Obszar Logistyka. Sprzedaż. Instrukcja użytkownika

Transkrypt

1 Obszar Logistyka Sprzedaż Instrukcja użytkownika

2 EG_LOG Sprzedaż Instrukcja Użytkownika. 2

3 Spis treści SPIS TREŚCI... 3 NAWIGACJA PO SYSTEMIE Podstawowa nawigacja po systemie... 4 OPERACJE Uruchomienie formularza Cenniki w module Sprzedaż Wprowadzenie nowej definicji cennika Wprowadzanie pozycji cennika Wygenerowanie pozycji na podstawie klasyfikacji Generacja na podstawie innych cenników (okresów) Wprowadzanie nowych okresów Ustawienie rabatu czasowego Sprzedaż detaliczna wystawienie paragonu Sprzedaż detaliczna szybkie wystawienie faktury Wystawienie faktury VAT Wystawienie korekty faktury VAT Wystawienie raportu fiskalnego Generacja raportu fiskalnego (Księgarnia) Wystawienie korekty raportu fiskalnego Wystawienie faktury VAT na żądanie Wystawienie korekty faktury VAT na żądanie Wystawienie noty księgowej Wystawienie faktury pro-forma Generacja faktury z faktury pro-forma

4 Nawigacja po systemie 1. Podstawowa nawigacja po systemie W formularzach można poruszać się czterema sposobami, a mianowicie za pomocą: myszy - można poruszać się po widocznych w formularzu polach klikając lewym przyciskiem myszy na wybranym polu, poleceń podręcznego menu rozwijalnego, przycisków paska narzędzi, klawiatury. W tabeli zamieszczonej poniżej znajduje się zestawienie operacji służących do poruszania się w formularzu i sposoby ich wykonania: Nazwa operacji Klawisz Przycisk narzędzi Polecenie menu podręcznego Przejście do następnego pola [Tab], [Enter] - Pole>Następne Przejście do poprzedniego pola [Schift+Tab] - Pole>Poprzednie Przejście do następnego bloku [Ctrl+Page Down] Blok>Następny Przejście do poprzedniego bloku [Ctrl+Page Up] Blok>Poprzedni Poruszanie się wewnątrz pola Poruszanie się w liście wyboru Przejście na początek/koniec zapisu w polu Klawisze kierunkowe Klawisze kierunkowe [Home]/[End] - - Na pasku narzędziowym umieszczone są najczęściej wykorzystywane narzędzia aplikacji. Uruchomienie polecenia następuje poprzez kliknięcie lewym przyciskiem myszy na wskazanym przycisku formularza. Poprzez wskazanie przycisku wskaźnikiem myszy i odczekanie około dwóch sekund, uzyskuje się krótkie objaśnienie procedury uruchamianej przez wskazany przycisk. Wszystkie przyciski dostępne są również przy pomocy skrótów klawiszowych. Opis funkcji realizowanych przez przyciski narzędzi: Zachowaj [F10] Zapisuje do bazy danych zmiany rekordów wprowadzone do formularza. Wstaw rekord [F6] Wstawia w aktywnym formularzu czysty rekord, gotowy do wypełniania danymi. Usuń rekord [Shift+F6] Usuwa aktywny rekord. Aby akcja zaszła w bazie należy w następnej kolejności uruchomić polecenie Zachowaj. Usunięcie rekordu jest niemożliwe, jeżeli istnieją powiązane z nim inne rekordy. W takim przypadku należy najpierw usunąć zależne rekordy. 4/181

5 Wyczyść rekord [Shift+F4] Kopiuj rekord [F4] Czyści aktywny rekord i wszystkie z nim powiązane. Jeżeli nie jest to ostatni z wybranych z bazy rekordów, to na pustym miejscu w formularzu po anulowanym rekordzie automatycznie pojawia się rekord następny wraz z odpowiednimi powiązanymi rekordami. Kopiuje do nowego rekordu wartości z poprzedniego rekordu w obrębie danego bloku. Kopiuj pole [F3] Wprowadź zapytanie [F7] Wykonaj zapytanie [F8] Zlicz rekordy zapytania [Shift+F2] Poprzedni blok [Ctrl+Page Up] Następny blok [Ctrl+Page Down] Pierwszy rekord Poprzedni rekord [ ] Następny rekord [ ] Ostatni rekord Edytor tekstu Kopiuje do nowego pola wartość analogicznego pola w poprzednim rekordzie, w obrębie danego bloku. Ustawia formularz w tryb wprowadzania zapytania. W pola rekordów należy wprowadzić warunki (parametry) zapytania. Po uruchomieniu zapytania, zostaną znalezione w bazie wszystkie rekordy spełniające podane warunki. Znaki specjalne: % - zastępuje dowolny ciąg znaków, _ - zastępuje 1 znak. Aplikacja znajduje w bazie wszystkie rekordy spełniające parametry zapytania i odczytuje je z bazy. Znalezione rekordy można przeglądać w formularzu. Liczy rekordy znalezione w bazie podczas wykonywania zapytania i wyświetla ich liczbę w pasku komunikatów. Jeżeli formatka składa się z kilku bloków, kursor przechodzi do poprzedniego bloku. Kursor przechodzi do następnego bloku w formatce. Formularz ustawia jako aktywny i wyświetla pierwszy rekord spośród wszystkich odczytanych przez wykonanie zapytania do bazy. Formularz ustawia jako aktywny i wyświetla poprzedni rekord spośród wszystkich odczytanych przez zapytanie do bazy. Formularz ustawia jako aktywny i wyświetla następny rekord spośród wszystkich odczytanych przez zapytanie do bazy. Formularz ustawia jako aktywny i wyświetla ostatni rekord spośród wszystkich odczytanych przez wykonanie zapytania do bazy. Wywołuje formularz służący do edycji wartości znajdującej się w aktywnym polu. Informacje dodatkowe Pola definiowalne Filtr Wyświetla informację o dacie utworzenia i modyfikacji aktywnego rekordu i o użytkowniku, który te operacje wykonał. Możliwe jest zdefiniowanie w CSS dodatkowego pola, które nie będzie pokazywany na formularzu standardowo, lecz dopiero po użyciu tegoż przycisku. Umożliwia filtrowanie danych według filtrów zdefiniowanych w module CSS. Sortowanie Raporty użytkownika Pomoc [F1] Umożliwia sortowanie danych według definicji dokonanej w module CSS. Przycisk uruchamia Generator Raportów umożliwiający stworzenie pożądanego raportu, jeżeli użytkownik posiada odpowiednie uprawnienia. Uruchamia formularz z pomocą kontekstową. Pomoc może dotyczyć bloków lub pól. Wyjście [Ctrl+q] Zakończenie pracy w aktywnym formularzu. Lista wartości [F9] Rozwija listę możliwych wartości w polu, w którym jest ona dostępna. Informacja o dostępie do listy wyboru wyświetlana jest w pasku komunikatów w czasie, gdy kursor znajduje się w polu z listą. Operacje 5/181

6 2. Uruchomienie formularza Cenniki w module Sprzedaż. Lista Czynności: 1. Uruchomienie formatki Cenniki w Po uruchomieniu aplikacji pojawi się okno startowe z prośbą o zalogowanie się. Wprowadzamy swoją nazwę użytkownika, hasło (pomiędzy polami można przechodzić module Sprzedaż klawiszem [Tab]) i naciskamy przycisk [Połącz]. Pojawi się okno startowe Egerii z listą dostępnych aplikacji. Należy wybrać aplikację Sprzedaż; nastąpi przejście do głównego menu modułu Sprzedaż. Z menu aplikacji wybieramy: Cenniki \ Cenniki towarów i usług. 3. Wprowadzenie nowej definicji cennika. Lista Czynności: 1. Wprowadzenie Na zakładce Cennik ustawiamy się na wolnym wierszu lub wywołujemy dodanie definicji cennika nowego rekordu dla tworzonego cennika poprzez wybranie przycisku lub klawiszem F6. W polu Kod wpisujemy kod nowego cennika, a następnie w polu Opis wpisujemy opis (nazwę) cennika. Domyślnie będą już zdefiniowane dwa słowniki, z których odpowiedni użytkownicy będą korzystać: I cennik Kod: KS_BRUTTO Opis: Księgarnia - cennik sprzedaży brutto - cennik wykorzystywany podczas sprzedaży detalicznej przy wystawianiu paragonów II cennik Kod: KS_NETTO Opis: Księgarnia - cennik sprzedaży netto 6/181

7 2. Dodanie nowego okresu cennika Zapisujemy zmiany klawiszem F10 lub przyciskiem. Dla stworzonej nowej definicji cennika wprowadzamy okres, od którego cennik będzie obowiązywał. W tym celu w bloku Okresy cennika wciskamy przycisk Dodaj. Następnie klikamy dwukrotnie w polu Obowiązuje od i z kalendarza wybieramy datę obowiązywania cennika. Po wyborze daty wciskamy przycisk Dodaj. Następnie zatwierdzamy wybraną datę poprzez wciśnięcie przycisku Zatwierdź. 7/181

8 3 Zatwierdzanie cennika Po wprowadzeniu pozycji cennika, zatwierdzamy go. W tym celu wracamy na zakładkę Cenniki i z listy rozwijanej w polu Status wybieramy Zatwierdzony. Zapisujemy zmiany klawiszem F10 lub. 8/181

9 4. Wprowadzanie pozycji cennika. Lista Czynności: 1. Dodanie pojedynczej pozycji cennika W momencie zatwierdzania nowego towaru na potrzeby Księgarni towar dodawany jest do cennika KS_NETTO automatycznie z ceną określoną jako cena ewidencyjna na cesze towaru a do cennika KS_BRUTTO z ceną określoną jako cena ewidencyjna na cesze towaru powiększoną o kwotę VAT wyliczoną na podstawie domyślnej stawki VAT przypisanej do indeksu. Pozycje cennika wprowadzamy na zakładce Pozycje. Ustawiamy się na wolnej pozycji cennika i klikamy dwukrotnie lewym przyciskiem myszy w polu Indeks towarowy lub wywołujemy dodanie nowego rekordu dla wprowadzanej pozycji poprzez wybranie przycisku lub klawiszem F6. W polu Indeks towarowy należy wybrać z dostępnej listy wyboru dany indeks (towar lub usługę) listę wywołujemy poprzez dwuklik muszką w pole lub ustawienie w polu kursora i wybranie przycisku F9 na klawiaturze. 9/181

10 Pola w dolnej części listy służą filtrowaniu wartości. Danej pozycji możemy szukać wpisując indeks, nazwę lub skrót we wskazanych polach służących do filtrowania listy. Po wyszukaniu danego elementu listy wybieramy przycisk Wybierz. Następnie określamy czy cena w cenniku ma być ceną netto czy brutto (wybór z listy w polu N/B N cena netto, B cena brutto). Następnie w polu Wal wybieramy walutę (dostępna lista wartości) a w polu Cena wpisujemy cenę. 2. Zatwierdzenie cennika Aby zatwierdzić wprowadzone dane, używamy klawisza F10 lub przycisku. Analogicznie wprowadzamy kolejne pozycje cennika. Po wprowadzeniu pozycji cennika, zatwierdzamy go. W tym celu wracamy na zakładkę Cenniki i z listy rozwijanej w polu Status wybieramy Zatwierdzony. Zapisujemy zmiany klawiszem F10 lub. 3 Oznaczenie ceny w cenniku jako przecena Jeżeli cena danej pozycji cenniku wynika z przeceny i dla pozycji nie powinny być naliczane rabaty należy oznaczyć daną pozycję w cenniku jako przecenioną, W tym celu w zakładce "Pozycje" należy oznaczyć kursorem pozycję, która ma zostać oznaczona jako przeceniona (oznaczenie wiersza kolorem żółtym). Następnie należy wybrać przycisk "Pola definiowalne". 10/181

11 Następnie w oknie "Egeria - Pola definiowalne" wypełniamy pole 'Przecena' wartością 'T'. W polu dostępna jest lista wartości. Po podaniu wartości wybieramy przycisk [Zapisz]. Z okna wychodzimy przyciskiem [Wyjdź]. 5. Wygenerowanie pozycji na podstawie klasyfikacji. Lista Czynności: 1. Generacja pozycji na podstawie klasyfikacji Pozycje cennika można wygenerować w zakładce Pozycje na podstawie przypisania indeksu towarowego do danego kodu klasyfikacji. Wciskamy przycisk Dodaj towary do cennika. 11/181

