ZARZĄDZENIE Nr 20/13/14 Rektora Politechniki Śląskiej z dnia 16 grudnia 2013 roku

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE Nr 20/13/14 Rektora Politechniki Śląskiej z dnia 16 grudnia 2013 roku w sprawie wprowadzenia ZASAD (POLITYKI) RACHUNKOWOŚCI dla projektów realizowanych z udziałem środków Unii Europejskiej i innych środków zagranicznych Działając na podstawie art. 66 ust. 2 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (j.t. Dz. U. z 2012r., poz. 572, z późn. zm.) oraz art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2013r., poz. 330, z późn. zm.), zarządza się co następuje: 1 Wprowadza się jako obowiązujące na Politechnice Śląskiej: 1) ZASADY (POLITYKĘ) RACHUNKOWOŚCI dla projektów realizowanych z udziałem środków Unii Europejskiej i innych środków zagranicznych, stanowiące Załącznik Nr 1 do niniejszego Zarządzenia, 2) USZCZEGÓŁOWIENIE ZAKŁADOWEGO PLANU KONT dla projektów realizowanych z udziałem środków Unii Europejskiej i innych środków zagranicznych, stanowiący Załącznik Nr 2 do niniejszego Zarządzenia. 2 Traci moc Zarządzenie Nr 90/08/09 Rektora Politechniki Śląskiej z dnia 30 lipca 2009 roku w sprawie wprowadzenia ZASAD (POLITYKI) RACHUNKOWOŚCI dla projektów realizowanych z udziałem środków Unii Europejskiej i innych środków zagranicznych (z późn. zm. Zarządzenie Nr 91/11/12). 3 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, z mocą obowiązującą od dnia 1 stycznia 2014 roku. Otrzymują: R,RO,RN,RW,RD,RA,AK Kierownicy podstawowych jednostek organizacyjnych, Pełnomocnicy Kwestora w jednostkach podstawowych, RR1, RR3, CZP, AK 5 egz.

2 Załącznik Nr 1 do Zarz. Nr 20/13/14 POLITECHNIKA ŚLĄSKA ZASADY (POLITYKA) RACHUNKOWOŚCI dla projektów realizowanych z udziałem środków Unii Europejskiej i innych środków zagranicznych

3 SPIS TREŚCI WSTĘP... 2 I. Ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych... 3 I.1. Określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych 4 I.2. Miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych I.3. Technika prowadzenia ksiąg rachunkowych... 5 I.4. Metody wyceny aktywów i pasywów wyrażonych w walutach obcych. 7 I.5. Metody wyceny i rozliczania kosztów zagranicznej podróży służbowej dokonywanych z kont walutowych. 9 I.6. I.7. I.8. Metody wyceny i rozliczania kosztów zagranicznej podróży służbowej dokonywanych z kont PLN. Metody wyceny kosztów wyrażonych w walutach obcych Ewidencja księgowa różnic kursowych II. Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych II.1. Zakładowy plan kont II.2. Wykaz ksiąg rachunkowych 33 III. Zasady ewidencji kosztów i przychodów 34 III.1. Zasady ewidencji kosztów działalności operacyjnej 34 III.1.1. Zasady ewidencji kosztów pośrednich 37 III.1.2. Zasady ewidencji kosztów zaliczanych do środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych w tym cross-financing.. 39 III.1.3. Zasady ewidencji kosztów amortyzacji III.1.4. Zasady ewidencji rozliczeń międzyokresowych kosztów.. 41 III.2. Zasady ewidencji przychodów 42 IV. System kontroli i ochrony danych 42 IV.1. System kontroli 42 IV.2. Ochrona dokumentów i ksiąg rachunkowych IV.3. Okres przechowywania dokumentów IV.4. Udostępnianie danych i dokumentów. 43

4 WSTĘP W związku z realizacją projektów z udziałem środków zagranicznych, tj. Programów Operacyjnych Funduszy Strukturalnych, Programów Ramowych Unii Europejskiej i innych środków pochodzenia zagranicznego wprowadza się zgodnie z art. 10 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2013r., poz. 330, z późn. zm.) dokumentację przyjętych zasad (polityki) rachunkowości. Projekty realizowane są w oparciu o następujące podstawowe akty prawne i dokumenty: ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2013r., poz. 330, z późn. zm.), ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (j.t. Dz. U. nr 74 z 2011r., poz. 397, z późn. zm.), ustawa z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013r., poz. 885), ustawa z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. z 2012r., poz. 572, z późn. zm.), rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 2006 r. w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej uczelni publicznych (Dz. U. z 2012r., poz.1533), ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz. U. z 2013r., poz. 907, z późn. zm.), Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia , Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach poszczególnych Programów Operacyjnych Funduszy Strukturalnych wprowadzonych na podstawie Ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (j.t. Dz. U. z 2009r., poz. 712, z późn. zm.), Zarządzenia Rektora Politechniki Śląskiej. Projekty są finansowane lub współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Programów Ramowych, Programów Operacyjnych lub innych środków pochodzenia zagranicznego oraz środków budżetu państwa. Za realizację danego projektu w Politechnice Śląskiej odpowiada Rektor lub kierownik projektu, na podstawie udzielonego przez Rektora pełnomocnictwa. Przedstawiona polityka (zasady) rachunkowości obowiązuje w okresie realizacji projektów, zgodnie z terminami wynikającymi z zawartych umów o dofinansowanie, kontraktów i ewentualnych aneksów. Zmiany do niniejszego dokumentu wprowadzane będą w trybie zarządzeń zmieniających. 2

5 I. Ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych 1. Księgi rachunkowe dla projektu prowadzone są w walucie polskiej, w złotych i groszach oraz z zachowaniem zasady podwójnego zapisu każdej operacji gospodarczej. Podstawę zapisów w księgach rachunkowych stanowią dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, do których zalicza się: dowody obce w postaci Faktury, Rachunku lub Noty księgowej, dowody własne w postaci Noty księgowej, Faktury wewnętrznej, rachunki kosztów podróży (delegacje), wyciągi bankowe z wyodrębnionego rachunku projektu, polecenia księgowania (PK), dokument rozchód wewnętrzny (RW) dotyczący obrotu magazynowego, listy płac pracowników zatrudnionych w ramach stosunku pracy i umów cywilnoprawnych. 2. Dowody księgowe podlegają: 1) skompletowaniu według następujących grup: obrót gotówkowy według poszczególnych kas, obrót bezgotówkowy według poszczególnych dowodów obcych i własnych oraz wyciągi bankowe z dołączonymi do nich rachunkami kosztów podróży, polecenia księgowania (PK), dokument rozchód wewnętrzny (RW) dotyczący obrotu magazynowego, listy wypłat pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, listy wypłat honorariów pracowników zatrudnionych na podstawie umów cywilno-prawnych. 2) oznaczeniu (ponumerowaniu) symbolami cyfrowymi ustalonymi wewnętrznie dla każdej z wymienionych grup oraz kolejnymi numerami porządkowymi, rzymskimi symbolami miesięcy i numerami pozycji księgowych. Mając na celu uproszczenie procedur, ze względu na dużą ilość dokumentów księgowych przetwarzanych w danym miesiącu nadaje się jeden numer księgowy w cyklu miesięcznym poszczególnym grupom dokumentów źródłowych w ramach projektów. 3) zadekretowaniu, tj. oznaczeniu symbolami kont syntetycznych i analitycznych, na których mają zostać zaksięgowane. Ze względu na uproszczenie procedur przy dekrecie nie umieszcza się podpisu osoby odpowiedzialnej rzeczowo za 3

