Formularz sprawozdawczy dotyczący promocji i informacji. Lp. Nazwa działania Opis działania. Informacja

Transkrypt

1 Załącznik nr II c Formularz sprawozdawczy dotyczący promocji i informacji Numer programu (CCI): Nazwa programu: Załącznik do sprawozdania nr: - CCI27PL6PO8 Regionalny Program Operacyjny Województwa Świętokrzyskiego na lata 27-2 Okres sprawozdawczy: od..2 r. do.6.2 r.. Zrealizowane działania w zakresie informacji, promocji i szkoleń W okresie sprawozdawczym Instytucja Zarządzająca Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Świętokrzyskiego na lata 27-2 prowadziła działania mające na celu podniesienie poziomu wiedzy oraz świadomości ogółu społeczności regionalnej w zakresie możliwości korzystania z Funduszy Europejskich w ramach Programu Operacyjnego, a tym samym ukazujące rolę UE w rozwoju społecznym i gospodarczym regionu. Działania były prowadzone zgodnie z Planem komunikacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Świętokrzyskiego na lata 27-2 oraz Rocznym Planem Działań informacyjnych i promocyjnych na 2 rok. Były one adresowane przede wszystkim do opinii publicznej, potencjalnych beneficjentów, beneficjentów oraz partnerów społecznych i gospodarczych. Koncentrowały się na pięciu głównych obszarach: informacja, promocja, edukacja, Internet, wymiana doświadczeń. Listę najważniejszych działań oraz ich szczegółowy opis przedstawia tabela poniżej. Lp. Nazwa działania Opis działania Informacja. Punkt informacyjny RPOWŚ Do zadań Punktu Informacyjnego należy: zapewnienie beneficjentom dostępu do materiałów informacyjnych i promocyjnych; informowanie na temat RPOWŚ o możliwościach uzyskania wsparcia ramach Programu; wsparcie dla beneficjentów w zakresie pozyskiwania środków i realizacji projektów poprzez dostarczenie odpowiednich formularzy i podręczników; informowanie o kryteriach oceny i wyborów projektów i o obowiązujących procedurach; informowanie o harmonogramie konkursów.

2 2. Główny Punkt informacji o Funduszach Europejskich. Dodatki informacyjne poświęcone wdrażaniu RPOWŚ w prasie regionalnej Inicjatorem utworzenia Głównego Punktu Informacyjnego było Ministerstwo Rozwoju Regionalnego. Punkt działa w ramach porozumienia na działanie na terenie województwa świętokrzyskiego Systemu Informacji o Funduszach Europejskich na lata 27-2, zawartego pomiędzy MRR, a Zarządem Województwa. Projekt jest finansowany przez MRR i zakłada utworzenie na terenie całego kraju tzw. Systemu Informacji o Funduszach Europejskich. Celem jest uproszczenie systemu przekazywania informacji o dotacjach UE. Do podstawowych zadań Głównego Punktu Informacyjnego należy: informowanie o programach unijnych zarówno tych regionalnych, jak i centralnych, organizacja szkoleń dla beneficjentów, zapewnienie dostępu do materiałów informacyjnych i promocyjnych, wsparcie beneficjentów w zakresie pozyskiwania środków i realizacji projektów, poprzez dostarczenie odpowiednich formularzy i podręczników, informowanie o kryteriach oceny i wyborów projektów i o obowiązujących procedurach, informowanie o harmonogramie konkursów pomoc beneficjentom w rozliczaniu projektów Działanie obejmowało przygotowanie artykułów informacyjno/promocyjnych ukazujących się w prasie regionalnej/powiatowej. W 2 r. w wyniku postępowania przetargowego podpisano umowy z poniższymi gazetami: ) Tygodnik Konecki (powiat konecki); 2) Tygodnik Skarżyski (powiat skarżyski); ) Tygodnik Starachowicki (powiat starachowicki); 4) Tygodnik Nadwiślański ( powiat, sandomierski, staszowski, opatowski); 5) Tygodnik Włoszczowski (powiat włoszczowski); 6) Tygodnik Jędrzejowski (powiat jędrzejowski); 7) Tygodnik Extra Kielce (powiat kielecki); 8) Kielce Wczoraj Dziś Jutro (kwartalnik ) Promocja 2

