Modelowanie procesów biznesowych Przegląd obszaru

Transkrypt

1 Modelowanie procesów biznesowych Przegląd obszaru Krzysztof Dymicki, Piotr Walesiak Infovide-Matrix S.A. Doradca w projekcie budowy Elektronicznej Platformy Gromadzenia, Analizy i Udostępniania Zasobów Cyfrowych o Zdarzeniach Medycznych 1 Warszawa, 8 grudnia 2011 r.

2 Cele i agenda prezentacji Przedstawienie obszaru modelowania procesów biznesowych Podstawowe pojęcia Co to jest modelowanie i po co modelować procesy Jakie są typy modeli i poziomy detalu w modelowaniu procesów Modelowania procesów a projektowanie systemów informacyjnych Referencyjne modele procesów, ich znaczenie, sposób wykorzystania Niektóre stosowane notacje - przegląd 2

3 3 proces biznesowy Pokazuje przepływ pracy i danych w biznesie. Działa na określonych bytach i sprawia, że biznes funkcjonuje. Object Management Group Całość złożona z sukcesywnie wykonywanych operacji zmierzających do osiągnięcia wcześniej określonych rezultatów. W procesie wykorzystywane są zasoby wejściowe, które ulegają przetworzeniu i są przekazywane do następnych procesów lub klienta. J. Brilman Proces to łańcuch wartości. Poprzez swój wkład w tworzenie lub dostarczanie produktu czy też usługi każda kolejna czynność w procesie powinna dodawać wartości do efektów wcześniejszej czynnośc i A.G. Rummler, A.P.Brache Proces biznesowy to zbiór działań w wyniku których powstaje wartość dodana dla klienta. Proces jest uruchamiany przez co najmniej jedno zdarzenie. Proces przekształca wybrane zasoby w określony produkt końcowy poprzez wykorzystanie charakterystycznych dla niego mechanizmów.

4 Modele procesów w architekturze organizacji A.W. Scheer: M.E.Porter: value chain ŁWD Struktura organizacyjna Łańcuch Wartości Dodanej Firm Infrastructure Human Resource Management Partnerzy Technology Development Klienci Procurement Funkcje Procesy Dane Inbound Logistics Operations Outbound Logistics Marketing & Sales Service The Value Chain Porter 1985 Legend Gross Sales Support Activities 4 Architektura biznesowa Aktorzy (jednostki org., osoby) Procesy biznesowe Obiekty biznesowe (produkty) Przepływy wartości (produktów) Relacje o charakterze biznesowym Primary Activities

5 Cykl życia procesów biznesowych Analiza Optymaliza cja Modelowa nie Monitorow anie Wdrożenie 5

6 wie, jakiego produktu potrzebuje odbiera produkty procesu klient procesu powinien być znany, a jego oczekiwania - monitorowane 6

7 produkty procesu produkty procesu - materialne lub niematerialne produkty procesu - wynikają z potrzeb i oczekiwań odbiorców dla każdego z produktów - określone kryteria jakości oczekiwania odbiorców oraz cele organizacji - wpływają na kryteria jakości produktu procesu 7

8 właściciel procesu Właściciel procesu: zna proces dysponuje definicją procesu oraz dba o jej aktualizację może przypisywać odpowiedzialności za części procesu zapewnia uprawnienia do pełnienie ról w procesie otrzymuje i decyduje o udostępnieniu informacje o wynikach i wskaźnikach procesu 8

9 uczestnicy procesu Osoby biorące udział w realizacji procesu w sposób czynny lub bierny. Uczestnicy procesu: powinni być definiowani za pomocą ról mogą być dostawcami produktów na rzecz innych uczestników procesu mogą być odbiorcami produktów dostarczanych przez innych uczestników procesu powinni posiadać umiejętność pracy zespołowej 9

10 Rola: rola może być pełniona w jednym procesie przez różne osoby w poszczególnych krokach procesu może występować w różnym charakterze (np. wykonawcy, informowanego) nie musi występować w realizacji każdego działania składającego się na proces 10

11 zasoby gotowe produkty półprodukty usługi nieruchomości systemy IT maszyny, urządzenia środki transportu wiedza zasady,regulaminy, wytyczne nadrzędne przepisy 11

12 reguły biznesowe wytyczne do realizacji procesu lub pewnych jego aspektów ograniczenia w realizacji procesu lub pewnych jego aspektów 12

13 poziomy złożoności procesów Megaprocesy - najwyższego poziomu procesy najwyższego poziomu megaprocesy charakteryzują się dużym stopniem ogólności podprocesy uszczegółowiają procesy wysokiego poziomu Podprocesy Procesy operacyjne Działania procesy operacyjne składają się z działań 13

14 po co analizować i modelować procesy? Zrozumienie istniejących procesów Identyfikacja problemów w procesach Poszukiwani e lepszych rozwiązań Modyfikacja architektury procesów biznesowych Przygotowani e wymagań dla IT Utworzenie wzorcowego sposobu działania 14