6 naniesienie dekretu odpowiedzialność ta wynika z karty stanowiska pracy danej osoby. Dekretu nie zawierają również dokumenty rozchodu wewnętrznego (RW), listy wypłat i dokumenty źródłowe (umowy, rachunki), w oparciu o które te listy powstają. Przyjęty System Finansowo - Księgowy (FK) tworzy zbiory źródłowe, które są uzupełniane danymi wprowadzanymi w systemie gospodarki materiałowej Gomat, płacowym Płace, honorariów Honoraria. Zbiory te, którym nadaje się co miesiąc odpowiedni numer ewidencji księgowej zawierają informację o zaksięgowaniu na odpowiednich kontach list wypłat i dokumentów RW. 4) umieszczeniu w segregatorach i przechowywaniu zgodnie z odpowiednimi przepisami. Błędy w zapisach księgowych poprawia się przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych korekt błędnych księgowań za pomocą dokumentu źródłowego lub PK w następujący sposób: zapisami dodatnimi (tzw. storno czarne) korygującymi błędne księgowania po odwrotnych stronach kont, zapisami ujemnymi (tzw. storno czerwone) korygującymi błędne księgowania po tych samych stronach kont, z równoczesnym wprowadzeniem prawidłowych dodatnich zapisów na właściwych kontach i po właściwych stronach. 3. Koszty uznaje się za kwalifikowane lub niekwalifikowane w projekcie w oparciu o zawartą umowę o realizację projektu i szczegółowy budżet projektu. I.1. Określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych Rokiem obrotowym dla projektu jest rok kalendarzowy. Księgi rachunkowe zamyka się na dzień kończący rok obrotowy, tj. 31 grudnia każdego roku, który jest dniem bilansowym. Przyjmuje się, że dane finansowe z realizacji projektu niezbędne do sporządzenia sprawozdań finansowych sporządza się na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych oraz w terminach określonych przez odrębne przepisy i wewnętrzne potrzeby Uczelni. I.2. Miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych Księgi rachunkowe projektu prowadzone są w Administracji Centralnej Kwesturze, w Gliwicach, przy ul. Konarskiego 18. 4

7 I.3. Technika prowadzenia ksiąg rachunkowych Księgi rachunkowe projektu prowadzone są w oparciu o: 1. System Finansowo Księgowy (FK) autorstwa mgr Ewy Matuszczak, który jest systemem autonomicznym, mogącym współpracować z innymi systemami zawierającymi informacje księgowe. Przewiduje on rejestrację danych źródłowych, przetwarzanie ich w cyklu miesięcznym, emisję tabulogramów użytkowych oraz archiwizację zbiorów systemu. Rejestracja danych źródłowych prowadzona jest na stanowiskach komputerowych pracujących w sieci i polega na księgowaniu operacji gospodarczych na kontach. System FK tworzy zbiory źródłowe, które są uzupełniane danymi wprowadzanymi w systemie płacowym PŁACE, gospodarki materiałowej GOMAT, honorariów HONORARIA i Kasie Zapomogowo- Pożyczkowej PKZP. 2. System Gospodarki Materiałowej GOMAT autorstwa Jadwigi Bartosz, przy zastosowaniu którego prowadzona jest ilościowo wartościowa ewidencja analityczna materiałów i wydawnictw według miejsc składowania oraz osób materialnie odpowiedzialnych, przy zastosowaniu ich wewnętrznego indeksu opracowanego na podstawie SWW. Rejestracja transakcji dokonywana jest na podstawie źródłowych dowodów obrotu magazynowego i w jej wyniku możliwy jest: miesięczne zestawienie dokumentów obrotu materiałowego TB-25, wydruk ilościowo-wartościowy na koniec miesiąca oraz na dzień wskazany przez użytkownika TB-26, wydruk obrotów etapami (celem sprawdzenia) oraz na koniec miesiąca TB-24, w wersji: pełnej, obrazującej bilans otwarcia, przychody, rozchody i stany wszystkich materiałów i wydawnictw, skróconej, obrazującej ww. dane w odniesieniu do tych materiałów i wydawnictw, na których występowały obroty w miesiącu sprawozdawczym. System GOMAT jest sprzężony z systemem FK i tworzy dowody księgowe Polecenie księgowania (PK), obejmujące rozdzielnik materiałów według miejsc powstawania kosztów TB-28, rozdzielnik zużycia materiałów według zleceń TB-30, rozdzielnik dla niskocennych składników TB-31, wykaz materiałów zalegających (dla wszystkich magazynów) TB-03 oraz wydruk skutków przeceny (dotyczy Działu Wydawnictw Naukowych) TB-39. System ponadto umożliwia wydruk stanów 5

8 na żądany dzień i księgowe rozliczenie inwentaryzacji na Zestawieniach zbiorczych spisów z natury, z równoczesną wyceną arkuszy spisowych oraz zawiera program obejmujący księgowe rozliczenie inwentaryzacji materiałów. Uzgadnianie stanów materiałów z osobami odpowiedzialnymi przeprowadza się na koniec każdego półrocza i na dzień inwentaryzacji. Nie obejmuje się obrotem magazynowym i ewidencją materiałów: nabytych w małych ilościach oraz przekazanych do bezpośredniego zużycia w projektach, w odniesieniu, do których stosowane jest limitowanie zużycia, o niskiej wartości i kwalifikujących się wyłącznie do służbowego wykorzystania (np. druków, katalogów, drobnych wydawnictw o charakterze instruktażowym). 3. System Ewidencji Środków Trwałych STRWALE, który obejmuje: ilościowo-wartościową ewidencję analityczną środków trwałych oraz ich umorzeń według grup rodzajowych GUS i jednostek organizacyjnych, naliczanie amortyzacji i umorzeń środków trwałych od następnego miesiąca od daty przyjęcia na stan do czasu zrównania umorzeń z wartością początkową, ewidencję analityczną wartości niematerialnych i prawnych oraz naliczanie ich amortyzacji i umorzeń, z zachowaniem powyższych parametrów. System pozwala na sporządzanie sprawozdania o stanie i ruchu środków trwałych według poszczególnych grup klasyfikacji rodzajowej oraz rodzajów ich przychodu i rozchodu. Nie jest on powiązany z systemem FK, w związku z czym obrót rzeczowymi składnikami majątku trwałego księgowany jest na podstawie dowodów źródłowych odrębnie wartościowo w systemie FK i odrębnie ilościowo i wartościowo w systemie STRWALE. Miesięczne naliczenie umorzeń i amortyzacji oraz jej rozdzielnik wynika z tabulogramu PSTB-3, a wynikające z niego dane wprowadzane są do systemu FK na podstawie tabulogramu PSTB-06. Miesięczne przychody i rozchody środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych według grup rodzajowych, numerów inwentarzowych oraz jednostek organizacyjnych prezentuje tabulogram PSTB-04. Jednostki prowadzą ewidencję w książkach inwentarzowych w formie elektronicznej lub papierowej. 6