3 4. Współpraca z mediami (telewizja radio) W ramach działania podpisano umowę z Telewizją Nowa TV Kielce, której przedmiotem było przygotowanie do produkcji, produkcja i emisja dwunastu reportaży telewizyjnych dotyczących wybranych inwestycji dofinansowanych przez Zarząd Województwa Świętokrzyskiego ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Świętokrzyskiego na lata Reportaże emitowane są w terminie od do..22 r. Umowę podpisano także z Radiem Plus Kielce, przedmiotem umowy było przygotowanie i emisja czterdziestu minutowych reportaży radiowych dotyczących niektórych inwestycji dofinansowanych przez Zarząd Województwa Świętokrzyskiego ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Świętokrzyskiego na lata Audycje emitowane są od do Inne akcje informacyjno-promocyjne (festyny, pikniki, eventy) W ramach działania wynajęto powierzchnię reklamową podczas trzech plebiscytów i przedsięwzięć promujących i wspierających regionalny biznes: Lider Regionu, Kobieta Przedsiębiorcza, Świętokrzyski Laur Piękna w dniach 8 luty 2 oraz 9 marzec 2 roku. Ponadto w ramach działania pracownicy brali udział w następujących imprezach: Noc Świętojańska w Morawicy Festyn z okazji Dnia Dziecka w Europejskim Centrum Bajki im. Koziołka Matołka w Pacanowie. Podczas imprez zapewnione było stoisko informacyjno-promocyjne, udzielane były informacje na temat RPOWŚ, organizowane były konkursy o tematyce związanej z RPOWŚ i Unią Europejską. 6. Materiały promocyjne/kalendarze Działanie realizowane w II pół. 2 r. 7. Kampania promocyjna RPOWŚ o szerokim zasięgu Realizacja kampanii promocyjnej zaplanowana jest na drugie półrocze 2 r. 8. Konferencje/seminaria W ramach działania zorganizowano/współorganizowano: spotkanie z przedstawicielami Komisji Europejskiej w dniach konferencję środowiskową Zielona energia narzędziem ochrony klimatu wspieranym przez RPOWŚ 27-2 w dniach r.

4 9. Wykonanie gry planszowej Realizację działania zaplanowano na II pół. 2 r.. Współorganizacja widowiska artystycznego Kabaretowe wakacje z duchami Realizację działania zaplanowano na II pół. 2 r. Edukacja. Szkolenia dla beneficjentów i potencjalnych beneficjentów W ramach działania zorganizowano szkolenie pn. Założenia RPO z uwzględnieniem inwestycji w zakresie turystyki i dziedzictwa kulturowego. Szkolenie odbyło się r. Internet 2. Strona internetowa Działanie obejmowało aktualizację portalu Na stronie internetowej zamieszczane były na bieżąco istotne informacje dla beneficjentów nt. zmian harmonogramu konkursów, oceny złożonych wniosków w ramach poszczególnych naborów, list beneficjentów wybranych do dofinansowania, listy podpisanych KL. umów. Ponadto zamieszczane były informacje o zmianie przepisów prawnych i formularzy a także wzorów dokumentów, jakie obowiązują beneficjentów i potencjalnych beneficjentów.. Portal Funduszy Europejskich Działanie obejmowało aktualizację portalu Funduszy Europejskich oraz Bazy wiedzy o funduszach europejskich (zgodnie z Wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie informacji i promocji z dnia czerwca 2 r.) Wymiana doświadczeń 4. Grupa sterująca ds. informacji, promocji i szkoleń Funduszy Europejskich W dniu 24 kwietnia 2 roku w siedzibie Ministerstwa Rozwoju Regionalnego odbyło się, spotkanie Grupy Sterującej ds. Informacji i promocji Funduszy Europejskich, w którym uczestniczyli m. in. pracownicy Departamentu Funduszy Strukturalnych oraz Departamentu Polityki Regionalnej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Świętokrzyskiego. Podczas spotkania przybliżona została logika oraz zakres programowania nowej perspektywy. Ponadto przedstawiono stan prac nad strategią komunikacji oraz wyniku meta ewaluacji badań ewaluacyjnych działań informacyjno-promocyjnych. 4

5 5. Regionalna Informacyjna Grupa Robocza ds. Programu Kapitał Ludzki W dniu 28 czerwca 2 odbyło się spotkanie Regionalnej Informacyjnej Grupy Roboczej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Na posiedzeniu poruszane były m.in. kwestie: - sprawozdanie z Informacyjnej Grupy roboczej, która odbyła się w dniach r. w Warszawie; -podsumowanie działań informacyjno-promocyjnych realizowanych w ramach POKL w I kwartale 2 r.; - plany i zamierzenie w obszarze informacji i promocji PO KL w naszym regionie w II i III kwartale 2 r. Ponadto spotkanie połączone było ze szkoleniem dotyczącym zagadnień z zakresu informacji i promocji. Wymiana informacji posłuży planowaniu kolejnych przedsięwzięć promujących fundusze europejskie w regionie. 6. Grupa zadaniowa ds. Funduszy Europejskich Do zadań Grupy należy w szczególności: - wymiana informacji oraz koordynowanie działań podejmowanych działań przez instytucje zaangażowane we wdrażanie funduszy w województwie w tym podejmowanie wspólnych działań informacyjno-promocyjnych, - analiza i ocena skuteczności narzędzi działań informacyjno-promocyjnych, - konsultowanie Rocznych Planów działań informacyjno promocyjnych, - wypracowanie efektywnego systemu komunikacji wewnętrznej poprzez spotkania osób odpowiedzialnych za realizację Funduszy Europejskich w Województwie Świętokrzyskim Podejmowane działania informacyjno-promocyjne instytucji, zaangażowanych w prace Grupy Zadaniowej opierają się o ustalenia podjęte podczas spotkań Grupy. inne n. - - UWAGA: Nazwy działań oraz ich opisy powinny ć na nazwach działań i opisach zawartych w tabeli nr, znajdującej się w Rocznym planie działań informacyjnych i promocyjnych. 5