15 źródła informacji o procesach Dokumenty, procedury, podręczniki Osoby realizujące procesy? Osoby zarządzające procesami Odbiorcy produktów procesów 15

16 co to jest model? Model to uproszczony opis rzeczywistości: wyróżniający pewne (wybrane) jej cechy i/lub prezentujący zachowanie, zasady funkcjonowania niedoskonały/niepełny służący określonym celom Model Ukrywa szczegóły Dostosowuje poziom abstrakcji do odbiorcy Rozumienie zachodzących zjawisk Podstawa do wnioskowania 16

17 rodzaje modeli Rodzaj Wady Zalety Rysunki, schematy Tekst przygotowanie oraz odczytanie wymaga znajomości notacji wymagane narzędzia zwykle długi liniowa postać przebiegu być może trudny do zrozumienia! zwarty łatwy w modyfikacji Wygodny jeden obraz wart więcej przygotowanie nie wymaga znajomości notacji łatwy do odczytania 17

18 mapa procesów Zarządzanie portfelem przedsięwzięć Zarządzanie strategią i celami PR i komunikacja zewnętrzna Zarządzanie realizacją zlecenia Zarządzanie projektem Audytowanie Zarządzanie zmianami Zarządzanie siecią Monitorowanie Biznesu Gromadzenie wymagań i identyfikacja rozwiązań Relacje z dostawcami Prace implementacyjne z Biznesem Budowa aplikacji Przekazywanie do użytkowania Sprzedaż Serwis i sprzedaż części Zarządzanie zmianą i wydaniem aplikacji Edukacja Zarządzanie kapitałem ludzkim Zarządzanie IT Zarządzanie finansami Zarządzanie majątkiem 19

19 Dostawca (Supplier) dostarczający pół/produkty, dane, zasoby do procesu W ejście (Input) pół/produkty, dane, zasoby niezbędne do działania procesu Process (Process) uporządkowany W yjście (Output) SIPOC opis modelu produkty końcowe procesu (np. produkty, usługi, dane) Dostawca (Supplier) Wejście (Input) Proces (Process) Wyjście (Output) Klient (Customer) odbiorcy produktów działania procesu Klient (Customer) 20

20 przykład modelu SIPOC Dostawca Wejście Proces Wyjście Klient Nadawca wiadomości Treść wiadomości Wysłanie telegramu Telegram Adresat Krok 1 Krok 2 Krok 3 Krok 4 Krok 5 Sprawdzenie możliwości wysłania telegramu Przyjęcie zlecenia oraz opłaty Przesłanie wiadomości do właściwej placówki Przekazanie telegramu kurierowi Doręczenie telegramu adresatowi 21

21 Nazwa Działanie UML - diagram aktywności elementy notacji Stan początkowy Stan końcowy A A Przepływ sterowania/obiektów Konektor Koniec przepływu Rozgałęzienie i złączenie Elementy grupujące: Nazwa Działanie Rozwidlenie i scalenie Nazwa Partycja Nazwa Obiekt 22

22 diagram aktywności przykład Początek Wybi erz produkt Sprawdź stan magazynu Wprowadź ilość sztuk Wprowadź dane nabywcy Wystaw fakturę Kon iec [conajmniej 1 sztuka] [br ak] Kon iec 23

23 eepc podstawowe elementy notacji Zdarzenie Funkcja V Reguła AND ( i ) 0 i 0 >> 0 0 i 1 >> 0 1 i 0 >> 0 1 i 1 >> 1 EX T Dane klienta Fragment organizacji (np. departament) Osoba z wewnątrz organizacji Osoba z zewnątrz organizacji Dane V X Reguła OR ( lub ) 0 i 0 >> 0 0 i 1 >> 1 1 i 0 >> 1 1 i 1 >> 1 Reguła XOR 0 i 0 >> 0 0 i 1 >> 1 1 i 0 >> 1 1 i 1 >> 0 Reguła 24

24 Zdarzenia eepc zdarzenia, reguły i funkcje Klient przesyła rezerwację Weryfikacja wolnych miejsc na szkolenie V Są wolne miejsca Potwierdzenie zapisania uczestnika na szkolenie Potwierdzo na rezerwacja Nie ma wolnych miejsc Poinformowanie o braku wolnych miejsc i zaproponowanie innego terminu Zapropono wany inny termin Reguła Funkcje 25

25 eepc dane Baza Dane szkoleń klienta Dane klienta Klient przesyła rezerwację Baza Dane szkoleń klienta Weryfikacja wolnych miejsc na szkolenie V Są wolne miejsca Potwierdzenie zapisania uczestnika na szkolenie Potwierdzo na rezerwacja Nie ma wolnych miejsc Poinformowanie o braku wolnych miejsc i zaproponowanie innego terminu Zapropono wany inny termin Dane Dane klienta 26