12 Następnie klikamy dwukrotnie w polu Kod klasyfikacji i z listy klasyfikacji wybieramy tę, z której towary lub usługi mają znaleźć się na pozycjach cennika. Wciskamy przycisk OK. a następnie Dodaj. Po wygenerowaniu pozycji należy uzupełnić typ ceny, walutę i cenę. Aby zatwierdzić wprowadzone dane, używamy klawisza F10 lub przycisku. Analogicznie wprowadzamy kolejne pozycje cennika. 6. Generacja na podstawie innych cenników (okresów). Lista Czynności: 1. Kopiowanie towarów Pozycje cennika można wygenerować w zakładce Pozycje na podstawie przypisania pozycji innych cenników (okresów cennika). Wciskamy przycisk Kopiuj towary z cennika. 12/181

13 Następnie klikamy dwukrotnie w polu Kod w otwartym oknie Kopiowanie między cennikami i z listy okresów cenników wybieramy ten okres, dla którego chcemy przekopiować pozycje. Po wybraniu okresu należy wybrać przycisk Odśwież pozycje. Po odświeżeniu system wyświetla pozycje towarów dla wybranego okresu, z którego chcemy kopiować dane. Można skopiować wszystkie pozycje poprzez wybór przycisku Kopiuj wszystkie lub też wybrane. W celu skopiowania wybranych pozycji konieczne jest wybranie pozycji do skopiowania poprzez oznaczenie checkboxów Dodaj po czym. dla oznaczonych pozycji konieczne jest wybranie przycisku Kopiuj wybrane. Podczas kopiowania system ustali nową cenę poprzez przemnożenie ceny o podany współczynnik w polu Wsp. ceny. Przykładowo jeżeli chcemy zwiększyć ceny w nowym okresie o podany o 4,5% należy w tym celu podać współczynnik 1, /181

14 7. Wprowadzanie nowych okresów. Lista Czynności: 1. Dodanie nowego okresu W przypadku zmiany obowiązywania cen należy utworzyć nowy okres cennika z podaniem daty od kiedy maja obowiązywać nowe ceny. W tym celu w bloku Okresy cennika wciskamy przycisk Dodaj. Następnie klikamy dwukrotnie w polu Obowiązuje od i z kalendarza wybieramy datę obowiązywania cennika. Po wyborze daty wciskamy przycisk Dodaj. Następnie zatwierdzamy wybraną datę poprzez wciśnięcie przycisku Zatwierdź. 14/181

15 2 Dodanie pozycji do nowego okresu Dla stworzonego nowego okresu cennika należy utworzyć jego pozycje. Tworzenie pozycji może być tworzone w różnoraki sposób: 1. Wprowadzanie pozycji cennika 2. Wygenerowanie pozycji na podstawie klasyfikacji. 3. Generacja na podstawie innych cenników (okresów) przekopiowanie pozycji na podstawie innego okresu (np. poprzedniego okresu). Opis poszczególnego sposobu dodawania pozycji znajduje się w poprzednich rozdziałach. 8. Ustawienie rabatu czasowego. Lista Czynności: 1. Uruchomienie formatki Polityka cenowa w module Sprzedaż Po uruchomieniu aplikacji pojawi się okno startowe z prośbą o zalogowanie się. Wprowadzamy swoją nazwę użytkownika, hasło (pomiędzy polami można przechodzić klawiszem [Tab]) i naciskamy przycisk [Połącz]. Pojawi się okno startowe Egerii z listą dostępnych aplikacji. Należy wybrać aplikację Sprzedaż; nastąpi przejście do głównego menu modułu Sprzedaż. Z menu aplikacji wybieramy: Cenniki \ Upusty / dopłaty. 15/181

16 2. Ustawienie rabatu czasowego Po uruchomieniu formularza należy ustawić kursor na wierszu z definicją upustu o kodzie 'KS' - oznaczenie wiersza kolorem żółtym. Następnie należy wybrać przycisk "Pola definiowalne". Następnie w oknie "Egeria - Pola definiowalne" wypełniamy pola: 'Rabat czasowy od'- podajmy datę obowiązywania od rabatu czasowego, 'Rabat czasowy do'- podajmy datę obowiązywania do rabatu czasowego, 'Rabat czasowy - wartość'- podajmy wartość (procent) udzielanego rabat - wartość podajemy ze znakiem '-' np. rabat 10% podajemy jako '-10'. Po podaniu wartości wybieramy przycisk [Zapisz]. 16/181

17 Z okna wychodzimy przyciskiem [Wyjdź]. 9. Sprzedaż detaliczna wystawienie paragonu. Lista Czynności: 1. Uruchomienie formatki Sprzedaż detaliczna w module Sprzedaż Po uruchomieniu aplikacji pojawi się okno startowe z prośbą o zalogowanie się. Wprowadzamy swoją nazwę użytkownika, hasło (pomiędzy polami można przechodzić klawiszem [Tab]) i naciskamy przycisk [Połącz]. Pojawi się okno startowe Egerii z listą dostępnych aplikacji. Należy wybrać aplikację Sprzedaż; nastąpi przejście do głównego menu modułu Sprzedaż. Z menu aplikacji wybieramy: Dokumenty \ Sprzedaż detaliczna. 17/181

18 2 Wprowadzenie pozycji paragonu Na zakładce Paragon klikamy dwukrotnie lewym przyciskiem myszy w polu Indeks, otworzy się wówczas lista towarów (usług), które możemy wprowadzić na pozycje paragonu. Na liście widać indeks, nazwę towaru, jednostkę miary, cenę z cennika oraz ilość dostępną w magazynie. UWAGA! Żeby towar pojawił się na tej liście musi znajdować się w kartotece magazynowej magazynu MKS - Magazyn Księgarni oraz musi znajdować się w cenniku KS_BRUTTO - Księgarnia - cennik sprzedaży brutto. Pola w dolnej części listy służą filtrowaniu wartości. Danej pozycji możemy szukać wpisując najlepiej indeks lub nazwę we wskazanych polach służących do filtrowania listy. Po wyszukaniu danego elementu listy wybieramy przycisk Wybierz. 18/181

19 Po wybraniu towaru (usługi) na pozycji paragony pojawi się ilość, nazwa, cena z cennika, cena po kalkulacji (cena po uwzględnieniu ewentualnego rabatu), oznaczenie czy cena jest ceną brutto (domyślnie jest brutto czyli B). Po zapisaniu wprowadzonej 3 Określenie sposobu płatności na paragonie pozycji przyciskiem F10 lub ikoną automatycznie zostanie wyliczona wartość brutto pozycji w polu Wartość brutto. W analogiczny sposób możemy dodawać kolejne pozycje paragonu Na zakładce Paragon znajduje się pole Sposób płatności W tym polu z listy rozwijanej strzałką wybieramy sposób płatności: Gotówka, Karta płatnicza, Przelew. 19/181

20 UWAGA! W przypadku wyboru formy płatności Karta płatnicza, konieczne jest wpisanie w polu Numer transakcji numeru transakcji, w przeciwnym razie system nie pozwoli zatwierdzić paragonu. W polu Uwaga możemy ale nie musimy wpisać dowolne uwagi do dokumentu. 4 Zatwierdzenie i wydrukowanie paragonu Po uzupełnieniu wszystkich pozycji paragonu, zatwierdzamy go. W tym celu należy wcisnąć przycisk Zatwierdź paragon. 20/181

21 Po zatwierdzeniu paragonu system automatycznie nada mu numer zgodnie ze zdefiniowanym wzorcem numeracji dla paragonów oraz zostanie on automatycznie wydrukowany na drukarce fiskalnej. Następuje również automatyczne zdjęcie towaru z magazynu. Jeżeli towar nie ma być automatycznie zdjęty z magazynu należy zaznaczyć check-box Zatwierdzony dokument będzie widoczny na zakładce Cała sprzedaż. 5 Podgląd szczegółów paragonu Aby podglądnąć szczegóły wystawionego paragonu na zakładce Cała sprzedaż, wciskamy przycisk Szczegóły 21/181

22 System przejdzie na wystawiony paragon fiskalny, gdzie będą widoczne wszystkie jego szczegóły Aby powrócić na zakładkę Cała sprzedaż, wciskamy wskazany poniżej przycisk 22/181

23 6 Anulowanie paragonu Aby anulować paragon będąc na danym paragonie na zakładce Cała sprzedaż należy wcisnąć przycisk Anuluj paragon. 7 Korekta paragonu Aby wystawić korektę paragonu (np. w przypadku kiedy ktoś najpierw zakupił dwie książki i dostał paragon a potem zwrócił jedną), będąc na danym paragonie na zakładce Cała sprzedaż należy wcisnąć przycisk Korekta częściowa 23/181

24 System przejdzie wówczas na korektę paragonu w stanie edycji Przechodzimy na zakładkę Pozycje a następnie w żółtym polu Ilość wpisujemy nową ilość 24/181

25 Zapisujemy zmiany przyciskiem F10 lub ikoną. Następnie wracamy na pierwszą zakładkę Nagłówek i aby zatwierdzić korektę wciskamy przycisk Zatwierdź Aby powrócić na zakładkę Cała sprzedaż należy wcisnąć wskazany niżej przycisk Po powrocie na zakładkę Cała sprzedaż i odświeżeniu danych przyciskiem F7 nastepnie F8, wystawiona korekta pojawi się na liście wystawionych dokumentów. 25/181

26 10. Sprzedaż detaliczna szybkie wystawienie faktury. Lista Czynności: 1. Uruchomienie formatki Sprzedaż detaliczna w module Sprzedaż UWAGA! Dla Księgarni wystawiane są wyłącznie faktury VAT o rodzaju KSF. Po uruchomieniu aplikacji pojawi się okno startowe z prośbą o zalogowanie się. Wprowadzamy swoją nazwę użytkownika, hasło (pomiędzy polami można przechodzić klawiszem [Tab]) i naciskamy przycisk [Połącz]. Pojawi się okno startowe Egerii z listą dostępnych aplikacji. Należy wybrać aplikację Sprzedaż; nastąpi przejście do głównego menu modułu Sprzedaż. Z menu aplikacji wybieramy: Dokumenty \ Sprzedaż detaliczna. 26/181

27 2 Wprowadzenie pozycji faktury Na zakładce Paragon klikamy dwukrotnie lewym przyciskiem myszy w polu Indeks, otworzy się wówczas lista towarów (usług), które możemy wprowadzić na pozycje faktury. Na liście widać indeks, nazwę towaru, jednostkę miary, cenę z cennika oraz ilość dostępną w magazynie. UWAGA! Żeby towar pojawił się na tej liście musi znajdować się w kartotece magazynowej magazynu MKS - Magazyn Księgarni oraz musi znajdować się w cenniku KS_BRUTTO - Księgarnia - cennik sprzedaży brutto. Pola w dolnej części listy służą filtrowaniu wartości. Danej pozycji możemy szukać wpisując najlepiej indeks lub nazwę we wskazanych polach służących do filtrowania listy. Po wyszukaniu danego elementu listy wybieramy przycisk Wybierz. 27/181

28 Po wybraniu towaru (usługi) na pozycji faktury pojawi się ilość, nazwa, cena z cennika, cena po kalkulacji (cena po uwzględnieniu ewentualnego rabatu), oznaczenie czy cena jest ceną brutto (domyślnie jest brutto czyli B). Po zapisaniu wprowadzonej pozycji 3 Określenie sposobu płatności na fakturze przyciskiem F10 lub ikoną automatycznie zostanie wyliczona wartość brutto pozycji w polu Wartość brutto. W analogiczny sposób możemy dodawać kolejne pozycje faktury Na zakładce Paragon znajduje się pole Sposób płatności W tym polu z listy rozwijanej strzałką wybieramy sposób płatności: Gotówka, Karta płatnicza, Przelew. 28/181

