Protokół Nr 2/2009. Lista obecności stanowi zał. nr 1 do protokołu.

Transkrypt

1 Protokół Nr 2/2009 z posiedzenia Komisji Rewizyjnej Rady Miejskiej w Środzie Wielkopolskiej odbytego w dniu 9 lutego 2009 roku w godz. od do w salce przy gabinecie Burmistrza Miasta Środa Wielkopolska. W posiedzeniu udział wzięło 4 członków Komisji na ogólny stan 5 członków. Usprawiedliwiła swoją nieobecność radna Krystyna Rachwalska. Lista obecności stanowi zał. nr 1 do protokołu. Ponadto w posiedzeniu udział wzięła p.krystyna Stachowiak referent w Biurze Obsługi Burmistrza. Pkt 1. Otwarcie. Otwarcia posiedzenia dokonał Przewodniczący Komisji p. Edward Bartocha, który powitał wszystkich przybyłych na spotkanie. Zauważył, że tematem spotkania będzie kontrola Biura Obsługi Burmistrza Urzędu Miejskiego w Środzie Wielkopolskiej. Pkt 2. Kontrola Biura Obsługi Burmistrza (BOB) Urzędu Miejskiego w Środzie Wielkopolskiej. W tym miejscu p.k.stachowiak przeprosiła za nieobecność p.m.bednarza na spotkaniu Komisji. Jednakże z uwagi na bardzo ważne sprawy zmuszony był wziąć jeden dzień urlopu. Zauważyła jednak, że Pan Naczelnik wyznaczył ją do uczestnictwa w posiedzeniu Komisji Rewizyjnej w celu udzielania wyjaśnień na zapytania członków Komisji, oczywiście jeśli będzie w stanie na nie odpowiedzieć. - E.Bartocha zauważył, że kiedy Komisja Rewizyjna kontrolowała Muzeum Ziemi Średzkiej w Koszutach otrzymała wtedy kserokopię dokumentów. Zapytał więc, czy w przypadku kontroli BOB Komisja również otrzyma kserokopię dokumentów? - S.Stachowiak stwierdziła, że zdaniem p.l.zandrowicz błędem było wydawanie wówczas kserokopii tych dokumentów dot. Muzeum. - P.Owczarzak stwierdził, że osobiście jest innego zdania. Zauważył, że zgodnie z ustawą o dostępie do informacji publicznej, która reguluje, że wszystko jest jawne - każdy może przyjść do Urzędu i poprosić o kserokopię dokumentów. Wobec powstałych wątpliwości poproszono na salę spotkania p.l.zandrowicz radcę prawnego Urzędu Miejskiego w celu wyjaśnienia tej sprawy. - L.Zandrowicz wyjaśniła, że generalnie co do zasady, Komisja Rewizyjna ma prawo przeglądać dokumenty, robić notatki, natomiast w żadnym wypadku nie ma prawa kserować i wynosić na zewnątrz tych dokumentów. Dodała, że konsultowała się w tej sprawie odnośnie Muzeum z WOKiSS-em i z Wydziałem Prawnym i Nadzoru Urzędu Wojewódzkiego w Poznaniu i jednoznacznie potwierdzili oni jej stanowisko. Tak więc co do zasady, nie wolno wynosić jakichkolwiek dokumentów poza Urząd Miejski. - P.Owczarzak stwierdził, że nie wolno wynosić dokumentów, ale kserokopię tych dokumentów? - L.Zandrowicz stwierdziła, że kserokopia to jest tak samo dokument. Dodała, że generalnie każde ksero powinno być potwierdzone pieczątką Za zgodność odpisu z oryginałem. Nie wolno takich dokumentów wynosić poza Urząd.

