowanych z UE (1 os.); lutego 2013r. Kongres Drogowy (2 os.); czerwca 2013 r. Zarządzanie budową na podstawie warunków kontraktowych FIDIC (1 os.); czerwca 19 września 2013 r. Kurs podstawy księgowości (1 os.); września 2013 r. Zarządzanie budową FIDIC (7 os.); października 2013 r. konferencja Sieci szerokopasmowe 2013 (2 os.); października 2013 r. Postępowanie egzekucyjne w praktyce jak skutecznie zrealizować tytuł wykonawczy. Nowelizacja 5

6 1. Działanie 1. Strona PO RPW w serwisie PARP KPC (3 os.); studia podyplomowe 1. Studium Podatków i Prawa Podatkowego (1 os.); 2. Administrowanie funduszami unijnymi (1os.); nauka jęz. angielskiego 1. indywidualna (2 os.); 2. grupowa LANG (4 os.). Internet W okresie sprawozdawczym informacje dot. PO RPW były na bieżąco aktualizowane na stronach internetowych PARP. Na podstawie monitoringu stron www, IP PO RPW odnotowała 66 tys. unikalnych wejść na podstronę poświęconą PO RPW ( Przygotowanie i wysyłka newsletterów 1. Działanie 1. Spotkania z IZ poświęcone wdrażaniu PO RPW Na podstronie PO RPW zaktualizowano ponadto Galerię zdjęć projektów zakończonych zrealizowanych w ramach Programu. Wykonano następujące mailingi do Beneficjentów PO RPW: r. w sprawie wydanych przez IZ Zaleceń dotyczących zapobiegania, identyfikowania i reagowania w przypadku symptomów oszustw przy wdrażaniu projektów PO RPW, ze szczególnym uwzględnieniem ryzyka zmów przetargowych w projektach drogowych (31 stycznia 2013 r.); r. - opublikowana zaktualizowana lista projektów indywidualnych Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej; r. - przypomnienie o konieczności stosowania zaleceń dotyczących zapobiegania, identyfikowania i reagowania w przypadku symptomów oszustw przy wdrażaniu projektów PO RPW, ze szczególnym uwzględnieniem ryzyka zmów przetargowych w projektach drogowych wraz z zaleceniem zapoznania się z dokumentami uzupełniającymi; r. - zaproszenie do udziału w III Forum Polski Wschodniej "Eastern Poland Business Forum", w dniach czerwca 2013 r. w Kielcach. Wymiana doświadczeń W okresie sprawozdawczym odbyły się 4 spotkania Instytucji Pośredniczącej z Instytucją Zarządzającą, których tematyka oscylowała wokół realizowanych przez PARP działań informacyjno-promocyjnych w ramach RPD PO RPW. Ponadto, uczestniczono w 2 posiedzeniach Komitetu Monitorującego PO RPW, które odbyły się r. i r., w 4 grupach roboczych w ramach dz. I.4, w 4 grupach roboczych w ramach dz. II.1 oraz w kilku grupach roboczych dotyczących dz. V.2, a także w szeregu spotkań roboczych dot. bieżących spraw związanych z realizacją projektów. UWAGA: Nazwy działań oraz ich opisy powinny ć na nazwach działań i opisach zawartych w tabeli nr 1, znajdującej się w Rocznym planie działań informacyjnych i promocyjnych. 6

7 Punkty Informacyjne 2. Postęp rzeczowy działań informacyjnych, promocyjnych i szkoleniowych Obszar Wskaźnik Rok Półrocze I II I II I II I II I II I II I II I II I II Liczba funkcjonujących punktów Realizacja Realizacja Liczba osób odwiedzających punkty Realizacja Liczba odpowiedzi udzielonych drogą elektroniczną Realizacja Liczba odpowiedzi udzielonych drogą telefoniczną Docelowa

8 Konferencje, duże wydarzenia Edukacja Działania informacyjne Realizacja Liczba działań Liczba zorganizowanych szkoleń/ seminariów Realizacja Realizacja Liczba uczestników szkoleń/ seminariów Realizacja Liczba różnych grup roboczych poświęconych realizacji programu Realizacja Liczba zorganizowanych lub