9 Nie obejmuje się ewidencją rzeczowych składników majątku, lecz odpisuje bezpośrednio w koszty równowartość: szklanych urządzeń laboratoryjnych oraz szkła laboratoryjnego, które ulegają szybkiemu zużyciu lub uszkodzeniu w warunkach intensywnego wykorzystania w realizacji projektu, przedmiotów, drobnych narzędzi i materiałów, w odniesieniu do których nie jest ekonomiczne i merytorycznie zasadne objęcie ich ewidencją środków trwałych, mebli wbudowanych we wnęki, zlewozmywaków, baterii, lamp oświetleniowych itp. umocowanych na stałe w ścianach i sufitach. Ze względu na bardzo rozbudowaną strukturę wewnętrzną Politechniki Śląskiej i uproszczenie procedur ewidencja środków trwałych jest wyodrębniona dla jednostki, w której realizowany jest projekt (według MPK 1 ), a nie dla projektu. Wartość ewidencyjna stanu księgozbiorów prowadzona jest w systemie FK według poszczególnych bibliotek, natomiast ich ewidencja ilościowo-wartościowa w księgach inwentarzowych księgozbioru w bibliotekach. 4. System PNIET obejmuje ilościowo - wartościową ewidencję analityczną składników niskocennych według jednostek organizacyjnych (MPK). I.4. Metody wyceny aktywów i pasywów wyrażonych w walutach obcych Wycenę aktywów i pasywów wyrażonych w walutach obcych przeprowadza się: 1. na dzień bilansowy, 2. w ciągu roku obrotowego. Na dzień bilansowy stan środków pieniężnych na rachunkach walutowych wycenia się zgodnie z przepisami art. 30 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości, tj. po kursie średnim ogłoszonym dla danej waluty przez Narodowy Bank Polski z dnia poprzedzającego ten dzień, przy czym w styczniu roku następnego aktualizację z wyceny bilansowej stornuje się. Do wyceny operacji gospodarczych wyrażonych w walutach obcych w ciągu roku obrotowego stosuje się: a) w projektach, dla których wyodrębniony rachunek bankowy prowadzony jest w walucie PLN, operacje sprzedaży lub kupna walut oraz operacje zapłaty należności lub zobowiązań wycenia się zgodnie z przepisami art. 30 ust. 2 pkt.1 1 według miejsca powstania kosztów 7

10 ustawy o rachunkowości po kursie faktycznie zastosowanym w tym dniu przez bank, z usług którego korzysta Uczelnia, b) w projektach, dla których wyodrębniony rachunek bankowy prowadzony jest w walucie obcej (np. euro) operacje gospodarcze wyrażone w tej samej walucie co rachunek bankowy polegające na: wpływie waluty obcej na rachunek walutowy, wypłacie zaliczki na wyjazd udokumentowany zleceniem płatniczym, wypłacie stypendium, zapłacie zobowiązania za zakup towaru lub usługi na podstawie faktury lub innego dokumentu księgowego, wypłacie wynagrodzenia, dokonaniu przedpłaty na wyjazd zagraniczny udokumentowanej zleceniem dewizowym, refundacji kosztów, wycenia się zgodnie z przepisami art. 30 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości, tj. po kursie średnim ogłoszonym dla danej waluty przez Narodowy Bank Polski z dnia poprzedzającego dzień dokonania operacji, c) przekazanie środków Partnerom realizującym wspólnie projekt (przelew w EURO), wycenia się po kursie średnim NBP z dnia poprzedzającego moment wpływu środków na rachunek bankowy. d) operacje bankowe w Euro pomiędzy własnymi rachunkami prowadzonymi w tej walucie wycenia się po kursie faktycznie zastosowanym przy wycenie z dnia zapłaty, ponieważ nie dochodzi do realnej wymiany waluty tzn., kupna lub sprzedaży waluty. e) w projektach, dla których wyodrębniony rachunek bankowy prowadzony jest w walucie obcej (np. euro) operacje gospodarcze wyrażone w innej walucie co rachunek bankowy polegające na: wpływie waluty obcej na rachunek walutowy, wypłacie zaliczki na wyjazd udokumentowany zleceniem płatniczym, zapłacie zobowiązania za zakup towaru lub usługi na podstawie faktury lub innego dokumentu księgowego, wypłacie wynagrodzenia, dokonaniu przedpłaty na wyjazd zagraniczny udokumentowanej zleceniem dewizowym, zakupie i sprzedaży waluty polegającej na refundacji wydatków 8

11 wycenia się walutę faktycznie wypłaconą po kursie zastosowanym zgodnie z przepisami art. 30 ust. 2 pkt.1 ustawy o rachunkowości w tym dniu, przez bank z usług którego korzysta Uczelnia. I.5. Metody wyceny i rozliczania kosztów zagranicznej podróży służbowej dokonywanych z kont walutowych 1. Wypłaty zaliczki na wyjazd służbowy dokonuje się na podstawie zlecenia płatniczego lub zlecenia dokonania przelewu za granicę z rachunku walutowego, przy czym wyceny tej wypłaty dokonuje się: dla waluty wypłaconej innej, niż EURO wg zlecenia płatniczego lub zlecenia dokonania przelewu za granicę przelicza się walutę faktycznie wypłaconą po kursie zastosowanym w tym dniu zgodnie z przepisami art. 30 ust. 2 pkt.1 ustawy o rachunkowości, przez bank z usług którego korzysta Uczelnia, dla waluty EURO po kursie średnim ogłoszonym dla danej waluty przez Narodowy Bank Polski z dnia poprzedzającego ten dzień. 2. Zwrotu niewykorzystanej kwoty zaliczki dokonuje się na wyodrębniony rachunek walutowy w walucie pobrania zaliczki, przy czym wyceny tej transakcji dokonuje się po kursie średnim NBP z dnia poprzedzającego ten dzień. W przypadku zwrotu niewykorzystanej kwoty zaliczki w walucie PLN do kasy Kwestury przeliczenia dokonuje się po kursie faktycznie zastosowanym w tym dniu, zgodnie z przepisami art. 30 ust. 2 pkt. 1 ustawy o rachunkowości, przez bank z usług którego korzysta Uczelnia, przy jednoczesnej refundacji środków z konta Uczelni na rachunek walutowy. 3. W przypadku poniesienia przez pracownika wydatków przekraczających pobraną zaliczkę lub żądania zwrotu wydatków poniesionych ze środków własnych, refundacji dokonuje się odpowiednio na wskazany przez pracownika rachunek, wówczas wyceny dokonuje się: dla waluty wypłaconej innej niż EURO przelicza się walutę faktycznie wypłaconą po kursie zastosowanym w tym dniu, zgodnie z przepisami art. 30 ust. 2 pkt 1 ustawy o rachunkowości, przez bank z usług którego korzysta Uczelnia, dla waluty EURO po kursie średnim ogłoszonym dla danej waluty przez Narodowy Bank Polski z dnia poprzedzającego ten dzień. 9

