Roczny plan działań informacyjnych i promocyjnych WRPO na rok 2009

Transkrypt

1 Roczny plan działań informacyjnych i promocyjnych WRPO na rok 2009

2 Spis treści: 1. Wstęp 3 2. Podstawy opracowania Rocznego planu działań 3 3. Cele działań informacyjnych, promocyjnych w 2009 r Zakres działań informacyjnych, promocyjnych w 2009 r Harmonogram realizacji działań 9 6. Budżet działań informacyjnych, promocyjnych w 2009 r. 11 Załączniki 12 2

3 1. Wstęp Roczny plan działań informacyjnych i promocyjnych dla Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata (zwanym dalej Rocznym planem działań) jest dokumentem o charakterze operacyjnym, przygotowanym przez Instytucję Zarządzającą WRPO w zakresie informacji i promocji na potrzeby realizacji zapisów Planu komunikacji WRPO w 2009r. Przedmiotowy dokument określa podstawy i sposoby realizacji zadań informacyjnych, promocyjnych i szkoleniowych poświęconych Narodowej Strategii Spójności a w szczególności Wielkopolskiemu Regionalnemu Programowi Operacyjnemu na lata , wymienia i opisuje najważniejsze działania komunikacyjne prowadzone przez IZ WRPO, ich cele, ramy czasowe oraz szacunkowy budżet. Podmiotem odpowiedzialnym za koordynację działań przedstawionych w niniejszym dokumencie oraz monitorowanie ich realizacji jest Zarząd Województwa Wielkopolskiego, a w jego imieniu rolę koordynatora pełni Departament Polityki Regionalnej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego. Instytucjami odpowiedzialnymi za prowadzenie działań informacyjnych i promocyjnych w zakresie WRPO są: - Departament Polityki Regionalnej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego (DPR), - Departament Wdrażania Programu Regionalnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego (DWP), - Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu pełniący funkcję IP, - Inne podmioty wskazane przez Instytucję Zarządzającą WRPO. Stosowanie zasad i rozwiązań przyjętych w Rocznym planie działań jest obligatoryjne dla wszystkich instytucji zaangażowanych w realizację i wdrażanie WRPO, w zakresie prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych. Działania opisane w Rocznym planie działań będą realizowane przez wyżej wymienione instytucje zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych. 2. Podstawy opracowania Rocznego planu działań Roczny plan działań informacyjnych i promocyjnych WRPO na rok 2009 powstał zgodnie z zapisami poniższych dokumentów: a. Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 13 sierpnia 2007 r. w zakresie informacji i promocji (wydane na postawie art. 35 ust. 3 pkt 11 Ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju z 6 grudnia 2006 r.) pkt ; b. Strategia komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce w ramach Narodowej Strategii Spójności na lata (opracowany na podstawie Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r.) pkt 2.4; c. Plan komunikacji WRPO. 3

