Formularz sprawozdawczy dotyczący promocji i informacji. Lp. Nazwa działania Opis działania. Informacja

Transkrypt

1 Załącznik nr II c Formularz sprawozdawczy dotyczący promocji i informacji Numer programu (CCI): Nazwa programu: Załącznik do sprawozdania nr: - CCI2007PL161PO018 Regionalny Program Operacyjny Województwa Świętokrzyskiego na lata Okres sprawozdawczy: od r. do r. 1. Zrealizowane działania w zakresie informacji, promocji i szkoleń W okresie sprawozdawczym Instytucja Zarządzająca Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Świętokrzyskiego na lata prowadziła działania mające na celu podniesienie poziomu wiedzy oraz świadomości ogółu społeczności regionalnej w zakresie możliwości korzystania z Funduszy Europejskich w ramach Programu Operacyjnego, a tym samym ukazujące rolę UE w rozwoju społecznym i gospodarczym regionu. Działania były prowadzone zgodnie z Planem komunikacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Świętokrzyskiego na lata oraz Rocznym Planem Działań informacyjnych i promocyjnych na 2011 rok. Były one adresowane przede wszystkim do opinii publicznej, potencjalnych beneficjentów, beneficjentów oraz partnerów społecznych i gospodarczych. Koncentrowały się na sześciu głównych obszarach: informacja, promocja, edukacja, Internet, ewaluacja, wymiana doświadczeń. Listę najważniejszych działań oraz ich szczegółowy opis przedstawia tabela poniżej. Lp. Nazwa działania Opis działania Informacja 1. Punkt informacyjny RPOWŚ Do zadań Punktu Informacyjnego należy: zapewnienie beneficjentom dostępu do materiałów informacyjnych i promocyjnych; informowanie na temat RPOWŚ o możliwościach uzyskania wsparcia w ramach Programu; wsparcie dla beneficjentów w zakresie pozyskiwania środków i realizacji projektów poprzez dostarczenie odpowiednich formularzy i podręczników; informowanie o kryteriach oceny i wyborów projektów i o obowiązujących procedurach; informowanie o harmonogramie konkursów. 1

2 2. Główny Punkt informacji o Funduszach Europejskich Inicjatorem utworzenia Głównego Punktu Informacyjnego było Ministerstwo Rozwoju Regionalnego. Punkt działa w ramach porozumienia na działanie na terenie województwa świętokrzyskiego Systemu Informacji o Funduszach Europejskich na lata , zawartego pomiędzy MRR, a Zarządem Województwa. Projekt jest finansowany przez MRR i zakłada utworzenie na terenie całego kraju tzw. Systemu Informacji o Funduszach Europejskich. Celem jest uproszczenie systemu przekazywania informacji o dotacjach UE. Do podstawowych zadań Głównego Punktu Informacyjnego należy: informowanie o programach unijnych zarówno tych regionalnych, jak i centralnych, organizacja szkoleń dla beneficjentów, zapewnienie dostępu do materiałów informacyjnych i promocyjnych, wsparcie beneficjentów w zakresie pozyskiwania środków i realizacji projektów, poprzez dostarczenie odpowiednich formularzy i podręczników, informowanie o kryteriach oceny i wyborów projektów i o obowiązujących procedurach, informowanie o harmonogramie konkursów. 3. Dodatki informacyjne poświęcone wdrażaniu RPOWŚ w prasie regionalnej Działanie obejmuje przygotowanie artykułów informacyjno/promocyjnych ukazujących się w prasie regionalnej/powiatowej. W 2011 r. w wyniku postępowania przetargowego podpisano umowy z poniższymi gazetami: 1) Full Sukces 2) Tygodnik Nadwiślański 3) Tygodnik Ponidzia 4) Miesięcznik Powiat Jędrzejowski 5) Miesięcznik Powiat Włoszczowski 6) Kielce Wczoraj Dziś Jutro 7) Agora S.A. :Gazeta Praca.pl 8) Wiadomości Świętokrzyskie 4. Emisja i publikacja ogłoszeń (radio, prasa) Działanie obejmowało: Publikację ogłoszeń o naborach wniosków w ramach RPOWŚ w prasie o zasięgu regionalnym (dziennik Echo Dnia ) Emisję spotów radiowych informujących o naborach wniosków w ramach RPOWŚ w radiu o zasięgu regionalnym (Radio Kielce) Promocja 2