12 I.6. Metody wyceny i rozliczania kosztów zagranicznej podróży służbowej dokonywanych z kont PLN 1. Wypłaty zaliczki na wyjazd służbowy dokonuje się na podstawie zlecenia płatniczego z rachunku PLN, przy czym wyceny tej wypłaty dokonuje się dla waluty faktycznie wypłaconej wg zlecenia płatniczego i przelicza się zgodnie z przepisami art. 30 ust. 2 pkt 1 ustawy o rachunkowości, tj. po kursie sprzedaży banku z usług którego korzysta Uczelnia: wg tabeli gotówkowej z dnia przeprowadzenia operacji przy wypłacie gotówkowej, wg tabeli bezgotówkowej z dnia przeprowadzenia operacji przy wypłacie przelewem. 2. Zwrotu niewykorzystanej kwoty zaliczki dokonuje się w walucie pobrania zaliczki, przy czym wyceny tej transakcji dokonuje się po kursie kupna banku, z usług którego korzysta Uczelnia wg tabeli gotówkowej z dnia przeprowadzenia operacji przy wpłacie gotówki lub wg tabeli bezgotówkowej dla operacji realizowanej przelewem. W przypadku zwrotu niewykorzystanej kwoty zaliczki w walucie PLN do kasy Kwestury przeliczenia dokonuje się po kursie sprzedaży banku, z usług którego korzysta Uczelnia, z dnia przeprowadzenia operacji. 3. W przypadku poniesienia przez pracownika wydatków przekraczających pobraną zaliczkę lub żądania zwrotu wydatków poniesionych ze środków własnych refundacji dokonuje się odpowiednio w walucie pobranej/wydanej na wskazany przez pracownika rachunek lub wypłatę w kasie Kwestury, wówczas wyceny dokonuje się zgodnie z przepisami art. 30 ust. 2 pkt. 1 ustawy o rachunkowości, tj. po kursie sprzedaży banku, z usług którego korzysta Uczelnia z dnia przeprowadzenia operacji, odpowiednio dla przelewu tabela bezgotówkowa a dla wypłaty w kasie tabela gotówkowa. I.7. Metody wyceny kosztów wyrażonych w walutach obcych 1. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu, zgodnie z art. 30 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości oraz art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych: a) przy rozliczeniu kosztów podróży służbowej dniem poniesienia kosztu jest dzień złożenia przez pracownika rozliczenia kosztów podróży, 10

13 b) w przypadku zakupu towarów i usług dniem poniesienia kosztu jest dzień wystawienia faktury lub innego dokumentu księgowego, c) w przypadku wypłaty wynagrodzeń i innych świadczeń dniem poniesienia kosztu jest dzień wypłaty, d) w przypadku naliczenia kosztów pośrednich kwotowo na podstawie ryczałtu określonego w budżecie dniem poniesienia kosztu jest dzień refundacji. I.8. Ewidencja księgowa różnic kursowych Wszystkie operacje wyrażone w walucie obcej podlegają przeliczeniu w księgach rachunkowych na walutę polską. Różnice kursowe zwiększają odpowiednio przychody finansowe jako dodatnie różnice kursowe albo koszty finansowe jako ujemne różnice kursowe. Różnice kursowe wynikające z tytułu transakcji walutowych i z dokonanej wyceny składników aktywów i pasywów wyrażonych w walucie obcej mogą powstać zarówno na rozrachunkach z pracownikami, kontrahentami jak i na rachunku walutowym. Wyceniając rozchód waluty z rachunku bankowego należy ustalić różnicę kursową od własnych środków pieniężnych, wg metody FIFO po każdej przeprowadzonej operacji bankowej. Różnica kursowa powstaje, gdy zarówno koszt jak i zapłata są wyrażone w walucie obcej, zgodnie z art. 35 ust 8 oraz art. 34 ust 4 pkt 2 ustawy o rachunkowości. II. Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych II.1. Zakładowy plan kont Uczelnia posiada Zakładowy Plan Kont podlegający aktualizacji, który zawiera wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej. Zakładowy Plan Kont tworzą rozwiązania przyjęte w niżej wymienionych zarządzeniach wewnętrznych: 1) Zarządzenie nr 9/95/96 Rektora Politechniki Śląskiej z 28 lutego 1996 roku w sprawie wprowadzenia zakładowego planu kont, 2) Zarządzenie nr 4/02/03 Rektora Politechniki Śląskiej z 29 października 2002 roku w sprawie aktualizacji zakładowego planu kont, 3) Zarządzenie nr 28/07/08 Rektora Politechniki Śląskiej z 15 kwietnia 2008 roku zmieniające zarządzenie w sprawie wprowadzenia zakładowego planu kont, 11

14 4) Zarządzenie nr 11/08/09 Rektora Politechniki Śląskiej z 3 listopada 2008 roku zmieniające zarządzenie w sprawie wprowadzenia zakładowego planu kont. Zakładowy Plan Kont jest aktualizowany w zależności od potrzeb. W dalszej części niniejszego opracowania przedstawiono wybrane elementy Zakładowego Planu Kont Uczelni dotyczące wyłącznie wyodrębnionych kont dla prowadzenia rozliczeń projektów realizowanych z udziałem środków Unii Europejskiej i innych środków pochodzenia zagranicznego. Dla projektów wyodrębniono konta syntetyczne, natomiast ewidencja analityczna prowadzona jest w oparciu o numer wewnętrzny (sygnaturę) projektu nadany w Politechnice Śląskiej, na który składa się: oznaczenie projektu (UE 2, UED 3 PMW 4, FSB 5, FSD 6, FSP 7, FSINW 8 ), numer jednostki realizującej projekt (MPK), oznaczenie roku, w którym rozpoczęto realizację projektu, kolejny numer wewnętrzny projektu. Ze względu na uproszczenie procedur w Zakładowym Planie Kont nie wyodrębniono dla projektów kont w zespole 1 Środki pieniężne i rachunki bankowe w części dotyczącej sporządzania odrębnego raportu kasowego, kont w zespole 2 Rozrachunki i Roszczenia oraz kont w zespole 4 Koszty według rodzajów i ich rozliczenie. Wyodrębnione konta księgowe syntetyczne i analityczne przedstawiają się jak niżej: Symbol kont syntetycznych 1) konta bilansowe, Symbol kont analitycznych Nazwy kont Zespół 0 Aktywa trwałe 082 Wydatki inwestycyjne współfinansowane ze środków Funduszy Strukturalnych (FSINW) 9xx 9 000xxx 10 xxx 11 x 12 xx 13 xxx 14 Środki trwałe w budowie Zakupy środków trwałych 2 Projekt badawczy ze środków Unii Europejskiej i innych 3 Projekt dydaktyczny ze środków Unii Europejskiej i innych 4 Projekt międzynarodowy współfinansowany ze środków budżetu państwa 5 Projekt z funduszy strukturalnych badawczy 6 Projekt z funduszy strukturalnych dydaktyczny 7 Projekt z funduszy strukturalnych pozostały (nie zaliczony do badawczych i dydaktycznych) 8 Projekt z funduszy strukturalnych inwestycyjny 9 Kolejny numer realizowanej inwestycji 10 Określenie źródła finansowania: 701-wydatki niekwalifikowane, 702-dotacja budżetu państwa, 704-środki własne jednostki, 705-środki z Rezerwy Rektora, 707-środki z funduszy strukturalnych 11 Symbol jednostki realizującej inwestycję 12 Ostatnia cyfra roku, w którym rozpoczęła się realizacja inwestycji 13 Numer kolejny projektu według indeksu 14 Po stronie Wn konta ewidencja według źródeł finansowania-patrz przypis nr 9; Po stronie Ma konta według grup majątku rzeczowego: 017-budynki_grupa 1, 037-maszyny i urządzenia techniczne_grupa 3-6, 087-wyposażenie, aparatura, sprzęt laboratoryjny_grupa 8, 097-wartości niematerialne i prawne_grupa 0 12