29 UWAGA! W przypadku wyboru formy płatności Karta płatnicza, konieczne jest wpisanie w polu Numer transakcji numeru transakcji, w przeciwnym razie system nie pozwoli zatwierdzić dokumentu faktury. W polu Uwaga możemy ale nie musimy wpisać dowolne uwagi do dokumentu. 4 Zatwierdzenie i wydrukowanie faktury Po uzupełnieniu wszystkich pozycji faktury, zatwierdzamy dokument. W tym celu należy wcisnąć przycisk Faktura VAT. Wówczas otworzy się lista wszystkich zarejestrowanych w systemie kontrahentów. Danego kontrahenta możemy szukać według kodu kontrahenta, skrótu nazwy, nazwy, NIP-u, PESEL-a, wpisując dane w odpowiednie pola służące do filtrowania zawartości listy Po znalezieniu kontrahenta wciskamy przycisk Wprowadź. 29/181

30 Po wyborze kontrahenta faktura zostanie automatycznie zatwierdzona i zostanie nadany jej numer zgodnie ze zdefiniowanym wzorcem numeracji dla faktury KSF oraz pojawi się okno z parametrami wydruku faktury. Tu określamy parametry wydruku, na przykład: czy ma być drukowany tylko oryginał faktury, czy tylko kopia albo duplikat, czy jednocześnie oryginał i odpowiednia liczba kopii. Przed wydrukowaniem na drukarce możemy zobaczyć podgląd wydruku na ekranie, w tym celu wybieramy opcję Wyświetlenie na ekranie i wciskamy przycisk Wykonaj 30/181

31 Jeżeli po wyświetleniu parametrów wydruku, nie chcemy od razu drukować faktury, wciskamy przycisk Anuluj Po zatwierdzeniu faktury system automatycznie nada mu numer zgodnie ze zdefiniowanym wzorcem numeracji dla faktur. Następuje również automatyczne zdjęcie towaru z magazynu. Jeżeli towar nie ma być automatycznie zdjęty z magazynu należy zaznaczyć check-box Zatwierdzony dokument będzie widoczny na zakładce Cała sprzedaż. 31/181

32 5 Podgląd szczegółów faktury Aby podglądnąć szczegóły wystawionej faktury na zakładce Cała sprzedaż, będąc na danej fakturze, wciskamy przycisk Szczegóły System przejdzie na wystawioną fakturę, gdzie będą widoczne wszystkie jej szczegóły 32/181

33 Aby powrócić na zakładkę Cała sprzedaż, wciskamy wskazany poniżej przycisk 6 Poprawienie danych na fakturze Jeżeli po zatwierdzeniu faktury, zanim została odebrana przez klienta lub wysłana, istnieje możliwość poprawienia danych na fakturze. W tym celu będąc na danej fakturze na zakładce Cała sprzedaż, wciskamy przycisk Szczegóły. System przejdzie na wystawiona fakturę. Następnie musimy cofnąć zatwierdzenie faktury, w tym celu należy wcisnąć przycisk Cofnij zatwierdź. 33/181

34 Dokument przejdzie do stanu edycji, w którym możliwe jest poprawienie wszystkich danych zarówno na nagłówku dokumentu Jak i na pozycjach dokumentu 34/181

35 UWAGA! Daną, której nie można zmienić jest nadany przez system numer dokumentu. Mogą to zrobić jedynie użytkownicy, jeżeli zostaną im nadane specjalne do tego uprawnienia. Po wprowadzeniu odpowiednich poprawek zapisujemy zmiany przyciskiem F10 lub ikoną. Następnie wracamy na zakładkę Nagłówek i zatwierdzamy dokument wciskając przycisk Zatwierdź. 7 Korekta faktury Aby wystawić korektę faktury, będąc na danej fakturze na zakładce Cała sprzedaż należy wcisnąć przycisk Korekta częściowa 35/181

36 System przejdzie wówczas na korektę faktury w stanie edycji Przechodzimy na zakładkę Pozycje a następnie w zaznaczonych poniżej odpowiednich polach wpisujemy poprawne wartości 36/181

37 Zapisujemy zmiany przyciskiem F10 lub ikoną. Następnie wracamy na pierwszą zakładkę Nagłówek i aby zatwierdzić korektę wciskamy przycisk Zatwierdź Aby powrócić na zakładkę Cała sprzedaż należy wcisnąć wskazany niżej przycisk Po powrocie na zakładkę Cała sprzedaż i odświeżeniu danych przyciskiem F7 następnie F8, wystawiona korekta pojawi się na liście wystawionych dokumentów. 37/181

38 11. Wystawienie faktury VAT. Lista Czynności: 1. Uruchomienie formatki Faktury VAT w module Sprzedaż Po uruchomieniu aplikacji pojawi się okno startowe z prośbą o zalogowanie się. Wprowadzamy swoją nazwę użytkownika, hasło (pomiędzy polami można przechodzić klawiszem [Tab]) i naciskamy przycisk [Połącz]. Pojawi się okno startowe Egerii z listą dostępnych aplikacji. Należy wybrać aplikację Sprzedaż; nastąpi przejście do głównego menu modułu Sprzedaż. Z menu aplikacji wybieramy: Dokumenty \ Faktury VAT. 38/181

39 Otworzy się formatka służąca do rejestracji faktur VAT Formatka otwiera się domyślnie w trybie wyszukiwania dokumentów już wystawionych w systemie o czym świadczy niebieski kolor pół. Aby móc wystawić nowy dokument, należy wyjść z trybu wyszukiwania, w tym celu wciskamy klawisz F8 lub ikonę, system wyjdzie z trybu wyszukiwania a na formatce pojawią się dotychczas wystawione faktury, jeżeli takie zostały już wystawione. Aby wystawić nowy dokument wciskamy klawisz F6 lub ikonę wy dokument faktury VAT w formie edycji. Wówczas pojawi się no 39/181

40 2 Uzupełnienie danych nagłówka dokumentu Klikamy dwukrotnie lewym przyciskiem myszy w polu Rodzaj dok. I z listy zdefiniowanych w systemie rodzajów faktur wybieramy ten, który chcemy wystawić. Domyślnie podpowiada się rodzaj faktury VAT przypisanej do użytkownika. W systemie zdefiniowane zostały następujące rodzaje faktur DSF Sprzedaż Akademik - faktury BRF Sprzedaż Bartery BAF Sprzedaż Basen - faktury KOF Sprzedaż Konferencje KSBF Sprzedaż KSB KSF Sprzedaż Księgarnia - faktury MSAPF Sprzedaż MSAP - faktury FAF Sprzedaż podstawowa VAT SDF Sprzedaż Studia - faktury ZLF Sprzedaż złomu UWGA! Faktury DSF Sprzedaż Akademik faktury, generowane są automatycznie, po wystawieniu ich w module Akademiki. 40/181

41 Następnie klikamy dwukrotnie w polu Nabywca Otworzy się lista wszystkich zdefiniowanych w systemie kontrahentów. Na liście możemy szukać danego kontrahenta według kodu, skrótu nazwy, Nip-u, PESEL-a, nazwy kontrahenta, wpisując dane w znakach procent - %% w odpowiednich polach, które automatycznie będą filtrować listę. Po znalezieniu kontrahenta wciskamy przycisk Wybierz. Jeżeli płatnikiem faktury jest inny kontrahent niż nabywca, płatnika wybieramy w polu Płatnik w analogiczny sposób jak nabywcę faktury. 41/181

42 W polach Data Sprzedaży, Data wyst., Data wysłania, Termin zapłaty domyślnie podpowiada się data bieżąca. Można je zmienić albo wpisując daty ręcznie we wskazanym formacie dd-mm-rrrr, lub klikając w dane pole z datą dwukrotnie lewym przyciskiem myszy i wybierając datę z otwartego kalendarza Następnie w polu Warunki zapłaty wybieramy z rozwijanej listy odpowiednie warunki zapłaty: liczone od daty sprzedaży, liczone od daty wystawienia czy liczone od daty sprzedaży 42/181

43 W podobny sposób ustawiamy sposób zapłaty w polu Sposób zapłaty W polu Konto domyślnie podpowiada się konto Uniwersytetu Ekonomicznego, które zostało ustawione na wartości domyślnej Jeżeli chcemy wybrać inne, klikamy w tym polu dwukrotnie lewym przyciskiem myszy i z listy wybieramy odpowiednie konto 43/181

44 W polu Jednostka organizacyjna domyślnie podpowie się jednostka organizacyjna w której wystawiana jest faktura, pod warunkiem że została ustawiona odpowiednia wartość domyślna, Jeżeli nie została ustawiona klikamy w to pole dwukrotnie lewym przyciskiem myszy i z listy wybieramy odpowiednią jednostkę organizacyjną Uwaga! Jeżeli wystawiana jest faktura DSF - Sprzedaż Akademik faktury (w przypadku gdyby nie zadziałał mechanizm generacji faktury z modułu Akademik) lub wystawiana jest faktura DSR - Sprzedaż Akademik - raport fiskalny, jako jednostkę organizacyjną należy wybrać jedną z dwóch wskazanych poniżej 44/181

45 Jeżeli chcemy po wystawieniu faktury wygenerować z niej dokument magazynowy WZ, to w polu Magazyn klikamy dwukrotnie lewym przyciskiem myszy i z listy zdefiniowanych magazynów wybieramy odpowiedni magazyn, na którym ma się wygenerować dokument WZ Jeżeli z faktury nie chcemy generować dokumentu WZ, pole Magazyn zostawiamy puste. W polu umowa możemy wybrać umowę, której dotyczy faktura. Pod warunkiem że taka umowa została wprowadzona do systemu. Umowę wybieramy analogicznie jak magazyn, czyli klikamy dwukrotnie w polu Umowa i z listy wybieramy odpowiednią umowę. Pole to nie jest wymagalne, więc możemy je pominąć. W polu Uwagi możemy jeżeli chcemy, wpisać dowolne uwagi do dokumentu 45/181

46 W polu Wystawił jeżeli została zdefiniowana odpowiednia wartość domyślna, będzie podpowiadać się zalogowany użytkownik, który wystawia fakturę w systemie. Jeżeli wartość domyślna nie została ustawiona, należy kliknąć w tym polu dwukrotnie lewym przyciskiem myszy i z rozwiniętej listy wybrać użytkownika wystawiającego fakturę. Po wprowadzeniu danych na nagłówku fakury zapisujemy dane klawiszem F10 lub 3 Wprowadzenie pozycji faktury VAT ikoną. Pozycje faktury wprowadzamy na zakładce Pozycje. 46/181

47 Faktura BRF - Sprzedaż Bartery Po zapisaniu danych nagłówka faktury, system przechodzi na zakładkę Informacje dodatkowe, tam klikamy dwukrotnie w polu Jednostka i z rozwiniętej listy wybieramy odpowiednia pozycje, której dotyczy sprzedaż: UEK, KSB lub MSAP. Po wyborze, zapisujemy zmiany przyciskiem F10 lub ikoną aktywna zakładka Pozycje. Po zapisaniu staje się 47/181

48 Będąc na zakładce Pozycje, klikamy dwukrotnie lewym przyciskiem myszy w polu Indeks towarowy Następnie na liście zdefiniowanych w systemie towarów / usług szukamy odpowiedniego indeksu, który ma znaleźć się na pozycji faktury Danego towaru / usługi możemy szukać według indeksu, skrótu, nazwy, wpisując w odpowiednie pola służące do filtrowania listy Po wyborze towaru / usługi, wciskamy przycisk Wybierz Wybrany towar / usługa zostanie pobrany / a na pozycję faktury, uzupełniamy pola 48/181

49 Ilość, Cena. Po zapisaniu pozycji przyciskiem F10 lub ikoną obliczona wartość brutto pozycji faktury automatycznie zostanie W polu Opis pozycji możemy wpisać dowolny opis wprowadzonej pozycji Po wprowadzeniu pozycji faktury należy do każdej wybrać rodzaj przychodu. W tym celu w polu Rodzaj przychodu klikamy dwukrotnie lewym przyciskiem myszy i z rozwiniętej listy wybieramy Sekcja promocji lub Inne jednostki 49/181

50 Wybór potwierdzamy przyciskiem Wybierz W analogiczny sposób wprowadzamy kolejne pozycje faktury. I zapisujemy zmiany. Faktura BAF - Sprzedaż Basen faktury Po zapisaniu danych nagłówka faktury, przechodzimy na zakładkę Pozycje Będąc na zakładce Pozycje, klikamy dwukrotnie lewym przyciskiem myszy w polu Indeks towarowy 50/181

