Formularz sprawozdawczy dotyczący promocji i informacji. Lp. Nazwa działania Opis działania. Informacja

Transkrypt

1 Załącznik nr II c Formularz sprawozdawczy dotyczący promocji i informacji Numer programu (CCI): Nazwa programu: Załącznik do sprawozdania nr: - CCI7PL6PO8 Regionalny Program Operacyjny Województwa Świętokrzyskiego na lata 7- Okres sprawozdawczy: od..4r. do.6.4 r.. Zrealizowane działania w zakresie informacji, promocji i szkoleń W okresie sprawozdawczym Instytucja Zarządzająca Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Świętokrzyskiego na lata 7- prowadziła działania mające na celu podniesienie poziomu wiedzy oraz świadomości ogółu społeczności regionalnej w zakresie możliwości korzystania z Funduszy Europejskich w ramach Programu Operacyjnego, a tym samym ukazujące rolę UE w rozwoju społecznym i gospodarczym regionu. Działania były prowadzone zgodnie z Planem komunikacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Świętokrzyskiego na lata 7- oraz Rocznym Planem Działań informacyjnych i promocyjnych na rok. Były one adresowane przede wszystkim do opinii publicznej, potencjalnych beneficjentów, beneficjentów oraz partnerów społecznych i gospodarczych. Koncentrowały się na pięciu głównych obszarach: informacja, promocja, edukacja, Internet, wymiana doświadczeń. Listę najważniejszych działań oraz ich szczegółowy opis przedstawia tabela poniżej. Lp. Nazwa działania Opis działania Informacja. Punkt informacyjny RPOWŚ Do zadań Punktu Informacyjnego należy: zapewnienie beneficjentom dostępu do materiałów informacyjnych i promocyjnych; informowanie na temat RPOWŚ o możliwościach uzyskania wsparcia ramach Programu; wsparcie dla beneficjentów w zakresie pozyskiwania środków i realizacji projektów poprzez dostarczenie odpowiednich formularzy i podręczników; informowanie o kryteriach oceny i wyborów projektów i o obowiązujących procedurach; informowanie o harmonogramie konkursów.

2 . Główny Punkt Informacyjny o Funduszach Europejskich. Dodatki informacyjne poświęcone wdrażaniu RPOWŚ w prasie regionalnej Inicjatorem utworzenia Głównego Punktu Informacyjnego było Ministerstwo Rozwoju Regionalnego. Punkt działa w ramach porozumienia na działanie na terenie województwa świętokrzyskiego Systemu Informacji o Funduszach Europejskich na lata 7-, zawartego pomiędzy MRR, a Zarządem Województwa. Projekt jest finansowany przez MRR i zakłada utworzenie na terenie całego kraju tzw. Systemu Informacji o Funduszach Europejskich. Celem jest uproszczenie systemu przekazywania informacji o dotacjach UE. Do podstawowych zadań Głównego Punktu Informacyjnego należy: informowanie o programach unijnych zarówno tych regionalnych, jak i centralnych, organizacja szkoleń dla beneficjentów, zapewnienie dostępu do materiałów informacyjnych i promocyjnych, wsparcie beneficjentów w zakresie pozyskiwania środków i realizacji projektów, poprzez dostarczenie odpowiednich formularzy i podręczników, informowanie o kryteriach oceny i wyborów projektów i o obowiązujących procedurach, informowanie o harmonogramie konkursów, pomoc beneficjentom w rozliczaniu projektów. Działanie obejmuje przygotowanie artykułów informacyjno/promocyjnych ukazujących się w prasie regionalnej/powiatowej. W 4 r. w wyniku postępowania przetargowego podpisano umowy z poniższymi gazetami: ) Tygodnik Konecki (powiat konecki); ) Tygodnik Skarżyski (powiat skarżyski); ) Tygodnik Starachowicki (powiat starachowicki); 4) Tygodnik Nadwiślański ( powiat, sandomierski, staszowski, opatowski); ) Tygodnik Włoszczowski (powiat włoszczowski); 6) Tygodnik Jędrzejowski (powiat jędrzejowski); 7) Tygodnik Extra Kielce (powiat kielecki); 8) Kielce Wczoraj Dziś Jutro (kwartalnik ) Promocja