4 3. Cele działań informacyjnych, promocyjnych i szkoleniowych w 2009 r. Opracowanie i pełne wykonanie niniejszego Rocznego planu działań służy realizacji w perspektywie jednorocznej celu strategicznego oraz celów szczegółowych w siedmioletnim dokumencie nadrzędnym tj. Planie komunikacji WRPO. Celem strategicznym przedsięwzięć opisanych w Rocznym planie działań na rok 2009 jest wsparcie realizacji WRPO tak, aby zapewnić maksymalne wykorzystanie środków unijnych dostępnych dla województwa wielkopolskiego. Podstawowym celem Rocznego planu działań jest uświadomienie istnienia i funkcjonowania WRPO oraz możliwości uzyskania wsparcia finansowego, pokazywanie Funduszy Europejskich w przyjazny dla potencjalnego beneficjenta sposób. Komunikat stosowany w tych latach może być wyrażony w następujący sposób: Pieniądze otrzymane w ramach Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata służyć będą rozwojowi całej Wielkopolski. Cele szczegółowe służące realizacji Rocznego planu działań to: 1. promocja Funduszy Europejskich, a przede wszystkim WRPO, jako stymulatorów rozwoju regionalnego oraz ich komplementarności w stosunku do działań podejmowanych w ramach polityki regionalnej, 2. skuteczna informacja o możliwości pozyskania przez beneficjentów środków unijnych, i jednocześnie aktywizacja beneficjentów w celu zwiększenia liczby projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w województwie wielkopolskim, 3. zapewnienie przejrzystości systemu zarządzania środkami Unii Europejskiej, a w szczególności procedur związanych z przygotowaniem, oceną i wyborem projektów, jak również ich realizacją i kontrolą oraz szerokim dostępem do informacji, 4. stworzenie platformy współpracy, zwanej dalej Grupą Współpracy Europejskiej, pomiędzy wszystkimi instytucjami wdrażającymi Fundusze Europejskie w Wielkopolsce, w celu podejmowania wspólnych działań informacyjno-promocyjnych na szczeblu regionalnym. 4. Zakres działań informacyjnych, promocyjnych i szkoleniowych w 2009 r. OKREŚLENIE OBSZARÓW - Działania komunikacyjne poświęcone Funduszom Europejskim w ramach WRPO, prowadzone przez instytucje odpowiedzialne za prowadzenie działań informacyjnych i promocyjnych WRPO w 2009 r., są realizowane w różnorodnych formach, przy użyciu różnorodnych narzędzi i kanałów komunikacji i koncentrują się na czterech podstawowych obszarach: a) Informacja, b) Promocja, c) Edukacja, d) Internet. Podejmowane również będą działania z zakresu ewaluacji przedsięwzięć realizowanych przez instytucje zaangażowane w działania informacyjne i promocyjne WRPO (np. badanie jakości prowadzonych szkoleń czy działania badające funkcjonowanie punktów informacyjnych). Ponadto IZ WRPO będzie prowadzić działania mające na celu wymianę doświadczeń w zakresie informacji i promocji Funduszy Europejskich przede wszystkim na forum Grupy Współpracy Europejskiej. 4

5 PLANOWANE DZIAŁANIA W PODZIALE NA OBSZARY - Szczegółowy opis obszarów oraz poszczególnych działań podejmowanych w ich ramach w 2009 r. przez instytucje odpowiedzialne za prowadzenie działań informacyjnych i promocyjnych WRPO przedstawia poniższa tabela nr 1. 5

6 Działanie Opis/elementy działania Grupy docelowe Sieć Punktów informacyjnych WRPO Informacja Działanie obejmuje: Utworzenie sieci informacyjnej o WRPO i FE w regionie, szkolenia dla pracowników Punktów informacyjnych. Planowane rezultaty działań: 6000 konsultacji bezpośrednich, konsultacji telefonicznych, 3500 konsultacji . Beneficjenci i potencjalni beneficjenci, opinia publiczna. Szkolenia dla beneficjentów Działanie dotyczy: Podniesienia poziomu wiedzy beneficjentów i potencjalnych beneficjentów, przygotowanie beneficjentów do prawidłowego aplikowania o środki, tj. np. prawidłowe przygotowanie wniosków aplikacyjnych, wniosków o płatność itd. Beneficjenci i potencjalni beneficjenci, WRPO. Szkolenia dla partnerów społeczno-gospodarczych Biuletyn informacyjny WRPO Nasz Region Działanie dotyczy: Podniesienia poziomu wiedzy partnerów społeczno-gospodarczych. Publikacja obejmuje tematykę dotyczącą WRPO, obejmuje również szeroko rozumianą tematykę unijną. Biuletyn jest kompleksowym i miarodajnym źródłem informacji na temat: środków WRPO i zasad realizacji projektów w tym wiedzy specjalistycznej, aktualnych konkursów, stopnia realizacji WRPO, ponadto prezentowane będą w nim dobre praktyki i wpływ Funduszy Europejskich na rozwój Wielkopolski. Partnerzy społeczno-gospodarczy. Beneficjenci i potencjalni beneficjenci, WRPO. Druk publikacji informacyjnych Druk Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata Beneficjenci i potencjalni beneficjenci, opinia publiczna. Ogłoszenia o konkursach Publikacja ogłoszeń o konkursach. Beneficjenci i potencjalni beneficjenci, partnerzy społeczno- gospodarczy. Promocja Konferencje i inne wydarzenia Działanie obejmuje m.in.: a. Konferencja podsumowująca pierwsze lata wdrażania WRPO, ma na celu podsumowanie pierwszego okresu wdrażania WRPO oraz wymiana Beneficjenci i potencjalni beneficjenci,