51 Następnie na liście zdefiniowanych w systemie towarów / usług szukamy odpowiedniego indeksu, który ma znaleźć się na pozycji faktury Danego towaru / usługi możemy szukać według indeksu, skrótu, nazwy, wpisując w odpowiednie pola służące do filtrowania listy Po wyborze towaru / usługi, wciskamy przycisk Wybierz Wybrany towar zostanie pobrany na pozycję faktury, uzupełniamy pola Ilość, Cena. Po zapisaniu pozycji przyciskiem F10 lub ikoną obliczona wartość brutto pozycji faktury automatycznie zostanie 51/181

52 W polu Opis pozycji możemy wpisać dowolny opis wprowadzonej pozycji Po wprowadzeniu pozycji faktury należy do każdej wybrać rodzaj przychodu. W tym celu w polu Rodzaj najmu klikamy dwukrotnie lewym przyciskiem myszy i z rozwiniętej listy wybieramy Najem basenu lub Najem hali Wybór potwierdzamy przyciskiem Wybierz W analogiczny sposób wprowadzamy kolejne pozycje faktury. I zapisujemy zmiany. Faktura KOF - Sprzedaż Konferencje Po zapisaniu danych nagłówka faktury, przechodzimy na zakładkę Pozycje 52/181

53 Będąc na zakładce Pozycje, klikamy dwukrotnie lewym przyciskiem myszy w polu Indeks towarowy Następnie na liście zdefiniowanych w systemie towarów / usług szukamy odpowiedniego indeksu, który ma znaleźć się na pozycji faktury Danego towaru / usługi możemy szukać według indeksu, skrótu, nazwy, wpisując w odpowiednie pola służące do filtrowania listy 53/181

54 Po wyborze towaru / usługi, wciskamy przycisk Wybierz Wybrany towar zostanie pobrany na pozycję faktury, uzupełniamy pola Ilość, Cena. Po zapisaniu pozycji przyciskiem F10 lub ikoną obliczona wartość brutto pozycji faktury automatycznie zostanie W polu Opis pozycji możemy wpisać dowolny opis wprowadzonej pozycji Po wprowadzeniu pozycji faktury należy do każdej wybrać konto księgowe. W tym celu w polu Konto księg. KOF 54/181

55 klikamy dwukrotnie lewym przyciskiem myszy i z rozwiniętej listy wybieramy odpowiednie konto, które możemy szukać wg. Numeru konta, nazwy konta, wpisując w odpowiednich polach służących do filtrowania listy. Wybór potwierdzamy przyciskiem Wybierz W analogiczny sposób wprowadzamy kolejne pozycje faktury. I zapisujemy zmiany. Faktura KSBF - Sprzedaż KSB Po zapisaniu danych nagłówka faktury, przechodzimy na zakładkę Pozycje 55/181

57 Po wyborze towaru / usługi, wciskamy przycisk Wybierz Wybrany towar zostanie pobrany na pozycję faktury, uzupełniamy pola Ilość, Cena. Po zapisaniu pozycji przyciskiem F10 lub ikoną obliczona wartość brutto pozycji faktury automatycznie zostanie W polu Opis pozycji możemy wpisać dowolny opis wprowadzonej pozycji Po wprowadzeniu pozycji faktury należy do każdej wybrać konto księgowe. W tym celu w polu Konto księg. KSB 57/181

58 klikamy dwukrotnie lewym przyciskiem myszy i z rozwiniętej listy wybieramy odpowiednie konto, które możemy szukać wg. Numeru konta, nazwy konta, wpisując w odpowiednich polach służących do filtrowania listy. Wybór potwierdzamy przyciskiem Wybierz W analogiczny sposób wprowadzamy kolejne pozycje faktury. I zapisujemy zmiany Faktura KSF - Sprzedaż Księgarnia - faktury Po zapisaniu danych nagłówka faktury, przechodzimy na zakładkę Pozycje 58/181

59 Będąc na zakładce Pozycje, wybieramy odpowiednią pozycję z cennika. W tym celu klikamy dwukrotnie lewym przyciskiem myszy w polu Indeks towarowy Następnie wciskamy przycisk znajdujący się z prawej strony pola Cennik Otworzy się lista zdefiniowanych cenników na potrzeby księgarni: KS_BRUTTO - Księgarnia - cennik sprzedaży brutto 59/181

60 KS_NETTO - Księgarnia - cennik sprzedaży netto Wybieramy ten, z którego chcemy skorzystać, wówczas lista towarów zawęzi się do towarów wprowadzonych na wybrany cennik Następnie na liście towarów / usług z wybranego cennika, szukamy odpowiedniego indeksu, który ma znaleźć się na pozycji faktury Danego towaru / usługi możemy szukać według indeksu, skrótu, nazwy, wpisując w odpowiednie pola służące do filtrowania listy Po wyborze towaru / usługi, wciskamy przycisk Wybierz Wybrany towar zostanie pobrany na pozycję faktury, wraz z ceną z cennika, uzupełniamy pole Ilość. Po zapisaniu pozycji przyciskiem F10 lub ikoną automatycznie zostanie obliczona wartość brutto pozycji faktury. W analogiczny sposób wprowadzamy kolejne pozycje faktury. I zapisujemy zmiany. 60/181

61 W polu Opis pozycji możemy wpisać dowolny opis wprowadzonej pozycji UWAGA! Jeżeli wprowadzając dane nagłówka faktury na pierwszej zakładce Nagłówek, w polu Sposób zapłaty wybraliśmy Karta płatnicza to po uzupełnieniu pozycji faktury przechodzimy na zakładkę Informacje dodatkowe. W polu Nr transakcji terminalowej wpisujemy odpowiedni numer, a następnie zapisujemy zmiany przyciskiem F10 lub ikoną. 61/181

62 Zapisujemy zmiany klawiszem F10 lub ikoną. MSAPF - Sprzedaż MSAP faktury Po zapisaniu danych nagłówka faktury, przechodzimy na zakładkę Pozycje Będąc na zakładce Pozycje, klikamy dwukrotnie lewym przyciskiem myszy w polu Indeks towarowy Następnie na liście zdefiniowanych w systemie towarów / usług szukamy odpowiedniego indeksu, który ma znaleźć się na pozycji faktury Danego towaru / usługi możemy szukać według indeksu, skrótu, nazwy, wpisując w odpowiednie pola służące do filtrowania listy 62/181

63 Po wyborze towaru / usługi, wciskamy przycisk Wybierz Wybrany towar zostanie pobrany na pozycję faktury, uzupełniamy pola Ilość, Cena. Po zapisaniu pozycji przyciskiem F10 lub ikoną obliczona wartość brutto pozycji faktury automatycznie zostanie W polu Opis pozycji możemy wpisać dowolny opis wprowadzonej pozycji Po wprowadzeniu pozycji faktury należy do każdej wybrać konto księgowe. W tym celu w polu Konto księg. MSAP 63/181

64 klikamy dwukrotnie lewym przyciskiem myszy i z rozwiniętej listy wybieramy odpowiednie konto, które możemy szukać wg. Numeru konta, nazwy konta, wpisując w odpowiednich polach służących do filtrowania listy. Wybór potwierdzamy przyciskiem Wybierz W analogiczny sposób wprowadzamy kolejne pozycje faktury. I zapisujemy zmiany FAF - Sprzedaż podstawowa VAT Po zapisaniu danych nagłówka faktury, przechodzimy na zakładkę Pozycje 64/181

65 Będąc na zakładce Pozycje, klikamy dwukrotnie lewym przyciskiem myszy w polu Indeks towarowy Następnie na liście zdefiniowanych w systemie towarów / usług szukamy odpowiedniego indeksu, który ma znaleźć się na pozycji faktury Danego towaru / usługi możemy szukać według indeksu, skrótu, nazwy, wpisując w odpowiednie pola służące do filtrowania listy Po wyborze towaru / usługi, wciskamy przycisk Wybierz 65/181

66 Wybrany towar zostanie pobrany na pozycję faktury, uzupełniamy pola Ilość, Cena. Po zapisaniu pozycji przyciskiem F10 lub ikoną obliczona wartość brutto pozycji faktury automatycznie zostanie W polu Opis pozycji możemy wpisać dowolny opis wprowadzonej pozycji Po wprowadzeniu pozycji faktury należy do każdej wybrać konto księgowe. W tym celu w polu Konto księg /181

67 klikamy dwukrotnie lewym przyciskiem myszy i z rozwiniętej listy wybieramy odpowiednie konto, które możemy szukać wg. Numeru konta, nazwy konta, wpisując w odpowiednich polach służących do filtrowania listy. Wybór potwierdzamy przyciskiem Wybierz W analogiczny sposób wprowadzamy kolejne pozycje faktury. I zapisujemy zmiany. ZLF - Sprzedaż złomu Po zapisaniu danych nagłówka faktury, przechodzimy na zakładkę Pozycje 67/181

68 Będąc na zakładce Pozycje, klikamy dwukrotnie lewym przyciskiem myszy w polu Indeks towarowy Następnie na liście zdefiniowanych w systemie towarów / usług szukamy odpowiedniego indeksu, który ma znaleźć się na pozycji faktury Danego towaru / usługi możemy szukać według indeksu, skrótu, nazwy, wpisując w odpowiednie pola służące do filtrowania listy Po wyborze towaru / usługi, wciskamy przycisk Wybierz Wybrany towar zostanie pobrany na pozycję faktury, uzupełniamy pola Ilość, 68/181

69 Cena. Po zapisaniu pozycji przyciskiem F10 lub ikoną obliczona wartość brutto pozycji faktury automatycznie zostanie W polu Opis pozycji możemy wpisać dowolny opis wprowadzonej pozycji 4 Zatwierdzenie faktury VAT W analogiczny sposób wprowadzamy kolejne pozycje faktury. I zapisujemy zmiany. Zatwierdzenie faktury, niezależnie od rodzaju wystawionego dokumentu faktury VAT wygląda identycznie. Po wprowadzeniu wszystkich niezbędnych danych i informacji oraz ich zapisaniu, przechodzimy na pierwszą zakładkę Nagłówek. Następnie wciskamy przycisk Zatwierdź 69/181

70 Po wciśnięciu przycisku faktura zostanie zatwierdzona, system automatycznie nada dokumentowi numer zgodny ze zdefiniowanym wzorcem numeracji, a pola dokumentu staną się nieedytowalne i wyszarzone. Check-box Zatwierdzony zostanie zaznaczony. 5 Wydrukowanie faktury Przy zwykłych fakturach postępujemy w następujący sposób. Po zatwierdzeniu faktury, wciskamy przycisk Wydrukuj 70/181

71 , otworzy się wówczas okno z parametrami wydruku. W polu Rodzaj wydruku określamy czy wydrukowany ma być tylko oryginał faktury, czy tylko kopia, czy oryginał plus określona liczba kopii (domyślnie dwie), czy duplikat faktury. 71/181

72 W przypadku duplikatu w polu Data duplikatu wpisujemy odpowiednią datę. Przed wydrukowaniem faktury bezpośrednio na drukarce, możemy podglądnąć wydruk na ekranie komputera, w tym celu wybieramy opcję Wyświetlanie na ekranie a następnie wciskamy przycisk Wykonaj. 72/181

73 Jeżeli chcemy wydrukować fakturę bezpośrednio na drukarce, wybieramy opcję Wydruk na drukarce a następnie wciskamy przycisk Wykonaj. 73/181