15 Zespół 1 Środki pieniężne, rachunki bankowe oraz inne krótkoterminowe aktywa finansowe 134 Rachunek bankowy krajowych środków pieniężnych dotyczący projektów Funduszy Strukturalnych xxxxxxxxx Ewidencja analityczna wg 9-ciu ostatnich cyfr rachunku bankowego 145 Rachunki bankowe innych zagranicznych środków xxxxxxxxx pieniężnych w walucie krajowej Ewidencja analityczna wg 9-ciu ostatnich cyfr rachunku bankowego Zespół 5 Koszty według typów działalności i ich rozliczenie 507 Koszty pozostałej działalności podstawowej finansowanej przez Unię Europejską - (Tempus, Erasmus, KIC i inne) xxx 15 x 16 x 17 xx 18 xx 19 xxx x 1xx xx xxx x 3xx xx Ewidencja analityczna Koszty niekwalifikowane projektu do pokrycia przez Jednostkę Koszty kwalifikowane dla projektów realizowanych w konsorcjum KIC 509 Koszty działalności badawczej finansowanej przez Unię Europejską w ramach Programów Ramowych (UE) xxx x x xx xx Ewidencja analityczna jak przy koncie 507 xxx x 1xx xx xxx x 3xx xx Koszty niekwalifikowane projektu do pokrycia przez Jednostkę Koszty kwalifikowane dla projektów realizowanych w konsorcjum KIC 511 Koszty projektów międzynarodowych współfinansowanych z zagranicznych środków finansowych realizowanych w ramach programów UE lub innych (PMW) wkład krajowy (Ministerialny), wkład własny Jednostki xxx x 0xx xx xxx x 1xx xx xxx x 2xx xx Koszty kwalifikowane projektu raportowane do Ministerstwa - miejsca 4-7 i 9-12 jak przy koncie 507 Koszty kwalifikowane projektu nie raportowane do Ministerstwa wkład własny Jednostki- miejsca 4-7 i 9-12 jak przy koncie 507 Koszty kwalifikowane projektu raportowane do Ministerstwa wkład własny - miejsca 4-7 i 9-12 jak przy koncie Symbol jednostki realizującej projekt 16 Ostatnia cyfra roku, w którym rozpoczęła się realizacja projektu 17 Numer Programu Ramowego UE lub 1 koszt niekwalifikowany, 3-koszty KIC. 18 Numer projektu 19 Rodzaj kosztów w układzie kalkulacyjnym wg wykazu w części III.1 13

16 512 Koszty projektów badawczych współfinansowanych ze środków Funduszy Strukturalnych (FSB) xxx 20 x 21 0xx 22 xx 23 Koszty kwalifikowane projektu-finansowane z funduszy strukturalnych i budżetu państwa xxx x 1xx xx Koszty niekwalifikowane projektu- finansowane ze środków własnych- miejsca 4-7 i 9-12 jak wyżej xxx x 2xx xx Koszty kwalifikowane projektu- wkład własny jednostki realizującej projekt- finansowane ze środków własnych- miejsca 4-7 i 9-12 jak wyżej 516 Koszty projektów dydaktycznych współfinansowanych ze środków Funduszy Strukturalnych (FSD) xxx x xxx xx Ewidencja analityczna jak przy koncie Koszty projektów pozostałych współfinansowanych ze środków Funduszy Strukturalnych (FSP) xxx x xxx xx Ewidencja analityczna jak przy koncie Koszty wydziałowe jednostek działalności podstawowej xxx x x xx xx Koszty koordynatora płatne z narzutów projektów UE ewidencja analityczna jak przy koncie 507 Zespół 7 Przychody i koszty związane z ich osiągnięciem 707 Przychody pozostałej działalności podstawowej finansowanej przez Unię Europejską-(dla konta 507) xxx x x xx Ewidencja analityczna 709 Przychody działalności badawczej finansowanej przez Unię Europejską w ramach Programów Ramowych (UE)-(dla konta 509) xxx x x xx 10 Ewidencja analityczna miejsc 4-10 jak przy koncie Koszt własny pozostałej działalności podstawowej finansowanej przez Unię Europejską-(dla konta 507) xxx x x xx 25 Ewidencja analityczna 719 Koszt własny działalności badawczej finansowanej przez Unię Europejską w ramach Programów Ramowych (UE)-(dla konta 509) xxx x x xx xx 26 Ewidencja analityczna 731 Koszt własny projektów międzynarodowych współfinansowanych z zagranicznych środków 20 Symbol jednostki realizującej projekt 21 Ostatnia cyfra roku, w którym rozpoczęła się realizacja projektu 22 Kolejny numer wewnętrzny projektu 23 Rodzaj kosztów w układzie kalkulacyjnym wg wykazu w części III.1 24 Symbolika miejsc 4-10 jak przy koncie Symbolika miejsc 4-10 jak przy koncie 507, miejsca przyjmują oznaczenia: 40, docelowo na miejscu przyjmuje się oznaczenie o symbolu 40 - koszty bezpośrednie projektu, 60-narzut kosztów wydziałowych, 65-narzut kosztów wydziałowych dla koordynatora, 70-narzut kosztów ogólnouczelnianych 26 Symbolika miejsc 4-10 jak przy koncie 717, miejsca przyjmują oznaczenia: 10-koszty bezpośrednie projektu, 60-narzut kosztów wydziałowych, 65-narzut kosztów wydziałowych dla koordynatora, 70-narzut kosztów ogólnouczelnianych

17 finansowych realizowanych w ramach programów UE lub innych (PMW) wkład krajowy(ministerialny), wkład własny Jednostki-(dla konta 511) xxx x xxx xx 27 Ewidencja analityczna 732 Przychody projektów międzynarodowych współfinansowanych z zagranicznych środków finansowych realizowanych w ramach programów UE lub innych (PMW) wkład krajowy (Ministerialny) - (dla konta 511) xxx x xxx 50 Symbolika miejsc 4-10 jak przy koncie Koszt własny projektów badawczych współfinansowanych ze środków Funduszy Strukturalnych (FSB)-(dla konta 512) xxx x xxx xx 28 Ewidencja analityczna 734 Przychody projektów badawczych współfinansowanych ze środków Funduszy Strukturalnych (FSB)-(dla konta 512) xxx x xxx 00 Symbolika miejsc 4-10 jak przy koncie Koszt własny dotyczący pozostałej działalności podstawowej finansowanej przez Unię Europejską - koszty niekwalifikowane finansowane ze środków własnych jednostek- (dla konta 507) xxx x 1xx 00 Koszty niekwalifikowane projektu do pokrycia przez Jednostkę-(miejsca 4-7 i 9-10 jak przy koncie 512) 738 Koszt własny dotyczący projektów badawczych (FSB) współfinansowanych ze środków Funduszy Strukturalnych koszty niekwalifikowane i wkład własny finansowane ze środków własnych jednostek- (dla konta 512) xxx x 1xx 00 Koszty niekwalifikowane finansowane ze środków własnych-(miejsca 4-7 i 9-10 jak przy koncie 512) xxx x 2xx xx 29 koszty kwalifikowane projektu - wkład własny finansowany ze środków własnych 739 Koszt własny dotyczący działalności badawczej finansowanej przez Unię Europejską w ramach Programów Ramowych (UE) koszty niekwalifikowane finansowane ze środków własnych jednostek-(dla konta 509) xxx x 1xx 00 Koszty niekwalifikowane projektu do pokrycia przez 27 Symbolika miejsc 4-10 jak przy koncie 511, miejsca przyjmują oznaczenia: 10-koszty bezpośrednie kwalifikowane wkład własny Jednostki, 20-koszty bezpośrednie raportowane do Ministerstwa-wkład własny, 50-koszty bezpośrednie dofinansowanie, 60-narzut kosztów wydziałowych, 65-narzut kosztów wydziałowych dla koordynatora, 70-narzut kosztów ogólnouczelnianych 28 Symbolika miejsc 4-10 jak przy koncie 512, miejsca przyjmują oznaczenia: 00-koszty bezpośrednie projektu, 60-narzut kosztów wydziałowych, 65-narzut kosztów wydziałowych dla koordynatora, 70-narzut kosztów ogólnouczelnianych 29 Symbolika miejsc 4-7 i 9-10 jak przy koncie 512, miejsca przyjmują się oznaczenia: 00-koszty bezpośrednie projektu, 60-narzut kosztów wydziałowych, 65-narzut kosztów wydziałowych dla koordynatora, 70-narzut kosztów ogólnouczelnianych 15