2 2 - P.Owczarzak stwierdził, że w świetle ustawy o dostępie do informacji publicznej, każdy obywatel ma prawo zwrócić się z prośbą o kserokopię tych dokumentów i je uzyska. - L.Zandrowicz stwierdziła, że tak, ale nie ksero faktury, ponieważ są to dokumenty księgowe i obowiązuje jakaś tajemnica w tym przypadku. Każda osoba może przyjść do Urzędu i zajrzeć w swojej sprawie do dokumentów, ale nie może wynosić na zewnątrz np. decyzji p.kowalskiego, nawet gdyby była ona opatrzona pieczątką Za zgodność odpisu z oryginałem. Taka osoba ma prawo do udzielenia mu informacji ale nie do ksero dokumentów. Czyli jeśli poprosi np. o informację, jakie są wydatkowane środki wynikające z umów, to ma prawo otrzymać te informacje, ale nie może mieć ksero faktur, które wpłynęły akurat w danej sprawie w toku realizacji zadania. - S.Stachowiak zapytał, czy taka osoba może poprosić o inne ksero dokumentów, np. ksero umów. - K.Stachowiak stwierdziła, że wnioski dot. kredytów i pożyczek również nie mogą zostać kserowane i wynoszone na zewnątrz. - L.Zadnrowicz potwierdziła, że wnioski dot. kredytów i pożyczek również nie mogą być kserowane i wynoszone na zewnątrz. Zauważyła, że jakikolwiek dokument, który wychodzi z Urzędu musi być potwierdzony Za zgodność odpisu z oryginałem. L.Zandrowicz stwierdziła, że Komisja Rewizyjna ma prawo dostać wszelkiego rodzaju zestawienia. Wtedy dany pracownik podpisuje się pod takim zestawieniem faktur, zestawieniem kwot i to stanowi załącznik pod protokół. W tym miejscu podziękowano p.l.zandrowicz za wyjaśnienia. - P.Owczarzak zauważył, że Komisja Rewizyjna prosiła również o przygotowanie zestawienia faktur. W związku z tym zapytał, czy takie zestawienie zostało przygotowane? - K.Stachowiak stwierdziła, że nie posiada takiego zestawienia. W tym miejscu opuściła salę posiedzenia, aby wyjaśnić kwestię tego zestawienia z Panią Skarbnik. - E.Bartocha stwierdził, że zadaniem Komisji Rewizyjnej będzie poświęcenie czasu na głębszą analizę tych dokumentów. - J.Lisiewicz zapytał, czy to jest kontynuacja kontroli BOB, czy też Komisja Rewizyjna rozpoczyna dopiero kontrolę tego Biura? - E.Bartocha wyjaśnił, że Komisja Rewizyjna już w ubiegłym roku zaplanowała kontrolę BOB na miesiąc listopad. Powstała jednak kwestia wyłączenia radnego P.Owczarzaka z prac Komisji podczas kontroli BOB. Jednakże z przygotowanej opinii prawnej wynika, że radny P.Owczarzak może uczestniczyć w pracach Komisji Rewizyjnej podczas tej kontroli. - J.Lisiewicz zapytał o wykaz czynności jakie wykonuje Biuro Obsługi Burmistrza. W tym miejscu p. K.Stachowiak powróciła na salę posiedzenia informując członków Komisji, że Pani Skarbnik nie jest w stanie przygotować takiego zestawienia od ręki, ponieważ Wydział Gospodarki Finansowej jest w trakcie przygotowywania sprawozdań rocznych. - P.Owczarzak zauważył, że o takie zestawienie Komisja Rewizyjna prosiła już w miesiącu wrześniu. - K.Stachowiak przyznała, że nie doczytała tego, o co prosiła Komisja. Wszystkie dokumenty przygotowywał p.m.bednarz. Ponadto poinformowała, że w przedłożonych Komisji dokumentach został załączony zakres zadań BOB oraz zakresy obowiązków poszczególnych pracowników Biura. - P.Owczarzak zauważył, że przeglądając dokumenty zwrócił uwagę na jedną z faktur wystawioną w dniu 5 stycznia przez Firmę Słoneczko za zakup napojów gaz/niegaz. w ilości 1 szt. w cenie netto 150,70 zł. Radny stwierdził, że z faktury tej nie wynika, co to jest za napój, gdzie 1 sztuka jest w cenie 150,70 zł. netto. Dla niego ta faktura została zupełnie źle wystawiona. Nie wiadomo nawet po co dokonano tego zakupu (brak opisu faktury na odwrocie).