74 6 Zmiana danych na fakturze przed wydaniem jej klientowi. Po zatwierdzeniu faktury, zanim ją wydrukujemy i wydamy klientowi, jeżeli zauważymy że się pomyliliśmy wprowadzając dane dokumentu, możemy je poprawić. W tym celu będąc na takiej fakturze, na zakładce Nagłówek, wciskamy przycisk Cofnij zatwierdź. Pojawi się okno informujące że należy wpisać uzasadnienie wykonywanej operacji cofnięcia zatwierdzenia. Możemy wpisać cokolwiek i wcisnąć przycisk OK, dokument faktury przejdzie do stanu edycji, w którym możemy poprawić wszelkie dane na fakturze. Po zapisaniu zmian, ponownie zatwierdzamy fakturę przyciskiem Zatwierdź. 12. Wystawienie korekty faktury VAT. Lista Czynności: 1. Uruchomienie formatki Korekty faktur VAT w Po uruchomieniu aplikacji pojawi się okno startowe z prośbą o zalogowanie się. Wprowadzamy swoją nazwę użytkownika, hasło (pomiędzy polami można przechodzić module Sprzedaż klawiszem [Tab]) i naciskamy przycisk [Połącz]. Pojawi się okno startowe Egerii z listą dostępnych aplikacji. Należy wybrać aplikację Sprzedaż; nastąpi przejście do głównego menu modułu Sprzedaż. Z menu aplikacji wybieramy: Dokumenty \ Korekty faktur VAT. 74/181

75 Otworzy się formatka służąca do rejestracji korekt faktur VAT Formatka otwiera się domyślnie w trybie wyszukiwania dokumentów już wystawionych w systemie o czym świadczy niebieski kolor pół. Aby móc wystawić nowy dokument, należy wyjść z trybu wyszukiwania, w tym celu wciskamy klawisz F8 lub ikonę, system wyjdzie z trybu wyszukiwania a na formatce pojawią się dotychczas wystawione korekty faktur, jeżeli takie zostały już wystawione. 2 Wprowadzenie korekty faktury VAT Aby wystawić nowy dokument wciskamy klawisz F6 lub ikonę. Wówczas pojawi się no wy dokument korekty faktury VAT w formie edycji z aktywnym polem Podstawia korekty 75/181

76 Klikamy dwukrotnie lewym przyciskiem myszy w polu Podstawa korekty, otworzy się lista wszystkich wprowadzonych i zatwierdzonych faktur w systemie Danej faktury możemy szukać wpisując jej numer własny, numer wewnętrzny, kod kontrahenta będącego na fakturze, czy też np. datę wystawienia faktury. Dane te wpisujemy w odpowiednie pola służące do dynamicznego filtrowania listy Po znalezieniu faktury, do której chcemy wystawić korektę wciskamy przycisk Wybierz, system powróci na korektę faktury w stanie edycji, a na korektę zostaną pobrane dane z faktury, która ma być skorygowana. 76/181

77 Następnie zapisujemy klawiszem F10 lub ikoną zakładka Pozycje, na którą wchodzimy., wówczas stanie się aktywna Nad żółtym wierszem widać dane, które są na fakturze Natomiast w żółtym wierszu wpisujemy właściwe dane, czyli te które maja być na korekcie faktury 77/181

78 Możemy zmienić ilość towaru w polu Ilość, cenę jednostkową w polu Cena bazowa lub stawkę podatku VAT. Ilość i cenę zmieniamy w żółtych polach, natomiast aby zmienić stawkę VAT, klikamy dwukrotnie w polu wskazanym poniżej i z rozwiniętej listy wybieramy właściwą stawkę, po jej wyborze pojawi się w żółtym polu VAT 3 Zatwierdzenie korekty faktury VAT Po wprowadzeniu odpowiednich zmian zapisujemy klawiszem F10 lub ikoną. Następnie wracamy na pierwszą zakładkę Nagłówek i wciskamy przycisk Zatwierdź W przypadku rodzajów faktur, których zatwierdzenie powoduje automatycznie wygenerowanie dokumentu magazynowego WZ, po zatwierdzeniu korekty takiej faktury pojawi się komunikat o wygenerowaniu korekty dokumentu WZ 78/181

79 Wciskamy przycisk Zamknij Komunikat zniknie, dokument faktury zostanie zatwierdzony, system automatycznie nada numer dokumentu zgodny ze zdefiniowanym wzorcem numeracji, a pola dokumentu staną się nieedytowalne i wyszarzane. Jeżeli kopia podpisanej przez kontrahenta wróci w polu Data powrotu kor. Możemy wpisać datę powrotu korekty 4 Wydrukowanie Przy zwykłych korektach faktur postępujemy w następujący sposób. 79/181

80 korekty faktury Po zatwierdzeniu korekty faktury, wciskamy przycisk Wydrukuj VAT, otworzy się wówczas okno z parametrami wydruku. W polu Rodzaj wydruku określamy czy wydrukowany ma być tylko oryginał faktury, czy tylko kopia, czy oryginał plus określona liczba kopii (domyślnie dwie), czy duplikat faktury. 80/181

83 13. Wystawienie raportu fiskalnego. Lista Czynności: 1. Uruchomienie formatki Faktury VAT w module Sprzedaż Po uruchomieniu aplikacji pojawi się okno startowe z prośbą o zalogowanie się. Wprowadzamy swoją nazwę użytkownika, hasło (pomiędzy polami można przechodzić klawiszem [Tab]) i naciskamy przycisk [Połącz]. Pojawi się okno startowe Egerii z listą dostępnych aplikacji. Należy wybrać aplikację Sprzedaż; nastąpi przejście do głównego menu modułu Sprzedaż. Z menu aplikacji wybieramy: Dokumenty \ Faktury VAT. Otworzy się formatka służąca do rejestracji faktur VAT 83/181

84 Formatka otwiera się domyślnie w trybie wyszukiwania dokumentów już wystawionych w systemie o czym świadczy niebieski kolor pół. Aby móc wystawić nowy dokument, należy wyjść z trybu wyszukiwania, w tym celu wciskamy klawisz F8 lub ikonę, system wyjdzie z trybu wyszukiwania a na formatce pojawią się dotychczas wystawione faktury, jeżeli takie zostały już wystawione. Aby wystawić nowy dokument wciskamy klawisz F6 lub ikonę wy dokument faktury VAT w formie edycji. Wówczas pojawi się no 2 Uzupełnienie danych nagłówka dokumentu Klikamy dwukrotnie lewym przyciskiem myszy w polu Rodzaj dok. I z listy zdefiniowanych w systemie rodzajów faktur wybieramy ten, który chcemy wystawić. Domyślnie podpowiada się rodzaj faktury VAT przypisanej do użytkownika. 84/181

85 W systemie zdefiniowane zostały następujące rodzaje faktur DSR Sprzedaż Akademik - raport fiskalny BAR Sprzedaż Basen - raport fiskalny KXR Sprzedaż ksero - raport fiskalny KSR Sprzedaż Księgarnia - raport fiskalny Następnie klikamy dwukrotnie w polu Nabywca. Należy podać kontrahenta z kodem 1. 85/181

86 W polach Data Sprzedaży, Data wyst., Data wysłania, Termin zapłaty domyślnie podpowiada się data bieżąca. Można je zmienić albo wpisując daty ręcznie we wskazanym formacie dd-mm-rrrr, lub klikając w dane pole z datą dwukrotnie lewym przyciskiem myszy i wybierając datę z otwartego kalendarza. Raporty fiskalne wystawiane są za sprzedaż dzienną w związku z tym data sprzedaży to dzień za który wprowadzamy raport fiskalny. Następnie w polu Warunki zapłaty wybieramy z rozwijanej listy odpowiednie warunki zapłaty: liczone od daty sprzedaży, liczone od daty wystawienia czy liczone od daty sprzedaży 86/181

87 W podobny sposób ustawiamy sposób zapłaty w polu Sposób zapłaty W polu Konto domyślnie podpowiada się konto Uniwersytetu Ekonomicznego, które zostało ustawione na wartości domyślnej Jeżeli chcemy wybrać inne, klikamy w tym polu dwukrotnie lewym przyciskiem myszy i z listy wybieramy odpowiednie konto 87/181

88 W polu Jednostka organizacyjna domyślnie podpowie się jednostka organizacyjna w której wystawiana jest faktura, pod warunkiem że została ustawiona odpowiednia wartość domyślna, Jeżeli nie została ustawiona klikamy w to pole dwukrotnie lewym przyciskiem myszy i z listy wybieramy odpowiednią jednostkę organizacyjną Uwaga! Jeżeli wystawiana jest faktura DSR - Sprzedaż Akademik - raport fiskalny, jako jednostkę organizacyjną należy wybrać jedną z dwóch wskazanych poniżej Jeżeli chcemy po wystawieniu faktury wygenerować z niej dokument magazynowy WZ, to w polu Magazyn klikamy dwukrotnie lewym przyciskiem myszy i z listy zdefiniowanych magazynów wybieramy odpowiedni magazyn, na którym ma się wygenerować dokument WZ 88/181

89 Jeżeli z faktury nie chcemy generować dokumentu WZ, pole Magazyn zostawiamy puste. W polu Uwagi możemy jeżeli chcemy, wpisać dowolne uwagi do dokumentu W polu Wystawił jeżeli została zdefiniowana odpowiednia wartość domyślna, będzie podpowiadać się zalogowany użytkownik, który wystawia fakturę w systemie. Jeżeli wartość domyślna nie została ustawiona, należy kliknąć w tym polu dwukrotnie lewym przyciskiem myszy i z rozwiniętej listy wybrać użytkownika wystawiającego fakturę. 89/181

90 Po wprowadzeniu danych na nagłówku fakury zapisujemy dane klawiszem F10 lub 3 Wprowadzenie pozycji faktury pozycji faktury VAT ikoną. Pozycje faktury wprowadzamy na zakładce Pozycje. Faktura DSR - Sprzedaż Akademik - raport fiskalny Będąc na zakładce Pozycje, klikamy dwukrotnie lewym przyciskiem myszy w polu Indeks towarowy UWAGA! N Na tym rodzaju faktury wybieramy indeks Sprzedaż fiskalna z odpowiednią stawka podatku VAT Możemy go wybrać na dwa sposoby 90/181

91 I sposób Na liście zdefiniowanych w systemie towarów / usług szukamy indeksu Sprzedaż fiskalna z odpowiednią stawką podatku VAT (najlepiej znaleźć wpisując w polu Indeks służącego do filtrowania listy tekst Sprzedaż fiskalna Po wyborze pozycji z odpowiednią stawką podatku VAT, wciskamy przycisk Wybierz II sposób Po uruchomieniu listy towarów rozwijamy listę w polu Klasyfikacja / Kod Z rozwiniętej listy klasyfikacji, wybieramy klasyfikację, SP_FISK_ZB 91/181

92 System zawęzi listę wyłącznie do indeksów Sprzedaż fiskalna z danymi stawkami podatku VAT. Po wyborze odpowiedniej pozycji w polu Ilość wpisujemy 1 a w polu Cena wartość sprzedaży brutto w ramach danego podatku za dany okres. W polu N/B powinna być wybrana wartość B. Jeżeli nie zostanie wybrana, przy zapisaniu pozycji faktury, uzupełni się automatycznie Faktura BAR - Sprzedaż Basen - raport fiskalny Będąc na zakładce Pozycje, klikamy dwukrotnie lewym przyciskiem myszy w polu Indeks towarowy 92/181

93 UWAGA! N Na tym rodzaju faktury wybieramy indeks Sprzedaż fiskalna z odpowiednią stawka podatku VAT Możemy go wybrać na dwa sposoby I sposób Na liście zdefiniowanych w systemie towarów / usług szukamy indeksu Sprzedaż fiskalna z odpowiednią stawką podatku VAT (najlepiej znaleźć wpisując w polu Indeks służącego do filtrowania listy tekst Sprzedaż fiskalna Po wyborze pozycji z odpowiednią stawką podatku VAT, wciskamy przycisk Wybierz II sposób Po uruchomieniu listy towarów rozwijamy listę w polu Klasyfikacja / Kod 93/181

94 Z rozwiniętej listy klasyfikacji, wybieramy klasyfikację, SP_FISK_ZB System zawęzi listę wyłącznie do indeksów Sprzedaż fiskalna z danymi stawkami podatku VAT. Po wyborze odpowiedniej pozycji w polu Ilość wpisujemy 1 a w polu Cena wartość sprzedaży brutto w ramach danego podatku za dany okres. W polu N/B powinna być wybrana wartość B. Jeżeli nie zostanie wybrana, przy zapisaniu pozycji faktury, uzupełni się automatycznie. 94/181