3 4. Współpraca z mediami (telewizja radio) W ramach działania podpisano umowę z Telewizją Nowa TV Kielce, której przedmiotem jest przygotowanie do produkcji, produkcja i emisja ośmiu reportaży telewizyjnych dotyczących wybranych inwestycji dofinansowanych przez Zarząd Województwa Świętokrzyskiego ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Świętokrzyskiego na lata 7-. Umowę podpisano także z Radiem Plus Kielce, przedmiotem umowy jest przygotowanie i emisja piętnastu reportaży radiowych dotyczących inwestycji dofinansowanych przez Zarząd Województwa Świętokrzyskiego ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Świętokrzyskiego na lata 7-.. Inne akcje informacyjno-promocyjne (festyny, pikniki, eventy) Realizację działania zaplanowano na II półrocze 4 roku. 6. Kampania promująca efekty wdrażania RPOWŚ oraz korzyści wynikające z wejścia Polski do Unii Europejskiej (całodzienny piknik promujący efekty wejścia Polski do Unii Europejskiej) Działanie obejmowało przygotowanie i realizację wojewódzkiej imprezy plenerowej, o charakterze całodziennego pikniku rodzinnego, promującego efekty wejścia Polski do Unii Europejskiej, a zwłaszcza wynikające z tego faktu korzyści dla województwa świętokrzyskiego. Impreza odbyła się maja 4r. w Sandomierzu. Podczas pikniku przygotowane zostały różnego rodzaju atrakcje: występy artystyczne i prezentacje na scenie głównej, oryginalne edukacyjne zabawy interaktywne przeznaczone dla dzieci i dorosłych. Dodatkowo w ramach przedmiotowego działania, prowadzone były wszelkie działania informacyjne i promocyjne mające na celu rozpropagowanie imprezy w celu zwiększenia frekwencji. 7. Materiały promocyjne/kalendarze Realizacja działania zaplanowana jest na II półrocze 4r. 8. Kampania promocyjna RPOWŚ o szerokim zasięgu Realizacja kampanii promocyjnej zaplanowana jest na II półrocze 4r.

4 9. Konferencje/seminaria W ramach Działania zorganizowano konferencję Rola statystyki w zarządzaniu rozwojem regionu. Statystyczny portret województwa Świętokrzyskiego. Konferencją odbyła się czerwca 4 r. w Regionalnym Centrum Naukowo- Technologicznym w Podzamczu Chęcińskim.. Współorganizacja widowiska artystycznego Kabaretowe wakacje z duchami Wspólnie z Regionalną Organizacją Turystyczną Województwa Świętokrzyskiego po raz kolejny zorganizowano widowisko artystyczne pt. Sabat Czarownic. Widowisko zorganizowano 7 czerwca b.r. w Amfiteatrze Kadzielnia w Kielcach i wyemitowano w telewizji ogólnopolskiej. Spoty zapowiadające emisję Sabatu Czarownic nagrywane były w miejscach które otrzymały dofinansowanie ze środków Funduszy Europejskich. Edukacja. Szkolenia dla beneficjentów i potencjalnych beneficjentów W okresie sprawozdawczym tj. do.6.4 r. nie zorganizowano szkoleń dla beneficjentów. Internet. Strona internetowa Działanie obejmowało aktualizację portalu na stronie internetowej zamieszczane były na bieżąco istotne informacje dla beneficjentów nt. zmian harmonogramu konkursów, oceny złożonych wniosków w ramach poszczególnych naborów, list beneficjentów wybranych do dofinansowania, listy podpisanych umów. Ponadto zamieszczane były informacje o zmianach przepisów prawnych i formularzy a także wzorów innych dokumentów, jakie obowiązują beneficjentów i potencjalnych beneficjentów. 4. Portal Funduszy Europejskich Działanie obejmowało aktualizację portalu na stronie internetowej zamieszczane były na bieżąco istotne informacje dla beneficjentów nt. zmian harmonogramu konkursów, oceny złożonych wniosków w ramach poszczególnych naborów, list beneficjentów wybranych do dofinansowania, listy podpisanych umów. Ponadto zamieszczane były informacje o zmianach przepisów prawnych i formularzy, a także wzorów innych dokumentów, jakie obowiązują beneficjentów i potencjalnych beneficjentów. 4