3 3 - K.Stachowiak stwierdziła, że Komisji zostały przedłożone tylko kserokopie faktur. Przy czym zauważyła, że w roku 2007 nie prowadziła jeszcze tych spraw. - P.Owczarzak stwierdził, że tak naprawdę przy tych fakturach nie wiadomo, na co to było przeznaczone itd. Zwyczaj jest taki, że na odwrocie każdej faktury opisuje się w jaki celu dokonuje się zakupu. - K.Stachowiak stwierdziła, że tak jest, tzn. każda faktura jest opisywana na odwrocie. Jednakże Komisja otrzymała kserokopie tych faktur i część z nich nie została skserowana dwustronnie. - P.Owczarzak stwierdził, że: W sumie ciężko na czymś takim pracować. Dla przykładu podał fakturę, która została wystawiona za zakup Atlasu HŚ + zam. Zauważył, że osobiście nie wie co to jest Atlas HŚ + zam. - K.Stachowiak stwierdziła, że faktury są opisywane na odwrocie. Osobiście nie prowadziła jeszcze tego w 2007 roku i widocznie osoba, która przygotowywała kserokopie faktur nie skserowała drugiej strony. Zauważyła, że odkąd ona zajmuje się tymi sprawami, to kseruje jedną i drugą stronę faktury. - J.Lisiewicz zapytał, kto opisuje te faktury? - K.Stachowiak poinformowała, że faktury trafiają do danego Wydziału, Wydział je opisuje i przekazuje oryginał faktury do Wydziału Gospodarki Finansowej, a kserokopia pozostaje w Wydziale. Nie ma jednak obowiązku, aby te faktury kserować. Niemniej jednak BOB robi to na własne potrzeby. - J.Lisiewicz stwierdził, że na podstawie przedłożonych dokumentów (kserokopii faktur nie potwierdzonych pieczątką Za zgodność odpisu z oryginałem ) Komisja nie może wyciągać żadnych wniosków. - E.Bartocha stwierdził, że jeśli byłoby to zestawienie przygotowane przez Panią Skarbnik, to wtedy byłoby wiadomo, że faktura pokrywa się z oryginałem. - J.Lisiewicz stwierdził, że Komisja winna skupić się nad tym, czy całe procedury są prawidłowo prowadzone, a nie wgłębiać się w takie szczególiki. - E.Bartocha stwierdził, że procedury-procedurami, ale właśnie ta esencja tkwi w tych fakturach. Jak powiedział Przewodniczący Komisji przykładem tego była kontrola Muzeum, podczas której właśnie na podstawie faktur wyszło to, co wyszło. Cyferki pokazały cały ten bałagan, który tam był. Tak więc uważa, że bez zestawienia faktów, ich opisu i obecności p.m.bednarza na posiedzeniu Komisji kontrola BOB nie ma sensu. Przewodniczący Komisji poprosił p.k.stachowiak o przekazanie p.m.bednarzowi uwag zgłoszonych przez członków Komisji podczas spotkania. Osobiście zobowiązał się ustalić z p.m.bednarzem termin kolejnego spotkania Komisji. W tym miejscu p.s.stachowiak poruszył sprawę dot. zlecenia przez Urząd Miejski w Środzie Wielkopolskiej wykonania przyłącza kanalizacyjnego wraz z przepompownią ścieków w miejscowości Pławce 35. (dot. p. E.Z. Kujawa). Zauważył, że osobiście zainteresował się tą sprawą i chciał zapoznać się z jej dokumentacją. Jednakże udając się do Referatu Rolnictwa otrzymał tylko dwa dokumenty w tej sprawie. S.Stachowiak zauważył, że w jednym z tych pism, zlecono wykonanie tego przyłącza w miejscowości Pławce 35. W tym miejscu zaznaczył, że nie chodzi akurat o budynek nr 35. Ponadto zasygnalizował, że należność za wykonane zlecenie miała zostać uregulowana po przedstawieniu faktury ze środków budżetu Gminy. Zauważył, że faktura powykonawcza opiewa na kwotę 11 tys. zł, a prawdopodobnie wynegocjowano tą kwotę na mniej niż 10 tys. zł. Osobiście zainteresowało go to, że Gmina robi prezent za 10 tys. zł. komuś kto w ogóle nie jest ujęty w programie. - E.Bartocha stwierdził, że należy ustalić, czy Komisja Rewizyjna ma w ogóle prawo zajmować się tą sprawą, skoro został już uchwalony plan pracy Komisji na rok 2009.