18 Jednostkę -(miejsca 4-7 i 9-10 jak przy koncie 512) 750 xxx 30 x 31 xx Przychody finansowe - Dodatnie różnice kursowe działalność badawcza xxx xxx 018 Przychody finansowe - Dodatnie różnice kursowe projekty dydaktyczne, pozostała działalność podstawowa (symbolika miejsc 4-9 j.w.) 751 xxx xxx 017 Koszty finansowe - Ujemne różnice kursowe działalność badawcza (symbolika miejsc 4-9 jak przy koncie 750) xxx xxx 018 Koszty finansowe - Ujemne różnice kursowe działalność dydaktyczna (symbolika miejsc 4-9 j.w.) 780 Koszt własny dotyczący projektów dydaktycznych (FSD) współfinansowanych ze środków Funduszy Strukturalnych koszty niekwalifikowane i wkład własny finansowane ze środków własnych jednostek- (dla konta 516) xxx x 1xx 00 Koszty niekwalifikowane finansowane ze środków własnych-(miejsca 4-7 i 9-10 jak przy koncie 516) xxx x 2xx xx 33 wkład własny finansowany ze środków własnych- (koszty kwalifikowane projektu) 781 Koszt własny dotyczący projektów pozostałych (FSP) współfinansowanych ze środków Funduszy Strukturalnych koszty niekwalifikowane i wkład własny finansowane ze środków własnych jednostek- (dla konta 517) xxx x 1xx 00 Koszty niekwalifikowane finansowanie ze środków własnych-(miejsca 4-7 i 9-10 jak przy koncie 517) xxx x 2xx xx 34 wkład własny finansowany ze środków własnych- (koszty kwalifikowane projektu) 782 Koszt własny projektów dydaktycznych współfinansowanych ze środków Funduszy Strukturalnych (FSD)-(dla konta 516) xxx x xxx xx 35 Ewidencja analityczna 783 Przychody projektów dydaktycznych współfinansowanych ze środków Funduszy Strukturalnych (FSD)-(dla konta 516) xxx x xxx 00 Symbolika miejsc 4-10 jak przy koncie Symbol jednostki realizującej projekt 31 Ostatnia cyfra roku, w którym rozpoczęła się realizacja projektu 32 Kolejny numer wewnętrzny projektu 33 Patrz: przypis Patrz: przypis Symbolika miejsc 4-10 jak przy koncie 516, miejsca przyjmują oznaczenia: 00-koszty bezpośrednie projektu, 60-narzut kosztów wydziałowych, 65-narzut kosztów wydziałowych dla koordynatora, 70-narzut kosztów ogólnouczelnianych 16

19 786 Koszt własny projektów pozostałych współfinansowanych ze środków Funduszy Strukturalnych (FSP)-(dla konta 517) xxx x xxx xx 36 Ewidencja analityczna 787 Przychody projektów pozostałych współfinansowanych ze środków Funduszy Strukturalnych (FSP)-(dla konta 517) xxx x xxx 00 Symbolika miejsc 4-10 jak przy koncie 786 Zespół 8 Kapitały, Fundusze, Rezerwy i Wynik finansowy 847 Rozliczenia międzyokresowe przychodów dotyczące projektów finansowanych przez Unię Europejską xxx 37 x xxx xx 38 Ewidencja analityczna 848 Rozliczenia międzyokresowe przychodów dotyczące Funduszy Strukturalnych xxx x xxx xx 39 Ewidencja analityczna 2) konta pozabilansowe Symbol kont Symbol kont syntetycznych analitycznych Nazwy kont 199 Rachunki bankowe w walutach zagranicznych xxx xxx xxx Ewidencja analityczna wg 9-ciu ostatnich cyfr rachunku bankowego 891 Składniki majątku rzeczowego zakupione ze środków prac badawczych 700 x 40 xxx Składniki majątku rzeczowego 700 x xxx 01 Składniki majątku rzeczowego zaliczane do crossfinancingu -miejsca 7-10 jak wyżej 800 x xxx 01 Inne wydatki zaliczane do cross-financingu miejsca 7-10 jak wyżej 899 do kont pozabilansowych do konta do konta do konta 891-przyjęcie na stan ewidencyjny Uczelni do konta 891- inne wydatki zaliczane do cross-financingu 36 Symbolika miejsc 4-10 jak przy koncie 517, miejsca przyjmują oznaczenia: 00-koszty bezpośrednie projektu, 60-narzut kosztów wydziałowych, 65-narzut kosztów wydziałowych dla koordynatora, 70-narzut kosztów ogólnouczelnianych 37 Symbol jednostki realizującej projekt 38 Symbolika miejsc 7-10 jak przy koncie 707, 709, 732, miejsca przyjmują oznaczenia: 10-rozliczenie środków na projekty działalności badawczej (z konta 509), 40-rozliczenie środków na projekty pozostałej działalności podstawowej (z konta 507), 50-rozliczenie środków na projekty PMW (z konta 511) 39 Symbolika miejsc 4-10 jak przy koncie 734, 786, 787, miejsca przyjmują oznaczenia: 10-rozliczenie środków na projekty dydaktyczne (FSD), 21-rozliczenie środków na projekty badawcze (FSB), 30-rozliczenie środków na projekty pozostałe (FSP), 40-rozliczenie środków na projekty inwestycyjne (FSINW) 40 Ostatnia cyfra roku, w którym rozpoczęła się realizacja projektu 41 Kolejny numer wewnętrzny projektu 42 Księgowanie po stronie Wn po wystawieniu protokołu przyjęcia