6 INFORMACJA Punkt Informacyjny odpowiedzialny za udzielanie informacji beneficjentom (Główny Punkt Informacyjny współfinansowany z MRR oraz Punkt Informacyjny o RPOWŚ) 2. Postęp rzeczowy działań informacyjnych, promocyjnych i szkoleniowych ) Realizacja Wskaźników od 22 roku została ujęta kumulatywnie, natomiast wartości docelowe podawane są na podstawie RPD. Wskaźnik informacji udzielonych bezpośrednio Rok Półrocze I II I II I II I II I II I II I II I II I II Realizacja informacji udzielonych mailowo Realizacja ) informacji udzielonych telefonicznie Realizacja ) Jeśli ilość danych uniemożliwia wypełnienie tabeli w sprawozdaniu, należy załączyć dodatkową tabelę w formacie xls. Jeśli dane dotyczące wskaźników nie są dostępne, naależy zaznaczyć kiedy będą możliwedo zaprezentowania (w polu Komentarz ). 2) powinna zostać podana w ujęciu rocznym, jak w załączniku nr do Rocznego planu działań informacyjnych i promocyjnych oraz dla całego okresu programowania tak, jak został określony w dokumentach programowych (wskazane podanie danych szacowanych na lata 2, 2, 25). 6

7 Współpraca z mediami artykułów prasowych wynikających z bezpośredniej współpracy z przedstawicie lami mediów Realizacja audycji radiowych i telewizyjnych oraz zorganizowa nych spotkań z mediami Realizacja

8 Przygotowanie materiałów informacyjnych oraz przygotowanie materiałów promocyjnych (gadżety) Publikacja i dystrybucja dokumentów programowych Publikacja ogłoszeń o naborach w radiu i prasie regionalnej Realizacja emisji Realizacja egzemplarzy Realizacja - - egzemplarzy materiałów informacyjny ch Realizacja egzemplarzy promocyjnyc h

9 INTERNET Strona Internetowa Konferencje, seminaria,, spotkania informacyjne oraz szkolenia Przygotowanie akcji I kapm. Info. - prom przeprowadz onych akcji inf. prom(w tym jedna kampania reklamowa) Realizacja zorganizowa nych konferencji, seminariów, spotkań informacyjny ch oraz szkoleń Realizacja ) Realizacja uczestników wejść na stronę Realizacja ) ) powinna zostać podana w ujęciu rocznym, jak w załączniku nr do Rocznego planu działań informacyjnych i promocyjnych oraz dla całego okresu programowania tak, jak został określony w dokumentach programowych (wskazane podanie danych szacowanych na lata 2, 2, 25). 4) powinna zostać podana w ujęciu rocznym, jak w załączniku nr do Rocznego planu działań informacyjnych i promocyjnych oraz dla całego okresu programowania tak, jak został określony w dokumentach programowych (wskazane podanie danych szacowanych na lata 2, 2, 25). 9

10 EWALUACJA Realizacja przeprowadzonych badań Komentarz UWAGA: Nazwy działań oraz wskaźników powinny być tożsame z nazwami działań i wskaźników zawartymi w załączniku nr do Rocznego planu działań informacyjnych i promocyjnych.

