Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko

Transkrypt

1 Załącznik 1. Formularz sprawozdawczy dotyczący promocji i informacji Numer programu (CCI): Nazwa programu: Załącznik do sprawozdania nr: 2007/PL/16/1/PO/002 Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko I/2013/IiŚ/12 Okres sprawozdawczy: od: 01/01/2013 do: 31/12/ Zrealizowane działania w zakresie informacji, promocji i szkoleń Tabela 1. Zrealizowane działania Lp. Nazwa działania Opis działania Informacja 1. Punkt informacyjny IP II 1.Bieżące udzielanie informacji i wyjaśnień dotyczących XII Priorytetu Programu Infrastruktura i Środowisko (telefonicznie i pocztą elektroniczną, konsultacje osobiste z Beneficjentami odwiedzającymi punkt informacyjny); 2.Dystrybucja materiałów informacyjnych i promocyjnych. Promocja Promocja XII Priorytetu POIiŚ podczas imprezy okolicznościowej zorganizowanej przez Instytut Pomnik Centrum Zdrowia Dziecka z okazji Dnia Dziecka w dniu 1 czerwca 2013 r. 2. Wydarzenia promocyjne/imprezy masowe Realizacja zewnętrznej kampanii reklamowej dla działań wykonywanych w ramach XII Priorytetu Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko na nośnikach wielkoformatowych typu billboard w 16 województwach. 3. Konferencje Organizacja konferencji Dobre praktyki w zakresie zachowania trwałości projektu po jego zakończeniu oraz sprawozdawczość w ramach XII Priorytetu POIiŚ dla beneficjentów. 1

2 4. Materiały promocyjne (gadżety) Wykonanie gadżetów promocyjnych dystrybuowanych w punkcie informacyjnym Instytucji Wdrażającej jak również podczas innych przedsięwzięć m.in. promujących XII Priorytet POIiŚ (m.in. długopis w etui 500 szt., długopis ze skuwką 200 szt., parasol sztormowy bez automatu 150 szt., parasol mini 150 szt, parasol dla dzieci 250 szt., pendrive 8 GB 400 szt., pendrive 16 GB 200 szt., maskotka żaba w białej koszulce z nadrukiem 300 szt., brelok miś światełko odblaskowe 300 szt., zestaw Ambu mini 300 szt., koperty z nadrukiem C4 3000, piłka plażowa 250 szt., termometr elektroniczny 300 szt., Zestaw: stojak na 2 zakreślacze z dwoma zakreślaczami szt., zestaw do kolorowania 250szt., balony 1000 szt., patyczki do balonów 1050 szt.). 5. Materiały promocyjne (kalendarze, notatniki) Wykonanie kalendarzy promocyjnych dystrybuowanych w punkcie informacyjnym Instytucji Wdrażającej, jak również podczas innych przedsięwzięć m. in. na konferencji dla beneficjentów XII Priorytetu POIiŚ (kalendarze formatu A4 100 szt., wieloplanszowy nie 100 szt., stojący na biurko 100 szt., podkładka pod mysz 200 szt., kieszonkowy 100 szt., listkowe dwustronne szt., podstawki pod kalendarze listkowe 42 szt.). Edukacja Internet 7. Serwis internetowy -Prowadzenie strony internetowej w zakresie XII Priorytetu POIiŚ; -publikacja bieżących informacji dla beneficjentów w zakresie XII Priorytetu POIiŚ; -publikacja komunikatów przekazanych z IP i IZ; 8. Newsletter Przekazywanie subskrybentom, za pomocą komunikatora internetowego, najważniejszych informacji zamieszczanych na stronie internetowej Instytucji Wdrażającej. Ewaluacja

3 Wymiana doświadczeń 10. Współpraca IP/IPII/IZ - Wymiana opinii i doświadczeń związanych z prowadzeniem działań informacyjnych i promocyjnych (m. in. bieżące konsultacje z IP/IZ) - współpraca w ramach Grupy Sterującej ds. informacji i promocji POIiŚ. Współpraca w ramach Grupy Sterującej ds. informacji i promocji Wymiana opinii i doświadczeń związanych z prowadzeniem działań informacyjnych i promocyjnych. inne UWAGA: Nazwy działań oraz ich opisy powinny bazować na nazwach działań i opisach zawartych w tabeli nr 1, znajdującej się w Rocznym planie działań informacyjnych i promocyjnych. 3