9 Serwisy internetowe Publikacje / Ulotki współorganizowanyc h konferencji, targów, innych imprez masowych Liczba uczestników konferencji, targów, innych imprez masowych Realizacja Realizacja Liczba numerów wszystkich publikacji Realizacja Wolumen egzemplarzy wszystkich publikacji Realizacja Liczba serwisów Liczba wejść na serwisy Realizacja

10 Materiały Promocyjne Realizacja Liczba rodzajów wszystkich materiałów promocyjnych Liczba egzemplarzy wszystkich materiałów promocyjnych Realizacja Komentarz UWAGA: Nazwy działań oraz wskaźników powinny być tożsame z nazwami działań i wskaźników zawartymi w załączniku nr 1 do Rocznego planu działań informacyjnych i promocyjnych. 10

11 3. Informacja nt. udostępnienia listy beneficjentów Instytucja Zarządzająca opublikowała listę beneficjentów programu, zawierającą nazwy beneficjentów, tytuły operacji oraz wielkość wkładu publicznego / wkładu publicznego w części odpowiadającej KE i budżetowi państwa* w Internecie pod adresem/adresami: W okresie sprawozdawczym lista beneficjentów była aktualizowana... razy. * niepotrzebne skreślić 4. Informacja nt. współpracy IP PO/RPO z podmiotami wymienionymi w Art. 5 ust. 3 rozporządzenia 1828/2006. Prowadząc działania informacyjne, promocyjne oraz szkoleniowe w okresie sprawozdawczym Instytucja Zarządzająca lub instytucja wykonująca zadania w jej imieniu współpracowała z następującymi podmiotami określonymi w Art. 5 ust. 3 Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006: x Władze krajowe, regionalne lub lokalne oraz agencje rozwoju Partnerzy społeczni i gospodarczy Stowarzyszenia handlowe i zawodowe Organizacje pozarządowe x Organizacje przedsiębiorców Centra informacji europejskiej x Przedstawicielstwo KE w Polsce Instytucje oświatowe 5. Informacje nt. analizy i oceny prowadzonych działań informacyjnych, promocyjnych i szkoleniowych Czy w okresie sprawozdawczym były prowadzone badania ewaluacyjne dotyczące skuteczności i efektywności realizowanych działań informacyjnych, promocyjnych i szkoleniowych? Tak x Nie W wyniku przeprowadzonej oceny działań lub analizy informacji zwrotnych Instytucja Pośrednicząca podjęła następujące działania usprawniające: A... B... C Czy w wyniku przeprowadzonej oceny działań, analizy informacji zwrotnych lub z innych powodów Instytucja Pośrednicząca planuje dokonać modyfikacji Rocznego planu działań informacyjnych i promocyjnych lub Planu komunikacji programu operacyjnego? Tak x Nie Zakres planowanych modyfikacji rocznego planu działań lub Planu komunikacji obejmuje (np. grupy docelowe, do których należy wzmocnić przekaz; rezygnacja z istniejącego lub wybór nowego narzędzia/kanału komunikacji): Planowane modyfikacje wynikają z następujących przyczyn: 11

12 Czy w trakcie prowadzenia działań informacyjnych, promocyjnych i szkoleniowych Instytucja Pośrednicząca zidentyfikowała istotne zagrożenia dla realizacji Rocznego planu działań lub Planu komunikacji? Tak x Nie Zidentyfikowane istotne zagrożenia dotyczą: A... B... C Informacje dodatkowe Informacje dodatkowe wszystkie informacje, które nie zostały podane w pkt. 1 5, a których podanie IP uzna za celowe, dotyczące: - sposobu, w jaki w danym okresie sprawozdawczym właściwe instytucje na wszystkich szczeblach wdrażania programu wywiązywały się z zobowiązań w zakresie informacji i komunikacji; - typów przeprowadzonych działań informacyjnych i promocyjnych; - sposobu koordynacji i zapewnienia komplementarności działań informacyjnych pomiędzy instytucjami zaangażowanymi we wdrażanie,w odniesieniu do realizacji startegii komunikacji; - innych zagadnień. 12