20 W projektach realizowanych w ramach Programów z funduszy strukturalnych, z uwagi na różnorodność zadań w nich realizowanych, celem prawidłowego ujęcia tychże zadań w ewidencji księgowej dany projekt księguje się w dwóch zespołach. Część projektu dotycząca zadań nie inwestycyjnych ewidencjonowana jest w zespole 4 Koszty według rodzajów i ich rozliczenie, zespole 5 Koszty według typów działalności i ich rozliczenie, zespole 7 Przychody i koszty związane z ich osiągnięciem oraz zespole 8 Kapitały, Fundusze, Rezerwy i Wynik finansowy. Część projektu dotycząca zadań inwestycyjnych związanych z zakupem sprzętu i wyposażenia laboratoryjnego zaliczanych do środków trwałych, zgodnie z odrębnymi przepisami oraz budową, rozbudową lub modernizacją budynków, urządzeń i laboratoriów ewidencjonowana jest w zespole 0 Aktywa trwałe. 082 Wydatki inwestycyjne współfinansowane ze środków Funduszy Strukturalnych (FSINW) Na koncie tym ewidencjonuje się koszty nowych inwestycji budowlanych i modernizacji istniejących budynków oraz zakupu środków trwałych i koszty ulepszenia istniejących środków trwałych. 082 może wykazywać wyłącznie saldo Winien, które oznacza koszty inwestycji rozpoczętych (środki trwałe w budowie). Środki trwałe w budowie rozlicza się i przyjmuje na stan Uczelni po zakończeniu inwestycji, na podstawie druku OT. Te środki trwałe nie są amortyzowane, lecz umarzane. Zakupione składniki majątku trwałego rozlicza się i przyjmuje na stan Uczelni na podstawie druku OT. Są one amortyzowane zgodnie z obowiązującymi przepisami począwszy od miesiąca następnego, po miesiącu przyjęcia ich do używania. Kwalifikowanie kosztów projektów do wydatków inwestycyjnych odbywa się na podstawie podpisanych umów o realizację projektów i ich szczegółowe budżety. Typowe zapisy na stronie Wn konta 082 Koszty inwestycji rozpoczętych, zakupów środków trwałych 1. związanych z realizacją projektu Typowe zapisy na stronie Ma konta Wartość uzyskanych z inwestycji i przyjętych do użytkowania: środków trwałych wartości niematerialnych i prawnych 201,

21 134 - Rachunek bankowy krajowych środków pieniężnych dotyczący projektów Funduszy Strukturalnych Na koncie tym ewidencjonuje się środki otrzymane od Instytucji Zarządzających, Wdrażających, Pośredniczących lub Koordynatorów projektów współfinansowanych z funduszy strukturalnych w ramach programu operacyjnego oraz wszystkie operacje związane z realizacją projektów. Ewidencję szczegółową prowadzi się dla każdego realizowanego projektu. Typowe zapisy na stronie Wn konta Wpływ środków na realizację projektu Wpływ środków z tytułu tymczasowego kredytowania wydatków projektu z rachunku bieżącego Uczelni, refundacja wydatków 149 niekwalifikowanych 3. Naliczone przez bank odsetki (z reguły dodatnie odsetki nie stanowią przychodu projektu, niemniej jednak mogą stanowić podstawę do obniżenia w ich wysokości przekazywanych transz środków lub 848 podlegają zwrotowi na rachunki instytucji przekazujących dofinansowanie) Typowe zapisy na stronie Ma konta Zwrot niewykorzystanych środków, zwrot odsetek dodatnich, przekazanie środków innym partnerom w przypadku gdy Uczelnia jest Koordynatorem (Liderem) 2. Zwrot kosztów podróży służbowych i innych wydatków Zespół 4, Zapłata zobowiązań: krajowych zagranicznych Zapłata wynagrodzeń dla osób realizujących zadania w projekcie Refundacja wydatków pokrytych z rachunku bieżącego Uczelni, zwrot środków z tytułu tymczasowego kredytowania wydatków projektu z rachunku bieżącego Uczelni Opłata za usługi bankowe, odsetki od zadłużenia 462, Rachunki bankowe innych zagranicznych środków pieniężnych w walucie krajowej Na koncie tym ewidencjonuje się w walucie krajowej równowartość walut obcych otrzymanych ze źródeł zagranicznych na realizację projektów. Ewidencja w otrzymanej walucie obcej prowadzona jest na koncie pozabilansowym 199. Dodatnie różnice kursowe 19

22 ewidencjonuje się jako przychody finansowe, ujemne różnice kursowe ewidencjonuje się jako koszty finansowe. Typowe zapisy na stronie Wn konta Wpływ środków na realizację projektu, naliczone przez bank odsetki Zwrot niewykorzystanych przez pracowników dewiz Dodatnie różnice kursowe 750 Typowe zapisy na stronie Ma konta Zwrot niewykorzystanych środków, przekazanie środków innym partnerom w przypadku gdy Uczelnia jest Koordynatorem (Liderem) Zwrot kosztów podróży służbowych i innych wydatków, podjęcie dewiz na zapłatę zobowiązań Zapłata zobowiązań: krajowych zagranicznych Refundacja wydatków pokrytych z rachunku bieżącego Uczelni Opłata za usługi bankowe Ujemne różnice kursowe Koszty pozostałej działalności podstawowej finansowanej przez Unię Europejską Na koncie tym ewidencjonuje się koszty projektów realizowanych w ramach programów Tempus, Erasmus, Leonardo da Vinci i inne, które dla celów sprawozdawczych ujmuje się w działalności dydaktycznej. Na wykonywanie tych projektów zawierane są umowy lub kontrakty, zawierające warunki realizacji oraz budżet projektu. Umowom tym nadawana jest przez Biuro Obsługi Programów Europejskich wewnętrzna sygnatura, co stanowi symbol jednostki kalkulacyjnej kosztów. Typowe zapisy na stronie Wn konta Przeniesienie kosztów prostych z zespołu Rozliczenie kosztów pośrednich wydziałowych 521 Typowe zapisy na stronie Ma konta Przeniesienie kosztów poniesionych w okresie sprawozdawczym

23 509 - Koszty działalności badawczej finansowanej przez Unię Europejską w ramach Programów Ramowych (UE) Na koncie tym ewidencjonuje się koszty projektów badawczych, realizowanych w ramach Programów Ramowych UE i innych. Na wykonywanie tych projektów zawierane są umowy lub kontrakty, zawierające warunki realizacji oraz budżet projektu. Umowom tym nadawana jest przez Biuro Obsługi Programów Europejskich wewnętrzna sygnatura, co stanowi symbol jednostki kalkulacyjnej kosztów. Typowe zapisy na stronie Wn konta Przeniesienie kosztów prostych z zespołu Rozliczenie kosztów pośrednich wydziałowych 521 Typowe zapisy na stronie Ma konta Przeniesienie kosztów poniesionych w okresie sprawozdawczym Koszty projektów międzynarodowych współfinansowanych z zagranicznych środków finansowych realizowanych w ramach programów UE lub innych (PMW) wkład krajowy, wkład własny Jednostki Na koncie tym ewidencjonuje się koszty projektów międzynarodowych współfinansowanych, które dla celów sprawozdawczych ujmuje się w działalności badawczej. Na realizację tych projektów środki pochodzą z Ministerstwa właściwego do spraw nauki, czyli budżetu państwa (kwota dofinansowania przez Ministerstwo wynosi do 80% brakującej kwoty dotacji z UE). Wysokość przyznanych środków w wysokości do 80 % stanowi wkład budżetu państwa do danego projektu przyznanego ze środków Unii Europejskiej, w zależności od typu działań. Pozostała kwota w wysokości do 20 % stanowi wkład własny, który wraz z kosztami dotacji podlegają rozliczeniu zgodnie z wytycznymi określonymi przez Ministerstwo, a koszty projektów są wykazywane w sprawozdaniach i raportach do Komisji Europejskiej. Umowom tym nadawana jest przez Biuro Obsługi Programów Europejskich wewnętrzna sygnatura, co stanowi symbol jednostki kalkulacyjnej kosztów. Wkład własny do projektu, który przekracza zakontraktowany z Ministerstwem jest wnoszony jako wkład własny Jednostki i sprawozdawany do UE. 21