95 Faktura KXR - Sprzedaż ksero - raport fiskalny Będąc na zakładce Pozycje, klikamy dwukrotnie lewym przyciskiem myszy w polu Indeks towarowy UWAGA! N Na tym rodzaju faktury wybieramy indeks Sprzedaż fiskalna z odpowiednią stawka podatku VAT Możemy go wybrać na dwa sposoby I sposób Na liście zdefiniowanych w systemie towarów / usług szukamy indeksu Sprzedaż fiskalna z odpowiednią stawką podatku VAT (najlepiej znaleźć wpisując w polu Indeks służącego do filtrowania listy tekst Sprzedaż fiskalna Po wyborze pozycji z odpowiednią stawką podatku VAT, wciskamy przycisk Wybierz 95/181

96 II sposób Po uruchomieniu listy towarów rozwijamy listę w polu Klasyfikacja / Kod Z rozwiniętej listy klasyfikacji, wybieramy klasyfikację, SP_FISK_ZB System zawęzi listę wyłącznie do indeksów Sprzedaż fiskalna z danymi stawkami podatku VAT. 96/181

97 Po wyborze odpowiedniej pozycji w polu Ilość wpisujemy 1 a w polu Cena wartość sprzedaży brutto w ramach danego podatku za dany okres. W polu N/B powinna być wybrana wartość B. Jeżeli nie zostanie wybrana, przy zapisaniu pozycji faktury, uzupełni się automatycznie. KSR - Sprzedaż Księgarnia - raport fiskalny Będąc na zakładce Pozycje, klikamy dwukrotnie lewym przyciskiem myszy w polu Indeks towarowy UWAGA! N Na tym rodzaju faktury wybieramy indeks Sprzedaż fiskalna z odpowiednią stawka podatku VAT Możemy go wybrać na dwa sposoby 97/181

98 I sposób Na liście zdefiniowanych w systemie towarów / usług szukamy indeksu Sprzedaż fiskalna z odpowiednią stawką podatku VAT (najlepiej znaleźć wpisując w polu Indeks służącego do filtrowania listy tekst Sprzedaż fiskalna Po wyborze pozycji z odpowiednią stawką podatku VAT, wciskamy przycisk Wybierz II sposób Po uruchomieniu listy towarów rozwijamy listę w polu Klasyfikacja / Kod Z rozwiniętej listy klasyfikacji, wybieramy klasyfikację, SP_FISK_ZB 98/181

99 System zawęzi listę wyłącznie do indeksów Sprzedaż fiskalna z danymi stawkami podatku VAT. Po wyborze odpowiedniej pozycji w polu Ilość wpisujemy 1 a w polu Cena wartość sprzedaży brutto w ramach danego podatku za dany okres. W polu N/B powinna być wybrana wartość B. Jeżeli nie zostanie wybrana, przy zapisaniu pozycji faktury, uzupełni się automatycznie. UWAGA! Jeżeli ktoś dokonał zwrotu, wówczas po wyborze pozycji w polu Ilość wpisujemy 1 a w polu Cena odpowiednią kwotę zwrotu ze znakiem - minus. Następnie klikamy dwukrotnie w polu Zwroty, i z rozwiniętej listy wybieramy TAK 99/181

100 Zapisujemy zmiany klawiszem F10 lub ikoną. 5 Zatwierdzenie faktury VAT Zatwierdzenie faktury, niezależnie od rodzaju wystawionego dokumentu faktury VAT wygląda identycznie. Po wprowadzeniu wszystkich niezbędnych danych i informacji oraz ich zapisaniu, przechodzimy na pierwszą zakładkę Nagłówek. Następnie wciskamy przycisk Zatwierdź 100/181

105 7 Zmiana danych na fakturze przed wydaniem jej klientowi. Po zatwierdzeniu faktury, zanim ją wydrukujemy i wydamy klientowi, jeżeli zauważymy że się pomyliliśmy wprowadzając dane dokumentu, możemy je poprawić. W tym celu będąc na takiej fakturze, na zakładce Nagłówek, wciskamy przycisk Cofnij zatwierdź. Pojawi się okno informujące że należy wpisać uzasadnienie wykonywanej operacji cofnięcia zatwierdzenia. Możemy wpisać cokolwiek i wcisnąć przycisk OK, dokument faktury przejdzie do stanu edycji, w którym możemy poprawić wszelkie dane na fakturze. Po zapisaniu zmian, ponownie zatwierdzamy fakturę przyciskiem Zatwierdź. 14. Generacja raportu fiskalnego (Księgarnia). Lista Czynności: 1. Uruchomienie formatki Faktury VAT w module Sprzedaż Po uruchomieniu aplikacji pojawi się okno startowe z prośbą o zalogowanie się. Wprowadzamy swoją nazwę użytkownika, hasło (pomiędzy polami można przechodzić klawiszem [Tab]) i naciskamy przycisk [Połącz]. Pojawi się okno startowe Egerii z listą dostępnych aplikacji. Należy wybrać aplikację Sprzedaż; nastąpi przejście do głównego menu modułu Sprzedaż. Z menu aplikacji wybieramy: Dokumenty \ Faktury VAT. Otworzy się formatka służąca do rejestracji faktur VAT 105/181

106 Formatka otwiera się domyślnie w trybie wyszukiwania dokumentów już wystawionych w systemie o czym świadczy niebieski kolor pół. Należy wyświetlić listę faktur już wystawionych w systemie, w tym celu należy wyjść z trybu wyszukiwania, w tym celu wciskamy klawisz F8 lub ikonę, system wyjdzie z trybu wyszukiwania a na formatce pojawią się dotychczas wystawione faktury, jeżeli takie zostały już wystawione. 2 Uruchomienie okna do generacji raportu fiskalnego Ustawiamy się kursorem na jakiejkolwiek fakturze zatwierdzonej, czyli tej która posiada numer w polu Numer a pola nagłówka faktury są wyszarzane. 106/181

107 Następnie klikamy raz prawym przyciskiem myszy, otworzy się lista z której wybieramy Generuj raport dobowy z paragonów Klikamy raz w tę pozycję prawym przyciskiem myszy, otworzy się wówczas okno służące do wygenerowania raportu fiskalnego, którym podpowie się domyślnie bieżąca data (dzień na który raport zostanie wygenerowany). Datę tę możemy zmienić albo ręcznie na inny dzień za który chcemy wygenerować raport fiskalny. 107/181

108 Po ustaleniu daty wciskamy przycisk Wykonaj, pojawi się okno z komunikatem o wygenerowaniu raportu dla sposobu zapłaty karta płatnicza i wygenerowaniu raportu dla sposobu zapłaty Gotówka w zależności od dokonywanych sposobów płatności w danym dniu. Wciskamy przycisk Zamknij Następnie znowu Zamknij 108/181

109 Raport wygeneruje się pod warunkiem że w danym dniu wygenerowania raportu zostały wprowadzone odpowiednie paragony fiskalne. Raport dla sposoby zapłaty Karta płatnicza ma w numerze kod rodzaju dokumentu KSR łamane na K łamane na kolejny numer w obrębie miesiąca następnie miesiąc i rok Ponadto w polu Uwagi domyślnie wygenerowany zostanie tekst Raport dobowy wygenerowany automatycznie Raport dla sposoby zapłaty Gotówka ma w numerze kod rodzaju dokumentu KSR łamane na G łamane na kolejny numer w obrębie miesiąca następnie miesiąc i rok Ponadto w polu Uwagi domyślnie wygenerowany zostanie tekst Raport dobowy wygenerowany automatycznie 109/181

110 Jeżeli ustawimy się na numerze wygenerowanego raportu, i klikniemy raz prawym przyciskiem myszy a następnie z listy wybierzemy Informacje o generacjach raportów Pojawi się lista paragonów, które zostały uwzględnione w raporcie 110/181

111 15. Wystawienie korekty raportu fiskalnego. Lista Czynności: 1. Uruchomienie formatki Korekty faktur VAT w Po uruchomieniu aplikacji pojawi się okno startowe z prośbą o zalogowanie się. Wprowadzamy swoją nazwę użytkownika, hasło (pomiędzy polami można przechodzić module Sprzedaż klawiszem [Tab]) i naciskamy przycisk [Połącz]. Pojawi się okno startowe Egerii z listą dostępnych aplikacji. Należy wybrać aplikację Sprzedaż; nastąpi przejście do głównego menu modułu Sprzedaż. Z menu aplikacji wybieramy: Dokumenty \ Korekty faktur VAT. Otworzy się formatka służąca do rejestracji korekt faktur VAT / raportów fiskalnych 111/181

112 Formatka otwiera się domyślnie w trybie wyszukiwania dokumentów już wystawionych w systemie o czym świadczy niebieski kolor pół. Aby móc wystawić nowy dokument, należy wyjść z trybu wyszukiwania, w tym celu wciskamy klawisz F8 lub ikonę, system wyjdzie z trybu wyszukiwania a na formatce pojawią się dotychczas wystawione korekty faktur, jeżeli takie zostały już wystawione. 2 Wprowadzenie korekty raportu fiskalnego Aby wystawić nowy dokument wciskamy klawisz F6 lub ikonę. Wówczas pojawi się no wy dokument korekty raportu fiskalnego w formie edycji z aktywnym polem Podstawa korekty Klikamy dwukrotnie lewym przyciskiem myszy w polu Podstawa korekty, otworzy się lista wszystkich wprowadzonych i zatwierdzonych faktur oraz raportów fiskalnych w systemie Danego raportu fiskalnego możemy szukać wpisując m.in. jego numer własny, numer wewnętrzny, czy też datę wystawienia raportu. Dane te wpisujemy w odpowiednie pola służące do dynamicznego filtrowania listy 112/181

113 Po znalezieniu raportu fiskalnego, do którego chcemy wystawić korektę wciskamy przycisk Wybierz, system powróci na korektę raportu w stanie edycji, a na korektę zostaną pobrane dane z raportu, która ma być skorygowany. Następnie zapisujemy klawiszem F10 lub ikoną zakładka Pozycje, na którą wchodzimy., wówczas stanie się aktywna Nad żółtym wierszem widać dane, które są na raporcie 113/181

114 Natomiast w żółtym wierszu wpisujemy właściwe dane, czyli te które maja być na korekcie raportu fiskalnego, np. jeżeli ma być skorygowany do zera w polu Ilość wpisujemy 0. W polu cena bazowa możemy wpisać właściwą wartość raportu. Możemy zmienić ilość towaru w polu Ilość, cenę jednostkową w polu Cena bazowa lub stawkę podatku VAT. Ilość i cenę zmieniamy w żółtych polach, natomiast aby zmienić stawkę VAT, klikamy dwukrotnie w polu wskazanym poniżej i z rozwiniętej listy wybieramy właściwą stawkę, po jej wyborze pojawi się w żółtym polu VAT 114/181

115 3 Zatwierdzenie korekty Po wprowadzeniu odpowiednich zmian zapisujemy klawiszem F10 lub ikoną. Następnie wracamy na pierwszą zakładkę Nagłówek i wciskamy przycisk Zatwierdź W przypadku rodzajów faktur, których zatwierdzenie powoduje automatycznie wygenerowanie dokumentu magazynowego WZ, po zatwierdzeniu korekty takiej faktury pojawi się komunikat o wygenerowaniu korekty dokumentu WZ Wciskamy przycisk Zamknij Komunikat zniknie, dokument faktury zostanie zatwierdzony, system automatycznie nada numer dokumentu zgodny ze zdefiniowanym wzorcem numeracji, a pola dokumentu staną się nieedytowalne i wyszarzane. 115/181

116 Jeżeli kopia podpisanej przez kontrahenta wróci w polu Data powrotu kor. Możemy wpisać datę powrotu korekty 16. Wystawienie faktury VAT na żądanie. Lista Czynności: 1. Uruchomienie formatki Faktury VAT na żądanie w module Sprzedaż Po uruchomieniu aplikacji pojawi się okno startowe z prośbą o zalogowanie się. Wprowadzamy swoją nazwę użytkownika, hasło (pomiędzy polami można przechodzić klawiszem [Tab]) i naciskamy przycisk [Połącz]. 116/181

117 Pojawi się okno startowe Egerii z listą dostępnych aplikacji. Należy wybrać aplikację Sprzedaż; nastąpi przejście do głównego menu modułu Sprzedaż. Z menu aplikacji wybieramy: Dokumenty \ Faktury VAT na żądanie \ faktury VAT. Otworzy się formatka służąca do rejestracji faktur VAT na żądanie Formatka otwiera się domyślnie w trybie wyszukiwania dokumentów już wystawionych w systemie o czym świadczy niebieski kolor pół. Aby móc wystawić nowy dokument, należy wyjść z trybu wyszukiwania, w tym celu 117/181