4 2. Informacja nt. współpracy IP II z podmiotami wymienionymi w art. 5 ust.3 rozporządzenia 1828/2006 Prowadząc działania informacyjne, promocyjne oraz szkoleniowe w okresie sprawozdawczym IP II współpracowała z następującymi podmiotami określonymi w art. 5 ust. 3 rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006: Władze krajowe, regionalne lub lokalne oraz agencje rozwoju Partnerzy społeczni i gospodarczy Organizacje przedsiębiorców Przedstawicielstwo KE w Polsce Stowarzyszenia handlowe i zawodowe Organizacje pozarządowe Centra informacji europejskiej Instytucje oświatowe Informacje nt. analizy i oceny prowadzonych działań informacyjnych, promocyjnych i szkoleniowych Czy w okresie sprawozdawczym były prowadzone badania ewaluacyjne dotyczące skuteczności i efektywności realizowanych działań informacyjnych, promocyjnych i szkoleniowych? Tak Nie Beneficjenci po konferencji pn. Dobre praktyki w zakresie zachowania trwałości projektu po jego zakończeniu oraz sprawozdawczość w ramach XII Priorytetu POIiŚ zorganizowanej przez IPII oceniali przedsięwzięcie w anonimowych ankietach ewaluacyjnych, zarówno od strony merytorycznej, jak i organizacyjnej. Wyniki badania pozwolą na doprecyzowanie rzeczywistych potrzeb szkoleniowych beneficjentów oraz podniesienie jakości konferencji/szkoleń. W wyniku przeprowadzonej oceny działań lub analizy informacji zwrotnych Instytucja Pośrednicząca podjęła następujące działania usprawniające: IPII w przypadku organizacji kolejnych szkoleń lub konferencji dla beneficjentów weźmie pod uwagę sugestie ujęte w ww. ankietach, zwracając szczególną uwagę na zakres merytoryczny szkoleń. Czy w wyniku przeprowadzonej oceny działań, analizy informacji zwrotnych lub z innych powodów Instytucja Pośrednicząca planuje dokonać modyfikacji Rocznego planu działań informacyjnych i promocyjnych lub Planu komunikacji programu operacyjnego? Tak Nie Nie dotyczy Zakres planowanych modyfikacji rocznego planu działań lub Planu komunikacji obejmuje (np. grupy docelowe, do których należy wzmocnić przekaz; rezygnacja z istniejącego lub wybór nowego narzędzia/kanału komunikacji): Nie dotyczy Planowane modyfikacje wynikają z następujących przyczyn: Nie dotyczy Czy w trakcie prowadzenia działań informacyjnych, promocyjnych i szkoleniowych Instytucja Pośrednicząca zidentyfikowała istotne zagrożenia dla realizacji Rocznego planu działań lub Planu komunikacji? 4