3 5. Współpraca z mediami (telewizja radio) Realizacja zadania przewidziana jest w drugim półroczu 2011r. 7. Inne akcje informacyjno-promocyjne (festyny, pikniki, eventy) Na realizację eventów promujących RPOWŚ ogłoszono przetarg nieograniczony w maju 2011 r., jednakże postępowanie zostało unieważnione. W ramach także tego działania IZ RPOWŚ podjęło współpracę z Regionalną Organizacją Turystyczną. Współpraca ta polegała na współorganizacji widowiska artystycznego Sabat Czarownic emitowanego w TVP2. Zwiastuny zapowiadające koncert nakręcone zostały w miejscach, które otrzymały dofinansowanie z funduszy UE. 8. Materiały promocyjne W ramach działania przeprowadzono postępowanie przetargowe na dostawę materiałów promocyjnych, umowy podpisano r., natomiast dostawa i zapłata nastąpi do r. 9. Materiały promocyjno-informacyjne/publikacje Realizacja zadania przewidziana jest na drugie półrocze 2011 r. 10. Kampania promocyjna RPOWŚ o szerokim zasięgu Kreację na kampanie zakupiono w maju natomiast realizacja kampanii promocyjnej planowana jest w okresie od do Konferencje/seminaria W ramach działania zorganizowano dwie konferencje w związku z podpisaniem umów przez beneficjentów RPOWŚ 12. Reportaże ze zrealizowanych projektów w ramach RPOWŚ Zadanie prawdopodobnie nie zostanie zrealizowane w 2011 r. i wykreślone zostanie z Rocznego Planu Działań Informacyjnych i Promocyjnych w terminie do 30 września 2011 r. 13. Dokumentacja zdjęciowa z realizacji projektów Zadanie prawdopodobnie nie zostanie zrealizowane w 2011 r. i wykreślone zostanie z Rocznego Planu Działań Informacyjnych i Promocyjnych w terminie do 30 września 2011 r. 14. IV Forum Funduszy Europejskich W ramach tego działania pracownicy Urzędu Marszałkowskiego Województwa Świętokrzyskiego, Świętokrzyskiego Biura Rozwoju Regionalnego Biura Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Kielcach wzięli udział w IV FFE, które organizowane było przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego. Na stoisku województwa świętokrzyskiego dystrybuowane były materiały informacyjne i promocyjne, pracownicy udzielali wszystkim zainteresowanym informacji na temat RPOWŚ oraz komponentu regionalnego PO 3

4 Edukacja 15. Szkolenia dla beneficjentów i potencjalnych beneficjentów W ramach działania zorganizowano 5 szkoleń dla beneficjentów RPOWŚ, którzy otrzymali dofinansowanie ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. Tematem szkolenia były głównie zasady promocji i informacji projektów realizowanych w ramach RPOWŚ Internet 16. Strona internetowa Działanie obejmowało aktualizację portalu Na stronie internetowej zamieszczane były na bieżąco istotne informacje dla beneficjentów nt. zmian harmonogramu konkursów, oceny złożonych wniosków w ramach poszczególnych naborów, list beneficjentów wybranych do dofinansowania, list podpisanych umów. Ponadto zamieszczane były informacje o zmianie przepisów prawnych i formularzy, a także wzorów dokumentów, jakie obowiązują beneficjentów i potencjalnych beneficjentów. 17. W okresie sprawozdawczym Instytucja Zarządzająca RPOWŚ , nie przeprowadziła badania ewaluacyjnego działań informacyjnych i promocyjnych. Ewaluacja W okresie sprawozdawczym Instytucja Zarządzająca RPOWŚ , nie przeprowadziła badania ewaluacyjnego działań informacyjnych i promocyjnych. Wymiana doświadczeń 18. Grupa sterująca ds. informacji, promocji i szkoleń Funduszy Europejskich 19. Regionalna Informacyjna Grupa Robocza ds. Programu Kapitał Ludzki Działanie obejmowało udział w spotkaniach mających na celu wymianę doświadczeń oraz podnoszenie poziomu wiedzy w zakresie informacji i promocji Funduszy Europejskich Pracownicy IZ RPOWŚ nie brali udziału w spotkaniach Grupy. 4

5 20. Grupa zadaniowa ds. Funduszy Europejskich W dniu 28 kwietnia 2011r.w siedzibie Urzędu Marszałkowskiego odbyło się drugie spotkanie Grupy Zadaniowej ds. Informacji i Promocji Funduszy Europejskich. Udział w spotkaniu wzięli przedstawiciele ŚBRR Biura PROW, ŚBRR Biuro PO KL, Departamentu Promocji, Edukacji, Kultury, Sportu i Turystyki, Departamentu Funduszy Strukturalnych oraz Polityki Regionalnej. Celem spotkania było m.in. omówienie działań informacyjno- promocyjnych, podejmowanych w ramach poszczególnych programów operacyjnych realizowanych na obszarze województwa świętokrzyskiego, konsultacja przedsięwzięć przewidzianych na najbliższy okres, ustalenie zasad współpracy podczas IV Forum Funduszy Europejskich oraz zaprezentowanie wniosków i rekomendacji z przeprowadzonego badania ewaluacyjnego pn. Analiza skuteczności, jakości oraz użyteczności działań informacyjnych i promocyjnych RPOWŚ ( w tym Kampanii Promocyjnej) w kontekście zweryfikowania trafności zapisów w Planie komunikacji RPOWŚ na lata , zamówionego przez Instytucje Zarządzającą RPOWŚ inne n. - - UWAGA: Nazwy działań oraz ich opisy powinny bazować na nazwach działań i opisach zawartych w tabeli nr 1, znajdującej się w Rocznym planie działań informacyjnych i promocyjnych. 5