24 Typowe zapisy na stronie Wn konta Przeniesienie kosztów prostych z zespołu Rozliczenie kosztów pośrednich wydziałowych 521 Typowe zapisy na stronie Ma konta Przeniesienie kosztów poniesionych w okresie sprawozdawczym Koszty projektów badawczych współfinansowanych ze środków Funduszy Strukturalnych (FSB) Na koncie tym ewidencjonuje się koszty projektów badawczych współfinansowanych ze środków funduszy strukturalnych przyznanych przez Instytucje Zarządzające, Wdrażające lub Pośredniczące bezpośrednio jednostkom organizacyjnym Uczelni, w wyniku pozytywnego rozpatrzenia złożonych przez nie wniosków o dofinansowanie. Ewidencją objęte są koszty kwalifikowane oraz niekwalifikowane i wkład własny finansowany ze środków własnych danej jednostki organizacyjnej (jeśli występują). Na wykonywanie tych projektów zawierane są umowy o dofinansowanie, zawierające warunki realizacji oraz szczegółowy budżet projektu w podziale na zadania. Umowom tym nadawana jest przez Biuro Obsługi Projektów Strukturalnych wewnętrzna sygnatura, co stanowi symbol jednostki kalkulacyjnej kosztów. Typowe zapisy na stronie Wn konta Przeniesienie kosztów prostych z zespołu Rozliczenie kosztów pośrednich wydziałowych 521 Typowe zapisy na stronie Ma konta Przeniesienie kosztów kwalifikowanych poniesionych w okresie sprawozdawczym Przeniesienie kosztów niekwalifikowanych i wkładu własnego poniesionych w okresie sprawozdawczym Koszty projektów dydaktycznych współfinansowanych ze środków Funduszy Strukturalnych (FSD)

25 Na koncie tym ewidencjonuje się koszty projektów dydaktycznych współfinansowanych ze środków funduszy strukturalnych przyznanych przez Instytucje Zarządzające, Wdrażające lub Pośredniczące bezpośrednio jednostkom organizacyjnym Uczelni, w wyniku pozytywnego rozpatrzenia złożonych przez nie wniosków o dofinansowanie. Ewidencją objęte są koszty kwalifikowane oraz niekwalifikowane i wkład własny finansowany ze środków własnych danej jednostki organizacyjnej (jeśli występują). Na wykonywanie tych projektów zawierane są umowy o dofinansowanie, zawierające warunki realizacji oraz szczegółowy budżet projektu w podziale na zadania. Umowom tym nadawana jest przez Biuro Obsługi Projektów Strukturalnych wewnętrzna sygnatura, co stanowi symbol jednostki kalkulacyjnej kosztów. Typowe zapisy na stronie Wn konta Przeniesienie kosztów prostych z zespołu Rozliczenie kosztów pośrednich wydziałowych 521 Typowe zapisy na stronie Ma konta Przeniesienie kosztów kwalifikowanych poniesionych w okresie sprawozdawczym Przeniesienie kosztów niekwalifikowanych i wkładu własnego poniesionych w okresie sprawozdawczym Koszty projektów pozostałych współfinansowanych ze środków Funduszy Strukturalnych (FSP) Na koncie tym ewidencjonuje się koszty projektów, których nie można zaliczyć do projektów dydaktycznych i badawczych współfinansowanych ze środków funduszy strukturalnych przyznanych przez Instytucje Zarządzające, Wdrażające lub Pośredniczące bezpośrednio jednostkom organizacyjnym Uczelni, w wyniku pozytywnego rozpatrzenia złożonych przez nie wniosków o dofinansowanie. Dla celów sprawozdawczych koszty te ujmuje się w działalności dydaktycznej. Ewidencją objęte są koszty kwalifikowane oraz niekwalifikowane i wkład własny finansowany ze środków własnych danej jednostki organizacyjnej (jeśli występują). Na wykonywanie tych projektów zawierane są umowy o dofinansowanie, zawierające warunki realizacji oraz szczegółowy budżet projektu w podziale na zadania. Umowom tym nadawana jest przez Biuro Obsługi Projektów Strukturalnych wewnętrzna sygnatura, co stanowi symbol jednostki kalkulacyjnej kosztów. Typowe zapisy na stronie Wn konta

26 1. Przeniesienie kosztów prostych z zespołu Rozliczenie kosztów pośrednich wydziałowych 521 Typowe zapisy na stronie Ma konta Przeniesienie kosztów kwalifikowanych poniesionych w okresie sprawozdawczym Przeniesienie kosztów niekwalifikowanych i wkładu własnego poniesionych w okresie sprawozdawczym Przychody pozostałej działalności podstawowej finansowanej przez Unię Europejską (UE) Na koncie tym ewidencjonuje się przeniesienie z konta 847 przychodów tej działalności w wysokości poniesionych kosztów. Ewidencję szczegółową prowadzi się dla każdego realizowanego projektu. Typowe zapisy na stronie Wn konta Przeniesienie przychodów w wysokości poniesionych kosztów 847 Typowe zapisy na stronie Ma konta Przeniesienie przychodów w zamknięciu rocznym Przychody działalności badawczej finansowanej przez Unię Europejską w ramach Programów Ramowych (UE) Na koncie tym ewidencjonuje się przeniesienie z konta 847 przychodów tej działalności w wysokości poniesionych kosztów. Ewidencję szczegółową prowadzi się dla każdego realizowanego projektu. Typowe zapisy na stronie Wn konta Przeniesienie przychodów w wysokości poniesionych kosztów

27 Typowe zapisy na stronie Ma konta Przeniesienie przychodów w zamknięciu rocznym Koszt własny pozostałej działalności podstawowej finansowanej przez Unię Europejską (UE) Na koncie tym ewidencjonuje się przeniesienie kosztów bezpośrednich projektów wraz z narzutem kosztów pośrednich wydziałowych (jeśli występuje) oraz rozliczony narzut kosztów pośrednich ogólnouczelnianych (jeśli występuje) z konta 507. Ewidencję szczegółową prowadzi się dla każdego realizowanego projektu. Typowe zapisy na stronie Wn konta Przeniesienie kosztów bezpośrednich wraz z narzutem kosztów pośrednich wydziałowych Rozliczenie narzutu kosztów pośrednich ogólnouczelnianych 551 Typowe zapisy na stronie Ma konta Przeniesienie kosztów w zamknięciu rocznym Koszt własny działalności badawczej finansowanej przez Unię Europejską w ramach Programów Ramowych (UE) Na koncie tym ewidencjonuje się przeniesienie kosztów bezpośrednich projektów wraz z narzutem kosztów pośrednich wydziałowych (jeśli występuje) oraz rozliczony narzut kosztów pośrednich ogólnouczelnianych (jeśli występuje) z konta 509. Ewidencję szczegółową prowadzi się dla każdego realizowanego projektu. Typowe zapisy na stronie Wn konta Przeniesienie kosztów bezpośrednich wraz z narzutem kosztów pośrednich wydziałowych Rozliczenie narzutu kosztów pośrednich ogólnouczelnianych