5 Tak Nie Zidentyfikowane istotne zagrożenia dotyczą: Liczba uczestników konferencji wyniosła 63 osoby i jest niższa o 17 osób od pierwotnie założonej liczby. Ilość zgłoszonych uczestników wyniosła ponad 80 osób. Niestety część z beneficjentów nie przyjechała na konferencję oraz nie poinformowała IW o planowanej nieobecności. 5. Informacje dodatkowe Odbiorcami działań informacyjnych i promocyjnych prowadzonych w 2013 r. przez Instytucję Wdrażającą Centrum Systemów Informacyjnych Ochrony Zdrowia byli beneficjenci oraz beneficjenci ostateczni XII Priorytetu Programu Infrastruktura i Środowisko, jak również partnerzy społeczni i gospodarczy. 1. W okresie sprawozdawczym Instytucja Wdrażająca przeprowadziła następujące działania informacyjno promocyjne dla Działania 12.1 i 12.2: a) Prowadzenie punktu informacyjnego dla XII Priorytetu POIiŚ. b) Prowadzenie serwisu oraz bieżąca aktualizacja strony internetowej dotyczącej XII Priorytetu POIiŚ ( c) Wsparcie udzielone Instytutowi Pomnik Centrum Zdrowia Dziecka przy organizacji imprezy z okazji Dnia Dziecka (1 czerwca 2013 r.). Instytucja Wdrażająca przekazała do Instytutu gadżety w ilości 383 sztuki ( w tym: kamizelki odblaskowe dziecięce 63 szt., podstawki pod szczoteczki do zębów 50 szt., maskotki doktor 100 szt., komplety kredek 60 szt., plecaki 30 szt., apteczki 40 szt., flamastry 40 szt.), które stanowiły wkład do paczek okolicznościowych oraz nagrody w organizowanych konkursach dla małych pacjentów Instytutu oraz innych osób biorących udział w imprezie. Organizowana przez Instytut impreza skierowana było zarówno do pacjentów Instytutu jak również do innych osób wyrażających chęć wzięcia udziału w przedsięwzięciu. d) Realizacja zewnętrznej kampanii reklamowej dla działań wykonywanych w ramach XII Priorytetu Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko na nośnikach wielkoformatowych typu billboard. Kampania miała charakter informacyjny. Prezentowała korzyści płynące z realizacji projektów finansowanych ze środków funduszy unijnych w ramach XII Priorytetu POIiŚ. Celem działania była popularyzacja wiedzy i podniesienie świadomości wśród grupy docelowej nt. wykorzystania środków unijnych na rzecz szpitali. Efektem płynącym z realizacji ww. kampanii było pokazanie nowej jakości w sektorze ochrony zdrowia. Wykonawca zapewnił ekspozycję łącznie 112 jednakowych plakatów o wymiarach 504 cm x 238 cm lub zbliżonych, na nośnikach standardowych (billboard) w 16 województwach. Wszystkie plakaty zostały rozmieszczone przy głównych szlakach komunikacyjnych oraz generatorach ruchu pieszego (w odległości nie mniejszej niż 200 m od dworców PKP, uczelni, centrów handlowych, szpitali, przychodni oraz głównych ciągów komunikacyjnych tj. drogi wylotowe, mosty, główne trasy miejskie, drogi dojazdowe do centrum miasta) tak, aby zapewnić maksymalne dotarcie do adresatów. e) Organizacja konferencji pn. Dobre praktyki w zakresie zachowania trwałości projektu po jego zakończeniu oraz sprawozdawczość w ramach XII Priorytetu POIiŚ dla beneficjentów. Podczas konferencji beneficjenci zapoznali się z doświadczeniami w przygotowaniu i prowadzeniu jednego z kluczowych projektów realizowanego w ramach XII Priorytetu POIiŚ na przykładzie Lotniczego Pogotowia Ratunkowego w Warszawie. Ponadto wysłuchali prelekcji ekspertów nt. zagrożeń jakie można zidentyfikować podczas realizacji oraz po zakończenia projektu, na temat sprawozdawczości (w tym wniosku o płatność), kontroli oraz promocji projektu. Liczba uczestników konferencji wyniosła 63 osoby i jest niższa o 17 osób od pierwotnie założonej liczby 80 uczestników. Ilość zgłoszonych uczestników wyniosła ponad 80 osób, niestety część z beneficjentów nie przyjechała na konferencję oraz nie poinformowała IW o planowanej nieobecności. f) Wykonanie gadżetów promocyjnych dystrybuowanych w punkcie informacyjnym Instytucji Wdrażającej jak również podczas innych przedsięwzięć promujących XII Priorytet POIiŚ (długopis w etui 500 szt., długopis ze skuwką 200 szt., parasol sztormowy bez automatu 150 szt., parasol mini 150 szt, parasol dla dzieci 250 szt., pendrive 8 GB 400 szt., pendrive 16 GB 200 szt., maskotka żaba w białej koszulce z nadrukiem 300 szt., brelok miś światełko odblaskowe 300 szt., zestaw Ambu mini 300 szt., koperty z nadrukiem C4 3000, piłka plażowa 250 szt., termometr elektroniczny 300 szt., Zestaw: stojak na 2 zakreślacze z dwoma zakreślaczami szt., zestaw do kolorowania 250szt., balony 1000 szt., patyczki do balonów 1050 szt.). 5

6 g) Wykonanie kalendarzy promocyjnych dystrybuowanych w punkcie informacyjnym Instytucji Wdrażającej, jak również podczas innych przedsięwzięć m. in. na konferencji dla beneficjentów XII Priorytetu POIiŚ (kalendarze formatu A4 100 szt, wieloplanszowy 100 szt., stojący na biurko 100 szt., podkładka pod mysz 200 szt., kieszonkowy 100 szt., listkowe dwustronne szt., podstawki pod kalendarze listkowe 42 szt.). h) Wartości wskaźnika liczba informacji udzielonych drogą elektroniczną/pisemną (wskaźnik jest wyższy od zakładanego). Zgodnie z aktualnymi danymi, liczba udzielonych informacji drogą elektroniczną/pisemną już w pierwszym półroczu 2013 r. przewyższyła wskaźnik założony na cały rok i) Zrezygnowano z zamówienia notatników. IW posiada jeszcze notatniki zamówione w 2012 r. Sporządził: Marta Błędowska 6