118 wciskamy klawisz F8 lub ikonę, system wyjdzie z trybu wyszukiwania a na formatce pojawią się dotychczas wystawione faktury, jeżeli takie zostały już wystawione. Aby wystawić nowy dokument wciskamy klawisz F6 lub ikonę wy dokument faktury VAT na żądanie w formie edycji. Wówczas pojawi się no 2 Uzupełnienie danych nagłówka dokumentu Klikamy dwukrotnie lewym przyciskiem myszy w polu Rodzaj dok. I z listy zdefiniowanych w systemie rodzajów faktur wybieramy ten, który chcemy wystawić. Wybór potwierdzamy przyciskiem OK. Domyślnie podpowiada się rodzaj faktury VAT przypisanej do użytkownika. W systemie zdefiniowane zostały następujące rodzaje faktur FNZ Faktura VAT na żądanie FNZD Faktura VAT na żądanie - Dydaktyka Następnie klikamy dwukrotnie w polu Nabywca 118/181

119 Otworzy się lista wszystkich zdefiniowanych w systemie kontrahentów. Na liście możemy szukać danego kontrahenta według kodu, skrótu nazwy, Nip-u, PESEL-a, nazwy kontrahenta, wpisując dane w znakach procent - %% w odpowiednich polach, które automatycznie będą filtrować listę. Po znalezieniu kontrahenta wciskamy przycisk Wybierz. Jeżeli płatnikiem faktury jest inny kontrahent niż Nabywca, płatnika wybieramy w polu Płatnik w analogiczny sposób jak nabywcę faktury. 119/181

121 W podobny sposób ustawiamy sposób zapłaty w polu Sposób zapłaty W polu Konto domyślnie podpowiada się konto Uniwersytetu Ekonomicznego, które zostało ustawione na wartości domyślnej 121/181

122 Jeżeli chcemy wybrać inne, klikamy w tym polu dwukrotnie lewym przyciskiem myszy i z listy wybieramy odpowiednie konto W polu Jednostka organizacyjna domyślnie podpowie się jednostka organizacyjna w której wystawiana jest faktura, pod warunkiem że została ustawiona odpowiednia wartość domyślna, Jeżeli nie została ustawiona klikamy w to pole dwukrotnie lewym przyciskiem myszy i z listy wybieramy odpowiednią jednostkę organizacyjną 122/181

123 Pole Magazyn zostawiamy puste. W polu umowa możemy wybrać umowę, której dotyczy faktura. Pod warunkiem że taka umowa została wprowadzona do systemu. Klikamy dwukrotnie w polu Umowa i z listy wybieramy odpowiednią umowę. Pole to nie jest wymagalne, więc możemy je pominąć. W polu Uwagi możemy jeżeli chcemy, wpisać dowolne uwagi do dokumentu 123/181

124 W polu Wystawił jeżeli została zdefiniowana odpowiednia wartość domyślna, będzie podpowiadać się zalogowany użytkownik, który wystawia fakturę w systemie. Jeżeli wartość domyślna nie została ustawiona, należy kliknąć w tym polu dwukrotnie lewym przyciskiem myszy i z rozwiniętej listy wybrać użytkownika wystawiającego fakturę. Po wprowadzeniu danych na nagłówku faktury zapisujemy dane klawiszem F10 lub 3 Wprowadzenie pozycji faktury VAT na żądanie ikoną. Pozycje faktury wprowadzamy na zakładce Pozycje. 124/181

126 Po wyborze towaru / usługi, wciskamy przycisk Wybierz Wybrany towar / usługa zostanie pobrany, a na pozycji faktury, uzupełniamy pola Ilość, Cena. Po zapisaniu pozycji przyciskiem F10 lub ikoną obliczona wartość brutto pozycji faktury automatycznie zostanie W polu Opis pozycji możemy wpisać dowolny opis wprowadzonej pozycji 126/181

127 Zmiany zapisujemy. W analogiczny sposób wprowadzamy kolejne pozycje faktury. I zapisujemy zmiany. 4 Zatwierdzenie faktury VAT na żądanie Po wprowadzeniu wszystkich niezbędnych danych i informacji oraz ich zapisaniu, przechodzimy na pierwszą zakładkę Nagłówek. Następnie wciskamy przycisk Zatwierdź 127/181

132 6 Zmiana danych na fakturze przed wydaniem jej klientowi. Po zatwierdzeniu faktury, zanim ją wydrukujemy i wydamy klientowi, jeżeli zauważymy że się pomyliliśmy wprowadzając dane dokumentu, możemy je poprawić. W tym celu będąc na takiej fakturze, na zakładce Nagłówek, wciskamy przycisk Cofnij zatwierdź. Pojawi się okno informujące że należy wpisać uzasadnienie wykonywanej operacji cofnięcia zatwierdzenia. Możemy wpisać cokolwiek i wcisnąć przycisk OK, dokument faktury przejdzie do stanu edycji, w którym możemy poprawić wszelkie dane na fakturze. Po zapisaniu zmian, ponownie zatwierdzamy fakturę przyciskiem Zatwierdź. 17. Wystawienie korekty faktury VAT na żądanie. Lista Czynności: 1. Uruchomienie formatki Korekty faktur VAT w Po uruchomieniu aplikacji pojawi się okno startowe z prośbą o zalogowanie się. Wprowadzamy swoją nazwę użytkownika, hasło (pomiędzy polami można przechodzić module Sprzedaż klawiszem [Tab]) i naciskamy przycisk [Połącz]. Pojawi się okno startowe Egerii z listą dostępnych aplikacji. Należy wybrać aplikację Sprzedaż; nastąpi przejście do głównego menu modułu Sprzedaż. Z menu aplikacji wybieramy: Dokumenty \ Faktury VAT na żądanie / Korekty faktur VAT. 132/181

133 Otworzy się formatka służąca do rejestracji korekt faktur VAT na żądanie Formatka otwiera się domyślnie w trybie wyszukiwania dokumentów już wystawionych w systemie o czym świadczy niebieski kolor pół. Aby móc wystawić nowy dokument, należy wyjść z trybu wyszukiwania, w tym celu wciskamy klawisz F8 lub ikonę, system wyjdzie z trybu wyszukiwania a na formatce pojawią się dotychczas wystawione korekty faktur, jeżeli takie zostały już wystawione. 2 Wprowadzenie korekty faktury VAT na żądanie Aby wystawić nowy dokument wciskamy klawisz F6 lub ikonę. Wówczas pojawi się no wy dokument korekty faktury VAT w formie edycji z aktywnym polem Podstawia korekty Klikamy dwukrotnie lewym przyciskiem myszy w polu Podstawa korekty, otworzy się lista wszystkich wprowadzonych i zatwierdzonych faktur VAT na żądanie w systemie Danej faktury możemy szukać wpisując jej numer własny, numer wewnętrzny, kod kontrahenta będącego na fakturze, czy też np. datę wystawienia faktury. Dane te wpisujemy w odpowiednie pola służące do dynamicznego filtrowania listy 133/181

134 Po znalezieniu faktury, do której chcemy wystawić korektę wciskamy przycisk Wybierz, system powróci na korektę faktury w stanie edycji, a na korektę zostaną pobrane dane z faktury, która ma być skorygowana. Następnie zapisujemy klawiszem F10 lub ikoną zakładka Pozycje, na którą wchodzimy., wówczas stanie się aktywna 134/181

135 Nad żółtym wierszem widać dane, które są na fakturze Natomiast w żółtym wierszu wpisujemy właściwe dane, czyli te które maja być na korekcie faktury Możemy zmienić ilość towaru w polu Ilość, cenę jednostkową w polu Cena bazowa lub stawkę podatku VAT. 135/181

136 Ilość i cenę zmieniamy w żółtych polach, natomiast aby zmienić stawkę VAT, klikamy dwukrotnie w polu wskazanym poniżej i z rozwiniętej listy wybieramy właściwą stawkę, po jej wyborze pojawi się w żółtym polu VAT 3 Zatwierdzenie korekty faktury VAT na żądanie Po wprowadzeniu odpowiednich zmian zapisujemy klawiszem F10 lub ikoną. Następnie wracamy na pierwszą zakładkę Nagłówek i wciskamy przycisk Zatwierdź. Dokument faktury zostanie zatwierdzony, system automatycznie nada numer dokumentu zgodny ze zdefiniowanym wzorcem numeracji, a pola dokumentu staną się nieedytowalne i wyszarzane. 136/181

137 Jeżeli kopia podpisanej przez kontrahenta wróci w polu Data powrotu kor. Możemy wpisać datę powrotu korekty 4 Wydrukowanie korekty faktury VAT na żądanie Przy zwykłych korektach faktur postępujemy w następujący sposób. Po zatwierdzeniu korekty faktury, wciskamy przycisk Wydrukuj 137/181

139 W przypadku duplikatu w polu Data duplikatu wpisujemy odpowiednią datę. 139/181

140 Przed wydrukowaniem faktury bezpośrednio na drukarce, możemy podglądnąć wydruk na ekranie komputera, w tym celu wybieramy opcję Wyświetlanie na ekranie a następnie wciskamy przycisk Wykonaj. 140/181

142 18. Wystawienie noty księgowej. Lista Czynności: 1. Uruchomienie formatki Noty rozliczeniowe w Po uruchomieniu aplikacji pojawi się okno startowe z prośbą o zalogowanie się. Wprowadzamy swoją nazwę użytkownika, hasło (pomiędzy polami można przechodzić module Sprzedaż klawiszem [Tab]) i naciskamy przycisk [Połącz]. Pojawi się okno startowe Egerii z listą dostępnych aplikacji. Należy wybrać aplikację Sprzedaż; nastąpi przejście do głównego menu modułu Sprzedaż. Z menu aplikacji wybieramy: Dokumenty \ Noty roliczeniowe. 142/181

143 Otworzy się formatka służąca do rejestracji not księgowych. Formatka otwiera się domyślnie w trybie wyszukiwania dokumentów już wystawionych w systemie o czym świadczy niebieski kolor pół. Aby móc wystawić nowy dokument, należy wyjść z trybu wyszukiwania, w tym celu 143/181

144 wciskamy klawisz F8 lub ikonę, system wyjdzie z trybu wyszukiwania a na formatce pojawią się dotychczas wystawione faktury, jeżeli takie zostały już wystawione. Aby wystawić nowy dokument wciskamy klawisz F6 lub ikonę wy dokument noty księgowej w formie edycji. Wówczas pojawi się no 2 Uzupełnienie danych nagłówka dokumentu Klikamy dwukrotnie lewym przyciskiem myszy w polu Rodzaj dok. i z listy wybieramy jedny znajdujący się tam rodzaj dokumentu, czyli NKS - Nota księgowa. Wybór potwierdzamy przyciskiem OK. Następnie klikamy dwukrotnie w polu Nabywca 144/181

145 Otworzy się lista wszystkich zdefiniowanych w systemie kontrahentów. Na liście możemy szukać danego kontrahenta według kodu, skrótu nazwy, Nip-u, PESEL-a, nazwy kontrahenta, wpisując dane w znakach procent - %% w odpowiednich polach, które automatycznie będą filtrować listę. Po znalezieniu kontrahenta wciskamy przycisk Wybierz. Jeżeli płatnikiem noty księgowej jest inny kontrahent niż Nabywca, płatnika wybieramy w polu Płatnik w analogiczny sposób jak nabywcę faktury. 145/181

147 W podobny sposób ustawiamy sposób zapłaty w polu Sposób zapłaty W polu Konto domyślnie podpowiada się konto Uniwersytetu Ekonomicznego, które zostało ustawione na wartości domyślnej 147/181

148 Jeżeli chcemy wybrać inne, klikamy w tym polu dwukrotnie lewym przyciskiem myszy i z listy wybieramy odpowiednie konto W polu Jednostka organizacyjna domyślnie podpowie się jednostka organizacyjna w której wystawiana jest nota księgowa, pod warunkiem że została ustawiona odpowiednia wartość domyślna, Jeżeli nie została ustawiona klikamy w to pole dwukrotnie lewym przyciskiem myszy i z listy wybieramy odpowiednią jednostkę organizacyjną 148/181