5 Wymiana doświadczeń. Grupa sterująca ds. informacji, promocji i szkoleń Funduszy Europejskich 6. Regionalna Informacyjna Grupa Robocza ds. Programu Kapitał Ludzki Działanie obejmowało udział w spotkaniach mających na celu wymianę doświadczeń oraz podnoszenie poziomu wiedzy w zakresie informacji i promocji Funduszy Europejskich. Pracownicy DFS oraz DPR nie brali udziału w Grupie Roboczej ds. Programu Kapitał Ludzki w I półroczu 4r. 7. Grupa zadaniowa ds. Funduszy Europejskich Do zadań Grupy należy w szczególności: - wymiana informacji oraz koordynowanie działań podejmowanych działań przez instytucje zaangażowane we wdrażanie funduszy w województwie w tym podejmowanie wspólnych działań informacyjno-promocyjnych, - analiza i ocena skuteczności narzędzi działań informacyjno-promocyjnych, - konsultowanie Rocznych Planów działań informacyjno promocyjnych, - wypracowanie efektywnego systemu komunikacji wewnętrznej poprzez spotkania osób odpowiedzialnych za realizację Funduszy Europejskich w Województwie Świętokrzyskim Podejmowane działania informacyjno-promocyjne instytucji, zaangażowanych w prace Grupy Zadaniowej opierają się o ustalenia podjęte podczas spotkań Grupy. inne n. - - UWAGA: Nazwy działań oraz ich opisy powinny ć na nazwach działań i opisach zawartych w tabeli nr, znajdującej się w Rocznym planie działań informacyjnych i promocyjnych.

6 INFORMACJA Punkt Informacyjny odpowiedzialny za udzielanie informacji beneficjentom (Główny Punkt Informacyjny współfinansowany z MRR oraz Punkt Informacyjny o RPOWŚ). Postęp rzeczowy działań informacyjnych, promocyjnych i szkoleniowych ) Realizacja Wskaźników od roku została ujęta kumulatywnie, natomiast wartości docelowe podawane są na podstawie RPD. Wskaźnik Rok Półrocze I II I II I II I II I II I II I II I II I II informacji udzielonych bezpośrednio Realizacja informacji udzielonych mailowo Realizacja ) informacji udzielonych telefonicznie Realizacja ) Jeśli ilość danych uniemożliwia wypełnienie tabeli w sprawozdaniu, należy załączyć dodatkową tabelę w formacie xls. Jeśli dane dotyczące wskaźników nie są dostępne, naależy zaznaczyć kiedy będą możliwe do zaprezentowania (w polu Komentarz ). ) powinna zostać podana w ujęciu rocznym, jak w załączniku nr do Rocznego planu działań informacyjnych i promocyjnych oraz dla całego okresu programowania tak, jak został określony w dokumentach programowych (wskazane podanie danych szacowanych na lata,, ). 6

7 Współpraca z mediami artykułów prasowych wynikających z bezpośredniej współpracy z przedstawicie lami mediów Realizacja audycji radiowych i telewizyjnych oraz zorganizowa nych spotkań z mediami Realizacja

8 Przygotowanie materiałów informacyjnych oraz przygotowanie materiałów promocyjnych (gadżety) Publikacja i dystrybucja dokumentów programowych Publikacja ogłoszeń o naborach w radiu i prasie regionalnej Realizacja emisji - * Realizacja egzemplarzy - Realizacja egzemplarzy materiałów informacyjny ch Realizacja egzemplarzy promocyjnyc h

9 INTERNET Strona Internetowa Konferencje, seminaria,, spotkania informacyjne oraz szkolenia Przygotowanie akcji I kapm. Info. - prom przeprowadz onych akcji inf. prom(w tym jedna kampania reklamowa) Realizacja zorganizowa nych konferencji, seminariów, spotkań informacyjny ch oraz szkoleń Realizacja ) - 7 Realizacja uczestników wejść na stronę Realizacja ) wejść/ ) powinna zostać podana w ujęciu rocznym, jak w załączniku nr do Rocznego planu działań informacyjnych i promocyjnych oraz dla całego okresu programowania tak, jak został określony w dokumentach programowych (wskazane podanie danych szacowanych na lata,, ). 9