4 4 - S.Stachowiak stwierdził, że jeśli nagle pojawi się coś pilnego, to w jego ocenie Komisja winna to zbadać. - E.Bartocha zauważył, że jest 21 radnych i jeśli każdy z nich zgłosiłby jakiś problem, to okaże się że Komisja nie zrobi nic z planu pracy, który założyła sobie na rok S.Stachowiak stwierdził, że można coś kontrolować, co jest tylko formalnością, ale są też sprawy bardzo pilne, które sugerują niegospodarność urzędników. - J.Lisiewicz stwierdził, że Komisja Rewizyjna działa zgodnie z przyjętym harmonogramem i tematami zatwierdzonymi przez Radę Miejską w danym roku. Natomiast nic nie stoi na przeszkodzie, aby Komisja przyjęła dodatkowy punkt planu pracy, jednak musi to zgłosić Przewodniczącemu Rady. W związku z tym uważa, że należałoby złożyć formalny wniosek do Rady Miejskiej w tej sprawie. - S.Stachowiak zauważył, że w Referacie Rolnictwa uzyskał informację, że ta osoba była ujęta w programie, i zlecenie wykonania tego przyłącza dotyczyło Pławiec 35 (a to jest blok mieszkalny), natomiast przyłącze wykonane zostało gdzie indziej. Radny zauważył, jednak, że poza tymi dwoma dokumentami, nie uzyskał żadnej innej dokumentacji. - E.Bartocha stwierdził, że Referat Rolnictwa i Ochrony Środowiska powinien posiadać wniosek danego petenta oraz warunki zabudowy. - S.Stachowiak zauważył, że Referat Rolnictwa twierdzi, że nie posiada innych dokumentów, ponieważ p.w.szaroleta ich jeszcze nie przekazał. Pan W.Szaroleta przez jakiś czas pełnił obowiązki Kierownika Referatu Rolnictwa, jednak ostatnio przebywał na zasiłku chorobowym i nie przekazał jeszcze tych dokumentów do Referatu Rolnictwa. W tym miejscu pracownik Biura Rady p.m.jeziorska dostarczyła na posiedzenie Komisji Statut Gminy, z którego wynika, że: 87. Komisja Rewizyjna wykonuje inne zadania kontrolne na zlecenie Rady w zakresie i w formach wskazanym w uchwale Rady ; Komisja Rewizyjna jest obowiązana do przeprowadzenia kontroli w każdym przypadku podjęcia takiej decyzji przez Radę. Dotyczy to zarówno kontroli kompleksowych, jak i kontroli problemowych i sprawdzających. - S.Stachowiak stwierdził, że rzecz w tym, że nie ma żadnych dokumentów od początku zaistnienia tej sprawy. Zwrócił się z prośbą, aby Komisja Rewizyjna zajęła się tą sprawą. - E.Bartocha stwierdził, że Komisja Rewizyjna nie ma podstaw, aby skontrolować tą sprawę. - P.Owczarzak stwierdził, że Komisja Rewizyjna może jedynie zwrócić się z prośbą do Rady Miejskiej, aby na najbliższej sesji udzieliła zgodę na przeprowadzenie takiej kontroli. - E.Bartocha stwierdził, że aby Komisja Rewizyjna mogła sprecyzować wnioski pokontrolne, to musi być uchwała Rady w tej sprawie. Zauważył, że gdyby Komisja w swoim planie pracy na rok 2009 miała ujętą kontrolę akurat tego Wydziału, to mogłaby zmienić zakres tej kontroli. Jednakże Komisja nie ujęła w planie pracy kontroli tego Wydziału. Tak więc sytuacja jest jasna, tj. na dzień dzisiejszy Komisja nie ma kompetencji aby zająć się tą sprawą. Dodał, że skoro jest już dokument, z którego wynika, iż zlecono