7 doświadczeń i uwag o problemach dotyczących beneficjentów WRPO. WRPO, media. b. Konferencje na temat realizacji priorytetu III WRPO, mają na celu podsumowanie pierwszego okresu wdrażania WRPO oraz wymianę doświadczeń i uwag o problemach dotyczących beneficjentów WRPO. Potencjalni beneficjenci, media. Kampania promocyjna Europejska Majówka c. Działania promocyjno-informacyjne dotyczące inicjatyw Jessica i Jeremie dotyczą organizacji spotkań lokalnych grup roboczych. Ponadto przewidywany jest udział w corocznych światowych dniach innowacji (konferencja na ok. 100 osób) oraz przy założeniu podpisania w tym roku umów w ramach inicjatyw JEREMIE i JESSICA, przewidywane jest zwieńczenie prac zorganizowaniem 2 konferencji. Działanie ma na celu zapoznanie mieszkańców Poznania i regionu z ideą Unii Europejskiej (5-lecie akcesji do UE) Funduszy Europejskich, WRPO, pokazanie dobrych praktyk, podniesienie poziomu wiedzy o możliwościach korzystania z FE, w skład Europejskiej Majówki wejdzie Debata Europejska oraz impreza europejska dla mieszkańców Poznania. Majówka zostanie poprzedzona akcją edukacyjną w szkołach w regionie dotyczącą WRPO i Funduszy Europejskich. Beneficjenci i potencjalni beneficjenci, WRPO, regiony zainteresowane wdrażaniem inicjatyw. Opinia publiczna, młodzież, media, beneficjenci i potencjalni beneficjenci, WRPO. Wielkopolska w Unii Europejskiej: Współpraca z mediami Działanie ma na celu: podniesienie poziomu wiedzy o WRPO, pokazanie dobrych praktyk, podniesienie poziomu wiedzy o możliwościach korzystania z FE. Działanie obejmuje m.in.: a. Akcja EUROAUTOBUS polegająca na: udziale w najważniejszych wydarzeń w regionie - współpraca z Punktami informacyjnymi WRPO (Europejski autobus będzie uczestniczył w imprezach zaplanowanych przez poszczególne PI WRPO - w formie lotnego punktu informacyjnego). b. Udział w wydarzeniach organizowanych przez inne podmioty zaangażowane we wdrażanie NSRO, Komisję Europejską itp. m.in. udział w Forum Funduszy oraz Open Days 2009 i MTP POLEKO Działanie to obejmuje m.in.: spotkania z dziennikarzami w tym "press trip", ogłoszenia, zakup czasu antenowego, przygotowanie produkcji telewizyjnych i radiowych. Wkładka Opinia publiczna, młodzież, media, beneficjenci i potencjalni beneficjenci, WRPO. Media, opinia publiczna. 7

