Zarządzanie Projektami Inwestycyjnymi

Transkrypt

1 Zarządzanie Projektami Inwestycyjnymi dr Magdalena Marczewska TiMO (Zakład Teorii i Metod Organizacji) Wydział Zarządzania Uniwersytetu Warszawskiego mmarczewska@wz.uw.edu.pl

2 Istota projektów Przedsięwzięcie wszelkie działania prowadzone zgodnie z założonym planem Program złożenie, zbiór projektów Projekt przedsięwzięcie nowatorskie, unikalne, realizowane metodologicznie, niepowtarzalne, złożone, grupowe, ograniczone ramami czasowymi i finansowymi Źródło: Chmielarz, Klincewicz, 2010, s Wydział Zarządzania UW

3 Podział projektów Zaawansowane wymagające dużego poziomu kontroli zadań i czasu ich realizacji oraz zasobów i kosztów Wymagające zarządzania czasem (planowanie i harmonogramowanie), zadaniami, zasobami Wymagające zarządzania czasem i zadaniami Wymagające zarządzania czasem

4 Podstawowe narzędzia wspierające zarządzanie projektami KALENDARZE (zarządzanie czasem) Kalendarze stosujemy gdy: Projekt jest prosty, wymaga głównie określenia czasu realizacji pojedynczych zadań zarządzanie czasem Wymagane jest trzymanie się deadlinów Projekt nie wymaga skomplikowanych przygotowań Projekt realizowany jest przez małe zespoły projektowe

5 Narzędzia podstawowe zarządzanie czasem Wybrane kalendarze: Office: MS Outlook w firmach często dostęp do kalendarzy innych Kalendarze darmowe: Google, kalendarz online, inne Kalendarze na urządzenia mobilne: podstawowe tj. instalowane i integrujące się z kontem Google, inne np. Jorte

6 Projekty wymagające zarządzania czasem i zadaniami Projekty wymagające współpracy licznych zespołów projektowych lub kilku grup zadaniowych Nastawione na wykonanie licznych zadań o określonym terminie zakończenia Konieczność kontroli zarówno czasu jak i poprawności Ważnym elementem staje się także współpraca

7 Wymagające zarządzania czasem, zadaniami, zasobami Przygotowany WBS dotyczy rozbudowanego projektu, w którym poza czasem oraz zadaniami, istotne stają się zasoby Dla zapewnienia lepszej kontroli niezbędne jest posiadanie harmonogramu Do realizacji tego rodzaju projektów można wykorzystywać różne programy proste, popularne oraz dedykowane

8 Projekty zaawansowane konieczność kontroli zadań, czasu ich realizacji, zasobów i kosztów Programy dające bardzo szerokie możliwości zarządzania projektami: Ms Project Smartsheet Asana ProjectLibre (OpenProj)

9 Przykładowe narzędzia informatyczne wspierające zarządzanie projektami Zaawansowane Microsoft Project, ProjectLibre, OpenProject, SmartSheet Rozbudowane Gantter, Redmine Średnio zaawansowane Trello, Basecamp, GanttProject, Freedcamp Proste - Microsoft Outlook, Jorte Wydział Zarządzania UW

10 ProjectLibre

11 Tworzenie/Otwieranie projektu Utwórz nowy projekt Otwórz istniejący projekt

12 Opis nowego projektu Nazwa projektu Dane osoby odpowiedzialnej za projekt Data projektu (zgodnie z metodą harmonogramowania w przód lub w tył )

13 forward scheduling / backward scheduling HARMONOGRAMOWANIE W PRZÓD (forward scheduling) technika budowy harmonogramu wykonania operacji polegająca na wyjściu od początkowego terminu w horyzoncie planowania i wyznaczaniu terminów rozpoczęcia i zakończenia kolejnych operacji przez odliczenie ich długotrwałości w przód HARMONOGRAMOWANIE W TYŁ (backward scheduling) - technika budowy harmonogramu wykonania operacji polegająca na wyjściu od końcowego terminu w horyzoncie planowania i wyznaczeniu terminów zakończenia i rozpoczęcia kolejnych operacji przez odliczanie ich długotrwałości w tył

14

15 Wprowadzanie zadań Nazwa każdego z zadań w projekcie

16 WBS grupowanie zadań

17 Łączenie zadań Łączymy zdania przeciągając myszką jedno zadanie do kolejnego

18 WBS

19 Zgrupowane zadania Kolumny list zadań Nazwa zadania Czas trwania Data rozpoczęcia Zadanie - poprzednik Data zakończenia

20 Właściwości zadania Czas trwania Data rozpoczęcia menu: Project opcja: Task/Resourceinformation Data zakończenia

21 Czas trwania zadań Dni = days wprowadzam: 2d lub 2 days Godziny = hours wprowadzam 2h w przypadku 8-godzinnego dnia roboczego, 1 godzina jest oznaczana jako 0,125 days Minuty = minutes wprowadzam 1m w przypadku 8-godzinnego dnia roboczego, 1 minuta jest oznaczana jako 0,002 days