wykonanie tego zadania, to i tak Gmina musi partycypować w kosztach tej inwestycji. Dokument jasno mówi, kto zlecił wykonanie tego zadania. Jak powiedział p.e.bartocha głównie chodzi o to, aby Komisja Rewizyjna mogła sformułować wnioski pokontrolne, a w tym przypadku Komisja nie ma takich podstaw. - J.Lisiewicz stwierdził, że w takiej sytuacji Komisja Rewizyjna powinna wystąpić z formalnym wnioskiem do Rady o rozszerzenie zakresu działania (planu pracy Komisji) o wskazany we wniosku temat. Jak powiedział radny w trakcie roku rzeczywiście pojawiają się sprawy, których się wcześniej nie przewidziało. W związku z tym, w jego ocenie, należałoby przedłożyć Radzie taki wniosek. - E.Bartocha stwierdził, że jeśli Rada wyrazi zgodę na przeprowadzenie takiej kontroli przez Komisję Rewizyjną w tym zakresie, to wówczas trzeba będzie przedstawić co za tym

5 5 przemawia. Przewodniczący Komisji zauważył, że należałoby zacząć od tego, czy w ogóle wpłynął do sekretariatu wniosek w tej sprawie, bo od tego przecież zaczyna się cała sprawa. Dodał, że na dzień dzisiejszy Komisja nie może rozpatrywać tej kwestii, ponieważ nie ma takich kompetencji. Reasumując dyskusję w ww. sprawie Komisja stwierdziła, że radny S.Stachowiak winien osobiście wystąpić do Burmistrza Miasta z wnioskiem o umożliwienie mu zapoznania się z całą dokumentacją dotyczącą wykonania przyłącza kanalizacyjnego wraz z przepompownią ścieków w miejscowości Pławce na działce o nr geod. 116/23 (dot. p. E.Z. Kujawa). - P.Owczarzak zauważył, że wniosek ze spotkania jest taki, że na podstawie przedłożonych dokumentów Komisja nie może przeprowadzić kontroli BOB (na odwrocie niektórych faktur brakowało opisu). Ponadto zauważył, że w świetle tego, co mówiła p.l.zandrowicz dokumenty przedłożone Komisji Rewizyjnej powinny być albo potwierdzone pieczątką Za zgodność odpisu z oryginałem, albo też Komisja winna otrzymać do wglądu oryginały tych dokumentów. - E.Bartocha stwierdził, że w momencie kiedy zostanie przedłożone Komisji zestawienie tych faktur, to w jego ocenie nie będzie konieczne potwierdzanie kserokopii tych dokumentów. - P.Owczarzak zwrócił się z prośbą, aby pod faktury załączone były wszystkie umowy i zlecenia. Ponadto stwierdził, że jeśli wystąpiły gdzieś zapytania ofertowe, to Komisja również chciałaby zobaczyć jak to wygląda. Poprosił więc o udostępnienie takich informacji. - K.Stachowiak stwierdziła, że zapytania ofertowe dotyczą głównie gadżetów, czy kalendarzy. Zauważyła, że osobiście musiałaby się zapoznać z tymi dokumentami, ponieważ nie potrafi powiedzieć jak to wyglądało w 2007 roku, bo wtedy jeszcze nie zajmowała się tymi sprawami. Jeśli będzie w ogóle coś takiego w Biurze, to oczywiście zostanie to udostępnione Komisji 3. Zakończenie. Wobec wyczerpania porządku posiedzenia na tym spotkanie zakończono. Protokołowała M.Jeziorska Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Edward Bartocha Członkowie Komisji: 1. Jacek Lisiewicz 2. Paweł Owczarzak 3. Krystyna Rachwalska. 4. Sylwester Stachowiak.