8 do dziennika regionalnego Monitor Wielkopolski, wkładki tematyczne o np. projektach kluczowych, EKOFAKTY itp. Fundusze Europejskie na gwiazdkę Działanie ma na celu: podsumowanie wdrażania WRPO, akcja rozsyłania kartek świątecznych i kalendarzy, audycje w mediach podsumowujące rok 2009 z WRPO. Beneficjenci i potencjalni beneficjenci, WRPO, opinia publiczna, media. Wydanie materiałów informacyjnopromocyjnych, oraz zakupy sprzętu i artykułów na potrzeby informacji i promocji Konkurs na najlepszą pracę magisterską o Unii Europejskiej i Funduszach Europejskich w Wielkopolsce Druk ulotek informacyjnych, podręczników, kalendarzy, publikacji promocyjnoinformacyjnych jak również powielanie materiałów itp. Ponadto produkcja materiałów promocyjno-informacyjnych oraz zakup sprzętu multimedialnego. Edukacja Działanie ma na celu podniesienie wśród studentów poziomu wiedzy oraz promocję marki WRPO. Opinia publiczna, młodzież, media, beneficjenci i potencjalni beneficjenci, WRPO. Studenci (młodzież), opinia publiczna. Internet Portal WRPO Działanie obejmuje aktualizację i rozwój portalu Opinia publiczna, młodzież, media, beneficjenci i potencjalni beneficjenci, WRPO. Portal Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej (w zakresie Priorytetu III WRPO) Działanie obejmuje aktualizację i rozwój portalu w zakresie WRPO Potencjalni beneficjenci. Tabela 1. Opis obszarów oraz działań podejmowanych przez instytucje odpowiedzialne za prowadzenie działań informacyjnych i promocyjnych WRPO w 2009 r. 8

9 4. Harmonogram wszystkich podejmowanych działań Harmonogram wszystkich działań informacyjnych, promocyjnych WRPO w 2009 r. przedstawia poniższa tabela. Działanie Miesiąc I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII Informacja Sieć Punktów informacyjnych WRPO Szkolenia dla beneficjentów i podmiotów zaangażowanych w realizację WRPO (za wyjątkiem pracowników UMWW) Szkolenia dla partnerów społeczno-gospodarczych Biuletyn informacyjny WRPO Nasz Region Druk publikacji informacyjnych Ogłoszenia o konkursach Konferencje i inne wydarzenia: a. Konferencja podsumowująca pierwsze lata wdrażania WRPO b. Konferencje na temat realizacji priorytetu III WRPO c. Działania promocyjno-informacyjne dotyczące inicjatyw Jessica i Jeremie Kampania promocyjna Europejska Majówka (w tym akcja edukacyjna dla młodzieży Młodzi wiedzą o funduszach ) Wielkopolska w Unii Europejskiej: Promocja

10 a. Akcja Euroautobus b. Inne wydarzenia promocyjne Współpraca z mediami Fundusze Europejskie na gwiazdkę Wydanie materiałów informacyjno-promocyjnych, oraz zakupy sprzętu i artykułów na potrzeby informacji i promocji Konkurs na najlepszą pracę magisterską o Unii Europejskiej i Funduszach Europejskich w Wielkopolsce Portal WRPO Portal Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej (w zakresie Priorytetu III WRPO) Edukacja Internet Tabela 2: Harmonogram działań podejmowanych przez instytucje odpowiedzialne za prowadzenie działań informacyjnych i promocyjnych WRPO w 2009 r. 10