26 eepc osoby Ewelina Mikuś Baza Dane szkoleń klienta Dane klienta Klient przesyła rezerwację Baza Dane szkoleń klienta Weryfikacja wolnych miejsc na szkolenie V Są wolne miejsca Potwierdzenie zapisania uczestnika na szkolenie Potwierdzo na rezerwacja Jan Kowalski Nie ma wolnych miejsc Poinformowanie o braku wolnych miejsc i zaproponowanie innego terminu Zapropono wany inny termin Osoby Paulina Rakiewicz Dane klienta 27

27 fragmenty organizacji Dział Sprzedaży Ewelina Mikuś Baza Dane szkoleń klienta Dane klienta Klient przesyła rezerwację Baza Dane szkoleń klienta Weryfikacja wolnych miejsc na szkolenie V Są wolne miejsca Potwierdzenie zapisania uczestnika na szkolenie Potwierdzo na rezerwacja Dział Obsługi Szkoleń Jan Kowalski Nie ma wolnych miejsc Poinformowanie o braku wolnych miejsc i zaproponowanie innego terminu Zapropono wany inny termin Fragmenty organizacji Dział Obsługi Szkoleń Paulina Rakiewicz Dane klienta 28

28 Organizational el... eepc wsparcie systemowe Carries out & Supports Carries ou Usługobiorca Potrzeba Dostępu do Własnych Danych w SIOZ Autoryzacja Dostepu do Systemu Portal IKP Przegląd erecept Definiowanie Osób Uprawnionych Wprowadzenie danych Rejestracja Porady lub Badania Przegląd Rezerwacji Przegląd zwolnień i skierowań Przegląd Zaleceń Przegląd Historii Badań i Szczepień Przegląd Kosztów Leczenia Przesłanie Podania, Wniosku lub Skargi Odczyt komunikatów SGDM - Recepty Portal - IKP Portal - AP SGDM - skierowania i zwolnienia SGDM - skierowania i zwolnienia SGDM - osob. dok. medyczna SGDM - osob. dok. medyczna SGDM - zdarzenia medyczne Portal - IKP Portal - IKP Portal - IKP Portal - IKP Portal - IKP Portal - IKP SGDM - skierowania i zwolnienia SGDM - zdarzenia medyczne Portal - IKP SGDM - zdarzenia medyczne SGDM - Recepty Portal - IKP Portal - IKP Wyjście z Systemu Ernst&Young, Procesy informacyjne w ochronie zdrowia 29

29 BPMN elementy notacji 30

30 Firma Szkoleniowa Trener BPMN przykład Worker 1 1 Worker 1 Przygotowanie raportu 2 Worker Worker 1 Odebranie należnej kwoty 6 Worker 1 7 Worker 1 Koniec 5 Korekta wniosku Worker 1 14 Worker 1 8 Worker 1 Rejestracja i analiza 9 No Worker 1 13 Yes Do poprawy Worker 1 Rozliczenie wniosku 10 Kasjer 1 Wypłata 11 Worker

31 BPMN przykład procesu i system IT 32 32

32 RACI opis modelu Wykonuje (Responsible) Zatwierdza (Approver/Accountable) Czynność 1 Rola 1 Rola 2 Rola 3 Rola 4 Rola 5 A R Jest konsultowany (Consulted) Czynność 2 I A C R Jest informowany (Informed) Czynność 3 C A I R Czynność 4 A R Czynność 5 I A I R 33

33 narzędzia służące do modelowania Modelowanie procesu wraz z jego ograniczeniami Modelowanie przy użyciu różnych notacji Modelowanie struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa Wiązanie modelu organizacji z modelem procesu Przeprowadzanie symulacji zamodelowanego procesu Gartner, Magic Quadrant for Business Process Analysis Tools, 2H07-1H08 34

34 etom - telekomunikacja - TM Forum - 4 poziomy procesów Modele referencyjne IBM - Bankowość: - IBM Banking Industry Framework bazuje na etom 35

35 APQC American Productivity and Quality Center PCF Process Clasification Framework: Aerospace and Defense Electric Utilities Automotive Petroleum Downstream Banking Petroleum Upstream Broadcasting Pharmaceutical Consumer Products Telecommunications Education Modele referencyjne 36

36 Modele referencyjne dla obszaru zdrowia IBM Business Process Manager Healthcare Pack IEEE: Toward a Healthcare Business-Process Reference Model 37

37 Modele referencyjne Checklista kompletność procesów Łatwe porównywanie wydajności procesów pomiędzy organizacjami lub częściami organizacji Lepsza zarządzalność UWAGA Unifikacja redukuje przewagi strategiczne Różnorodność regulacji utrudnia wykorzystanie międzynarodowe 38

38 DZIĘKUJEMY ZA UWAGĘ Centrum Systemów Informacyjnych Ochrony Zdrowia 39