6 INFORMACJA 2. Postęp rzeczowy działań informacyjnych, promocyjnych i szkoleniowych 1) Realizacja Wskaźników od 2009 roku została ujęta kumulatywnie, natomiast wartości docelowe podawane są na podstawie RPD. Obs zar Wskaźni k Jednostka Rok Półrocze I II I II I II I II I II I II I II I II I II Punkt Informac yjny odpowied zialny za udzielani e informacj i beneficje ntom (Główny Punkt Informac yjny współfina nsowany z MRR oraz Punkt Informac yjny o RPOWŚ) informacji udzielonych bezpośrednio/ liczba odwiedzin informacji udzielonych za pośrednictwe m poczty elektronicznej informacji udzielonych telefonicznie Realizacja Wartość docelowa 2) Realizacja Wartość docelowa Realizacja Wartość docelowa Współpra ca z mediami artykułów prasowych wynikających z bezpośredniej współpracy z przedstawicie lami mediów Realizacja Wartość docelowa Współpra Realizacja ) Jeśli ilość danych uniemożliwia wypełnienie tabeli w sprawozdaniu, należy załączyć dodatkową tabelę w formacie xls. Jeśli dane dotyczące wskaźników nie są dostępne, naależy zaznaczyć kiedy będą możliwedo zaprezentowania (w polu Komentarz ). 2) Wartość docelowa powinna zostać podana w ujęciu rocznym, jak w załączniku nr 1 do Rocznego planu działań informacyjnych i promocyjnych oraz dla całego okresu programowania tak, jak został określony w dokumentach programowych (wskazane podanie danych szacowanych na lata: 2010, 2013, 2015). 6

7 INFORMACJA INFORMACJA ca z mediami audycji radiowych i telewizyjnych oraz zorganizowan ych spotkań z mediami Wartość docelowa Emisja i publikacja ogłoszeń (radio, prasa) emisji Realizacja Wartość docelowa Publikacj a i dystrybuc ja dokument no program owych Przygoto wanie materiałó w oraz przygoto wanie materiałó w promocyj nych (gadżety) egzemplarzy materiałów informacyjny ch materiałów promocyjnych Realizacja Wartość docelowa Realizacja Wartość docelowa * Realizacja Wartość docelowa * Przygoto wanie akcji i kampanii informac yjnopromocyj nych przeprowadzo nych akcji inf.-prom. Realizacja Wartość docelowa Konferen Realizacja

8 EWALUACJA cje seminari a, spotkania informac yjne oraz szkolenia zorganizowan ych konferencji, seminariów, spotkań informacyjny ch oraz szkoleń Wartość docelowa uczestników Realizacja Wartość docelowa Strona Interneto wa wejść na stronę Realizacja Wartość docelowa ** Ewaluacj a działań informac yjnopromocyj nych przeprowadzo nych badań Realizacja Wartość docelowa Komentarz z uwagi na fakt iż obecnie wskaźnik materiałów informacyjno- promocyjnych, został podzielony na dwa: 1. egzemplarzy materiałów informacyjnych 2. egzemplarzy promocyjnych nie podano wartości dla tychże wskaźników w poprzednich okresach sprawozdawczych, gdzie materiały informacyjne i promocyjne liczone były jako jeden wskaźnik. ** W Planie Komunikacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Świętokrzyskiego na lata jako wartość docelową dla liczby wejść na stronę podano wartość 3000 wejść/miesiąc, jednak obserwując intensywność odwiedzin strony należy niniejszą wartość zmodyfikować. Wartość została oszacowana na podstawie liczby odwiedzin strony w I półroczu 2008 roku, w czasie kiedy Strona została utworzona. UWAGA: Nazwy działań oraz wskaźników powinny być tożsame z nazwami działań i wskaźników zawartymi w załączniku nr 1 do Rocznego planu działań informacyjnych i promocyjnych. 8