11 . Informacja nt. udostępnienia listy beneficjentów Instytucja Zarządzająca opublikowała listę beneficjentów programu, zawierającą nazwy beneficjentów, tytuły operacji oraz wielkość wkładu publicznego / wkładu publicznego w części odpowiadającej KE i budżetowi państwa* w Internecie pod adresem: W okresie sprawozdawczym lista beneficjentów była aktualizowana pięć razy. * niepotrzebne skreślić 4. Informacja nt. współpracy IZ PO/RPO z podmiotami wymienionymi w Art. 5 ust. Rozp. 828/26. Prowadząc działania informacyjne, promocyjne oraz szkoleniowe w okresie sprawozdawczym Instytucja Zarządzająca lub instytucja wykonująca zadania w jej imieniu współpracowała z następującymi podmiotami określonymi w Art. 5 ust. Rozporządzenia Komisji (WE) nr 828/26: Władze krajowe, regionalne lub lokalne oraz agencje rozwoju Partnerzy społeczni i gospodarczy Organizacje przedsiębiorców Przedstawicielstwo KE w Polsce Stowarzyszenia handlowe i zawodowe Organizacje pozarządowe Centra informacji europejskiej Instytucje oświatowe 5. Informacje nt. analizy i oceny prowadzonych działań informacyjnych, promocyjnych i szkoleniowych Czy w okresie sprawozdawczym były prowadzone badania ewaluacyjne dotyczące skuteczności i efektywności realizowanych działań informacyjnych, promocyjnych i szkoleniowych? Tak Nie W wyniku przeprowadzonej oceny działań lub analizy informacji zwrotnych Instytucja Zarządzająca podjęła następujące działania usprawniające: nie dot Czy w wyniku przeprowadzonej oceny działań, analizy informacji zwrotnych lub z innych powodów Instytucja Zarządzająca planuje dokonać modyfikacji Rocznego planu działań informacyjnych i promocyjnych lub Planu komunikacji programu operacyjnego? Tak Nie Nie dotyczy Nie Zakres planowanych modyfikacji rocznego planu działań lub Planu komunikacji obejmuje (np. grupy docelowe, do których należy wzmocnić przekaz; rezygnacja z istniejącego lub wybór nowego narzędzia/kanału komunikacji): A opis nowych działań informacyjno-promocyjnych realizowanych w 2 r. B. C...

12 Planowane modyfikacje wynikają z następujących przyczyn: A W Rocznym Planie Działań Informacyjnych i Promocyjnych na 2 nie zaplanowano emisji/publikacji ogłoszeń o naborach wniosków w ramach RPOWŚ. Na etapie przygotowywania RPD nie planowano kolejnych naborów, 25 czerwca 2 r. Zarząd Województwa Świętokrzyskiego uchwałą nr 989/ przyjął Harmonogram konkursów na 2 rok. B... C Czy w trakcie prowadzenia działań informacyjnych, promocyjnych i szkoleniowych Instytucja Zarządzająca zidentyfikowała istotne zagrożenia dla realizacji Rocznego planu działań lub Planu komunikacji? Tak Nie Zidentyfikowane istotne zagrożenia dotyczą: A.. B... C Informacje dodatkowe ) W ramach działań informacyjno-promocyjnych zorganizowano konkurs dla młodzieży gimnazjalnej pod nazwą Jak Regionalny Program Operacyjny Województwa Świętokrzyskiego na lata 27-2 pomaga Mnie i Moim bliskim. Celem konkursu jest popularyzacja integracji europejskiej oraz upowszechnienie wiedzy o korzystnych zmianach zachodzących w świętokrzyskich miastach i gminach dzięki wsparciu z RPOWŚ. W ramach konkursu młodzież opracuje strony internetowe na temat projektów realizowanych ze środków RPOWŚ w swojej gminie bądź okolicy. Nagrodą w konkursie będą tablice multimedialne, które wręczone zostaną w październiku 2 roku podczas konferencji. Konkurs nie został wliczony do wskaźnika przeprowadzonych akcji inf. prom(w tym jedna kampania reklamowa)gdyż w I pół. nie poniesiono z tego tytułu żadnych kosztów. 2) Gra planszowa - działanie polegało na przygotowaniu koncepcji i wykonaniu gry internetowej dla dzieci i młodzieży. W ramach postępowania o zamówienie publiczne, w trybie poniżej 4, Euro zgodnie z zapisami Załącznika Nr do Uchwały Nr 65/ Zarządu Województwa Świętokrzyskiego z dnia 9 stycznia 2 roku na rozbudowę strony internetowej o zakładkę (osobną stronę internetową) zawierającą gry promujące Regionalny Program Operacyjny Województwa Świętokrzyskiego na lata 27 2 oraz przygotowanie systemu CMS pozwalającego zarządzać zamawianym serwisem w przewidzianym okresie, tj. od dnia 28 lutego 2 roku do dnia 8 marca 2 roku. W odpowiedzi na ogłoszenie zamieszczone na stronach internetowych: oraz na tablicy ogłoszeń w budynku/ siedzibie Departamentu Funduszy Strukturalnych (ul. Sienkiewicza 6), wpłynęło 8 ofert, z których jedna spełniła kryterium % ceny. Na stronie Gra znajdująca się na ww. stronie poświęcona jest projektom zrealizowanym dzięki środkom RPOWŚ. Jej celem jest dotarcie poprzez Internet z informacją o Funduszach Europejskich, w tym RPOWŚ do dzieci i młodzieży szkolnej oraz rozpowszechnienie wiedzy o zmianach jakie dokonują się dzięki tym środkom. Gra została uruchomiona pod koniec drugiego kwartału 2 roku. 2