10 EWALUACJA Realizacja przeprowadzonych badań - 4 Komentarz UWAGA: Nazwy działań oraz wskaźników powinny być tożsame z nazwami działań i wskaźników zawartymi w załączniku nr do Rocznego planu działań informacyjnych i promocyjnych. *Wskaźnik Publikacja ogłoszeń o naborach w radiu i prasie regionalnej emisji nie został określony w Rocznym Planie Działań informacyjnych i promocyjnych na gdyż nie zakładano kolejnych naborów wniosków, w związku z oszczędnościami przetargowymi ogłoszono kolejne nabory w ramach RPOWŚ. 4) powinna zostać podana w ujęciu rocznym, jak w załączniku nr do Rocznego planu działań informacyjnych i promocyjnych oraz dla całego okresu programowania tak, jak został określony w dokumentach programowych (wskazane podanie danych szacowanych na lata,, ).

11 . Informacja nt. udostępnienia listy beneficjentów Instytucja Zarządzająca opublikowała listę beneficjentów programu, zawierającą nazwy beneficjentów, tytuły operacji oraz wielkość wkładu publicznego / wkładu publicznego w części odpowiadającej KE i budżetowi państwa* w Internecie pod adresem: W okresie sprawozdawczym lista beneficjentów była aktualizowana cztery razy. * niepotrzebne skreślić 4. Informacja nt. współpracy IZ PO/RPO z podmiotami wymienionymi w Art. ust. Rozp. 88/6. Prowadząc działania informacyjne, promocyjne oraz szkoleniowe w okresie sprawozdawczym Instytucja Zarządzająca lub instytucja wykonująca zadania w jej imieniu współpracowała z następującymi podmiotami określonymi w Art. ust. Rozporządzenia Komisji (WE) nr 88/6: Władze krajowe, regionalne lub lokalne oraz agencje rozwoju Partnerzy społeczni i gospodarczy Organizacje przedsiębiorców Przedstawicielstwo KE w Polsce Stowarzyszenia handlowe i zawodowe Organizacje pozarządowe Centra informacji europejskiej Instytucje oświatowe. Informacje nt. analizy i oceny prowadzonych działań informacyjnych, promocyjnych i szkoleniowych... Czy w okresie sprawozdawczym były prowadzone badania ewaluacyjne dotyczące skuteczności i efektywności realizowanych działań informacyjnych, promocyjnych i szkoleniowych? Tak Nie... W wyniku przeprowadzonej oceny działań lub analizy informacji zwrotnych Instytucja Zarządzająca podjęła następujące działania usprawniające: nie dot.... Czy w wyniku przeprowadzonej oceny działań, analizy informacji zwrotnych lub z innych powodów Instytucja Zarządzająca planuje dokonać modyfikacji Rocznego planu działań informacyjnych i promocyjnych lub Planu komunikacji programu operacyjnego? Tak Nie Nie dotyczy Nie..4. Zakres planowanych modyfikacji rocznego planu działań lub Planu komunikacji obejmuje (np. grupy docelowe, do których należy wzmocnić przekaz; rezygnacja z istniejącego lub wybór nowego narzędzia/kanału komunikacji): A Zmodyfikowano Plan komunikacji w celu dostosowania dokumentu do rzeczywistej realizacji działań, m.in. poprzez dostosowanie wskaźników.... Planowane modyfikacje wynikają z następujących przyczyn:

12 A Modyfikacja Planu komunikacji wynikała przede wszystkim z tego, iż dokument został przyjęty Uchwałą 4/9 przez Zarząd Województwa Świętokrzyskiego w 9 roku...6. Czy w trakcie prowadzenia działań informacyjnych, promocyjnych i szkoleniowych Instytucja Zarządzająca zidentyfikowała istotne zagrożenia dla realizacji Rocznego planu działań lub Planu komunikacji? Tak Nie..7. Zidentyfikowane istotne zagrożenia dotyczą: A.. B... C Informacje dodatkowe Nie dotyczy. Wszystkie informacje na temat działań informacyjno promocyjnych realizowanych w I półroczu 4 roku zostały zamieszczone w sprawozdaniu powyżej.