9 3. Informacja nt. udostępnienia listy beneficjentów Instytucja Zarządzająca opublikowała listę beneficjentów programu, zawierającą nazwy beneficjentów, tytuły operacji oraz wielkość wkładu publicznego / wkładu publicznego w części odpowiadającej KE i budżetowi państwa* w Internecie pod adresem/adresami: W okresie sprawozdawczym lista beneficjentów, którzy otrzymali dofinansowanie w ramach RPOWŚ, była tworzona każdorazowo po zakończeniu konkursu. Dla każdego konkursu tworzona jest odrębna lista beneficjentów, gdyż konkursy odbywają się w ramach poszczególnych działań. W I półroczu 2011 roku lista Beneficjentów aktualizowana była czterokrotnie. * niepotrzebne skreślić 4. Informacja nt. współpracy IZ PO/RPO z podmiotami wymienionymi w Art. 5 ust. 3 Rozp. 1828/2006. Prowadząc działania informacyjne, promocyjne oraz szkoleniowe w okresie sprawozdawczym Instytucja Zarządzająca lub instytucja wykonująca zadania w jej imieniu współpracowała z następującymi podmiotami określonymi w Art. 5 ust. 3 Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006: Władze krajowe, regionalne lub lokalne oraz agencje rozwoju Partnerzy społeczni i gospodarczy Organizacje przedsiębiorców Przedstawicielstwo KE w Polsce Stowarzyszenia handlowe i zawodowe Organizacje pozarządowe Centra informacji europejskiej Instytucje oświatowe 5. Informacje nt. analizy i oceny prowadzonych działań informacyjnych, promocyjnych i szkoleniowych Czy w okresie sprawozdawczym były prowadzone badania ewaluacyjne dotyczące skuteczności i efektywności realizowanych działań informacyjnych, promocyjnych i szkoleniowych? Tak Nie W wyniku przeprowadzonej oceny działań lub analizy informacji zwrotnych Instytucja Zarządzająca podjęła następujące działania usprawniające: nie dot Czy w wyniku przeprowadzonej oceny działań, analizy informacji zwrotnych lub z innych powodów Instytucja Zarządzająca planuje dokonać modyfikacji Rocznego planu działań informacyjnych i promocyjnych lub Planu komunikacji programu operacyjnego? Tak Nie Nie dotyczy Nie Zakres planowanych modyfikacji rocznego planu działań lub Planu komunikacji obejmuje (np. grupy docelowe, do których należy wzmocnić przekaz; rezygnacja z istniejącego lub wybór nowego narzędzia/kanału komunikacji): A rezygnację z działań przewidzianych w RPD do realizacji w 2011 r. ( reportaże ze zrealizowanych projektów, dokumentacja zdjęciowa z projektów); B opis nowych działań informacyjno-promocyjnych realizowanych w 2011 r. C... 9

10 Planowane modyfikacje wynikają z następujących przyczyn: A Roczny Plan Działań Informacyjnych i Promocyjnych na 2011 rok przygotowywany był na przełomie październik/listopad 2010 r., a decyzję o realizacji niektórych działa podjęto dopiero w 2011 roku. B... C Czy w trakcie prowadzenia działań informacyjnych, promocyjnych i szkoleniowych Instytucja Zarządzająca zidentyfikowała istotne zagrożenia dla realizacji Rocznego planu działań lub Planu komunikacji? Tak Nie Zidentyfikowane istotne zagrożenia dotyczą: A realizacji zamówień poniżej progu 14 tys. Euro, które zgodnie z Komunikatem Wyjaśniającym Komisji Europejskiej dotyczący prawa wspólnotowego obowiązującego w dziedzinie udzielania zamówień, które nie są lub jedynie częściowo objęte dyrektywami w sprawie zamówień publicznych (2006/C179/02) powinny być upubliczniane. B... C Informacje dodatkowe W ramach Działań Informacyjno-Promocyjnych zrealizowano także dwa działania, które nie zostały opisane w tabeli szczegółowy opis działań w Rocznym Planie Działań (zmiany zostaną wprowadzone do 30 września 2011 r.): Organizacja konkursu dla gimnazjalistów pt. Moja miejscowość dziś i za 5 lat Polski czyli jak zmienia się mój region w Unii Europejskiej Konkurs polegał na przygotowaniu pracy pisemnej w formie wypracowania, eseju, rozprawki, wiersza. Celem konkursu jest popularyzacja integracji europejskiej oraz upowszechnienie wiedzy o korzystnych zmianach zachodzących w świętokrzyskich miastach i gminach dzięki unijnemu wsparciu. Konkurs ma także odpowiedzieć na pytanie, jakie pozytywne zmiany zaszły w życiu młodych ludzi, ich najbliższym otoczeniu, miejscu nauki i wypoczynku dzięki UE. Współorganizacja imprezy Sabat Czarownic a co za tym idzie promocja RPOWŚ podczas emisji programu w TVP 2, ponadto zwiastuny reklamujące imprezę nakręcone zostały w miejscach które otrzymały dotacje z funduszy unijnych. 10