22 Wybór opcji Musy Finish On albo Finish No Later Than Zadanie z zadanym terminem ukończenia Termin ukończenia

23 Zależności między zadaniami 1. Klikamy na nazwę zadania 2. Project 3. Task/Resource Information 4. Successors 5. Type

24 Zależności między zadaniami

25 Zależność FS (Finish to Start) Termin zakończenia zadania A określa termin rozpoczęcia zadania B Zadanie B nie może rozpocząć się przed ukończeniem zadania A Np. A: pokrojenie cebulki B: usmażenie cebulki

26 Zależność FF (Finish to Finish) Termin zakończenia zadania A określa termin zakończenia zadania B Zadanie B nie może zakończyć się dopóki nie zakończy się zadanie A Np. A: wypożyczenie quada na wakacjach na wyspie Corfu B: przemieszczanie się quadem po wyspie Corfu Np. dostawa komponentów powinna zakończyć się w momencie zakończenia montażu linii produkcyjnej, aby nie było konieczności ich magazynowania

27 Zależność SS (Start to Start) Termin rozpoczęcia zadania A określa termin rozpoczęcia zadania B (czyli zadania powinny odbywać się równocześnie) Zadanie B nie może rozpocząć się przed rozpoczęciem zadania A Np. A: przygotowanie obiadu B: nakrycie do stołu

28 Zależność SF (Start to Finish) Termin rozpoczęcia zadania A określa termin zakończenia zadania B (tzn. B będzie trwało do momentu rozpoczęcia czynności A) Zadanie B nie może zakończyć się dopóki nie rozpocznie się zadanie A Np. A: rozpoczęcie nowej zmiany B: zakończenie poprzedniej zmiany Np. praca hydraulika przy zakręceniu wody w budynku

29 FS/FF/SS/SF FS FF SS SF

30 Kamienie milowe Punkty (daty) zakończenia poszczególnych etapów całego projektu. Może być to określony efekt końcowy prac, punkt analizy i kontroli, punkt decyzyjny. Kamień milowy (ang. milestone) w zarządzaniu projektami, jest to końcowy punkt, który podsumowuje określony zestaw zadań, bądź daną fazę projektu. Na wykresie Gantta kamienie milowe oznaczamy punktem (najczęściej jest to kwadrat obrócony o 45 ).

31 Kamienie milowe Duration (czas trwania) = 0!!!!

32 Zadanie Należy przygotować harmonogram projektu w oparciu o WBS projektu

33 Zadanie Załóż nowy projekt Dostosuj właściwości projektu Wpisz nazwę projektu Ustal sposób harmonogramowania (w tył data zakończenia; w przód data rozpoczęcia) Zadania Wprowadź WBS do programu Uwzględnij odpowiednie grupy zadań Uwzględnij kamienie milowe dodaj własne tam, gdzie są konieczne Określ czas realizacji poszczególnych zadań Połącz zadania i określ zależności między nimi Uwzględnij ograniczenia (np. start nie wcześniej niż. )

34 Diagram sieci zależności

35 Diagram sieci zależności tj. graficzna prezentacja ścieżki krytycznej ścieżka krytyczna - cała seria zdefiniowanych zadań, których realizacja nie może być opóźniona bez wpływu na czas zakończenia całego projektu; ciąg takich zadań (podzadań projektu), że opóźnienie któregokolwiek z nich opóźni zakończenie całego projektu

36 Diagram sieci zależności

37 Kalendarz Dzień wolny Dzień pracujący (niestandardowo) godziny pracy tego dnia

38 Kalendarz c.d. Wybór utworzonego kalendarza dla danego projektu

39 Zadanie Dostosuj kalendarz projektu Utwórz nowy kalendarz dla swojego projektu Ustaw dni wolne wedle uznania Ustaw godziny pracy wedle uznania Ustaw nowy kalendarz jako kalendarz projektu

40 Planowanie zasobów projektu Zasoby projektowe to wszelkie aktywa, ludzie, sprzęt, urządzenia i zapasy o ograniczonej dostępności, których wykorzystanie może być zaplanowane (Wysocki, 2007, s. 11). Wydział Zarządzania UW

41 Struktura podziału zasobów Zasoby Pracownicy Urządzenia Materiały biurowe Kierownictwo Administracja Eksperci Obsługa Komputery Papier.. Tablety Długopisy. Drukarki Tonery Wydział Zarządzania UW

42 Arkusz zasobów tj. tabela prezentująca zasoby ludzkie i fizyczne Work - zł/hour Material - zł

43 Arkusz zasobów - opis

44 Arkusz zasobów dodawanie zasobów Assign Resources

45 Arkusz zasobów dodawanie zasobów Zasób przydzielony

46 RBS (Resource Breakdown Structure) Struktura Podziału Zasobów

47 RBS (Resource Breakdown Structure)

48 Wykorzystywanie zasobów Zadanie ma być zrealizowane przez dwie osoby, każda z nich angażuje się w 100% czasu pracy Zadanie ma być zrealizowane przez dwie osoby, a każda z nich angażuje się w 50% czasu pracy

49 Zadanie Dodaj zasoby do projektu Wprowadź minimum 15 zasobów Określ typ zasobów (praca lub materiał) Określ koszt zasobów uwzględniając wybrany typ Stwórz nowy kalendarz dla co najmniej trzech zasobów typu praca Przypisz niezbędne kalendarze do zasobów Przypisz zasoby niezbędne do realizacji poszczególnych zadań każde zadanie powinno mieć przypisany odpowiedni zasób

50 Analiza obciążeń pracowników (w podziale na zadania)

51 Analiza obciążeń pracowników (w podziale na dni) Kierownik projektu ma pracować dłużej niż dostępna liczba godzin pracy!!