11 5. Budżet działań informacyjnych i promocyjnych w 2009 r. Szacunkowa pierwotna wartość budżetu na działania informacyjne i promocyjne podejmowane przez instytucje odpowiedzialne za prowadzenie działań informacyjnych i promocyjnych WRPO w 2009r. wynosi zł tj ,86 EUR (kurs EBC z dnia 29 stycznia 2009r. 1 EUR 4, zł). Źródłem finansowania działań jest Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego w ramach Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata (EFRR 100%). Wartość szacunkową poszczególnych działań prezentuje tabela nr 3. Działanie Elementy działania Szacunkowy budżet (PLN) Informacja Sieć Punktów informacyjnych WRPO Szkolenia dla beneficjentów i podmiotów zaangażowanych w realizację WRPO (poza pracownikami UMWW) Szkolenia dla partnerów społeczno-gospodarczych Biuletyn informacyjny WRPO Nasz Region Druk publikacji informacyjnych Ogłoszenia o konkursach Konferencje i inne wydarzenia: Promocja a. Konferencja podsumowująca pierwsze lata wdrażania WRPO b. Konferencja na temat realizacji priorytetu III WRPO c. Działania promocyjno-informacyjne dotyczące inicjatyw Jessica i Jeremie Kampania promocyjna Europejska Majówka (w tym akcja edukacyjna dla młodzieży Młodzi wiedzą o funduszach ) Wielkopolska w Unii Europejskiej: a. Akcja Euroautobus b. Inne wydarzenia promocyjne Współpraca z mediami Fundusze Europejskie na gwiazdkę Wydanie materiałów informacyjno-promocyjnych, oraz zakupy sprzętu i artykułów na potrzeby informacji i promocji Edukacja Konkurs na najlepszą pracę magisterską o Unii Europejskiej i Funduszach Europejskich w Wielkopolsce Internet Portal Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej (w zakresie Priorytetu III WRPO) SUMA SUMA wyrażona w EUR ,86 Tabela 3. Szacunkowy budżet działań podejmowanych przez instytucje odpowiedzialne za prowadzenie działań informacyjnych i promocyjnych WRPO w 2009 r.

12 Załączniki: 1. Wskaźniki dla działań informacyjnych i promocyjnych 2. Szczegółowy opis działania kampania promocyjna o szerokim zasięgu 3. Szczegółowy opis innego przykładowego działania 12

13 Załącznik 1. Minimalne wskaźniki dla wybranych działań informacyjnych i promocyjnych w 2009 r. Wskaźniki oceny działań informacyjnych i promocyjnych LP Działania Wskaźniki Jednostka Zakładany poziom wskaźnika w Wydarzenia informacyjno promocyjne (konferencje, targi, festyny, wystawy itp.) 2 Publikacje informacyjne 3 4 Materiały informacyjno-promocyjne typu: publikacje, ulotki, broszury, reklamy, plakaty, druki, gadżety itp. Szkolenia, spotkania, konferencje, warsztaty itp. dla beneficjentów i pozostałych grup docelowych 5 Strona internetowa 6 Newsletter Liczba zorganizowanych imprez szt. 22 Liczba uczestników szt Liczba wydanych publikacji informacyjnych dotyczących WRPO szt. 1 Liczba egzemplarzy wydrukowanych publikacji informacyjnych szt Rodzaj materiałów informacyjnopromocyjnych dotyczących WRPO (liczba) szt. 210 Liczba egzemplarzy wszystkich materiałów informacyjnopromocyjnych szt Liczba zorganizowanych szkoleń dla beneficjentów Liczba osób uczestniczących w szkoleniach dla beneficjentów osoby 3250 Liczba wejść na stronę internetową szt Liczba osób odwiedzających stronę internetową osoby Liczba rozesłanych informacji szt. 30 Liczba zarejestrowanych użytkowników newslettera szt szt 46 7 Biuletyn Ilość egzemplarzy szt Punkty informacyjne 9 Raporty i ewaluacja Liczba utworzonych punktów informacyjnych szt. 12 Liczba osób odwiedzających punkty informacyjne osoby Liczba osób telefonujących do punktów informacyjnych osoby Liczba udzielonych informacji na pytania przesłane drogą elektroniczną w punktach informacyjnych osoby 3500 Ilość raportów i przeprowadzonych ewaluacji szt. 2 13