149 Pole Magazyn zostawiamy puste. W polu umowa możemy wybrać umowę, której dotyczy nota księgowa. Pod warunkiem że taka umowa została wprowadzona do systemu. Klikamy dwukrotnie w polu Umowa i z listy wybieramy odpowiednią umowę. Pole to nie jest wymagalne, więc możemy je pominąć. W polu Uwagi możemy jeżeli chcemy, wpisać dowolne uwagi do dokumentu 149/181

150 W polu Wystawił jeżeli została zdefiniowana odpowiednia wartość domyślna, będzie podpowiadać się zalogowany użytkownik, który wystawia notę księgową w systemie. Jeżeli wartość domyślna nie została ustawiona, należy kliknąć w tym polu dwukrotnie lewym przyciskiem myszy i z rozwiniętej listy wybrać użytkownika wystawiającego notę księgową. Po wprowadzeniu danych na nagłówku noty księgowej zapisujemy dane klawiszem F10 lub ikoną. Po zapisaniu danych nagłówka noty księgowej, system przechodzi na zakładkę Informacje dodatkowe, tam klikamy dwukrotnie w polu Jednostka i z rozwiniętej listy wybieramy odpowiednia pozycje, której dotyczy sprzedaż: UEK, KSB lub MSAP. 150/181

151 Po wyborze, zapisujemy zmiany przyciskiem F10 lub ikoną aktywna zakładka Pozycje. Po zapisaniu staje się 3 Wprowadzenie pozycji noty księgowej Pozycje noty księgowej wprowadzamy na zakładce Pozycje. Będąc na zakładce Pozycje, klikamy dwukrotnie lewym przyciskiem myszy w polu Indeks towarowy 151/181

152 Następnie w przypadku obciążenia z listy zdefiniowanych w systemie towarów / usług pozycję Obciążenie. Aby łatwo znaleźć te pozycję, we wskazanym niżej polu, zaczynamy wpisywać obciążenie, system dynamicznie zawęży listę do szukanej pozycji. Wciskamy przycisk Wybierz Wybrany pozycja zostanie pobrana, a na pozycji faktury, uzupełniamy pola Ilość, Cena. Przy czym w polu ilość wpisujemy 1 a w polu Cena wartość obciążenia. Po zapisaniu pozycji przyciskiem F10 lub ikoną obliczona wartość brutto pozycji faktury automatycznie zostanie 152/181

153 W polu Opis pozycji wpisujemy czego dotyczy obciążenie. Zapisujemy zmiany przyciskiem F10 lub ikoną. W przypadku uznania postępujemy analogicznie jak w przypadku obciążenia, z wyjątkiem tego że na liscie towarów / usług szukamy pozycji uznanie, wpisując we wskazanym polu uznanie 153/181

154 4 Zatwierdzenie noty księgowej A w polu opis do pozycji opisujemy, czego dotyczy uznanie. Po wprowadzeniu wszystkich niezbędnych danych i informacji oraz ich zapisaniu, przechodzimy na pierwszą zakładkę Nagłówek. Następnie wciskamy przycisk Zatwierdź 154/181

155 Po wciśnięciu przycisku nota księgowa zostanie zatwierdzona, system automatycznie nada dokumentowi numer zgodny ze zdefiniowanym wzorcem numeracji, a pola dokumentu staną się nieedytowalne i wyszarzone. Check-box Zatwierdzony zostanie zaznaczony. 5 Wydrukowanie noty księgowej Po zatwierdzeniu noty księgowej, wciskamy przycisk Wydrukuj 155/181

156 , otworzy się wówczas okno z parametrami wydruku. W polu Rodzaj wydruku określamy czy wydrukowany ma być tylko oryginał noty księgowej, czy tylko kopia, czy oryginał plus określona liczba kopii (domyślnie dwie), czy duplikat. 156/181

157 W przypadku duplikatu w polu Data duplikatu wpisujemy odpowiednią datę. 157/181

158 UWAGA! Następnie zaznaczamy check-box Ocean GenRap a z pola obok z rozwijanej listy wybieramy Nota księgowa 158/181

159 Przed wydrukowaniem faktury bezpośrednio na drukarce, możemy podglądnąć wydruk na ekranie komputera, w tym celu wybieramy opcję Wyświetlanie na ekranie a następnie wciskamy przycisk Wykonaj. Jeżeli chcemy wydrukować fakturę bezpośrednio na drukarce, wybieramy opcję Wydruk na drukarce a następnie wciskamy przycisk Wykonaj. 159/181

160 19. Wystawienie faktury pro-forma. Lista Czynności: 1. Uruchomienie formatki Faktury pro-forma w Po uruchomieniu aplikacji pojawi się okno startowe z prośbą o zalogowanie się. Wprowadzamy swoją nazwę użytkownika, hasło (pomiędzy polami można przechodzić module Sprzedaż klawiszem [Tab]) i naciskamy przycisk [Połącz]. Pojawi się okno startowe Egerii z listą dostępnych aplikacji. Należy wybrać aplikację Sprzedaż; nastąpi przejście do głównego menu modułu Sprzedaż. Z menu aplikacji wybieramy: Dokumenty \ Faktury pro-forma. Otworzy się formatka służąca do rejestracji faktur pro-forma 160/181

161 Formatka otwiera się domyślnie w trybie wyszukiwania dokumentów już wystawionych w systemie o czym świadczy niebieski kolor pół. Aby móc wystawić nowy dokument, należy wyjść z trybu wyszukiwania, w tym celu wciskamy klawisz F8 lub ikonę, system wyjdzie z trybu wyszukiwania a na formatce pojawią się dotychczas wystawione faktury, jeżeli takie zostały już wystawione. Aby wystawić nowy dokument wciskamy klawisz F6 lub ikonę nowy dokument faktury pro-forma w formie edycji. Wówczas pojawi się 2 Uzupełnienie danych nagłówka dokumentu Klikamy dwukrotnie lewym przyciskiem myszy w polu Rodzaj dok. Wybieramy znajdujący się tam jedyny rodzaj dokumentu PRF faktura pro-forma. Wybór potwierdzamy przyciskiem OK. 161/181

162 Następnie klikamy dwukrotnie w polu Nabywca Otworzy się lista wszystkich zdefiniowanych w systemie kontrahentów. Na liście możemy szukać danego kontrahenta według kodu, skrótu nazwy, Nip-u, PESEL-a, nazwy kontrahenta, wpisując dane w znakach procent - %% w odpowiednich polach, które automatycznie będą filtrować listę. Po znalezieniu kontrahenta wciskamy przycisk Wybierz. 162/181

163 Jeżeli płatnikiem faktury pro-forma jest inny kontrahent niż Nabywca, płatnika wybieramy w polu Płatnik w analogiczny sposób jak nabywcę faktury. W polach Data Sprzedaży, Data wyst., Data wysłania, Termin zapłaty domyślnie podpowiada się data bieżąca. Można je zmienić albo wpisując daty ręcznie we wskazanym formacie dd-mm-rrrr, lub klikając w dane pole z datą dwukrotnie lewym przyciskiem myszy i wybierając datę z otwartego kalendarza 163/181

164 Następnie w polu Warunki zapłaty wybieramy z rozwijanej listy odpowiednie warunki zapłaty: liczone od daty sprzedaży, liczone od daty wystawienia czy liczone od daty sprzedaży W podobny sposób ustawiamy sposób zapłaty w polu Sposób zapłaty 164/181

165 W polu Konto domyślnie podpowiada się konto Uniwersytetu Ekonomicznego, które zostało ustawione na wartości domyślnej Jeżeli chcemy wybrać inne, klikamy w tym polu dwukrotnie lewym przyciskiem myszy i z listy wybieramy odpowiednie konto 165/181

166 W polu Jednostka organizacyjna domyślnie podpowie się jednostka organizacyjna w której wystawiana jest faktura, pod warunkiem że została ustawiona odpowiednia wartość domyślna, Jeżeli nie została ustawiona klikamy w to pole dwukrotnie lewym przyciskiem myszy i z listy wybieramy odpowiednią jednostkę organizacyjną Pole Magazyn zostawiamy puste. W polu umowa możemy wybrać umowę, której dotyczy faktura. Pod warunkiem że taka umowa została wprowadzona do systemu. Klikamy dwukrotnie w polu Umowa i z listy wybieramy odpowiednią umowę. 166/181

167 Pole to nie jest wymagalne, więc możemy je pominąć. W polu Uwagi możemy jeżeli chcemy, wpisać dowolne uwagi do dokumentu W polu Wystawił jeżeli została zdefiniowana odpowiednia wartość domyślna, będzie podpowiadać się zalogowany użytkownik, który wystawia fakturę w systemie. Jeżeli wartość domyślna nie została ustawiona, należy kliknąć w tym polu dwukrotnie lewym przyciskiem myszy i z rozwiniętej listy wybrać użytkownika wystawiającego fakturę. 167/181

168 Po wprowadzeniu danych na nagłówku faktury zapisujemy dane klawiszem F10 lub 3 Wprowadzenie pozycji faktury pro-forma ikoną. Pozycje faktury pro-forma wprowadzamy na zakładce Pozycje. Będąc na zakładce Pozycje, klikamy dwukrotnie lewym przyciskiem myszy w polu Indeks towarowy 168/181

169 Następnie na liście zdefiniowanych w systemie towarów / usług szukamy odpowiedniego indeksu, który ma znaleźć się na pozycji faktury Danego towaru / usługi możemy szukać według indeksu, skrótu, nazwy, wpisując w odpowiednie pola służące do filtrowania listy Po wyborze towaru / usługi, wciskamy przycisk Wybierz Wybrany towar / usługa zostanie pobrany, a na pozycji faktury, uzupełniamy pola Ilość, Cena. Po zapisaniu pozycji przyciskiem F10 lub ikoną obliczona wartość brutto pozycji faktury automatycznie zostanie 169/181

170 W polu Opis pozycji możemy wpisać dowolny opis wprowadzonej pozycji Zmiany zapisujemy. W analogiczny sposób wprowadzamy kolejne pozycje faktury. I zapisujemy zmiany. 4 Zatwierdzenie faktury VAT na żądanie Po wprowadzeniu wszystkich niezbędnych danych i informacji oraz ich zapisaniu, przechodzimy na pierwszą zakładkę Nagłówek. 170/181

171 Następnie wciskamy przycisk Zatwierdź Po wciśnięciu przycisku faktura pro-forma zostanie zatwierdzona, system automatycznie nada dokumentowi numer zgodny ze zdefiniowanym wzorcem numeracji, a pola dokumentu staną się nieedytowalne i wyszarzone. Check-box Zatwierdzony zostanie zaznaczony. 171/181

172 5 Wydrukowanie faktury pro-forma Po zatwierdzeniu faktury, wciskamy przycisk Wydrukuj, otworzy się wówczas okno z parametrami wydruku. 172/181

173 W polu Rodzaj wydruku określamy czy wydrukowany ma być tylko oryginał faktury, czy tylko kopia, czy oryginał plus określona liczba kopii (domyślnie dwie), czy duplikat faktury. W przypadku duplikatu w polu Data duplikatu wpisujemy odpowiednią datę. 173/181

174 Przed wydrukowaniem faktury bezpośrednio na drukarce, możemy podglądnąć wydruk na ekranie komputera, w tym celu wybieramy opcję Wyświetlanie na ekranie a następnie wciskamy przycisk Wykonaj. Jeżeli chcemy wydrukować fakturę bezpośrednio na drukarce, wybieramy opcję 174/181

175 Wydruk na drukarce a następnie wciskamy przycisk Wykonaj. 20. Generacja faktury z faktury pro-forma. Lista Czynności: 1. Odszukanie faktury proforma, z której chcemy wygenerować fakturę VAT Będąc na formatce Faktury pro-forma (jeżeli formatka nie jest w trybie wyszukiwania o tym że jest w trybie wyszukiwania świadczy niebieski kolor pól formatki), uruchamiamy tryb wyszukiwania. W tym celu wciskamy przycisk F7 lub ikonę 175/181

Pokazać jeszcze