52 Śledzenie realizacji projektu Save Baseline zapisanie planu bazowego aby rozpocząć porównywanie planu z danymi o realizacji Wykres Gantta -szare linie = plan bazowy -czarne przekreślenie = realizacja WBS -cost= zrealizowany -budget= zaplanowany

53 Śledzenie realizacji projektu Update Tasks aktualizacja danych o wykonaniu zadań Zaplanowany czas trwania Rzeczywisty czas trwania

54 Zestawienie informacji o wynikach projektu Plan Realizacja

55 Wydział Zarządzania UW

57 ARKUSZ OSÓB Wydział Zarządzania UW

58 Zalety: darmowy intuicyjny możliwość eksportu projektu do różnego rodzaju dokumentów (np. PDF) zapisywanie w formacie MS Project generuje harmonogram generuje ścieżkę krytyczną generuje diagram sieciowy (PERT) pokazuje postęp wykonania projektu Wady: brak możliwości przypisania zasobów innych niż ludzkie słaby widok kosztów brak możliwości współpracy z innymi użytkownikami w czasie rzeczywistym w procesie tworzenia projektu mało czytelny diagram osób Wydział Zarządzania UW

60 - Bezpłatna wersja podstawowa - Program do tworzenia wykresów Gantta - Wersja webowa Wydział Zarządzania UW

69

70

71 Prosty, bardzo intuicyjny W określonym zakresie darmowy Program opiera się na przygotowywaniu tablic i list na których umieszcza się poszczególne zadania Istnieje możliwość dodawania członków i ustalania kto, za które z zadań jest odpowiedzialny Można umieszczać w nim pliki, grafiki, linki Ma intuicyjne aplikacje dla przeglądarek, telefonów i tabletów z Android, iphone i ipad, a także Kindle Fire Pozwala na dodawanie dodatkowych modułów aplikacji, tzw. ulepszeń (np. kalendarz) Pozwala tworzyć i komentować karty wykorzystując mail

72 Podsumowanie Trello Program jest prosty w obsłudze i bardzo intuicyjny Daje wiele możliwości pod kontem realizacji poszczególnych zadań Zintegrowany z podstawowym kalendarzem Darmowy w określonym zakresie WADA: Brak harmonogramu Rozbudowana alternatywa: Bitrix24

74 pierwszy projekt jest darmowy Wydział Zarządzania UW

81 Gantter Wydział Zarządzania UW

82 Gantter - zadania Wydział Zarządzania UW

83 Gantter - zasoby Wydział Zarządzania UW

84 Gantter ryzyka Wydział Zarządzania UW

85 Gantter udostępnianie Wydział Zarządzania UW

86 Gantter udostępnianie Wydział Zarządzania UW

87 Gantter Prosty, intuicyjny Darmowy Program wspierający zarządzanie projektami Harmonogramowanie Zasoby Kalendarze Plik dostępny w chmurze dysk google Wydział Zarządzania UW

88 Gantter Działa w przeglądarce Pozwala na udostępnianie plików w chmurze Możliwość dodawania niezbędnych plików i linków Funkcja chat Możliwość importowania i eksportowania plików MS Project Opcja kolorowania zadań Dostępność języka polskiego Opcja automatycznego zapisywania pliku Wydział Zarządzania UW

93 Zadanie domowe Temat pracy: Państwa zadaniem jest indywidualne przygotowanie projektu w programie ProjectLibre. UWAGA: Projekt musi być wykonany indywidualnie! Dwie identyczne prace będą uznane za plagiat, co wiąże się z niezaliczeniem przedmiotu.

94 Zadanie domowe Jak wykonać pracę? Krok 1: Należy dokładnie przeczytać treść zadania. Krok 2: Należy wybrać temat projektu. Lista tematów wypisana jest w końcowej części tego dokumentu. Krok 3: Należy przygotować WBS przedstawiający zadania oraz grupy zadań, które należy wykonać by przygotować projekt (liczba poszczególnych zadań, łącznie z grupami nie powinna być mniejsza niż 45). Krok 3: Należy wykonać pracę w programie ProjectLibre, zgodnie z podanymi założeniami projektowymi. Krok 4: Wykonaną w programie ProjectLibre pracę należy przesłać do (do godziny 23:59)

95 Zadanie domowe Zasady zapisywania i wysyłania projektu: Zarówno plik jak i tytuł a ma nosić nazwę: gr_nazwisko_imię_nrindeksu (np. c10_kowlaski_jan_333333) bez polskich znaków. Prace wysłane z innym tytułem pliku lub maila nie będą sprawdzane. Pliki wysyłamy na adres: marczewska.studia@gmail.com