14 Załącznik 3. Szczegółowy opis działania kampania promocyjna o szerokim zasięgu 1. Organizator IZ WRPO, współpraca z przedstawicielami instytucji zajmujących się wdrażaniem innych programów operacyjnych, również PROW i EWT, oraz instytucji zajmujących się dystrybucją informacji na temat Funduszy Europejskich i UE np. Regionalne Centrum Informacji Europejskiej czy Europe Direct. 2. Przedmiot działania Wielkopolski Regionalny Program Operacyjny na lata , Fundusze Europejskie dostępne w regionie 3. Typ działania Kampania promocyjna Europejska Majówka, patronat medialny media regionalne, akcja edukacyjna wśród młodzieży 4. Cel działania Działanie ma na celu zapoznanie mieszkańców Poznania i regionu z ideą Unii Europejskiej (5-lecie akcesji do UE) Funduszy Europejskich, WRPO, pokazanie dobrych praktyk, podniesienie poziomu wiedzy o możliwościach korzystania z FE, w skład Europejskiej Majówki wejdzie Debata Europejska oraz impreza europejska dla mieszkańców Poznania. Majówka zostanie poprzedzona akcją edukacyjną w szkołach w regionie dotyczącą WRPO i Funduszy Europejskich. 5. Opis działania Na czym polega dane działanie? Proszę je opisać w następującym układzie: Co? Kampania promocyjna Europejska Majówka pt. 5 lat z Europą, akcja edukacyjna wśród młodzieży Młodzi wiedzą o funduszach Do kogo? Opinia publiczna, młodzież, media, beneficjenci i potencjalni beneficjenci, WRPO. Gdzie? Jak? Zasięg działania: regionalny. W skład Europejskiej Majówki wejdzie Parada Europejska młodzieży szkolnej oraz impreza europejska dla mieszkańców Poznania. Majówka zostanie poprzedzona akcją edukacyjną w szkołach w regionie dotyczącą WRPO i Funduszy Europejskich Kampania reklamowa w TV regionalnym, radiu, Internecie. Kluczowe elementy kreatywne Temat kampanii: Możliwości i korzyści wynikające z akcesji do Unii Europejskiej oraz dostępności Funduszy Europejskich dla Wielkopolski. 14

15 Główne hasło kampanii: 5 lat z Europą Hasło akcji edukacyjnej: Młodzi wiedzą o funduszach 6. Czas trwania działania Koszt działania złotych 8.Zasoby pozafinansowe brak 9. Status projektu w fazie planowania 10. Osoba kontaktowa Marianna Sidoroff Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego 15

16 Załącznik 3. Szczegółowy opis innego przykładowego działania 1. Organizator IZ WRPO 2. Przedmiot działania Wielkopolski Regionalny Program Operacyjny na lata Fundusze Europejskie, 3. Typ działania Akcja EUROAUTOBUS polegająca na: udziale w najważniejszych wydarzeń w regionie - współpraca z Punktami informacyjnymi WRPO (Europejski autobus będzie uczestniczył w imprezach zaplanowanych przez poszczególne Punkty informacyjne WRPO - w formie lotnego punktu informacyjnego). 4. Cel działania Zwiększenie poziomu wiedzy oraz świadomości społecznej na temat WRPO i Funduszy Europejskich poprzez dotarcie z informacjami do wszystkich miast regionu, w których znajdują się punkty informacyjne.. 5. Opis działania Co? Do kogo? Gdzie? Jak? Jak intensywnie? Kluczowe elementy Akcja EUROAUTOBUS Ogół społeczeństwa, potencjalni beneficjenci, beneficjenci Zasięg działania: regionalny Udział w najważniejszych wydarzeń w regionie - współpraca z Punktami informacyjnymi WRPO (Europejski autobus będzie uczestniczył w imprezach zaplanowanych przez poszczególne PI WRPO - w formie lotnego punktu informacyjnego). Okres wiosenno letni, akcja planowana we wszystkich miejscowościach, w których znajdują się punkty informacyjne. Temat kampanii: Możliwości i korzyści wynikające z absorpcji Funduszy Europejskich dla Wielkopolski. 6. Czas trwania działania Koszt działania złotych 8. Zasoby pozafinansowe brak 9. Status projektu w fazie planowania 10. Osoba kontaktowa Marianna Sidoroff Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego 16