z przeprowadzonej kontroli w Rodzinnym Ogrodzie Działkowym

Transkrypt

1 PROTOKÓŁ z przeprowadzonej kontroli w Rodzinnym Ogrodzie Działkowym Elektron w Szczakach za 2011 r. w dniach luty 2012 r. Działając na podstawie statutu POD paragraf 47, paragraf 48, paragraf 49 Komisja Rewizyjna w składzie : 1. Danuta Łazowska - Przewodnicząca Komisji Rewizyjnej 2. Mirosław Długołęcki - Wiceprzewodniczący Komisji Rewizyjnej 3. Zdzisław Antos - Członek Komisji Rewizyjnej nieaktywny Podczas przeprowadzania kontroli wyjaśnień udzielili : 1. Konrad Dzięciołowski - Prezes Zarządu ROD Elektron 2. Teresa Frąckiewicz - Kierownik ROD Elektron 3. Barbara Kietlińska - Biuro Rachunkowe Kietlińska Barbara Helena Kontrolą została objęta działalność : 1. Organizacyjno gospodarcza 2. Księgowa Ad 1. Kontrolą objęto następujące zagadnienia: 1. Podjęte uchwały i ich realizacja 2. Zakup materiałów 3. Wykonanie usług i ich celowość 4. Umowy zlecenia i umowy o dzieło 1.1.Komisja zapoznała się z uchwałami podjętymi przez Zarząd w 2011 r. i stwierdza, że : 7 uchwał dotyczyło spraw organizacyjnych, 17 uchwał dotyczyło spraw gospodarczych, 5 uchwał dotyczyło spraw finansowych 15 uchwał dotyczyło spraw i kar regulaminowych, 68 uchwał dotyczyło zmian właściciela działki, 2 decyzje o pozbawieniu członkowstwa Łącznie podjęto 112 uchwał i dwie decyzje Udostępniony Komisji segregator z uchwałami zawiera opis realizacji uchwał oraz faktur dotyczących kosztów ich realizacji, uzasadnienia, umowy, protokoły odbioru itp.

2 2 Kształtowanie się kosztów w 2011 roku 1.2. Zakupy materiałów (konto 401) Zakup materiałów w 2011 r. zrealizowano w następujących pozycjach: - materiały biurowe - papier ksero - materiały czystościowe - inne materiały Łącznie wydatkowano w 2011 r Plan na 2011 r Środki wydatkowane na materiały są większe od zaplanowanych o kwotę Komisja nie jest w stanie stwierdzić, czy ilość zakupionych materiałów była niezbędna do funkcjonowania Ogrodu Wykonane usługi i ich celowość (konto 402) Na podstawie udostępnionych Komisji dokumentów stwierdzono wydatkowanie środków na następujące usługi na rzecz Ogrodu w następujących pozycjach: - usługi telefoniczne - wywóz gałęzi - dyżury policji i ochrony - wynajem Sali na walne zebranie - strona internetowa ogrodu - badanie wody - przegląd Ppoż. - koszenie trawy - i inne pozostałe usługi Łącznie w 2011 r. wydatkowano na usługi kwotę Planowane w 2011 r Łącznie środki na usługi zostały zmniejszone o Analizując poszczególne umowy i wystawione faktury, brak do części uzasadnienia o celowości ich realizacji oraz wysokości poniesionych wydatków.

3 Opłaty i podatki (konto 403) Na podstawie udostępnionych Komisji dokumentów stwierdzono wydatkowanie środków na opłaty i podatki w następujących pozycjach: - podatek radiowo telewizyjny - podatek leśny - ubezpieczenia - opłaty sądowe wykonanie w 2011 r plan na 2011 r Łącznie środki wydatkowane na opłaty i podatki są mniejsze o kwotę Wynagrodzenie, umowy zlecenia i umowy o dzieło (konto 404) Na podstawie udostępnionych Komisji dokumentów ( listy płac i umów zlecenia), stwierdzono wydatkowanie środków na: - wynagrodzenia podstawowe - prace zlecone dozorcy, elektryka, kasjer, prezes, pozostałe zlecenia wykonanie 2011 r plan na 2011 r Łącznie środki wydatkowane na wynagrodzenia, umowy zlecenia i umowy o dzieło wydatkowano mniej o kwotę Składki od wynagrodzeń, ubezpieczenia społeczne (konto 405) Na podstawie dokumentów stwierdzono wydatkowanie środków na ubezpieczenia społeczne: wykonanie 2011 r plan 2011 r Łącznie środki wydatkowane od wynagrodzeń i ubezpieczenia społeczne są mniejsze o kwotę Pozostałe koszty (konto 409) Na podstawie udostępnionych Komisji dokumentów, stwierdzono wydatkowanie środków na pozostałe koszty w następujących pozycjach: - świadczenia dla Zarządu i Komisji - pozostałe koszty ( wynajem sali i nagłośnienie, itp.) wykonanie 2011 r plan 2011 r

4 4 Łączne środki wydatkowane na pozostałe koszty są mniejsze od zaplanowanych o kwotę Fundusz oświatowy B.O wpływy koszty Stan na r Fundusz rozwoju (konto 810) stan na r wpływy ogółem wykorzystanie środków funduszu w 2011 r stan środków na r Planowane środki na 2011 r. i wykorzystanie w roku 2011 w kompetencji Zarządu 2.0. Przychody działalności statutowej ( konto 710, 711, 712) plan na 2011 r koszty 2011 r wynik za rok Ad 2. Badanie bilansu i Rachunku Wyników za 2011 r. dokonano zgodnie z Regulaminem RDO Elektron, uchwalonego przez KR PZD w dniu r. W czasie badania dokonano wyrywkowej kontroli dokumentów: - zapisów na kartach syntetycznych i analitycznych, wg wydruków komputerowych zgodnie z planem kont - kompletności dokumentów - raportów kasowych - protokołów spisów z natury i podjętych uchwał W wyniku kontroli stwierdzono: - prawidłowe kwalifikowanie dokumentów zgodnie z planem kont - przed zaksięgowaniem są sprawdzane pod względem merytorycznym (członek zarządu lub osoba odpowiedzialna za realizację zadania), rachunkowym biuro rachunkowe - raporty kasowe (wyrywkowo)

5 5 - na dn r. przeprowadzono inwentaryzację majątku trwałego zgodnie z uchwałą Zarządu nr.z dn - wnioski z walnego zebrania i posiedzeń Zarządu były wykonywane systematycznie Bilans i Rachunek Wyników sporządzono zgodnie z obowiązującymi przepisami zamykając się jednakową kwotą pasywów i aktywów Wn Ma Wniosek Komisji Rewizyjnej: Komisja Rewizyjna wnioskuje o zatwierdzenie Bilansu za rok 2011 ROD Elektron w Szczakach. Podpisy Zarząd ROD Elektron Komisja Rewizyjna ROD Elektron Danuta Łazowska

6 6 Zalecenia: 1. Rozpatrzeć umowę z policją odnośnie zmniejszenia kwoty kosztów. 2. Przestrzegać przepisów obowiązujących w Rodzinnym Ogrodzie Działkowców. 3. Analizować plan i wykonanie w kwartałach.